کارفرمایان موظف به حفظ امنیت کارکنان خود هستند. این به معنای داشتن فرآیندها و ابزارهای مناسب برای مدیریت و کاهش حوادث محل کار است، مانند یک الگوی گزارش رویداد که به خوبی طراحی شده است.
با توجه به اجرای استانداردهای سختگیرانه‌تر سازمان ایمنی و بهداشت شغلی (OSHA)، محل‌های کار در ایالات متحده از سال 1970 به طور قابل توجهی ایمن‌تر شده است. مرگ و میر کارگران از 38 مرگ در روز و سپس به 15 مورد در روز در سال 2022 کاهش یافته است، و جراحات و بیماری‌های کارگران از کاهش یافته است. 10.9 حادثه به ازای هر 100 کارگر در سال 1972 به 2.7 در هر 100 در سال 2022.
با این حال، سازمان‌ها باید سخت‌تر تلاش کنند تا این اعداد را کاهش دهند و با مسائل دیگر مانند خشونت در محل کار و تهدیدهای خارجی مانند حملات سایبری که در حال افزایش هستند مبارزه کنند. قالبی که می توانید دانلود و استفاده کنید.
مطالب
گزارش حادثه چیست؟
چرا به یک الگوی گزارش حادثه دقیق نیاز دارید؟
11 مرحله برای ایجاد یک الگوی گزارش حادثه
قالب گزارش حادثه: Word
چک لیست الگوی گزارش حادثه
سوالات متداول
گزارش حادثه چیست؟
گزارش حادثه یک سند رسمی است که شرح مفصلی از یک رویداد خاص مرتبط با کار ارائه می دهد. این می تواند یک تصادف یا جراحت، آسیب به دارایی های شرکت، درگیری فیزیکی بین همکاران یا برخی دیگر از موارد نقض خط مشی های شرکت باشد.
اهداف اصلی فرم گزارش حادثه عبارتند از:
- ارائه مستندات رسمی: یک رکورد دائمی از رویداد ایجاد می کند که ممکن است برای مراجع یا تحقیقات بعدی لازم باشد.
- ارائه حمایت قانونی: گزارش‌های رویداد می‌تواند به محافظت از شرکت شما در برابر مشکلات قانونی احتمالی که ممکن است منجر به رویداد شود کمک کند.
- جلوگیری از حوادث آینده: درک علل اصلی حوادث محل کار می تواند به شما کمک کند تا اقداماتی را برای جلوگیری از آنها در آینده انجام دهید.
- فعال کردن تجزیه و تحلیل روند: حوادث مکرر ممکن است نشان دهنده یک مشکل اساسی باشد که شرکت باید به آن رسیدگی کند. با شناسایی و تجزیه و تحلیل الگوها در گزارش‌های حوادث، می‌توانید خطرات را مشخص کرده و از وقوع حوادث آینده جلوگیری کنید.
- محل کار ایمن و سازگار را حفظ کنید: کارفرمایان موظفند از کارگران و مشتریان خود مراقبت کنند. گزارش رویداد یک ابزار منابع انسانی ضروری برای ایجاد یک محل کار ایمن است که با قوانین و مقررات مربوطه مطابقت دارد.
نکته HR
تشکیل کمیته ایمنی محل کار متشکل از کارکنان و مدیرانی که علاقه مند به ایمنی محل کار هستند را در نظر بگیرید. این نه تنها یک محیط امن تر را ترویج می کند، بلکه مشارکت کارکنان را نیز تشویق می کند. این کمیته می تواند به ارزیابی الگوهای گزارش حادثه، تجزیه و تحلیل داده های حادثه، و اجرای اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه کمک کند. مشارکت کارکنان در طرح‌های ایمنی همچنین می‌تواند فرهنگ مالکیت و مسئولیت‌پذیری را تقویت کند و منجر به رویکردی فعال‌تر و عملی‌تر برای ایمنی محل کار شود.
انواع فرم های گزارش حادثه
داشتن انواع فرم‌های گزارش حادثه برای انواع مختلف حوادث، با آسان‌تر کردن طبقه‌بندی و تجزیه و تحلیل هر یک، به بهبود فرآیند گزارش‌دهی حادثه کمک می‌کند. انواع رایج فرم های گزارش حادثه عبارتند از:
- فرم حادثه کارکنان: این اسناد وقایع مربوط به کارکنان، مانند تصادفات، سرقت، کلاهبرداری یا سوء رفتار را ثبت می کند.
- فرم حادثه جراحت: این فرم جزئیات مربوط به آسیب های محل کار را ثبت می کند. این شامل اطلاعاتی در مورد ماهیت این صدمات، شرایط پیرامون حوادث، و شاهدان دخیل است.
- فرم حادثه ایمنی: مشابه فرم حادثه آسیب، اما با دامنه وسیع‌تر، این فرم هر رویدادی را که خطر ایمنی بالقوه ایجاد می‌کند، مستند می‌کند. این شامل غیبت های نزدیک، شرایط ناامن، یا حوادثی است که می تواند منجر به جراحت یا خسارت مالی شود.
- فرم حادثه HR: این سند مختص حوادثی است که مستقیماً بر HR یا عملکردهای آن تأثیر می گذارد. به عنوان مثال می توان به شکایت در مورد تبعیض، آزار و اذیت، یا نقض حریم خصوصی کارکنان اشاره کرد.
- فرم رویداد رفتاری: این فرم بر حوادث مرتبط با رفتار کارکنان، مانند قلدری، خشونت در محل کار، سخنان مشوق نفرت و سایر رفتارهای نامناسب تمرکز دارد.
- فرم حادثه امنیت سایبری: این سند حوادث مربوط به سیستم ها یا شبکه های فناوری اطلاعات شرکت شما را پوشش می دهد. این به ردیابی نقض داده ها، دسترسی غیرمجاز و سایر تهدیدات امنیتی کمک می کند.
نکته HR
نکات ناشناس حادثه: منابع انسانی باید فعالانه کارمندان و مدیران را تشویق کند تا حوادث را بدون ترس از انتقام گزارش کنند. با این حال، اگر کارمندان به دلیل ترس از اینکه ممکن است منجر به درگیری، تنش یا تلافی شود، تمایلی به گزارش رفتار نامناسب مدیران یا همکاران ندارند، یک کانال گزارش ناشناس حادثه ایجاد کنید. این می تواند گزارش صادقانه تر و دقیق تر نقض خط مشی ها و سایر تخلفات در محل کار را تشویق کند.
نقش منابع انسانی در گزارش حوادث چیست؟
منابع انسانی از طرق مختلف در تسهیل فرآیند گزارش رویداد سازمان نقش حیاتی ایفا می کند. در مرحله اول، به عنوان بخشی از بخش منابع انسانی، شما مسئول ایجاد و حفظ خط مشی گزارش حوادث شرکت خود هستید.
این خط مشی باید یک روش روشن برای گزارش حوادث، اطلاعاتی که باید در گزارش گنجانده شود، و اقداماتی که سازمان باید برای بررسی و حل و فصل حوادث گزارش شده انجام دهد، مشخص کند.
در مرحله بعد، باید کارکنان را در مورد گزارش سریع و دقیق حوادث آموزش دهید. این آموزش باید نحوه شناسایی یک حادثه، اقدامات لازم برای اطمینان از ایمنی و نحوه تکمیل فرم گزارش حادثه را پوشش دهد.
ثالثاً، هنگامی که این خط‌مشی برقرار شد و به کارکنان آموزش دادید، باید بر روند جمع‌آوری اطلاعات در مورد حوادث محل کار نظارت کنید.
در نهایت، باید از داده‌های حوادثی که جمع‌آوری می‌کنید برای بهبود ایمنی و سیاست‌های محل کار استفاده کنید. با تجزیه و تحلیل فرم های گزارش حوادث، می توانید علل رایج حوادث محل کار را شناسایی کرده و برنامه های آموزشی ایمنی هدفمند را توسعه دهید. همچنین باید از داده های حادثه برای ارزیابی اثربخشی سیاست ها و رویه های ایمنی موجود سازمان خود استفاده کنید.
منابع انسانی نقش کلیدی در استفاده از داده‌ها برای شناسایی روندهایی دارد که می‌تواند تجربه محل کار را بهبود بخشد. گزارش دقیق و منسجم حوادث منبع خوبی از بینش برای پیشنهاد اقدامات پیشگیرانه برای ایجاد ایمنی کارکنان و ایجاد یک محیط کار سالم است.
چرا به یک الگوی گزارش دقیق حادثه نیاز دارید؟
یک الگوی گزارش رویداد با ساختار مناسب به شما کمک می کند تا فرآیندهای منابع انسانی را ساده کنید و کارایی کلی سازمان خود را بهبود بخشید. در اینجا دلیل آن است:
- ثبات در رسیدگی به حوادث: یک الگوی رسمی تضمین می کند که همه گزارش ها از یک قالب پیروی می کنند و تجزیه و تحلیل داده ها و شناسایی روندها را برای شما آسان تر می کند.
- کامل بودن در گزارش گیری: یک الگوی جامع کارمندان را ترغیب می کند تا تمام جزئیات مرتبط را در گزارش های خود لحاظ کنند. این به جلوگیری از سوء تفاهم کمک می کند و اطمینان می دهد که شما تمام اطلاعات لازم را دارید.
- کارایی بهبود یافته: استاندارد کردن فرآیند گزارش‌دهی می‌تواند زمان مورد نیاز برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات را کاهش دهد، این به شما امکان می‌دهد بر روی وظایف استراتژیک‌تر تمرکز کنید، مانند توسعه اقدامات پیشگیرانه و رسیدگی به علل ریشه‌ای برای جلوگیری از حوادث آینده.
دکتر ولدزمن می‌گوید: «برای اجرای یک فرآیند گزارش‌دهی یکپارچه و منسجم، با تیم دفتر، ریسک و امکانات شریک شوید. آنها اغلب به این فعالیت‌ها نزدیک‌تر از منابع انسانی هستند، و با اطمینان از همکاری نزدیک، می‌توانید به طور فعال شناسایی کنید که چگونه و کجا به بهبود نیاز است.»
11 مرحله برای ایجاد یک الگوی گزارش حادثه
در اینجا یک راهنمای گام به گام برای کمک به شما در ایجاد الگوی گزارش حادثه آمده است:
مرحله 1: تعیین کنید که سازمان شما به چند الگو نیاز دارد
ماهیت کسب و کار سازمان شما تعیین می کند که به چه تعداد و چه نوع الگوهای گزارش حادثه نیاز دارد. برای مثال، یک شرکت تولیدی معمولاً بیشتر از یک تجارت خدمات حرفه ای در معرض آسیب های محل کار است.
دکتر ولدزمن خاطرنشان می کند: «همچنین باید ببینید که آیا الزامات قانون کار برای انواع خاصی از گزارش وجود دارد یا خیر. به عنوان مثال، در معدن، شما از نظر قانونی ملزم هستید که جراحات و مرگ کارکنان را گزارش دهید.
مرحله 2: هدف هر قالب را مشخص کنید
محدوده حوادثی که هر الگو پوشش می دهد را به وضوح تعریف کنید. این باید شامل تصادفات، نزدیکی از دست دادن، جراحات، بیماری ها، مسائل مربوط به انطباق، خشونت در محل کار، و هر رویداد دیگری مربوط به سازمان شما باشد.
این اطمینان حاصل می کند که هر فرم اطلاعات مرتبط را جمع آوری می کند و خطر جمع آوری داده های غیر ضروری یا از دست دادن جزئیات ضروری را کاهش می دهد. سپس می توانید این حوادث را به طور موثر بررسی، تجزیه و تحلیل و رسیدگی کنید.
مرحله 3: با دستورالعمل های قانونی و نظارتی مشورت کنید
حوادث احتمالی را در نظر بگیرید که در آنها ممکن است دعوی قضایی یا تحقیقاتی رخ دهد تا مطمئن شوید که الگوهای شما اطلاعات لازمی را که در آن شرایط به آن نیاز دارید ارائه می‌کند.
مطمئن شوید که الگوی شما با تمام قوانین ایمنی مرتبط، مقررات و استانداردهای صنعتی، از جمله قوانین OSHA و کمیسیون فرصت‌های شغلی برابر (EEOC) مطابقت دارد. همچنین می توانید با مشاور حقوقی یا متخصصان منابع انسانی که در مورد مقررات مربوطه آگاه هستند مشورت کنید.
مهارت هایی را که برای گزارش، پیگیری و تجزیه و تحلیل حوادث محل کار نیاز دارید، بیاموزید
توانایی نه تنها اجرای یک الگوی گزارش حادثه، بلکه برای ردیابی و تجزیه و تحلیل حوادث محل کار برای یک متخصص منابع انسانی بسیار مهم است.
در برنامه گواهینامه معیارهای منابع انسانی و داشبورد AIHR، یاد خواهید گرفت که از معیارها و داشبوردهای منابع انسانی مرتبط برای ردیابی و تجزیه و تحلیل داده‌ها، از جمله انواعی که از گزارش‌های حادثه دریافت می‌کنید، استفاده کنید.
این برنامه گواهی آنلاین، خودگام، همچنین به شما می‌آموزد که چگونه از چنین داده‌هایی برای تعیین کارایی و تأثیر تجاری سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی استفاده کنید.
مرحله 4: اطلاعات اولیه و فیلدهای امضا را وارد کنید
فیلدها و بخش هایی را در هر فرم برای جمع آوری جزئیات ضروری مانند:
- تاریخ و ساعت وقوع حادثه
- محل وقوع حادثه
- اسامی همه طرف های درگیر
- نام همه شاهدان (در صورت وجود)
- عناوین شغلی و بخش شاکی و سرپرست مستقیم آنها
- اطلاعات تماس شاکی و سرپرست مستقیم آنها
- امضای شاکی و تاریخ امضا
- امضای ناظر مستقیم و تاریخ امضا
- امضا و تاریخ امضای مدیر یا کارکنان منابع انسانی در حال بررسی گزارش.
مرحله 5: شامل بخش شرح حادثه
بخشی را برای شاکی در نظر بگیرید تا حادثه را با جزئیات شرح دهد. برای راهنمایی کارمند در ارائه اطلاعات مرتبط، درخواست‌ها یا سؤالاتی را بگنجانید، مانند:
- چه اتفاقی افتاد
- چگونه اتفاق افتاد
- آیا شاهدانی وجود داشته است
- پیامدهای فوری این حادثه
- چگونه می شد از این حادثه جلوگیری کرد.
نکته HR
فقط به گزارش های کتبی حوادث تکیه نکنید. تشویق کارمندان به مستندسازی حوادث با استفاده از روش‌های مختلف – به عنوان مثال؛ آنها می توانند در صورت امکان از گوشی های هوشمند خود برای ضبط شواهد عکاسی یا ویدیویی از حوادث استفاده کنند. این رویکرد می‌تواند درک دقیق‌تر و دقیق‌تری از حوادث ارائه دهد و شناسایی علل ریشه‌ای، اجرای اقدامات اصلاحی و جلوگیری از وقوع آینده را آسان‌تر کند.
مرحله 6: بخشی برای یادداشت اقدامات فوری انجام شده اضافه کنید
بخشی را درج کنید که در آن شاکی بتواند اقدامات فوری را که برای رسیدگی به حادثه پس از وقوع آن انجام داده است، مانند کمک های اولیه، اقدامات اضطراری، یا اطلاع رسانی به مدیریت مستند کند. این به شما کمک می کند تا زمان خود را برای اقداماتی که شاکی قبلاً انجام داده است تلف نکنید و به پیشرفت سریعتر تحقیقات کمک می کند.
این بخش همچنین پاسخ لحظه ای شاکی به حادثه را نشان می دهد. سپس می توانید درک کنید که آنها چقدر از پروتکل های شرکت پیروی کردند و چه اقداماتی (در صورت وجود) برای جلوگیری از تشدید یا آسیب بیشتر انجام دادند. همچنین بینش هایی در مورد اثربخشی رویه های اضطراری سازمان ارائه می دهد.
مرحله 7: شامل تجزیه و تحلیل علت ریشه ای
فضایی را برای تیم تحقیق فراهم کنید تا یافته های خود را در مورد علت اصلی حادثه مستند کنند. تجزیه و تحلیل ریشه‌ای عوامل زمینه‌ای که منجر به این حادثه شده است را بررسی می‌کند و به جای درمان علائم، به شناسایی مسائل سیستمیک کمک می‌کند.
این اطلاعات همچنین می تواند به شما کمک کند تا اقدامات پیشگیرانه درازمدت را برای اطمینان از عدم تکرار حوادث مشابه ایجاد کنید. استفاده از رویکرد تجزیه و تحلیل مشکل ساختاریافته را برای شناسایی علل زمینه ای در نظر بگیرید.
مرحله 8: بخشی برای یادداشت اقدامات بعدی اضافه کنید
شامل بخشی برای پیگیری اقدامات اصلاحی که پس از ارائه گزارش توسط شاکی انجام می شود. هدف از انجام این کار، سنجش اثربخشی آنها در پیشگیری از حوادث مشابه و ارزیابی نتایج تحقیقات یا دعوی قضایی است. این ممکن است شامل مستندسازی بازرسی های بعدی، آموزش یا تغییرات رویه ای باشد.
پیگیری اقدامات پیگیری همچنین مسئولیت پاسخگویی در رسیدگی به علل حادثه و هرگونه خطرات جاری را تضمین می کند. اجرای و نظارت بر اقدامات اصلاحی در طول زمان را تأیید می کند و فرهنگ بهبود مستمر و ایمنی را تقویت می کند.
مرحله 9: هر قالب را برای قابلیت استفاده آزمایش کنید
یک آزمایش آزمایشی با گروه کوچکی از کارمندان برای جمع‌آوری بازخورد در مورد وضوح، کامل بودن و سهولت استفاده از الگو انجام دهید. این به شما کمک می‌کند تا ارزیابی کنید که آیا قالب‌ها کاربردی، کاربرپسند هستند و همه داده‌های لازم را بدون پیچیدگی بیش از حد جمع‌آوری می‌کنند.
تست‌های قابلیت استفاده همچنین می‌توانند بخش‌های گیج‌کننده یا فیلدهای گمشده را نشان دهند. پس از آن می توانید تنظیمات لازم را بر اساس بازخورد کاربران قبل از ارائه الگوهای خود و آموزش کارمندان در مورد نحوه استفاده از آنها انجام دهید.
مرحله 10: قالب های خود را نهایی و تأیید کنید
هنگامی که هر الگو را اصلاح کردید، از طرف ذینفعان مربوطه مانند رئیس منابع انسانی، مدیریت ارشد، مشاور حقوقی و متخصصان ایمنی تأییدیه بگیرید. تایید این ذینفعان کلیدی تضمین می کند که هر فرم با سیاست های سازمانی و الزامات قانونی مطابقت دارد.
همچنین آنها را در جریان نگه می دارد و فرهنگ اعتماد و همکاری را تقویت می کند. علاوه بر این، بخش هایی که مسئول اجرای اقدامات اصلاحی در پاسخ به حوادث محل کار هستند را تشویق می کند.
مرحله 11: الگوها را توزیع کنید و کارکنان را برای استفاده از آنها آموزش دهید
توزیع و آموزش مناسب تضمین می کند که کارکنان و مدیریت هر دو هدف هر فرم، نحوه پر کردن صحیح آن و زمان استفاده از آن را درک می کنند. آموزش همچنین به جلوگیری از سوء استفاده یا گزارش کم کمک می کند و مدیریت کلی حادثه و ایمنی را بهبود می بخشد.
علاوه بر ارائه آموزش های لازم، تمام قالب ها را به راحتی در دسترس همه کارمندان قرار دهید. ایجاد یک راهنمای کاربر مکتوب، آموزش های ویدیویی، یا سایر مواد آموزشی مفید برای پشتیبانی از آموزش را در نظر بگیرید.
قالب گزارش حادثه: Word
چک لیست الگوی گزارش حادثه
آیا برای رسیدگی موثر به حوادث محل کار مجهز هستید؟ از این چک لیست برای ایجاد یک الگو و فرآیند گزارش رویداد با ساختار مناسب استفاده کنید:
توسعه قالب
| ✓ | لیستی از الگوهای حادثه مورد نیاز سازمان خود را تعریف کنید |
| ✓ | هدف هر قالب را مشخص کنید |
| ✓ | با دستورالعمل های قانونی و نظارتی مشورت کنید |
| ✓ | اطلاعات اولیه و فیلدهای امضا را شامل شود |
| ✓ | شامل بخش هایی برای شرح حادثه، اقدامات فوری انجام شده، تجزیه و تحلیل علت ریشه ای، و بخش های پیگیری |
| ✓ | اطمینان حاصل کنید که زبانی که استفاده می کنید واضح و سرراست است |
| ✓ | الگو را از نظر قابلیت استفاده آزمایش کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید |
تصویب و توزیع
| ✓ | از همه ذینفعان مربوطه تاییدیه بگیرید |
| ✓ | الگو را بین همه کارمندان توزیع کنید. |
آموزش
| ✓ | آموزش نحوه تکمیل، ارسال و بررسی هر گزارش حادثه را ارائه دهید |
| ✓ | به هر گونه سوال یا نگرانی که ممکن است کارمندان داشته باشند رسیدگی کنید. |
بررسی و اجرا
| ✓ | ایجاد فرآیندی برای بررسی و تجزیه و تحلیل گزارش های حوادث |
| ✓ | به طور منظم روندها و الگوها را در حوادث گزارش شده شناسایی کنید |
| ✓ | اجرای اقدامات اصلاحی بر اساس یافته های تحقیق |
| ✓ | انطباق سازمان خود را با الزامات ایمنی و مقررات نظارت کنید |
| ✓ | الگوها را به صورت دوره ای مرور کنید و بر اساس بازخورد سهامداران اصلاح کنید. |
برای جمع بندی
یک الگوی گزارش رویداد خوب طراحی شده به اطمینان از ایمنی و انطباق در محل کار کمک می کند. با پیروی از یک رویکرد ساختاریافته برای گزارش رویداد، سازمان شما نه تنها می‌تواند حوادث محل کار را مستند کند، بلکه می‌تواند دلایل اصلی آنها را نیز درک کند. سپس می‌تواند خطرات را بررسی کند، از حوادث آینده جلوگیری کند و فرهنگ پاسخگویی و شفافیت را تقویت کند.
گزارش‌های رویداد همچنین می‌توانند همکاری متقابل کارکردی را تسهیل کنند و به بهبودهای مبتنی بر داده در سیاست‌های ایمنی شما اطلاع دهند. استانداردسازی فرآیند گزارش‌دهی و ارائه آموزش‌های لازم می‌تواند گزارش‌های سریع و دقیق را تضمین کند. در نهایت، گزارش‌دهی موثر حادثه به ایجاد یک محیط کاری امن‌تر و سازگارتر کمک می‌کند.
سوالات متداول
با توصیف واقعه با عبارات واضح و سرراست شروع کنید. حتما تاریخ، زمان و مکان حادثه را درج کنید. بعد توضیح دهید که چه کسی درگیر بوده و چه اتفاقی افتاده است. در نهایت، هر گونه آسیب یا آسیبی که رخ داده است را یادداشت کنید. به یاد داشته باشید که به کارمندان تاکید کنید که ضروری است صادقانه و تا حد امکان در گزارش های خود دقیق باشند.
به کارمندان بگویید که باید از بیان نظرات شخصی، فرضیات، قضاوت ها یا اغراق در مورد آنچه اتفاق افتاده است اجتناب کنند. همیشه مهم است که به حقایق حادثه پایبند باشید. همچنین، در موارد حساس تر، اطلاعاتی که ممکن است قربانی یا شاهدان را شناسایی کند، نباید بدون اجازه آنها درج شود.
بهتر است گزارش حادثه را در اسرع وقت پس از وقوع حادثه تکمیل کنید. این کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که جزئیات در ذهن شاکی تازه است تا آنها اطلاعات مهم را فراموش نکنند.