در قلب خود، HR در مورد مراقبت از کارکنان با هدایت آنها در هر مرحله از سفر کارمندان از طریق فرآیندهای اصلی منابع انسانی است. این تضمین می کند که سازمان استعدادهای برتر را حفظ می کند تا بتواند به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود دست یابد.
بنابراین، روی چه فرآیندهای اصلی منابع انسانی باید در سازمان خود تمرکز کنید و چگونه می توانید کارایی آنها را به حداکثر برسانید؟
مطالب
فرآیندهای منابع انسانی چیست؟
7 فرآیند اصلی منابع انسانی
نقشه برداری فرآیندهای منابع انسانی
چک لیست فرآیندهای منابع انسانی (الگوی رایگان)
3 مرحله برای ساده کردن فرآیندهای منابع انسانی
فرآیندهای منابع انسانی چیست؟
فرآیندهای منابع انسانی استراتژی هایی هستند که کارکردهای اصلی منابع انسانی را ساده می کنند و از چرخه زندگی کارکنان پشتیبانی می کنند. فرآیندهای اصلی منابع انسانی شامل استخدام، پذیرش کارکنان، آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد، پاداش و مزایا، روابط کارکنان و انطباق است.
فرآیندهای منابع انسانی می تواند عملکرد یک کسب و کار را بهبود بخشد، هدف کلی آن را روشن کند و به رشد آن کمک کند. کارآمد کردن این فرآیندها تا حد امکان می تواند یک تجربه مثبت برای کارمندان ایجاد کند و به کسب و کار مزیت رقابتی بدهد.
فرآیندهای منابع انسانی مناسب همچنین می تواند به منابع انسانی کمک کند تا در میز رهبری جایی که به آن تعلق دارد، جایگاهی داشته باشد و به آن اجازه دهد تا صدایی استراتژیک در کسب و کار باشد.
7 فرآیند اصلی منابع انسانی
فرآیندها و رویه های منابع انسانی زیر بیشترین اهمیت را برای موفقیت در منابع انسانی و سازمانی دارند.
1. استخدام و گزینش
برای جذب و استخدام بهترین کاندیداها، به یک فرآیند استخدام موثر نیاز دارید که آنها را جذب کند. آمار نشان می دهد که 74 درصد از کارفرمایان اعتراف می کنند که در مقطعی نامزد اشتباهی را استخدام کرده اند. این باعث می شود هر مرحله از فرآیند استخدام به یک اندازه مهم باشد.
نرم افزار ردیابی متقاضی (ATS) ابزار مفیدی برای این منظور است. این به شما کمک می کند اطلاعات ارزشمندی را جمع آوری کنید و روند استخدام خود را تسریع کنید.
مثال فرآیند منابع انسانی: فرآیند درخواست
منابع انسانی باید با مدیران استخدام در ارتباط باشد تا شرح شغلی دقیق و قانع کننده ارائه کند. سپس آنها باید این لیست ها را در صفحه مشاغل سازمان خود، تابلوهای شغلی مانند Indeed و کانال های رسانه های اجتماعی مانند LinkedIn ارسال کنند.
می‌توانید با آژانس‌های استخدام شریک شوید تا در هنگام استخدام برای نقش‌های تخصصی یا سخت‌گیرانه از استعدادهای آنها بهره ببرید یا از دانشگاه‌ها دیدن کنید تا بهترین استعدادها را پیدا کنید.
به دلیل نرخ ترک تحصیل و رقابت بالا، باید کار را برای کاندیداها آسان کنید تا برای شغل اقدام کنند. برای جمع‌آوری داده‌های کاندیدا، از فرم‌های سازگار با تلفن همراه با سؤالات مهم اما پاسخ آسان استفاده کنید.
2. سوار شدن
پذیرش کارمند از لحظه ای که یک نامزد قرارداد کاری را با شرکت شما امضا می کند شروع می شود و معمولاً پس از 90 روز اول یا اولین سال کارمندی آنها به پایان می رسد. به گفته گالوپ، تنها 29 درصد از کارمندان احساس می‌کنند برای نقش‌های جدید خود آماده هستند و آماده هستند تا بعد از ورود به سیستم، پیشرفت کنند.
HR مسئول نشان دادن استخدام های جدید در اطراف دفتر و پاسخگویی به سوالات آنها است. اینها شامل سؤالاتی در مورد نقش آنها، انتظارات عملکرد، تجهیزات ارائه شده، مزایای کارکنان و خط مشی ها و رویه های شرکت است.
مثال فرآیند منابع انسانی: جهت گیری شغلی روز اول
منابع انسانی از استخدام‌های جدید استقبال می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا در سازمان مستقر شوند. در واقع، بسیاری از دپارتمان های منابع انسانی در مرحله قبل از ورود به سیستم، قبل از اولین روز رسمی هر استخدام، به معرفی تیم می پردازند تا حس تعلق را تقویت کنند.
در اولین روز استخدام جدید، درب منزل به آنها خوشامدگویی کنید، یک کارت دسترسی به آنها بدهید و در مورد دستور کار روز بحث کنید. پس از این، یک تور در دفتر ارائه دهید و آنها را به تیم و مدیر خود معرفی کنید.
چندین کسب و کار (مانند نتفلیکس) هر کارمند جدید را با یک دوست خود جفت می کنند تا به عنوان سیستم پشتیبانی آنها عمل کند. منابع انسانی به مدیران کمک می کند تا برای تعیین انتظارات، یک برنامه 30-60-90 روزه روشن ایجاد کنند.
3. آموزش و توسعه
انجمن توسعه استعدادها (ATD) دریافت که شرکت هایی با برنامه آموزشی رسمی 218 درصد افزایش سودآوری به ازای هر کارمند و حاشیه سود بیشتری را تجربه کردند. برنامه آموزشی و توسعه مناسب می تواند حفظ کارکنان را تقویت کند و شکاف های مهارتی را برطرف کند تا سازمان شما را رقابتی نگه دارد.
منابع انسانی مسئول این موارد است:
- ارزیابی نیازهای آموزشی
- طراحی و توسعه برنامه های آموزشی
- منبع یابی و انتخاب ارائه دهندگان آموزش
- سازماندهی لجستیک آموزشی
- تسهیل یا هماهنگی ارائه آموزش
- ارزیابی اثربخشی آموزش
- نظارت بر رعایت آموزش
روش‌های آموزشی نیز با رواج‌تر شدن کار ترکیبی/از راه دور و پیشرفت‌های سریع فناوری در حال پیشرفت هستند. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، دانستن اینکه از کدام ابزارهای جدید استفاده کنید و نحوه استفاده از آنها می تواند به شما در تسهیل رشد استعداد کمک کند.
مثال فرآیند منابع انسانی: ارزیابی نیازهای آموزشی
منابع انسانی نیازهای آموزشی فعلی نیروی کار را با انجام ارزیابی عملکرد و تجزیه و تحلیل شکاف های مهارتی ارزیابی می کند. منابع انسانی همچنین اهداف سازمان را برای رشد آینده و دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌هایی که کارکنان برای رسیدن به آن نیاز دارند، بررسی می‌کند.
به عنوان مثال، هاینکن یک برنامه یادگیری و توسعه شش ماهه ایجاد کرد. رهبران کسب‌وکار با تسهیل‌گران جلسه همکاری می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که محتوا در زمینه سازمان قابل اجرا است. این شرکت این برنامه را با در نظر گرفتن ارکان استراتژی یادگیری طراحی کرد.
4. مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد مدیران را شامل می شود که به طور منظم با کارکنان ملاقات کنند تا اهدافی را تعیین کنند، پیشرفت را ارزیابی کنند و بازخورد ارائه دهند تا به آنها کمک کند تا پتانسیل خود را به حداکثر برسانند.
در حالی که اکثر کسب و کارها هر شش تا 12 ماه یکبار بررسی عملکرد را انجام می دهند، اکنون تعداد بیشتری بازخورد 360 درجه را به عنوان رویکردی جامع تر برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می کنند.
مثال فرآیند منابع انسانی: ارزیابی عملکرد
منابع انسانی برای تعیین معیارها و معیارهای عملکرد با مدیران همکاری نزدیک دارد. در طول بررسی عملکرد، مدیران در مورد عملکرد فردی هر کارمند بازخورد ارائه می کنند. این شامل نقاط قوت، دستاوردها، زمینه های بهبود و اهداف آینده آنها می شود.
ایجاد مدیریت عملکرد منسجم برای کارکنان و مدیران برای تیم منابع انسانی شرکت Linktree مستقر در ملبورن ضروری بود. آنها می‌دانستند که برخی از مدیران در حال انجام بررسی‌های عملکرد هستند، اما بینش‌هایی در مورد تعداد دفعات یا ساختار بررسی‌ها نداشتند.
سپس HR بررسی‌های 360 درجه‌ای دو سالانه، گفتگوهای سه ماهه شغلی و رشد و هر دو هفته یکبار یک به یک را در سراسر سازمان اجرا کرد تا به ایجاد ثبات در فرآیند ارزیابی کمک کند. این به نوبه خود به ایجاد انتظارات در مورد مدیریت عملکرد برای کارکنان و مدیران کمک کرد.
5. غرامت و مزایا
HR مسئول ارائه و رسیدگی به بسته های غرامت و مزایا است. این شامل مدیریت حقوق و دستمزد، حقوق، مزایا و پاداش است که نیاز به مدیریت دقیق دارد.
در حالی که جویندگان کار بسیاری از عوامل دیگر را هنگام بررسی پیشنهادات شغلی در نظر می گیرند، بسته پاداش مناسب هنوز برای جذب و حفظ استعدادهای برتر ضروری است.
مثال فرآیند منابع انسانی: ایجاد یک بسته پاداش و مزایا
افراد مختلف مزایای متفاوتی را در اولویت قرار می دهند – به عنوان یک متخصص منابع انسانی، باید یاد بگیرید که هر نامزد انتخاب شده در لیست کوتاه چه می خواهد و چگونه آن را به آنها ارائه دهید. جویندگان کار بیشتر نگران بسته غرامت کلی خود هستند تا غرامت به تنهایی.
مزایایی مانند بیمه درمانی، PTO، برنامه های بازنشستگی و حتی بیمه حیوانات خانگی اهمیت فزاینده ای پیدا کرده اند. به عنوان مثال، نظرسنجی هاروارد بیزینس ریویو نشان داد که 88 درصد از پاسخ دهندگان آن بیمه درمانی خصوصی را عاملی کلیدی در بررسی پیشنهادهای شغلی می دانند.
به عنوان مثال، نتفلیکس بسته‌های جبرانی متناسب با اولویت‌های فردی کارکنان خود را ارائه می‌کند. این شامل یک خط مشی تعطیلات منحصر به فرد، گزینه های سهام رقابتی، و 4٪ مطابقت حقوق در برنامه 401 (k) آنها است.
6. روابط کارکنان
روابط کارکنان شامل رسیدگی به نگرانی ها، مدیریت تعارض و ایجاد یک محیط کاری مثبت است. این شامل مدیریت فرهنگ محل کار، تضمین سلامت و ایمنی کارکنان، و حمایت از تعادل بین کار و زندگی است که به کاهش گردش مالی کمک می کند.
مثال فرآیند منابع انسانی: حل تعارض
منابع انسانی دپارتمان پیشرو برای گزارش و رسیدگی به تعارضات محل کار است. به عنوان مثال، اگر یک کارمند شکایتی در مورد قلدری توسط یک مدیر مطرح کند، مسئولیت شما این است که یک گزارش رسمی ثبت و ارسال کنید و این ادعا را به طور کامل بررسی کنید.
این مسئولیت منابع انسانی است که آن را با بیشترین سرعت، آرام و عینی حل کند. اگر با رفتاری مواجه شدید که قوانین رفتاری محل کار را نقض می کند، ضروری است که سریع و مناسب با آن رفتار کنید.
7. رعایت
منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که سازمان از تمام قوانین و مقررات مربوط به کار پیروی می کند. اینها بسته به صنعت، مکان و نوع کار انجام شده متفاوت است.
به عنوان بخشی از تیم منابع انسانی شرکت خود، در توسعه و اجرای رویه هایی مشارکت خواهید داشت تا اطمینان حاصل شود که کسب و کار همیشه از نظر قانونی مطابقت دارد تا از مجازات های شدید جلوگیری شود.
مثال فرآیند منابع انسانی: انطباق قانونی در حوزه های قضایی مختلف
رعایت قوانین در یک منطقه واحد یک چیز است. هنگامی که یک سازمان در حوزه های قضایی متعدد فعالیت می کند، منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که کسب و کار در چندین مکان مطابقت دارد.
- قوانین استخدام: مناطق مختلف قوانین متفاوتی در مورد استخدام، خاتمه کار، ساعات کار و حقوق کارمند دارند. منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که قراردادها و اقدامات با قوانین محلی مطابقت دارد.
- مقررات مالیاتی: مالیات بر حقوق، سهم تامین اجتماعی و سایر تعهدات مالیاتی می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. منابع انسانی باید اینها را مدیریت کند تا از مشکلات قانونی جلوگیری کند.
- استانداردهای ایمنی و بهداشت: رعایت مقررات ایمنی و بهداشت شغلی در هر حوزه قضایی برای محافظت از کارکنان و اجتناب از مجازات بسیار مهم است.
- حفاظت از داده ها و حریم خصوصی: با قوانینی مانند GDPR در اروپا، منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که داده های کارکنان مطابق با مقررات حریم خصوصی محلی اداره می شود.
- روابط کار: درک نقش اتحادیه ها و قراردادهای چانه زنی دسته جمعی در مناطق مختلف برای حفظ روابط کار خوب ضروری است.
نقشه برداری فرآیندهای منابع انسانی
نقشه برداری فرآیندهای منابع انسانی چیست؟
نگاشت فرآیندهای منابع انسانی مستلزم تجسم مراحل درگیر در عملکردهای منابع انسانی، از جمله نقش ها، مسئولیت ها، تعاملات و گردش کار است. هدف این نقشه یا نقشه بصری کمک به شناسایی ناکارآمدی ها و زمینه های بهبود در بخش منابع انسانی است.
این مرجع بصری واضح می تواند ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم را بهبود بخشد و با مستندسازی رویه های عملیاتی، انطباق را تضمین کند.
نکته HR
مصاحبه‌ها، نظرسنجی‌ها و گزارش‌ها همگی معدن طلایی از داده‌ها هستند که به شما در تجزیه و تحلیل فرآیندهای منابع انسانی فعلی، رسیدگی به مسائل و نگرانی‌های احتمالی و شناسایی زمینه‌های بهبود کمک می‌کنند.
نحوه ایجاد نقشه فرآیند منابع انسانی
- هدف گذاری کنید: اولین قدم این است که بدانید می خواهید به چه چیزی برسید و موفقیت را چگونه تعریف می کنید. به عنوان مثال، کدام فرآیندهای منابع انسانی خاص را باید ترسیم کنید، و کدام معیارها را باید دنبال کنید؟ به یاد داشته باشید که اهداف خود را با اهداف گسترده تر سازمان هماهنگ کنید.
- جمع‌آوری داده‌ها: در مرحله بعد، داده‌هایی را که برای نقشه‌برداری فرآیندهای منابع انسانی نیاز دارید، جمع‌آوری کنید. جمع آوری طیف وسیعی از داده ها که وسعت کامل هر فرآیند را پوشش می دهد، مهم است.
- نقشه خود را بسازید: با این داده ها می توانید نقشه برداری را شروع کنید. یک ابزار یا نرم افزار را انتخاب کنید و از یک قالب استاندارد پیروی کنید. یک نمای کلی از هر فرآیند اصلی HR ایجاد کنید، سپس در فرآیندها، اقدامات و مسئولیت های کوچکتر در هر یک عمیق تر بگردید.
- فرآیندهای منابع انسانی خود را بهینه کنید: اکنون می توانید فرآیندهای منابع انسانی موجود خود را تجزیه و تحلیل کنید. چگونه می توانید کارآمدتر باشید، اتوماسیون را پیاده سازی کنید و ارزش را افزایش دهید؟ فهرستی از فرصت ها برای بهبود تهیه کنید، مراحل مربوطه را یادداشت کنید و آنها را اولویت بندی کنید.
- پیاده سازی تغییرات: اکنون می توانید تغییرات پیشنهادی را پیاده سازی کنید. یک برنامه اقدام دقیق، همراه با وظایف خاص، افراد درگیر، منابع مورد نیاز و تاریخ های تحویل، به همه کمک می کند تا در مسیر خود باقی بمانند.
- نظارت بر پیشرفت: مرحله نهایی نظارت بر تأثیر تغییرات در فرآیندهای منابع انسانی است. معیارهایی که در ابتدا تعیین می کنید به شما کمک می کند موفقیت خود را اندازه گیری کنید. اگر چیزی جواب نداد، اکنون زمان آن است که علت آن را مشخص کنید و تنظیمات را انجام دهید. فراموش نکنید آنچه را که کار کرده است به اشتراک بگذارید و آن را جشن بگیرید.
چک لیست فرآیندهای منابع انسانی (الگوی رایگان)
هنگامی که فرآیندهای منابع انسانی خود را ترسیم کردید، یک چک لیست فرآیند منابع انسانی ایجاد کنید تا مطمئن شوید که چیزی را از قلم نیندازید. به همکاران منابع انسانی خود اجازه دهید به این چک لیست دسترسی داشته باشند تا آنها در یک صفحه باشند و بتوانند هر زمان که یکی از اعضای تیم در دسترس نیست وارد عمل شوند.
این چک لیست همچنین به کارکنان غیر HR کمک می کند تا بفهمند در HR چه اتفاقی می افتد. به عنوان مثال، مدیران استخدام می‌توانند طول فرآیند استخدام فعلی خود را ببینند و بفهمند که چرا استخدام‌های جدید نمی‌توانند فوراً شروع به کار کنند.
در نهایت، چک لیست فرآیندهای منابع انسانی به شما کمک می کند هنگام ارسال به موقع فرم ها، آماده شدن برای ممیزی و به روز ماندن در مورد تغییرات در قوانین استخدام، مطابقت داشته باشید.
در اینجا نمونه ای از چک لیست استخدام جدید (به علاوه یک الگوی رایگان که می توانید دانلود و استفاده کنید) آورده شده است.
نکته HR
یک HRMS (سیستم مدیریت منابع انسانی) یا HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی) می تواند به پردازش و ذخیره داده های کارکنان و خودکارسازی فرآیندهای اصلی منابع انسانی کمک کند.
3 مرحله برای ساده کردن فرآیندهای منابع انسانی
در اینجا سه مرحله ساده برای ساده کردن فرآیندهای منابع انسانی و افزایش کارایی وجود دارد.
1. فرآیندهای منابع انسانی را خودکار کنید
فرآیندهای کاغذی و کارهای دستی تکراری را حذف کنید، که زمان را آزاد می‌کند که بهتر می‌توان آن را صرف کارهای انسان محوری کرد که ارزش واقعی ایجاد می‌کنند. نرم افزار منابع انسانی می تواند وظایفی از جمله ورود داده ها، تولید گزارش و مدیریت اسناد را خودکار کند.
برای مثال، نرم‌افزار مناسب می‌تواند به‌طور خودکار به مدیران یادآوری کند که داده‌های عملکرد کارکنان خود را در طول سال وارد کنند، و مطمئن شود که آنها به طور منظم عملکرد کارکنان را بدون نیاز به آزار و اذیت منابع انسانی دنبال می‌کنند.
2. از هوش مصنوعی در منابع انسانی استفاده کنید
92 درصد از شرکت های Fortune 500 از هوش مصنوعی (GenAI) در گردش کار خود استفاده می کنند. به عنوان مثال، می‌توانید از ChatGPT برای نوشتن شرح‌های شغلی قانع‌کننده، ارسال خودکار اسناد مهم به نامزدها و استخدام‌های جدید و پیش‌بینی گردش مالی کارکنان استفاده کنید.
ربات‌های چت و دستیاران مجازی همچنین به کارمندان شما اجازه می‌دهند تا هر زمان که بخواهند وظایف اداری خود را انجام دهند (مثلاً درخواست مرخصی و مشاهده سابقه جبران خسارت). آنها همچنین پاسخ های فوری را ارائه می دهند، بنابراین کارمندان نیازی ندارند منتظر بمانند تا کسی از طرف منابع انسانی به آنها ایمیل بزند.
3. از تجزیه و تحلیل داده ها در منابع انسانی استفاده کنید
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها برای کشف روندها و الگوهای کلیدی می‌تواند به منابع انسانی در تصمیم‌گیری قوی‌تر و مبتنی بر شواهد، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک کند. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده می تواند نیازهای استخدام را پیش بینی کند، در حالی که تجزیه و تحلیل احساسات می تواند رضایت کارکنان را بسنجد.
علاوه بر این، بینش‌های مبتنی بر داده‌ها می‌توانند برنامه‌ریزی نیروی کار را بهینه کنند، گردش مالی را کاهش دهند و مشارکت کارکنان را با تنظیم برنامه‌ها برای برآورده کردن نیازهای نیروی کار افزایش دهند، که منجر به عملیات مؤثرتر و چابک‌تر منابع انسانی می‌شود.
نکته HR
گوگل از تجزیه و تحلیل پیشگویانه برای کاهش 15 تا 25 دور مصاحبه و آزمایش به تنها 4 دور استفاده کرده است، سفر استخدام خود را کوتاه کرده و هزینه های کلی مرتبط با منبع یابی، استخدام و استخدام را کاهش داده است.
برای جمع بندی
ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی برای افزایش کارایی سازمانی، کاهش هزینه‌ها و بهبود تجربه کارکنان ضروری است. با خودکار کردن وظایف معمول مانند پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و حضور در هیئت مدیره، منابع انسانی می تواند کار دستی وقت گیر را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و خطر خطای انسانی را به حداقل برساند.
همچنین، فرآیندهای منابع انسانی کارآمد زمان پاسخگویی سریع‌تر و ارتباطات شفاف‌تر را تسهیل می‌کند. رویه های ساده برای بررسی عملکرد و بازخورد کارکنان منجر به مشارکت و رضایت بیشتر می شود. این به نوبه خود باعث ایجاد انگیزه و رضایت بیشتر کارکنان و بهبود همسویی بین اهداف فردی و سازمانی می شود.