گروه‌های متمرکز کارمند ابزاری ارزشمند برای جمع‌آوری داده‌های کیفی در مورد مسائل مختلف محل کار، جمع‌آوری بازخورد و نگاه دقیق‌تر به نظرات و ایده‌های کارمندان هستند. برای اطلاع از نحوه برگزاری یک گروه متمرکز با کارمندان، ادامه مطلب را بخوانید.
مطالب
گروه های متمرکز کارکنان چیست؟
هدف از تشکیل گروه متمرکز کارمند چیست؟
بهترین شیوه های گروه تمرکز کارکنان
گروه های متمرکز کارکنان چیست؟
به طور کلی، یک گروه متمرکز یک بحث تعدیل شده بین چندین نفر برای جمع آوری بازخورد خاص در مورد احساس آنها در مورد یک محصول، خدمات یا موضوع است. گروه های تمرکز تکنیکی هستند که به طور گسترده در تحقیقات بازار، تبلیغات و سیاست برای کسب آگاهی از نگرش مصرف کنندگان استفاده می شود.
سازمان‌ها گروه‌های متمرکز کارمندان را در محل کار تشکیل می‌دهند تا بفهمند مردم چگونه در مورد موضوع مهمی که پیش آمده یا موضوع خاصی در حال بررسی است، درک و احساس می‌کنند. این گروه‌ها اغلب برای آشکار کردن سطح مشارکت کارکنان یا اثربخشی سیاست‌ها و رویه‌های خاص استفاده می‌شوند. همچنین می‌توان گروه‌های متمرکز کارمندان را برای پیگیری نتایج نظرسنجی کارمندان برای به دست آوردن داده‌های کیفی و درک روندها انجام داد.
منابع انسانی نقش کلیدی در برگزاری گروه های متمرکز کارکنان و اقدام بر اساس نتایج دارد.
در طول یک جلسه گروه متمرکز کارمند، یک مدیر از شرکت کنندگان سؤالات شفاهی و باز می پرسد تا پاسخ های متنوع و ظریف را تحریک کند. این محیطی است که شرکت کنندگان می توانند آزادانه صحبت کنند و با یکدیگر درگیر شوند. توانایی مشاهده تعاملات و ارتباطات غیرکلامی به ناظم اجازه می دهد تا به آنچه که کارکنان واقعاً فکر و احساس می کنند، دقت کند. این بینش بیشتری نسبت به سؤالات نوشتاری که در مقیاس نمره گذاری می شوند ارائه می دهد.
هدف از تشکیل گروه متمرکز کارمند چیست؟
گروه های متمرکز کارمند یک ابزار تحقیقاتی منحصر به فرد برای کشف اطلاعات مفید و در عین حال مشارکت مستقیم کارکنان در فرآیند تصمیم گیری و راه حل های تجاری هستند.
این نوع ورودی چندین عملکرد را انجام می دهد، از جمله موارد زیر:
- ارائه روشی عمیق تر از نظرسنجی های کتبی کارکنان برای آشکار کردن روندهای محل کار و ایده های تازه.
- کشف نقاط قوت و ضعف سازمان و اقداماتی برای رسیدگی یا حفظ آنها.
- از طریق بینش های کیفی، تصویر جامع تری از احساس نیروی کارتان در مورد سازمانتان ایجاد کنید.
- فراهم کردن فرصتی برای نشان دادن اینکه برای بازخورد کارکنان ارزش قائل هستید و به بهبود محل کار اختصاص داده شده اید.
بهترین شیوه های گروه متمرکز کارکنان
گروه های کانونی باید به درستی اجرا شوند تا از اثربخشی آنها اطمینان حاصل شود، بنابراین به یک برنامه خوب طراحی شده نیاز دارید. در اینجا 9 نکته برای انجام موفقیت آمیز یک گروه متمرکز کارمند آورده شده است:
1. اندازه و ترکیب گروه تمرکز را تعیین کنید
داشتن ادراکات مختلف کارکنان بسیار مهم است، بنابراین باید ساختار گروه خود را بر اساس آن تشکیل دهید. وقتی صحبت از اندازه به میان می‌آید، «گروه‌های کانونی نباید بیش از 12 کارمند در یک زمان داشته باشند». گروه های کوچکتر به همه این فرصت را می دهند که مشارکت کنند و اجازه می دهند مکالمات راحت تر جریان داشته باشد. به‌علاوه، نگه‌داشتن جلسه در زمان کوتاه‌تری را آسان‌تر می‌کند.
می‌توانید انتخاب شرکت‌کنندگان را بر اساس شامل بخشی از افراد بر اساس وضعیت کارمند، جمعیت شناسی، طول خدمت، و غیره قرار دهید. همچنین می‌توانید نمایندگانی از هر بخش یا از گروه‌های خاصی را انتخاب کنید که با مسائل خاصی دست و پنجه نرم می‌کنند. به خاطر داشته باشید که برگزاری جلسات جداگانه برای مدیران و غیرمدیران، ورودی صادقانه تر و تبادل آزاد افکار را تشویق می کند.
2. یک تسهیل کننده توانا انتخاب کنید
انتخاب تسهیل کننده مناسب یک عامل مهم در به دست آوردن مشارکت و نتایج رضایت بخش از گروه های متمرکز کارمند شما است. ممکن است در حال حاضر یک ناظر با تجربه در سازمان خود داشته باشید، یا می توانید یک متخصص آگاه را استخدام کنید. یک تسهیل کننده عالی دارای ویژگی های زیر است:
- شخصی – فرمان احترام می گذارد اما محیطی را ایجاد می کند که باعث می شود شرکت کنندگان در بیان خود احساس راحتی کنند. بحث را سرزنده و جالب نگه می دارد و می تواند مشارکت را به حداکثر برساند یا ایده ها و نظرات متعددی را ایجاد کند
- سازماندهی شده – با یک دستور کار مکتوب آماده شده است و حد و مرزهایی را تعیین می کند تا جلسه را سازنده و موضوعی نگه دارد.
- شنونده فعال – به پاسخ‌های هر شرکت‌کننده توجه زیادی می‌کند و برای توضیحات عمیق‌تر بررسی می‌کند. احساسات را درک می کند و می تواند افکار را بازنویسی و باز کند.
- پاسخگو – به کسی اجازه نمی دهد بر بحث مسلط شود. تغییرات سریع در افکار را کنترل می کند و با اظهارات شرکت کنندگان ارتباط برقرار می کند.
- بی طرف – بدون افشای نظرات شخصی یا هدایت بحث به نفع نظرات سازمان، عینی می ماند.
3. یک هماهنگ کننده شایسته پیدا کنید
هماهنگ کننده با سازماندهی ترتیبات و حمایت از تسهیل کننده، در کل فرآیند برنامه ریزی و اجرای یک گروه متمرکز کارمند نقش مهمی ایفا می کند. این شخص باید با موضوعات و پروتکل ها آشنایی کامل داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که جلسه بدون مشکل و طبق برنامه اجرا می شود. وظایف خاص می تواند شامل موارد زیر باشد:
- انتخاب مکان مناسب
- تسهیل ارتباط قبل از جلسه با شرکت کنندگان
- ایجاد مقدمات برای تجهیزات و لوازم مناسب
- درود بر شرکت کنندگان
- نظارت بر ضبط صوتی یا تصویری جلسه، در صورت لزوم
- یادداشت برداری دقیق
4. سوالات گروه تمرکز خود را توسعه دهید
تمام هدف یک گروه تمرکز جمع آوری داده های معنادار است، بنابراین سوالاتی که می پرسید باید با دقت طراحی شده و مرتبط باشند. تعداد سوالات را محدود کنید و آنها را حفظ کنید:
- مختصر
- بر یک عنصر متمرکز شده است
- بدون ابهام
- غیر تهدید کننده
موضوعات گروه متمرکز کارمند شما به بهترین وجه به صورت مکالمه مطرح می شود تا الهام بخش بحث باشد. مفیدترین سوالات باز هستند و نمی توان آنها را فقط با “بله” یا “خیر” پاسخ داد. اینها به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا افکار خود را با جزئیاتی که بینش عمیق تری به همراه می آورد، گسترش دهند.
مجموعه سوالات شما باید شامل این سه نوع باشد:
سؤالات مقدماتی: با چند سؤال کلی شروع کنید که یخ را می شکند و قبل از اینکه به جزئیات بپردازید، مکالمه را شروع کنید، مانند؟
- چگونه [نام شرکت] را برای خانواده و دوستان خود توصیف می کنید و توضیح می دهید که ما چه می کنیم؟
- خاطره مورد علاقه شما از کار در اینجا چیست؟
سؤالات کلیدی: اینها سؤالات اصلی در قلب بحث هستند که اطلاعاتی را که قصد کشف آن را دارید ارائه می دهند. به عنوان مثال:
- توضیح دهید که چگونه کاری که انجام می دهید با اهداف شرکت همخوانی دارد.
- موضوعی را توضیح دهید که مانع رشد حرفه ای شما در شرکت می شود.
خروج از سوال: جلسه را با یک سوال به پایان برسانید تا ببینید آیا چیزی مرتبط از قلم افتاده است یا خیر و آخرین فرصت را به مشارکت کنندگان بدهید تا شنیده شوند:
- آیا چیز دیگری وجود دارد که بخواهید در مورد موضوعاتی که پوشش داده ایم بگویید؟
اگر یک سری گروه های متمرکز برای موضوعات مشابه برای دستیابی به تعداد زیادی از کارمندان برگزار می کنید، حتماً آنها را یکسان کنید. یک اسکریپت را دنبال کنید و از همان دستور کار و سوالات برای جمع آوری داده های ثابت استفاده کنید.
5. تدارکات جلسه را برنامه ریزی کنید
شما باید تاریخ، زمان و مکان گروه های متمرکز کارمندان را شناسایی کنید. از نظر زمان بندی، جلسه باید در ساعات کاری و از یک تا دو ساعت به طول انجامد.
انتخاب مکان مناسب برای یک گروه متمرکز کارمند بسیار مهم است، به خصوص اگر آن را خارج از محل انجام دهید. همانطور که با هماهنگ کننده همکاری می کنید، هنگام ارزیابی گزینه های مکان خود، این سؤالات را در نظر بگیرید:
- آیا به راحتی برای کارمندان قابل دسترسی است؟
- آیا فضای کافی و تجهیزات/ابزار مورد نیاز دارد؟
- آیا محیطی راحت برای گفتگو مناسب است؟
- آیا محیط خالی از حواس پرتی است؟
اگر یک گروه تمرکز کارمند از راه دور راه‌اندازی می‌کنید، ابزاری را که می‌خواهید استفاده کنید انتخاب کنید، به عنوان مثال، زوم، Google Meet یا تیم‌های مایکروسافت.
6. دستور کار و راهنمای جلسه را تهیه کنید
یک گروه متمرکز کارمند مؤثر به برنامه ای نیاز دارد که تسهیلگر آن را دنبال کند. در آن ساختار، به موقع بسازید تا هر موضوع مرتبطی را که شرکت کنندگان مطرح می کنند، پیگیری کنید. در اینجا یک گزینه قالب دستور کار وجود دارد:
- خوش آمدگویی و بررسی اهداف جلسه
- بررسی دستور کار و قوانین اساسی / محرمانه بودن
- معرفی مختصر شرکت کنندگان
- بحث های موضوعی
- خلاصه/اختتامیه
همانطور که دستور کار گروه تمرکز را تدوین می کنید، باید یک راهنمای نیز ایجاد کنید تا از قبل با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. راهنما باید توضیح دهد:
- هدف جلسه
- قوانین اساسی بحث
- شرکت در گروه های متمرکز شامل چه چیزی است
- چه نوع محرمانگی و ناشناس بودن را باید انتظار داشت
- چگونه نتایج تجزیه و تحلیل و عملی خواهد شد
- برای اطلاعات بیشتر با چه کسی تماس بگیرید
7. نتایج را تجزیه و تحلیل کنید و یافته های خود را گزارش دهید
تسهیل‌کننده و هماهنگ‌کننده باید با هم کار کنند تا خلاصه‌ای از گروه متمرکز کارمند را از یادداشت‌هایشان بنویسند. آنها باید این کار را بلافاصله پس از جلسه انجام دهند، در حالی که همه چیز هنوز در خاطرات آنها تازه است.
در اینجا یک نمونه فرآیند خلاصه و گزارش است که می توانید دنبال کنید:
- تمام نظرات کارمندان را رونویسی کنید، نظرات را برای هر سوال با هم گروه بندی کنید. (کلمات غیر ضروری را کنار بگذارید.)
- موضوعات اصلی را که به طور مکرر در پاسخ‌های هر سؤال رخ می‌دهند، یادداشت کنید. (برخی از مفاهیم مشابه در چندین سؤال مطرح می شوند.)
- هر نظر و برداشت غیرمنتظره ای را که بینش را ارائه می دهد ذکر کنید.
- روندها را در مفاهیم تکرار شونده شناسایی کنید.
- تحلیلی از یافته های خود را به سبک روایت بنویسید. از نقل قول های واقعی کارمندان برای کمک به توصیف روندها، توجه به زمینه و لحن استفاده کنید.
- توضیح دهید که چگونه این روندها با نظرسنجی های قبلی کارمندان یا گروه های متمرکز مرتبط هستند یا با آنها تفاوت دارند.
- یک گزارش رسمی تر برای مدیریت همچنین می تواند شامل پیشینه و هدف گروه تمرکز، جزئیات جلسه، نتیجه گیری و توصیه ها باشد.
8. نتایج را به اقدامات تبدیل کنید
منابع انسانی و مدیریت باید یافته های کلیدی گروه تمرکز کارمند را به برنامه ای برای برداشتن گام های بعدی تبدیل کنند. همچنین گزارش نتایج به شرکت کنندگان و نحوه استفاده سازمان از بازخورد آنها بسیار مهم است. این فرآیند را شفاف نگه می دارد و به مشارکت کنندگان اجازه می دهد بدانند که ورودی آنها ارزشمند بوده است.
بقیه کارمندان شما نیز باید در جریان باشند. هنگامی که زمان اجرای یک خط مشی یا روش جدید حاصل از گروه تمرکز فرا می رسد، بیانیه ای برای شفاف سازی اضافه کنید. این می تواند به سادگی “در نتیجه یک گروه متمرکز کارمند اخیر…” باشد، کارمندان می توانند ارتباط بین گروه تمرکز و عمل را برقرار کنند و ارتباط آن را درک کنند. این حتی ممکن است به تشویق مشارکت در گروه های متمرکز آینده کمک کند.
9. آن را به یک فعالیت منظم تبدیل کنید
یک گروه متمرکز کارمند نباید فقط یک جلسه یکباره باشد، بلکه باید به طور منظم انجام شود. به عنوان مثال، می توانید آنها را به صورت سه ماهه یا بعد از هر نظرسنجی تعامل کارکنان برگزار کنید. همیشه ارزیابی کنید که چه چیزی به خوبی کار می کند و کجای پیچیدگی ها به شما کمک می کند تا برنامه بعدی را شروع کنید.
استفاده از سوالات یکسان برای هر گروه تمرکز، پیگیری موضوعات و پیشرفت سال به سال را آسان‌تر می‌کند. با این حال، ممکن است برای انطباق با تغییرات کسب و کار نیاز به اضافه کردن سؤالات جدید یا تغییر عبارت داشته باشید.
نقاط پایانی
تکمیل داده‌های نظرسنجی خود با داده‌های کیفی از گروه‌های کانونی به شما کمک می‌کند تصویر دقیق‌تری از احساسات و ناامیدی کارمندان خود داشته باشید. با داشتن این دانش گسترده تر، می توانید مداخلات و بهبودهای مناسب را بهتر طراحی کنید.
دیدگاهتان را بنویسید