کار بر اساس فعالیت: آنچه متخصصان منابع انسانی باید بدانند

از آنجایی که شرکت ها در تلاش برای ایجاد تعادل بین کار از راه دور و دفتر هستند، کار مبتنی بر فعالیت می تواند به عنوان یکی از راه حل ها ظاهر شود. در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به کار مبتنی بر فعالیت می‌اندازیم. چیست، چه مزایا و معایبی دارد و چه بهترین شیوه ها می تواند به شما در شروع کار کمک کند؟ اینجا می رود!

مطالب
کار مبتنی بر فعالیت (ABW) چیست؟
جوانب مثبت ABW
معایب کار مبتنی بر فعالیت
بهترین شیوه های ABW
بسته بندی
سوالات متداول

کار مبتنی بر فعالیت (ABW) چیست؟

مفهوم کار مبتنی بر فعالیت (ABW) حول این ایده تکامل می‌یابد که به افراد این امکان را می‌دهد تا وظایف کاری خود را در محیطی انجام دهند که برای انجام آن فعالیت خاص کاملاً بهینه شده است. نمونه هایی از چنین تنظیماتی عبارتند از مناطق خاموش، مناطق همکاری، مناطق یادگیری، مناطق اجتماعی و غیره.

ABW در مورد اتصال فعالیت های کاری با محیطی است که آن وظایف را پشتیبانی یا حتی بهبود می بخشد. این اغلب دست به دست هم می دهد، یک استراتژی محل کار که در آن برخی یا همه کارمندان به جای داشتن میز اختصاص داده شده، میزهایی را به اشتراک می گذارند.

دلایل اجرای کار مبتنی بر فعالیت عبارتند از کاهش هزینه های سربار، صرفه جویی در فضا و افزایش انعطاف پذیری در استفاده اداری (Appel-Meulenbroek, Groenen, and Janssen 2011, de Been and Beijer 2014, Brunnberg 2000). از سال 2020، دلیل دیگر ممکن است پیروی از مقررات مربوط به کووید، تحمیل شده توسط دولت، محل کار باشد.

مزایای ABW

بیایید با برخی از مزایای کار مبتنی بر فعالیت شروع کنیم.

• ایده آل برای محل کار پس از کووید. در ترکیب با کار از خانه، ABW می تواند به مفهوم ایده آل محل کار در دنیای پس از کووید (COVID) تبدیل شود. از این گذشته، افراد بسته به وظیفه خاصی که می‌خواهند به آن برسند، می‌توانند آن روز کجا کار کنند. این به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا تعداد کارمندانی را که همزمان در دفتر هستند کاهش دهند، چیزی که در بسیاری از کشورها در نتیجه بحران بهداشت جهانی اجباری شده است.
  همچنین سازمان‌ها را قادر می‌سازد، حداقل در حال حاضر، در همان ساختمان بمانند، نه اینکه به دنبال فضای اداری دو، سه یا حتی چهار برابر بزرگ‌تر باشند تا فقط با قوانین جدید مطابقت داشته باشند.
• درخواست تجدید نظر از نامزدها و کارمندان . Flextime به افراد این امکان را می دهد که تا حدودی در مورد ساعات کاری و مکانی که می خواهند در آنجا کار کنند تصمیم بگیرند. این یک مزیت کارمند است که روز به روز محبوب تر می شود. نامزدها، به‌ویژه از نسل‌های جوان‌تر مانند ژنرال Y و Z، و کارمندان از اینکه می‌توانند از هر جایی کار کنند و این آزادی را دارند که انتخاب کنند آیا می‌خواهند به دفتر بیایند یا نه، قدردانی می‌کنند.
  بنابراین، یک راه‌اندازی ABW، در ترکیب با خط‌مشی کار از خانه، می‌تواند به شما مزیت رقابتی استخدام بدهد و همچنین تأثیر مثبتی بر حفظ کارمندان شما داشته باشد.
• ارتباطات و تبادل دانش بیشتر تحقیقات انجام شده توسط مرکز مردم و ساختمان ها (بخشی از دانشگاه صنعتی دلفت) نشان داد که افراد در محیط اداری ABW به طور کلی ارتباطات و تبادل دانش بیشتری را تجربه می کنند. همچنین دیدارهای اتفاقی با همکاران و تعامل بیشتر بین بخش‌های مختلف ذکر شد.
• استفاده بهینه از فضای اداری راه اندازی دفتر ABW می تواند منجر به استفاده کارآمدتر از فضای کاری شود. به‌جای اختصاص میزهایی که چند روز در هفته خالی می‌مانند – برای مثال زمانی که افراد از خانه کار می‌کنند – سایر کارمندانی که در آن روزها در دفتر هستند می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند.
• هزینه های کمتر . همراه با ترتیب کار از خانه برای کارمندان، کار مبتنی بر فعالیت سازمان ها را قادر می سازد تا تعداد ایستگاه های کاری مورد نیاز خود را کاهش دهند. این چندین مزیت دارد: احتمالاً اندازه دفتر مورد نیاز شما را کاهش می دهد که به نوبه خود باعث کاهش اجاره می شود. همچنین میزان پولی که برای میزها و امکانات استفاده نشده خرج می شود را کاهش می دهد و قبوض آب و برق شما را کاهش می دهد.
• افزایش بهره وری. ما این مورد را در آخر قرار دادیم زیرا نظرات در مورد اینکه آیا ABW بهره وری کارمندان را افزایش می دهد یا نه، متفاوت است. برای دفتر مایکروسافت در آمستردام این کار را انجام داد. در سال 2008، آنها مایکروسافت NL را بر اساس کار مبتنی بر فعالیت دوباره طراحی کردند. در طبقه اول، آنها یک فضای کاری مشترک برای کارکنان و بازدیدکنندگان، نیمکت های کار تیمی، فضاهای کاری انفرادی، اتاق های جلسه و دو سالن نمایش ساختند. آنها همچنین یک کافی شاپ، فضای ناهار خوری سرپوشیده و بیرونی، سالن های استراحت و غلاف خواب را اضافه کردند. کارمندان در مناطق مختلف کاری توسط یک دونده سقفی بازیگوش هدایت می شوند. پنج طبقه دیگر دفتر دارای ترکیبی از فضاهای باز و بسته است. نتیجه؟ افزایش بهره وری 25٪ (و 30٪ کاهش در هزینه های املاک و مستغلات).

معایب کار مبتنی بر فعالیت

چندین مطالعه (موردی) در مورد اثرات ABW انجام شده است. در اینجا به برخی از ایراداتی که شناسایی شد اشاره می کنیم.

• انسان ها کارهای روزمره خود را دوست دارند . در حالی که ایده این است که کارمندان بسته به فعالیت خود تنظیمات را تغییر دهند، اما در واقعیت، ما دوست داریم به همان نقطه برگردیم. جای تعجب نیست که ما انسان ها عادت های خود را دوست داریم. یکی دیگر از دلایل این رفتار این واقعیت است که افراد اغلب با یک همکار بیشتر میل یا ارتباط دارند تا با همکار دیگر. در نتیجه، آنها دوست دارند با هم بنشینند – در یک منطقه.
  در حالی که هیچ چیزی مخالف این نیست که مردم بخواهند نزدیک همکار خود بنشینند، اما یکی از ایده های مربوط به ABW را تضعیف می کند. اتصال وظایف با تنظیمات بهینه – و ایجاد فرصت هایی برای ارتباط بیشتر با همکاران مختلف.
• سر و صدا اگر در یک “منطقه ساکت” کار می کنید و یکی از همکاران شروع به برقراری تماس تلفنی می کند، این حواس شما را پرت می کند و در نهایت باعث ایجاد استرس غیر ضروری می شود. وقتی مردم دائماً از آنجا عبور می کنند، همین اتفاق می افتد زیرا دستشویی ها یا دستگاه های قهوه دقیقاً در کنار منطقه ای هستند که برای افرادی که نیاز به تمرکز دارند قرار دارند. اما حتی در مناطق همکاری، افراد می‌توانند تیم‌های دیگر را با صدای بلند یا حواس پرتی پیدا کنند.
• عدم وجود ارتباط در حالی که ایده ABW این است که منجر به همکاری خودجوش بیشتر بین مردم می شود، واقعیت نشان می دهد که همیشه اینطور نیست. دلایل متعددی برای این امر وجود دارد. افراد در زندگی واقعی کمتر همدیگر را می بینند، زیرا زیاد وارد دفتر نمی شوند، و وقتی وارد دفتر می شوند ، این احتمال وجود دارد که با اعضای تیم خود یا افراد دیگری که اغلب با آنها کار می کنند برخورد نکنند.
  دلیل دیگری که چرا مردم لزوماً تا آنجا که می توانند ارتباط برقرار نمی کنند، این واقعیت است که مردم اغلب هنگام حضور در دفتر از هدفون استفاده می کنند، به خصوص اگر روی چیزی کار می کنند که نیاز به تمرکز دارند. در حالی که یک انگیزه کاملاً حرفه ای در پشت “حالت گوشی” وجود دارد، اما تمایل دارد افراد دیگر را “ترس” کند و از نزدیک شدن به همکاران خود جلوگیری کند.
• تلاش برای همکاران و ایستگاه های کاری. همه چیز دو طرف دارد. بله، ABW می تواند همکاری و تعامل با افراد مختلف را تقویت کند. در عین حال، تحقیقات نشان می‌دهد که راه‌اندازی ABW همچنین می‌تواند یافتن همکار مورد نیاز خود، اعضای تیم یا فردی از پشتیبانی را برای افراد دشوارتر کند. و بله، نداشتن میز اختصاصی می تواند به بهینه سازی فضای اداری کمک کند. با این حال، همچنین می‌تواند موقعیت‌هایی را ایجاد کند که افراد وقت گرانبهای خود را برای جستجوی یک ایستگاه کاری از دست بدهند یا تیم‌ها وقت خود را در جستجوی فضای کافی برای داشتن یک جلسه ایجاد مشترک از دست بدهند.

بهترین شیوه های ABW

بیایید به چند روش برتر نگاهی بیندازیم که می تواند به شما کمک کند مضرات کار مبتنی بر فعالیت را به حداقل برسانید و در عوض از این استراتژی محل کار حداکثر استفاده را ببرید. مورگان لاول یک راهنمای دقیق و گام به گام برای پیاده سازی ABW (که به شدت توصیه می کنم نگاهی به آن بیندازید) تهیه کرده است که ما بهترین روش های زیر را از آن استخراج کرده ایم.

1. آماده کنید

برای بسیاری از سازمان‌ها، معرفی کار مبتنی بر فعالیت، تغییر فرهنگ نسبت به نحوه عملکرد قبلی آنها خواهد بود. به همین دلیل است که جمع آوری اطلاعات (داده ها) در مورد موارد زیر مهم است:

• اهداف سازمان شما (به عنوان مثال می خواهید همکاری را بهبود ببخشید یا نوآوری مهم تر است)
• فضای اداری در حال حاضر چگونه استفاده می شود؟
• از سهامداران بپرسید که چه فکر می کنند
• برگزاری نظرسنجی از کارکنان

قبلاً اشاره کردیم که مردم عادات خود را دوست دارند، بنابراین وقتی از روش کار “کلاسیک” به ABW می روید، طبیعتاً برخی از کارمندان نگران خواهند شد. قبل از اینکه کار مبتنی بر فعالیت را معرفی کنید، نگرانی های افرادتان را ارزیابی کنید تا بدانید چگونه نگرانی های آنها را برطرف کنید. ترس های معمولی عبارتند از:

• ترس از تغییر
• از دست دادن هویت
• آی تی قدیمی و معیوب

مانند هر تغییر بزرگ و سرمایه‌گذاری ناشی از آن، باید یک مورد تجاری برای کار مبتنی بر فعالیت ایجاد کنید تا مردم را متقاعد کنید. این فقط برای جذب مدیران ارشد نیست، بلکه کارمندان نیز هستند. عناصری که باید در مورد کسب و کار خود بگنجانید می توانند عبارتند از:

• هزینه هر فوت مربع و هر کارمند
• سازگاری با رشد آینده
• بهبود استخدام و حفظ
• مصرف انرژی کمتر

2. یک تیم بسازید

شاید این یکی حتی قبل از شروع جمع‌آوری داده‌ها باشد، اما در هر صورت ناگفته نماند که برای اطمینان از موفقیت پروژه ABW شما به یک تیم عالی نیاز دارید. تیم باید شامل موارد زیر باشد:

• یک مدیر پروژه، ترجیحاً فردی ارشد، به عنوان مثال، منابع انسانی یا امور مالی
• ترکیبی از افراد از بخش‌های مختلف درون شرکت (“تیم داخلی”)، از مدیر عامل یا مدیر عامل سازمان گرفته تا منابع انسانی، تیم‌های دارایی، فناوری اطلاعات، امور مالی، مدیران خط، و PA. در برخی کشورها، بسته به قانون، ممکن است نیاز به مشارکت یک نماینده اتحادیه نیز باشد، زیرا تغییر به کار مبتنی بر فعالیت می تواند یک تغییر سازمانی بزرگ در نظر گرفته شود.
• شرکت‌های بسیار بزرگ ممکن است متخصصان لازم را در داخل خود داشته باشند، اما بیشتر سازمان‌ها برای اطمینان از اینکه همه چیز به خوبی پیش می‌رود، باید تعدادی متخصص خارجی بیاورند. به یک مشاور استراتژی محل کار (با شایستگی ها و تجربه قبلی در جمع آوری داده ها، طراحی داخلی، مدیریت تغییر، موارد تجاری ABW و غیره)، یک طراح و شرکتی فکر کنید که بتواند ساختمان واقعی را انجام دهد.

3. موارد ضروری را تعریف کنید

وقتی صحبت از کار مبتنی بر فعالیت می شود، موضوعات زیادی وجود دارد که باید قبل از شروع پروژه به آنها پرداخته شود – و تعریف شوند. فکر کن:

• بودجه. یک مورد واضح، اما مهم است. این باید شامل هزینه های نظرسنجی کارکنان، هزینه های طراحی، بودجه برای مشاور استراتژی محل کار و غیره باشد.
• تکنولوژی. اجرای موفقیت آمیز ABW به فناوری قوی متکی است. بررسی کنید آیا Wifi، لپ‌تاپ‌ها، سیستم‌های ابری، ابزار کنفرانس ویدیویی و سایر ابزارهایی که کارمندان استفاده می‌کنند به اندازه کافی انعطاف‌پذیر و کارآمد هستند یا نیاز به ارتقا دارند.
• نیاز به گرمایش، روشنایی و تهویه
• تغییر سیاست کار بر اساس فعالیت چیزی بیش از یک تغییر ساده در دفتر است. این شامل تغییر در شیوه های کاری موجود است. به این ترتیب، به تغییرات مختلفی در خط‌مشی شرکت نیاز دارد که شامل سیاست‌های منابع انسانی، سیاست‌های کار از خانه، خط‌مشی‌های فناوری اطلاعات، قوانین اداری و موارد دیگر می‌شود.

4. طراحی کلیدی است

وقتی ایده ABW داشتن مناطق مختلف برای پشتیبانی از فعالیت های کاری مختلف به بهترین شکل ممکن است، جای تعجب نیست که طراحی فضای کاری بسیار مهم است. در حالی که احتمالاً یک طراح متخصص و/یا مشاور استراتژی محل کار دارید که از طراحی مراقبت می کند، ما برخی از عناصر مرتبط با طراحی را که باید در نظر گرفته شوند برجسته می کنیم:

• ممیزی فضایی اطمینان حاصل کنید که نیازهای فضایی خود را ارزیابی کرده اید (به چند نفر نیاز دارید، چه کسانی می توانند انعطاف پذیر باشند و چه کسانی نیاز به حضور بیشتر در دفتر دارند، و غیره)
• ذخیره سازی. احتمالاً در راه‌اندازی ABW به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی بسیار کمتری نیاز خواهید داشت، اما همچنان به چه نوع فضای ذخیره‌سازی نیاز دارید ؟
• مبلمان. مبلمان نقش مهمی در کار مبتنی بر فعالیت ایفا می کند و بنابراین نیاز به تفکر دارد. یک منطقه مشترک مبلمان متفاوتی نسبت به یک منطقه آرام یا یک بوت تلفن دارد.

5. راه اندازی را برنامه ریزی کنید

شما یک شبه وارد یک مجموعه کاری مبتنی بر فعالیت نمی شوید، این خیلی واضح است. اگرچه پروژه کمی زمان می برد، خوب است که تحویل – به عبارت دیگر، خط پایان – را در ذهن داشته باشید و تا حد امکان برای آن آماده شوید. مواردی که باید در نظر داشت عبارتند از:

• برنامه زمانی ذینفعان کلیدی برای جلوگیری از قطع صحبت آنها در طول تعطیلات، زیرا آنها باید چیزی را امضا کنند…
• در حال حرکت. حرکت واقعی را چگونه پیش خواهید برد؟ و اگر دفاتر را جابه‌جا نمی‌کنید، چگونه می‌توانید کارهای مناسب را مدیریت کنید در حالی که مردم باید همزمان کار کنند؟
• مهلت ها در شروع پروژه ضرب الاجل هایی را تعیین کنید تا به همه چیز کمک کنید تا در سرتاسر مسیر خود ادامه دهید.
• ارتباط برقرار کنید و آموزش دهید. برای جلوگیری از برخی از معایب ABW، خوب است به محض تصمیم گیری در مورد کار مبتنی بر فعالیت، با کارمندان خود در ارتباط باشید. چند جلسه آموزشی نیز ترتیب دهید تا مردم این روش جدید کار را درک کنند و همه بتوانند از آن بهترین استفاده را ببرند. موضوعات می تواند شامل توضیح واضحی از تنظیمات مختلف کار و قوانین خاص آنها، امنیت فناوری اطلاعات، ابزارهای همکاری، و آداب اداری جدید باشد.

بسته بندی

کار مبتنی بر فعالیت، مانند هر استراتژی محل کار، مزایا و معایب خود را دارد. با این حال، زمانی که به خوبی برنامه ریزی و اجرا شود، اولی بیشتر از دومی خواهد بود. از آنجا که ABW نه تنها به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا تعادلی بین کار از راه دور و دفتر ایجاد کنند، بلکه به آنها کمک می‌کند تا در صورت تغییر ناگهانی شرایط، انعطاف‌پذیرتر و سازگارتر باشند. علاوه بر این، از نظر کار انعطاف پذیر، هم انتظارات نامزدها و هم انتظارات کارکنان را برآورده می کند.

سوالات متداول