راهنمای عمیق شما برای اجرای سایه کاری (+ مطالعه موردی Google)

در یک محیط رقابتی و پیچیده به طور فزاینده، کارکنان به دنبال فرصت هایی برای رشد شغلی خود هستند تا حقوق بیشتری کسب کنند و حس هدفمندی بیشتری در سازمان داشته باشند. کارفرمایان به دنبال راه هایی برای حفظ استعدادهای برتر و تضمین بهره وری و ثبات سازمانی هستند. سایه کار ابزاری است که می تواند برای برآوردن نیازهای کارفرمایان و کارمندان مورد استفاده قرار گیرد.

مطالب
سایه کاری چیست؟
مزایای سایه کاری
انواع سایه کاری
توسعه و اجرای برنامه سایه کار: 7 مرحله
مثال سایه کار در زندگی واقعی: برنامه سایه کاری G2G گوگل
بهترین شیوه های مصاحبه بمانید
نکاتی برای سایه کاری موفق

سایه کاری چیست؟

Job shadowing یک نوع منحصر به فرد از آموزش در حین کار است که در آن یک کارمند از یک همکار با تجربه تر با مشاهده آنها در حین انجام وظایف شغلی خود یاد می گیرد. تمرکز آن بر توسعه عملی مهارت‌های مورد نیاز برای انجام وظایف یک موقعیت خاص است تا صرفاً خواندن شرح شغل یا گفتن نکات و نکات کار.

مدت زمان سایه کاری معمولاً کوتاهتر از دوره کارآموزی است و بیشتر فرصت های سایه کاری چند روز یا کمتر طول می کشد. علاوه بر این، در حالی که کارآموزی آموزش های فعال و عملی را تشویق می کند، سایه کاری بیشتر مشاهده می شود و تصویری فوری از شغل یا حرفه ارائه می دهد.

مزایای سایه کاری

منافع برای سازمان

1. افزایش مشارکت کارکنان: سایه کاری نیز می تواند با اجازه دادن به کارمندان برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد همکاران و شرکت، به افزایش مشارکت کارکنان کمک کند.
2. مهارت های بهبود یافته: سایه کاری می تواند راهی عالی برای کارمندان برای توسعه مهارت های جدید و اصلاح مهارت های موجود باشد. با مشاهده کارمند دیگری در شغل خود، سایه بان شغل می تواند در مورد تکنیک ها و رویکردهایی که ممکن است قبلاً در معرض آنها نبوده، بیاموزد. این می تواند به آنها کمک کند تا مهارت های جدیدی را توسعه دهند که به نفع سازمان باشد.
3. افزایش بهره وری: سایه کار می تواند به افزایش بهره وری در سازمان کمک کند و به کارکنان اجازه می دهد در نقش های خود کارآمدتر شوند. با داشتن درک بهتر از نحوه عملکرد سایر بخش ها، کارمندان می توانند مناطقی را شناسایی کنند که فرآیندها می توانند بهبود یابند یا کارآمد شوند و منجر به افزایش کارایی و بهره وری شود.
4. به اشتراک گذاری دانش بهبود یافته: سایه کار نیز ابزاری موثر برای به اشتراک گذاری دانش بین بخش های درون یک سازمان است. با اجازه دادن به کارمندان بخش های مختلف برای مشاهده کار یکدیگر، آنها می توانند بهتر درک کنند که چگونه بخش آنها با تصویر بزرگتر مطابقت دارد و چگونه نقش آنها در موفقیت کلی شرکت نقش دارد.
5. حفظ کارکنان بهبود یافته : سایه کاری می تواند با ایجاد فرصت هایی برای رشد و توسعه در سازمان به بهبود حفظ کارکنان کمک کند. سازمان‌ها با ارائه فرصت‌های سایه‌زنی شغلی نشان می‌دهند که برای کمک به رشد و توسعه حرفه‌ای کارکنان خود سرمایه‌گذاری می‌کنند، که به ایجاد یک محیط کاری مثبت‌تر کمک می‌کند و کارکنان را تشویق می‌کند تا طولانی‌تر در شرکت بمانند.

مزایا برای کارمند

1. بهبود دانش شغلی: سایه کاری به کارمندان اجازه می دهد تا شغل خود و وظایف مرتبط را بهتر درک کنند. با مشاهده همکاران باتجربه، کارمندان می توانند بینش ارزشمندی در مورد چگونگی انجام برخی وظایف و تکنیک هایی که می توانند برای بهبود عملکرد خود استفاده کنند، به دست آورند. این می تواند به آنها کمک کند تا مهارت های جدیدی را توسعه دهند و دانش خود را از شغل خود افزایش دهند که می تواند منجر به بهبود رضایت شغلی و عملکرد بهتر شود.
2. شبکه حرفه ای پیشرفته: سایه کار همچنین به کارکنان اجازه می دهد تا با سایر متخصصان سازمان روابط برقرار کنند. با مشاهده همکاران با تجربه، کارمندان می توانند از آنها بیاموزند و ارتباطاتی برقرار کنند که ممکن است در آینده مفید باشد. این ارتباطات می تواند به آنها کمک کند تا مربیان خود را پیدا کنند یا فرصت های بالقوه ای را برای پیشرفت شغلی باز کنند.
3. رشد و توسعه: همانطور که در پنجمین گزارش سالانه یادگیری در محل کار LinkedIn Learning نشان داده شده است، ارتقاء مهارت برای کارمندان، به ویژه کارگران جوان‌تر، بسیار مهم است. سایه کار راهی عالی برای کارکنان برای یادگیری مهارت های جدید و توسعه مهارت های موجود است. همچنین می تواند توصیه های شغلی ارزشمندی را از متخصصان با تجربه در زمینه کاری خود به کارمندان ارائه دهد.

انواع سایه کاری

انواع مختلفی از سایه کاری وجود دارد که می تواند برای ایجاد مشارکت کارکنان و کمک به کارکنان برای توسعه مهارت های خود در سازمان استفاده شود.

توسعه و اجرای برنامه سایه کار: 7 مرحله

ایجاد و اجرای یک برنامه سایه کار شامل چندین مرحله ضروری برای اطمینان از موفقیت آن است:

1. هدف و اهداف برنامه را مشخص کنید: دلایل اجرای سایه شغلی و نتایج مطلوب را به وضوح تعریف کنید.
2. ارزیابی نیازهای سازمانی: الزامات خاص سازمان خود را ارزیابی کنید. اگر قصد دارید پست های اجرایی را پر کنید، اجرای سایه کار اجرایی را در نظر بگیرید. از طرف دیگر، اگر بخواهید قبل از شروع کار به کارآموزان جدید، درک عمیقی از عملیات سطح ابتدایی ارائه دهید، سایه کاری داخلی ممکن است سودمندتر باشد.
3. یک چارچوب سایه کاری ایجاد کنید: دستورالعمل هایی را ایجاد کنید که مدت زمان سایه زدن و نحوه ارزیابی اثربخشی برنامه را مشخص می کند. یک چارچوب به خوبی تعریف شده به کارکنان و مربیان کمک می کند تا انتظارات را درک کنند.
4. تعیین دپارتمان/کارکنان شرکت کننده: تجزیه و تحلیل نیازهای سازمانی برای تعیین بخش های مربوطه یا کارمندان خاصی که در برنامه شرکت خواهند کرد بر اساس همسویی آنها با اهداف برنامه.
5. دستورالعمل های سایه کار را تعریف کنید: مسئولیت ها و انتظارات کارمند و مربی درگیر در برنامه سایه کار را به وضوح بیان کنید. ایجاد این دستورالعمل ها از قبل، احتمال موفقیت برنامه را افزایش می دهد.
6. با نامزدهای سایه کار هماهنگ کنید: کارمندانی را که به دنبال رشد شخصی هستند با مربیانی که به دنبال ارتقای مهارت های خود یا به عهده گرفتن مسئولیت های اضافی هستند، مطابقت دهید. انتخاب دقیق نامزدهای مناسب، تجربه سودمندی متقابل را تضمین می کند. ارائه آموزش برای کارکنان درگیر در اجرای آن. این باید شامل اطلاعاتی در مورد نحوه نظارت صحیح بر شرکت کنندگان در طول کارشان و همچنین بهترین شیوه ها برای ارائه بازخورد و راهنمایی در طول مدت تجربه آنها باشد.
7. برقراری ارتباط و ترویج برنامه: به طور مؤثر مزایای برنامه را برای جلب رضایت کارکنان به اشتراک بگذارید. برای همه کارکنان واجد شرایط علاقه مند به شرکت، اطلاعاتی را به راحتی در دسترس قرار دهید.

نظارت بر پیشرفت شرکت کنندگان

در نهایت، پیشرفت شرکت‌کنندگان را در طول تجربه‌شان زیر نظر بگیرید تا مطمئن شوید که بیشترین بهره را از سایه‌های شغلی خود می‌برند و به اهداف یادگیری خود می‌رسند. این را می توان با تشویق مدیران به بررسی منظم شرکت کنندگان انجام داد. نظارت بر پیشرفت شرکت‌کنندگان همچنین می‌تواند به شناسایی مناطقی که ممکن است به آموزش اضافی نیاز باشد یا حمایت بیشتر برای موفقیت شرکت‌کنندگان در تکمیل موفقیت‌آمیز سایه‌های شغلی‌شان مفید باشد، کمک کند.

برای ایجاد مؤثرترین برنامه، کارکنان را در توسعه آن مشارکت دهید و از آنها بازخورد بخواهید. علاوه بر این، فرصت‌های پس از برنامه را برای شرکت‌کنندگان در نظر بگیرید، مانند تبدیل شدن به خود مربی. این ملاحظات به تنظیم برنامه با نیازهای سازمان شما کمک می کند.

مثال سایه کار در زندگی واقعی: برنامه سایه کاری G2G گوگل

برنامه Googler-to-Googler (G2G) گوگل در ابتدا زمانی شروع شد که گوگل به سرعت در حال استخدام کارمندان برای دفتر خود در دوبلین بود. با تنها 3 مربی در دسترس کارکنان جدید، گوگل با چالش آموزش صدها کارمند جدید در عرض 3 ماه مواجه شد. برای اینکه سریعاً کارکنان جدید را وارد کنید، Google کارکنان فروش موجود را آموزش داد تا به کارکنان جدید آموزش دهند. این کمک کرد تا اطمینان حاصل شود که استخدام‌های جدید «آماده کار» هستند و می‌توانند به سرعت به اهداف سازمان کمک کنند.

نتایج برنامه مثبت بود. نمرات کیفی مربیان بالا بود، کارکنان جدید نیز بازخورد آموزشی عالی ارائه کردند، و این تجربه یک موفقیت همه جانبه برای کارکنان فعلی و استخدام‌شدگان جدید بود. گوگل متوجه شد که فرصتی برای ادامه دادن فرصت های شغلی در سازمان وجود دارد که به نفع همه است. برنامه G2G متعاقباً در سایر دفاتر جهانی راه اندازی شد.

در حال حاضر، برنامه G2G 80 درصد از آموزش های پیگیری شده سازمان را ارائه می دهد. در سال 2020، 11000 داوطلب از این شرکت با ارائه دوره های آموزشی، راهنمایی و طراحی مواد آموزشی به همتایان خود کمک کردند.

یادگیری های کلیدی گوگل:

1. اعتماد حیاتی است

• راه اندازی اولیه برنامه G2G بسیار موفقیت آمیز بود زیرا هر کسی می توانست یک مربی شود و اعتماد بیشتری به کارمندان برای ارتقاء مهارت کارکنان جدید وجود داشت.
• با این حال، با رسمی شدن برنامه، شرایط لازم برای مربی شدن اجباری و بسیار محدود شد. این الزامات نشان دهنده عدم اعتماد شرکت کنندگان برای انجام کار به خوبی بود و در نتیجه برنامه متوقف شد. گوگل متوجه شد که کلید نفوذ، نه کنترل، بر برنامه سایه کاری است.

2. مجموعه ای اصلی از باورها

• گوگل مجموعه ای اصلی از باورها را برای هدایت برنامه G2G ایجاد کرد. اینها عبارت بودند از:
  1. هر کارمند Google بدون در نظر گرفتن مکان، نقش، سمت، یا سطح، حق یادگیری داشت.
  2. کارمندان گوگل ظرفیت رشد فرهنگ یادگیری گوگل را داشتند.
  3. یادگیری و توسعه باید به عنوان یک راهنما و توانمند عمل کند، نه مالکیت و کنترل برنامه.

3. یک راه حل بی نهایت مقیاس پذیر بسازید

• گوگل سیستم‌ها و زیرساخت‌های خود را به‌گونه‌ای راه‌اندازی کرد که امکان مقیاس‌پذیری سریع برنامه را فراهم کرد. آنها این کار را از طریق:
  • ردیابی استاندارد برای درک اینکه چه کسی، چه زمانی، به چه کسی و چقدر با آن تدریس می‌کند، ایجاد شده است. این به آنها کمک کرد تا به طور مداوم سیستم را بهینه کنند و به بهبود معیارهای موفقیت کمک کنند. این به بهبود کیفیت برنامه کمک کرد تا با مقیاس بندی آن بهبود یابد.
  • Google «برنامه رهبران دفتر» را راه‌اندازی کرد که پشتیبانی روی زمین را برای شرکت‌کنندگان برنامه G2G ارائه می‌کرد. این تضمین می کرد که همیشه یک سرنخ از برنامه در هر مکان وجود دارد.
  • الزامات اجباری برنامه را حذف کرد و این موارد را برای شرکت کنندگان اختیاری کرد. مشارکت کامل در سال اولی که اینها اختیاری شدند سه برابر شد و میزان رضایت شرکت کنندگانی که برنامه را تکمیل کردند به میزان قابل توجهی افزایش یافت.

نکاتی برای سایه کاری موفق

کاندیداها و مربیان را بر اساس علایق شغلی، نیازهای توسعه مهارت و سازگاری مطابقت دهید.

اطمینان حاصل کنید که برنامه جامع و قابل دسترس برای کارمندان است.
طرحی برای تجزیه و تحلیل اثربخشی برنامه از طریق بازخورد شرکت کنندگان، ارزیابی عملکرد و معیارهای موفقیت ایجاد کنید.
از هر دو کاندیداهای سایه‌بان و مربیان آنها بازخورد جمع‌آوری کنید تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و تنظیمات لازم را انجام دهید.
فرهنگ باز بودن و همکاری را تقویت کنید که کارکنان را تشویق می کند تا هم به خاطر دانش و رشد خود و هم برای ثبات سازمان با یکدیگر همکاری کنند.
حمایت و منابع مستمر را برای نامزدهای سایه‌بان و مربیان فراهم کنید تا آنها را درگیر نگه دارید و کمتر مستعد ناامیدی باشید.

غذای کلیدی

درگیر نگه داشتن کارکنان در کار و ایجاد یک تیم منسجم از جمله چالش‌های اصلی شرکت‌ها است زیرا نسل‌های جدید کارگران نه تنها اشتهای بیشتری برای یادگیری دارند، بلکه گزینه‌های بسیار بیشتری برای استخدام دارند.

یک برنامه سایه کار می تواند یک مکمل مثبت برای شرکت شما باشد زیرا هم برای کارفرما و هم برای کارمند سود می برد. همچنین هزینه کمتری نسبت به پوشش هزینه های آموزشی به عنوان مزیت محل کار یا مقابله با ریزش دائمی ناشی از احساس کم ارزشی یا عدم مشارکت کارکنان دارد.

مهم است که در طول توسعه و اجرای برنامه خود از کارکنان خود بازخورد دریافت کنید و در صورت نیاز تنظیمات لازم را انجام دهید تا برنامه برای سالهای آینده برای کل تیم شما قابل دوام و ارزشمند بماند.