اکثر سازمان ها چارچوب مدیریت عملکرد را در اختیار دارند، با این حال 80 درصد آن را در چهار سال گذشته بازطراحی کرده اند. تحقیقات گارتنر همچنین نشان داده است که 59 درصد از کارکنان سیستم های سنتی بررسی عملکرد را بی اثر می دانند.
بدیهی است که سازمان ها (و منابع انسانی) به دنبال راه های مدرن تری برای مدیریت عملکرد هستند. این مقاله عناصر یک چارچوب مدیریت عملکرد موفق و چگونگی ایجاد یک چارچوب موثر برای سازمان را مورد بحث قرار می دهد.
مطالب
مدیریت عملکرد چیست؟
چارچوب مدیریت عملکرد چیست؟
6 مرحله برای توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر
چارچوب های مدیریت عملکرد: 5 مثال واقعی
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد یک فرآیند استراتژیک و مستمر بین مدیران، کارکنان و منابع انسانی است. این شامل برقراری ارتباط با انتظارات و مسئولیت ها، بررسی عملکرد، تعیین هدف و اجرای استراتژی توسعه است.
هدف مدیریت عملکرد کمک به همسو کردن اهداف فردی کارکنان با اهداف سازمانی، تنظیم آنها برای موفقیت و ایجاد محیط کاری است که همه را تشویق به تحقق پتانسیل خود کند.
5 عنصر مدیریت عملکرد
پنج عنصر اصلی مدیریت عملکرد موثر وجود دارد:
- تنظیم هدف: مدیران، همراه با کارمندان، اهداف SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) را که با چشم انداز گسترده تر شرکت هماهنگ است، تنظیم و پیگیری می کنند. این اهداف معمولاً به عملکرد کاری و پیشرفت شغلی مربوط می شود.
- بازخورد مستمر: مدیران و کارکنان به طور منظم در طول سال برای بحث در مورد عملکرد و اهداف ملاقات می کنند. این بازخورد مکرر و بی‌درنگ به ایجاد اعتماد، مشخص کردن مشکلات قبل از گلوله برفی کمک می‌کند و فرهنگ رشد را تقویت می‌کند.
- نظارت بر عملکرد: منابع انسانی و مدیران با ردیابی معیارهای کلیدی و KPIها و ارائه بازخورد سازنده به طور منظم بر عملکرد کارکنان بر اساس اهداف خود نظارت می کنند.
- توسعه و آموزش: بسته به پیشنهادات مدیران، منابع انسانی ممکن است دوره های تکمیلی یا مربیگری عملکرد را به کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند ارائه دهد. از سوی دیگر، ممکن است پروژه‌های اضافی برای به حداکثر رساندن پتانسیل‌هایشان به کارمندان برتر اختصاص داده شود.
- شناخت و پاداش: سازمان عملکرد کارکنان را از طریق بررسی ها یا ارزیابی های منظم رتبه بندی می کند. عملکرد ضعیف مداوم می تواند منجر به اخراج شود، در حالی که عملکرد عالی می تواند منجر به پاداش یا ارتقاء شود.
چارچوب مدیریت عملکرد چیست؟
چارچوب مدیریت عملکرد (همچنین به عنوان سیستم مدیریت عملکرد نیز شناخته می‌شود) یک رویکرد ساختار یافته است که مدیران منابع انسانی و تیم برای نظارت و بهبود عملکرد کارکنان از آن استفاده می‌کنند.
این تعریف می کند که چگونه یک شرکت با نگاه کردن به استراتژی مدیریت عملکرد، فرآیندهایی مانند مقیاس سرعت و رتبه بندی، و سیستم ها و فناوری، مدیریت عملکرد را عملیاتی می کند. همچنین نقش ها و مسئولیت های نقش آفرینان مختلف در فرآیند را مشخص می کند.
یک چارچوب محکم برای مدیریت عملکرد روشن می کند که چگونه مدیریت عملکرد عملکرد سازمانی را هدایت و پشتیبانی می کند و همسویی واضح بین بازیگران نقش های مختلف را تضمین می کند. این بدان معناست که مدیریت عملکرد کمتر در مورد رتبه بندی است، بلکه یک رویکرد ساختاریافته برای هدایت مداوم عملکرد کسب و کار است.
5 نوع چارچوب مدیریت عملکرد
چند نوع چارچوب مدیریت عملکرد وجود دارد که برخی از آنها مدرن تر و متفاوت از روش های سنتی هستند که ممکن است با آنها آشنا باشید. این موارد عبارتند از:
- روش مرسوم مدیریت عملکرد : این رویکرد سنتی بر بررسی عملکرد سالانه یا نیمه سالانه تکیه دارد. مدیران هر کارمند را با استفاده از مقیاس رتبه بندی ارزیابی می کنند و در جلسات رسمی بازخورد ارائه می کنند.
- روش OKR مبتنی بر ماموریت: این روش بر همسویی اهداف فردی و تیمی با مأموریت گسترده تر سازمان تمرکز دارد و امکان بررسی و تنظیم منظم را برای اطمینان از همسویی مستمر فراهم می کند.
- روش بازخورد مشتری-همکار-مدیر: بر اساس دیدگاه مشتری از تأثیر کار، این روش برای محیط های مشتری با لمس بالا، با آهنگ روشن تعاملات مناسب است.
- روش گفتگوی مستمر: بر اساس بحث های عملکردی مستمر در مورد سؤالات کلیدی و معیارهای مرتبط با تأثیر داخلی، این رویکرد برای انواع کار مفید است و می تواند برای تیم ها یا مشتریان مختلف اعمال شود.
- روش بازتاب یکپارچه: این روش شامل بازخورد مستمر است و می تواند برای تکالیف و کارهای مبتنی بر پروژه در ریتم ها و پارامترهای تعیین شده استفاده شود.
چرا یک چارچوب مدیریت عملکرد خوب مهم است
یکی از مزایای اصلی یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر، پشتیبانی از همسویی استراتژیک است، زیرا پیوند عملکرد کارکنان با اهداف شرکت منجر به همسویی بهتر اهداف فردی و سازمانی می شود.
همچنین دارای مؤلفه‌های مشخصی است که به مدیران و کارمندان یک فرآیند خاص برای پیگیری، کمک به منابع انسانی در اجرا، و ارائه طرح‌های واضح و مشخص از انتظارات شغلی و نحوه برآورده کردن آنها را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. سپس کارکنان می توانند به وضوح ببینند که چگونه به شیوه های ملموس به عملکرد تجاری کمک می کنند.
علاوه بر این، هر کارمندی مسیر شغلی روشنی دارد و به آموزش هایی که برای پیشرفت نیاز دارد دسترسی دارد، با رشد شغلی و نیازهای سازمانی که از نزدیک همسو هستند.
در نهایت، یک سیستم مدیریت عملکرد موثر شامل بازخورد منظم تر، بررسی های دوره ای و همسویی بهتر با نتایج کسب و کار است. این یک فرآیند ارزیابی عملکرد عادلانه تر و عینی تر برای همه کارکنان ایجاد می کند.
یک چارچوب مدیریت عملکرد ناکارآمد می تواند منجر به ارزیابی عملکرد متناقض، بازخورد مغرضانه و عدم شفافیت شود. این می تواند منجر به کاهش مشارکت، انگیزه، بهره وری و حفظ کارکنان شود.
بدون وجود یک چارچوب مستحکم، احتمالاً شاهد ناهماهنگی بین اهداف کارکنان و سازمان خواهید بود زیرا انتظارات به وضوح بیان نشده است.
نحوه پیاده سازی چارچوب مدیریت عملکرد را بیاموزید
دانستن چگونگی توسعه و پیاده سازی یک سیستم مدیریت عملکرد جامد بسیار مهم است. اما آیا شما مهارت و دانش لازم برای این کار را دارید؟
در برنامه گواهی دیجیتال HR 2.0 AIHR، یاد خواهید گرفت که چگونه از فناوری برای ساده‌سازی و اجرای مؤثر چارچوب مدیریت عملکرد شرکت خود استفاده کنید.
این برنامه گواهی آنلاین و خودگام همچنین به شما می آموزد که چگونه از ابزارهای مناسب برای به حداقل رساندن خطاها در سیستم مدیریت عملکرد خود استفاده کنید.
6 مرحله برای توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر
ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد که به نفع همه در سازمان شما باشد، لازم نیست دشوار باشد. در اینجا چند مرحله ساده برای اطمینان از موفقیت وجود دارد:
مرحله 1: ارزیابی نیازها و اهداف سازمانی
اولین قدم این است که بفهمید سازمان شما می‌خواهد به چه چیزی دست یابد و همچنین چالش‌ها و اولویت‌های منحصربه‌فرد آن را درک کنید. سپس شیوه های مدیریت عملکرد موجود، اثربخشی آنها و زمینه های بهبود را ارزیابی کنید.
همچنین باید ارزش ها و فرهنگ سازمانی را در نظر بگیرید، زیرا مدیریت عملکرد بر این عوامل تأثیر مستقیم دارد. به این ترتیب، باید از نزدیک با فرهنگ و ارزش های شرکت هماهنگ باشد.
اهداف هوشمند هدفمند و به راحتی قابل ردیابی را برای اندازه گیری پیشرفت استراتژی و نیروی کار خود تنظیم کنید. در مرحله بعد، از بهینه سازی منابع برای کمک به شناسایی منابع، مهارت ها و شایستگی های لازم برای دستیابی به اهداف سازمانی استفاده کنید.
همچنین، مهارت‌ها، دانش و توانایی‌های فعلی نیروی کار را برای درک نوع توسعه کارکنان مورد نیاز برای حمایت از رشد آنها و رفع نیازهای شرکت شناسایی کنید. در عین حال، به یاد داشته باشید که شکاف ها یا خطرات بالقوه ای را که می تواند به طور قابل توجهی بر شرکت تأثیر بگذارد، مشخص کنید.
مرحله 2: نقش ها و مسئولیت ها را روشن کنید
سهامداران کلیدی شامل کارکنان و مدیران در بخش‌های مختلف و در سطوح مختلف می‌شوند. به جای دیکته کردن اهدافی که کارکنان باید به آنها دست یابند، از آنها دعوت کنید تا اهداف خود را تعیین کنند و برای رسیدن به آنها برنامه ریزی کنند.
همچنین، به جای ایجاد سند بررسی عملکرد و ارسال آن برای مدیران، به آنها این آزادی را بدهید که سندی را در قالبی که برای آنها مناسب است ایجاد کنند. این به آنها کمک می کند سوالات مرتبط و مفیدی را برای سنجش عملکرد تیم خود بگنجانند.
در حالی که همه ذینفعان در ایجاد چارچوب مدیریت عملکرد دخیل نیستند، همه آنها در عملیاتی شدن آن نقش دارند. نقش شما ایجاد یک چارچوب مناسب برای اهداف کسب و کار است. این فرآیند باید مدیران خط را قادر سازد تا برای مدیریت عملکرد کارکنان مسئولیت پذیر باشند و کارکنان نیز مالکیت توسعه خود را بر عهده بگیرند.
ارتباطات دائمی را بین منابع انسانی، مدیران و کارکنان حفظ کنید تا بتوانید برای ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد با یکدیگر همکاری کنید. این به همه مالکیت بیشتری بر فرآیند می دهد که می تواند به افزایش تعامل و انگیزه کمک کند.
مرحله 3: اجزای چارچوب را طراحی کنید
با استراتژی و اهداف کلی چارچوب شروع کنید، سپس در مورد KPIهایی تصمیم بگیرید که به شما در اندازه گیری هر هدف کمک کنند. علاوه بر این، فرآیند را تعریف کنید که شامل نحوه تعریف و آبشاری اهداف، سرعت اندازه گیری (زمان و نحوه اندازه گیری عملکرد) و مقیاس رتبه بندی می شود.
در مرحله بعد، برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای را که برنامه‌ریزی کرده‌اید توسعه دهید و طبق یک برنامه زمان‌بندی مشخص شروع به اجرای آنها کنید. علاوه بر بررسی سالانه فرآیند، نقاط تماس مکرر را برنامه ریزی کنید تا منابع انسانی، مدیران و کارمندان بتوانند رابطه قوی تری ایجاد کنند.
این همچنین به کارمندان این فرصت را می دهد تا نظرات خود را به اشتراک بگذارند، چه چیزی خوب پیش می رود و کجا به حمایت بیشتری نیاز دارند. این بررسی‌ها نیازی به انجام کارهای اداری ندارند – آنها می‌توانند به سادگی یک «چت» باشند که هر دو هفته یا هر ماه برنامه‌ریزی می‌شود.
فرآیند شناسایی و پاداش خود را برنامه ریزی کنید – چگونه شرکت به مجریان برتر برای مشارکت آنها پاداش می دهد؟ دانستن اینکه کارمندان شما چه ارزشی قائل هستند به شما در تصمیم گیری در این مورد کمک می کند. یک تاریخ را برای ارائه چارچوب مدیریت عملکرد جدید خود تعیین کنید و همه را زودتر از موعد مطلع کنید.
مرحله 4: راه حل های فناوری را پیاده سازی کنید
از یک پلت فرم متمرکز برای ارسال یادآورهای خودکار قبل از جلسات استفاده کنید و همه اسناد مهم را در مکانی امن که توسط یک ابر پشتیبان‌گیری شده است ذخیره کنید. این همچنین به شما کمک می کند تا همه کارمندان را پیگیری کنید تا از پیشرفت و نیازهای آنها آگاه باشید.
پلتفرمی را انتخاب کنید که به خوبی با سیستم های منابع انسانی موجود شما ادغام شود و امکان سفارشی سازی را فراهم کند تا انعطاف پذیری بیشتری به شما بدهد. هنگامی که پلتفرم را انتخاب کردید، روی پیاده سازی و آموزش صحیح تمرکز کنید تا مطمئن شوید که همه کاربران نحوه استفاده از سیستم جدید را درک می کنند.
علاوه بر این، یک سیستم پشتیبانی برای ارائه کمک های مداوم ایجاد کنید و به طور مداوم پس از اجرا آن را ارزیابی و اصلاح کنید. به طور منظم از کاربران بازخورد جمع آوری کنید تا زمینه های بهبود را شناسایی کنید و مطمئن شوید که سیستم به خوبی به هدف خود عمل می کند.
مرحله 5: آموزش و پشتیبانی مدیران
گام نهایی در توسعه یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر، آموزش مدیران برای تسهیل آن، ایجاد اعتماد با کارکنان و کمک به آنها برای رسیدن به اهدافشان است. برای اطمینان از اینکه کارکنان منابع لازم برای به حداکثر رساندن پتانسیل خود را دارند و اینکه مدیران برای مقابله با عملکرد ضعیف به خوبی مجهز هستند، به همه طرف‌ها کمک یا پشتیبانی اضافه کنید.
مرحله 6: چارچوب را آزمایش و اصلاح کنید
قدم بعدی این است که چارچوب خود را آزمایش کنید. پذیرای بازخورد باشید تا بتوانید تأثیر چارچوب مدیریت عملکرد خود را درک کنید، چه چیزی کار می کند و چه چیزی را باید بهبود بخشید.
این بازخورد همچنین می تواند روشن کند که چرا برخی از کارمندان ممکن است عملکرد ضعیفی داشته باشند یا اینکه چرا برخی از اعضای تیم به طور مداوم به اهداف خود می رسند در حالی که برخی دیگر این کار را نمی کنند. فقط بازخورد جمع آوری نکنید – از آن برای بهبود چارچوب خود در طول زمان استفاده کنید.
چارچوب های مدیریت عملکرد: 5 مثال واقعی
این نمونه‌های چارچوب مدیریت عملکرد واقعی را که شرکت‌ها با موفقیت پیاده‌سازی کرده‌اند، بررسی کنید.
1. Adobe
در سال 2012، ادوبی بررسی عملکرد سالانه خود را با بررسی‌ها جایگزین کرد – مکالمات کمتر ساختارمند و مداوم بین مدیران و کارکنان برای بحث در مورد عملکرد و رشد شغلی. از آنجایی که این شرکت یک مدل کاری ترکیبی را اتخاذ کرده است، این چک‌این‌ها اکنون دیجیتالی هستند.
داشبورد مبتنی بر وب به همه کارکنان اجازه می دهد تا جزئیات عملکرد و توسعه خود را مدیریت کنند، مانند تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت. آنها همچنین به بازخوردهای بی‌درنگ همکاران و مدیران دسترسی دارند و می‌توانند نقش‌های جدیدی را در Adobe بسته به مسیر شغلی که می‌خواهند دنبال کنند، کشف کنند.
2. دیلویت
رویکرد جدید Deloitte شامل عکس‌های فوری عملکرد سه‌ماهه یا هر پروژه، علاوه بر چک‌های هفتگی با مدیران برای اطمینان از دستیابی کارکنان به اهدافشان است.
در مقایسه با بررسی‌های سنتی عملکرد، این رویکرد سریع‌تر و کارآمدتر است، داده‌های بیشتری را در مورد عملکرد کارکنان ارائه می‌دهد و بازخورد دقیق‌تر و در زمان واقعی را تقویت می‌کند.
3. جنرال الکتریک
در سال 2016، جنرال الکتریک از بررسی عملکرد سالانه به برنامه ای به نام PD@GE تغییر مکان داد که کارمندان و مدیران را قادر می ساخت یادداشت ها و اسناد مربوط به عملکرد را مبادله کنند.
این باعث ایجاد گفتگوی مستمر و مسئولیت پذیری مشترک شده است. مدیران و کارکنان هنوز گفتگوهای خلاصه سالانه دارند. با این حال، اینها بخشی از گفتگوهای جاری هستند و نه تنها مبنای تصمیمات جبران، ارتقاء و توسعه.
4. گوگل
گوگل در سال 1999 OKR ها را به عنوان راهی برای تعیین اهداف فصلی و سالانه پذیرفت. گوگل اشاره کرده است که این اهداف باید کارمندان را کشانده و آنها را از منطقه آسایش خود خارج کند، به همین دلیل است که هرگز انتظار 100٪ نرخ موفقیت را ندارد.
تحت این سیستم، کارکنان می توانند اهداف را به نتایج کلیدی قابل اندازه گیری تقسیم کنند که می توانند به طور مداوم پیگیری کنند. OKR ها برای همه کارمندان به صورت عمومی قابل مشاهده هستند و Google همه مشارکت های فردی را در موفقیت آن ردیابی می کند.
5. نتفلیکس
نتفلیکس بررسی‌های عملکرد سالانه را حذف کرد و فرآیند بررسی 360 درجه را انتخاب کرد که در آن کارمندان به طور منظم و غیررسمی یکدیگر را بررسی می‌کردند. در حالی که بررسی کنندگان در ابتدا ناشناس بودند، شرکت اخیرا بازخورد امضا شده را برای شفافیت کامل اجرا کرد.
همچنین مدیران را تشویق می‌کند تا از “آزمون نگهبان” استفاده کنند – اساساً، آنها باید در نظر بگیرند که آیا برای حفظ یک کارمند مبارزه می‌کنند یا خیر. اگر بخواهند، آن کارمند یک “نگهبان” است. در غیر این صورت، نتفلیکس مدیران را تشویق می کند که آنها را رها کنند تا بتواند به ساختن تیمی همسو با ارزش هایش ادامه دهد.
نکته HR
بازخورد 360 درجه را با روش های سنتی مدیریت عملکرد، مانند ارزیابی سالانه ترکیب کنید. این به کارکنان کمک می کند تا بازخورد مورد نیاز خود را برای موفقیت در کار دریافت کنند.
برای جمع بندی
یک چارچوب مدیریت عملکرد قوی می تواند با همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت، هم رشد کارکنان و هم موفقیت سازمانی را هدایت کند. همچنین انتظارات روشن، بازخورد مستمر و پیشرفت شغلی را تضمین می کند.
با یکپارچه‌سازی فناوری، مشارکت سهامداران کلیدی و تمرکز بر اصلاح مستمر، می‌توانید چارچوبی ایجاد کنید که نه تنها مشارکت و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد، بلکه شفافیت و انصاف را در ارزیابی عملکرد افزایش می‌دهد.
در نهایت، موفقیت چارچوب شما به سازگاری آن و حمایتی که از مدیران و کارمندان ارائه می دهد بستگی دارد. دور شدن از بررسی های سنتی و سفت و سخت عملکرد به سمت فرآیندهای بازخورد پویاتر و مداوم می تواند رضایت و عملکرد کارکنان را افزایش دهد.
در نهایت، به طور مداوم بازخوردها را جمع آوری کرده و بر اساس آنها عمل کنید تا سیستم مدیریت عملکرد خود را موثر، مرتبط و همسو با اهداف فردی و سازمانی در حال تکامل نگه دارید.