سوء استفاده از FMLA: چیست و چگونه می توان آن را تشخیص داد و از آن جلوگیری کرد

سوء استفاده از FMLA (قانون مرخصی پزشکی و خانوادگی) محیط کار را مختل می کند و اعتماد به کارکنان و بین آنها را تضعیف می کند. به حداقل رساندن سوء استفاده از FMLA بسیار مهم است – با توجه به اینکه بیش از 56٪ از کارمندان ایالات متحده تحت پوشش قانون قرار دارند، مهم است که استراتژی هایی برای مقابله با سوء استفاده احتمالی و حفظ یک محیط کاری منصفانه برای همه وجود داشته باشد.

در حالی که هیچ داده قطعی در مورد شیوع سوء استفاده از FMLA وجود ندارد، کارفرمایان علیه کارمندان متهم به آن شکایت کرده اند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، آگاهی از سوء استفاده از FMLA بسیار مهم است. این مقاله به این موضوع می پردازد که سوء استفاده از FMLA چگونه به نظر می رسد و چگونه می توانید با آن مقابله کنید.

مطالب
سوء استفاده از FMLA چیست؟
انواع رایج سوء استفاده از FMLA
نقض FMLA: 5 پرچم قرمز که باید مراقب آن باشید
نمونه هایی از سوء استفاده از FMLA
نحوه شناسایی و پیشگیری از سوء استفاده از FMLA
رسیدگی به سوء استفاده از FMLA
سوالات متداول

سوء استفاده از FMLA چیست؟

قانون مرخصی خانواده و پزشکی (FMLA) یک قانون ایالات متحده است که برای همه کارفرمایان دولتی و خصوصی با بیش از 50 کارمند اعمال می شود. این کارفرمایان را ملزم می کند که به کارکنان واجد شرایط تا 12 هفته مرخصی بدون حقوق به دلایل پزشکی ارائه دهند.

سوء استفاده از FMLA زمانی رخ می دهد که کارمندان تحت قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی خارج از هدف مورد نظر خود مرخصی می گیرند. نمونه هایی از نقض FMLA شامل استفاده از آن برای موقعیت های غیرپزشکی یا استفاده از مرخصی بیش از حد مجاز است.

FMLA برای محافظت از کارمندان در برابر خاتمه قرارداد کار در صورت نیاز به مرخصی برای درمان پزشکی، تمایل به نوزاد یا فرزندخوانده/خوانده یا مراقبت از یک عضو بیمار یا مجروح خانواده طراحی شده است. متأسفانه، برخی از کارمندان از آن سوء استفاده می کنند تا بیش از آنچه که حق دارند مرخصی بگیرند.

پیامدهای سوء استفاده از FMLA عبارتند از:

• اختلال غیرضروری در جریان کار که بر بهره وری تأثیر می گذارد
• وظایف اداری بیهوده برای منابع انسانی
• بار ناعادلانه بر دوش کارکنانی که باید سستی را بردارند
• رنجش در میان کارمندانی که متوجه می شوند همکارانشان مرخصی بی دلیل دریافت می کنند.

سوء استفاده از FMLA در مقابل تقلب FMLA

سوء استفاده از FMLA زمانی به کلاهبرداری FMLA تبدیل می شود که شامل کلاهبرداری یا جعل برای دریافت مرخصی FMLA باشد. به عنوان مثال، کارمندی که اسناد پزشکی را جعل می کند تا یک وضعیت سلامتی را ادعا یا اغراق کند، مرتکب کلاهبرداری FMLA شده است.

کارمندی که این کار را انجام می دهد حق خود را برای بازگرداندن به کار از دست می دهد و همچنین ممکن است کارش خاتمه یابد.

انواع رایج سوء استفاده از FMLA

مهم است که از راه های مختلفی که کارمندان ناصادق می توانند از حقوق FMLA خود بهره ببرند، آگاه باشید. رایج ترین انواع سوء استفاده از FMLA عبارتند از:

• ارائه نادرست شرایط پزشکی: این زمانی است که کارمند یک مشکل سلامتی را تظاهر می کند یا یک بیماری جزئی را اغراق می کند. آنها ممکن است برای دریافت مرخصی FMLA به دنبال مراقبت پزشکی باشند و علائم خود را جعلی یا دروغ بگویند. دیگران ممکن است وضعیت سلامتی یکی از اعضای خانواده را نادرست معرفی کنند و برای مراقبت از آنها درخواست مرخصی از FMLA کنند.
• استفاده نادرست از مرخصی متناوب: FMLA به کارکنان اجازه می دهد تا به طور دوره ای در بلوک های کوتاه برای شرایط بهداشتی واجد شرایط خود مرخصی بگیرند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد برای قرار ملاقات‌های پزشکی یا زمانی که علائمشان تشدید می‌شود، کار را از دست بدهند. با این حال، اجتناب از کار نامطلوب، تماس بیمار برای خماری، یا ترک زودهنگام کار برای یک رویداد اجتماعی را آسان می کند. بهره‌برداری از مرخصی متناوب ممکن است شایع‌ترین شکل سوء استفاده از FMLA باشد و همچنین اثبات آن دشوار است.
• استفاده نادرست از مرخصی برای فعالیت های دیگر: کارمندان باید از مجوز FMLA فقط به دلایل پزشکی تایید شده استفاده کنند. با این حال، همانطور که برخی از کارکنان از مرخصی متناوب FMLA سوء استفاده می کنند، می توانند از مرخصی مداوم FMLA نیز سوء استفاده کنند. یک مثال زمانی است که یک کارمند مرخصی FMLA خود را صرف کار دیگری می کند.
• گواهی های تقلبی: برخی از کارمندان تا آنجا پیش می روند که به پزشک مراجعه می کنند یا حتی فرم های مجوز پزشکی را جعل می کنند تا مرخصی FMLA خود را بدون توصیه ارائه دهنده مراقبت های پزشکی تمدید کنند. ارائه مدارک جعلی یا تغییر یافته برای درخواست FMLA چیزی است که سوء استفاده از FMLA را به کلاهبرداری FMLA تبدیل می کند.

نقض FMLA: 5 پرچم قرمز که باید مراقب آن باشید

در حالی که تشخیص نقض FMLA می تواند دشوار باشد، می توانید مراقب الگوهای رفتاری خاصی باشید که به طور بالقوه نشانه سوء استفاده از FMLA هستند. پرچم های قرمزی که باید مراقب آنها باشید عبارتند از:

پرچم قرمز 1: غیبت های منظم همزمان با تعطیلات یا آخر هفته ها

کارمندی که دائماً درخواست مرخصی FMLA می کند که به طور اتفاقی تعطیلات آخر هفته یا تعطیلات آنها را تمدید می کند، می تواند نشان دهد که از این مرخصی برای راحتی خود استفاده می کند و نه برای ضرورت پزشکی. این باعث شده است که مردم به طعنه FMLA را “قانون مرخصی جمعه دوشنبه” بخوانند.

پرچم قرمز 2: اسناد ناکافی یا یادداشت های مشکوک پزشکان

عدم ارائه مدارک پزشکی مربوطه توسط یک کارمند هنگام درخواست مرخصی FMLA می تواند نشان دهنده عدم صداقت از جانب آنها باشد. اگر یادداشت‌های پزشک یا گواهی‌های پزشکی مبهم باشد یا از منابع ناسازگار آمده باشد، همین امر صدق می‌کند.

پرچم قرمز 3: شرکت در فعالیت هایی که با ادعاهای پزشکی در تضاد است

یک کارمند ممکن است ادعا کند که دارای یک وضعیت پزشکی است که او را برای کار ناسازگار می کند، اما ممکن است در فعالیت هایی شرکت کند که نشان می دهد واقعاً بیمار نیستند. منابع انسانی اغلب زمانی از این موقعیت‌ها آگاه می‌شوند که کارمند دیگری شاهد عینی است یا شواهدی را در رسانه‌های اجتماعی می‌بیند و حادثه را گزارش می‌کند.

پرچم قرمز 4: درخواست مرخصی ناگهانی پس از اقدامات انضباطی

برخی از کارمندان برای جلوگیری از توبیخ پس از دریافت یک هشدار رسمی یا غیر رسمی، درگیر سوء استفاده از FMLA می شوند. مرخصی FMLA ممکن است یک فرار راحت از موقعیت های ناراحت کننده یا اقدامات انضباطی بیشتر در محل کار باشد. همچنین می‌تواند برای کارمندان وقت بخرد تا زمانی که اوضاع از بین برود یا به آنها اجازه دهد شغل دیگری یا حتی اقدام قانونی علیه کارفرما را دنبال کنند.

پرچم قرمز 5: غیبت طولانی بیش از روزهای مرخصی تایید شده

یک کارفرما ممکن است مرخصی FMLA کارمند را به دلایل معتبر تمدید کند، مثلاً زمانی که برای بهبودی از یک بیماری عفونی به مدت زمان بیشتری از انتظار نیاز دارد. با این حال، اگر کارمند اسناد پزشکی مربوطه را برای توجیه تمدید ارائه نکند، ممکن است FMLA را نقض کند.

نمونه هایی از سوء استفاده از FMLA

مقابله با سوء استفاده از FMLA پیچیده است و نیاز به هوشیاری دقیق دارد. در اینجا دو خلاصه پرونده حقوقی از نمونه های سوء استفاده از FMLA آورده شده است تا نشان دهد برای رسیدگی به این مشکل در سازمان خود چه کاری ممکن است لازم باشد انجام دهید:

ویل در مقابل شرکت محصولات ریبستوس

دیانا ویل در شیفت 10:45 شب تا 6:45 صبح برای شرکت محصولات Raybestos کار می کرد. از آنجایی که او از میگرن ناتوان کننده رنج می برد، شرکت در آوریل 2004 به او مرخصی متناوب FMLA داد.

سرپرستان او شروع به شک و تردید کردند زیرا او شروع به درخواست مرخصی متناوب بیشتر و بیشتر کرد. از آنجایی که آنها می دانستند که او گهگاه در کار چمن زنی شوهرش شرکت می کند، مدیریت Raybestos تصمیم گرفت یک پلیس خارج از وظیفه را استخدام کند تا او را در طول مرخصی نظارت کند.

روز بعد از اینکه پزشک ویل برای او داروی جدید میگرن تجویز کرد و به او دستور داد تا 24 ساعت کار نکند، پلیس او را در حال چمن زنی در یک گورستان محلی مشاهده کرد. بعدازظهر، او به دلیل میگرن، از شیفت عصر خود در Raybestos درخواست مرخصی FMLA کرد.

فعالیت او در چمن زنی باعث شد که HR Raybestos مشکوک شود که او از مرخصی متناوب FMLA خود سوء استفاده کرده است. بعلاوه، اشتغال سودمند در جاهای دیگر در حین مرخصی، نقض قرارداد چانه زنی دسته جمعی اتحادیه او بود.

مدیر منابع انسانی Raybestos با اتحادیه تماس گرفت تا به آنها اطلاع دهد که قصد دارد ویل را اخراج کند، و اتحادیه با تصمیم او مخالفت نکرد. ویل اخطار فسخ خود را امضا کرد اما بعداً شکایت ناموفقی را علیه Raybestos به دلیل نقض FMLA و نقض قرارداد جمعی تنظیم کرد.

جودی در مقابل FCA US LLC

زوج متاهل مایکل و بکی جودی برای تولیدکننده خودرو FCA در کارخانه کوکومو، ایندیانا کار می کردند. در سال 2017، هر دوی آنها گواهینامه های پزشکی را برای مجوز مرخصی متناوب FMLA برای تشدید دوره های اضطراب و افسردگی ارائه کردند. همچنین کمردرد مایکل و سندرم روده تحریک پذیر بکی را پوشش داد.

در پایان آن سال، مدیر FCA FMLA گزارش داد که Judays 21 روز معمول غیبت FMLA و 27 غیبت جزئی روز داشتند. سپس FCA تصمیم گرفت تا تحقیقات سوء استفاده از FMLA را آغاز کند.

وقتی نه مایکل و نه بکی نتوانستند درخواست‌های همپوشانی متعدد خود را توضیح دهند، FCA هر دوی آنها را به دلیل ارسال اطلاعات نادرست یا گمراه‌کننده FMLA به حالت تعلیق درآورد. مایکل از FCA به دلیل نقض FMLA خود شکایت کرد، اما دادگاه منطقه حکم خلاصه FCA را صادر کرد و دادگاه مدار این حکم را تایید کرد.

نحوه شناسایی و پیشگیری از سوء استفاده از FMLA

درک مقررات FMLA، حفظ انطباق، و اجرای خط مشی FMLA سازمان می تواند سخت باشد. پاسخ دهندگان به نظرسنجی کارفرمای Littler اظهار داشتند که مدیریت مرخصی FMLA بزرگترین چالش آنها در ارائه تسهیلات معقول به کارکنان است.

شناسایی، مدیریت و پیشگیری از سوء استفاده از FMLA نیازمند یک رویکرد ساختاریافته است. مراحل زیر یک نمای کلی از نحوه انجام این فرآیند را ارائه می دهد:

شناسایی

چند راه برای شناسایی سوء استفاده از FMLA وجود دارد، از شناسایی الگوهای غیبت در بین نیروی کار گرفته تا مشارکت دادن طرف های خارجی در تحقیقات شما. برای شناسایی موثر نقض FMLA، می توانید:

الف. الگوها و روندها را رصد کنید

• ردیابی غیبت: نرم افزار HR می تواند مدیریت مرخصی FMLA را ساده کند. از سوابق دقیق تمام درخواست‌ها و غیبت‌های مرخصی FMLA برای نظارت بر روزهای مرخصی فردی استفاده کنید و ببینید آیا می‌توانید الگوهایی را که نشان‌دهنده سوء استفاده احتمالی است شناسایی کنید.
• بررسی اسناد: اسنادی را که کارکنان ارائه می‌کنند بررسی کنید تا مطمئن شوید که تمام فرم‌های مربوطه را به درستی تکمیل کرده‌اند و با الزامات FMLA مطابقت دارند. کارمندان ممکن است هرازگاهی مرتکب خطاهای غیرعمدی شوند، اما مستندات ناقص یا نادرست به طور مداوم در سوء استفاده از FMLA رایج است.

نکته HR

به یاد داشته باشید که همه الگوها نشانه های مطمئن سوء استفاده از FMLA نیستند. به عنوان مثال، کارمندی که از قبل قرارهای پزشکی هفتگی دارد، ممکن است به طور قانونی احساس خوبی نداشته باشد که روز بعد کار کند.

ب. تاییدیه های پزشکی

• احراز هویت اسناد: برای تأیید صحت گواهینامه های پزشکی به دقت نگاه کنید. در صورت لزوم، مشروعیت آنها را با تحقیق در مورد ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی یا تماس با آنها برای تأیید تأیید کنید.
• ارزیابی سازگاری: به دنبال هماهنگی بین اسناد پزشکی و الگوهای مدت مرخصی و غیبت کارمند باشید. این به شما کمک می کند تا هرگونه شکاف یا تغییرات غیرقابل توضیح را شناسایی کنید.

ج. انجام بررسی های نقطه ای

• فعالیت های کارکنان را مشاهده کنید: به طور قانونی مشاهده کنید که آیا کارمندی که در مرخصی FMLA است در فعالیت هایی شرکت می کند که با وضعیت پزشکی ادعا شده او مغایرت دارد یا خیر. می‌توانید این کار را با مشاهده پست‌های رسانه‌های اجتماعی آنها یا استخدام یک بازپرس خصوصی برای نظارت در صورت داشتن سوء ظن منطقی انجام دهید.
• از گزارش های شخص ثالث استفاده کنید: سرپرستان و همکاران می توانند منابع اطلاعاتی ارزشمندی باشند. در صورت وجود نگرانی در مورد نحوه استفاده کارمند از مرخصی FMLA، نظرات آنها را جمع آوری و ارزیابی کنید.

نکته HR

برای توجیه نظارت بر کارمند در طول مرخصی FMLA، به شواهد محکم و عینی یا حداقل دلایل قوی نیاز دارید. در غیر این صورت، کارفرما به نظر می رسد که کارمندی را به دلیل تعصب و تداخل با حق او برای گرفتن مرخصی FMLA جدا می کند.

پیشگیری

جلوگیری از سوء استفاده از FMLA به اندازه شناسایی آن مهم است. برای انجام موثر این کار، می توانید:

الف- به کارکنان آموزش دهید

• اجرای سیاست‌های واضح : توضیح جامعی از سیاست‌های FMLA ارائه دهید تا اطمینان حاصل شود که کارکنان حقوق و مسئولیت‌های خود را به‌طور کامل درک می‌کنند، و همچنین مجازات‌های نقض قوانین. سیاست های داخلی FMLA باید ساده باشد و شامل دستورالعمل های ساده در مورد درخواست، مستندسازی و گزارش هرگونه مرخصی باشد.
• آموزش کارکنان: آموزش هایی را در مورد شناسایی و گزارش سوء استفاده بالقوه FMLA ارائه دهید. به مدیران آموزش دهید و به آنها قدرت دهید تا از کارکنان سؤالات آموزنده و در عین حال مناسب در مورد شرایط مرخصی خود بپرسند.

ب. شیوه های مستندسازی قوی را اجرا کنید

• استاندارد کردن فرم ها: رویه ها و فرمت های استاندارد شده را برای درخواست و مستندسازی مرخصی FMLA ایجاد کنید. این خطاها را به حداقل می رساند و معیارهای یکسانی را برای همه کارکنان تضمین می کند.
• حفظ سوابق: سوابق دقیق و یکسانی از تمام درخواست‌ها، تاییدیه‌ها و ارتباطات FMLA برای حفظ ثبات و انطباق فرآیند نگهداری کنید. اینها همچنین به عنوان مدرک در تحقیقات سوء استفاده از FMLA عمل می کنند.

ج- از تکنولوژی استفاده کنید

• روی نرم‌افزار منابع انسانی مناسب سرمایه‌گذاری کنید: روی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی که می‌توانند گواهی‌ها را جمع‌آوری کنند، الگوهای مرخصی را ردیابی و تجزیه و تحلیل کنند و پرچم‌های قرمز بالقوه را شناسایی کنند، سرمایه‌گذاری کنید.
• تنظیم هشدارهای خودکار: هشدارهای سفارشی را تنظیم کنید که در صورت رخ دادن الگوهای مرخصی غیرمعمول یا غیبت های با فرکانس بالا به شما اطلاع می دهند.

رسیدگی به سوء استفاده از FMLA

دانستن نحوه برخورد صحیح با سوء استفاده از FMLA در زمانی که متوجه شدید بسیار مهم است. در اینجا چند قدم وجود دارد که باید برای اطمینان از برخورد مناسب و حرفه ای با آن انجام دهید:

نگرانی ها را بررسی کنید

• انجام تحقیقات منصفانه: اگر مرخصی FMLA کارمند مشکوک به نظر می رسد، یک تحقیق کامل و منصفانه انجام دهید. تمام شواهد و مدارک مربوطه را جمع آوری کرده و به دقت بررسی کنید. سپس، با کارمند مصاحبه کنید تا قبل از انجام هر اقدام دیگری، طرف داستان را بشنوید.
• محرمانه بودن را حفظ کنید: برای محافظت از حریم خصوصی کارمند در طول تحقیقات اقدامات وجدانی انجام دهید، زیرا مرخصی FMLA شامل اطلاعات شخصی و حساس است.

اقدام مناسب انجام دهد

• رویه ها را دنبال کنید: هنگام رسیدگی به سوء استفاده تایید شده، از تمام مقررات FMLA و رویه های انضباطی پیروی کنید. پایبندی دقیق نشان می دهد که یک کارفرما با حسن نیت عمل کرده است که از آنها در برابر ادعاهای تبعیض و تلافی محافظت می کند.
• اقدامات سند: سوابق دقیقی از تمام اقداماتی که در پاسخ به سوء استفاده از FMLA انجام می دهید، نگه دارید. این شامل جلسات، تحقیقات و اقدامات انضباطی است. برخی از سیاست‌های استخدامی، مانند سیاست‌های مربوط به مرخصی و رسانه‌های اجتماعی، می‌توانند به عنوان اسناد حمایتی برای سوء رفتار کارکنان نیز عمل کنند.

بررسی و تنظیم سیاست ها

• به روز رسانی خط مشی: به طور منظم خط مشی ها و رویه های FMLA را بررسی کنید و به محض ایجاد تغییرات در الزامات قانونی، آنها را بر اساس آن به روز کنید.
• یک حلقه بازخورد ایجاد کنید: از مدیران و کارمندان در مورد فرآیندهای FMLA برای کمک به شناسایی زمینه‌های بهبود و راه‌های جدید برای جلوگیری از سوء استفاده در آینده، نظرات خود را دریافت کنید.

برای جمع بندی

اگر نظارت نشود، کارمندان ممکن است از مقررات FMLA سوء استفاده کنند و مشکلاتی را در محل کار برای همکاران، مدیران، منابع انسانی و سازمان به عنوان یک کل ایجاد کنند. علاوه بر این، سوء استفاده از FMLA می تواند در هر شرکتی اتفاق بیفتد و به روش های مختلفی انجام شود.

به عنوان بخشی از تیم منابع انسانی، باید مراقب نحوه استفاده کارکنان از مرخصی FMLA خود باشید تا بتوانید به سرعت با سوء استفاده های مشکوک و تایید شده مقابله کنید. این به معنای داشتن سیاست های FMLA روشن و روش های تحقیق مناسب برای پشتیبان گیری از هر تصمیمی برای انضباط یک کارمند است.

سوالات متداول