همه کسب و کارها (و استخدام کنندگان) دائماً به دنبال بهبود فرآیند استخدام خود هستند، اما برای انجام این کار باید آن را بهتر درک کنند. اینجاست که فلوچارت فرآیند استخدام می تواند بسیار مفید باشد.
افراد شما بزرگترین دارایی شما هستند، اما جذب و حفظ استعدادهای برتر آسان نیست و شامل مراحل پیچیده بسیاری است. از هر پنج رهبر منابع انسانی، دو نفر گفته‌اند که تسریع فرآیند استخدام، نقطه تمرکز برنامه‌ریزی استراتژیک استخدام آنها است و فلوچارت فرآیند استخدام ابزار ارزشمندی برای کمک به شما در دستیابی به این هدف است.
این مقاله بررسی می‌کند که فلوچارت فرآیند استخدام چیست، چرا باید از آن استفاده کنید و چگونه از این فلوچارت برای بهبود تلاش‌های استخدام برای سازمان خود استفاده کنید.
مطالب
فرآیند استخدام چیست؟
فلوچارت فرآیند استخدام چیست؟
چرا از فلوچارت فرآیند استخدام استفاده کنیم؟
مراحل فرآیند استخدام چیست؟
انواع نمودارهای فرآیند استخدام
نمونه فلوچارت فرآیند استخدام
با استفاده از نمودار جریان فرآیند استخدام
فرآیند استخدام چیست؟
فرآیند استخدام مراحلی است که توسط یک شرکت برای تامین، جذب و استخدام نامزدهای واجد شرایط برای پر کردن موقعیت‌های باز و تبدیل شدن به یک دارایی برای کسب‌وکار انجام می‌شود. هدف یافتن نامزدهایی است که با مأموریت، ارزش‌ها و فرهنگ سازمان همسو هستند و همچنین دارای مهارت‌ها، دانش و تجربه لازم برای برتری در نقش‌های خود و کمک به شرکت در دستیابی به اهداف تجاری کوتاه‌مدت و بلندمدت خود هستند.
این فرآیند زمانی شروع می شود که یک موقعیت خالی می شود و زمانی پایان می یابد که یک نامزد پیشنهاد استخدام را بپذیرد یا در هیئت مدیره شرکت کند. به طور معمول، بخش منابع انسانی فرآیند استخدام را رهبری می کند و مسئولیت اصلی این کار را بر عهده دارد.
فلوچارت فرآیند استخدام چیست؟
فلوچارت فرآیند استخدام (همچنین به عنوان فلوچارت فرآیند استخدام نیز شناخته می شود)، یک طرح بصری از برنامه یک سازمان برای جذب و جذب استعدادهای مناسب است. فلوچارت معمولاً حاوی ترکیبی از اشکال است، مانند مستطیل، بیضی و الماس برای نمایش مراحل مختلف، با فلش های اتصال که جهت نمودار را نشان می دهد. فلوچارت‌های فرآیند استخدام گاهی اوقات با دست ترسیم می‌شوند، اما بیشتر اوقات با استفاده از Word، Canva یا یک نرم‌افزار خاص توسط رایانه ترسیم می‌شوند.
فلوچارت فرآیند استخدام توسط متخصصان منابع انسانی برای تجسم فرآیند استخدام، انجام تنظیمات، مدیریت ردیابی متقاضی، ساده‌سازی استخدام و پذیرش، و به دست آوردن دید کلی روشن از کل چرخه استخدام استفاده می‌شود.
چرا از فلوچارت فرآیند استخدام استفاده کنیم؟
- شفافیت در کل فرآیند استخدام: فلوچارت فرآیند استخدام به صورت بصری کل فرآیند استخدام شما را نشان می دهد. این به همه افراد درگیر، از جمله نقش‌ها و مسئولیت‌هایشان شفافیت می‌بخشد و به همه کمک می‌کند در مسیر خود باقی بمانند. این می تواند به ویژه در یک سناریوی ارائه مفید باشد زیرا نیاز به توضیحات طولانی را از بین می برد و همه چیز را با اشکال و نمادها ساده می کند، که می تواند جذاب تر نیز باشد.
- به حفظ ثبات کمک می کند: یک فلوچارت طراحی شده به طور مدبرانه به حفظ یک فرآیند استخدام ثابت کمک می کند و خطر از دست دادن هر مرحله مهم را به حداقل می رساند.
- تضمین می کند که شما مطابق با آن عمل می کنید: کشورها، ایالت ها و صنایع مختلف قوانین متفاوتی در مورد شیوه های استخدام دارند. فلوچارت فرآیند استخدام به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که فرآیند شما با این سیاست ها مطابقت دارد.
- می تواند هزینه ها را کاهش دهد: مزیت دیگر نمودار جریان فرآیند استخدام این است که به منابع انسانی کمک می کند تا فرآیندهای خود را ساده کرده و به طور بالقوه هزینه های استخدام را کاهش دهد.
مراحل فرآیند استخدام چیست؟
هر فرآیند استخدام معمولاً شامل یک سری مراحل یا مراحل است که از یک جای خالی خالی تا استخدام یک کارمند جدید می‌رود. در اینجا مراحل رایجی وجود دارد که منابع انسانی از طریق آنها کار می کند:
مرحله 1: برنامه ریزی و ایجاد شرح شغل
در این مرحله، منابع انسانی اغلب با مدیران استخدام بخش مورد نظر می نشیند تا بتوانند نیازهای نقش و نامزد مورد نیاز برای تکمیل آن را بهتر درک و تجزیه و تحلیل کنند. این می‌تواند به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت کسب‌وکار و همچنین هر گونه ترفیع یا بازنشستگی آتی در بخش بستگی داشته باشد.
با این اطلاعات، آنها می توانند شرح وظایف دقیقی ایجاد کنند، مهارت ها و تجربیات مورد نیاز را فهرست کنند و نامزدهای متناسب با نقش و فرهنگ سازمان را جذب کنند.
مرحله 2: جذب نامزدها
گام بعدی در فرآیند استخدام، جذب و جذب نامزدهای برتری است که ترکیب مناسبی از مهارت‌ها، صلاحیت‌ها، تجربه، و مناسب فرهنگی برای شرکت شما دارند. اطلاعات جمعیتی کاندیداهایی که امیدوارید آنها را جذب کنید تا حد زیادی از استراتژی هایی که منابع انسانی برای تهیه نامزدهای مناسب اتخاذ می کند آگاه می کند.
به عنوان مثال، اگر به دنبال استخدام فارغ التحصیلان برای یک برنامه تحصیلات تکمیلی هستید، ممکن است شرکت در نمایشگاه های استخدام کالج را انتخاب کنید یا شرکت و موقعیت های خالی خود را در سایت های رسانه های اجتماعی مانند اینستاگرام تبلیغ کنید. اگر به دنبال استخدام برای یک موقعیت ارشد هستید، نامزد به طور کلی مسن تر خواهد بود، بنابراین می توانید انتخاب کنید که نامزدها را عمدتاً از طریق لینکدین یا یک آژانس استخدام انتخاب کنید.
ارائه یک بسته پاداش و مزایا جذاب و نشان دادن اینکه چرا یک نامزد دوست دارد برای شما کار کند در این مرحله ضروری است.
مرحله 3: غربالگری، مصاحبه، و انتخاب نامزدها
تمام نامزدهایی که برای موقعیت‌های آزاد شما درخواست می‌کنند، باید از طریق ارزیابی آنلاین یا مصاحبه تلفنی بررسی شوند. داوطلبانی که این مرحله را پشت سر می گذارند معمولاً برای یک مصاحبه رسمی دعوت می شوند که می تواند مصاحبه ویدیویی یا حضوری باشد.
در برخی موارد، پیشنهاد شغلی ممکن است این مرحله را دنبال کند. اغلب یک مرحله مصاحبه نهایی برای پست های ارشد بیشتر وجود دارد که در آن نامزدهای موفق انتخاب می شوند. در اکثر مصاحبه ها، معمولاً نماینده ای از منابع انسانی و مدیری وجود دارد که کارمند مستقیماً با او کار خواهد کرد.
مرحله 4: ارائه یک پیشنهاد شغلی
به داوطلبانی که مرحله مصاحبه نهایی را با موفقیت پشت سر بگذارند، شغلی پیشنهاد می شود. این کار معمولاً در پایان مصاحبه یا چند روز بعد از طریق تلفن به صورت حضوری انجام می شود. اگر نامزد پیشنهاد شغلی را بپذیرد، یک قرارداد رسمی توسط منابع انسانی برای امضای کارمند ارسال می شود. این روزها شرکت‌های بیشتری برای کاهش کاغذبازی و افزایش سرعت سفر استخدام به صورت الکترونیکی پیشنهادهای شغلی ارسال می‌کنند.
مرحله 5: استخدام کارمند جدید
آخرین مرحله فرآیند استخدام، ورود کارمند جدید است. این مرحله نقش مهمی در اولین برداشت کارمند جدید از شرکت ایفا می کند، به همین دلیل است که ایجاد یک فرآیند ورود موثر بسیار مهم است.
هدف از ورود به هواپیما این است که به کارمند کمک کند تا احساس خوش آمد گویی کند و قبل از اولین روز رسمی کاری، همه چیزهایی را که نیاز دارند در اختیار آنها بگذارد. این ممکن است به این معنا باشد که شما تجهیزات مورد نیاز خود را ارسال می‌کنید، آنها را با مدیرشان وصل می‌کنید، آنها را با یک دوست کاری جفت می‌کنید، آدرس ایمیل او را تنظیم می‌کنید، اطلاعاتی در مورد تمام مزایایی که حق دارند به آنها می‌دهید و موارد دیگر.
ورود به اینجا متوقف نمی شود. این کار در اولین روز، هفته و حتی چند ماه اول استخدام کارمند ادامه دارد. منابع انسانی اغلب برای بررسی نحوه قرارگیری آنها در نقش‌ها و تیم‌های جدیدشان برنامه‌ریزی می‌کند و برای هر گونه سؤال یا نگرانی، نقطه تماسی است.
انواع نمودارهای فرآیند استخدام
انواع مختلفی از فلوچارت های فرآیند استخدام وجود دارد و هر کدام مزایا و محدودیت های خاص خود را دارند. بیایید برخی از رایج ترین انواع را در زیر بررسی کنیم.
1. نمودار جریان فرآیند استخدام خطی
یک فلوچارت خطی فرآیند استخدام، رویدادها را به صورت متوالی نشان می‌دهد، که از اولین مرحله در سفر استخدام شروع می‌شود و به مرحله نهایی ختم می‌شود. این یک فلوچارت محبوب است زیرا به سازماندهی چیزها به ترتیبی که رخ می دهند کمک می کند، که به شما کمک می کند بدانید کجا هستید و قدم بعدی را که باید بردارید.
محدودیت این امر این است که اقداماتی را که ممکن است نیاز به تکرار داشته باشند یا گردش کار دایره ای در سفر استخدام نشان نمی دهد.
2. نمودار جریان خاص بخش
یک فلوچارت مخصوص بخش (گاهی اوقات فلوچارت شناور نامیده می شود) به نمایش گردش کار چندین بخش در یک مکان و در کنار هم کمک می کند. این نوع فلوچارت برای نشان دادن یک فرآیند مشابه در مکان‌های مختلف و نحوه تعامل آنها مفید است.
یک فلوچارت خاص بخش می تواند وضوح بیشتری ارائه دهد، با این حال، اگر “خط” بیش از حد وجود داشته باشد، می تواند به سرعت بیش از حد پیچیده شود.
3. نمودار جریان فرآیند استخدام موازی
فلوچارت فرآیند استخدام موازی جایی است که وظایف به وظایف کوچکتر تقسیم می شوند تا با سرعت بیشتری به نتیجه برسید. این نشان می دهد که چندین کار در یک زمان انجام می شود و توسط افراد مختلف انجام می شود. به عنوان مثال، در حالی که منابع انسانی در حال بررسی رزومه های نامزد است، ممکن است یک مدیر بخش سوالات مصاحبه یا وظیفه ای را برای داوطلبان در خانه تکمیل کند و در مصاحبه حاضر شود.
این نوع فلوچارت نشان می دهد که چگونه مسئولیت های مختلف افراد به طور همزمان انجام می شود و فرآیند استخدام کوتاه تری ایجاد می کند.
4. نمودار جریان فرآیند استخدام مشارکتی
فلوچارت فرآیند استخدام مشارکتی مشارکت سایر اعضای تیم را در کمک به مدیران استخدام در استخدام کارمندان جدید نشان می دهد. این می تواند تجربه بهتری برای نامزدها و کارمندان جدید ایجاد کند، تعصب در استخدام را کاهش دهد و برندسازی کارفرما را بهبود بخشد. محدودیت این فلوچارت این است که می تواند منجر به سردرگمی شود که در نهایت چه کسی مسئول هر کار است.
نکته HR
نمودار جریان فرآیند استخدام خود را متناسب با سازمان خاص، صنعت و مجموعه اهداف منحصر به فرد خود طراحی کنید.
نمونه فلوچارت فرآیند استخدام
فلوچارت نمونه فرآیند استخدام می‌تواند الهام‌بخش و ساختار محکمی برای اطلاع‌رسانی به فلوچارت خودتان باشد. نمونه‌های زیادی از فلوچارت‌ها را به صورت آنلاین خواهید یافت، اما در اینجا یک مثال معمولی از نحوه شکل‌گیری فلوچارت فرآیند استخدام آورده شده است.
با استفاده از نمودار جریان فرآیند استخدام
در اینجا نکاتی وجود دارد که به شما در تهیه نقشه فرآیند استخدام کمک می کند.
- مطمئن شوید که مراحل و مراحل کلیدی در سفر استخدام خود را شناسایی کرده اید. کل فرآیند را به این مراحل کوچکتر و کلیدی تقسیم کنید تا بتوانید بخش های محوری سفر استخدام خود را به صورت بصری ببینید.
- آن را ساده نگه دارید. هدف فلوچارت فرآیند استخدام، ساده کردن سفر استخدام و ارائه شفافیت بیشتر به همه افراد درگیر است. بنابراین مهم است که آن را ساده نگه دارید و چیزی را بیش از حد پیچیده نکنید.
- یک فرآیند استاندارد ایجاد کنید که تمام مراحلی را که برای هر شغل خالی باید دنبال شود، مشخص می کند. این اطمینان حاصل می کند که تلاش های شما برای استخدام بدون توجه به نقش مورد نظر ثابت می ماند.
- توضیح دقیق و مجموعه ای از مسئولیت ها برای هر مرحله در نمودار جریان استخدام خود بنویسید. این تضمین می کند که همه افراد درگیر نقش خود و مسئولیت هایی که از آنها انتظار می رود را درک می کنند.
- از نمودار جریان فرآیند استخدام به عنوان یک ابزار آموزشی برای پرسنل جدید منابع انسانی و مدیران استخدام استفاده کنید تا به آنها کمک کند کل سفر و نقش خود را درک کنند.
- به هر مرحله در فلوچارت زمان تخمینی برای تکمیل آن و همچنین مهلتی برای تکمیل آن بدهید. این انتظارات روشنی را ایجاد می‌کند و از تاخیرها و تنگناها جلوگیری می‌کند، که می‌تواند تجربه‌ای منفی برای نامزدها ایجاد کند و منجر به از دست دادن استعدادهای برتر شما شود.
- تعریف وظایف بخش اگر چندین بخش درگیر فرآیند استخدام هستند (که در یک سازمان بزرگتر رایج است)، مطمئن شوید که مسئولیت های هر بخش به وضوح تعریف شده است.
- بررسی سازگاری اگر از هر نرم افزار استخدام (مانند ATS) در فرآیند استخدام خود استفاده می کنید، بررسی کنید که فلوچارت شما با ویژگی ها و قابلیت های سیستم سازگار است. اگر نه، به دنبال نرم افزار جدید باشید.
- از فلوچارت خود برای ردیابی و اندازه گیری معیارهای کلیدی مانند زمان تکمیل، هزینه به ازای هر استخدام و کیفیت نامزد استفاده کنید. این داده ها به شما کمک می کند تا بهتر بفهمید چه چیزی در فرآیند استخدام شما به خوبی کار می کند و چه پیشرفت هایی باید انجام شود.
- فراموش نکنید که از تیم منابع انسانی و مدیران استخدام در مورد فرآیند استخدام بازخورد بخواهید. دیدگاه های مختلف همه افراد درگیر می تواند به شما در اصلاح نمودار جریان و فرآیند کلی کمک کند.
- آن را با نیازهای خاص سازمان خود و جایی که قصد رشد دارید، تنظیم کنید. این شامل موقعیت ها، بخش ها و اهداف تجاری منحصر به فرد شما می شود.
غذای کلیدی
فلوچارت فرآیند استخدام یک نمایش واضح و بصری از سفر استخدام شما از ابتدا تا انتها را ارائه می دهد و به حفظ مسئولیت، ثبات و انطباق کمک می کند. سفارشی کردن فلوچارت خود برای مطابقت با نیازها و اهداف سازمان به شما کمک می کند تا سفر استخدامی خود را برای جذب، استخدام و حفظ نامزدهای همسو که در محل کار شما پیشرفت می کنند، اصلاح کنید.
دیدگاهتان را بنویسید