در قسمت اخیر پادکست ساختن حس خود، سام هریس میزبان با مت مولنوگ، یکی از توسعه دهندگان وردپرس، یک پلتفرم منبع باز که توسط 36 درصد از وب استفاده می شود، صحبت می کند. در سال 2005، مت Automattic را تأسیس کرد، یک شرکت اینترنتی که برندهای آن عبارتند از WordPress.com، Akismet، Tumblr و دیگران.
از آنجایی که شرکت او یک سازمان 100٪ توزیع شده با بیش از 1100 کارمند در 75 کشور جهان است، مولن وگ برای مدت طولانی به مزایا و چالش های این روش کار فکر کرده است. به این ترتیب، او بینش منحصر به فردی در اداره تیم های توزیع شده دارد، چیزی که با توجه به وضعیت فعلی COVID-19، به اولویت اصلی بسیاری از سازمان ها تبدیل شده است.
در طول قسمت پادکست – که به شدت توصیه می کنم گوش کنید! – مت پنج سطح مختلف از سازمان های توزیع شده را متمایز می کند. در این مقاله، هر یک از این مراحل را یک به یک شرح می‌دهیم و همچنین نکات کلیدی مت را در مورد نحوه عملکرد تیم‌های توزیع شده به اشتراک می‌گذاریم.
مطالب
سطح 1 – شرکت هیچ کاری عمدی انجام نداده است (هنوز)
سطح 2 – بازآفرینی کاری که در دفتر انجام می دهید اما فقط آن را به صورت آنلاین انجام می دهید
سطح 3 – واقعاً استفاده از رسانه
سطح 4 – ناهمزمان شدن
سطح 5 – نیروانا
کار تیم های توزیع شده – 5 نکته کلیدی
در یک یادداشت پایانی
اگر می خواهید گوش کنید، این قسمت این قسمت است (از ساعت 10:44 مولنوگ شروع به صحبت در مورد سطوح مختلف خودمختاری تا ساعت 23:47 می کند):
سطح 1 – شرکت هیچ کاری عمدی انجام نداده است (هنوز)
این مرحله ای است که اکثر شرکت ها (حدود 98٪ طبق گفته Mullenweg) امروز در آن قرار دارند. به عنوان یک کارمند دانش، اگر شرایط اضطراری یا چیزی وجود دارد، نمی توانید یک روز به دفتر بروید و همچنان کارها را در حرکت نگه دارید. می‌توانید با استفاده از تلفن همراه تماس بگیرید، پهنای باند دارید، می‌توانید با آن تماس بگیرید.
با این حال، ممکن است احتمال بیشتری وجود داشته باشد که کارها را به تعویق بیندازید یا به اندازه ای که در دفتر کار می کردید مؤثر نخواهید بود. اما به هر طریقی، اکثر شرکت‌ها می‌توانند امروز کار را ادامه دهند، حتی اگر افرادشان نتوانند وارد دفتر شوند.
سطح 2 – بازآفرینی کاری که در دفتر انجام می دهید اما فقط آن را به صورت آنلاین انجام می دهید
به گفته مولنوگ، در حال حاضر بسیاری از سازمان ها به این سمت می روند. شرکت ها با این واقعیت بیدار شده اند که افرادشان باید بتوانند وقتی در دفتر نیستند به چیزهایی دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، آنها ممکن است به ابزارهایی مانند زوم یا اسلک روی بیاورند، اما در عین حال، در تلاش هستند تا شرایط قدیمی کار اداری را در خانه بازسازی کنند.
تلاش برای بازسازی یک مدل کارخانه ای از کار اداری در خانه که در آن همه چیز همزمان فرض می شود، یک دام رایج است.
این نیز مرحله (برادر بزرگ) است که در آن شرکت‌ها گاهی سعی می‌کنند نرم‌افزاری را روی رایانه‌های کارمندان خود نصب کنند تا از باز بودن برنامه‌های خاص مطمئن شوند، و غیره.
توصیه مولنوگ در مورد فاز 2: آن را سخت تر کنید و در مورد اینکه چگونه می توانید به فاز 3 تا 5 بروید صحبت کنید.
سطح 3 – واقعاً استفاده از رسانه
مت چند مثال از اینکه منظورش از این حرف چیست را بیان می کند. فرض کنید در حال تماس ویدیویی تیمی هستید. به جای اینکه همه در رایانه شخصی خود یادداشت برداری کنند، از یک سند مشترک Google استفاده کنید و شخصی را برای یادداشت برداری تعیین کنید (کار بسیار مهمی!) تا همه بتوانند یادداشت هایی را که در زمان واقعی گرفته می شوند مشاهده کنند.
به این ترتیب، یادداشت برداری به یک مسئولیت مشترک تبدیل می شود و آنها بهتر آنچه گفته شده را منعکس می کنند که منجر به نتایج و انتظارات بهتر می شود.
فاز 3 همچنین زمانی است که افراد شروع به سرمایه گذاری در تجهیزات بهتری مانند صدا و ابزار بهتر برای برقراری تماس های ویدیویی می کنند. به عنوان مثال، Krisp.ai ابزاری است که نویز پس‌زمینه را حذف می‌کند تا افراد نیازی به بی‌صدا کردن خود در طول تماس نداشته باشند (زیرا این کار می‌تواند مکالمه را متوقف کند).
این مرحله همچنین مرحله ای است که در آن روی ارتباطات نوشتاری و توانایی نوشتن سرمایه گذاری می کنید. در یک سازمان توزیع شده، کلمه مکتوب قدرتمندترین برای به اشتراک گذاشتن چیزها است. بنابراین، برای تیم های توزیع شده، کیفیت، وضوح و مهارت نوشتاری ارزش بیشتری پیدا می کند.
سطح 4 – ناهمزمان شدن
سطح 4 زمانی است که همه چیز از لحاظ دادن خودمختاری به مردم شروع به جدی‌تر شدن می‌کند. تاکنون، شما فرض کرده‌اید که تیم‌های توزیع‌شده شما به طور همزمان روی رایانه هستند و ساعت‌های یکسانی در «ساعات اداری» دارند. به عبارت دیگر، شما به آنها استقلالی از نظر نحوه تولید و طراحی روزهای خود نمی دهید.
ناهمزمان شدن مستلزم دادن آزادی عمل به افراد در زمان و هر طور که می خواهند کار می کنند. همچنین به این معنی است که می‌توانید شروع به استفاده از استخر استعدادهای جهانی کنید و افراد را در یک چرخه 24 ساعته «پادشاه» کنید. در نتیجه، کسب و کار به طور مداوم اجرا خواهد شد، و کاری که یک شرکت معمولی 3 روز طول می کشد تا آن را انجام دهد، می توانید در 24 ساعت انجام دهید.
مزیت دیگر ناهمزمان شدن در فرآیند تصمیم گیری نهفته است. معمولاً در یک جلسه اطلاعات خاصی به افراد ارائه می شود و نسبت به آن واکنش نشان می دهند. اغلب، نظر پردرآمدترین فرد در اتاق وزن بیشتری می‌گیرد یا مردان بیشتر از زنان صحبت می‌کنند. این بدان معناست که ورودی ارزشمند خود را از دست می دهید.
ناهمزمان شدن فضا را به درون گراها می دهد، افرادی که انگلیسی برایشان زبان اول نیست، و افرادی که معمولاً چیزی را فوراً نمی گویند اما برای کمک به ایده ها به زمان نیاز دارند تا به همه چیز فکر کنند. بنابراین، در حالی که تصمیم گیری ممکن است کمی بیشتر طول بکشد، نتایج باید بسیار بهتر باشد.
سطح 5 – نیروانا
این هدف نهایی است. هنگامی که به سطح 5 رسیدید، می توانید (یا باید!) بهتر از هر سازمان حضوری کار کنید. به گفته مت، جنبه سرگرم کننده در مورد سطح 5 این است که شما می توانید چیزهایی را در روز خود بگنجانید که معمولاً نمی توانید در دفتر کار انجام دهید زیرا از نظر اجتماعی ناهنجار یا غیرممکن هستند.
به عنوان مثال، به انجام 20 تیم و فشار در بین جلسات فکر کنید. یا کمی رقصیدن روی میز تردمیل باشید. اما همچنین، در یک نکته جدی تر، کارهایی مانند برداشتن بچه ها از مدرسه یا مهدکودک بدون اینکه احساس ناراحتی کنند ((البته زمانی که مدارس و مهدکودک ها هنوز باز بودند). هر کاری که در طول روز کاری انجام می دهید، همکارانتان هیچ نظری ندارم زیرا هنوز در حال تولید هستید.
هنگامی که یک سازمان در این سطح بالاتر فعالیت می کند، افراد بهترین خود را به کار می آورند، خلاق ترین کار خود را، پربازده ترین زمان خود در روز و غیره. در این مرحله، نمایه سازی زمان صرف شده روی میز را متوقف می کنید. در عوض، شما شروع به تمرکز روی خروجی می کنید که جهت گیری بسیار متفاوتی نسبت به یک دفتر “عادی” دارد.
کار تیم های توزیع شده – 5 نکته کلیدی
کار با تیم های توزیع شده به چیزی بیش از یک اتصال اینترنتی خوب و تجهیزات صوتی نیاز دارد. در طول پادکست، هریس و مولنوگ به چند نکته مهم اشاره می‌کنند که باید در نظر داشته باشید:
اعتماد و تعصب
سام هریس مجری برنامه اشاره می کند که به نظر نمی رسد بسیاری از کارفرمایان با این ایده که واقعاً کارمندانشان را چه کار می کنند راحت نیستند، مگر اینکه آنها در یک جعبه با آنها در یک ساختمان اداری باشند.
مولنوگ توضیح می دهد که ما این طرز تفکر را از دوران کار در کارخانه به ارث برده ایم. با این حال، کار دانش در واقع خود را برای یک روش کار توزیع شده وام می دهد. او معتقد است که در دفتر کار راحت‌تر از زمانی است که در خانه هستید. وقتی خروجی شما وجود ندارد یا با خروجی یک همکار متفاوت است، مردم متوجه خواهند شد. در یک اداره، وقتی زود حاضر می شوید، خوب لباس می پوشید و غیره می توانید 3 یا 4 ماه قبل از اینکه مردم متوجه شوند، از پس آن بر بیایید.»
دلیل اخلاقی دیگری نیز وجود دارد که چرا مولنوگ معتقد است توزیع می‌تواند برای کار و جامعه بهتر باشد: «با تمرکز صرف بر خروجی، بسیاری از سوگیری‌های درونی مغز مارمولک را که همه ما داریم، حذف می‌کنید. وقتی بتوانید همه چیز را حذف کنید، چیزی به دست می‌آورید که به ایده شایسته‌سالاری ری دالیو نزدیک‌تر است، چیزی که من فکر می‌کنم همه سازمان‌ها باید برای آن تلاش کنند، جایی که ما فقط به خود کار در خالص‌ترین و عینی‌ترین شکل نگاه می‌کنیم و قضاوت می‌کنیم. که، تلاش نکردن برای وارد کردن همه این چیزهای دیگر – خواه آگاهانه یا ناخودآگاه – که ممکن است بر ما در مورد عملکرد یک نفر تأثیر بگذارد.
API – قصد مثبت را فرض کنید
هنگامی که به توزیع می روید، بسیاری از ارتباطات شما نوشته می شود. و معمولاً، وقتی چیزی را می خوانید، به دو طریق می توان چیزی را خواند. راهی که می‌تواند شما را از کار بیاندازد یا عصبانی کند یا احساس کنید کسی به شما حمله می‌کند و راهی که اینطور نیست.
Mullenweg: «در Automattic، ما یک مخفف داریم که در داخل زیاد استفاده می‌کنیم که API نامیده می‌شود، که معمولاً در فناوری مخفف Application Programming Interface است، اما ما از آن برای گفتن Assume Positive Intent استفاده می‌کنیم. در 99 درصد مواقع، در یک محیط کاری، شخصی که به شما پیام می‌فرستد، سعی نمی‌کند احساس بدی به شما بدهد، آن شخص سعی نمی‌کند به شما حمله کند، اما ما اغلب می‌توانیم چنین احساسی داشته باشیم و مغز مارمولک‌مان را درگیر کنیم. و آزرده شدن این می‌تواند خیلی سریع انجام شود، مخصوصاً وقتی که در حال تایپ کردن به یکدیگر هستید.
بنابراین، ما دوست داریم بگوییم بهترین نیت را در چیزی که دریافت می‌کنید در نظر بگیرید، ما دوست داریم بگوییم در چیزی که ارسال می‌کنید حفظ کنید، بنابراین سعی کنید هنگام نوشتن یک پیام، مقداری زبان کرکی یا ایموجی‌های اضافی یا یک گیف یا هر چیز دیگری قرار دهید. شما آن را تا حد امکان مهربان و انسانی می کنید.
در نهایت، ما دوست داریم به مردم بگوییم که از رسانه‌ها استفاده کنند، بنابراین اگر متوجه شدید که زیاد تایپ می‌کنید، ببینید آیا می‌توانید وارد یک تماس صوتی شوید. صدا ایمن است زیرا حتی اگر افراد لباس پوشیده نباشند یا برای تماس ویدیویی آماده نباشند، هر کسی می‌تواند تماس صوتی را انجام دهد. و گاهی اوقات استفاده از تلفن می تواند واقعاً اوضاع را به روشی زیبا کاهش دهد.”
ارتباط
در حالی که سازمان Mullenweg دارای یک سلسله مراتب طبیعی با تیم ها و بخش ها است، ارتباطات آن کاملاً مسطح است. او می‌گوید زیبایی آن این است که شما افرادی را دریافت می‌کنید که ممکن است در جلسه‌ای با شما نباشند و نظر بدهند. یا افرادی از یک منطقه متفاوت که مشکل مشابهی دارند ممکن است در این موضوع شرکت کنند.
البته این یک شمشیر دو لبه است. شما همچنین می‌توانید افرادی را که نظرات زیادی دارند، جذب کنید. و درست مانند جلسات، موضوعات خوب و بد وجود دارد.
مدیریت تیم های توزیع شده
مولنوگ معتقد است که مدیران بزرگترین مانع برای حرکت شرکت ها در سطوح بالا هستند. مشارکت کنندگان منفرد واقعاً به راحتی وارد کار توزیع شده می شوند زیرا بسیاری از آنها تجربه کار آزاد، پیمانکاری و غیره را دارند.
با این حال، مدیران همیشه به مدیریت نیروی کار پراکنده عادت ندارند. اغلب، آنها برای راه رفتن زیاد در محل کار استفاده می شوند و در یک مجموعه توزیع شده، نوعی صمیمیت محیطی را که فقط با بودن در کنار مردم به وجود می آید از دست می دهند.
به‌عنوان مدیر تیم‌های توزیع‌شده، باید بیشتر مراقب باشید. زیرا در یک دفتر ممکن است متوجه شوید که افراد کم انرژی یا غمگین هستند، اما اکنون نمی توانید به راحتی متوجه این چیزها شوید و این بدان معنی است که باید بیشتر آگاه باشید.
همچنین، زمانی که به طور کامل توزیع شده باشید و بتوانید از مجموعه استعدادهای جهانی بهره ببرید، مناطق زمانی ممکن است کمی مشکل شوند. در Automattic، آنها سعی می کنند تیم های 5 تا 15 نفره را در بیش از 8 منطقه زمانی پراکنده نکنند، سایر شرکت ها تا آنجا پیش می روند که می گویند حداکثر 2 یا 3 منطقه زمانی.
زمان حضوری
به طور متناقض، زمان حضوری به اندازه زمان توزیع شده برای ایجاد اعتماد مهم است. وقتی رودررو می شوید چیزهایی اتفاق می افتد که از هر فناوری قدرتمندتر است. اعتمادی که در آن زمان حضوری ایجاد می‌کنید می‌تواند شما را برای سال‌ها بدون دیدن آن شخص نگه دارد، زیرا شما آن زمان واقعاً شدیدی را سپری کرده‌اید. زمان حضوری کلیدی است
در یک یادداشت پایانی
کار با تیم های توزیع شده برای بسیاری از سازمان ها به واقعیت تبدیل شده است، صرف نظر از اینکه آنها برای آن آماده بودند یا نه. و در حالی که نمی‌توانید یک شبه از سطح 1 به 5 بروید، آگاهی از سطوح مختلف سازمان‌های خودمختار – در ترکیب با نکات کلیدی فردی که یک سازمان کاملاً توزیع‌شده و جهانی را اداره می‌کند – به شما کمک می‌کند تا به آنجا برسید.
دیدگاهتان را بنویسید