Agile HR: همه آنچه که برای شروع باید بدانید

واضح است که در دنیای کار تعریف شده توسط VUCA (نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام)، نیاز به تطبیق سریع ضروری است. منابع انسانی با همان واقعیت حل سریعتر مشکلات با مدرن سازی و دیجیتالی کردن عملکرد روبرو می شود. به عبارت دیگر، منابع انسانی باید فوراً یک رویکرد چابک برای تغییر دنیای کار اتخاذ کند. چابک HR چیست و کدام شیوه های چابک HR را می توانید در بخش خود پیاده سازی کنید؟

در حال حاضر، رویکردهای چابک به طور پراکنده در فرآیندهای مختلف منابع انسانی، مانند کسب استعداد یا مدیریت عملکرد ظاهر می‌شوند. با این حال، به آرامی شروع به نفوذ به مناطق دیگر نیز می کند. چابک HR می تواند در ابتدا یک موضوع پیچیده به نظر برسد. با این حال، ما تمام عناصر درگیر را برای ارائه مراحل عملی برای اعمال در محل کار تجزیه کرده ایم.

مطالب
چابک HR چیست؟
اصول چابک در منابع انسانی
مزایای رویکرد چابک منابع انسانی
نحوه اعمال چابک به منابع انسانی
نمونه‌های تمرین منابع انسانی چابک

چابک HR چیست؟

روش شناسی چابک

بیایید ابتدا ببینیم روش چابک چیست و سپس ببینیم که چگونه به منابع انسانی ترجمه می شود.

Agile یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار است که به تیم‌ها کمک می‌کند تا ارزش را سریع‌تر و با سردرد کمتری به مشتریان خود ارائه دهند. یک تیم چابک به جای اینکه همه چیز را روی یک پرتاب «بیگ بنگ» شرط بندی کند، کار را در مراحل کوچک اما قابل مصرف ارائه می دهد. الزامات، برنامه ها و نتایج به طور مستمر ارزیابی می شوند، بنابراین تیم ها مکانیزم طبیعی برای واکنش سریع به تغییرات دارند. – این تعریف ارائه شده توسط Atlassian روش شناسی چابک را به طور خلاصه تعریف می کند و آن را زمینه سازی می کند، که در درجه اول رویکردی برای توسعه پروژه و نرم افزار است.

در آموزش بایت ما بیابید که چگونه می توانید HR را تنها در پنج مرحله چابک کنید

متدولوژی چابک بر 12 اصل استوار است:

1. رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مستمر.
2. از نیازهای تغییر استقبال کنید، حتی در اواخر توسعه.
3. نرم افزار کار را به طور مکرر ارائه دهید.
4. افراد تجاری و توسعه دهندگان روزانه با هم کار می کنند.
5. پروژه ها را حول افراد با انگیزه بسازید.
6. انتقال اطلاعات از طریق گفتگوی حضوری.
7. نرم افزار کار معیار اولیه پیشرفت است.
8. یک سرعت ثابت را به طور نامحدود حفظ کنید.
9. توجه مستمر به برتری فنی.
10. ساده سازی: به حداکثر رساندن میزان کار انجام نشده.
11. تیم ها خود سازماندهی می شوند.
12. تیم ها به گذشته نگاه می کنند و رفتار را تنظیم می کنند.

و چهار مقدار:

روش چابک زمانی که توسعه دهندگان نرم افزار شروع به کار بر روی برنامه های اینترنتی کردند، زنده شد. نیاز به تولید قابلیت‌های جدید به بازار با سرعتی بالاتر بی‌سابقه بود. در نتیجه، تیم‌ها، ابزارها و پلتفرم‌ها متناسب با این سبک تحویل تغییر کردند – و بنابراین روش چابک متولد شد. این بدان معناست که تمرکز بیشتری بر تکرار، همکاری، خود سازماندهی و نوآوری وجود دارد.

از این فرآیند، روش شناسی چابک متولد شد که در مانیفست چابک تثبیت شد.

چندین چارچوب چابک برای مدیریت پروژه ها وجود دارد، از جمله Scrum و Kanban محبوب.

متدولوژی چابک در تولید نرم افزار شروع شد و شروع به گسترش در زمینه های دیگر مانند ساخت و ساز، کشاورزی، تحقیقات، حوزه پزشکی و غیره کرد. اصول منابع انسانی همچنین شروع به اتخاذ یک روش چابک به طور فعال کرده است.

سازمان‌هایی که رویکرد چابک منابع انسانی را در اولویت قرار می‌دهند، به احتمال زیاد بهتر از سازمان‌هایی که این کار را نمی‌کنند، با تغییرات برخورد خواهند کرد.

چابک HR

نحوه اعمال روش چابک برای منابع انسانی ممکن است مستقیماً آشکار نباشد. این یک طرز فکر چابک است که منابع انسانی می توانند آن را اتخاذ کنند و از آن بیاموزند. این برای مقابله با محیط کاری که همیشه در حال تغییر است و به طور مداوم به راه حل های سریع نیاز دارد، ضروری است. HR چابک بدین صورت است:

• ساختار منابع انسانی برای پاسخ سریعتر و انطباق سریعتر و انعطاف پذیرتر با موقعیت ها.
• رویکردی انعطاف‌پذیر به منابع انسانی داشته باشید که با تغییر نیروی کار شکل می‌گیرد.
• یک عملکرد منابع انسانی که از سازمانی پشتیبانی می کند که به نیازهای مشتری پاسخگوتر است.

چابک HR همچنین رویکرد سنتی به شیوه های منابع انسانی را به روش های زیر به چالش می کشد:

اصول چابک در منابع انسانی

روش چابک بیش از یک رویکرد متفاوت به فرآیندهای منابع انسانی مختلف، متخصصان منابع انسانی را مجبور می‌کند تا ذهنیت متفاوتی را اتخاذ کنند:

تغییر طرز فکر شماره 1 – از خوشه ها به همکاری

اغلب اوقات، منابع انسانی در بخش‌ها (به عنوان مثال، استخدام، سرپرست منابع انسانی، مدیریت استعداد، متخصصین منابع انسانی، و غیره) بدون هیچ تلاشی برای همکاری فعالیت می‌کنند. علاوه بر این، منابع انسانی اغلب از کسب و کار حذف می شود.

رویکرد چابک به منابع انسانی مستلزم این است که تیم ها باید چند مهارت داشته باشند. به عنوان نمونه ای از این، یک متخصص منابع انسانی می تواند در یک اتاق با یک مدیر تجاری، بانکدار سرمایه گذاری و مدیر بازاریابی بنشیند تا روی نیازهای مدیریت افراد کار کند.

تیمی از این افراد را تصور کنید که روی موضوعی مانند فرهنگ سازمانی کار کنند. این راه‌حل‌های بسیار مؤثرتر و جامع‌تر از رویکرد سنتی به دست می‌دهد که در آن فقط متخصصان منابع انسانی روی این موضوع کار می‌کنند. این امر هم‌آفرینی را تشویق می‌کند، که نشان داده است راه‌حل‌های نوآورانه‌تری نسبت به رویکرد خوشه‌ای ارائه می‌دهد.

تغییر ذهنیت شماره 2 – از ثابت به شکست

یکی از قوی‌ترین جنبه‌های رویکرد چابک به منابع انسانی، سرعتی است که در آن توسعه فرآیند را ممکن می‌سازد. این به معنای افزایش شکست احتمالی است که چیز بدی نیست. این فقط به این معنی است که فرآیندها سریعتر اجرا می شوند و راه حلی برای یک مشکل می تواند بسیار مؤثرتر ایجاد شود. یک رویکرد سنتی منابع انسانی یک رویکرد ثابت دارد، جایی که از تغییر استقبال نمی‌شود، و یک سیستم باید قبل از استقرار آن روی 110 درصد اثربخشی تنظیم شود.

این تغییر طرز فکر همچنین نمونه سازی را تشویق می کند – به این معنی که متخصصان منابع انسانی بهترین روش های ارائه را آزمایش، نقشه برداری و تحقیق می کنند. یک مثال ساده از این می‌تواند تیمی متشکل از متخصصان فناوری اطلاعات، یک مدیر منابع انسانی، استخدام، بازاریابی و غیره باشد. این تیم یک برنامه مدیریت عملکرد را در دو هفته می‌سازد و آن را برای 20 نفر عرضه می‌کند. این بدان معنی است که آنها برنامه را روی گروه کوچکی از افراد آزمایش می کنند و عواقب شکست اساساً بی اهمیت است.

تغییر ذهنیت شماره 3 – از هر سال به هر روز

منابع انسانی در بسیاری از سازمان ها اغلب از یک چرخه سنتی سالانه پیروی می کند که فرآیندهای مختلف را در یک تقویم قرار می دهد. پاداش، مدیریت عملکرد، مدیریت استعداد و سایر فرآیندهای منابع انسانی معمولاً به صورت سالانه بررسی می شوند.

با این حال، یک رویکرد چابک به منابع انسانی، شرایط را هر روز ارزیابی می‌کند و سپس از روش‌های مناسب برای توسعه راه‌حل‌های لحظه‌ای پیروی می‌کند. این به منابع انسانی اجازه می دهد تا اطلاعات را از محیط نزدیک دریافت کند و بر اساس آن اعمال کند.

مزایای رویکرد چابک منابع انسانی

روشی در پس جنون رویکرد چابک HR وجود دارد. مزایای یک رویکرد منابع انسانی چابک شامل موارد زیر است، اما محدود به آنها نیست:

• بهبود همکاری تیمی – ارتباط و کار تیمی بهتری بین کارکنان بخش‌های مختلف سازمان وجود دارد. Agile HR همچنین بر شفافیت تأکید می کند و بنابراین اعتماد بیشتری را در کل تیم القا می کند.
• بازخورد مستمر – بازخورد به طور منظم و سازگارتر دریافت می شود. این کار منابع انسانی را قادر می‌سازد تا راه‌حل‌هایی را توسعه دهد که مرتبط و مؤثر هستند.
• سازگاری بهتر – بیماری همه گیر نیاز به تطابق تیم ها با شرایط متغیر را برجسته کرده است. هدف روش چابک “آزمایش، یادگیری و بهینه سازی” است و به تیم ها اجازه می دهد در صورت نیاز به سرعت جابجا شوند.
• اندازه‌گیری بیشتر خروجی – Agile بر نتایج تأکید می‌کند، که در داشبوردها و تجسم‌های کنونی مشهود است. در نتیجه، بخش منابع انسانی می تواند نتایج مستقیم مربوط به زمان، هزینه و عملکرد هر ابتکاری را نشان دهد.

نحوه اعمال چابک برای منابع انسانی

تیم شما مجبور نیست روش کامل چابک را برای موثر بودن اتخاذ کند. شما می توانید ویژگی های خاصی را متناسب با نیاز خود انتخاب کنید.

در زیر مراحل کلی وجود دارد که می‌توانید هنگام اعمال روش چابک برای منابع انسانی انتخاب و انتخاب کنید. ما از “نصب وصال جدید” به عنوان فرآیندی برای نشان دادن متدولوژی چابک در عمل استفاده خواهیم کرد:

1. مشکل را تعریف کنید

قبل از اینکه بتوانید از هر روشی برای بهبود فرآیند منابع انسانی استفاده کنید، ابتدا باید دقیقاً مشکلی را که سعی در بهبود آن دارید شناسایی کنید. بهترین راه برای یافتن این موضوع، مشورت با همه ذینفعان مربوطه است.

مثال: در حال حاضر 10 روز طول می کشد تا یک وصال جدید مدارک مربوطه را تکمیل کند تا به درستی نصب شود. سازمان می خواهد این مدت را به سه روز کاهش دهد.

2. در مورد منابع خود تصمیم بگیرید و نقش ها و مسئولیت ها را مشخص کنید

وقتی مشکل را فهمیدید، گام بعدی این است که تیمی را تشکیل دهید که بتواند با آن مقابله کند. تیم های چابک معمولا کوچک هستند و مهارت های مکمل دارند.

این تیم از یکی از متدولوژی های چابک برای طراحی و اجرای راه حل مورد نظر استفاده خواهد کرد. می توانید از Scrum، Kanban، Lean Startups، XP، Dev استفاده کنید. عملیات و تحویل مستمر، که همگی متدولوژی های چابک هستند. هر متدولوژی روش خاص خود را برای مدیریت پروژه دارد.

اما به زبان ساده، کار به صورت اسپرینت انجام خواهد شد – این یک دوره 2 تا 4 هفته ای است که در پایان آن تیم نسخه اولیه راه حل را ارائه می دهد. در اسپرینت‌های زیر، تیم کار قبلی خود را تکرار می‌کند.

از هر رویکردی که پیروی می کنید، باید منابع انسانی مورد نیاز خود و همچنین منابع فیزیکی (مانند داشبورد، تجسم و غیره) را در نظر بگیرید.

مثال: برای کوتاه کردن زمان پر کردن مدارک مربوطه، به سیستمی نیاز دارید که بتواند تمام اسناد لازم را ساده کند و اطلاعات تکراری را حذف کند. تیمی متشکل از متخصصین منابع انسانی، استخدام‌کنندگان و پرسنل فناوری اطلاعات را برای توسعه داشبوردها تشکیل دهید.

اکنون باید هر یک از اعضای تیم را در تیم‌های کوچک‌تری که نتایج سطح بالایی تولید می‌کنند، مستقر کنید. هر تیم مسئول ارائه بازخورد به تیم گسترده تر در طول جلسات استندآپ است. در حالت ایده آل، شما همچنین یک اسکرام مستر را انتخاب خواهید کرد که مسئول اصلی هدایت کل فرآیند و تیم است. در مثال ما، این می تواند متخصص منابع انسانی باشد.

3. اهداف خود را توسعه دهید

در رویکرد چابک، اهداف چیزی است که باید در پایان هر دوی سرعت به دست آید. اینها را می‌توان به فعالیت‌هایی تقسیم کرد که «عقب‌افتادگی» ایجاد می‌کنند. شما باید این عقب ماندگی را توسعه دهید تا تصمیم بگیرید که چه کاری باید انجام دهید و چقدر طول می کشد. کل تیم باید در این فرآیند مشارکت داشته باشند.

سپس فعالیت ها اولویت بندی شده و به اعضای مختلف تیم اختصاص داده می شود. در طول جلسات استندآپ، اعضای تیم یکدیگر را از پیشرفتی که به دست آورده‌اند به‌روزرسانی می‌کنند.

مثال: تمام اسناد را برای سوار شدن جمع آوری کنید و آن را در یک پایگاه داده الکترونیکی قرار دهید تا ظرف دو هفته به صورت خودکار انجام شود.

این یک هدف بزرگتر خواهد بود و کارهای عقب افتاده شما این کار را به وظایف فرعی کوچکتر تقسیم می کند. مثال:

• فرم ثبت نام کارمند، فرم درخواست کمک پزشکی، فرم حقوق و دستمزد را جمع آوری کنید و آنها را در یک پوشه مشترک آپلود کنید.
• فرآیندی را ایجاد کنید که چه کسی چه چیزی و چه زمانی امضا می کند.
• دو راه حل امضای الکترونیکی را مرور کنید.

4. با اولین سرعت خود شروع کنید

همانطور که قبلاً نیز اشاره کردیم، یک اسپرینت یک دوره زمانی مشخص و معمولاً کوتاه است که یک تیم تلاش می کند تا مقدار مشخصی از کار را انجام دهد. این به تیم ها کمک می کند تا کارها را سریعتر انجام دهند و حداکثر زمان برای دوی سرعت معمولاً چهار هفته است.

در طول جلسات منظم (روزانه یا هفتگی) استندآپ، تیم باید در مورد پیشرفت در دوی سرعت بحث کند. در این جلسات روزانه باید به مناطقی که تیم ها در دوی سرعت با یکدیگر همکاری می کنند نیز پرداخته شود.

مثال: آیا متخصص منابع انسانی پوشه را با تمام فرم ها جمع آوری کرده است؟ اگر نه، مشکل کجاست و چه کسی می تواند به آنها کمک کند؟

5. به بازخوردها توجه داشته باشید

پس از تکمیل سرعت خود، وارد یک بررسی سرعت می شوید.

در اینجا باید بازخوردهای تیم و مشتریان یا کاربران نهایی را در نظر بگیرید. درک کنید که برخی از مسائل به وجود آمده چیست، موانع موفقیت و نقاط ناامیدی را شناسایی کنید. بررسی کنید که آیا حجم کاری منصفانه وجود دارد و آیا همکاری صورت گرفته است. اگر موفقیت های قابل توجهی از اولین دوی سرعت به دست آمد، حتماً این را جشن بگیرید. این به تیم کمک می کند تا انگیزه بیشتری برای اسپرینت های آینده داشته باشد.

مثال: پس از آزمایش فرآیند جدید، تیم متوجه شد که این فرآیند هنوز شش روز طول می کشد. کارمند جدید فراموش کرده یک فرم را امضا کند. تیم تصمیم می‌گیرد فرآیند را تکرار کند و یک یادآوری ایمیل ارسال شده در روزهای 2 و 3 برای یادآوری به کارمند برای امضای فرم‌ها ارسال کند.

ممکن است لازم باشد بخش هایی از این فرآیند را انتخاب کنید که برای شما کار می کند. یا ممکن است لازم باشد چندین اسپرینت را تا زمانی که محصول نهایی را کامل کنید انجام دهید. یک رویکرد یکسان برای همه وجود ندارد.

نمونه‌های تمرین منابع انسانی چابک

نتیجه فرآیند فوق به این معنی است که منابع انسانی سریعتر کار می کند و راه حل های پویاتری نسبت به قبل تولید می کند. در زیر چند نمونه از این که چگونه یک روش چابک کار می تواند تأثیر مثبت خالصی بر شیوه های منابع انسانی داشته باشد آورده شده است:

استخدام

یکی از گران ترین هزینه ها برای سازمان ها زمان لازم برای استخدام استعدادها است. تقاضای دائمی برای پر شدن جای خالی وجود دارد و روش استخدام چابک می تواند به این امر کمک کند. یک فرآیند استخدام سنتی شامل غربالگری، مصاحبه، مصاحبه دوم، ارزیابی، شاید مصاحبه نهایی و سپس پیشنهاد می شود. با این حال، این واقعاً برخلاف روش شناسی چابک است. یک رویکرد چابک عبارت است از ارائه شفافیت به نامزدها، درک روشنی از سازمان، و ارائه اطلاعات کافی برای تصمیم گیری سریعتر هم برای نامزد و هم برای کارفرما.

به عنوان مثال، اوبر با اپلیکیشنی به نام UberDrive یک عنصر گیمیفیکیشن برای فرآیند استخدام ایجاد کرد. این بازی متقاضیان را در سانفرانسیسکو راهنمایی می‌کرد و به رانندگانی که کوتاه‌ترین مسیر را طی می‌کردند امتیاز می‌داد و اطلاعاتی در مورد نحوه ارائه نکاتی در مورد کارهایی که باید در شهر انجام دهند به مشتریان ارائه می‌داد.

این برنامه به کاندیداها چشم اندازی شفاف از شغلی که انجام می دهند، میزان درآمدی که می توانند کسب کنند و نحوه کار برای شرکت ارائه می دهد. این فرآیندهای تصمیم گیری را برای همه افراد درگیر در فرآیندهای استخدام افزایش می دهد و راه حل سریعتر و کارآمدتری را برخلاف فرآیند استخدام سنتی ارائه می دهد.

سوار شدن

سازمان ها دائماً در تلاش هستند تا تجربه وصال های جدید را بهبود بخشند، زیرا این یکی از حیاتی ترین لحظات یک تجربه خوب کارمند است. Alongboarding یک رویکرد روش‌شناسی چابک برای حضور کارکنان است. هدف آن این است که تجربه را برای وصال های جدید پویاتر و مرتبط تر کند.

یک تجربه حضوری باید شامل اصول اولیه باشد، که شامل معرفی عضو جدید تیم به سازمان گسترده تر، نقش ها و مسئولیت ها، ارزش ها، اهداف، ماموریت ها و غیره است. . تجربیات باید در دوی سرعت (مانند دو یا چهار هفته) انجام شود.

مدیریت عملکرد

یکی از حوزه های منابع انسانی که در سال های اخیر مورد توجه قرار گرفته است، مدیریت عملکرد است. بازخورد ثابتی در مورد اثربخشی بررسی عملکرد سالانه و اینکه آیا این بازنگری هنوز یک رویکرد مرتبط برای ارزیابی عملکرد یک کارمند است یا خیر، وجود دارد.

یک رویکرد چابک برای مدیریت عملکرد، به جای بحث عملکرد سالانه یا دوسالانه، مکالمات مکرر و بحث های منظم عملکرد را تشویق می کند. این نوع بازخورد منظم، کارکنان و مدیران را قادر می‌سازد تا تغییرات را بیشتر و سریع‌تر انجام دهند و فرآیندهای کاری را تکرار کنند.

به عنوان نمونه ای از این، GitLab رویکرد مدیریت عملکرد خود را برای تمرکز بر مدیریت تیم های راه دور متمرکز کرد. آنها تکرار را برای همه چیز اعمال کردند و شفافیت کامل را پذیرفتند. در کتابچه راهنمای خود، آنها به طور خاص روی “نتایج را اندازه گیری کنید نه ساعت ها” را متمرکز کردند.

این تغییر به طور خاص بر پاسخ به همه‌گیری COVID-19 متمرکز بود و یک رویکرد چابک به آنها اجازه داد تا این تغییر را انجام دهند. سپس، آنها بر عملکرد و بهره‌وری به‌عنوان سنگ بنای ارزیابی کارکنان تمرکز کردند و نه «تعداد ساعات کار». برای حمایت از این موضوع، Gitlab یک ماتریس عملکرد را توسعه داد که متعاقباً آن را نیز تکرار کردند. نتیجه این امر این بود که فرصتی برای کارکنان فراهم شود تا بازخورد مستمری را برای پیشرفت خود دریافت کنند.

به تو

اتخاذ عناصر روش شناسی چابک می تواند به تیم منابع انسانی شما کمک کند تا همکاری را بهبود بخشد و کارآمدتر و کارآمدتر کار کند. درک کنید که تیم شما می تواند از کدام روش های چابک بهره مند شود و ابتدا آنها را در مقیاس کوچک اجرا کنید.

اگر می‌خواهید مجموعه مهارت‌های منابع انسانی خود را در آینده اثبات کنید و شایستگی‌های جدید منابع انسانی را توسعه دهید، برنامه گواهینامه همه چیزهایی که می‌توانید بیاموزید را بررسی کنید!