یک فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی موثر به سازمان ها کمک می کند تا سرمایه انسانی را به حداکثر برسانند و نیروی کار آماده برای آینده بسازند. بیایید اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی را با جزئیات بیشتر و اینکه فرآیند به نظر می رسد را بررسی کنیم.
مطالب
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی
5 مرحله در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) یک فرآیند مستمر و مبتنی بر داده را توصیف می کند که در آن یک شرکت به طور سیستماتیک برای آینده از نظر منابع انسانی برنامه ریزی می کند تا اطمینان حاصل کند که مشاغل موجود با کارکنان ماهر مناسب هستند. این ابتکارات کلیدی منابع انسانی را برای دوره زمانی پیش رو شناسایی می کند که به سازمان کمک می کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد و مزیت رقابتی خود را بدون کمبود یا زیاده روی در کارکنان حفظ کند.
اهمیت برنامه ریزی منابع انسانی
سازمان ها باید بتوانند سرمایه انسانی خود را برای حفظ تغییرات مداوم در فناوری، اقتصاد محلی و جهانی، نوآوری محصول و فرهنگ تطبیق دهند. برنامه ریزی منابع انسانی برای به حداکثر رساندن نیروی کار مجهز ضروری است و مزایای دیگری را ارائه می دهد که به انجام ماموریت سازمان شما کمک می کند.
در اینجا برخی از اهدافی که HRP می تواند به آن دست یابد آورده شده است:
- پیش بینی و آمادگی برای تغییرات فرهنگی و تحولات محیط کسب و کار.
- پیش‌بینی و شناسایی تغییرات شغلی و مهارتی برای برآوردن نیازهای نیروی کار.
- استخدام استعدادهای مناسب به موقع برای حمایت از برنامه های سازمانی توسعه یافته، کاهش یافته یا متنوع.
- تطبیق تکنیک ها و مزایای استخدام با منبع و استخدام بهترین کاندیداها.
- اطمینان حاصل کنید که نیروی کار شما از مهارت های فنی و نرم افزاری بهینه برای افزایش بهره وری برخوردار است.
- ایجاد مسیرهای شغلی برای کارکنان به منظور افزایش رضایت و ارزش آنها.
- ایجاد و حفظ فرآیندهای کلیدی موثر منابع انسانی. (استخدام و گزینش، آموزش و توسعه، برنامه ریزی پاداش و مزایا، مدیریت عملکرد.)
- از بودجه منابع انسانی خود به خوبی استفاده کنید.
- حفظ انطباق با سیاست های شرکت و مقررات دولتی.
همانطور که برنامه ریزی منابع انسانی مفید است، این فرآیند با چالش هایی همراه است. شناخت ایرادات احتمالی می تواند مدیران منابع انسانی را بهتر برای رویارویی با آنها آماده کند. از شرایط زیر که ممکن است با آن مواجه شوید آگاه باشید:
- زمان طولانی و تلاش مجدانه مورد نیاز است.
- هزینه خواهد داشت.
- نیاز به تکیه بر پیش بینی، که هرگز کاملا دقیق نیست.
- ابهام و انحراف در بازار اجتناب ناپذیر است.
- سیستم‌های فناوری/اطلاعات ممکن است ناکافی باشند و نتوانند همه داده‌های مورد نیاز را ارائه دهند.
- نیاز به ترکیب داده ها از چندین منبع.
- تغییرات داخلی با مقاومت کارکنان مواجه می شود.
5 مرحله در فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی
فرآیند واقعی برنامه ریزی منابع انسانی شامل پنج مرحله کلی است. فهرست زیر خلاصه‌ای از هر مرحله است تا به شما در جهت‌یابی فرآیند کمک کند:
1. تجزیه و تحلیل اهداف و برنامه های سازمانی
موفقیت در برنامه ریزی منابع انسانی به ارتباط آن با اهداف تجاری بستگی دارد، بنابراین باید با هدف نهایی شروع کنید. تعیین کنید که سازمان می‌خواهد در آینده به چه چیزی دست یابد، چگونه قصد دارد این کار را انجام دهد و تلاش‌های منابع انسانی چگونه به آن کمک خواهد کرد.
هر بخش دارای اهداف منحصر به فردی خواهد بود که منابع انسانی باید در آنها مشارکت داشته باشد. در حالت ایده آل، منابع انسانی با مدیریت بسیار نزدیک کار می کند و درک روشنی از هدف هر بخش از شرکت دارد. هنگامی که این را بدانید، می توانید مطمئن شوید که منابع انسانی چگونه این نیازها را برآورده می کند. به عنوان مثال، برخی از بخش ها ممکن است به شما نیاز داشته باشند که بر روی استخدام تمرکز کنید، در حالی که برخی دیگر ممکن است نیاز به کاهش تعداد کارکنان فعلی داشته باشند.
2. وضعیت فعلی نیروی کار خود را ارزیابی کنید و شکاف ها را کشف کنید
قبل از اینکه با برنامه ریزی برای آینده پیش بروید، باید با ارزیابی نقاط قوت و ضعف سازمان، وضعیت نیروی کار سازمان را ارزیابی کنید. آیا تعداد مناسبی از کارمندان با تجربه دارید؟ چه مهارت هایی در چه سطوحی با کارکنان فعلی خود دارید؟ برای این کار باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تعداد کل کارمندان شما چقدر است؟
- در هر بخش چند کارمند وجود دارد؟
- در هر پست چند کارمند دارند؟
- تحصیلات، مهارت ها، شایستگی ها و صلاحیت های کارکنان شما چیست؟
- رتبه کارکنان در داده های ارزیابی عملکرد چگونه است؟
- سن کارکنان شما چقدر است؟ (چند نفر به بازنشستگی نزدیک می شوند؟)
راه های مختلفی وجود دارد که متخصصان منابع انسانی می توانند این متغیرها را بررسی کنند، مانند:
- با مدیران و رؤسای بخش برای قضاوت آنها در مورد توانایی های کارکنان خود و جایی که جا برای پیشرفت وجود دارد ملاقات کنید.
- خود ارزیابی کارکنان را انجام دهید.
- تجزیه و تحلیل داده های HRIS
- به بررسی عملکرد گذشته نگاه کنید.
ابزارهایی وجود دارند که می توانند به شما در تهیه نقشه راه برای این مرحله از فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی کمک کنند. نمودار سازمانی یک توصیف بصری از ساختار کارکنان یک شرکت است که نقش ها و روابط گزارش دهی را مشخص می کند. در زیر می توانید نمونه ای از نمودار سازمانی منابع انسانی را در یک سازمان با اندازه متوسط ببینید:
نمودار جایگزینی نموداری از نامزدهای بالقوه و آمادگی آنها برای قدم گذاشتن در نقش های خاص پس از خروج کارکنان است.
فهرست مهارت ها به در دسترس بودن و آمادگی کارکنان فعلی برای حرکت به سمت نقش های جانبی یا سطوح بالاتر می پردازد. به شما این امکان را می دهد تا تشخیص دهید که چه کارکنانی می توانند با تغییر نیازهای شرکت، موقعیت های جدیدی را به عهده بگیرند. همچنین به شما کمک می کند تا هر گونه کمبود مهارت را کشف کنید.
در اینجا نحوه استفاده از فهرست مهارت های یک کارمند برای شناسایی فرصت های توسعه آمده است:
| مهارت | فرصت توسعه | آموزش رسمی | مربیگری و منتورینگ | در محل کار |
| اکسل پیشرفته | روی یک پروژه آتی، روی آموزش از طریق LinkedIn Learning کار کنید. | x | x | |
| دیجیتال مارکتینگ | کتابی در مورد بازاریابی دیجیتال، از یک همکار یاد بگیرید، در محل کار در فعالیت های رسانه های اجتماعی شرکت کنید. | x | x | x |
| ویرایش ویدیو | یک ویدیو را برای برنامه حضور در محل کار ویرایش کنید، در “مقدمه ای بر سمینار ویرایش ویدئو” شرکت کنید. | x | x |
3. نیازهای آینده HR را پیش بینی کنید
پیش‌بینی تقاضا مرحله حیاتی فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی است. با در نظر گرفتن اهداف آتی سازمان، تقاضا و عرضه آتی کارکنان واجد شرایط را بسنجید. پیش بینی تقاضا شامل تعیین تعداد افراد مورد نیاز و سطح استعداد مورد نیاز است. پیش‌بینی عرضه، منابع داخلی آینده (ترفیع، نقل و انتقالات، گسترش موقعیت) و منابع خارجی و توانایی آنها برای برآوردن نیازهای شما را برآورد می‌کند.
شما این پیش بینی را با استفاده از داده های داخلی و روندهای بازار و صنعت انجام می دهید. حتما عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:
- محصولات یا خدمات جدید در افق
- ادغام یا ادغام احتمالی
- هزینه های نیروی کار
- بازنشستگی کارمندان / مشاغل خالی و نرخ گردش مالی پیش بینی شده
- پیشرفت های تکنولوژیکی و اتوماسیون
برنامه ریزی سناریو راهی برای ایده پردازی موقعیت هایی است که ممکن است بر جهت سازمان شما و نیازهای نیروی کار در آینده تأثیر بگذارد. پیشرفت های تکنولوژیکی، تغییرات اقتصادی، مقررات جدید دولتی و غیره را در نظر بگیرید و در نظر بگیرید که چگونه می توانید انعطاف پذیر باشید و کدام اقدامات پیشگیرانه را باید انجام دهید.
تجزیه و تحلیل شکاف به شما این امکان را می دهد که کمیت و سطح مهارت کارکنان فعلی را با آنچه برای دستیابی به اهداف سازمان مورد نیاز است مقایسه کنید. این روش شامل:
- شناخت وضعیت فعلی نیروی کار
- تعیین وضعیت ایده آل چگونه است.
- شناسایی نقاط ضعف فعلی.
می‌توانید از تحلیل SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها، تهدیدها) برای جمع‌آوری یافته‌های خود استفاده کنید و ببینید کدام عناصر به بیشترین تمرکز نیاز دارند.
سپس وظیفه شما این است که دریابید که چگونه می توانید تقاضا برای کارمندان با کیفیت را با عرضه داخلی و خارجی موجود با پاسخ دادن به سؤالاتی مانند موارد زیر مطابقت دهید:
- آیا برای نقش های جدید باید کارمندان بیشتری اضافه کنیم؟ اگر چنین است، از کجا؟ چند تا؟ تمام وقت یا پاره وقت؟
- آیا بازار عرضه کافی از کارکنان بالقوه دارد؟
- آیا ما نیاز به آموزش و توسعه کارکنان فعلی خود برای تخصیص مجدد داریم؟ کدومشون؟
- آیا به اندازه کافی از تخصص کارکنان فعلی استفاده می کنیم؟
- آیا ما نیاز به تطبیق هر یک از سیاست‌ها یا شیوه‌های منابع انسانی داریم تا نیازهای منابع انسانی آینده را برآورده کنیم؟
4. برنامه ریزی و اجرا کنید
اکنون زمان تدوین یک برنامه عملیاتی منابع انسانی است که با استراتژی کلی سازمان شما همسو باشد. باید تمام تحلیل‌هایی را که تکمیل کرده‌اید در نظر بگیرد و شامل استراتژی‌های استعداد برای مطابقت با عرضه و تقاضا باشد تا سازمان شما را برای آینده آماده کند.
طرح شما می تواند با مفهوم نظری تبدیل شرکت از X به Y شروع شود و سپس رویکرد گام به گامی را که منابع انسانی تسهیل می کند نام ببرید. این شامل توسعه روش هایی برای ارتقای استراتژی های خاص برای رساندن شما به مرحله ایده آل است. حوزه های معمول تمرکز عبارتند از استخدام، استخدام، آموزش، مزایا، مدیریت عملکرد، گزینه های کاری از راه دور/انعطاف پذیر و فرهنگ شرکت.
در اینجا یک الگویی از آنچه که یک برنامه اقدام می تواند به نظر برسد آورده شده است:
هیچ محتوای یکسانی برای برنامه استراتژیک منابع انسانی وجود ندارد. استراتژی هر سازمان بسته به اهداف آن و نوع کسب و کار آن منحصر به فرد خواهد بود. طرح یک استارتاپ کوچک شامل عوامل کاملاً متفاوتی نسبت به یک شرکت چند ملیتی است. ممکن است یک شرکت برای یافتن تعداد معینی از کارمندان بسیار ماهر با دانش تخصصی، نیاز به شروع با یک برنامه استخدام پیشرفته داشته باشد. شرکت دیگری ممکن است بتواند با آموزش کارکنان فعلی خود شروع کند.
هنگامی که برنامه شما تنظیم شد، باید روی ادغام آن با ارتباطات قوی در سراسر شرکت تمرکز کنید. برای مقاومت در برابر تغییراتی که ممکن است در میان کارکنان و مدیریت خط مقدم رخ دهد، آماده باشید. اگر کارمندان جدیدی را استخدام کنید، ادغام آسان‌تر خواهد بود، زیرا آنها روش جدیدی را بیشتر می‌پذیرند.
5. برنامه خود را نظارت، بررسی و ارزیابی مجدد کنید
پس از اینکه برنامه منابع انسانی خود را به اجرا گذاشتید، باید تعیین کنید که آیا این برنامه نتیجه می دهد یا خیر. بررسی کنید که چگونه به شما کمک می کند تا استراتژی سازمانی را اجرا کنید و به اهدافی در زمینه هایی مانند بهره وری یا حفظ و رضایت کارکنان و غیره دست یابید. شیوه های جدید را زیر نظر داشته باشید و به دنبال مناطقی باشید که برنامه ممکن است مانع انجام آن شود.
همچنین ضروری است که بدانید تغییرات چگونه بر کارمندان تأثیر می گذارد. مدیران می‌توانند در طول بررسی عملکرد بازخورد بخواهند، یا می‌توانید نظرسنجی‌های کارکنان را انجام دهید تا احساس کنید اوضاع چگونه پیش می‌رود.
پس از دریافت اطلاعات، می‌توانید موانع را شناسایی کرده و برای تنظیم و بهبود برنامه‌ریزی‌تان در کنار آنها کار کنید. حتی می‌توانید به مرحله اول بازگردید و فرآیند برنامه‌ریزی را دوباره مسلح به آنچه از اجرای اولیه آموختید آغاز کنید.
فرآیندهای برنامه ریزی منابع انسانی باید یک فعالیت مداوم باشد که دائماً در حال ارزیابی و توسعه باشد تا با تمام تغییراتی که شرکت ها باید با آن مواجه شوند هماهنگ بماند.
شکستن آن
برنامه ریزی برای آینده همیشه یک چالش است، زمانی که هیچ راهی برای اطمینان از آنچه در آن وجود دارد وجود ندارد، و شما نمی توانید همه پیشرفت های ممکن را پیش بینی کنید. با این وجود، ارزش تلاش را دارد. با کمی آمادگی، مدیران منابع انسانی می توانند از بداهه گویی خود به خود در موقعیت های بیشتر اجتناب کنند.
با درک دقیق ابعاد و پویایی منابع انسانی، شما ملزومات لازم برای یک فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی موثر را دارید که منجر به یک برنامه ملموس و قابل اجرا می شود. برای توسعه و اجرای برنامه منابع انسانی خود، مطمئن شوید که وضعیت فعلی و نیازهای آینده خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید.
دیدگاهتان را بنویسید