به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می توانید با ایجاد و پیاده سازی لیست وظایف کارکنان، به چرخه مدیریت عملکرد در سازمان خود ارزش بیافزایید. این ابزار مدیریتی قدرتمند از برنامه ریزی، نظارت، بررسی و اصلاح عملکرد کارکنان پشتیبانی می کند.
الگوهای وظایف کارکنان به مدیران و کارمندان کمک می کند تا لیست وظایف کارمندان را ایجاد کنند و شما می توانید در حمایت از این فرآیند نقش اساسی داشته باشید. ما چندین الگوی لیست وظایف کارمندان را برای دانلود رایگان در Excel و Word ایجاد کرده ایم تا به شما در توسعه و سفارشی کردن لیست وظایف خود کمک کنیم.
مطالب
لیست وظایف کارمند چیست؟
چرا منابع انسانی باید لیست وظایف کارکنان را توصیه کند؟
نقش منابع انسانی در طراحی و اجرای لیست وظایف کارکنان
شروع به کار: نکات مهم برای متخصصان منابع انسانی هنگام ایجاد لیست وظایف کارمندان
نمونه های لیست وظایف کارکنان
1. قالب لیست وظایف کارکنان
2. قالب لیست وظایف تیم
3. لیست وظایف نمودار گانت
4. قالب لیست وظایف روزانه
5. الگوی لیست وظایف پروژه
لیست وظایف کارمند چیست؟
فهرست وظایف کارمندان طرحی است که وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و مسئولیت‌های ویژه کارکنان را مشخص می‌کند. این فقط یک “لیست کارها” نیست، بلکه یک سند با دقت طراحی شده است که در چرخه مدیریت عملکرد گسترده تر ادغام می شود.
اگرچه ممکن است به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی مستقیماً این لیست وظایف را در اختیار کارمندان قرار ندهید، می‌توانید نقشی اساسی در کمک به مدیران برای توسعه و پیاده‌سازی آنها ایفا کنید. یک لیست کار موثر بهره وری روزانه را گسترش می دهد و تلاش های فردی را با اهداف و مقاصد بزرگتر سازمانی هماهنگ می کند.
برای کارمندان، برنامه های کاری به کاهش استرس و بار کاری کمک می کند. به جای نیاز به یادآوری تمام وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه ای که باید انجام دهند تا مسئولیت های شغلی خود را انجام دهند، یک برنامه روشن برای دنبال کردن دارند. این امر از مدیران پشتیبانی می‌کند، زیرا بررسی اینکه آیا کارکنان به مسئولیت‌های شغلی خود عمل می‌کنند و اینکه آیا وظایف (و با کیفیت لازم) انجام شده‌اند یا خیر، ساده‌تر می‌شود.
مانند همه لیست ها، لیست وظایف نیز بهره وری را بهبود می بخشد. بر اساس نظرسنجی Music Magpie از 2000 کارگر تمام وقت از سرتاسر بریتانیا، افراد به طور متوسط هر روز 2 ساعت و 11 دقیقه را به تعویق می اندازند که هر سال بیش از 21 میلیارد پوند برای کسب و کارها هزینه دارد. یک کارمند متوسط هزینه می کند:
- 28 دقیقه در روز در تلفن های آنها
- 20 دقیقه رویاپردازی
- 18 دقیقه غیبت کردن
علاوه بر این، تنها 38٪ از کارمندان از راه دور در ایالات متحده گزارش می دهند که برخی یا تمام کار خود را در طول روزهای کاری انجام می دهند، 68٪ از کارمندان در محل گزارش می دهند که برخی یا همه کار خود را در طول روزهای کاری انجام می دهند و کارمندان از راه دور معمولاً 5.6 ساعت از کار خود را انجام می دهند. روزهای کاری 8 ساعته واضح است که لیست وظایف کارمند می تواند از تمرکز کارمند پشتیبانی کند.
این فقط تعلل نیست. بررسی ایمیل باعث حدود 96 وقفه در یک روز کاری معمولی 8 ساعته می شود و 30 دقیقه طول می کشد تا یک کارمند هر زمان که حواسش پرت می شود توجه خود را دوباره متمرکز کند.
بنابراین، راه حل چیست؟ لیست وظایف کارمندان یک مکان عالی برای شروع است زیرا به کارمندان کمک می کند وظایف مختلف در نقش خود را درک کنند و اطمینان حاصل شود که آنها هر کاری را که کسب و کار (و مدیران آنها) از آنها انتظار دارند انجام می دهند.
چرا منابع انسانی باید لیست وظایف کارکنان را توصیه کند؟
متخصصان منابع انسانی ممکن است به طور سنتی مسئول ارائه لیست وظایف کارمندان نباشند، اما مدیران و کارمندان زمانی سود می برند که متخصصان اختصاصی منابع انسانی به ایجاد و حفظ الگوهای لیست وظایف کارکنان کمک کنند.
مدیران و کارمندان خود لیست وظایف کارمند و لیست کارهای بعدی کارمندان را هدایت می کنند، اما به داشتن یک الگوی خوب برای کار کمک می کند، جایی که شما وارد آن می شوید. ، بیایید مزایای لیست وظایف کارکنان را مرور کنیم.
مزایای لیست وظایف کارکنان برای مدیران
- تنظیم هدف واضح: یک لیست وظایف به خوبی ساخته شده به مدیران اجازه می دهد تا اهداف روشن و قابل اجرا را برای اعضای تیم تعیین کنند. این نقش های فردی را با اهداف سازمانی همسو می کند و روشی مشخص برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه می دهد.
- تخصیص کارآمد منابع: لیست وظایف ابزاری عالی برای تعیین نحوه بهترین استفاده از منابع، از جمله زمان کارکنان است. مدیران می‌توانند به سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی کنند، وظایف را مجدداً تخصیص دهند و اطمینان حاصل کنند که هیچ کارمندی تحت فشار قرار نمی‌گیرد یا کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- مسئولیت پذیری: فهرست وظایف فرهنگ مسئولیت پذیری را تشویق می کند. وقتی وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و مسئولیت‌ها به وضوح مشخص می‌شوند، جایی برای ابهام وجود ندارد و مدیران می‌توانند اعضای تیم را در قبال عملکردشان پاسخگو باشند.
- معیارهای عملکرد: مدیران یک ابزار اندازه گیری عملکرد داخلی دارند که بینش هایی را در مورد کارایی و کارایی کارکنان ارائه می دهد و فرآیند ارزیابی را ساده می کند.
- تنظیمات پویا: یکی از بهترین چیزها در مورد استفاده از الگوی لیست وظایف کارکنان این است که لیست وظایف اسناد ثابت نیستند. آنها می توانند به روز شوند تا محدوده شغل یا پروژه، جدول زمانی یا تغییرات اهداف را منعکس کنند. این به مدیران اجازه می دهد تا به سرعت با تغییرات داخلی و خارجی سازمانی سازگار شوند.
مزایای لیست وظایف کارکنان برای کارمندان
- انتظارات واضح: فهرست وظایف کارمندان حدس و گمان را حذف می کند. اعضای تیم می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود، مشارکت‌هایشان چگونه با اهداف تیم همسو می‌شود، و چه زمان‌بندی‌هایی را باید رعایت کنند.
- بهره وری افزایش یافته: افرادی که با لیست وظایف کار می کنند، به احتمال زیاد به طور موثر اولویت بندی می کنند و سطح بهره وری خود را افزایش می دهند.
- تعادل بین کار و زندگی: لیست وظایف به خوبی ساختار یافته می تواند به کارکنان کمک کند تا زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنند و به تعادل بین کار و زندگی سالم تری اجازه دهند. آنها می توانند برنامه های کاری خود را بهتر برنامه ریزی کنند و از استرس های غیر ضروری اجتناب کنند.
- توسعه شغلی: در صورت استفاده صحیح، لیست وظایف می تواند به شناسایی مناطقی که یک کارمند برتر است یا نیاز به بهبود دارد، کمک کند. این بینش می‌تواند برای برنامه‌های توسعه شغلی، برنامه‌های مربیگری و ابتکارات آموزشی بسیار مهم باشد.
- افزایش استقلال: زمانی که انتظارات به وضوح بیان می شود، کارکنان احساس قدرت بیشتری برای مدیریت مستقل وظایف خود می کنند که اغلب منجر به افزایش رضایت شغلی می شود.
نقش منابع انسانی در طراحی و اجرای لیست وظایف کارکنان
اگر هدف شما افزودن ارزش به چرخه مدیریت عملکرد سازمان است، می توانید در مفهوم سازی، توسعه و اجرای لیست وظایف کارکنان کمک کنید. از گنجاندن آنها در سیستم های مدیریت عملکرد گرفته تا ارائه آموزش در مورد استفاده موثر از آنها، می توانید به عنوان نگهبان این ابزار ارزشمند سازمانی عمل کنید.
با وجود فهرست وظایف کارمندان، منابع انسانی می‌تواند داده‌های جمع‌آوری‌شده را برای اطلاع‌رسانی درباره تصمیم‌های مدیریت استعداد، از استخدام یا ترفیع گرفته تا جابجایی و خاتمه، تجزیه و تحلیل کند.
نحوه پیاده سازی لیست وظایف کارکنان در فرآیند مدیریت عملکرد
همانطور که اشاره کردیم، چرخه مدیریت عملکرد و لیست وظایف کارکنان متقابل نیستند. آنها دو روی یک سکه هستند. استفاده راهبردی از آنها می تواند نیروگاه بهره وری، مسئولیت پذیری و تعالی عملکرد را آزاد کند. اجازه دهید قبل از ادامه، چرخه مدیریت عملکرد را برجسته کنیم.
چرخه مدیریت عملکرد یک حلقه پیوسته از برنامه ریزی، نظارت، بررسی و اصلاح عملکرد کارکنان است. این دارای تعدادی مراحل کلیدی است، از جمله برنامه ریزی و تعیین هدف، نظارت و پیگیری، و سپس ارزیابی و بازخورد.
موفقیت یک چرخه مدیریت عملکرد کارکنان به توانایی درک کاری که یک کارمند باید انجام دهد و سپس اندازه‌گیری اینکه آیا به موقع و مطابق با استانداردهای مورد انتظار انجام شده است، بستگی دارد.
لیست وظایف کارکنان را وارد کنید، که نه تنها نقش ها و مسئولیت ها را به وظایف جزئی تر تقسیم می کند، بلکه معمولاً شامل یک ضرب الاجل مرتبط با هر کار می شود، که کل فرآیند نظارت و بررسی عملکرد کارکنان را بر اساس داده های تجربی هدف قرار می دهد.
در اینجا نحوه تراز کردن لیست وظایف کارکنان با چرخه مدیریت عملکرد آورده شده است:
- برنامه ریزی و تعیین هدف: در این مرحله، متخصصان منابع انسانی می توانند با مدیران همکاری کنند تا لیست وظایف کارکنان جامعی را ایجاد کنند که با اهداف تیمی و سازمانی همسو باشد. لیست وظایف به عنوان اجرای تاکتیکی اهداف استراتژیک عمل می کند.
- نظارت و ردیابی: لیست وظایف، به ویژه آنهایی که با ردیابی بلادرنگ فعال می شوند، می توانند معیارهای بسیار ارزشمندی را برای نظارت بر عملکرد ارائه دهند. این داده ها همچنین می تواند برای تجزیه و تحلیل منابع انسانی و برنامه ریزی منابع آینده مفید باشد.
- ارزیابی و بازخورد: فهرست وظایف می‌تواند به‌عنوان پایه‌ای برای بررسی عملکرد عمل کند، شواهد مشخصی از وظایف تکمیل‌شده، ضرب‌الاجل‌های تعیین شده و زمینه‌های بهبود ارائه دهد.
- توسعه و بهبود: در این مرحله، فهرست وظایف کارکنان می‌تواند به شناسایی شکاف‌های مهارتی یا زمینه‌هایی که در آن آموزش بیشتر نیاز است، کمک کند و تلاش‌های توسعه هدفمند را تسهیل کند.
شروع به کار: نکات مهم برای متخصصان منابع انسانی هنگام ایجاد لیست وظایف کارمندان
مرحله اول مشارکت دادن کارکنان است. این فقط یک توصیه نیست – یک ضرورت استراتژیک است. مشارکت نه تنها باعث ایجاد حس مالکیت در بین کارکنان می شود و انگیزه آنها را برای انجام کارها به طور موثر و کارآمد افزایش می دهد، بلکه همکاری و احترام متقابل را نیز تقویت می کند.
در اینجا چند نکته دیگر وجود دارد که به شما در طول فرآیند کمک می کند:
- اطمینان حاصل کنید که وظایف موجود در لیست با اهداف سازمانی گسترده تر همسو هستند. این همسویی برای حفظ ارتباط و اثربخشی فهرست وظایف بسیار مهم است.
- یک روش استاندارد برای اولویت بندی کارها ایجاد کنید، مانند دسته بندی آنها به عنوان فوری، مهم یا اختیاری. این روش به مدیران و کارکنان کمک می کند تا تلاش های خود را به طور مؤثر متمرکز کنند.
- روی نرم افزار مدیریت وظیفه سرمایه گذاری کنید که به طور یکپارچه با سیستم های مدیریت منابع انسانی و عملکرد موجود ادغام می شود. این امکان ردیابی و تجزیه و تحلیل موثرتر را فراهم می کند.
- یک برنامه آموزشی جامع برای آموزش مدیران و کارمندان در مورد نحوه استفاده موثر از لیست وظایف راه اندازی کنید. این می تواند شامل کارگاه ها، وبینارها و منابع آنلاین با دسترسی آسان باشد.
- گزینه ای را برای سفارشی سازی برای تطبیق با نیازهای منحصر به فرد بخش ها یا نقش های شغلی مختلف ارائه دهید.
- اطمینان حاصل کنید که فهرست وظایف و هر گونه رویه نظارتی با قوانین مربوطه و استانداردهای اخلاقی، از جمله مقررات حفظ حریم خصوصی و سیاست های حفاظت از داده ها مطابقت دارد.
نکات مهم برای شروع کار با لیست وظایف کارکنان
- وظایف باید SMART، یعنی خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشد. رعایت این معیارها تضمین می کند که هر کار قابل اجرا و نتیجه محور است.
- مدیران باید لیست وظایف را به طور منظم با کارمندان بررسی کنند. کارمندان نیز باید به طور فعال لیست های خود را به روز کنند تا وظایف تکمیل شده و هر تکالیف جدید را منعکس کنند.
- برای بحث در مورد چالش ها یا تنظیماتی که ممکن است لازم باشد در لیست وظایف انجام شود، خطوط ارتباطی باز را حفظ کنید.
- از لیست وظایف به عنوان ابزار مدیریت زمان استفاده کنید. کارمندان می توانند بلوک های زمانی خاصی را به وظایف مختلف اختصاص دهند و به آنها کمک کند تا روز کاری خود را کارآمدتر مدیریت کنند.
نمونه های لیست وظایف کارکنان
ما امیدواریم که نشان داده باشیم که چگونه لیست وظایف کارکنان می تواند بهره وری را افزایش دهد و عملکرد را در سراسر یک سازمان هدایت کند. با این حال، درک این نکته مهم است که همه لیست‌های وظایف یکسان ایجاد نمی‌شوند. فرمت های مختلف اهداف متفاوتی را دنبال می کنند و درک مزایا و معایب هر کدام می تواند به شما به عنوان متخصص منابع انسانی و همچنین مدیران و کارمندانی که از این لیست ها برای انتخاب آگاهانه استفاده می کنند، قدرت دهد.
بنابراین ما مزایا و معایب پنج الگوی رایج در سازمان ها را برجسته کرده ایم.
1. قالب لیست وظایف کارکنان
یک الگوی لیست وظایف کارمندان برای افراد طراحی شده است تا وظایف، ضرب الاجل ها و اولویت های خود را مشخص کنند. این قالب ها که در دو فرمت ورد و اکسل موجود هستند، می توانند به صورت دیجیتالی یا چاپی برای برنامه ریزی روزانه یا هفتگی استفاده شوند.
مزایا
- می توان آن را متناسب با نیازها و نقش های شغلی هر کارمند سفارشی کرد.
- به‌روزرسانی و تنظیم آسان با تکمیل کارها یا ظهور وظایف جدید.
- به طور کلی ساده است، به حداقل آموزش برای استفاده موثر نیاز دارد.
معایب
- در جهت کار فردی، به طور بالقوه نادیده گرفتن وظایف تیم محور.
- ممکن است ویژگی های تجزیه و تحلیل جامعی برای ردیابی عملکرد ارائه نکند.
- این نیاز به توجه مداوم و به‌روزرسانی دستی دارد که می‌تواند زمان‌بر باشد.
 |
 |
2. قالب لیست وظایف تیم
یک الگوی لیست وظایف تیمی به سمت تکالیف جمعی شامل چندین عضو تیم تنظیم شده است. اغلب شامل تفویض وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و به‌روزرسانی‌های وضعیت است تا همه را در یک صفحه نگه دارد.
مزایا
- ارتباطات تیمی و تلاش های مشترک را تسهیل می کند.
- به وضوح نقش ها و مسئولیت ها را در تیم مشخص می کند.
- شناسایی تنگناها و پاسخگویی اعضای تیم را برای مدیران آسان تر می کند.
معایب
- ممکن است با وظایف یا اعضای تیم بیش از حد به هم ریخته یا پیچیده شود.
- ممکن است به وظایف یا مشارکت های فردی توجه کافی نداشته باشد.
3. لیست وظایف نمودار گانت
فهرست وظایف نمودار گانت یک نمایش بصری است که وظایف را بر اساس یک جدول زمانی ترسیم می کند و یک نمای کلی از جدول زمانی پروژه، وابستگی ها و نقاط عطف ارائه می دهد.
مزایا
- یک جدول زمانی بصری ارائه می دهد که درک جریان پروژه و وابستگی ها را آسان تر می کند.
- ردیابی و تجزیه و تحلیل پیشرفته را فعال می کند و بینش عمیق تری را در مورد وضعیت کار و پروژه ارائه می دهد.
- با تجسم جدول زمانی وظایف به تخصیص موثر منابع کمک می کند.
معایب
- ممکن است برای یادگیری نحوه خواندن و به روز رسانی موثر مدتی زمان لازم باشد.
- انجام تنظیمات یا تغییرات سریع دشوار است.
4. قالب لیست وظایف روزانه
قالب لیست وظایف روزانه بر برنامه ریزی و اجرای وظایف در یک روز متمرکز است. بسیار دقیق است و اغلب وظایف را به وظایف فرعی تقسیم می کند.
مزایا
- تمرکز متمرکز بر کارهای فوری را تشویق می کند.
- مدیریت موثر زمان را برای روزهای شلوغ تسهیل می کند.
- امکان تکمیل سریع و مزایای روانی چک کردن مکرر وظایف را فراهم می کند.
معایب
- ممکن است از اهداف یا پروژه های بلند مدت به نفع وظایف فوری غافل شود.
- اگر وظایف بیش از حد ذکر شود، خطرات بسیار زیاد می شوند.
5. الگوی لیست وظایف پروژه
الگوی فهرست وظایف پروژه، فهرست جامعی است که تمام وظایف مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه خاص را مشخص می کند، که اغلب به فازها یا نقاط عطف تقسیم می شوند.
مزایا
- امکان مشاهده کامل و سرتاسر وظایف پروژه را فراهم می کند.
- ردیابی پیشرفت به سمت نقاط عطف کلیدی را آسان می کند.
- به همسویی کل تیم در راستای اهداف پروژه کمک می کند.
معایب
- به دلیل ماهیت جامع آن می تواند دلهره آور باشد.
- راه اندازی اولیه و به روز رسانی های مداوم می تواند زمان بر باشد.
مراحل بعدی
آیا شما در لیست وظایف کارمندان قدرت فروخته شده اید؟ سازمان‌ها، بخش‌های منابع انسانی، مدیران و کارمندانی که از آنها استقبال می‌کنند دریافته‌اند که می‌توانند به به حداکثر رساندن بهره‌وری، مسئولیت‌پذیری و تعالی عملکرد کمک کنند. این یک ترکیب قدرتمند است، به ویژه وقتی در نظر بگیرید که چگونه چرخه های مدیریت کارکنان از توانایی ردیابی، نظارت و بررسی عملکرد بر اساس وظایف و جدول زمانی از پیش تعریف شده سود می برند.
اگر در یک سازمان داده محور کار می کنید که بر بهره وری کارکنان، بهبود، طول عمر و توسعه شغلی متمرکز است، لیست وظایف کارمندان یک راه ساده اما بسیار موثر برای همسو نگه داشتن همه با اهداف سازمان است.