مصاحبه با همتایان: راهنمای عملی برای منابع انسانی

امروزه بسیاری از شرکت ها سخت در تلاش هستند تا کیفیت استخدام خود را بهبود بخشند. از این نظر، مصاحبه همتا می‌تواند ارزش زیادی به فرآیند استخدام و گزینش بیافزاید و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا دیدی جامع از نامزدهای خود داشته باشند. در این مقاله، ما به بررسی عمیق مصاحبه با همتایان، مزایا و معایب آن و نحوه طراحی یک فرآیند مصاحبه همتای موثر می پردازیم.

مطالب
مصاحبه همتا چیست؟
نکات مثبت مصاحبه با همتایان
معایب مصاحبه با همتایان
نحوه ایجاد فرآیند مصاحبه همتا
بسته شدن

مصاحبه همتا چیست؟

مصاحبه همتا همان طور که از نامش پیداست، مصاحبه ای است بین یک نامزد و همتایان آینده اش. متقاضیان به جای ملاقات با یک استخدام‌کننده و مدیر استخدام، می‌توانند با یک یا چند کارمند فعلی نیز صحبت کنند. هدف این است که بهتر ارزیابی کنیم که یک نامزد چگونه با نقش، تیم و سازمان تناسب دارد.

در این Learning Bite، نحوه ایجاد یک فرآیند مصاحبه با همتایان موثر را در 9 مرحله مورد بحث قرار خواهیم داد

مصاحبه با همتایان به ویژه در شرکت‌های کوچک و سازمان‌های مبتنی بر تیم محبوبیت دارد، جایی که تناسب خوب (فرهنگی) استخدام جدید برای موفقیت کسب‌وکار مهم‌تر است.

با این حال، این بدان معنا نیست که سازمان های بزرگ نمی توانند از افزودن مصاحبه با همتایان به فرآیند استخدام خود سود ببرند. برای مثال، شرکت هایی مانند فیس بوک، گوگل و گیتلب همگی کاربران مشتاق این روش مصاحبه هستند.

نکات مثبت مصاحبه با همتایان

مصاحبه با همتایان می تواند مزایای زیادی هم برای نامزدها و هم برای سازمان ها داشته باشد. ما 4 مورد از آنها را فهرست کرده ایم.

1. بهبود تجربه نامزد

خود را به عنوان یک نامزد تصور کنید. شما برای این شغل در شرکتی درخواست دادید که چیزهای خوبی درباره آن شنیده اید. در طول فرآیند انتخاب، می توانید با رئیس آینده خود و یکی از کارمندان منابع انسانی یا استخدام کنندگان شرکت صحبت کنید.

در حالی که مکالمه به خوبی پیش می رود و به اندازه کافی دوستانه به نظر می رسند، نمی توانید تعجب کنید که دوست دارید بیشتر در مورد نحوه کار در آنجا از هم تیمی های احتمالی آینده خود بشنوید.

مصاحبه با چند نفر از اعضای تیم می تواند تصویر بهتری از شغل، فرهنگ و سازمان به نامزدها بدهد. به هر حال، کارمندان کسانی هستند که در واقع کار را به صورت روزانه انجام می دهند .

ارائه این نوع پیش‌نمایش شغلی واقع بینانه به داوطلبان کمک می‌کند تا شغل و تناسب سازمانی خود را ارزیابی کنند.

مصاحبه کنندگان کارمند قادر خواهند بود به سوالاتی پاسخ دهند که مدیر استخدام یا استخدام کننده نمی تواند به آنها پاسخ دهد، صرفاً به این دلیل که آنها دانش بسیار عمیق تری در مورد عناصر خاصی از شغل دارند.

برای نامزدها، هنگام صحبت با همتایان، مانع ایجاد نگرانی‌ها کمتر خواهد بود. آنها احتمالاً با صحبت کردن در مورد چیزی که ممکن است مانع از بله گفتن به کسی شود که دقیقاً می‌داند در جای او بودن چیست، راحت‌تر صحبت می‌کنند.

همه اینها برای این است که بگوییم افزودن یک مصاحبه همتا به فرآیند استخدام شما می تواند راهی عالی برای ارائه تجربه بهتری برای متقاضیان شما باشد. این به نوبه خود به تقویت اعتبار شرکت شما کمک می کند.

2. فروش کار به نامزد

شنیدن در مورد یک شغل از یک مدیر استخدام یا استخدام کننده یک چیز است. شما به نوعی انتظار دارید که آن را به شما بفروشند. شنیدن موقعیت شغلی از همکاران بالقوه خود کاملاً چیز دیگری است.

کارمندان خیلی بهتر می دانند که چه عناصری برای یک نامزد مهم هستند – و چه عواملی ممکن است مانع از آن شوند. آنها می توانند بینش ها و داستان های خود را به اشتراک بگذارند که تقریباً مطمئناً قانع کننده تر از هر جای خالی نوشتاری خواهد بود.

اشتیاق و صداقت محض یک کارمند در مورد تیم و شرکت می تواند برای فروش کار به نامزد کافی باشد.

3. دیدگاه های متعدد در مورد یک نامزد

همیشه داشتن دیدگاه های متعدد در مورد یک نامزد خوب است. به عنوان مثال ممکن است به چیزهایی توجه کنم که همکارم حتی متوجه آنها نمی شود و برعکس. همه ما هنگام مصاحبه با مردم نقاط کور خود را داریم.

همین روز پیش یکی از همکارانم دقیقاً در این مورد داستانی را به من گفت. یکی از هم تیمی های او به دنبال استخدام یک متخصص داده بود. او با نامزدی مصاحبه کرده بود و با وجود اینکه «همه کادرها را علامت زده بود» احساس می‌کرد چیزی کم است، اما نمی‌توانست کاملاً بفهمد که چیست.

بنابراین، قبل از تصمیم گیری نهایی، از همکارم خواست که با این نامزد نیز مصاحبه کند تا نظرات او را در این مورد بشنویم. پس از گفتگوی خوب، همکارم یافته های خود را با هم تیمی اش در میان گذاشت.

معلوم شد که در حالی که نامزد دارای شرایط مناسب روی کاغذ بود، علایق او در کار با داده ها نبود. اگر به دنبال پر کردن موقعیتی هستید که همه چیز در مورد داده است، نوعی “جزئیات” مهم است.

این بدان معنا نیست که مدیر استخدام در این داستان کار خوبی انجام نداده است، بلکه صرفاً برای نشان دادن ارزش مصاحبه چند نفر با یک نامزد است.

داشتن دیدگاهی جامع از یک نامزد به شما امکان می دهد تصمیمات استخدامی بهتری بگیرید که منجر به بهبود کیفیت استخدام می شود.

4. توانمندسازی کارکنان

اگر کارکنان را در فرآیند استخدام مشارکت دهید، آنها نیز در قبال تصمیم استخدام احساس مسئولیت خواهند کرد. به این ترتیب، آنها احتمالاً مالکیت آن را به دست می گیرند و بهترین کار را برای اطمینان از موفقیت کارمند جدید در نقش جدید خود انجام می دهند.

مصاحبه با همتایان نیز می تواند به طور مثبت به روحیه کارکنان کمک کند. این واقعیت که نظر آنها در مورد این نوع تصمیمات مهم مهم است باعث می شود آنها احساس ارزشمندی کنند و تعهد آنها را به سازمان افزایش دهد.

معایب مصاحبه با همتایان

البته معایبی هم دارد. مصاحبه با همتایان چیزی است که نیاز به بررسی دقیق و آماده سازی دارد. در اینجا برخی از معایب مصاحبه با همتایان وجود دارد که باید تا حد امکان در نظر گرفته شود و با آنها مقابله شود.

1. وقت گیر

هر مصاحبه کاندیدا به خوبی انجام شود زمان می برد. جدای از خود مصاحبه، سوالات مصاحبه همتا برای آماده سازی و برنامه ریزی مکالمه واقعی با نامزد وجود دارد.

پس از پایان مصاحبه، همکار باید بازخورد خود را با مدیر استخدام، استخدام کننده و سایر همتایان درگیر در میان بگذارد.

در حالی که مطمئناً راه‌هایی برای ساختار و خودکارسازی بخش‌هایی از این فرآیند (مانند زمان‌بندی مصاحبه) وجود دارد، اما همچنان زمان قابل‌توجهی از کارمندان می‌طلبد. بسته به تعداد داوطلبان واجد شرایط برای مصاحبه و تعداد دفعات مصاحبه، این می تواند به سرعت جمع شود.

2. تعصب

افزودن یک عنصر انسانی به فرآیند استخدام در قالب مصاحبه با همتایان، خطر نفوذ پنهانی سوگیری را افزایش می‌دهد. به هر حال، همه ما تعصبات خود را داریم و آنها می‌توانند (به شدت) قضاوت ما را پنهان کنند.

بنابراین مصاحبه کارمندان آموزش ندیده با نامزدها می تواند بر ارزیابی کلی متقاضی تأثیر منفی بگذارد. خبر خوب این است که این چیزی است که ما می توانیم از آن آگاه شویم، در زیر بیشتر در مورد آن صحبت خواهیم کرد.

3. ترساندن نامزدها

صحبت کردن نامزدها با کارمندان می تواند به هر دو صورت انجام شود. این می تواند یک فرصت فوق العاده برای سازمان شما به عنوان یک کارفرما برای درخشش باشد، اما می تواند برعکس باشد.

اگر یک کارمند ناراضی دارید که مصاحبه همسالان را انجام می دهد، دیدگاه او در مورد مسائل به خوبی می تواند نامزد را بترساند.

اما حتی کارمندانی که خوشحال هستند، می توانند به طور ناخواسته شرکت را در معرض دید منفی قرار دهند، به عنوان مثال، با صحبت در مورد یک موضوع داخلی که آنها را نگران می کند.

ایجاد یک فرآیند مصاحبه همتا که برای کسب و کار شما مفید است

در حالی که مطمئناً هنگام مصاحبه با همتایان خطراتی وجود دارد، ما معتقدیم که مزایای آن بیشتر از موارد منفی است. برای کمک به شما در ایجاد یک فرآیند مصاحبه همتا کارآمد، ما 9 مرحله را فهرست کرده ایم که باید دنبال کنید.

1. یک فرآیند استاندارد ایجاد کنید

این نقطه شروع شماست. ایجاد یک راهنمای مصاحبه اما به طور خاص برای مصاحبه با همتایان را در نظر بگیرید. در میان چیزهای دیگر، این به شما کمک می کند تا کل فرآیند را ساختاردهی کنید و تا حد امکان از یک ارزیابی برابر و تجربه نامزد اطمینان حاصل کنید.

بیشتر مراحل زیر را می توان در راهنمای مصاحبه با همتایان شما پوشش داد.

2. تعیین کنید که چه کسی در فرآیند شرکت می کند

نیازی به داشتن بیش از دو یا سه کارمند برای انجام مصاحبه همتا نیست. با این حال، مهم است که چه افرادی را برای این کار انتخاب کنند. عناصری که باید هنگام ایجاد تیم مصاحبه با همتایان خود در نظر بگیرید عبارتند از:

• چقدر در کارشان مشغول/خوشحال هستند
• چقدر خوب عمل می کنند
• خواه رفتار شهروندی سازمانی را نشان دهند یا نه

گنجاندن افراد با پیشینه‌های مختلف در پانل مصاحبه با همتایان خود به شما کمک می‌کند تا دیدگاه‌های مختلف را در نظر بگیرید و دیدگاهی جامع‌تر از یک نامزد ایجاد کنید.

به دلایل واضح، می‌خواهید از کارمندان ناراضی یا کارمندانی که ممکن است ناخواسته فرآیند استخدام را خراب کنند، اجتناب کنید.

3. الزامات و معیارهای ارزیابی واضح را تعیین کنید

دو چیز وجود دارد که مصاحبه کنندگان کارمند شما که در فرآیند مصاحبه شرکت دارند باید از قبل بدانند:

• الزامات و انتظارات نامزد مورد نظر برای استخدام برای موقعیت آزاد و؛
• سیستم نحوه ارزیابی نامزدها

بیایید با الزامات نامزد شروع کنیم. اینها را به راهنمای مصاحبه همتایان خود اضافه کنید تا هر کارمند بتواند قبل از شروع مصاحبه آنها را بخواند.

مهم است که تیم مصاحبه همکار شما بداند که چگونه الزامات نامزد به رفتارهای واقعی تبدیل می شود تا بتوانند آنها را ارزیابی کنند. مصاحبه کنندگان باید بدانند که در پاسخ های نامزدها به دنبال چه چیزی بگردند. در اینجا نیز افزودن مثال در راهنمای مصاحبه و همچنین لمس این موضوع در طول آموزش مصاحبه مفید است.

بیایید اکنون به روند ارزیابی برویم. در حالت ایده‌آل، شما می‌خواهید یک سیستم تعریف‌شده برای همتایان برای ارائه بازخورد داشته باشند، زیرا یک فرآیند ارزیابی استاندارد باعث ایجاد ثبات در نحوه رتبه‌بندی داوطلبان می‌شود.

استفاده از کارت امتیاز مصاحبه راه خوبی برای دریافت بازخورد در زمینه های از پیش تعریف شده مانند فرد-شغل و فرد-سازمان مناسب برای هر نامزد است. هنگامی که هر یک از همتایان متقاضیان را به صورت جداگانه ارزیابی کرد، می‌توانند در مورد ارزیابی با همتایان خود، استخدام‌کننده و مدیر استخدام صحبت کنند.

4. سوالات مربوط به مصاحبه همتا را آماده کنید

این کاری است که یک استخدام کننده یا مدیر استخدام باید همراه با همکاران آینده کاندیدا انجام دهد. همکاران به جنبه های متفاوتی از تجربه، مهارت و ذهنیت متقاضی نسبت به مدیر استخدام توجه می کنند.

آنها به یک نامزد به چشم کسی نگاه می کنند که باید کار را به صورت روزانه انجام دهد. این یک دیدگاه بسیار ارزشمند در طول فرآیند استخدام است.

بنابراین، اجازه دهید کارمندانتان در تهیه سؤالات مصاحبه همتایان پیشقدم شوند. هنگامی که سؤالات کارمندان انجام شد و روی آنها توافق شد، آنها را به راهنمای مصاحبه همتا اضافه کنید تا مطمئن شوید که هر داوطلب سؤالات مشابهی را به ترتیب دریافت می کند. این به شما کمک می کند ساختار مصاحبه ثابتی داشته باشید.

برای اینکه ایده ای به شما بدهم، در اینجا نمونه کوچکی از سوالات مصاحبه همتایان آورده شده است:

• آیا می توانید مثالی از زمانی که مجبور بودید همکاران خود را تقویت کنید به اشتراک بگذارید؟
• آیا می توانید موقعیتی را توصیف کنید که مجبور به همکاری با یک تیم از راه دور بودید؟
• تعامل خود با همکاران را چگونه توصیف می کنید، می توانید چند مثال خاص بزنید؟
• آیا می توانید مثالی بزنید که چگونه یک تعارض با یکی از همکاران خود را حل کردید؟
• آیا می توانید موقعیتی را توصیف کنید که در آن مجبور بودید به سرعت خود را با تغییر وفق دهید؟

همچنین می توانید تصمیم بگیرید که یک مصاحبه فنی داشته باشید. در آن صورت، کارمندان سوالات مربوط به مهارت های فنی را می پرسند.

5. مصاحبه کنندگان خود را آموزش دهید

آموزش مصاحبه کنندگان به دلایل مختلفی ضروری است. شاید مهمترین مورد این باشد که آنها را از تعصبات خود آگاه کنیم.

تعصب می تواند به راحتی وارد فرآیند استخدام شود. همه ما تمایل داریم با دیگرانی که مثلاً شبیه ما هستند (بهتر) کنار بیاییم. بنابراین بدون اینکه حتی بدانیم، ممکن است در هنگام مصاحبه با نامزدها قربانی تعصب خویشاوندی خود شویم.

اما آموزش مصاحبه بیشتر از افزایش آگاهی افراد از سوگیری هاست. به عنوان مثال، به آداب اولیه مصاحبه فکر کنید، که شامل به موقع بودن، معرفی خود و غیره است. مصاحبه کنندگان همچنین باید یاد بگیرند که چگونه با یک نامزد ارتباط برقرار کنند.

موضوع دیگری که باید به مصاحبه‌گران کارمند آموزش داد، کمک به آنها برای درک چگونگی تبدیل الزامات نامزد به رفتارهای ملموس است. آنها باید این را بدانند تا بتوانند ارزیابی کنند که آیا یک نامزد شرایط لازم را دارد یا خیر.

و سپس جنبه قانونی و اخلاقی چیزها وجود دارد. چه سوالاتی برای پرسیدن خوب است و چه سوالاتی نه؟ کارمندان خود را در این مورد آموزش دهید، آنها را در مورد آن امتحان کنید و مرتباً مطالب تازه کننده ارائه دهید.

6. یک محیط دلپذیر ایجاد کنید

این معمولاً چیزی است که می تواند در راهنمای مصاحبه با همتایان پوشش داده شود. از قبل به داوطلبان اطلاع دهید که با چه کسی ملاقات خواهند کرد و هدف از مصاحبه چیست. این به کاهش استرس مصاحبه کمک می کند.

با توجه به وضعیت فعلی در بسیاری از کشورها، انجام مصاحبه های حضوری و اطمینان از شرایط یکسان دشوار خواهد بود.

با این حال، می‌توانید دستورالعمل‌های (اصلی) را برای مصاحبه‌کنندگان خود تنظیم کنید و به آنها کمک کنید تا یک تجربه مصاحبه از راه دور صاف ایجاد کنند.

چند مثال برای گنجاندن در راهنمای مصاحبه با همتایان خود:

• تجهیزات خود را از قبل تست کنید (دوربین، میکروفون، اتصال به اینترنت، پلتفرمی که برای تماس ویدیویی خود استفاده می کنید)
• یک نسخه پشتیبان تهیه کنید (مطمئن شوید که ایمیل و شماره تلفن نامزد در صورت وجود مشکل فنی در دسترس شماست)
• برای به حداقل رساندن حواس پرتی، همه اعلان ها و چت ها را خاموش کنید
• آماده باشید (رزومه داوطلب و سوالاتی را که می خواهید از آنها بپرسید همراه خود داشته باشید)
• به حالات چهره و لحن صدا توجه کنید

7. فضایی را برای سوالات داوطلبان بگذارید

سوالاتی که یک نامزد ممکن است بپرسد و نگرانی هایی که ممکن است در حین صحبت با همتایان احتمالی خود مطرح کنند به همان اندازه مهم هستند که دومی ها از اولی می پرسند.

سوالات کاندیدا می تواند به شما درک بهتری از انگیزه کاندیدا برای شغل، عواملی که برای آنها مهم است، ارزش های آنها، احتمال شکستن معامله و غیره به شما بدهد.

بنابراین، ایجاد فضایی برای سؤالات متقاضی در طول مصاحبه همتا و آماده سازی مصاحبه کنندگان برای سؤالات معمولی که داوطلبان می توانند بپرسند، مهم است.

8. زمان انجام مصاحبه با همتایان را عاقلانه انتخاب کنید

هر داوطلبی که وارد مرحله مصاحبه فرآیند استخدام می شود، مصاحبه همتا را دریافت نمی کند. این تصمیم به عهده مدیر استخدام (و شاید استخدام کننده) است و این تصمیمی نیست که ساده گرفته شود.

انجام مصاحبه با همتایان به زمان قابل توجهی از کارمندان نیاز دارد، بنابراین مدیران استخدام باید عاقلانه انتخاب کنند که چه زمانی از اعضای تیم خود درخواست کنند.

ایجاد مجموعه‌ای از معیارها می‌تواند مفید باشد که پس از برآورده شدن آنها توسط یک نامزد، منجر به مصاحبه همتا شود. به طور معمول، مصاحبه با همتایان در پایان فرآیند انتخاب انجام می شود. می توانید آن را در همان روزی که یک نامزد مصاحبه های دیگری دارد، مثلاً با مدیریت، برنامه ریزی کنید.

در یک نکته کاربردی تر، مهم است که به کارمندان زمان کافی برای آماده سازی بدون کند کردن روند استخدام داده شود. یک عمل متعادل کننده که همیشه آسان نیست.

9. به تکرار فرآیند مصاحبه همتایان ادامه دهید

فرآیند مصاحبه با همتایان بسیار یک خیابان دو طرفه است. این یک همکاری بین مدیر استخدام (و استخدام کننده) و مصاحبه کنندگان کارمند آنها است.

هنگامی که فرآیند مصاحبه به پایان رسید، بازخوردهای خود را از نامزدهای خود – هم از کسانی که استخدام نشده اند و هم از آنها که استخدام شده اند – و کارمندان خود جمع آوری کنید.

بر اساس بازخورد آنها می توانید تنظیماتی را در روند انجام دهید. به عنوان مثال، شاید متوجه شوید که مصاحبه ها خیلی طولانی هستند و به محدودیت زمانی نیاز دارید یا اینکه در مراحل اولیه انجام می شوند.

بسته شدن

برای اینکه مصاحبه همتا بخشی ارزشمند از فرآیند انتخاب شما باشد، باید تلاشی عمدی باشد. تعیین کنید که برای چه نقش هایی می تواند مفید باشد و به دنبال راه هایی برای مشارکت دادن تیم در فرآیند مصاحبه باشید.

اگر می‌خواهید در مورد چگونگی بهبود فرآیند استخدام و تقویت مجموعه مهارت‌های منابع انسانی خود اطلاعات بیشتری کسب کنید، برنامه صدور گواهینامه استعدادیابی ما را بررسی کنید!