عملیات افراد: 8 مسئولیت کلیدی

نحوه عملکرد کسب و کارها به سرعت در حال تغییر است و ما در حال حرکت به عصری هستیم که شرکت ها اهمیت اولویت دادن به افراد را درک می کنند. عملیات People یا People Ops را که اغلب نامیده می شود وارد کنید.

اما دقیقاً عملیات مردمی چیست و چه تفاوتی با بخش سنتی منابع انسانی دارد؟ نقش و اولویت های کلیدی آنها چیست؟

بیایید دریابیم.

عملیات مردمی چیست؟

عملیات مردمی یک عملکرد استراتژیک کسب و کار است که با انسانی کردن سیستم‌های غیرشخصی و بهبود مستمر مشارکت، توسعه و حفظ کارکنان بر اولویت قرار دادن کارمند تمرکز دارد.

این اصطلاح توسط لازلو بوک -مدیر سابق منابع انسانی در گوگل- ابداع شد که این موضوع را عمیق‌تر در کتاب خود، قوانین کار بررسی کرد!

مسئولیت های عملیات مردمی عبارتند از:

• مدیریت سفر کارکنان
• توسعه استراتژی مردمی
• افزایش ارزش کارکنان
• به روز رسانی سیستم های منابع انسانی
• تجزیه و تحلیل معیارها
• کمک به دستیابی به اهداف گسترده تر سازمان

این در مورد ایجاد فرهنگ و محیطی است که باعث می شود کارکنان از کار در سازمان خود احساس خوشحالی و افتخار کنند.

یک بخش عملیاتی افراد موفق، فرهنگ شرکت را بهبود می بخشد، تعهد و تنوع کارکنان را افزایش می دهد و به رشد کسب و کار کمک می کند. بنابراین، اگر هنوز تیم People Ops ندارید، ممکن است وقت آن رسیده باشد که روی آن سرمایه گذاری کنید.

عملیات مردمی چه تفاوتی با منابع انسانی دارد؟

اگرچه ممکن است عملیات افراد شبیه منابع انسانی به نظر برسد، اما تفاوت‌های کلیدی، به ویژه در مقایسه با بخش‌های سنتی منابع انسانی وجود دارد.

بسیاری از شرکت‌های بزرگ، از جمله Google، Buffer و IBM، از تیم‌های سنتی منابع انسانی دور می‌شوند و به نفع مدل People Ops هستند که رویکردی جامع‌تر برای کسب‌وکار دارد.

بخش عملیات مردمی و نقش ها

چگونه می دانید که آیا شرکت شما به بخش عملیات مردمی نیاز دارد یا خیر، و چگونه باید باشد؟

شرکت‌های نوپا مانند اوبر و تیندر همگی بهای سنگینی را پرداخته‌اند که هیچ فرد یا تیم اختصاصی برای مدیریت افراد اختصاص نداده‌اند، که منجر به شکایت‌هایی علیه شرکت‌ها برای مواردی شد که می‌توانستند به راحتی در داخل با تخصص مناسب حل و فصل شوند.

اگر هنوز در مرحله راه اندازی کسب و کار هستید، اهمیت داشتن حداقل یک کارمند اختصاص داده شده به مدیریت افراد و مراقبت از کارمندان جدید را دست کم نگیرید – به خصوص اگر قصد دارید در آینده نزدیک به سرعت گسترش پیدا کنید. کارشناسان توصیه می کنند که People Ops را یکی از 25 کارمند اول خود قرار دهید و حداقل یک نفر برای مدیریت هر 50 کارمندی که استخدام می کنید داشته باشید.

شرکت های بزرگتر ممکن است انتخاب کنند که یک تیم کاملاً جدید از تیم منابع انسانی موجود خود ایجاد کنند. گزینه دیگر استخدام متخصصان People Ops برای مدیریت چرخه عمر کارکنان در سازمان است.

People Ops برای ایجاد فرهنگ سازمان شما و تعیین مرزها و انتظارات واضح برای رعایت آنها حیاتی است. این یک فرآیند شفاف را برای کل سفر کارمند از استخدام تا استخدام، بررسی عملکرد، ارتقاء و پاداش تنظیم می کند.

در اینجا نگاهی کوتاه به نقش‌های مختلف در بخش عملیات مردمی و مسئولیت‌های اصلی آن‌ها داریم.

مدیر عملیات مردمی

یک مدیر عملیات افراد مسئول مدیریت کل کار تیم، مشابه مدیر پروژه است. وظیفه آنها نظارت بر تیم و اطمینان از کار موثر آنها در داخل و بین بخش ها به روشی ساده است.

هماهنگ کننده عملیات مردمی

هماهنگ کننده های عملیات معمولاً وظایف مدیریتی، سازماندهی و کمک به مدیریت پروژه را بر عهده می گیرند. آنها اطمینان می دهند که عملیات روزانه شرکت به خوبی اجرا می شود.

مدیر عملیات مردمی

یک مدیر People Ops مسئول رهبری، مربیگری و نظارت بر کل تیم People است. آنها همراه با رهبران کسب و کار، استراتژی افراد را در سراسر شرکت توسعه داده و به پیش خواهند برد. آنها اطمینان حاصل می کنند که همه سیاست ها و فرآیندها بر حمایت و بهبود تجربه کارمندان در کل چرخه عمر متمرکز هستند.

کارشناس عملیات مردمی

یک متخصص عملیات مردمی مسئول اجرای بررسی داده‌ها و اطمینان از دقیق و به‌روز بودن تمام سوابق منابع انسانی است و به همه سؤالات به موقع پاسخ داده می‌شود. آنها برای استخدام‌های جدید پشتیبانی حضوری ارائه می‌کنند و اغلب در کنار سایر تیم‌ها، از جمله استخدام، کار خواهند کرد. مهارت های ارتباطی عالی و خدمات مشتری برای این نقش ضروری است.

تحلیلگر عملیات مردمی

یک تحلیلگر عملیات مسئول تحقیق، شناسایی نقص در فرآیندها و عملیات، و پیشنهاد بهبود و تغییرات است. تحلیلگران مسئول این هستند که اطمینان حاصل کنند که شرکت همیشه از انطباق و مقررات پیروی می کند و در نتیجه ریسک مسئولیت را کاهش می دهد.

مسئولیت های کلیدی عملیات مردمی چیست؟

هر بخش عملیات افراد دارای چندین اولویت کلیدی است که در تلاش برای برآورده کردن آنها در یک سازمان هستند. در اینجا هشت مورد از مهمترین آنها آورده شده است.

1. ارتباط عملکرد کارکنان با اهداف شرکت

People Ops مسئول کمک به همه کارکنان در درک نقش اصلی خود در سازمان گسترده تر است. آنها همچنین به طور مداوم تکرار می کنند که چگونه کارمندان به اهداف شرکت کمک می کنند. این وظیفه آنهاست که کار را به گونه ای طراحی کنند که مشارکت را تشویق کند و باعث شود کارمندان بخواهند آنجا باشند و به بهبود مهارت های خود ادامه دهند. این نه تنها برای تعهد سازمانی بسیار مهم است، بلکه تیم‌های درگیر احتمالاً سخت‌تر کار می‌کنند و بیشتر به نقش خود اختصاص می‌دهند، که سود بیشتری ایجاد می‌کند و به رشد شرکت کمک می‌کند.

کارکنان عملیات نیز باید در اهداف اصلی سازمان مشارکت داشته باشند، در مورد چگونگی دستیابی به آنها بحث کنند و هرگونه نگرانی فوری را علامت گذاری کنند.

2. نقشه برداری از سفر و چرخه زندگی کارکنان

نقشه سفر کارکنان به شناسایی “لحظه های مهم” در سفر کارکنان در سازمان شما اشاره دارد. این شامل لحظاتی مانند:

• مصاحبه کردن
• اولین روز کاری و جهت گیری شغلی
• سایر فعالیت های سوار شدن
• بررسی عملکرد
• آموزش و توسعه
• رویدادهای تیمی
• تجدید ساختار شرکت
• خروج از مصاحبه

تیم People Ops مسئول ترسیم این لحظات کلیدی (و همچنین زمان بین آنها) است. آنها به طور مداوم آنها را بهبود می بخشند تا تجربه کلی کارکنان را تقویت کنند. این موضوع کلیدی است و توسط مطالعه The Future Workplace و Beyond.com تأیید شده است، که نشان داد 83٪ از رهبران منابع انسانی معتقدند تجربه کارمند برای موفقیت کلی سازمان آنها ضروری است.

برقراری ارتباط منظم با کارمندان در طول سفرشان نیز به ترویج فرهنگ کاری فراگیر و حمایتی کمک می کند و تضمین می کند که همه شنیده می شوند. اما برای ایجاد اعتماد، باید در کل چرخه عمر کارکنان یکپارچگی وجود داشته باشد، این همان چیزی است که عملیات های مردمی تلاش می کنند انجام دهند.

3. شناخت کارکنان

تحقیقات نشان داده است که 40 درصد از کارمندان عدم شناخت را به عنوان دلیل اصلی خود برای احساس بی انگیزگی در محل کار ذکر می کنند. در عین حال، شرکت‌هایی که فرهنگ شناسایی دارند، 31 درصد نرخ جابجایی کارکنان کمتری دارند.

به همین دلیل است که People Ops باید بر ایجاد و پیاده‌سازی یک سیستم پاداش و فرهنگ تشخیص تمرکز کند که به کارکنان کمک می‌کند از تلاش‌هایشان قدردانی کنند. این می تواند به عنوان یک سیستم رسمی پاداش کارکنان یا مجموعه ای از ایمیل های غیررسمی ارسال شده به تیم ها یا کل سازمان شکل بگیرد. صرف نظر از سیستم یا روش انتخاب شده، اولویت باید اطمینان از احساس قدردانی کارکنان در محل کار باشد.

4. تعامل مستمر

نرخ بالای گردش مالی و فرسودگی شغلی می تواند به شدت بر درآمد شما تأثیر بگذارد. به همین دلیل است که همیشه شاد و سالم نگه داشتن کارکنان باید یک اولویت کلیدی برای عملیات مردمی باشد. استراتژی های زیادی برای این کار وجود دارد، از جمله شناخت کارکنان، همانطور که در بالا ذکر شد. اما مشارکت مداوم کارکنان امری حیاتی است و می‌تواند سود را با کاهش میزان غیبت، افزایش ماندگاری، بهره‌وری و شادی و بهبود فرهنگ کلی سازمانی به‌طور قابل توجهی بهبود بخشد.

برای انجام موثر این کار، درک عوامل اصلی مشارکت کارکنان – تجربه فرهنگی، فیزیکی و دیجیتالی کارکنان بسیار مهم است. تیم People Ops نقاط درد کارمند شما را می‌داند و به آنها رسیدگی می‌کند، و مرتباً با کارمندان صحبت می‌کند تا بفهمند آنها در محل کارشان به چه چیزی نیاز دارند و می‌خواهند.

5. توسعه کارکنان

عملیات مردمی مسئول پیشبرد یادگیری و توسعه کارکنان هستند. این شامل آموزش مهارت ها (بالا بردن مهارت و مهارت مجدد)، مسیریابی شغلی، مدیریت و توسعه رهبری، و کمک به تعیین اهداف برای نقش های فردی از طریق KPI ها می شود.

تمرکز بر یادگیری مستمر به ایجاد یک فرهنگ منسجم و مشارکتی کمک می کند که در آن همه کارکنان احساس شایستگی و ارزشمندی کنند. این به نوبه خود به موفقیت سازمان کمک می کند.

کارکنان آموزش دیده با انگیزه تر، بهره ورتر و در عملکرد خود در محل کار ثابت هستند. به همین دلیل، ایجاد و اجرای برنامه توسعه مناسب کارکنان ضروری است.

برای تهیه یک برنامه توسعه، داشتن حمایت کارکنان بسیار مهم است، به همین دلیل است که آنها را به فکر کردن در مورد توسعه خود سودمند می کند. این شامل این می شود که از آنها بپرسید برای انجام کارشان به چه مهارت هایی نیاز دارند، چه چیزی به آنها کمک می کند در محل کار بهتر عمل کنند، چه اهداف حرفه ای در شرکت دارند، و به چه حمایتی برای کمک به توسعه آنها نیاز دارند.

6. جلب اعتماد کارکنان

راه های مختلفی وجود دارد که People Ops می تواند به جلب اعتماد کارکنان کمک کند. اولین مورد از طریق شفافیت با کارکنان است. به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به فرهنگ شرکت، حقوق و مزایا به راحتی از طریق رسانه های اجتماعی یا پایگاه های داده عمومی مانند Glassdoor در دسترس است. این به این معنی است که People Ops باید شفاف باشد، به ویژه در مراحل اولیه چرخه عمر کارکنان. بی اعتمادی اغلب از طریق فقدان ارتباط به وجود می آید. به عبارت دیگر، این مسئولیت People Ops است که از ابتدا با برقراری ارتباط منظم و واضح، این اعتماد را ایجاد کند.

جمع آوری بازخورد کارکنان و عمل به آن راه دیگری برای ایجاد اعتماد کارکنان است. با کارمندان (از طریق نظرسنجی و گفتگوهای حضوری) تماس بگیرید تا احساس آنها و همچنین احساس آنها در مورد شرکت را بسنجید. هنگامی که این بازخورد را جمع آوری و ارزیابی کردید، ارائه تغییرات و بهبودهای پیشنهادی به کارمندان و دریافت مجدد نظرات آنها بسیار مهم است. این یک فرهنگ فراگیر ایجاد می کند که در آن کارکنان احساس می کنند در کل فرآیند مشارکت دارند.

7. مدیریت تغییر

عملیات افراد مسئول مدیریت تغییرات در سراسر کسب و کار هستند. این شامل به‌روزرسانی‌های سیستم، حرکت از روش‌های کار دستی به دیجیتال، تغییر تیم‌های کارکنان، تغییر مدیریت در اهداف کسب‌وکار و تغییرات بر اساس یافته‌های داخلی است.

از طریق نظارت و مدیریت این نوع تحولات سازمانی، پذیرش می‌تواند به آرامی و یکپارچه انجام شود. این به همه کارکنان کمک می کند تا به سرعت تنظیم شوند و تضمین می کند که هیچ تأثیری (یا حداقل) روی خروجی و اهداف تجاری گسترده تر وجود ندارد.

8. توسعه و تحول فرهنگ

آخرین اولویت کلیدی People Ops قهرمان شدن در فرهنگ و ارزش های شرکت است. آنها توانایی ایجاد فرهنگ سازمانی اخلاقی تر و متنوع تر و مدیریت تحول فرهنگی را دارند اگر فرهنگ فعلی با چشم انداز و اهداف شرکت هماهنگ نباشد.

چرا فرهنگ شرکت مهم است؟

CultureIQ گزارش داد که رتبه‌بندی کلی کارکنان از ویژگی‌های شرکتشان در شرکت‌هایی با فرهنگ قوی 20 درصد بالاتر است، در حالی که 90 درصد از کارمندان در فرهنگ شرکت «برنده» به تیم رهبری خود اطمینان دارند.

شرکت‌های مردمی باید ارزش‌های خود را به‌عنوان رئیس افراد مشخص کنند و برای ایجاد اعتماد آشکارا این باورها را با شرکت در میان بگذارند.

عملیات افراد به شما کمک می کند تا کارکنان خود را توانمند کنید

مهم نیست که سازمان شما چقدر کوچک یا بزرگ است، ایجاد یک تیم People Ops برای مدرن کردن استراتژی منابع انسانی و اطمینان از اینکه افراد خود را در اولویت قرار می دهید ضروری است.

وقتی کارکنان شما درگیر هستند و احساس می کنند که در محل کار مورد توجه و قدردانی قرار می گیرند، فرهنگ شرکتی غیرقابل توقف و شهرت فوق العاده ای ایجاد خواهید کرد که مزیت رقابتی حیاتی برای شما به ارمغان می آورد. افراد شما مهم هستند، پس وقت آن رسیده است که به آنها نشان دهید که این کار را انجام می دهند.