الگو و راهنمای HR SOP برای رهبران منابع انسانی

SOPهای منابع انسانی فقط برای دپارتمان منابع انسانی مناسب نیستند، بلکه برای اطمینان از اینکه فرآیندهای شما ساده، استاندارد و مؤثر هستند، بسیار مهم هستند. این امر به ویژه زمانی مهم است که 62 درصد از روز کاری را می توان به خاطر کارهای تکراری و پیش پا افتاده از دست داد. ایجاد SOP ها می تواند به بخش منابع انسانی شما کمک کند تا در زمان و تلاش خود صرفه جویی کنند و به آنها اجازه می دهد بر روی ابتکارات تاثیرگذار و استراتژیک تمرکز کنند که می تواند ارزش تجاری منابع انسانی را افزایش دهد.

در این مقاله، ما در مورد اینکه SOP های منابع انسانی چیست، چگونه می توانند اثربخشی، بهره وری و تأثیر تجاری منابع انسانی را افزایش دهند و چگونه می توانید SOP های منابع انسانی ایجاد کنید، بحث خواهیم کرد. شما همچنین به یک قالب آماده برای استفاده HR SOP دسترسی خواهید داشت، بنابراین لازم نیست از ابتدا شروع کنید. بیایید شیرجه بزنیم!

مطالب
SOP در منابع انسانی چیست؟
اهمیت ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی با SOP
ایجاد SOP های منابع انسانی
نمونه HR SOP
قالب HR SOP

SOP در منابع انسانی چیست؟

رویه عملیاتی استاندارد منابع انسانی (SOP) یک راهنمای مستند با دستورالعمل های گام به گام است که فرآیندها، خط مشی ها و رویه های خاصی را برای بخش منابع انسانی که باید دنبال شود، تشریح می کند.

SOPهای منابع انسانی همه حوزه های عملکرد منابع انسانی، از جمله کسب استعداد و مدیریت، یادگیری و توسعه، تجربه کارکنان و غیره را پوشش می دهند. آنها عملیات منابع انسانی را استاندارد می کنند و تضمین می کنند که شما و تیم شما وظایف منابع انسانی را به شیوه ای سازگار و قانونی و در راستای اهداف سازمانی انجام می دهید.

SOP منابع انسانی معمولاً شامل:

• هدف و محدوده سند
• افرادی که مسئول هر کار یا تصمیمی هستند
• دستورالعمل گام به گام برای روش
• اطلاعات مربوط به الزامات قانونی منابع انسانی باید رعایت شود
• چارچوب های زمانی رویه
• رهنمودهایی در مورد نحوه مستندسازی فرآیند
• هر گونه فرم یا الگوی مرتبط

بسته به زمینه سازمان شما، SOPهای منابع انسانی که ایجاد می کنید متفاوت به نظر می رسند. برای مثال، SOPهای منابع انسانی در سازمان‌های بزرگ‌تر دقیق‌تر و رسمی‌تر هستند، در حالی که سازمان‌های کوچک‌تر اغلب کمتر رسمی هستند و فضای بیشتری برای بداهه‌پردازی دارند. اگر در صنعت تولید کار می کنید، SOPهایی که ایجاد می کنید ممکن است نیاز به تمرکز بیشتر روی اقدامات ایمنی و رعایت مقررات خاص صنعت داشته باشند.

اهمیت ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی با SOP

فرآیندها و عملیات استاندارد شده تا حد زیادی به نفع هر بخش منابع انسانی و سازمان گسترده تر است. در اینجا چند دلیل وجود دارد که چرا برای تیم شما داشتن SOPهای منابع انسانی مهم است.

اطمینان از سازگاری و استانداردسازی

SOPها تیم شما را قادر می سازد تا فرآیندهای منابع انسانی را به طور مداوم در سراسر سازمان انجام دهد. این استانداردسازی به حذف اختلافات و سردرگمی ها، به حداقل رساندن خطاها و اطمینان از اینکه با همه کارکنان به طور منصفانه و یکسان رفتار می شود، کمک می کند. SOPها همچنین به کاهش سوگیری شخصی یا ذهنیت در تصمیم گیری کمک می کنند، مانند زمانی که صحبت از استخدام، ترفیع یا اقدامات انضباطی می شود.

به عنوان مثال، هنگام تعیین پاداش یا پاداش، یک رویکرد استاندارد معیارهای ثابتی را اعمال می کند تا کارکنان در نقش های مشابه با سطوح عملکرد مشابه، پاداش های عادلانه دریافت کنند. این رویکرد خطر عدم تطابق دستمزدها را کاهش می‌دهد، شفافیت را ترویج می‌کند و تصمیم‌های جبرانی را بر اساس عوامل عینی به جای اختیار یا تعصب فردی استوار می‌کند.

افزایش کارایی و بهره وری

SOPها با تقسیم وظایف پیچیده به مراحل قابل مدیریتی که اعضای تیم می توانند دنبال کنند به ساده سازی فرآیندهای معمول کمک می کند. تیم شما می‌تواند به‌جای صرف زمان برای کشف فرآیندها، دستورالعمل‌های واضحی را در مورد آنچه باید انجام شود، نحوه انجام آن و به چه ترتیبی دنبال کند.

به‌عنوان مثال، با یک SOP استاندارد شده، تیم‌های منابع انسانی در چندین مکان می‌توانند به طور مداوم و مؤثر به استخدام‌های جدید با تجربه‌ای راحت از سوار شدن به هواپیما ارائه دهند.

با کاهش زمان و تلاش صرف شده برای تکمیل وظایف معمول، منابع انسانی می تواند بر ابتکارات استراتژیک و ارزش افزوده بیشتری مانند توسعه رهبری، برنامه ریزی جانشین پروری یا برنامه های DEIB تمرکز کند. این به بخش منابع انسانی اجازه می دهد تا تأثیر و نفوذ خود را در سازمان افزایش دهد.

حفظ انطباق و مدیریت ریسک ها

رسمی کردن فرآیندها و تنظیم استانداردهای منابع انسانی روشن، تضمین می کند که منابع انسانی با قوانین کار، مقررات و استانداردهای صنعت مطابقت دارد.

SOPهای منابع انسانی یک رویکرد استاندارد را برای پیروی از مقررات معرفی می کنند، دستورالعمل هایی را در مورد نگهداری سوابق و مستندات ارائه می دهند و چارچوبی برای به روز رسانی فرآیندها با تغییر قوانین و مقررات ارائه می دهند. به این ترتیب، سازمان ها خطرات مربوط به عدم رعایت را کاهش داده و از مسائل قانونی و مجازات های احتمالی اجتناب می کنند.

دستورالعمل هایی را برای کارکنان جدید منابع انسانی ارائه دهید

SOP ها می توانند ابزار بسیار مؤثری برای به روز رسانی کارکنان جدید منابع انسانی شما باشند. آنها به استخدام کنندگان جدید یک مسیر یادگیری ساختاریافته را برای آشنایی با فرآیندهای معمول و کمک به آنها در درک انتظارات سازمان ارائه می دهند.

کارمندان جدید سریعتر مولد می شوند. در طول و بعد از دوره نصب، SOPها می‌توانند به عنوان یک ابزار مرجع مداوم عمل کنند، به‌ویژه زمانی که با موقعیت‌ها یا وظایف ناآشنا مواجه می‌شوند.

علاوه بر این، همه کارمندان جدید منابع انسانی بدون توجه به اینکه چه کسی یا کجا سوار شده اند، اطلاعات و آموزش یکسانی را دریافت خواهند کرد. این یکنواختی تضمین می کند که خدمات منابع انسانی همچنان قابل اعتماد و با کیفیت هستند. به عنوان مثال، اگر هر استخدام جدید منابع انسانی مراحل یکسانی را برای پردازش حقوق و دستمزد دنبال کند، احتمال وقوع خطا کمتر است و بدون توجه به اینکه چه کسی آن را مدیریت می کند، روند یکسان باقی می ماند.

تشویق به بهبود مستمر

هنگامی که شما یک خط پایه واضح و ثابت برای نحوه انجام وظایف دارید، می توانید کارایی و اثربخشی عملیات منابع انسانی را ارزیابی کنید. SOPها به شما کمک می کنند فرآیندهای اضافی یا قدیمی را شناسایی کنید و آنها را حذف یا بهبود بخشید. همچنین درک اینکه چه زمانی ممکن است ناکارآمدی یا عملکرد ضعیفی وجود داشته باشد را آسان‌تر می‌کند.

برای مثال، اگر SOP استخدام یک چارچوب زمانی مشخص برای هر مرحله مشخص کند، تشخیص هر گونه انحراف از این بازه‌های زمانی بسیار آسان‌تر است. این ممکن است نشان دهد که فرآیند واقعی بیشتر از آنچه SOP پیشنهاد می‌کند طول می‌کشد، و شما باید SOP خود را به‌روزرسانی کنید، یا ممکن است کارمندان مسئول فرآیند استخدام ضعیف عمل کنند.

ایجاد SOP های منابع انسانی

1. شناسایی کنید که کدام فرآیندهای منابع انسانی به SOP نیاز دارند

با شناسایی فرآیندهای منابع انسانی که می توانند بیشترین سود را از استانداردسازی ببرند، شروع کنید. هدف شما اولویت بندی فرآیندهایی است که حیاتی ترین هستند یا بیشترین تأثیر را بر سازمان دارند. شما می توانید با استفاده از ماتریس Criticality-Impact یک ممیزی از فرآیندهای موجود خود انجام دهید:

هنگامی که فرآیندها را اولویت بندی کردید، آنها را با ارزیابی بیشتر تجزیه کنید:

• چه کسی درگیر است: فرآیندهایی که شامل تیم‌ها، بخش‌ها یا ذینفعان متعدد می‌شوند، احتمالاً از داشتن SOP سود می‌برند تا اطمینان حاصل شود که همه مراحل یکسانی را دنبال می‌کنند.
• سطوح ریسک: اولویت‌بندی فرآیندهایی با ریسک‌های بالا (قانونی، مالی، یا شهرت)، مانند اخراج کارکنان، اقدامات انضباطی، یا مستندسازی اطلاعات حساس.
• فرکانس و حجم فرآیند: روی فرآیندهایی که به طور مکرر انجام می شوند تمرکز کنید و شامل تعداد زیادی از نقاط تماس یا تعامل است.

2. اطلاعات جمع آوری کنید

هنگامی که مشخص کردید کدام فرآیندها به SOP نیاز دارند، زمان جمع آوری اطلاعات در مورد آنها فرا می رسد. این شامل:

• فرآیند را درک کنید: درک گسترده ای از فرآیندی که در حال مستندسازی هستید به دست آورید. با اعضای تیم منابع انسانی یا ذینفعان مربوطه صحبت کنید تا اهداف، ذینفعان، مراحل، بهترین شیوه ها و سایر اطلاعات مربوط به فرآیندها را درک کنید.
• با متخصصان موضوع مشورت کنید: از کسانی که در فرآیندهایی که می خواهید برای آنها SOP بنویسید تجربه دارند، نظر بگیرید. آنها می توانند بینش های ارزشمندی در مورد تفاوت های ظریف و چالش های فرآیندها ارائه دهند و به جامع تر و دقیق تر کردن SOP شما کمک کنند.
• رویه‌های موجود را مرور کنید: سیاست‌ها یا رویه‌های مرتبط را مرور کنید و مطمئن شوید که آن‌ها را در SOPهایی که ایجاد می‌کنید، لحاظ کنید.

3. مراحل، مسئولیت ها و چارچوب های زمانی را مشخص کنید

با تقسیم هر فرآیند به وظایف فردی شروع کنید و آنها را به ترتیب ترتیب لیست کنید. برای حفظ مسئولیت پذیری، باید به وضوح مشخص کنید که کدام نقش، فرد یا تیم مسئول تکمیل هر کار است.

اگر فرآیندهای پیچیده تری دارید که شامل چندین عضو تیم می شود، می توانید از ابزارهایی مانند ماتریس RACI برای روشن کردن نقش ها و مسئولیت ها استفاده کنید. این امر هرگونه سردرگمی را در مورد اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است به حداقل می‌رساند، به‌ویژه در مورد فرآیندهای متقابل.

همچنین باید یک جدول زمانی مشخص برای هر مرحله از فرآیند تعیین کنید تا مطمئن شوید وظایف به سرعت و کارآمد انجام می شوند. ضرب الاجل های واقع بینانه تعیین کنید و زمان بافر را در نظر بگیرید تا تاخیرهای غیرمنتظره را در نظر بگیرید. اگر مطمئن نیستید که یک چارچوب زمانی معقول برای یک کار چیست، با اعضای تیمی که قبلاً آن را انجام داده اند صحبت کنید تا ایده بگیرید.

4. یک راهنمای سبک ایجاد کنید

اگر می خواهید یکپارچگی را در بخش منابع انسانی خود ایجاد کنید، با SOP ها شروع کنید. یک راهنمای سبک برای ایجاد اسناد SOP واضح و مختصر ایجاد کنید که دیگران بتوانند از آن پیروی کنند. این اطمینان حاصل می کند که همه SOP های شما با یکدیگر هماهنگ هستند و به شما کمک می کند تا زمانی که نیاز به ایجاد یک SOP جدید دارید زمان را کاهش دهید.

بنابراین، چه چیزی را می توانید در این راهنمای سبک قرار دهید؟ خوب، این بستگی به زمینه خاص سازمان شما دارد، مانند صنعت، سبک ارتباطی ترجیحی یا کشوری که در آن قرار دارید. همانطور که گفته شد، در اینجا چند عنصر متداول وجود دارد که می توانید آنها را شامل کنید:

• زبان ساده و بدون اصطلاحات تخصصی : مطمئن شوید که SOPها خوانا و قابل درک هستند. اگر کارمندان شما دستورالعمل ها را درک نکنند، نمی توانند آنها را دنبال کنند و فرآیند را انجام دهند.
• قالب بندی و ساختار منسجم : دستورالعمل های دقیق در مورد نحوه قالب بندی سند (به عنوان مثال، نوع قلم، اندازه قلم، عنوان و عنوان فرعی، گلوله ها، شماره گذاری، و غیره) و ساختاری که باید دنبال شود را ارائه دهید.
• کمک های بصری: از چک لیست ها، فلوچارت ها یا نمودارها برای ایجاد وضوح بیشتر، به خصوص برای فرآیندهای پیچیده استفاده کنید. فراموش نکنید که بهترین روش‌ها را در مورد نحوه ترکیب این عناصر و پیوند آنها با ابزارها یا نرم‌افزارهای ایجاد وسایل کمک بصری بگنجانید.
• اصطلاحات استاندارد شده: فهرستی از اصطلاحات و اختصارات را که افراد می توانند در همه SOP ها استفاده کنند را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که همه اصطلاحات موجود در SOP ها را درک می کنند.

5. SOPها را بررسی و تایید کنید

فراموش نکنید که کارشناسان موضوع SOPها را برای اطمینان از دقیق و کامل بودن آنها بررسی کنند. همیشه مفید است که یک یا چند مجموعه چشم داشته باشید تا هرگونه اشتباه یا اشتباهی را که ممکن است از قلم انداخته باشید، تشخیص دهید، به خصوص زمانی که این اسناد به عنوان دستورالعملی برای همه کارکنان منابع انسانی عمل می کند.

6. یک مخزن متمرکز SOP ایجاد کنید

اکنون که SOPهای خود را دارید، به این فکر کنید که می خواهید آنها را کجا ذخیره کنید تا امن باشند اما دسترسی به آنها آسان باشد و برای بخش منابع انسانی خود حرکت کنید. در اینجا سه گزینه وجود دارد که می توانید در نظر بگیرید:

صرف نظر از اینکه کدام گزینه را انتخاب می کنید، اجرای کنترل دسترسی قوی برای محافظت از اطلاعات حساس و حفظ یکپارچگی SOP را فراموش نکنید. می توانید پیاده سازی کنید:

• دسترسی مبتنی بر نقش : بر اساس نقش‌هایشان، فقط به کارمندان مجاز اجازه دهید SOPهای خاص را مشاهده و ویرایش کنند.
• احراز هویت کاربر : از اقداماتی مانند رمزهای عبور پیچیده یا احراز هویت دو مرحله ای برای محافظت از مخزن خود استفاده کنید.
• مسیرهای حسابرسی: ردیابی و مستندسازی افرادی که به اسناد موجود در مخزن شما دسترسی دارند یا آنها را تغییر می دهند تا در صورت وجود اختلافات یا نگرانی های امنیتی از آنها استفاده کنند.

7. تیم منابع انسانی خود را آموزش دهید

یک راهنمای با دستورالعمل‌های واضح و سرراست ایجاد کنید تا به تیم خود کمک کنید تا SOPها را در کارهای روزمره خود هدایت، درک و به کار ببندند. دستورالعمل هایی را در مورد نحوه انجام موارد زیر درج کنید:

• دسترسی به مخزن و پیمایش آن : دستورالعمل های گام به گام در مورد نحوه دسترسی به SOP های منابع انسانی ارائه دهید، به بخش های سمت راست بروید و از عملکرد جستجو استفاده کنید.
• پیمایش ساختار SOP : ساختار SOP و آنچه هر بخش شامل آن است را توضیح دهید.
• اعمال SOP ها : مثال هایی از نحوه استفاده از SOP ها در موقعیت های کاری واقعی ارائه دهید.

می‌توانید این راهنما را در قالب مکتوب داشته باشید یا مواد تعاملی بیشتری مانند آموزش‌های ویدیویی را شامل کنید. اینها به عنوان مواد پشتیبانی مداوم برای تیم شما عمل می کنند که می توانند در هر زمان به آنها مراجعه کنند، بنابراین مطمئن شوید که به راحتی در دسترس هستند.

فراتر از اینها، برای اطمینان از اینکه تیم شما با استفاده از SOPهای جدید راحت است، باید آموزش ها و جلسات تجدید منظم منظم را سازماندهی کنید. یک هماهنگ کننده SOP اختصاص دهید که تیم شما می تواند هر زمان که به چیزی نیاز دارد به سراغش بیاید.

8. SOP ها را وارد کار کنید

اکنون زمان آن رسیده است که همه ذینفعان مربوطه را در مورد SOPهای جدید و نحوه استفاده از آنها آگاه کنیم. می توانید یک ایمیل حاوی تمام پیوندها و دستورالعمل های لازم ارسال کنید.

به خاطر داشته باشید که نام و اطلاعات تماس شخص تماس تعیین شده برای SOPs را در صورتی که هر کسی سؤالی دارد، ذکر کنید. استفاده از SOPها را به طور مرتب نظارت کنید تا مطمئن شوید که همه آنها را دنبال می کنند.

9. حفظ و بررسی

انجام بررسی‌های منظم SOPها به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که آنها مؤثر، مرتبط و همسو با بهترین شیوه‌ها و خط‌مشی‌های سازمان شما هستند.

اینکه هر چند وقت یکبار این بررسی ها را انجام می دهید به خود SOP یا زمینه وسیع تر بستگی دارد. بررسی های سالانه برای اکثر SOP ها کافی است. با این حال، مواردی که پویاتر هستند (به عنوان مثال، SOPهای مربوط به انطباق یا فناوری جدید) باید به طور مکرر مورد بازبینی قرار گیرند، مانند هر شش ماه یکبار. همچنین می توانید هر زمان که اتفاقی می افتد که نیاز به تغییر فوری SOP شما دارد، بررسی های مبتنی بر ماشه را انجام دهید.

از کسانی که به طور منظم از SOP ها استفاده می کنند، بازخورد جمع آوری کنید. می‌توانید نظرسنجی‌ها و پرسش‌نامه‌ها را ارسال کنید، بحث‌های یک به یک داشته باشید یا مستقیماً در SOP به فرم‌های بازخورد پیوند دهید. همچنین خوب است که یک هماهنگ کننده یا یک تیم متقابل برای بررسی و به روز رسانی SOPها داشته باشید. این تضمین می کند که روند بررسی سازگار و موثر است.

نمونه HR SOP

برای اینکه تصوری از اینکه یک SOP HR می تواند چگونه باشد، در اینجا یک نمونه SOP برای حضور کارکنان در یک شرکت خرده فروشی متوسط مستقر در ایالات متحده است. به خاطر داشته باشید که این یک مثال ساده از این است که یک SOP داخلی چگونه به نظر می رسد. هنگام ایجاد این سند، فراموش نکنید که آن را با شرایط و فرآیند منحصر به فرد سازمان خود تنظیم کنید.

قالب HR SOP

اگر می خواهید SOP های منابع انسانی را برای تیم خود ایجاد کنید اما مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، نگران نباشید! ما این قالب آماده برای استفاده HR SOP را برای کمک به شما در صرفه جویی در زمان و تلاش ایجاد کرده ایم. شما به راحتی می توانید قالب را بر اساس نیازها و الزامات بخش منابع انسانی و سازمان خود سفارشی کنید.

به سادگی روی دکمه زیر کلیک کنید تا الگو را دانلود کنید، و می توانید فوراً مستندسازی رویه ها و فرآیندهای منابع انسانی را شروع کنید.

غذای کلیدی

SOPهای منابع انسانی نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه تیم شما کارآمد، مولد و همسو هستند و می توانند خدمات منابع انسانی منسجم و با کیفیت را ارائه دهند، ایفا می کنند. مطمئن شوید که تاثیرگذارترین فرآیندها را برای ایجاد SOP انتخاب کرده اید و فراموش نکنید که این اسناد را به طور مرتب به روز کنید تا مطمئن شوید که فرآیندهای شما همیشه به روز هستند و مطابق با آنچه سازمان شما می خواهد به آن دست یابد.