نحوه محاسبه بهره وری: راهنمای منابع انسانی

امروزه سازمان‌ها با این سوال مواجه هستند که چگونه بهره‌وری را به‌طور دقیق اندازه‌گیری کنند، به‌ویژه که دنیا روز به روز دورتر می‌شود. علاوه بر این، مسئله اندازه‌گیری بهره‌وری فراتر از اندازه‌گیری یک «خروجی» ساده حرکت کرده است. با در نظر گرفتن عوامل خارجی و داخلی و نیازهای سازمان در یک نقطه خاص، تفاوت‌های ظریفی دارد. سازمان ها و کارمندان همیشه به دنبال راه هایی برای تولید بیشترین مقدار خروجی در کوتاه ترین زمان بوده اند. و برای نشان دادن این، باید بتوانید آن را اندازه گیری کنید.

این سوال واقعی است – چگونه می توان بهره وری را به طور دقیق اندازه گیری کرد و ارزش تلاش کارکنان را در محل کار نشان داد. بیایید نگاهی به چرایی و نحوه محاسبه بهره وری بیندازیم.

مطالب
چرا بهره وری را در محل کار محاسبه کنیم؟
نحوه محاسبه بهره وری
ملاحظات در هنگام محاسبه بهره وری
چگونه بهره وری را افزایش دهیم

چرا بهره وری را در محل کار محاسبه کنیم؟

بهره وری معیاری است که به شما کمک می کند درک کنید که کسب و کار شما چه زمانی و چگونه باید برای دستیابی به نتایج بهتر تنظیم شود. بیایید به دلایل دیگری که چرا محاسبه بهره‌وری ضروری است نگاهی عمیق‌تر بیندازیم:

بهینه سازی نیروی کار – محاسبه بهره وری به سازمان کمک می کند تا نیروی کار فعلی خود را درک کند و در طول مسیر در مواجهه با تغییرات تغییراتی ایجاد کند. این داده ها را برای ایجاد تغییراتی در برنامه کاری کارکنان و ساختار سازمانی، کاهش هزینه های عملیاتی و بهینه سازی عملکرد کارکنان فراهم می کند.
ایجاد تاثیر مالی – محاسبه بهره وری معادل نگه داشتن انگشت روی نبض سازمان شما است. در بازار در حال تغییر، شما می توانید فرآیندهای کارمندان یا گردش کار را برای بهینه سازی عملکرد تنظیم کنید. در نتیجه، همیشه می‌توانید اطمینان حاصل کنید که یک سازمان در بهترین موقعیت برای افزایش سود و در عین حال حفظ همان سطح تلاش است.
ردیابی تغییرات در بهره وری – می توانید ببینید آیا چیزی تغییر کرده است و در صورت لزوم اقدام کنید. علاوه بر این، شما همچنین می توانید از هر سیگنالی که می تواند منجر به آسیب غیرقابل جبران شود آگاه باشید.
مدیریت کسب و کار شما – درک دقیق از سطوح بهره وری سازمان شما امکان تصمیم گیری بهتر را می دهد. شما قادر به مدیریت خط مقدم کسب و کار و انتظارات مشتری هستید. همچنین مناطق مورد نگرانی در عملیات و اینکه آیا شما نیاز به گسترش تیم خود یا اجرای یک مدل عملیاتی جدید دارید یا خیر را مشخص می کند.

نحوه محاسبه بهره وری

یک فرمول کلی ساده برای محاسبه بهره وری وجود دارد:

بهره وری = خروجی / ورودی

اما چگونه می توان این را عملی کرد؟

مثال شماره 1

به عنوان مثال، سازمانی را در نظر بگیرید که لپ تاپ تولید می کند. آنها در یک ماه بیش از 200000 لپ تاپ با 40 کارمند می سازند که 18 روز و 9 ساعت در روز در مدت 6 ماه کار می کنند.

جزئیات	#
تعداد لپ تاپ ها	200000
تعداد ساعات کار در روز	9
ماه ها	6
تعداد روزهای کار در یک ماه	18
تعداد کارمندان	40

برای محاسبه کل ورودی خود، محاسبه زیر را انجام دهید:

ورودی = 40 (# کارمند) x 9 (# ساعت کار در روز) x 6 (# ماه) x 18 (# روزهای کار در یک ماه).

یعنی 38880.

بهره وری = 200000 / 38880 = 5.14

یعنی برای هر ساعت 5.14 خروجی تولید می شد. به عبارت دیگر، این شرکت در هر ساعت 5.14 لپ تاپ تولید می کرد.

مثال شماره 2

حال، فرض کنید سازمان تصمیم گرفت مدیر عملیاتی را استخدام کند که فرآیندها و گردش کار را بهینه می کند. این منجر به افزایش قابل توجهی در تعداد لپ‌تاپ‌های تولید شده می‌شود اما میزان تلاش را حفظ می‌کند. در نتیجه، داده ها موارد زیر را منعکس می کنند:

جزئیات	#
تعداد لپ تاپ ها	270000
تعداد ساعات کار در روز	9
ماه ها	6
تعداد روزهای کار در یک ماه	18
تعداد کارمندان	41

در نتیجه خروجی شما 6.8 می شود!

این تفاوت 1.66 در بهره وری تولید شده فقط در نتیجه یک استخدام است. می‌توانید ببینید که چگونه داشتن داده‌ها در مقابل شما و یک تغییر یا تغییر می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر اعداد بهره‌وری کلی و کل خروجی تأثیر بگذارد.

روش های دیگر برای اندازه گیری بهره وری

البته فرمول فوق یک معیار متریک مفید برای بهره وری است اما تنها راه نیست. در واقع، برای شرایط خاصی که خروجی را می توان کاملاً واضح تعریف کرد، مناسب است. اما به عنوان مثال، برخی از نقش‌ها از نظر اندازه‌گیری کمی، به وضوح خروجی محور نیستند. برای مثال نقش هایی مانند HR همیشه با یک عدد خاص اندازه گیری نمی شوند. در اینجا چند روش دیگر برای اندازه گیری بهره وری، بسته به شرایط وجود دارد:

نرم افزار ردیابی زمان و مدیریت پروژه آنلاین

فناوری به حدی پیشرفت کرده است که در یک نگاه و در هر لحظه می توان بهره وری کارکنان را ردیابی کرد. این در محیط هایی که از جدول زمانی استفاده می شود یا هر نقشی که نیاز به کار آنلاین دارد، کار می کند. ProofHub، Hubstaff، و ActivTrak چند نمونه از نرم افزارهای ردیابی زمان آنلاین هستند.

نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Asana و Trello نیز بسیار مفید هستند. اینها بسیار مفید هستند، به ویژه برای تیم هایی که از نظر جغرافیایی پراکنده یا از راه دور هستند.

با این حال، با این نوع ابزارها احتیاط کنید، زیرا نمی خواهید با مدیریت خرد و «جاسوسی» اعضای تیم خود مواجه شوید.

How to Measure and Calculate Productivity

بازخورد 360 درجه

با این حال یکی دیگر از تکنیک های عالی برای اندازه گیری بهره وری، ایجاد بازخورد از همکاران است. برای اطمینان از جامع نگری، بازخورد 360 درجه به نظر می رسد بازخوردهایی را از افراد بالا و پایین شما و همچنین هر ذینفع کلیدی دریافت کند.

معیار خوبی برای سنجش نحوه عملکرد یک کارمند و اینکه آیا اهدافش همانطور که توسط اطرافیانش دیده می شود محقق می شود یا خیر است. این در محیطی که در آن همکاری منظم و مقدار زیادی ارتباطات وجود دارد، عالی عمل می کند. اگر تماس بین کارمند و همتا یک یا دو بار در سال باشد، بازخورد ضعیف خواهد بود.

بهترین شیوه ها را در اینجا دنبال کنید که چگونه به طور موثر بازخورد 360 درجه را پیاده سازی کنید. اطمینان حاصل کنید که یک یا دو سوال در مورد بهره وری درخواست کرده اید.

مدیریت بر اساس اهداف

این تکنیکی است که در آن اهداف یک کارمند به وضوح مشخص می شود و ابزارهای مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف فراهم می شود. به عنوان مثال، اگر هدف افزایش فروش به میزان 50 درصد باشد، باید ابزارهای لازم برای دستیابی به آن هدف مانند فناوری، آموزش، مشوق ها و غیره فراهم شود.

بررسی‌های منظم، درک روشنی از موانع دستیابی به این اهداف و نحوه ردیابی آن‌ها ارائه می‌دهد. بررسی‌های دو ماهانه، سه‌ماهه و میانسالی نیز نقاط بازرسی مفیدی برای ردیابی میزان موفقیت کارکنان در رسیدن به اهداف هستند.

این بررسی‌های منظم در مدیریت بر اساس اهداف کلیدی هستند. بررسی پایان سال بدون بررسی‌های منظم بسیار بی‌اثر است و فقط سؤالاتی را در مورد عدالت رویه ایجاد می‌کند.

ملاحظات در هنگام محاسبه بهره وری

عوامل صنعت – در نظر بگیرید که همه صنایع به یک شکل عمل نمی کنند. در محیط هایی مانند تولید یا فروش، که به راحتی می توان بهره وری را به صورت عددی نشان داد، اندازه گیری بهره وری آسان است. به عنوان مثال، IFC نشان می دهد که معیار جهانی برای پاسخ به تماس خدمات مشتری حداقل در 80٪ مواقع در 20 ثانیه است. همه اینها دارای تفاوت های ظریف هستند، زیرا صنایع خاصی پیچیده تر از سایرین هستند. برخی از صنایع، با این حال، اندازه گیری شده اند به اندازه قابل لمس نیست. اینجاست که استفاده از مدیریت بر اساس اهداف یا بازخورد 360 درجه مفید می شود.

اهداف و معیارهای سازمانی – امکان استفاده از معیارهای خارجی برای اندازه گیری بهره وری نیروی کار وجود دارد. این ممکن است به عنوان مثال، میانگین تعداد فروش انجام شده در ساعت در یک صنعت خاص یا نرخ افت برای تماس های فروش نشان داده شود. با این حال، این برای همه مشاغل صدق نمی کند. مجدداً، برای مشاغل مرتبط با خدمات، ممکن است بخواهید معیارهای داخلی و اهداف سازمانی ایجاد کنید.

کارایی (و تفاوت آن با بهره وری) – ایجاد تفاوت واضح بین بهره وری و کارایی ضروری است – هر دوی اینها باید محاسبه شوند. بهره وری شاخصی از بازده در طول زمان است، اما کارایی نشان می دهد که یک کار چقدر به خوبی انجام شده است. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است بتواند سه ارائه فروش را در یک هفته توسعه دهد، در حالی که دیگری ممکن است 20 ارائه فروش را در همان بازه زمانی ایجاد کند.

چگونه بهره وری را افزایش دهیم

از فناوری برای خودکارسازی کارهای تکراری استفاده کنید – برای مثال در منابع انسانی، اتوماسیون می‌تواند شامل برنامه‌ریزی مصاحبه، جریان‌های امضای اسناد داخلی و غیره باشد. در عین حال که وظایف خودکار می‌شوند، کارمندان را به روش‌های دیگری ارتقا می‌دهد. باز هم، در HR، این می تواند به معنای کمک به آنها برای توسعه زیرکی تجاری یا استراتژی منابع انسانی و مهارت های رهبری باشد. به این ترتیب می توانید از افزایش بهره وری اطمینان حاصل کنید.
روی مشارکت کارکنان کار کنید – مشارکت و بهره وری دست به دست هم می دهند. بنابراین اگر می‌خواهید مطمئن شوید که کارمندانتان مولد هستند، باید به طور مداوم روی مشارکت کارکنان کار کنید. تحقیقات نشان می دهد که کارمندان متعهد تا 17 درصد بیشتر از همتایان خود بهره وری دارند. اگر آن را در کل یک سازمان محاسبه کنید، این تفاوت کاملاً قابل توجهی است.
معنی بهره وری برای هر نقش/تیم را به وضوح تعریف کنید – همه باید بدانند که مولد بودن به چه معناست. همچنین شامل تعیین اهداف روشن است. این در بین نقش ها بسیار متفاوت خواهد بود، و بر اساس آن، روش های اندازه گیری بهره وری نیز متفاوت خواهد بود (همانطور که در بالا بحث کردیم).

علاوه بر این، فهرست سالانه بهره وری در محل کار را در نظر بگیرید. یک قدم به عقب برگردید و ببینید که چگونه همه بخش‌های سازمان در کنار هم قرار می‌گیرند. همچنین ممکن است استخدام یک تحلیلگر خارجی برای ارائه دیدگاهی عینی از آنچه کار می کند و موانع بهره وری مفید باشد. به این ترتیب، می توانید به بهبود بهره وری و افزایش کیفیت کار در سازمان خود دست یابید.

برای جمع بندی

در حالی که محاسبه بهره وری ممکن است ساده به نظر برسد، نیاز به جمع آوری داده های زیادی و ردیابی منظم بهره وری دارد تا بتوان بهبودهایی را ایجاد کرد. همچنین ضروری است که تفاوت های شخصی را در نظر بگیرید و همه کارمندان را با یک قلم مو رنگ نکنید. به همین ترتیب، همه عوامل موثر بر بهره وری را فراموش نکنید – سالها تجربه، تحصیلات و حتی سطح استرس.

هنگامی که یک سیستم را راه اندازی کردید، می توانید به راحتی تغییرات در بهره وری را تشخیص دهید و مداخلاتی را برای رسیدن به بهره وری هدف خود طراحی کنید.

ما را در رسانه های اجتماعی دنبال کنید تا از آخرین اخبار و روندهای منابع انسانی مطلع شوید

لینکدین فیسبوک پینترست توییتر

اریک ون ولپن موسس و رئیس AIHR است. او در شکل‌دهی شیوه‌های مدرن منابع انسانی با آوردن نوآوری‌های تکنولوژیک در زمینه منابع انسانی متخصص است. او به‌عنوان یک رهبر فکری HR به رسمیت شناخته می‌شود و مرتباً در مورد موضوعاتی مانند People Analytics، HR دیجیتال و آینده کار صحبت می‌کند.

منبع