فرهنگ بازخورد: چیست و چگونه در محل کار ایجاد کنیم

اصطلاح “فرهنگ بازخورد” به عبارتی تبدیل شده است که در سراسر صنایع در محیط کسب و کار در حال تکامل طنین انداز شده است. با این حال، فرهنگ بازخورد چیزی بیش از یک روند است – این یک جزء حیاتی یک سازمان موفق است.

طبق تحقیقات موسسه بهره‌وری شرکتی (i4cp) و مرکز سازمان‌های مؤثر (CEO)، شرکت‌هایی که فرهنگ بازخورد عملکرد قوی دارند، تا 2 برابر حاشیه سود خالص و بازگشت سرمایه را در مقایسه با همتایان خود تجربه می‌کنند.

اما فرهنگ بازخورد دقیقاً چیست و چرا در محیط کار مدرن بسیار حیاتی است؟

مطالب
فرهنگ بازخورد
اهمیت بازخورد در محل کار
بازخورد موثر در محل کار
11 گام برای ایجاد فرهنگ بازخورد
فرهنگ نمونه های بازخورد

فرهنگ بازخورد

فرهنگ بازخورد یک محیط سازمانی است که در آن بازخورد نه تنها مورد استقبال قرار می گیرد، بلکه به طور فعال تشویق می شود و در عملیات روزانه ادغام می شود. این فراتر از مدل سنتی بازخورد از بالا به پایین از مدیران به کارکنان است و شامل بازخورد کارکنان، بازخورد سازمانی و بازخورد بخش منابع انسانی می شود.

فضای ارتباط باز، بهبود مستمر و شفافیت را تقویت می کند. این به نوبه خود، فرهنگی را پرورش می دهد که در آن افراد در تمام سطوح سازمان به راحتی بازخورد می دهند و دریافت می کنند.

اهمیت بازخورد در محل کار

بازخورد می تواند نیروی محرکه یک سازمان باشد. تحقیقات و آمار به طور مداوم ارزشی را که به جدول می آورد را نشان می دهد. بازخورد موثر می تواند منجر به تصمیم گیری بهتر، پویایی تیم قوی تر و مزیت رقابتی در بازار شود. مطالعات نتایج زیر را نشان داده است:

• افزایش مشارکت کارکنان: مطالعه ای که توسط گالوپ انجام شد نشان داد که کارکنانی که به طور منظم بازخورد دریافت می کنند، بیشتر درگیر کار خود هستند. کارمندان متعهد نه تنها بهره وری بیشتری دارند، بلکه تمایل دارند مدت بیشتری در شرکت بمانند و هزینه های گردش مالی را کاهش دهند. گالوپ دریافته است که وقتی مدیران بازخورد هفتگی ارائه می دهند، اعضای تیم عبارتند از:
  • 3.2 برابر بیشتر احتمال دارد که به شدت موافق باشند که انگیزه انجام کارهای برجسته را دارند
  • 5.2 برابر بیشتر احتمال دارد که به شدت موافق باشند که بازخورد معنی داری دریافت کنند
• بهبود عملکرد: تحقیقات منتشر شده در مجله روانشناسی کاربردی نشان می دهد که کارمندانی که بازخورد سازنده و مکرر دریافت می کنند، 12.5 درصد بهتر از آنهایی که دریافت نمی کنند، عمل می کنند. این بهبود عملکرد مستقیماً بر بهره وری و سودآوری کلی سازمان تأثیر می گذارد.
• رضایت شغلی بالاتر: مطالعه ای توسط Zenger/Folkman گزارش داد که 72٪ از کارکنان بازخورد اصلاحی را ارزشمند می دانند و 92٪ از پاسخ دهندگان معتقد بودند که بازخورد منفی، زمانی که به طور مناسب ارائه شود، می تواند عملکرد را بهبود بخشد. این نشان می‌دهد که کارکنان از بازخورد صادقانه و سازنده قدردانی می‌کنند، حتی زمانی که به مواردی برای بهبود اشاره می‌کنند.
• توسعه استعدادها: هاروارد بیزینس ریویو مطالعه‌ای را منتشر کرد که نشان می‌دهد 57 درصد از کارمندان بازخورد اصلاحی را به تحسین ترجیح می‌دهند، که به آنها کمک می‌کند مهارت‌ها و قابلیت‌های خود را توسعه دهند. ارائه بازخورد عملی به کارکنان سرمایه گذاری در رشد و توسعه حرفه ای آنهاست.
• حفظ و وفاداری: فرهنگ بازخورد می تواند تأثیر مثبتی بر حفظ کارکنان داشته باشد. طبق یک نظرسنجی توسط Achievers، 64 درصد از کارکنانی که بازخورد به موقع و سازنده دریافت می کنند، بیشتر در شرکت خود باقی می مانند. این امر هزینه های مرتبط با جابجایی کارکنان را کاهش می دهد و به ایجاد نیروی کار وفادار و متعهد کمک می کند.
• نوآوری و سازگاری: چشم انداز کسب و کار دائماً تغییر می کند. بازخورد نقش مهمی در نوآوری و سازگاری دارد. شرکت هایی که فعالانه به دنبال بازخورد از کارکنان، مشتریان و سایر ذینفعان هستند، می توانند از روندهای بازار جلوتر بمانند، تصمیمات آگاهانه تری بگیرند و با شرایط در حال تغییر سازگار شوند.

این آمار نشان می دهد که پرورش فرهنگ بازخورد در محل کار به مزایای ملموس برای سازمان تبدیل می شود که در نهایت بر عملکرد و رشد کسب و کار تأثیر می گذارد.

بازخورد موثر در محل کار

بازخورد مؤثر پایه و اساس فرهنگ بازخورد است و می تواند به طور قابل توجهی بر موفقیت سازمان تأثیر بگذارد. اما بازخورد مؤثر در محل کار دقیقاً چگونه است؟ برای کمک به درک و اجرای این عنصر حیاتی، ویژگی‌های کلیدی بازخورد مؤثر را همراه با مثال‌های گویا بیان کرده‌ایم:

1. خاص و سازنده

ویژگی ها: بازخورد مؤثر مشخص است و به اعمال، رفتارها یا نتایج می پردازد. این پیشنهادات ساده و قابل اجرا برای بهبود ارائه می دهد.

مثال

به جای گفتن «ارائه شما نیاز به بهبود دارد»، بازخورد مؤثر این خواهد بود که «افزودن وسایل کمک بصری به ارائه شما ساختار بیشتری به آن می‌دهد و آن را برای مخاطب جذاب‌تر می‌کند».

2. به موقع

ویژگی ها: بازخورد به موقع به گیرنده اجازه می دهد تا بازخورد را به موقعیت یا اقدام مربوطه مرتبط کند. بازخورد تاخیری تاثیر خود را از دست می دهد.

مثال

پس از یک جلسه تیمی، مدیر در عرض یک روز بازخوردی را در مورد مشارکت های موثر کارمند و زمینه های بهبود ارائه می دهد و کارمند را قادر می سازد تا قبل از جلسه بعدی خود را تنظیم کند.

3. مثبت و سازنده

ویژگی ها: بازخورد مؤثر، تقویت مثبت را با راهنمایی سازنده متعادل می کند. دستاوردها و نقاط قوت را تصدیق می کند در حالی که زمینه های توسعه را نیز برجسته می کند.

مثال

مدیری می گوید: «شما در آن پروژه کار بزرگی انجام دادید و من از فداکاری شما قدردانی می کنم. برای افزایش بیشتر عملکرد خود، مهارت های مدیریت زمان خود را اصلاح کنید.

4. محترم و حمایت کننده

ویژگی‌ها: بازخورد به شیوه‌ای محترمانه و حمایت‌کننده ارائه می‌شود و به جای ویژگی‌های شخصی، بر رفتار یا عملکرد تمرکز دارد. هدف آن تشویق رشد است.

مثال

به جای گفتن «شما بازیکن تیم نیستید»، بازخورد مؤثر این خواهد بود: «درگیر شدن با تیم و به اشتراک گذاشتن ایده‌هایتان از شما کمک بزرگی می‌کند».

5. هدف گرا

ویژگی ها: بازخورد مؤثر با اهداف گیرنده و اهداف سازمان همسو می شود. بر این نکته تأکید می‌کند که چگونه بازخورد از پیشرفت حرفه‌ای و موفقیت کلی حمایت می‌کند.

مثال

هنگام ارائه بازخورد مؤثر به یک نماینده فروش، مدیر آن را با هدف کارمند برای افزایش فروش ماهانه با مشخص کردن مناطقی که باید روی آنها تمرکز کند، مرتبط می کند.

6. متعادل و منصفانه

ویژگی ها: بازخورد به خوبی متعادل است، هر دو جنبه مثبت و منفی عملکرد را در نظر می گیرد، منصفانه و عاری از تعصب یا قضاوت شخصی.

مثال

در بررسی عملکرد سالانه، مدیر دستاوردها و زمینه‌های بهبود کارمند را با توجه یکسان مورد بحث قرار می‌دهد و از ارزیابی منصفانه و متعادل اطمینان می‌دهد.

7. واضح و قابل اجرا

ویژگی ها: بازخورد مؤثر واضح است و گام های قابل اجرا برای بهبود را ارائه می دهد. این به گیرنده کمک می کند تا بفهمد چه تغییرات یا اقداماتی لازم است.

مثال

به جای بیان اینکه «گزارش‌های شما نیاز به بهبود دارند»، بازخورد خاص می‌تواند این باشد: «برای ارتقای کیفیت گزارش‌های خود، بر ارائه تحلیل‌های دقیق‌تر تمرکز کنید و برای حمایت از یافته‌های خود، کمک‌های بصری را در نظر بگیرید».

8. گفتگو را تشویق می کند

ویژگی ها: بازخورد باید یک ارتباط دو طرفه باشد. بازخورد مؤثر گفتگوی باز و سازنده را تشویق می کند و به گیرنده اجازه می دهد سؤال بپرسد یا به دنبال توضیح باشد.

مثال

پس از دریافت بازخورد در مورد یک پروژه، کارمند آن را با مدیر بحث می کند تا بازخورد را بهتر درک کند و راه حل های ممکن را به طور مشترک بررسی کند.

9. مستمر و مستمر

ویژگی ها: بازخورد مؤثر نباید به ارزیابی های رسمی محدود شود. این یک فرآیند مداوم است که به طور منظم رخ می دهد و از بهبود مستمر و یادگیری پشتیبانی می کند.

مثال

یک مدیر می تواند بازخورد سازنده ای را در طول چک-این های یک به یک ارائه دهد و کارمند را قادر می سازد تا تنظیمات را در زمان واقعی انجام دهد.

10. متناسب با گیرنده

ویژگی ها: بازخورد باید ویژگی های منحصر به فرد فرد، نقاط قوت و زمینه های توسعه را در نظر بگیرد. تصدیق می کند که آنچه برای یک فرد کار می کند ممکن است برای دیگری کارساز نباشد.

مثال

هنگام ارائه بازخورد به دو نفر از اعضای تیم، پیام را برای فرد مناسب تنظیم کنید تا مطمئن شوید که طنین انداز است.

11. پیگیری و پاسخگویی

ویژگی ها: بازخورد مؤثر شامل یک طرح پیگیری است که انتظارات و اقداماتی را که باید توسط بازخورد دهنده و گیرنده انجام شود، مشخص می کند.

مثال

پس از ارائه بازخورد در مورد یک ضرب الاجل از دست رفته، مدیر و کارمند به طور مشترک برنامه ای را برای بهبود مدیریت زمان، تعیین انتظارات و ضرب الاجل های واضح برای بهبود ایجاد می کنند.

تشویق فرهنگ بازخورد در محیط کار شامل ارائه بازخورد به طور موثر و ایجاد محیطی است که در آن بازخورد ارزش گذاری، تشویق و در بافت سازمانی ادغام می شود. برای متخصصان منابع انسانی، تسهیل این ویژگی های بازخورد مؤثر می تواند گامی دگرگون کننده به سمت ایجاد فرهنگ پر رونق بازخورد در سازمان باشد.

11 گام برای ایجاد فرهنگ بازخورد

یکی از عناصر کلیدی برای ایجاد فرهنگ بازخورد، تشویق تبادل باز و سازنده بین مدیران و کارکنان است. متخصصان منابع انسانی نقشی اساسی در تقویت این نوع گفتگو دارند. در اینجا چند راهنمایی در مورد چگونگی دستیابی به این امر آورده شده است:

مرحله 1: با مثال راهنمایی کنید

مدیران، سرپرستان و متخصصان منابع انسانی الگوهایی برای ارائه و دریافت بازخورد هستند. نشان دادن تعهد به ارتباطات باز دیگران را تشویق می کند که همین کار را انجام دهند.

مرحله 2: آموزش و منابع را فراهم کنید

ارائه آموزش و منابع به مدیران و کارکنان در مورد شیوه های بازخورد موثر. این می تواند به آنها کمک کند تا ارزش بازخورد را درک کنند و مهارت های لازم را توسعه دهند.

مرحله 3: انتظارات روشنی را تعیین کنید

با بیان واضح انتظارات سازمان، اطمینان حاصل می کنید که همه می دانند که دریافت و ارائه بازخورد بخش اساسی از نقش آنهاست.

مرحله 4: اعتماد و امنیت روانی را تقویت کنید

محیطی را ایجاد کنید که در آن کارکنان احساس امنیت کنند و بدون ترس از پیامدهای منفی، بازخورد ارائه کنند. اعتماد و امنیت روانی برای ارتباط آزاد ضروری است.

مرحله 5: بر بازخورد دو طرفه تاکید کنید

کارکنان را تشویق کنید تا نه تنها به مدیران خود، بلکه به همتایان و مافوق خود بازخورد ارائه دهند. این ایده را ترویج دهید که بازخورد یک فرآیند متقابل است.

مرحله 6: فعالانه گوش دهید

گوش دادن فعالانه به نگرانی‌ها و پیشنهادات کارکنان، اعتماد را تقویت می‌کند و کارکنان را تشویق می‌کند تا بازخورد خود را به اشتراک بگذارند. بر اساس بازخوردی که از کارمندان و مدیران دریافت می کنید، آماده تغییرات و بهبود باشید.

مرحله 7: به طور منظم به دنبال بازخورد باشید

متخصصان منابع انسانی می توانند جلسات منظم بازخورد یا نظرسنجی را برای سنجش اثربخشی رابطه کارمند و مدیر راه اندازی کنند. این بازخورد به مدیران کمک می کند تا زمینه های بهبود را شناسایی کنند.

مرحله 8: آموزش بازخورد سازنده ارائه دهید

مدیران باید در زمینه ارائه موثر بازخورد سازنده آموزش ببینند. آنها باید بیاموزند که چگونه بازخوردها را به طور مثبت چارچوب بندی کنند، پیشنهادات عملی برای بهبود ارائه دهند و پذیرای بازخورد کارکنان باشند.

مرحله 9: قهرمانان بازخورد را بشناسید

کارکنان و مدیرانی را که به طور مداوم در فرآیندهای بازخورد شرکت می کنند و به فرهنگ بازخورد کمک می کنند، بشناسید و قدردانی کنید. این اهمیت آن را تقویت می کند.

مرحله 10: چک-این های منظم را تشویق کنید

به مدیران کمک کنید تا جلسات منظم یک به یک با کارمندان تشکیل دهند. این بررسی‌ها فضایی ساختاریافته برای بازخوردهای مداوم و تنظیمات بی‌درنگ فراهم می‌کنند.

مرحله یازدهم: پیگیری و اقدام

بازخورد ارائه دهید و اطمینان حاصل کنید که اقدامات بعدی وجود دارد. کارکنان باید ببینند که بازخورد آنها منجر به بهبود و تغییرات مثبت در سازمان می شود.

بازخورد 360 درجه چیست؟

به عنوان یک ابزار قدرتمند، بازخورد 360 درجه ورودی را از دیدگاه های مختلف ارائه می دهد. این روش جامع ارزیابی عملکرد، بازخوردی را از منابع متعدد، از جمله همتایان، زیردستان و سرپرستان به فرد ارائه می‌دهد. این رویکرد فراگیر رشد فردی را افزایش می‌دهد و به فرهنگ گسترده‌تر بازخورد سازمان کمک می‌کند.

هدف از بازخورد 360 درجه ارائه دیدگاهی جامع و جامع از عملکرد و رفتار یک فرد است که فراتر از بازخورد سنتی از بالا به پایین ارائه شده توسط سرپرستان است.

فرهنگ نمونه های بازخورد

بیایید دو نمونه واقعی از شرکت هایی را که با موفقیت چنین فرهنگی را پذیرفته و اجرا می کنند، بررسی کنیم. این مثال‌ها نشان می‌دهند که ایجاد فرهنگ بازخورد به یک صنعت یا اندازه سازمان خاص محدود نمی‌شود. این یک جنبه اساسی از موفقیت سازمانی است و زمانی که به طور موثر اجرا شود، می تواند منجر به بهبود تعامل، عملکرد و نوآوری کارکنان شود:

مثال 1: گوگل

گوگل، یکی از غول های تکنولوژی پیشرو در جهان، به دلیل تعهد خود به پرورش فرهنگ بازخورد مشهور است. این شرکت چندین روش دارد که به موفقیت آن در این زمینه کمک کرده است.

• بازخورد عملکرد منظم: گوگل بر بازخورد عملکرد مداوم در طول سال تاکید دارد. مدیران و کارمندان برای تعیین اهداف، ارائه بازخورد و بحث در مورد پیشرفت در بحث‌های انفرادی منظم شرکت می‌کنند.
• بازخورد 360 درجه : Google به طور گسترده از بازخورد 360 درجه استفاده می کند و نظرات همسالان، زیردستان و مدیران را جمع آوری می کند. این رویکرد یک ارزیابی کامل از عملکرد یک کارمند را تضمین می کند.
• ارتباطات شفاف : شرکت در مورد استراتژی ها، اهداف و عملکرد خود شفاف است. جلسات منظم تالار شهر و انجمن های باز به کارمندان اجازه می دهد تا سؤال بپرسند، بازخورد ارائه دهند و به روز رسانی را از رهبری دریافت کنند.
• زمان نوآوری: Google کارمندان خود را تشویق می کند که بخشی از زمان کار خود را به پروژه های شخصی اختصاص دهند و خلاقیت و نوآوری را تقویت کنند. این ابتکار با بازخورد و ارتباطات باز پشتیبانی می شود.

تعهد Google به بازخورد و ارتباطات نه تنها عملکرد فردی و تیمی را بهبود بخشیده است، بلکه به فرهنگ نوآوری و سازگاری کمک کرده است و آن را به نمونه ای برجسته از یک سازمان غنی از بازخورد تبدیل کرده است.

مثال 2: Airbnb

Airbnb، پلتفرم جهانی محبوب مسافرت و مهمان‌نوازی، شرکت دیگری است که در ایجاد فرهنگ بازخورد عالی عمل کرده است.

• ارزش‌های اصلی: ارزش‌های اصلی Airbnb، که شامل «میزبان باشید» و «ماموریت قهرمان باشید»، بر اهمیت بازخورد در ایجاد اعتماد و جامعه تأکید دارد. این ارزش ها در سراسر سازمان برجسته هستند.
• بازخورد مستمر: Airbnb بازخورد مستمر را از طریق برنامه «بررسی‌های Rave» خود ترویج می‌کند. کارمندان می توانند مشارکت یکدیگر را تصدیق کرده و بازخورد سازنده ارائه دهند. این فرهنگ به رسمیت شناختن و حمایت را تشویق می کند.
• رهبری بازخورد محور: رهبری Airbnb اهمیت بازخورد را می شناسد، به طور فعال به دنبال نظرات کارکنان است و بر اساس آنها عمل می کند تا قدردانی خود را از دیدگاه های تیم خود نشان دهد.

غذای کلیدی

فرهنگ بازخورد جزء اساسی یک سازمان موفق است. محیطی را ایجاد می کند که در آن بازخورد ارزش گذاری شده، تشویق می شود و در عملیات روزانه ادغام می شود. متخصصان، مدیران و سرپرستان منابع انسانی می توانند با ایجاد یک فرآیند روشن و گنجاندن بازخورد در ارزش های اصلی شرکت، راه را در پرورش فرهنگ بازخورد پیش ببرند.

ایجاد چنین فرهنگی به طور تصاعدی برای کارکنان منتفع می شود و سازمان را به عنوان یک کل تقویت می کند و منجر به افزایش مشارکت کارکنان، عملکرد بهتر و مزیت رقابتی در محل کار می شود.