الگو و راهنمای طرح بهبود عملکرد [دانلود رایگان]

با یک الگوی برنامه بهبود عملکرد (PIP)، شما ابزاری برای ایجاد یک برنامه فردی، اقدام محور و گام به گام برای بهبود عملکرد کارکنانی دارید که یا انتظارات مدیر یا سرپرست خود را برآورده نمی کنند یا از مزایای برنامه اقدام ساختارمندتر

مطالب
برنامه بهبود عملکرد چیست؟
چرا از یک برنامه بهبود عملکرد استفاده کنید؟
مزایا و معایب طرح های بهبود عملکرد
بهترین شیوه های برنامه بهبود عملکرد
چگونه یک برنامه بهبود عملکرد بنویسیم
الگوهای طرح بهبود عملکرد رایگان
نمونه های طرح بهبود عملکرد
نمونه طرح بهبود عملکرد
نحوه ارائه یک برنامه بهبود عملکرد
سوالات متداول

الگوی طرح بهبود عملکرد را به عنوان سند Word، برگه اکسل یا PDF قابل ویرایش دانلود کنید. برای کشف اینکه چگونه منابع انسانی می تواند استفاده از PIP ها را برای نتایج مثبت اجرا و پشتیبانی کند، ادامه دهید.

برنامه بهبود عملکرد چیست؟

برنامه بهبود عملکرد (PIP) سندی است که به کارکنان کمک می کند تا مهارت های خود را درک کنند، شکاف های آموزشی را شناسایی کرده و انتظارات روشنی را برای نقش های شغلی تعیین می کند. معمولاً زمانی استفاده می شود که یک کارمند در برآورده کردن انتظارات شغلی ناکام باشد. با این حال، اگر به درستی اجرا شود، می تواند ابزار مثبتی برای همسویی مدیریت و کارکنان، بهبود عملکرد شغلی و همچنین رضایت شغلی باشد.

هر PIP برای نیازهای یک کارمند منحصر به فرد است. این شکاف ها و همچنین مراحل اقدامی را که مستقیماً به بهبودهایی منطبق با نقش ها و انتظارات شغلی منجر می شود، شناسایی و فهرست می کند. این یک رویکرد یکسان نیست و باید با نظرات مدیران و سرپرستان، خود کارمندان و منابع انسانی ایجاد شود.

نقش منابع انسانی شامل:

• تعیین اینکه آیا یک PIP برای موقعیت مناسب است یا خیر
• کار با مدیران برای ایجاد PIP برای جلوگیری از سوگیری و دستیابی به بهترین نتایج
• هدایت کارکنان و مدیران در طول فرآیند
• به طور مرتب بررسی کنید که اهداف برآورده شده اند، زیرا اهداف PIP باید همیشه شامل ضرب الاجل هایی برای اطمینان از پاسخگویی باشد.

چرا از یک برنامه بهبود عملکرد استفاده کنید؟

به طور سنتی، برنامه بهبود عملکرد (PIP) به عنوان آخرین راه حل زمانی که یک کارمند در دستیابی به اهداف عملکرد شغلی شکست خورده است استفاده می شود. این امر باعث شده است که کارمندان، مدیران و حتی متخصصان منابع انسانی PIP را اولین قدم برای اخراج شخصی بدانند.

با این حال، PIP همچنین می‌تواند ابزار ارتباطی قدرتمندی باشد که از فرهنگ ذهنیت رشد یادگیری و بهبود مستمر بر اساس فرآیندی کاملاً تعریف‌شده که شکاف‌های بین مهارت‌ها و عملکرد کارکنان و نقش‌های شغلی را شناسایی می‌کند، پشتیبانی می‌کند. این به کارکنان مسیر روشنی در مورد چگونگی بهبود کیفیت کارشان می دهد و به آنها در تعیین هدف و رسیدن به اعداد رشد کمک می کند. همچنین یک ابزار ارزشمند برای هر کسی که به یک نقش جدید تبدیل می شود.

اگر PIP ها فقط برای رسیدگی به ناکامی های عملکرد استفاده شوند، به جای ترویج فرهنگ مثبتی که از بهبود شخصی پشتیبانی می کند، همیشه یک مفهوم منفی مرتبط با شناسایی شکاف های عملکرد وجود خواهد داشت.

از سوی دیگر، کارمندان PIP ها را می پذیرند و انتظار دارند اگر فرهنگ سازمان اجرای برنامه بهبود عملکرد را به محض شناسایی یک موضوع عملکرد و توانمند شدن کارکنان برای تحت کنترل در آوردن بهبود خود، اجرا کند.

به خاطر داشته باشید که کارکنان مولد که احساس می کنند ارزش افزوده ای به سازمان خود دارند، کارکنان شادتری هستند. وقتی کسی بداند که از او چه انتظاری می رود، طبیعتا می تواند بهره وری بیشتری داشته باشد. تحقیقات گارتنر نشان می دهد که کارکنان می خواهند ارزش آنها در سطح انسانی شناخته شود.

کار هدفمند، احساس قوی جامعه و روابط عمیق تر مهم هستند. اگر یک کارمند ارزشمند انتظارات را برآورده نمی کند، شما یک فرصت ایده آل برای تغییر وضعیت از طریق یک PIP هدفمند دارید که مسائل را شناسایی می کند و برنامه عمل را برجسته می کند.

آنچه که یک PIP موثر باید شامل شود: نکاتی از یک متخصص موضوع AIHR

• اطمینان حاصل کنید که PIP راه حل مناسبی برای مشکل عملکرد است. در برخی موارد، عملکرد ضعیف نشانه سایر مشکلات اساسی است. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است مشکلات شخصی را تجربه کند که بر عملکرد آنها تأثیر می گذارد. قبل از شروع یک PIP، اطمینان حاصل کنید که دلایل عدم عملکرد را درک کرده اید و اهداف PIP با آن همسو هستند.
• PIP با کارمند انجام می شود، نه با کارمند. این باید یک برنامه اقدام مشترک ایجاد شده بر اساس اهداف مورد توافق دوجانبه، با جدول زمانی مشخص و نقاط عطف برای دستیابی باشد. برای موفقیت هر PIP، کارمند باید فعالانه در فرآیند شرکت کند.
• در مورد نتایج، چه خوب و چه بد، شفاف باشید . یک PIP همچنین باید نتایج اجرای موفق یا ناموفق را به وضوح بیان کند. در صورت دستیابی به اهداف، بررسی بعدی چه زمانی انجام خواهد شد؟ در صورت عدم دستیابی به اهداف، اقدامات بعدی که باید انجام شود چیست؟ وضوح اولیه برای ارتباطات منصفانه و شفاف بسیار مهم است.
• محیطی ایجاد کنید که از PIP پشتیبانی کند . ایجاد یک محیط حمایتی و ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت به همان اندازه مهم است که برنامه – یک PIP یک راه آسان برای مدیر یا سازمان نیست. اغلب کارکنان منابع یا پشتیبانی لازم برای رسیدن به اهداف عملکردی خود را ندارند و سازمان باید آنها را به آن مجهز کند.

دکتر Marna van der Merwe، کارشناس امور منابع انسانی در AIHR

مزایا و معایب طرح های بهبود عملکرد

برنامه های بهبود عملکرد دارای مزایا و معایب بالقوه ای است که منابع انسانی و مدیران باید به دقت در نظر بگیرند.

مزایا

1. آنها منصف هستند و رفتارهای خوب را ترویج می کنند: هر کارمندی متوجه نمی شود که عملکرد خوبی ندارد، به خصوص اگر دقیقاً متوجه نشود که چه چیزی از آنها خواسته می شود. PIP ها به همه کارکنان اطمینان می دهند که در صورت وجود مشکلات عملکردی به جای اینکه به طور غیر ارادی و بدون اخطار خاتمه داده شوند، فرآیند منصفانه، بازخورد، پشتیبانی و فرصتی برای بهبود در اختیار آنها قرار می گیرد.
2. PIP ها توانمند هستند: برنامه های بهبود عملکرد به کارکنان این امکان را می دهد که مالکیت رفتار خود را به دست گیرند و تعهد خود را به بهبود و اصلاح حوزه های مشکل نشان دهند. در برخی موارد، کارمند به لطف سطح بالایی از مسئولیت پذیری که در فرهنگ حک شده است، به عملکرد قوی تری تبدیل می شود.
3. کاهش مسئولیت: اگر عملکرد کارمند بهبود نیابد و خاتمه کار رخ دهد، یک فرآیند مستند معتبر برای بهبود، خطر طرح دعوی قضایی را کاهش می دهد.
4. صرفه جویی در زمان و هزینه: گالوپ دریافته است که کارکنان با عملکرد ضعیف 78 تریلیون دلار هزینه از دست دادن بهره وری برای جهان دارند. پرداختن سریع و موثر به مسائل مربوط به عملکرد، نتیجه شما را تقویت می کند و وقتی تمرکز شما بر بهبود عملکرد باشد به جای اینکه اجازه دهید کارکنان به آرامی فرسوده شوند و ترک کنند، گردش مالی را کاهش می دهید.
5. بهبود ارتباطات: طبق داده های شرکت Clear، 86 درصد از کارمندان معتقدند که ارتباطات بد باعث عملکرد ضعیف می شود و این عدم شفافیت با C-Suite شروع می شود. فرهنگی که از PIP ها پشتیبانی می کند و به طور مداوم از آن استفاده می کند، طبیعتاً شفاف است، با این حال، زیرا همه انتظارات مستند، اطلاع رسانی و مدیریت می شوند.
6. نقش های شغلی بهتر: عمل ایجاد یک PIP اغلب مواردی را برجسته می کند که نقش ها و خروجی های شغلی به وضوح تعریف نشده اند.

معایب

1. آنها به زمان و تلاش نیاز دارند: همانطور که گفته شد، PIP ها یک اندازه نیستند. آن‌ها نشان می‌دهند که یک فرآیند روشن وجود دارد، اما هر طرح باید به طور جداگانه با نتایج و اهداف خاص طراحی شود. این بدان معنی است که آنها تلاش می کنند – اگر درست استفاده شوند ارزش آن را دارند، اما اگر به درستی استفاده شوند وقت و منابع را هدر می دهند.
2. PIP ها می توانند حواس را از جریان کار معمولی منحرف کنند: با این حال، دستاوردهای بلندمدت بهره وری ناشی از تصحیح عملکرد و شناسایی و همسو کردن جاهایی که ممکن است شکاف هایی در آنچه که یک کارمند فکر می کند نقش آنها در مقابل آنچه مدیریت انتظار دارد وجود داشته باشد، می تواند بسیار زیاد باشد.
3. گفتگوهای عملکردی می تواند ناراحت کننده باشد: منابع انسانی در این زمینه نقش مهمی را ایفا می کند، ابتدا با طرح انتظارات روشن در مورد اینکه PIP چیست و چه چیزی می تواند به دست آورد (در یک دید مثبت) و سپس در حمایت از مدیران با ابزارهای مناسب و صحبت کردن. نکاتی برای هدایت فرآیند. برنامه های بهبود عملکرد می تواند بسیار موفق باشد – و اگر مدیران از کارمندی که تحت بررسی عملکرد است پیروی نکنند یا از آن حمایت نکنند، بسیار ناموفق هستند. باز هم، این نباید تمرین دیگری باشد.
4. آنها را می توان بر اساس تجربیات گذشته منفی دید: هنگامی که یک کارمند در برنامه بهبود عملکرد قرار می گیرد، این خطر وجود دارد که آنها (و همکارانشان) آن را به عنوان اولین گام به سمت پایان کار تفسیر کنند. وقتی این اتفاق می افتد، آنها بازخورد را نمی پذیرند یا جذب نمی کنند. در عوض، آنها احساس خواهند کرد که در موقعیتی متضاد هستند و ممکن است سمی شوند یا استعفا دهند. اینکه چگونه PIP ها را در قالب فرهنگ خود-بهبودی چارچوب بندی می کنید، نحوه نگرش کارکنان به PIP ها را تعیین می کند.

بهترین شیوه های برنامه بهبود عملکرد

1. درک زمان اجرای برنامه بهبود عملکرد

چیزهای کمی برای بیشتر مدیران چالش برانگیزتر از پرداختن به عملکرد ضعیف هستند. با این حال، امید به اینکه عملکرد بدون برنامه عمل بهبود یابد، به ندرت (اگر همیشه) کارساز است. اینجاست که منابع انسانی می تواند نقش ارزشمندی در حمایت از کارکنان و مدیران داشته باشد.

نکته کلیدی این است که بفهمیم آیا پیاده سازی PIP ارزش افزوده دارد یا خیر. با پرسیدن این سوالات شروع کنید:

1. آیا عملکرد کارمند بر عملکرد و نگرش همکاران تأثیر می گذارد؟
2. آیا عملکرد کارکنان به طور اساسی تغییر کرده است یا آنها همیشه اهداف عملکرد را از دست داده اند؟
3. آیا مدیر فقط سعی می کند یک دنباله کاغذی ایجاد کند که از اخراج یک کارمند حمایت کند؟

PIP باید یک طرح فردی باشد. بنابراین، به عنوان مثال، اگر یک کارمند ارزشمند از لحاظ تاریخی عملکرد خوبی داشته است و به طور ناگهانی ضرب الاجل را از دست داده یا به نظر می رسد حواسش پرت شده باشد، یک PIP می تواند مشکل را شناسایی کند تا بتوان به سرعت آن را حل کرد. این یک رویکرد هدفمند است که تنها زمینه های بهبود را شناسایی می کند و مناطقی را که کارمند در آن ها عملکرد خوبی دارد، تایید می کند.

یک PIP همچنین می تواند بسیار ارزشمند باشد اگر یک کارمند به وضوح شغل خود یا آنچه از او انتظار می رود را درک نکند یا اگر بتواند با حمایت مناسب ارزش بیشتری به آن اضافه کند.

2. مشخص کنید چه زمانی باید از استفاده از برنامه بهبود عملکرد خودداری کنید

همچنین شرایطی وجود دارد که برنامه بهبود عملکرد ممکن است موثرترین یا مناسب ترین ابزار برای رسیدگی به مسائل عملکرد کارکنان نباشد. به عنوان مثال:

• یک PIP هرگز نباید به عنوان تمرین علامت گذاری مورد استفاده قرار گیرد: فرآیند طرح بهبود عملکرد برای ایجاد و پیاده سازی تلاش و تعهد زیادی می طلبد و تنها زمانی باید استفاده شود که این باور وجود داشته باشد که عملکرد یک کارمند بهبود می یابد. بعلاوه، اگر سایر کارمندان شما استفاده از PIP را به عنوان ابزار پایان کار ببینند، نه تنها از این فرآیند می ترسند، بلکه به اقداماتی که برای بهبود واقعی و جمعی عملکرد و نتایج به نفع همه طراحی شده اند، احترام نمی گذارند.
• PIP ها نمی توانند مسائل شخصی بین کارمندان و مدیران را حل کنند : مدیران و کارمندان نیازی به دوستی ندارند، اما باید به یکدیگر احترام بگذارند و بتوانند با یکدیگر کار کنند. اگر یک ناهماهنگی شخصیتی وجود داشته باشد، راه حل ممکن است انتقال کارمند به تیم یا نقش دیگری باشد که در آن مناسب تر است (و سپس PIP می تواند ابزاری عالی برای هدایت سریع آنها در نقش جدید با انتظارات روشن باشد). متأسفانه، اگر جهت یک سازمان تغییر کرده باشد و شایستگی های کارمند با الزامات شغلی جدید مطابقت نداشته باشد، PIP هیچ سود قابل توجهی نخواهد داشت.
• یک PIP نباید به مسائلی که برای مدت طولانی بی‌توجه مانده‌اند رسیدگی کند : برخی از کارکنان به عنوان عملکرد متوسط به سازمان‌ها می‌پیوندند و این به طور پیوسته به عملکرد ضعیف کاهش می‌یابد. اگر این وضعیت به سرعت حل شود، می توانید آن را تغییر دهید. با این حال، اگر سال ها بدون مراقبت رها شوید، شانس موفقیت ناگهانی شما کم است (تا اصلا وجود ندارد).
• PIP برای حوادث جدی طراحی نشده است: مانند سرقت، خشونت، یا نافرمانی فاحش.

3. از معیارها برای ردیابی اهداف PIP استفاده کنید

برنامه های بهبود عملکرد همه در مورد تعریف مشکل، راه حل و نقاط اقدامی است که منجر به موفقیت می شود. بنابراین، برای مدیران ضروری است که عملکرد کارکنان را با استفاده از معیارهای مناسب پیگیری کنند.

به‌عنوان منابع انسانی، می‌توانید با استفاده از این معیارهای کلیدی به مدیران خود کمک کنید تا PIP‌های مؤثر را پیاده‌سازی کنند:

1. بازخورد 360 درجه: بازخورد 360 درجه که بازخورد چند منبع یا چند منبع نیز نامیده می شود، ابزاری برای دریافت رتبه بندی عملکرد و بازخورد از زیردستان، همتایان، مشتریان، تامین کنندگان و/یا سرپرستان است. راهنمای جامع ما در مورد بازخورد 360 درجه را بخوانید تا به شما در استفاده از این ابزار عالی کمک کند.
2. بازخورد 180 درجه: این نسخه ساده‌تر از ابزار بازخورد 360 درجه است که بر همکاران و مدیر مستقیم کارمند متمرکز است.
3. امتیاز خالص پروموتر (NPS) (برای کارکنان رابط با مشتری): یکی از مؤلفه‌های کلیدی بازخورد 360 درجه این است که اطمینان حاصل کنید که از مشتری در مورد تجربه‌اش با یک کارمند نیز سؤال می‌کنید. معیار امتیاز خالص تبلیغ کننده تضمین می کند که این معیار در بالای لیست شما باقی می ماند و راهی برای دریافت بازخورد ارزشمند از مشتریان ایجاد می کنید.
4. معیارهای آموزشی: اجرای آموزش و عدم سنجش اثربخشی آن بر عملکرد کارکنان باعث هدر رفتن زمان و منابع می شود. حتی اگر یک PIP را اجرا کرده باشید، لزوماً نمی دانید که آیا موفقیت آمیز بوده است یا منابع ارائه شده در طرح تأثیرگذار هستند. این راهنمای جامع به معیارهای مختلف آموزشی برای ردیابی می پردازد.
5. بررسی عملکرد: بررسی عملکرد هنوز رایج ترین معیاری است که اکثر مدیران از آن پیروی می کنند. ما به شدت توصیه می کنیم از معیارهای اضافی برای اطمینان از یک PIP قوی که اهداف کلیدی شما را برآورده می کند، استفاده کنید.
6. رتبه بندی عملکرد در مقیاس ها: رتبه بندی عملکردها بر اساس مقیاس های از پیش تعریف شده راهی عالی برای کمی سازی عملکرد در مقابل انتظارات است. به یاد داشته باشید که این تمرین فقط در مورد جمع آوری داده ها نیست – داده ها باید ردیابی و تجزیه و تحلیل شوند تا به طور موثر برای ایجاد تغییرات در رفتار و بهبود عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.

نحوه نوشتن برنامه بهبود عملکرد

از این چک لیست ساده برای ایجاد یک برنامه بهبود عملکرد استفاده کنید:

1. ارزیابی کنید که آیا برنامه بهبود عملکرد ضروری است یا خیر

PIP ها برای طراحی، پیاده سازی و دنبال کردن زمان می برند و حواسشان را از جریان کار معمولی منحرف می کنند.

از خود بپرسید:

• آیا کارمند ارزش دارد؟
• آیا مشکل عملکرد قابل حل است؟
• آیا نتایج مثبت خواهد بود؟

اگر پاسخ این سؤالات «بله» باشد، ممکن است یک برنامه بهبود عملکرد بهترین گزینه برای شما باشد.

2. کارمند را درگیر کنید

برنامه های بهبود عملکرد باید کارکنان را توانمند کند. مشارکت دادن آن‌ها در کل فرآیند گام مهمی است، زیرا از همان ابتدا خریدشان را جلب می‌کند. آنها در نتیجه PIP و در دستیابی به اهداف و مهلت هایی که به طور جمعی تعیین می کنید سرمایه گذاری می شوند.

این کار را انجام دهید:

عملکرد مورد انتظار یک نقش خاص را مشخص کنید، نقاطی را که نیاز به بهبود وجود دارد برجسته کنید و از کارمند بپرسید که چگونه می‌توان عملکرد خود را بهبود بخشید و همچنین به چه حمایتی نیاز دارد.

3. پیش نویس برنامه بهبود عملکرد

منابع انسانی نقش مهمی در کمک به مدیران در تهیه پیش نویس برنامه بهبود ایفا می کند. به مدیران کمک کنید در هنگام تهیه پیش نویس PIP جزئیات و دقیق باشند:

• عملکرد قابل قبول را مشخص کنید
• بسته بندی کنید که چگونه یک عملکرد خاص این معیار را برآورده نکرده است
• علت اصلی مشکل را پیدا کنید
• اهداف قابل اندازه گیری ایجاد کنید که به کارمند اجازه می دهد معیارهای عملکرد را برآورده کند
• اهداف SMART را تعیین کنید که به کارمندان نقشه راهی می دهد تا برای دستیابی به این اهداف دنبال کنند – درباره نحوه تعیین اهداف SMART بیشتر بیاموزید.
• اقدامات را فهرست کنید و مشخص کنید که کدام نقاط عطف باید برآورده شوند
• معیارهایی که ارزیابی خواهند شد و تاریخ های مهلت را فهرست کنید
• بر نتایج مثبتی که بهبود عملکرد برای کارمند و کسب و کار به همراه خواهد داشت، تأکید کنید.

4. منابع، آموزش یا مربیگری که ارائه خواهد شد را تعریف کنید

• منابع انسانی و مدیر می توانند با هم کار کنند تا مشخص کنند کارمند به چه حمایتی نیاز دارد و مدیر به چه حمایتی نیاز دارد.
• همچنین باید به کارمندان این فرصت داده شود تا نوع حمایتی را که معتقدند بیشترین سود را برای آنها دارد درخواست کنند.
• آیا بودجه ای در دسترس است و آیا با توجه به مزایای بهبود عملکرد تعریف شده است؟

5. برای اطمینان از برآورده شدن نقاط عطف، چک-این های منظم را برنامه ریزی کنید

• منابع انسانی باید با مدیر ارتباط برقرار کند تا بفهمد کارمند چگونه پیشرفت می کند.
• منابع انسانی همچنین باید اطمینان حاصل کند که مدیر برنامه‌ریزی منظمی برای بررسی بازدید از کارمند دارد.
• این ورودها باید به وضوح در PIP با مهلت‌های خاص مشخص شوند.

الگوهای طرح بهبود عملکرد رایگان

الگوی طرح بهبود عملکرد رایگان به صورت سند Word، PDF قابل ویرایش و برگه اکسل موجود است.

الگوی طرح بهبود عملکرد: Word

یک الگوی طرح بهبود عملکرد در Word یک سند قابل ویرایش و انعطاف پذیر است که به مدیران و کارکنان اجازه می دهد تا اهداف عملکرد، مراحل اقدام و جدول زمانی را به طور مشترک ترسیم کنند.

الگوی طرح بهبود عملکرد: PDF قابل ویرایش

یک الگوی PIP در قالب PDF قابل ویرایش، یک سند کاملاً ساختار یافته، قابل پر کردن و چاپ است که ثبات را تضمین می کند و در عین حال امکان سفارشی سازی اهداف، نقاط عطف و جدول زمانی را فراهم می کند.

الگوی طرح بهبود عملکرد: اکسل

یک الگوی طرح بهبود عملکرد کارکنان در اکسل برای تعیین اهداف عملکرد و ردیابی پیشرفت عالی است و مدیران و کارمندان را قادر می‌سازد تا معیارهای عملکرد را نظارت کنند و در صورت نیاز تنظیمات را انجام دهند.

نمونه های طرح بهبود عملکرد

مثال 1: غیبت و تأخیر مزمن

مثال 2: مهلت های طراحی به طور مداوم از دست رفته است

مثال 3: عملکرد ضعیف تیم

مثال 4: خدمات ضعیف به مشتریان

مثال 5: به طور مداوم اهداف فروش را از دست داده اید

نمونه طرح بهبود عملکرد

در اینجا یک نمای نمونه از یک طرح بهبود عملکرد بر اساس مثال بالا آورده شده است تا ایده ای در مورد نحوه تکمیل سند PIP به شما ارائه دهد:

نحوه ارائه یک برنامه بهبود عملکرد

در اینجا چند نکته کلیدی برای اطمینان از اینکه PIP شما ارزش واقعی را برای کارکنان، مدیران و سازمان می‌افزاید آورده شده است:

1. یک گفتگوی باز را آغاز کنید: قبل از اجرای PIP، یک گفتگوی صریح با کارمند در مورد مسائل عملکرد مشاهده شده داشته باشید. آنها را تشویق کنید تا دیدگاه خود را به اشتراک بگذارند و فعالانه گوش دهند تا طرف آنها را درک کنند.

2. مطمئن شوید که PIP ارزش تلاش را دارد: چه چیزی باعث عملکرد ضعیف می شود؟ آیا می توان آن را برطرف کرد و آیا نتایج حاصله برای همه افراد درگیر ارزش افزوده خواهد بود؟ بله؟ عالی است، سپس ماشه را بکشید.

3. اهداف قابل اندازه گیری ایجاد کنید: اهداف SMART یک راه عالی برای اطمینان از این است که کارکنان دقیقاً می دانند برای چه چیزی تلاش می کنند و موفقیت چگونه اندازه گیری می شود.

4. منابع و آموزش های لازم را فراهم کنید: ابزار، آموزش یا منابع مورد نیاز برای رفع شکاف های مهارتی یا موانع عملکرد را ارائه دهید. این می تواند شامل کارگاه های آموزشی، راهنمایی یا دسترسی به مواد آموزشی باشد.

5. تمرکز بر پشتیبانی: PIP ها فقط اسنادی هستند که مشکلات را برجسته می کنند، اهداف را فهرست می کنند و سپس کارکنان را به راه خود می فرستند. آنها باید به وضوح از بسته بندی حمایتی که کارمند دریافت می کند، چرا آن سطح حمایت (این به تجزیه و تحلیل علت ریشه ای مرتبط است) و نتایج چگونه اندازه گیری می شود، باز کنند.

6. رویکرد مشارکتی داشته باشید: برنامه های بهبود عملکرد باید کارکنان را توانمند کرده و مشارکتی باشد. برای ردیابی پیشرفت و رسیدگی به هر مشکلی که ممکن است ظاهر شود، اعلام حضورهای منظم را تنظیم کنید. کارمندان نباید احساس کنند که به تنهایی این کار را انجام می دهند.

7. در مورد پیامدها شفاف باشید: هدف تغییر و بهبود رفتار است، بنابراین شما می خواهید PIP خود را مثبت نگه دارید و مزایای بهبود را برجسته کنید، اما عواقب عدم دستیابی به اهداف نیز باید روشن باشد. شفافیت و ارتباطات کلیدی است. راز این است که روی بهبود تمرکز کنید نه تنبیه.

برای نتیجه گیری

منابع انسانی نقش مهمی در تعیین اینکه آیا یک برنامه بهبود عملکرد ضروری است و همچنین اینکه آیا می توان از آن به طور موثر برای ایجاد تغییرات مثبت استفاده کرد، ایفا می کند. هنگامی که یک PIP به درستی انجام شود، می تواند ابزاری برای کمک به کارکنان برای ایجاد پیشرفت های مثبت باشد که می تواند برای کسب و کار مفید باشد.

سوالات متداول