چگونه شکاف عملکرد را در تیم خود ببندیم

شکاف عملکرد در تیم شما می تواند تأثیر جدی بر بهره وری و عملکرد کسب و کار داشته باشد. به همین دلیل ضروری است که شکاف های عملکردی هر چه زودتر برطرف شود. چه چیزی باعث شکاف های عملکردی می شود و چگونه آنها را می بندید؟

مطالب
شکاف عملکرد چیست؟
چرا شکاف های عملکردی برای یک سازمان مضر هستند؟
چه چیزی باعث شکاف عملکرد می شود؟
چگونه شکاف عملکردی را کم می کنید؟
چرا ردیابی داده ها در مورد عملکرد مهم است؟

شکاف عملکرد چیست؟

اثربخشی سازمانی را می توان با میزان مهارت کارکنان در مدیریت وظایف خود و به عهده گرفتن سطوح فزاینده مسئولیت تعیین کرد. شکاف در عملکرد کارکنان مانع از آن می شود که کسب و کار شما از پتانسیل کامل خود استفاده کند. در یک کلام، شکاف عملکرد به تفاوت بین عملکرد فعلی یک فرد، تیم یا سازمان و عملکرد مطلوب اشاره دارد. شکاف‌های عملکردی باعث می‌شود کارمندان ضعیف عمل کنند، که سپس منجر به سازمانی با نتایج کمتر از پیش‌بینی شده می‌شود.

این شکاف‌ها از منابع زیادی سرچشمه می‌گیرند که می‌توانید با انجام تجزیه و تحلیل شکاف عملکرد آنها را شناسایی کنید. (در ادامه در مورد نحوه انجام این کار بیشتر توضیح دهید.)

چیزی که شکاف های عملکردی را چالش برانگیز می کند این است که آنها می توانند در بسیاری از زمینه های منابع انسانی ظاهر شوند و ممکن است بلافاصله آشکار نشوند. به عنوان مثال، اگر افراد برای انجام وظایف خود توسط سایر کارمندان آموزش ببینند، ممکن است تمام “عادات بد” همسالان خود را انتخاب کنند و هرگز روش صحیح انجام کار خود را یاد نگیرند. این باعث می شود که کارکنان از انتظارات، از جمله اهداف عملکرد، کوتاهی کنند.

درک این نکته مهم است که بدون توجه به علت شکاف عملکردی، تأثیر منفی بر نتیجه سازمانی دارد.

چرا شکاف های عملکردی برای یک سازمان مضر هستند؟

شکاف های عملکردی باعث می شود افراد، تیم ها و سازمان ها عملکرد ضعیفی داشته باشند که منجر به از دست دادن درآمد و نوآوری می شود. همه اینها به نتیجه سازمان لطمه می زند. هنگامی که کارکنان به طور مداوم قادر به دستیابی به اهداف عملکرد خود نباشند، آنها شروع به قطع ارتباط با اهداف می کنند زیرا آنها دستیابی به آنها را غیرممکن می دانند.

تخمین‌ها می‌گویند که شکاف‌های عملکردی برای همه کسب‌وکارهای ایالات متحده حدود 2.9 میلیون دلار در روز هزینه دارد که به دنبال کارمندان جدید برای جایگزینی کارکنان از دست رفته یا کسانی که دیگر بهره‌وری ندارند، بگردند. چنین مسائل عملکردی یک شبه اتفاق نمی افتد. آنها به طور موذیانه در فرهنگ سازمانی هر یک از کارکنان نفوذ می کنند، که در نهایت منجر به شکست تیم می شود. شرکت‌هایی با مشارکت کم کارکنان که بر عملکرد، خدمات مشتری و مجموعه‌ای از اهداف دیگر شرکت تأثیر می‌گذارد، ۲۱ درصد از دست دادن سود احتمالی را متحمل می‌شوند.

چه چیزی باعث شکاف عملکرد می شود؟

علل شکاف عملکرد می تواند از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. با این حال، دلایل عمده ای وجود دارد که ممکن است یک سازمان شروع به تجربه این مشکل کند. یکی از چیزهایی که ما از همه‌گیری کووید-19 آموختیم این بود که بسیاری از سازمان‌ها انتظارات عملکرد خود را کاهش دادند تا از فشار بر کارکنانی که قبلاً تحت فشار قرار گرفته بودند، بکاهند. اکنون که همه چیز در جهت عادی پیش می رود، زمان مناسبی است که نگاهی به موقعیت سازمان شما از لحاظ ایجاد انگیزه در کارکنان برای انجام بهترین توانایی های خود بیندازید.

در اینجا خلاصه ای از برخی از علل رایج شکاف عملکرد آورده شده است.

• رهبری و فرآیندهای ضعیف اگر کارکنان راهنمایی روشنی نداشته باشند یا مدیریت با درخواست‌ها سازگار نباشد، به راحتی می‌توانند سردرگم، ناامید و از نقش‌های خود دور شوند. این به نوبه خود عملکرد فردی و تیمی را کاهش می دهد.

• عدم توقعات معقول در حالی که منظورشان خوب است، گاهی اوقات مدیریت عملکرد، نوار را برای همه کارمندان بالا می‌گذارد که نتوانند به آن دست یابند. این کار به جای اینکه الهام بخش باشد، روحیه کارکنان را تضعیف می کند. مشکل دیگر انتظارات نامشخص است. وقتی کارکنان شما در مورد انتظارات شما از آنها مطمئن نیستند، چگونه می توانند موثر باشند؟

• فقدان انگیزه و عدم مشارکت عمومی در حالی که از سال گذشته اوضاع کمی آرام شده است، جدیدترین نظرسنجی گالوپ نشان می دهد که از ژوئن 2021 تنها حدود 36 درصد از کارمندان به طور فعال در ایالات متحده مشغول به کار هستند و 20 درصد در سطح جهانی مشغول به کار هستند. کارمندانی که از کار جدا هستند، کمتر به معیارهای عملکرد جلسه اهمیت می دهند.

• شکاف مهارت و استعداد. این یک مشکل رو به رشد است، حتی با وجود افراد زیادی که به دنبال کار هستند. با منسوخ شدن مشاغل بیشتر و ظهور بسیاری از نقش های جدید، حفظ مجموعه مهارت ها و استعداد کافی برای پوشش اهداف عملکرد می تواند برای شرکت ها چالشی باشد.

چگونه شکاف عملکردی را کم می کنید؟ (در 10 مرحله!)

ممکن است از خود بپرسید: “اگر شکاف های عملکردی بسیار آسیب رسان هستند، چگونه می توانم آنها را ببندم و سطوح بالای عملکرد تیمم را حفظ کنم؟” هنگامی که تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دادید، باید برنامه ریزی کنید که چگونه آنها را ببندید. در اینجا ده مرحله وجود دارد که به کاهش شکاف بین جایگاه سازمان شما در حال حاضر و جایی که می خواهید در آینده نزدیک باشد، کمک می کند.

مرحله 1: علل کاهش بهره وری را شناسایی کنید

این می تواند شامل هر یک از دلایل فوق یا سایر دلایل خاص سازمان شما باشد. برای بررسی سوابق عملکرد کارکنان در دو سال گذشته وقت بگذارید. به دنبال الگوها یا کاهش درصد عملکرد باشید. این ممکن است از یک بخش، یک مدیر یا منبع دیگری باشد. به عنوان بخشی از این بررسی، یک نظرسنجی نبض انجام دهید تا بررسی کنید که سازمان اکنون در کجا قرار دارد.

بیایید بگوییم که شما مشکوک هستید که عملکرد کارکنان در یک بخش خاص کاهش یافته است زیرا آنها به طور فزاینده ای از کار افتاده اند. شما می توانید یک گروه متمرکز کارمند یا یک مصاحبه ترتیب دهید تا بیشتر در مورد علت آن تحقیق کنید.

مرحله 2: مهارت هایی را که در حال حاضر در تیم شما وجود دارد ترسیم کنید

این داده ها می تواند از رزومه و HRIS سازمان شما باشد. ایجاد فهرستی از مهارت‌ها به شما کمک می‌کند تا یک دید کلی از مهارت‌هایی که کارمندانتان در حال حاضر دارند داشته باشید. علاوه بر این، کارمندان می‌توانند مهارت‌ها و توانایی‌های خود را به عنوان بخشی از نظرسنجی استخدامی جدید خود ارزیابی کنند، یا می‌توانید به سادگی الزامات مهارت شغلی فعلی را با سرپرستان مرور کنید.

مرحله 3: تجزیه و تحلیل شکاف عملکرد و شکاف مهارت ها را انجام دهید

شکاف عملکرد به نوسانات عملکرد کارکنان می پردازد. این بر اساس معیارهای عملکرد در سطح تیمی یا فردی است. تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها بر ارزیابی مهارت های موجود در نیروی کار فعلی در مقابل مهارت های مورد نیاز در آینده با سازماندهی مجدد یا تغییر مشاغل متمرکز است. انجام این تحلیل ها به تعیین نوع مداخلاتی که برای رفع شکاف ها نیاز دارید کمک می کند.

به عنوان مثال، اگر عملکرد یک تیم خاص به دلیل مدیریت ضعیف آسیب ببیند، ممکن است نیاز به آموزش یا مربیگری مدیر داشته باشید. با این حال، اگر متوجه شدید که اعضای تیم به سادگی سطح مهارت کافی برای انجام کار خود را ندارند، ممکن است تصمیم بگیرید که یک برنامه آموزشی هدفمند را برای بهبود مهارت های آنها اجرا کنید.

مرحله 4: یک برنامه آموزشی هدفمند را در محل خود تهیه کنید

همانطور که در بالا ذکر کردیم، هنگامی که تشخیص دادید که کارکنان شما کدام مهارت ها و شایستگی ها را از دست داده اند، می توانید برنامه های آموزشی هدفمندی برای رفع این شکاف ها ایجاد کنید. اجرای کوچینگ عملکرد همچنین به کارمندان شما کمک می کند عملکرد بهتری داشته باشند و در کار یاد بگیرند.

اهداف یادگیری را به استخدام‌شدگان جدید اختصاص دهید، اما ساختاری برای آنچه یاد می‌گیرند داشته باشید و درباره چیزهایی که فکر می‌کنند گم شده است، بازخورد دریافت کنید.

مرحله 5: انتظارات عملکرد را از روز اول تنظیم کنید

از استخدام‌کنندگان جدید خود بخواهید که برخی اهداف عملکردی را برای خود تعیین کنند و اهداف دیگری را در سطح خود برای آنها ایجاد کنند تا بدانند شما به عنوان کارفرما از آنها چه انتظاری دارید. این به آنها یک نقشه راه برای موفقیت می دهد. بازخورد مکرر و سازنده را به کارکنان ارائه دهید. اهداف مشخصی را تعیین کنید، موانع را از بین ببرید و پیشرفت را دنبال کنید. حداقل هر سه ماه یکبار بررسی عملکرد را انجام دهید.

با تکرار مداوم انتظارات خود، می توانید مطمئن شوید که کارکنان شما نه تنها می دانند که چه چیزی باید به دست بیاورند، بلکه همچنین می دانند که چگونه به آنجا برسند.

مرحله 6: رهبران آینده را توسعه دهید

اهمیت برنامه ریزی جانشین پروری را دست کم نگیرید. برای حفظ یک تیم قوی، به کارمندان ماهر نیاز دارید که رهبری را بر عهده بگیرند. با خروج کارکنان پس از همه گیری از نیروی کار، این مهمتر از هر زمان دیگری است.

کارکنانی را که پتانسیل ایفای نقش های مدیریتی و رهبری را در آینده دارند، شناسایی کنید. سپس، با آنها همکاری کنید تا برنامه های توسعه رهبری سفارشی ایجاد کنید تا آنها را برای گام به گام آماده کنید. به این ترتیب، شما یک خط لوله رهبری قوی را تضمین می کنید.

گام هفتم: مشارکت بالای کارکنان را حفظ کنید

کارکنانی که درگیر وظایف کاری با کیفیت و محیطی مثبت هستند، بیشتر از دیگران تولید می کنند. و کارمندان از راه دور خود را فراموش نکنید که معمولاً حتی بیشتر از همتایان داخلی خود تولید می کنند. مشارکت به طور جدایی ناپذیر با عملکرد گره خورده است.

مرحله 8: یک برنامه پاداش و شناسایی ایجاد کنید

بر اساس مطالعه ای که در Techjury انجام شده است، 37 درصد از کارمندان شناخت را مهمترین عامل در افزایش بهره وری می دانند. با به رسمیت شناختن کمک های نیروی کار خود و پاداش دادن منظم به آنها، یک محل کار مثبت ایجاد می کنید که در آن افراد احساس می کنند از تلاش هایشان قدردانی می کنند.

کارمندان خود را تشویق کنید تا دستاوردهای یکدیگر را تشخیص دهند. شما می توانید این کار را با اجرای یک برنامه شناسایی همتایان انجام دهید.

مرحله 9: به کار بر روی فرهنگ سازمانی خود ادامه دهید

فرهنگ سازمانی شما باید کارکنان شما را توانمند کند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. شما باید محیطی فراگیر بسازید که در آن کارکنان شما بتوانند واقعاً از مهارت ها، شایستگی ها و دانش خود استفاده کنند.

مرحله 10: پیشرفت عملکرد را نظارت کنید

منابع زیادی برای پیگیری پیشرفت فردی کارکنان، پیشرفت تیم و پیشرفت سازمانی وجود دارد. برخی از نمونه‌ها عبارتند از ردیابی نتایج آموزشی در برابر رتبه‌بندی تضمین کیفیت، افزایش نرخ حفظ کارکنان و نتایج مدیریت، و بهبود سود ناشی از تلاش برای شناسایی تلاش‌های کارکنان.

چرا ردیابی داده ها در مورد عملکرد مهم است؟

تنها راهی که متوجه خواهید شد که آیا در جهت درستی برای از بین بردن شکاف های عملکردی حرکت می کنید این است که داده های مشخصی برای نشان دادن این موضوع داشته باشید. این داده ها از منابع متعددی به دست می آیند، مانند معیارهایی که در بالا در مورد آنها صحبت کردیم، یا معیارهای مشخص عملکرد کارکنان. شما می توانید داده های بیشتری را از طریق نظرسنجی کارمندان، جلسات یک به یک و گروه های متمرکز جمع آوری کنید.

مزیت در دسترس بودن داده ها این است که می توانید به تصمیم گیرندگان نشان دهید که سرمایه گذاری روی کارمندان نرخ بازدهی معقولی را فراهم می کند. این به تلاش برای تایید ایده های آینده کمک می کند. همچنین به شما این امکان را می دهد که بدانید چه چیزی برای ایجاد بهبود یا تغییر در رویکرد شما به خوبی کار نمی کند.

به تو

عملکرد برای موفقیت سازمان شما و تضمین یک تجربه مثبت برای همه کارکنان بسیار مهم است. داشتن یک رویکرد ساختاریافته برای از بین بردن شکاف عملکرد در سازمان شما بسیار مهم است، جایی که شما تعیین می کنید برای رسیدگی به آن چه کاری باید انجام دهید و پیشرفت خود را تا زمانی که تیم شما در سطح مورد نظر عمل کند، پیگیری کنید.