داشبورد منابع انسانی و گزارش منابع انسانی چیست؟ مثال ها، تصاویر و نحوه انجام

داشبورد منابع انسانی و گزارش منابع انسانی بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت منابع انسانی است. هر دو ابزار برای تصمیم گیری آگاهانه در منابع انسانی مهم هستند. چرا؟ زیرا زمانی که شرکای تجاری منابع انسانی و سایر ذینفعان بینشی نسبت به سازمان خود ندارند، انجام این کار دشوار است. هرگز نترسید، گزارش منابع انسانی می تواند این را حل کند! چگونه؟ خوب، این همان چیزی است که این مقاله در مورد آن است. ما ارزش داشبورد منابع انسانی را تشریح خواهیم کرد.

ما مزایای گزارش منابع انسانی و همچنین داده ها و معیارهایی را که می تواند گنجانده شود، بررسی خواهیم کرد. ما همچنین یک گزارش تعاملی و چند الگوی داشبورد منابع انسانی را اضافه می‌کنیم تا بینش‌های عملی در مورد نحوه شروع کار به شما ارائه دهیم.

آیا می خواهید واقعاً بر مهارت های گزارش دهی قدرتمند تسلط داشته باشید و معیارها را به درستی دریافت کنید؟ معیارهای منابع انسانی و برنامه گواهی داشبورد ما را بررسی کنید.

مطالب
3 کارکرد گزارش منابع انسانی
نحوه ایجاد گزارش منابع انسانی
مشکلات گزارش منابع انسانی
معیارها در گزارش منابع انسانی
داشبورد منابع انسانی و الگوهای گزارش منابع انسانی
سوالات متداول

3 کارکرد گزارش منابع انسانی

گزارش گیری از نیروی کار یکی از وظایف اساسی منابع انسانی است. هنگامی که به درستی انجام شود، سه مزیت کلیدی برای منابع انسانی و مدیریت ارائه می دهد:

• نظارت بر منابع انسانی گزارش‌دهی منظم، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا با ردیابی معیارهای کلیدی نیروی کار، نبض سازمان‌ها را حفظ کند. روندها و فرصت های جدید را می توان در اوایل تشخیص داد و مشکلات نوظهور را می توان قبل از اینکه تأثیر قابل توجهی بر کسب و کار داشته باشد، مورد توجه قرار داد.
• اطلاعات مدیریت گزارش منابع انسانی نیز می تواند به مدیران در انجام بهتر کارشان کمک کند. گزارش منابع انسانی می تواند مدیران را در مورد پیشرفت های مربوطه در تیم ها و بخش خود مطلع کند. به عنوان مثال، زمانی که بخش بازاریابی با گردش مالی بالا و زمان زیادی برای استخدام دست و پنجه نرم می کند، مدیران به احتمال زیاد بر حفظ کارمندان تأکید می کنند و از خطراتی مانند زمان جایگزینی طولانی تر زمانی که فردی در شرف ترک است، آگاه خواهند بود.
• مناطق مشکل را ردیابی کنید. گزارش HR همچنین راهی عالی برای ردیابی مناطق مشکل اصلی به روشی شفاف ارائه می دهد. شفافیت در نرخ جابجایی به ازای هر مدیر، آنها را تشویق می‌کند تا به حفظ کارمندان توجه بیشتری داشته باشند، زیرا شهرت خودشان در خط است! با ردیابی نواحی مشکل، منابع انسانی می‌تواند موقعیت خود را برای ایجاد پیشرفت‌ها افزایش دهد.

نحوه ایجاد گزارش منابع انسانی

داشبورد منابع انسانی کارآمدترین راه برای نظارت، مدیریت، ردیابی و گزارش داده ها است. استفاده از این ابزار هوش تجاری شما را قادر می سازد KPI های منابع انسانی (شاخص های کلیدی عملکرد) را ردیابی، تجزیه و تحلیل و گزارش دهید.

قبل از شروع به ایجاد گزارش منابع انسانی، باید در مورد “چگونه” و “چه زمانی” به چند ملاحظات پرداخت.

خودکار در مقابل دستی

بسیاری از سازمان ها هنوز با گزارش های داده های موقت کار می کنند. به عنوان مثال، وقتی یک مدیر یا مدیر می خواهد چیزی در مورد نیروی کار سازمان بداند، از منابع انسانی می خواهد که گزارشی را برای آنها ارسال کند. پس از این درخواست، بخش داده های منابع انسانی برای تهیه این گزارش اضافه کاری خواهد کرد. این نمونه ای از گزارش دهی (ناکارآمد و واکنشی) است. گزارش‌های منابع انسانی باید به طور فعال (پیش‌گیرانه) مستقر شوند و بنابراین باید خودکار شوند.

اگر از نرم‌افزار خاصی برای ایجاد آن استفاده شود، می‌توان گزارش منابع انسانی را خودکار کرد – مانند Excel، Gusto یا BambooHR. گزینه های نرم افزاری زیادی در بازار وجود دارد – اینها برخی از بهترین داشبوردهای منابع انسانی هستند.

استاتیک در مقابل داشبورد

مطابق با نکته قبلی، هنوز تعداد قابل توجهی از سازمان ها با گزارش های دستی/کاغذی کار می کنند. این لزوماً بد نیست: وقتی اطلاعات به احتمال زیاد تغییر نمی کند، گزارش های کاغذی می توانند کاملاً مؤثر باشند.

علاوه بر این، ایمیلی حاوی گزارش ممکن است بیشتر از یک به‌روزرسانی نادر در داشبورد منابع انسانی دیده شود. این صرفاً به این دلیل است که مردم از داشبوردهایی استفاده نمی‌کنند که دائماً ارزش اضافه نمی‌کنند.

داشبورد منابع انسانی کارآمدترین راه برای نظارت، مدیریت و ردیابی داده ها است. با استفاده از این ابزار هوش تجاری، شما را قادر می سازد KPI های منابع انسانی (شاخص های کلیدی عملکرد) را ردیابی، تجزیه و تحلیل و گزارش دهید. این امکان را به شما ارائه می دهد تا جزئیات دقیق تر را بررسی کنید.

گردش مالی ممکن است معیار جالبی باشد، اما چه مقدار از این گردش مالی شامل ضررهای پشیمان شده است؟ وقتی مجری بدی می رود پلک نمی زنید، اما مثل این است که وقتی یک مجری با عملکرد بالا ترک می کند به پای خود شلیک کنید. این کارمندان مواد بالقوه مدیریت ارشد هستند. داشبوردهای تعاملی به شما این امکان را می‌دهند که اطلاعات خود را عمیق‌تر کنید و این مشاهدات را انجام دهید.

می‌توانید به همه کارکنان منابع انسانی دسترسی به این داشبورد بدهید یا دسترسی یا داده‌های مربوطه را برای پرسنل مربوطه فراهم کنید.

در حالی که داشبوردهای قبلی آموزش های ساده ای را ارائه می دهند، داشبوردهای پیشرفته تر به شما امکان می دهند آینده را از طریق الگوریتم های یادگیری ماشینی پیش بینی کنید. این بینشی در مورد نحوه رفتار کارمندان به دست می دهد، به عنوان مثال، اینکه کدام کارمندان در معرض خطر ترک کار هستند. این اطلاعات به طور بالقوه می تواند ارزش استراتژیک زیادی داشته باشد.

نکته: در این حالت داشبورد صرفاً وسیله نمایش اطلاعات است. پیش بینی ها با استفاده از ابزارهای تخصصی تحلیلی انجام می شود.

نمونه ای از داشبورد منابع انسانی با تعداد کار. برای بزرگنمایی کلیک کنید.
برای مثال های بیشتر، انتهای مقاله را بررسی کنید

فاکتور بهداشتی

نکته پایانی قبل از اینکه نمونه ای از گزارش منابع انسانی را به شما نشان دهیم: گزارش منابع انسانی اغلب به عنوان یک عامل بهداشتی در نظر گرفته می شود. این به این معنی است که مانند بهداشت، گزارش دقیق مورد قدردانی قرار نمی گیرد.

برای توضیح بهتر این مفهوم – تصور کنید که برای صرف غذا در یک رستوران بیرون آمده اید. به احتمال زیاد در مورد تمیز بودن یک رستوران نظر نمی دهید. این چیزی است که همه ما انتظار داریم! اما، اگر به شما کارد و چنگال کثیف داده شود، یا توالت ها نامرتب باشند – (به حق) شکایت خواهید کرد. بنابراین، برای ربط دادن این موضوع به منابع انسانی؛ گزارش دهی چندان مورد توجه قرار نمی گیرد مگر اینکه خطا رخ دهد. گزارش دقیق، مانند نظافت در یک رستوران، برای حفظ اعتبار ضروری است.

لوک اسمایر، بنیانگذار iNostix، چند سال پیش این را در مورد گزارش HR نوشت. ما فکر می کنیم که به خوبی این احساس را نشان می دهد.

البته، هر بخش منابع انسانی باید در این سطح گزارش‌دهی «کلاسیک» (بسیار خوب) باشد. بدون بحث بدون بحث فقط انجامش بده این سطح باید عملکردی کاملاً خودکار، بسیار مؤثر، فوق‌العاده سریع، برش و قطعه قطعه کردن، آسان برای خواندن، ساختار مناسب، «فقط بر روی دکمه کلیک کنید» در هر سازمانی باشد.

هنوز هر سازمانی در مرحله “بسیار موثر و فوق سریع” نیست. با این حال، هر سازمانی باید در گزارشگری منابع انسانی خود بسیار موثر باشد.

مشکلات گزارش منابع انسانی

مشکلات متعددی در رابطه با گزارش منابع انسانی وجود دارد. مهم است که به این موارد توجه کنید زیرا از گرفتار شدن شما در یک چرخه گزارش بی پایان جلوگیری می کند.

• گزارش منابع انسانی خود را خودکار کنید: سعی نکنید هر گزارش را به صورت دستی تولید کنید. این بسیار ناکارآمد است و ظرفیت بخش داده های منابع انسانی شما را تخلیه می کند. همه گزارش‌هایی که در این مقاله توضیح داده شده‌اند به راحتی می‌توانند خودکار و خودکار تولید شوند.
• اطلاعات مرتبط را ارائه دهید: سعی نکنید همه را خوشحال کنید. اگر بتوانید 80 درصد مردم را با 20 درصد اطلاعات راضی کنید، این بهترین راه حل است. ایجاد یک داشبورد بیش از حد پیچیده و گزارش در مورد داده های نامربوط ممکن است به تعامل کم با گزارش ها یا داشبوردها منجر شود و در نتیجه تأثیر آن را کاهش دهد.
• رفع اشتباهات: داده های منابع انسانی دارای خطای انسانی خواهند بود! مهم نیست که نرم افزار، فرآیندها و کارکنان شما چقدر کارآمد هستند – اشتباهاتی وجود خواهد داشت. هنگامی که اشتباهات رخ می دهد، آنها را در سیستم های منبع رفع کنید. و مطمئن شوید که رویه هایی ایجاد می کنید که در ورودی داده ها پویا هستند.

معیارها در گزارش منابع انسانی

چندین معیار مهم وجود دارد که باید در گزارش منابع انسانی گنجانده شود. توجه داشته باشید که اکثر آنها معیارهای سطح بالا هستند زیرا یک نمای کلی سازمانی ارائه می دهند. ما فهرست‌های متعددی از معیارهای منابع انسانی، از جمله معیارهای استخدام و معیارهای عملکرد را در این پلتفرم منتشر کرده‌ایم. اینها را می توان برای داشبوردهای تخصصی استفاده کرد. متداول ترین معیارهای HR که در مورد آنها گزارش می شود عبارتند از:

• ارشدیت
• جنسیت : تمایز رایج برای حفاری در داده‌های تنوع (به نمونه داشبورد منابع انسانی در زیر مراجعه کنید)
• سن : سن در نیروی کار چند نسلی امروزی اهمیت فزاینده ای پیدا می کند. سن برای برنامه ریزی استراتژیک محل کار و برنامه ریزی جانشین پروری مهم است. همچنین اغلب یک نقطه تمرکز کلیدی برای سازمان هایی است که می خواهند نوآوری و سازماندهی مجدد کنند.
• سطح تحصیلات : سطح تحصیلات فقط باید در صورت موجود بودن و زمانی که با اهداف کلی سازمان مرتبط باشد درج شود. در غیر این صورت، خطر این را دارد که در گزارش منابع انسانی یک «متریک بیهودگی» باشد.

• نوع عملکرد: معیارهایی مانند نوع عملکرد یا خوشه های تابع ممکن است به تشخیص گروه های مختلف در شرکت کمک کند. یک مثال می تواند مدیریت عالی، مدیریت میانی، پرسنل تولید و کارکنان پشتیبانی باشد.
• FTE: معادل تمام وقت ساعات کار یک کارمند به صورت تمام وقت است. تعداد FTE اغلب کمتر از تعداد کل کارکنان است. این امر به ویژه در صورتی صادق است که تعداد زیادی از کارگران پاره وقت در سازمان حضور داشته باشند.
  FTE اندازه گیری دقیقی از حجم کل کار در سازمان ارائه می دهد. علاوه بر این، افرادی که کمتر از 1 FTE کار می کنند را می توان کارگر پاره وقت در نظر گرفت.
• کارکنان فعال : این معیار تعداد کارکنان شاغل در سازمان را نشان می دهد.
• گردش مالی : این معیار تعداد و/یا درصد کارمندانی را که در دوره قبل ترک کرده اند را نشان می دهد. نحوه محاسبه گردش مالی کارکنان را اینجا بخوانید.
• استخدام های جدید : این معیار تعداد و/یا درصد کارکنان جدیدی را نشان می دهد که در سال گذشته به سازمان پیوسته اند.
• میزان غیبت : این معیار درصدی از غیبت کارکنان را به طور متوسط در دوره قبل نشان می دهد. بازنمایی دیگر از این تعداد، مجموع روزهای غیبت هر کارمند است.
• هزینه غیبت : این معیار یک معیار استاندارد نیست، اما می‌تواند نرخ غیبت ذکر شده قبلی را با پیوست کردن آن به یک عدد مالی ملموس‌تر کند.
• هزینه نیروی کار : هزینه نیروی کار مجموع پولی است که یک سازمان به نیروی کار خود می پردازد. این عدد شامل مزایای کارکنان و مالیات بر حقوق است. هزینه نیروی کار را می توان به هزینه های مستقیم یا غیرمستقیم تقسیم کرد. هزینه های مستقیم، هزینه های نیروی کار مرتبط با افرادی است که در فرآیند اولیه مشارکت دارند (کارگر خط مونتاژ). هزینه های غیرمستقیم را نمی توان در سطح خاصی از تولید (یک فرد امنیتی نگهبان کارخانه) ردیابی کرد.
• هزینه آموزش: هزینه آموزش نشان دهنده کل مبلغی است که یک شرکت برای آموزش نیروهای جدید و نیروی کار موجود هزینه می کند.
• هزینه استخدام : کل هزینه تلاش های استخدام. معمولاً شامل هزینه‌های آژانس‌های خارجی، آگهی‌های شغلی و گاهی اوقات کاهش بهره‌وری می‌شود. هزینه های استخدام بسیار بیشتر است. به عنوان مثال می توان به هزینه زمان مدیریت در انتخاب و آموزش، و فرسودگی – مدت زمان ماندن یک کارمند در پست اشاره کرد.
• زمان پر کردن : قبلاً به زمان پر کردن اشاره کرده ایم. این تعداد روزهای بین باز شدن یک موقعیت و پذیرش آن موقعیت توسط نامزد است. این معیار به طور قابل توجهی بین انواع شغل متفاوت است: برای مثال، پیدا کردن توسعه‌دهندگان نرم‌افزار، تحلیلگران داده‌های بزرگ و فروشندگان بسیار ماهر بسیار سخت‌تر از بازاریابان سطح ابتدایی است.

این به هیچ وجه یک لیست جامع نیست. معیارهای دیگری که می توان گنجانده شود عبارتند از:

داشبورد منابع انسانی و الگوهای گزارش منابع انسانی

برای نشان دادن دقیقاً منظور ما، در اینجا تعدادی نمونه از گزارش HR در عمل آورده شده است.

داشبورد بالا HR

داشبورد منابع انسانی: بیماری و غیبت

داشبورد منابع انسانی: شبکه جعبه استعداد 9

این داشبورد به شما کمک می‌کند بفهمید که کارکنان شما در کجای شبکه 9 جعبه قرار دارند.

داشبورد منابع انسانی: تنوع

ماتریس جریان پرسنل

ثبت تعداد افرادی که به سازمان می پیوندند و سازمان را ترک می کنند اغلب کافی نیست زیرا تصویر کاملی را برای شما ارائه نمی دهد. یک راه حل می تواند یک ماتریس جریان پرسنل باشد. چنین ماتریسی روشی عالی برای نشان دادن تعداد افرادی که به شرکت پیوستند، ارتقا یافتند و شرکت را ترک کردند و همچنین نحوه جمع آوری این اعداد ارائه می دهد.

این جدول با ظاهری پیچیده نمونه کاملی از ماتریس جریان پرسنل است. این ردیف ها نشان دهنده چهار دسته پرسنل (A، B، C و D) و تغییرات بین سال های 2018 و 2019 است. به عنوان مثال، در طول سال 2018، 10 نفر از یک پست مدیریتی میانی به یک پست مدیریتی عالی رفتند.

کل کارکنان در 1-1-2019 در ردیف پایین نمایش داده می شوند، در حالی که کل کارکنان در 1-1-2018 در سمت راست ترین ستون نمایش داده می شوند. مجموع گردش مالی سال 2018 در ستون گردش مالی نشان داده شده است و ترفیعات / تنزل رتبه ها در ماتریس نشان داده شده است.

این بررسی اجمالی به تجسم رشد سازمانی، گردش مالی کمک می کند (این سازمان دارای گردش مالی کم در بخش کارکنان تولید خود است، اما همه بخش های دیگر با سطوح گردش مالی بیش از 10٪ مبارزه می کنند). همچنین توسعه پرسنل خود را تجسم می کند (به افزایش 10 درصدی مدیریت ارشد، از 45 نفر در سال 2018 به 50 نفر در سال 2019 توجه کنید).

از یک طرف، جدولی مانند این یک نمای کلی عالی ارائه می دهد، از سوی دیگر، به شناسایی برخی از حوزه های اصلی مشکل سازمانی کمک می کند.

داشبورد عمومی HRIS

این HRIS گزارشی است که ما بیشتر به آن افتخار می کنیم. این بخشی از برنامه گواهی تجزیه و تحلیل افراد ما است که در آن دانش آموزان ما یاد می گیرند که چگونه این گزارش دقیق را با اتصال مجموعه داده های متعدد با استفاده از Power BI ایجاد کنند. همانطور که خودتان می بینید، گزارش کاملا تعاملی است!

مثال عالی دیگر، ابتکار ارزش گذاری استعداد شما، از مؤسسه دارای حق چاپ و توسعه کارکنان و توسعه (CIPD) است.

CIPD – یک انجمن حرفه ای برای مدیریت منابع انسانی – منابع بزرگی از جمله مطالعه موردی در Capgemini را فراهم می کند. این مطالعه موردی با تیم تحلیل افراد خود Capgemini توسعه داده شد. این گزارش شامل چند نمونه عالی از داشبوردهای منابع انسانی است (البته همه داده ها ساختگی هستند).

اگر می‌خواهید نحوه کار با داده‌ها و Excel & PowerBI برای ایجاد این گزارش را بیاموزید، صفحه دوره تحلیل منابع انسانی را بررسی کنید.

کلام پایانی

گزارش‌دهی منابع انسانی و داشبوردهای منابع انسانی اغلب پله‌ای برای سازمان‌هایی هستند که می‌خواهند به سمت تجزیه و تحلیل منابع انسانی حرکت کنند – و به همین دلیل است که این موضوع بسیار مهم است. بسته به شرکتی که برای آن کار می کنید، داده های متفاوتی مرتبط خواهند بود. در ایجاد گزارش منابع انسانی خود موفق باشید!

سوالات متداول