نحوه نوشتن نامه رد حرفه ای (+ نمونه های رایگان)

در استخدام، آخرین اقدام در فرآیند مصاحبه اغلب ظریف ترین است: نامه رد.

نامه رد استخدام یک سند ساده و اغلب مختصر است که وزن نهایی را به همراه دارد، به همین دلیل است که نوشتن نامه رد فقط ارائه اخبار بد نیست. این یک شکل هنری است که وقتی با درایت و همدلی اجرا شود، می تواند تأثیری پایدار و مثبت بر نامزدها بگذارد.

چه یک متخصص منابع انسانی با تجربه باشید و چه در زمینه جذب استعدادها، این مقاله و نمونه‌های قالب رایگان به شما کمک می‌کند «نه» گفتن را به فرصتی برای مهربانی و وفاداری به برند تبدیل کنید.

مطالب
رد نامه چیست؟
چرا (و چه زمانی) باید نامه رد ارائه دهید؟
نحوه نوشتن نامه رد
3 نوع نامه رد + قالب رایگان
بایدها و نبایدهای نوشتن نامه رد

رد نامه چیست؟

نامه رد یک ارتباط رسمی است که معمولاً به صورت کتبی توسط یک سازمان یا متخصص منابع انسانی صادر می شود تا به نامزد اطلاع دهد که درخواست شغلی آنها ناموفق بوده است. لحن نامه رد در حالت ایده آل مودبانه و حرفه ای است و ممکن است بازخورد یا دلایلی برای رد شدن ارائه ندهد. هدف این است که به گیرنده بسته شود و به آنها اجازه دهیم با فرصت های دیگر پیش بروند.

چرا (و چه زمانی) باید نامه رد ارائه دهید؟

اگر به شما بگوییم که نامه های رد می توانند در مورد استعدادیابی و تبدیل شدن به یک برند انتخابی کارفرما، مزیت رقابتی به شما بدهند، باورتان می شود؟

بیایید نگاهی به برخی از آمارهای کلیدی در مورد تجربیات نامزدها و کسب استعداد بیندازیم:

• 34 درصد از کاندیداها دو ماه پس از درخواست شغل، پاسخی از کارفرمایان دریافت نمی کنند
• تنها 7 درصد از کاندیداها می گویند که اگر شغلی را بدست نیاورند، از کارفرمایان پاسخ می دهند – 93 درصد دیگر شبح شده اند.
• کاندیداهایی که در طول فرآیند استخدام اعلان دریافت می کنند، تجربه نامزدی را 50 درصد بیشتر از کسانی که هیچ ارتباطی دریافت نمی کنند (از جمله شنیدن اینکه آیا موقعیت را دریافت کرده اند یا نه) ارزیابی می کنند.
• کاندیداهایی که به موقع بازخورد دریافت می کنند، 52 درصد بیشتر احتمال دارد که دوباره با یک کارفرما در ارتباط باشند
• بیش از 69 درصد از جویندگان کار تجربیات منفی نامزدها را به صورت آنلاین به اشتراک می گذارند.

نامزدها خواهان تجارب مثبت استخدام هستند. اگر آنها را دریافت کنند، احساسات مثبت خود را در مورد یک نام تجاری به اشتراک می گذارند و حتی موقعیت دیگری را که در پایین خط تبلیغ می شود در نظر می گیرند.

برعکس آن نیز صادق است. هیچ خبری به مراتب بدتر از اخبار بد در بازی استخدام نیست و نامزدها تجربیات ضعیف خود را به اشتراک می گذارند، به خصوص اگر احساس کنند نادیده گرفته شده یا شبح شده اند. شاید یک نامزد برای نقشی که در حال پر شدن است، فرد مناسبی نبود. شاید آنها کم تجربه بودند. احتمالاً فرد واجد شرایط تری در رقابت حضور داشت. همه اینها دلایل منطقی برای عدم استخدام یک فرد – در آن لحظه است.

اما در آینده چطور؟ در جنگ برای استعدادیابی، پرورش استعدادهای آینده به اندازه یافتن استعدادهای امروزی حیاتی است.

آیا می دانستید؟

تحقیقات Kindess.org نشان می دهد که مهربانی پایه و اساس رضایت شغلی و شادی کارکنان است. احترام گذاشتن به کاندیداها، برقراری ارتباط شفاف و به موقع، و ارائه یک تجربه استخدامی کارآمد، بر نحوه نگاه کاندیداها به سازمان شما و آنچه که به صورت آنلاین به اشتراک می گذارند تأثیر می گذارد. بله، نوشتن نامه های رد کار دشواری است و ما طبیعتاً می خواهیم از آنها اجتناب کنیم، اما چه چیزی می تواند مهربانتر از یک نامه رد محترمانه و همدلانه نشان دهد؟

مزایای نامه های رد نامزد

برای نامزدها

از دیدگاه تجربه نامزد، نامه رد:

• نشان دهنده احترام و قدردانی از تلاشی است که نامزد برای درخواست خود انجام داده است
• حلقه روند را می بندد و اطمینان حاصل می کند که نامزد در مورد نتیجه تعجب نمی کند
• می تواند منجر به یک برداشت مثبت پایدار از شرکت شود، حتی در صورت رد شدن.

همچنین در صورت عدم موفقیت نامزدها، اطلاع رسانی فوری به نامزدها از حسن نیت معمول است، که می تواند اضطراب آنها را کاهش دهد و به آنها اجازه دهد تا با وضوح به سمت فرصت های دیگر حرکت کنند.

برای کارفرمایان

نامه های رد به تصویر و شهرت کلی شرکت شما کمک می کند. آنها نشان می‌دهند که سازمان شما برای حرفه‌ای بودن ارزش قائل است و نشان می‌دهد که با مردم با وقار و مهربانی رفتار می‌کند، که می‌تواند از طریق دهان به دهان یا در سایت‌های بررسی کارفرما به اشتراک گذاشته شود و به طور بالقوه بر جویندگان کار آینده تأثیر بگذارد.

زمان ارسال نامه رد در مقابل برقراری تماس تلفنی اغلب به مرحله فرآیند استخدام بستگی دارد.

نحوه نوشتن نامه رد

ما در ادامه این مقاله نمونه نامه های رد و بایدها و نبایدها را در اختیار شما قرار خواهیم داد. در حال حاضر، فقط این چهار نکته کلیدی را در ذهن خود نگه دارید:

1. بگو ممنون
2. خبر را برسانید
3. دلیل اصلی را بیان کنید
4. پیشنهاد امید کنید

نکته HR

امید دادن به معنای امید کاذب نیست. امید به سادگی یک توصیه خوب است که آنها می توانند در آینده از آن استفاده کنند. این راهی است که به طور ماهرانه نشان می دهد که فرصت های زیادی وجود دارد

نوشتن نامه رد نیاز به تعادل دقیق بین وضوح، حرفه ای بودن و حساسیت دارد. در اینجا یک چک لیست گام به گام برای ایجاد یکی که موثرترین باشد آورده شده است:

چک لیست: نوشتن نامه رد

هر نوع نامه رد، بسته شدن را فراهم می کند در حالی که با هدف ایجاد یک تصور مثبت از نامزد در مورد شرکت است. این برای حفظ شهرت سازمان و مدیریت روابط نامزدها مهم است.

ملاحظات و نکات حقوقی

• اطمینان حاصل کنید که زبان مورد استفاده در نامه بر اساس نژاد، جنسیت، سن، ناتوانی یا هر طبقه محافظت شده دیگر تبعیض آمیز تلقی نشود.
• برای جلوگیری از تفسیر نادرست یا اقدام قانونی، معمولاً بی‌خطرتر است که دلایل خاصی برای رد ارائه نکنید.
• برای جلوگیری از ادعای رفتار ناعادلانه، با تمام نامزدهایی که در همان مرحله از فرآیند رد می شوند، به طور مشابه رفتار کنید.
• سوابق کلیه ارتباطات با نامزدها و فرآیندهای تصمیم گیری داخلی را برای پاسخگویی و در صورت بروز چالش های قانونی نگه دارید.

3 نوع نامه رد + قالب رایگان

استخدام کنندگان در مراحل مختلف فرآیند استخدام برای داوطلبان نامه رد صادر می کنند. برای مثال، هر متقاضی نمی تواند مرحله پیش غربالگری را پشت سر بگذارد.

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، اگر این ارتباطات را با دقت و همدلی مدیریت کنید و حرفه ای بودن را حفظ کنید، اعتبار سازمان را حفظ خواهید کرد و حتی اگر موقعیت را به خوبی مدیریت کنید، وفاداری به برند ایجاد خواهید کرد.

آیا می دانستید؟

87 درصد از کاندیداها نظر خود را در مورد شرکتی که دوست ندارند تغییر می دهند، اگر تجربه مثبتی از نامزدی داشته باشند.
– تحقیق دیلویت

1. نامه رد قبل از غربالگری

این نوع نامه زمانی ارسال می شود که یک نامزد دارای شرایط اولیه یا شرایط لازم برای این موقعیت نباشد. از آنجایی که هیچ تعامل شخصی وجود نداشته است، نامه معمولاً استاندارد و دقیق است و از علاقه مندی داوطلب تشکر می کند و به آنها اطلاع می دهد که در روند انتخاب پیش نمی روند.

2. نامه رد پس از غربالگری

اگر نامزدی برای بررسی بیشتر انتخاب نشود، نامه رد پس از غربالگری شخصی‌تر پس از مصاحبه اولیه آنلاین یا صفحه تلفن ارسال می‌شود. زمان صرف شده در طول غربالگری را تصدیق می کند و ممکن است شامل بازخورد کوتاهی در مورد اینکه چرا نامزد به مرحله بعدی راه پیدا نکرده است.

3. نامه رد پس از مصاحبه

هنگامی که یک نامزد تحت یک یا چند مصاحبه عمیق قرار گرفته است اما برای این نقش انتخاب نشده است، نامه رد برای ابلاغ تصمیم ارسال می شود.

در این صورت تماس تلفنی روشی محترمانه تر و مستقیم تر برای رساندن خبر است. فرصتی برای بازخورد شخصی تر فراهم می کند و به حفظ یک رابطه مثبت کمک می کند. با این حال، اگر تلاش برای تماس با نامزد از طریق تلفن ناموفق باشد، یک نامه رد به دقت تنظیم شده ارسال می شود. این نامه باید از زمان و تلاش نامزد قدردانی کند، بازخورد ارائه دهد و آنها را تشویق کند تا برای موقعیت های آینده مطابق با مهارت های خود درخواست دهند.

بایدها و نبایدهای نوشتن نامه رد

انجام دهید

• به محض تصمیم گیری نامه رد را ارسال کنید
• لحن حرفه ای و مودبانه را در طول نامه حفظ کنید
• از نامزد برای وقت و علاقه خود به این موقعیت تشکر کنید
• در صورت مناسب و امکان پذیر، بازخورد سازنده ارائه دهید
• اگر فکر می‌کنید که این فرصت‌ها می‌توانند مناسب فرهنگی باشند، نامزد را تشویق کنید تا برای فرصت‌های آینده درخواست دهد
• در پیام خود مختصر و در عین حال متفکر باشید
• اطمینان حاصل کنید که رد به صورت خصوصی اعلام شده است
• برای جلوگیری از هرگونه سوء تفاهم، زبان را خنثی نگه دارید

نکن:

• امید کاذب بده از زبانی که ممکن است به عنوان دعوتی برای درخواست مجدد برای همان نقش تعبیر شود، اجتناب کنید
• جزئیات بیش از حد در مورد فرآیند انتخاب یا دلیل انتخاب دیگران ارائه دهید
• عمومی باشید. نامه را طوری تنظیم کنید که نام نامزد مورد نظر را خطاب کند و از الگوهای بیش از حد عمومی اجتناب کنید
• ارسال اعلان رد را بی جهت به تاخیر نیندازید
• از زبانی استفاده کنید که ممکن است غیر حساس یا شخصی به نظر برسد
• از مذاکره یا بحث بیشتر در مورد تصمیم دعوت کنید. نامه باید قاطع باشد
• گیرنده را با سایر متقاضیان مقایسه کنید یا اطلاعات مربوط به آنها را فاش کنید
• وضعیت نامزد یا بازخورد خود را به صورت عمومی یا با سایر نامزدها به اشتراک بگذارید.

به یاد داشته باشید، هدف این است که محترمانه و حرفه ای باشید و اطمینان حاصل کنید که نامزد علیرغم نگرفتن شغل، احساس ارزشمندی می کند.

تسلط بر نامه رد

نامه رد بیش از یک اطلاعیه رسمی عدم انتخاب است. این یک بخش مهم ارتباطی است که حرفه ای بودن و همدلی یک سازمان را منعکس می کند. بسته شدن نامزدها را فراهم می کند و شهرت شرکت را به عنوان یک کارفرمای محترم و محترم حفظ می کند.

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شما این قدرت را دارید که از به موقع بودن نامه های رد اطمینان حاصل کنید و به کاندیداها این امکان را می دهید که به سرعت تلاش های خود را تغییر دهند. با کمی فکر و زمان، می توانید نامه های رد نامزدها را شخصی سازی کنید تا از تلاش ها و صلاحیت های منحصر به فرد آنها قدردانی کنید. همیشه لحن مثبت و دلگرم کننده خود را حفظ کنید و درها را برای فرصت های آینده باز بگذارید.

یک نامه رد به خوبی ترکیب شده، تعامل فعلی استخدام را با یک نکته مثبت پایان می دهد و زمینه را برای ادامه رابطه با استعدادهای بالقوه فراهم می کند.