آمازون پس از استخدام صدها کارمند برای رسیدگی به تقاضای ناشی از بیماری همه گیر، با مشکلات مازاد نیروی انسانی مواجه شد. این شرکت متعاقباً 99000 کارمند مستقیم خود را اخراج کرد. این مهم ترین افت متوالی آمازون پس از پر کردن بیش از حد نیرو در انبارهایش بود.
به عنوان یک متخصص منابع انسانی، باید از بهینه سازی نیروی کار اطمینان حاصل کنید. پرسنل کم می تواند منجر به بار کاری سنگین و کاهش بهره وری شود، در حالی که کارکنان بیش از حد می تواند محیطی با ناکارآمدی و هدر رفتن منابع ایجاد کند.
اما در وهله اول چه چیزی باعث افزایش پرسنل می شود؟ در این پست وبلاگ، نحوه وقوع آن را بررسی خواهیم کرد و نکاتی را در مورد چگونگی اجتناب از آن ارائه خواهیم کرد تا سازمان شما از حداکثر کارایی برخوردار باشد.
مطالب
اضافه کاری چیست؟
مازاد پرسنل در مقابل کم کاری
چرا پرسنل اضافی اتفاق می افتد؟
6 خطر پرسنل بیش از حد
چگونه منابع انسانی می تواند در 5 مرحله از اضافه کاری جلوگیری کند
سوالات متداول
اضافه کاری چیست؟
پرسنل بیش از حد زمانی اتفاق می افتد که افراد بیش از نیاز برای اداره کسب و کار استخدام شده باشند. زمانی که شرکت برای انجام عملیات به افراد بیشتری نیاز دارد، برعکس کمبود نیرو است. مازاد پرسنل معمولاً زمانی اتفاق می افتد که یک کسب و کار به دلیل روند یا شرایط صنعت با رونق سریع و کاهش ناگهانی مواجه می شود.
مازاد پرسنل در مقابل کم کاری
برای درک بهتر مازاد پرسنل، بیایید کار مازاد و کم کار را با هم مقایسه کنیم:
| پرسنل مازاد | کمبود نیرو |
|---|---|
| زمانی که تعداد کارکنان بیش از حد لازم برای انجام کار وجود دارد | زمانی که یک کار یا شغل به کارکنان بیشتری نیاز دارد |
| منجر به ناکارآمدی یا کاهش بهره وری می شود | کارمندان به دلیل کار بیش از حد احساس فشار می کنند که منجر به کاهش بهره وری و کیفیت کار می شود |
| کارفرمایان دستمزدها و مزایای غیرضروری می پردازند که در نتیجه هزینه های نیروی کار بیشتر می شود | کارفرمایان برای اضافه کاری کارکنان خود برای اضافه کاری هزینه می کنند. همچنین می تواند روحیه کارکنان را کاهش دهد و کار بیش از حد می تواند به طور بالقوه منجر به هزینه های مرتبط با خطا یا دوباره کاری شود |
| کارمندان ممکن است احساس کنند استعدادهایشان به دلیل کم کاری هدر می رود و در نتیجه رضایت شغلی و مشارکت آنها کاهش می یابد. | کارمندان تحت فشار زیاد کاری و استرس هستند که منجر به فرسودگی شغلی و ترک شغل می شود |
| این می تواند منابع مالی سازمان را تحت فشار قرار دهد و می تواند به اخراج یا کاهش نیرو برای بهینه سازی نیروی کار منجر شود. | فرسودگی کارکنان منجر به جابجایی زیاد و هزینه های اضافی استخدام برای جایگزینی کارکنان مستعفی می شود. منابع انسانی می تواند افراد بیشتری را برای توزیع مجدد حجم کاری استخدام کند یا یک آژانس موقت را برای برون سپاری یک کار استخدام کند |
| تخصیص ناکارآمد منابع، که بهتر می تواند در پروژه های مهم دیگر هزینه شود | تصمیمات تجاری به دلیل کمبود نیروی انسانی به تعویق افتاده یا لغو می شوند |
چرا پرسنل اضافی اتفاق می افتد؟
شناسایی علت اصلی پرسنل بیش از حد برای درک اینکه چرا در وهله اول رخ می دهد و چه اقداماتی برای رفع آن باید اجرا شود، حیاتی است.
- پیش‌بینی ضعیف : زمانی که یک سازمان تعداد افراد مورد نیاز برای اجرای یک پروژه جدید را اشتباه محاسبه می‌کند، ممکن است کارکنان بیشتری از آنچه واقعاً نیاز است استخدام شوند. برای مثال، زمانی که موقعیت پاره وقت بهتر است، ممکن است یک کارمند تمام وقت استخدام کنید.
- شرایط اقتصادی غیرقابل پیش‌بینی : در مواقع عدم اطمینان اقتصادی، مانند رکود بازار، شرکت‌ها اغلب با چالش ایجاد تعادل بین نیروی کار خود برای همسویی با نیازهای تجاری مواجه می‌شوند. در حالی که غریزه ممکن است اجتناب از اخراج باشد، این می تواند منجر به حفظ کارکنان اضافی شود و موقعیتی حساس را ایجاد کند که نیاز به ناوبری دقیق دارد.
- کارکنان آموزش‌های متقابل نمی‌بینند : آموزش‌های متقابل ناکافی، کارمندان را از انجام وظایفی فراتر از شرح وظایفشان باز می‌دارد. آموزش باعث توسعه کارکنان می شود و در زمان و هزینه صرف شده برای استخدام کارکنان اضافی صرفه جویی می کند. به عنوان مثال، مهندسین نرم افزار ارتقاء مهارت می توانند نیاز به استخدام را در هنگام پذیرش فناوری های جدید از بین ببرند.
- کارکنان چابک یا انعطاف‌پذیر نیستند : سخت‌افزاری در کارکنان می‌تواند سازگاری سازمان با شرایط متغیر را مختل کند، و در نتیجه زمانی که مشاغل خاص اضافی می‌شوند، پرسنل بیش‌ازحد ایجاد می‌شود.
- ظهور فناوری‌های جدید : پیشرفت‌های فن‌آوری، مانند اتوماسیون، گاهی اوقات می‌تواند با منسوخ کردن برخی از نقش‌های شغلی منجر به اضافه‌کاری شود.
- ارتباط ضعیف : ارتباط مؤثر بین کارمندان و کارکنان برای شناسایی و رسیدگی به نیروی مازاد ضروری است. ارتباطات شفاف به کارکنان کمک می کند تا نیازهای در حال تغییر را درک کنند و به آنها اجازه می دهد تا برای سایر نقش های کلیدی آموزش ببینند.
- آگاهی مدیر از مهارت های تیمی : مدیران باید دانش جامعی از مهارت ها و تجربیات اعضای تیم خود داشته باشند. این اطلاعات مدیران را قادر می سازد تا با منابع انسانی همکاری کنند و تصمیمات آگاهانه ای در مورد استخدام بگیرند و نیروی کار چابک تر و پاسخگو را پرورش دهند.
6 خطر پرسنل بیش از حد
پرسنل بیش از حد می تواند بر کسب و کار تأثیر منفی بگذارد:
1. افزایش هزینه های نیروی کار
فوری ترین خطر پرسنل مازاد افزایش هزینه هاست. نیروی کار بخش قابل توجهی از مخارج سازمانی را تشکیل می دهد که شامل حقوق، مزایا و سایر هزینه های مربوط به غرامت می شود. حفظ کارکنان مازاد بدون بار کاری متناسب می تواند مقیاس های مالی را کج کند و به طور بالقوه منجر به ورشکستگی شود.
2. ضعف رقابتی
پرسنل بیش از حد، منابع حیاتی را منحرف می کند که در غیر این صورت می تواند محصولات و خدمات را بهبود بخشد. شرکت‌هایی که با کارمندان مازاد بر دوش هستند، در معرض خطر از دست دادن سهم بازار به رقبای لاغرتر هستند، زیرا هزینه‌های بالای نیروی کار مانع از ابتکارات استراتژیک مانند گسترش خطوط تولید یا ورود به بازارهای جدید می‌شود.
علاوه بر این، مازاد کارکنان اغلب منجر به سلسله مراتب غیر ضروری می شود و فرآیندهای تصمیم گیری را کند می کند. این امر انطباق پذیری را مختل می کند و شرکت ها را پشت سر رقبای چابک تر در پاسخ به تغییرات بازار می گذارد.
3. مشکل در هماهنگی
وجود تعداد زیاد اعضای تیم می تواند چالش های هماهنگی ایجاد کند. سپس مدیران موظف به ارائه جهت روشن می شوند یا حتی ممکن است در پشتیبانی از کارکنان با مشکل مواجه شوند، زمانی که گزارش های مستقیم زیادی برای رسیدگی وجود دارد. این می تواند منجر به عدم ارتباط و سردرگمی نقش شود و در نهایت بر خروجی یا حتی خدمات مشتری تأثیر بگذارد.
به عنوان مثال، دستورالعمل های متناقض از چندین نماینده خدمات مشتری ممکن است این تصور را ایجاد کند که یک شرکت بی نظم است و منجر به تجربیات ناخوشایند مشتری شود.
4. روحیه ضعیف کارکنان
کارمندان ممکن است احساس کنند که ارزش کمتری دارند وقتی کارگران زیادی برای مسئولیت ها رقابت می کنند. زمانی که کارمندان فکر می‌کنند نقش‌هایشان در خطر است، می‌تواند منجر به روابط خصمانه در محل کار شود و به استرس و فشار دامن بزند.
پرسنل بیش از حد نیز می تواند منجر به کسالت و نارضایتی شود زیرا ممکن است کارمندان زمان زیادی در اختیار داشته باشند. این می تواند منجر به جدایی کارکنان شود.
5. بهره وری پایین تر
داشتن تعداد زیاد کارمند می تواند منجر به کاهش بهره وری به دلیل ناکارآمدی شود. بخش‌ها یا تیم‌های پرکار ممکن است مانع همکاری شوند، در حالی که کارمندانی که کمتر از آنها استفاده می‌کنند ممکن است خود را بدون وظایف معنی‌دار بیابند. این می‌تواند منجر به پروژه‌ها و فرآیندهای مؤثرتر شود و در نهایت بهره‌وری کلی را کاهش دهد.
6. اخراج
حفظ هزینه های بالای نیروی کار در میان بهره وری پایین، اغلب شرکت ها را مجبور می کند تصمیمات سختی از جمله اخراج، برای صرفه جویی در هزینه ها و جلوگیری از بحران های مالی اتخاذ کنند.
به عنوان مثال، متا در سپتامبر 2022 بیش از 80000 پرسنل داشت. دو ماه این شرکت مجبور شد 11000 کارمند یا حدود 13 درصد از نیروی کار خود را اخراج کند.
چگونه منابع انسانی می تواند در 5 مرحله از اضافه کاری جلوگیری کند
منابع انسانی باید به طور مستمر بر تعداد کارمندان خود نظارت داشته باشند تا از اضافه کاری جلوگیری شود. در اینجا استراتژی های پیشنهادی وجود دارد:
مرحله 1: تجزیه و تحلیل کامل نیروی کار انجام دهید
با انجام یک ممیزی جامع برای شناسایی مناطق پرکار و درک دلایل آن شروع کنید. جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های کارکنان، از جمله بهره وری، نرخ گردش مالی، و جدول زمانی پروژه.
از این اطلاعات برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد استخدام استراتژیک، آموزش و تخصیص منابع استفاده کنید. علاوه بر این، برای آماده ماندن، نیازهای نیروی کار آینده را بر اساس داده های تاریخی و روند بازار پیش بینی کنید.
مرحله 2: شفافیت را تقویت کنید
کارکنان را در مورد نگرانی های مازاد کارکنان و اقدامات انجام شده مطلع کنید. ارتباط باز بین منابع انسانی، مدیران و روسای بخش را تشویق کنید. جمع‌آوری بازخورد از طریق نظرسنجی‌ها و جلسات برای به دست آوردن بینش در مورد حجم کاری و شناسایی مواردی از پرسنل بیش از حد یا کمبود کارکنان.
مرحله 3: یک برنامه کارکنان قوی بسازید
یک برنامه پرسنلی دقیق تهیه کنید که به وضوح کارکنان مورد نیاز و مهارت های خاص آنها را برای هر بخش مشخص کند. این به اطمینان از تعداد مناسب کارمندان ماهر برای برآورده کردن خواسته های فعلی و آینده کمک می کند. به طور منظم برنامه را برای بهینه سازی سطوح کارکنان به روز کنید.
مرحله 4: روی آموزش متقابل و ارتقاء مهارت سرمایه گذاری کنید
نیروی کار خود را با مهارت های همه کاره تجهیز کنید که به آنها امکان انجام وظایف مختلف را می دهد. این نه تنها به توسعه و مشارکت کارکنان کمک می کند، بلکه نیاز به استخدام اضافی در دوره های اوج را نیز از بین می برد. برنامه های آموزشی را با تغییر نقش ها یا خواسته های پروژه هماهنگ کنید.
مرحله 5: شیوه های استخدام و کارکنان را تقویت کنید
اجرای برنامه ریزی نیروی کار موثر و معیارهای استخدام برای جلوگیری از اضافه کاری در آینده. اهداف بلند مدت شرکت خود را درک کنید و استراتژی های استخدام را بر اساس آن هماهنگ کنید. برای جذب کاندیداهایی با مهارت های مناسب، شرح وظایف دقیق را حفظ کنید.
استخدام موقت یا فصلی را برای رسیدگی به تقاضاهای افزایش یافته مشتری در نظر بگیرید و از آژانس های پیمانکاری برای کارهای نیمه وقت یا پروژه ای برای کاهش هزینه ها استفاده کنید.
نکته HR
کارکنان را تشویق کنید تا فرصت‌های شغلی را بین بخش‌ها بررسی کنند تا تخصص را در سراسر سازمان توزیع کنند و احتمال وجود تعداد زیادی کارمند در یک حوزه را کاهش دهند.
غذای کلیدی
تأثیر منفی پرسنل مازاد بر عملکرد مالی شرکت را نمی توان اغراق کرد. این می تواند به دلیل عوامل مختلفی مانند تغییرات غیرمنتظره بازار، برنامه ریزی ناکافی نیروی کار، فقدان فرصت های آموزشی و توسعه، یا شیوه های استخدام ناکارآمد رخ دهد. با این حال، راه‌های موثری برای مقابله با این مشکل وجود دارد.
بکارگیری تجزیه و تحلیل نیروی کار، کانال های ارتباطی باز، و توسعه یک برنامه کارکنان جامد، گام های مهمی در رسیدگی به نیروی مازاد هستند. علاوه بر این، اجرای برنامه های یادگیری و توسعه و تقویت استراتژی های استخدام می تواند به طور قابل توجهی به حل مشکل کمک کند. با شناسایی نشانه‌های مازاد پرسنل و اجرای اقدامات مناسب، منابع انسانی می‌تواند پیامدهای منفی آن را کاهش داده و در نهایت به سوددهی سازمان کمک کند.
سوالات متداول
مازاد پرسنل زمانی اتفاق می افتد که یک شرکت تعداد کارکنان بیشتری از نیاز خود برای انجام حجم کاری فعلی خود داشته باشد. این می تواند منجر به پیامدهای منفی مانند هزینه های کار بالاتر، کاهش بهره وری و روحیه کارکنان و افزایش گردش مالی در صورت عدم توجه شود.
در اینجا نشانه‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد سازمان شما پرکار است یا خیر:
• بهره وری پایین کارکنان
• اعضای کارکنان برای اشغال وقت خود به وظایف بیشتری نیاز دارند
• برخی از نقش ها مسئولیت های مشابهی دارند. یا کارمندان وظایفی را انجام می دهند که در بخش ها یا تیم های مختلف تکرار می شوند
• به دلیل کمبود تقاضا، تخصیص وظایف یا پروژه ها به کارکنان چالش برانگیز است
• تکرار مهارت ها
• رکود یا فقدان خلاقیت/نوآوری
• فشار مالی شرکت.
دیدگاهتان را بنویسید