تجزیه و تحلیل افراد: ملاحظات اخلاقی

همانطور که دیجیتالی شدن به طور پیوسته چشم انداز کسب و کار را دگرگون می کند، فرصت های جدید همچنان در حال گسترش هستند. عمق، گستردگی و حجم عظیم اطلاعاتی که امروزه سازمان ها و کارکنان در اختیار دارند بی سابقه است. کارفرمایان اکنون این توانایی را دارند که نیروی کار خود را با جزئیات قابل توجه بررسی کنند و انگیزه های قوی برای انجام این کار دارند. داده‌های کارکنان داستانی در مورد نیروی کار سازمان می‌گوید – کارمندان چگونه وقت خود را صرف می‌کنند، چقدر بهره‌ور هستند و چگونه عوامل مختلف در خروجی آنها نقش دارند. این اطلاعات اکنون در دسترس است، و در حالی که دیجیتالی کردن فرصت‌های جدیدی را برای درک باز می‌کند، نگرانی‌های جدیدی را نیز ایجاد می‌کند.

فراتر از ملاحظات قانونی، کارفرمایان مترقی باید در حین استفاده از این اطلاعات به استانداردهای اخلاقی پایبند باشند. جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های نیروی کار بدون ارتباط و هدف مناسب ممکن است باعث ناراحتی و بی اعتمادی کارکنان شود. این یک سؤال را ایجاد می کند: پیامدهای اخلاقی تجزیه و تحلیل افراد چیست؟

پیشرفت تکنولوژی و پذیرش انسان از نتایج آن همیشه همسو نیستند. به عنوان مثال، برای ارزیابی بهره وری، Worksmart توسط Crossover هر 10 دقیقه از کارمندان پشت میز آنها عکس می گیرد. در حالی که این ممکن است بینش ارزشمندی را در اختیار سازمان‌ها قرار دهد، اما این نوع فناوری باعث ایجاد محیطی می‌شود که کارکنان آن را «برادر بزرگ» تلقی می‌کنند. کارمندانی که احساس می کنند تحت نظر هستند و به کارفرمای خود اعتماد ندارند، ممکن است کمتر درگیر باشند. یک مطالعه تخمین زده است که 81٪ از پروژه های تجزیه و تحلیل افراد به دلیل نگرانی های اخلاقی و حفظ حریم خصوصی به خطر می افتد. ^[1]

در این مقاله، ما ابتدا به بررسی تغییر چشم‌انداز حقوقی پیرامون استفاده‌های صنعتی از داده‌های شخصی می‌پردازیم. سپس موضوع حریم خصوصی را با در نظر گرفتن دیدگاه کارفرما و حقوق کارمند مورد بحث قرار می دهیم. در مرحله بعد، ما توصیه هایی را برای کمک به سازمان ها در ایجاد یک خط مشی داده ارائه می دهیم که به رهبران اجازه می دهد رویکردهای تحلیلی را برای مدیریت افراد بدون به خطر انداختن حقوق کارکنان – یا تضعیف روحیه آنها اتخاذ کنند.

فهرست مطالب
حقوق داده ها
حریم خصوصی مهم است
حفظ حریم خصوصی در هنگام استخدام و استخدام
حفظ حریم خصوصی در جمع آوری داده های نیروی کار اهمیت دارد
ایجاد مجموعه داده ها و سیاست حفظ حریم خصوصی
نتیجه گیری

حقوق داده ها

قانون نقطه شروع مهمی را هنگام بررسی جمع آوری و استفاده از اطلاعات کارکنان ارائه می دهد. اما قانون در مورد این موارد چه می گوید؟ ما اکنون در جایی هستیم که ممکن است به عنوان غرب وحشی حقوق دیجیتال شناخته شود – یعنی حقوق کارکنان در عصر دیجیتال.

در 25 می 2018، GDPR اتحادیه اروپا اجرایی شد. این قانون مجموعه ای جامع از مقررات را ارائه می کند که برای حمایت از حقوق افراد در رابطه با شرکت هایی که از داده های آنها استفاده می کنند، طراحی شده است. GDPR ممکن است به عنوان نقطه عطفی در اخلاق برای عصر دیجیتال تلقی شود، زیرا بر حقوق فردی تمرکز می کند و مجازات نقض آن شدید است. GDPR به شدت بر رضایت برای استفاده از داده های شخصی تأکید می کند، و در زمینه شغلی، معنای این کاملاً دقیق است.

جدا از مواردی که استفاده از داده ها به نفع کارمند است، رضایت به دلیل ماهیت نامتعادل رابطه کارمند و کارفرما، بی اعتبار تلقی می شود. وب سایت اتحادیه اروپا مثالی از کارفرمایی ارائه می دهد که از کارمندان درخواست رضایت برای نصب دوربین های مدار بسته در راهرو و ورودی دستشویی می کند تا بر زمان صرف شده در خارج از دفتر نظارت کند. در این صورت حتی اگر کارمندان رضایت دهند معتبر تلقی نمی شود و بنابراین کارفرما نمی تواند بر این اساس دوربین نصب کند.

مجازات های نقض GDPR نیز می تواند بسیار سخت باشد. بر اساس این متن، «شرکت‌هایی که از مقررات تخلف می‌کنند و مشخص می‌شود که از اطلاعات شخصی سوء استفاده می‌کنند، با جریمه‌های سنگینی تا 20 میلیون یورو یا 4 درصد از گردش مالی سالانه در سراسر جهان مواجه می‌شوند، هر کدام از این دو بیشتر باشد». ماهیت سخت‌گیرانه‌تر این رویکرد بیشتر نشان می‌دهد که حفاظت از حقوق حریم خصوصی افراد یک نگرانی واقعی است و اکنون به طور جدی مورد توجه قرار گرفته است.

در حالی که این نشان دهنده پیشرفت قابل توجه حقوق کارکنان در عصر دیجیتال است، دامنه GDPR تا حدودی محدود است. مهمتر از همه، این فقط برای شهروندان اتحادیه اروپا اعمال می شود. همچنین در درجه اول از اطلاعات قابل شناسایی شخصی محافظت می کند و سوالاتی را در مورد داده های ناشناس یا غیرقابل شناسایی باز می گذارد.

در این مورد، اخلاق به عنوان شکافی بین آنچه، از نظر حقوقی، شرکت‌ها می‌توانند هنگام جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های شخصی انجام دهند، و آنچه باید انجام دهند، تعریف می‌شود. اگرچه هدف قانون جلوگیری از رفتارهای غیراخلاقی است، اما برای قانونگذاران تقریباً غیرممکن است که با پیشرفت تکنولوژی همگام شوند. به همین دلیل توجه به پیامدهای تحلیل افراد خارج از محدوده قانون از اهمیت بالایی برخوردار است.

حریم خصوصی مهم است

حریم خصوصی به عنوان “توانایی تنظیم میزان اطلاعات در مورد خود برای دیگران” تعریف شده است (به عنوان مثال Westin، IBM)، و به طور گسترده به عنوان یک حقوق جهانی بشر در نظر گرفته می شود. اعلامیه جهانی حقوق بشر سازمان ملل می‌گوید: «هیچ کس نباید در معرض مداخله خودسرانه در حریم خصوصی خود قرار گیرد».

با این حال، از زمانی که این بیانیه در سال 1948 نوشته شد، چشم انداز اطلاعات به شدت تغییر کرده است. در دسترس بودن اطلاعات به طور تصاعدی افزایش یافته است و ظرفیت سازمان ها برای جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل داده ها با جهش و حد و مرز پیشرفت کرده است. امروزه، تاریخچه مرور ما، عادات خرید، و حتی زمانی که در ترافیک می گذرانیم، به ردپای دیجیتالی ما کمک می کند، که می تواند توسط اشخاص ثالث جمع آوری و فروخته شود. این جریان های جدید اطلاعات، دسترسی به داده های مربوط به زندگی شخصی کارکنان را بسیار ساده کرده است.

این تغییر چشم انداز سوالات جدیدی را مطرح می کند، مانند: کارفرمایان حق دسترسی به چه داده هایی را دارند؟ کارکنان (یا کارمندان بالقوه) از نظر اینکه چه اطلاعاتی در مورد آنها جمع آوری می شود، چه حقوقی باید داشته باشند؟

حفظ حریم خصوصی در هنگام استخدام و استخدام

اینترنت و رسانه های اجتماعی خطوط بین زندگی عمومی و خصوصی را محو می کنند و کسب اطلاعات شخصی افراد را آسان تر از همیشه می کنند. برای نشان دادن این نکته، یک دانشجوی 21 ساله روسی، پروژه‌ای به نام «چهره شما داده‌های بزرگ است» اجرا کرد. او با استفاده از تلفن خود از 100 مسافر مترو عکس گرفت (بیشتر ادعا کردند که متوجه نمی شوند)، سپس از نرم افزار تشخیص چهره برای شناسایی این افراد و بازیابی پروفایل های رسانه های اجتماعی آنها استفاده کرد. برای افراد بین 18 تا 35 سال، او ادعا کرد که پیدا کردن پروفایل آنها بسیار آسان است، و این نشان می دهد که ردیابی زندگی خصوصی ما آسان تر و آسان تر می شود.

در دسترس بودن اطلاعات در اینترنت، فرصت‌های جدیدی را برای کارفرمایان ایجاد می‌کند، به‌ویژه در مورد استخدام و استخدام. استخدام افراد مناسب برای موفقیت سازمان ها بسیار مهم است و هزینه استخدام اشتباه می تواند بسیار بالا باشد. برای جلوگیری از این هزینه ها، کارفرمایان انگیزه دارند تا با جستجوی اطلاعات بیشتر در مورد نامزدهای شغلی احتمالی از طریق اینترنت، تصمیمات آگاهانه تری بگیرند. در یک نظرسنجی در سال 2017 از 2300 مدیر استخدامی که توسط CareerBuilder حمایت مالی شده بود، 70 درصد گزارش کردند که از رسانه های اجتماعی برای بررسی نامزدها استفاده می کنند.

علاوه بر این، 54 درصد گزارش دادند که اطلاعاتی را در رسانه های اجتماعی پیدا کرده اند که باعث می شود یک نامزد احتمالی را برای یک نقش آزاد استخدام نکنند. رایج ترین عاملی که نامزد ارسال محتوای تحریک آمیز یا نامناسب بود، مورد اشاره قرار گرفت.

آیا کارمندان بالقوه پیش بینی می کنند که توسط کارفرمایان در گوگل جستجو می شوند و بر این اساس حضور آنلاین خود را مدیریت می کنند؟ تحقیقات Execunet نشان داد که 82٪ از کارمندان انتظار دارند کارفرمایان بالقوه آنها را در گوگل جستجو کنند. با این حال، عجیب است که تنها 33 درصد گزارش کرده اند که خود را در گوگل به زحمت می اندازند.

فراتر از یک جستجوی آنلاین سریع، مشخص شده است که کارفرمایان به دنبال اطلاعات شخصی کارکنان احتمالی هستند. در برخی موارد، فروشندگان شخص ثالث برای به دست آوردن اطلاعات در مورد استفاده از رسانه های اجتماعی، فعالیت خرید آنلاین، سایت های بازی آنلاین و حراج های آنلاین مانند eBay استفاده می شوند.

این برای حقوق کارکنان چه معنایی دارد؟ اگر یک کارمند بالقوه نتواند تنظیمات حریم خصوصی خود را در فیس بوک تنظیم کند و عکس های مزاحم او برای یک کارفرمای احتمالی قابل مشاهده باشد، آیا این زمینه منطقی برای حذف است؟ در صورتی که عکس ها برای کارفرما قابل مشاهده نباشد، یک نامزد قابل مقایسه با عکس های به همان اندازه مشکوک پست شده ممکن است در نظر گرفته شود.

توصیه ها:

• شغل و شایستگی های مورد انتظار را به عنوان اولین قدم تعریف کنید. اجازه دهید هر مصاحبه کننده به نامزد بالقوه بر اساس این پارامترها امتیاز دهد .
• خط مشی روشنی در مورد اطلاعاتی که در حین استخدام استفاده می شود داشته باشید و حتماً آن را به اطلاع داوطلبان شغلی بالقوه برسانید.
• سازگار باشید. منابع اطلاعاتی که برای یک نامزد ارزیابی می شوند باید برای همه نامزدها ارزیابی شوند.
• فرآیندهایی را برای اطمینان از پیروی از این سیاست در نظر بگیرید.
• بررسی پیشینه باید توسط شخص ثالث حرفه ای به جای استخدام مدیران انجام شود تا هیچ اطلاعات شخصی (وضعیت تأهل و غیره) فاش نشود.

حفظ حریم خصوصی در جمع آوری داده های نیروی کار اهمیت دارد

حوزه جدید و رو به رشد People Analytics از داده‌های نیروی کار برای پشتیبانی از تصمیمات مدیریت افراد برای همه عملکردهای منابع انسانی – از منابع، تا تغییر مدیریت گرفته تا طرح‌های متنوع استفاده می‌کند.

رهبران کسب و کار بر روی دستیابی به اهداف تجاری و به حداکثر رساندن ارزش برای سرمایه گذاران یا سهامداران متمرکز هستند. وقتی صحبت از نیروی کار به میان می آید، رهبران انگیزه هایی برای شناسایی عملکردهای قوی و همچنین عملکرد ضعیف دارند. به دست آوردن تصویری از سطوح بهره‌وری نگرانی دیگری است و ممکن است برای کارفرمایان کانادایی جالب باشد، زیرا نشان داده شده است که بهره‌وری کانادا در شرکت‌های هر اندازه کمتر از سطح آمریکایی است.

علم داده در حال توسعه روش هایی برای آشکار کردن بینش های شگفت انگیز از داده های بزرگ است. به عنوان مثال، Target داده های مربوط به رفتار خرید مشتریان خود را جمع آوری می کند. با استفاده از این داده ها، تیم علم داده خرده فروش آمریکایی توانست تشخیص دهد که مشتریان چه زمانی باردار هستند. در حالی که این در حوزه رفتار مصرف کننده است، بسیاری از کارمندان می ترسند کارفرمای خود چنین اطلاعات شخصی را یاد بگیرد.

این روزها، داده ها به طور خودکار از طریق فعالیت های معمول جمع آوری می شوند. به عنوان مثال، سابقه جستجوی ما اطلاعاتی را از مرورگرها ارائه می دهد که کارفرمایان می توانند از آنها برای ردیابی وب سایت هایی که در چه زمانی و توسط چه کسانی بازدید شده اند استفاده کنند. آیا این داده ها متعلق به کارفرمایان است؟ آیا منطقی است که آنها از آن برای ارزیابی بهره وری کارکنان استفاده کنند؟

با توجه به دیدگاه کارفرما، با توجه به اینکه فعالیت‌های زیادی در حال حاضر به صورت آنلاین انجام می‌شود، ممکن است رسیدگی به امور شخصی در دفتر برای کارمندان آسان‌تر باشد. قبل از ظهور اینترنت، شرکت در فعالیت های شخصی مانند خرید یا گفتگوهای اجتماعی با دوستان در حین کار دشوار بود. با این حال، بدون نظارت بر تاریخچه جستجو و فعالیت اینترنتی، ارزیابی اینکه آیا کارمندان در طول زمان شرکت بر روی مسائل شرکت متمرکز هستند دشوار است.

وقتی از کارمندان پرسیده می‌شود که آیا با جمع‌آوری اطلاعات موافقت می‌کنند، مهم است که این انتخاب را آزادانه انجام دهند یا تحت فشار. اگر کارمندی احساس کند که در معرض خطر عواقب منفی برای امتناع از ارائه داده‌ها قرار دارد، آزادی او در این تصمیم به خطر می‌افتد. به همین دلیل، توصیه می‌کنیم که مدیران نسبت به اینکه آیا اعضای تیم رضایت خود را ارائه کرده‌اند یا خیر، برای اطمینان از اینکه کارکنانی که داده‌ها را آزادانه ارائه می‌کنند، و بدون نگرانی نسبت به واکنش مافوق خود رضایت داده‌اند یا خیر، نابینا باشند.

از نظر جمع آوری داده ها، باید به زمان، چگونگی و توسط چه کسی شیوه های جمع آوری داده ها به اشتراک گذاشته شود. زبان باید به راحتی قابل درک باشد، نه قانونی. علاوه بر این، کارفرمایان باید در نظر بگیرند که آیا رضایت یک انصراف است یا یک فرآیند انتخاب کردن. این امر شفافیت رویه ای را تضمین می کند تا کارمندان بتوانند کاملاً آگاهانه تصمیم بگیرند.

آیا باید بین داده های شخصی و ناشناس تمایزی وجود داشته باشد؟ در حالی که البته، به عنوان یک کارمند، منطقی است که انتظار داشته باشیم قبل از جمع‌آوری داده‌های شناسایی شخصی از سوی کارفرمایان، از شما درخواست رضایت شود، در مورد داده‌های ناشناس چطور؟ اگر نمی توان داده ها را به یک فرد خاص نسبت داد، و فقط روندهای کلی و کلی تجزیه و تحلیل می شود، آیا کارمندان باید انتخابی برای انصراف داشته باشند؟

نظر ما این است که کسب رضایت همچنان توصیه می شود. حتی اگر داده‌ها ناشناس باشند، کسب رضایت کارکنان قبل از جمع‌آوری داده‌ها باعث می‌شود که آنها نسبت به کارفرما احساس بی‌اعتمادی نکنند. احساس بی اعتمادی باعث کاهش تعامل و بهره وری می شود و در نتیجه هدف جمع آوری داده ها را در وهله اول شکست می دهد.

توصیه ها:

• در مورد اینکه چه داده هایی و برای چه اهدافی جمع آوری می شوند شفاف باشید. به عنوان مثال، الگوهای مرور. این باید در زمان استخدام (به طور ایده آل زودتر) بازنگری شود و مرتباً مورد بازبینی قرار گیرد.
• کسب رضایت صریح از کارکنان در مورد جمع آوری اطلاعات غیر معمول. از کارکنان بخواهید تا رضایت خود را به طور منظم تمدید کنند، مثلاً هر سه ماه یک بار.
• اطمینان حاصل کنید که مدیران نسبت به تصمیمات کارکنان در مورد ارائه یا عدم ارائه داده ها کور هستند.
• از استفاده از تجزیه و تحلیل افراد برای شناسایی افراد خودداری کنید. شناسه ها را حذف کنید و در مجموع بررسی کنید.

ایجاد مجموعه داده ها و سیاست حفظ حریم خصوصی

توصیه های ما برای رویکرد اخلاقی به جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های کارکنان بر یک موضوع اصلی استوار است: شفافیت. وجود سیاست‌های روشن برای این شیوه‌ها باعث افزایش انصاف، وضوح و در نتیجه اعتماد می‌شود. توصیه می کنیم سیاستی بسازید که به دقت منافع کارفرما و کارمند را در نظر بگیرد.

مؤثرترین رویکرد برای ایجاد سیاست‌های جمع‌آوری و استفاده از داده‌های شخصی به هنجارهای اجتماعی کشوری که سازمان شما در آن قرار دارد بستگی دارد. همه کشورها و فرهنگ ها نگرش یکسانی نسبت به جمع آوری داده های شخصی ندارند. مطالعه ای بر روی 17432 کارگر در 24 کشور توسط IBM انجام شد تا میزان تمایل افراد در کشورهای مختلف برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی خود را با کارفرما ارزیابی کند.

این مطالعه تفاوت بین کشورها و در داخل کشورها را در نگرش کارگران به اشتراک گذاری اطلاعات با کارفرمایان نشان داد. کانادا از نظر بالاترین مقاومت در برابر به اشتراک گذاری داده ها با کارفرمایان، پس از آلمان و ایالات متحده در رتبه سوم قرار گرفت. این هنجارها در مورد حریم خصوصی مهم است که هنگام ایجاد یک خط مشی شرکت در نظر گرفته شود. در کانادا، جایی که افراد عموماً در به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی با کارفرمایان خود ناراضی و مردد هستند، سیاست‌هایی که به کارمندان اجازه می‌دهد به جای انصراف شرکت کنند، ممکن است بهتر مورد پذیرش قرار گیرند.

با این حال، در حالی که رتبه‌بندی کشوری که توسط IBM مشخص شده است، ایده‌ای درباره احساس کارکنان نسبت به جمع‌آوری داده‌های شخصی ارائه می‌دهد، اینها مطلق نیستند. به عنوان مثال، در هند، که از نظر مقاومت در برابر به اشتراک گذاری داده ها با کارفرمایان، پایین ترین رتبه را داشت، هنوز افراد زیادی وجود داشتند که سطوح بالایی از مقاومت را نشان می دادند.

این نشان می دهد که سطوح راحتی با به اشتراک گذاری داده های شخصی ممکن است به طور قابل توجهی در بین سازمان ها و افراد متفاوت باشد. بنابراین، درک هنجارهای فرهنگی در مورد حریم خصوصی در داخل کشور شما و در درون خود فرهنگ سازمانی منجر به موثرترین سیاست می شود.

در حالی که ایجاد یک خط مشی حفظ حریم خصوصی و جمع آوری داده های واضح و جامع یک گام مهم است، اگر بررسی هایی برای اطمینان از رعایت این سیاست وجود نداشته باشد، فایده ای نخواهد داشت. چگونه مدیران اجرایی برای استفاده از داده های کارکنان به روش های اخلاقی پاسخگو خواهند بود؟ توصیه می کنیم برای اطمینان از مرتبط بودن، به روز بودن و رعایت این خط مشی، یک بررسی سالانه انجام دهید. داشتن یک خط مشی صرفاً به خاطر داشتن آن فایده ای ندارد، باید تأثیر معناداری بر روشی که رهبران برای مدیریت داده ها انتخاب می کنند داشته باشد.

نتیجه گیری

جهان در حال تغییر است – و به سرعت. داده ها در حجم بی سابقه ای در حال افزایش است و در آینده، این روند فقط افزایش خواهد یافت.

در حالی که اکنون از تجزیه و تحلیل افراد برای استفاده از این داده‌ها و افزایش کارایی سازمانی استفاده می‌شود، زمانی که پای قانون به میان می‌آید، منطقه‌ای تا حد زیادی ناشناخته باقی می‌ماند. در حالی که قوانینی مانند GDPR اتحادیه اروپا در حال ظهور است، فناوری ممکن است سریعتر از آنچه قانونگذاران می توانند با آن همراهی کنند پیشرفت کند. به همین دلیل، از آنجایی که ابزارها و تکنیک‌های جدید برای مهار قدرت داده‌های افراد در حال ظهور هستند، مهم است که پیامدهای اخلاقی این شیوه‌ها را در نظر بگیریم زیرا ممکن است خارج از محدوده قانون باشد.

توصیه می‌کنیم اطلاعات شفافی درباره نوع داده‌های جمع‌آوری‌شده و هدف آن ارائه کنید. تشریح مزایا و خطرات بالقوه و نحوه استفاده از داده های جمع آوری شده برای ارتقای سازمان، تمرین خوبی است. علاوه بر این، به کارمندان اجازه دهید در مواردی که جمع‌آوری داده‌ها ضروری نیست، انصراف دهند و مدیران را نسبت به این تصمیم نابینا نگه دارید.

ایجاد خط مشی های روشن، منسجم و به روز برای همه اعضای سازمان، تضمین می کند که انتظارات کارمندان و کارفرمایان همسو هستند. در مجموع، ما معتقدیم که مهمترین عامل شفافیت است، زیرا خطر احساس تحت نظر بودن یا از دست دادن اعتماد کارکنان به کارفرما را کاهش می دهد.

پیروی از این دستورالعمل‌ها به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که از تجزیه و تحلیل افراد حداکثر استفاده را ببرند بدون اینکه اعتماد و اطمینان کارکنان را نقض کنند. به هر حال، هدف از تجزیه و تحلیل افراد افزایش اثربخشی سازمانی است – بنابراین باید اقداماتی انجام شود تا اطمینان حاصل شود که دقیقاً این کار را انجام می دهد.

^[1] Insight222 People Data Ethics & Privacy Research، نوامبر 2017