راهنمای کامل برای تجزیه و تحلیل نظرسنجی تعامل کارکنان

انجام یک تجزیه و تحلیل کامل نظرسنجی مشارکت کارکنان برای بهبود تعامل و تجربه کارکنان در سازمان شما و پیشبرد کسب و کار ضروری است.

در این مقاله، بررسی می‌کنیم که چرا تجزیه و تحلیل نظرسنجی‌های کارکنان بسیار حیاتی است و راهنمای گام به گام در مورد چگونگی تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان برای ایجاد تغییرات و بهبودهای مثبت در کسب‌وکارتان ارائه می‌کنیم.

ایجاد و توزیع یک نظرسنجی به منابع ارزشمندی نیاز دارد، به همین دلیل است که داده ها باید به دقت تجزیه و تحلیل شوند، گزارش شوند و بر اساس آنها عمل شود.

مطالب
مشارکت کارکنان چیست و چرا اهمیت دارد؟
هدف از تجزیه و تحلیل نظرسنجی تعامل کارکنان چیست؟
چالش های تجزیه و تحلیل نظرسنجی های کارکنان چیست؟
نحوه تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی تعامل کارکنان

مشارکت کارکنان چیست و چرا اهمیت دارد؟

مشارکت کارکنان به میزان شادی، انگیزه و رضایت یک کارمند از نقش خود در کار اشاره دارد. به گفته گالوپ، کارمندان متعهد به میزان خیره کننده 147 درصد از کارمندان غیرمتعهد بهتر عمل می کنند، بنابراین نظارت و بهبود مشارکت کارکنان نقشی حیاتی در موفقیت هر سازمان ایفا می کند. یک کارمند متعهد احتمالاً سازنده تر، مثبت تر و متعهدتر به کار خود است و فراتر از شرح شغل خود است.

هدف از تجزیه و تحلیل نظرسنجی تعامل کارکنان چیست؟

نظرسنجی مشارکت کارکنان برای اندازه گیری مشارکت کارکنان در سراسر نیروی کار سازمان از طریق یک سری سؤال طراحی شده است. نتایج حاصل از این نظرسنجی ها بینش صادقانه و ارزشمندی را در مورد نحوه احساس، تفکر و رفتار کارکنان شما در محل کار در یک دوره زمانی در بخش ها، شاخه ها و نقش ها ارائه می دهد.

یک نظرسنجی ناشناس بهترین راه برای به دست آوردن یک کنترل واقعی از میزان مشارکت کارکنان شما است. غالباً نظرات یا نگرش هایی را آشکار می کند که ممکن است از ترس اینکه ممکن است علیه آنها استفاده شود و پیشرفت شغلی آنها را تحت تأثیر قرار دهد، در به اشتراک گذاشتن آنها با مدیران و رهبران مردد باشند.

انجام یک نظرسنجی همچنین به کارکنان شما کمک می کند تا احساس کنند شنیده شده و درک می شوند. با این حال، صرف نظرسنجی کافی نیست. طبق تحقیقات TINYpulse، تنها 25 درصد از کارمندان معتقدند که سازمان آنها بر اساس بازخوردی که از طریق نظرسنجی ها ارائه می دهند، اقدامات مؤثری انجام می دهد. این به نوبه خود می‌تواند منجر به افزایش بی‌تفاوتی شود که تأثیر منفی بر بهره‌وری و سود دارد.

تجزیه و تحلیل داده‌هایی که از بازخورد کارمندان جمع‌آوری می‌کنید به شما کمک می‌کند تا متوجه الگوها، چالش‌ها و مشکلاتی شوید که سپس می‌توانید راه‌حل‌هایی برای آنها بیابید و در سراسر سازمان پیاده‌سازی کنید. این داده‌ها بسیار ارزشمند هستند، اما تنها در صورتی که به طور مؤثر جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل شوند و اقدامی انجام شود.

چالش های تجزیه و تحلیل نظرسنجی های کارکنان چیست؟

اگرچه تجزیه و تحلیل نظرسنجی های کارکنان مزایای زیادی دارد، اما آگاهی از چالش های خاص بسیار مهم است.

اولین چالش ایجاد یک نظرسنجی با سوالات بسیار زیاد است که تکمیل آن برای شرکت کنندگان طاقت فرسا می شود. این می تواند منجر به کاهش دقت نتایج شود، که می تواند به معنای انجام اقداماتی باشد که برای سازمان مناسب نیست.

چالش دوم زمانی است که یک نظرسنجی دارای موضوعات بسیار زیادی است. این امر می‌تواند محک زدن داده‌ها را سخت کند و به مسیرهای عملی بیش از حد ممکن منجر شود.

در بخش بعدی، چگونگی غلبه بر این چالش‌های بالقوه را در هنگام انجام تجزیه و تحلیل نظرسنجی تعامل کارکنان بررسی خواهیم کرد.

نحوه تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی تعامل کارکنان

1. با طراحی خوب نظرسنجی خود شروع کنید

همانطور که در بالا ذکر شد، اگر نظرسنجی شما سوالات زیادی داشته باشد یا ترکیبی از انواع سوالات بسیار زیاد باشد، نتیجه گیری از نتایج را دشوار می کند. علاوه بر این، ارسال نظرسنجی مشارکت کارکنان یک بار در سال ممکن است تصویر واضحی از احساس کارکنان به شما ارائه نکند. از این رو چرا ارسال نظرسنجی‌های کوتاه‌تر به صورت مکرر احتمالاً مؤثرتر است.

پرسیدن سوالات درست کلید جمع آوری داده های با ارزش و ملموس در مورد ادراکات کارکنان است که می توانید بر اساس آنها عمل کنید. طبق تحقیقات Visier، چهار عامل وجود دارد که به طور مداوم بر تعامل کارکنان تأثیر می گذارد. اینها رهبری، توانمندسازی، همسویی و توسعه هستند. بنابراین، پرسیدن سوالات مرتبط با این عوامل می تواند مکان بسیار خوبی برای شروع طراحی نظرسنجی شما باشد.

در اینجا چند نمونه از سوالات نظرسنجی موثر آورده شده است:

• از چشم انداز سازمان احساس الهام و انگیزه می کنم
• من همه چیزهایی را که برای اجرای خوب نقشم نیاز دارم، دارم
• می دانم برای موفقیت در کار باید چه کار کنم
• آیا از رفتن به سر کار هیجان زده می شوید؟
• آیا کار در این سازمان را به شبکه شخصی خود توصیه می کنید؟
• آیا از کار با تیم خود لذت می برید؟
• آیا از غرامت و مزایایی که در حال حاضر دریافت می کنید راضی هستید؟

همانطور که می بینید، برخی از اینها سؤال هستند، در حالی که برخی دیگر بیانیه هستند. هر دو می توانند موثر باشند زیرا پاسخ ها را می توان بر اساس مقیاس عددی به دست آورد، به عنوان مثال، در مقیاس 1-5، چقدر با این جمله موافق یا مخالف هستید؟ این نمونه ای از یک سوال بسته است زیرا تعداد محدودی از پاسخ های بالقوه وجود دارد. از سوی دیگر، نتایج نظرسنجی تعامل کارکنان با پایان باز، می‌تواند حجم زیادی از داده‌ها را تولید کند که تجزیه و تحلیل آنها بسیار دشوارتر می‌شود.

2. اهداف روشنی را تعیین کنید

قبل از ایجاد نظرسنجی، ضروری است که اهداف روشن و مناطق متمرکز را در ذهن داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که سؤالاتی که انتخاب می‌کنید به شما در تحقق این اهداف کمک می‌کنند.

وقت بگذارید و هدف از نظرسنجی را در نظر بگیرید:

• چه چیزی را می خواهید یاد بگیرید؟
• چه نتایجی را امیدوارید جمع آوری کنید؟
• نیروی محرکه نهایی در پس نظرسنجی چیست؟
• چرا این موضوع برای سازمان و کارمندان ما مهم است؟

همچنین مفید است که به نظرسنجی های گذشته نگاه کنید و از این آموخته ها برای اطلاع رسانی به نظرسنجی بعدی خود استفاده کنید.

• آخرین بار چه چیزی کار نکرد؟
• چگونه می توانیم این بار کارها را موثرتر انجام دهیم؟
• آیا سؤالاتی وجود دارد که قبلاً درج کرده ایم و می خواهیم دوباره از آنها استفاده کنیم؟
• آیا سوالاتی وجود دارد که باید آنها را حذف کنیم؟

به عنوان یک تیم منابع انسانی، همچنین ضروری است که آنچه را که بقیه سازمان اندازه گیری می کنند، در نظر بگیرید. اگرچه ممکن است روی اقداماتی مانند گردش مالی و زمان استخدام متمرکز باشید، اما تجارت با فروش، سود، رضایت مشتری و مشتری و غیره مرتبط است. مطمئن شوید که معیارهای اصلی سازمان شما چیست و چرا اهمیت دارد.

3. داده ها را کمی کنید

همانطور که قبلا ذکر شد، نمرات عددی روش ساده‌تری برای بیان نتایج است و مقایسه داده‌ها را بسیار آسان‌تر می‌کند. اعداد ملموس هستند و جایی برای تفسیر نادرست یا مناطق خاکستری باقی نمی گذارند. به همین دلیل است که لازم است تا جایی که ممکن است نمرات عددی بدست آورید.

هنگام تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان، داده ها را به عنوان یک امتیاز عددی یا درصد ارائه دهید. این به افراد امکان می دهد الگوها و روندها را در نتایج به راحتی ببینند.

4. داده های خود را بخش بندی کنید

هر یک از کارمندان شما تجربه کمی متفاوت در کار خواهند داشت. به همین دلیل است که بخش بندی داده های شما بخش مهمی از تجزیه و تحلیل نظرسنجی تعامل کارکنان است. ردیابی و مقایسه گروه‌های مختلف کارکنان و جمعیت‌شناسی به شما بینش عمیق‌تری نسبت به چالش‌های منحصر به فرد هر گروه در محل کار ارائه می‌دهد.

شما می توانید نحوه عملکرد تیم های خاص را اندازه گیری کنید، درک کنید که چرا برخی بهتر از سایرین عمل می کنند، و یک برنامه اقدام برای مناطقی که بیشترین اهمیت را دارند ایجاد کنید. این به ویژه در مواردی مفید است که شما از نظر زمان یا پول محدود شده اید و باید با منابع خود انتخابی بیشتری داشته باشید.

این را هنگام ایجاد نظرسنجی در نظر داشته باشید و سوالات اختیاری در مورد سن، جنسیت و تیم را در نظر بگیرید. همچنین می توانید توضیحی در مورد اینکه چرا به این اطلاعات نیاز دارید و اینکه ناشناس بودن کارمندان حفظ می شود، ارائه دهید.

5. الگوها و روندها را شناسایی کنید

گام بعدی در نحوه تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان بر جستجو و شناسایی الگوها و روندها در نتایج نظرسنجی شما متمرکز است. شما می توانید این کار را با نگاه کردن به اطلاعات جمعیتی، وضعیت کارمند، یا دوره تصدی و غیره انجام دهید.

به عنوان مثال، آیا اکثر کارکنان ارشد شما در کار نسبتاً خوشحال هستند، در حالی که کارآموزان سطح پایین شما خوشحال نیستند؟ آیا تفاوتی در نتایج بین حقوق بگیران و حقوق ساعتی وجود دارد؟

اگر اکثر کارمندان شما در مورد یک موضوع خاص همین احساس را دارند، این نشانه قوی این است که شما باید در این موضوع عمیق‌تر شوید و چیزی باید تغییر کند. در حالی که، اگر تنها تعداد انگشت شماری از کارمندان ناامید باشند یا چیزی را درخواست کنند، این احتمالاً کمتر معنادار است.

6. داده های کمی را با داده های کیفی تکمیل کنید

در حالی که اعداد مهم هستند، به همان اندازه مهم است که پاسخ‌های کیفی را برای تکمیل داده‌های کمی خود جمع‌آوری کنید و اطمینان حاصل کنید که هیچ نگرانی اصلی را از طریق اعداد از دست ندهید. داده‌های کیفی می‌توانند افکار، انگیزه‌ها و نگرش‌های یک کارمند را به تصویر بکشند.

به عنوان مثال، اگر از کارمندی بپرسند که چقدر در محل کار خوشحال هستند و امتیاز 4 از 5 را می دهد، این ممکن است نشان دهد که آنها به طور کلی راضی هستند. با این حال، دلیل اینکه آنها نمره 5 را نداده اند، ممکن است نگرانی یا انتقاد آنها باشد. و اگر می‌خواهید همه کارمندان نمره 5 بگیرند، بسیار مهم است که این نگرانی را بشنوید تا بتوانید آن را حل کنید.

ممکن است بخواهید یک سری از گروه های متمرکز کارمند سازماندهی کنید یا برای گفتگوهای عمیق تر با افراد تماس بگیرید. برخی از نرم افزارهای نظرسنجی شما را قادر می سازد این کار را حتی زمانی که نظرسنجی ها به صورت ناشناس تکمیل می شوند، انجام دهید. روی سوالاتی که پاسخ می دهید متمرکز باشید و چند موضوع کلیدی را برای هدف انتخاب کنید.

7. مشارکت کارکنان را به نتایج کسب و کار مرتبط کنید

مهم است که به یاد داشته باشید که تجزیه و تحلیل با تولید گزارش های ایستا متفاوت است. تجزیه و تحلیل بر ترکیب چندین معیار و فرآیند مختلف و نمایش و اشتراک گذاری داده ها به روش های مختلف متمرکز است. این امکان پاسخگویی به سوالات مهم تجاری را فراهم می کند.

به عنوان مثال، آیا تغییر مکرر مدیران در یک تیم بر سطح مشارکت کارکنان تأثیر می گذارد؟

بسیاری از سازمان‌ها دارای سطوح مشارکت کارکنان بالایی هستند، اما همچنان از نرخ جابجایی بالا در نقش‌های کلیدی رنج می‌برند. این نشان می‌دهد که اگرچه کارمندان شما احساس شادی و تعهد می‌کنند، اما ممکن است به شغل یا موقعیت آنها مرتبط نباشد. به عنوان مثال، شاید نرخ نامزدی شما بالا باشد، زیرا یک بسته مزایای باورنکردنی یا رقابتی ترین حقوق و پاداش های سخاوتمندانه را ارائه می دهید.

اینجاست که تجزیه و تحلیل داده ها بسیار ارزشمند می شود و می تواند به شما کمک کند تا بفهمید نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان شما چه معنایی برای کسب و کار دارد. داده های تعامل خود را با سایر اطلاعات حیاتی از سیستم های مدیریت منابع انسانی خود و همچنین داده های تجاری از سیستم ERP خود ترکیب و تجزیه و تحلیل کنید.

8. نتایج خود را محک بزنید

معیارها می توانند به شما در درک بهتر نتایج و نحوه عملکرد سازمان شما در مقایسه با نتایج قبلی و استانداردهای صنعتی کمک کنند و زمینه های کلیدی را برای بهبود مشخص کنند. اساساً، معیار HR شامل مقایسه یک مجموعه از داده های نظرسنجی با مجموعه دیگری است که چیزی مشابه را اندازه گیری می کند.

سه نوع معیار وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید:

1. ملی

مقایسه نتایج با نتایج ملی به شما کمک می‌کند بفهمید سازمان شما در سرتاسر کشور کجا قرار دارد.

2. صنعت

یک معیار صنعت به شما کمک می کند تا تعیین کنید سازمان شما چگونه با سازمان های مشابه در صنعت شما مقایسه می کند. این به طور کلی قابل اعتمادتر از معیارهای ملی است زیرا عوامل صنعت را در نظر می گیرد.

3. داخلی

گزینه نهایی برای بنچمارک یک رویکرد داخلی است. این بدان معنی است که شما جدیدترین نتایج خود را با نتایج گذشته مقایسه می کنید و متوجه می شوید که سازمان شما در طول زمان چگونه عمل می کند.

ممکن است تصمیم بگیرید که بخواهید یک نظرسنجی ماهانه یا فصلی ارسال کنید که در آن مشارکت کارکنان را قبل و بعد از اجرای یک سیستم نرم افزاری جدید پیگیری کنید تا بتوانید ببینید که آیا این باعث افزایش تعامل می شود یا خیر. این به شما امکان می دهد پیشرفت خود را دنبال کنید و به طور مداوم پیشرفت های کوچکی ایجاد کنید.

محک زدن شما را قادر می سازد تا سوالاتی مانند:

• عملکرد ما در این سه ماهه نسبت به سه ماهه گذشته چگونه بود؟ سطح مشارکت چگونه تغییر کرده است؟
• عملکرد سایر سازمان ها با توجه به سطوح مشارکت کارکنان چگونه است؟
• آیا نرخ گردش مالی ما برای صنعت ما بالا است یا پایین؟

9. نتایج را تجسم کنید

تجسم داده‌هایی که در تجزیه و تحلیل خود جمع‌آوری می‌کنید، پردازش، درک و کاهش خطر سوءتعبیر را برای مدیران تیم و ذینفعان آسان‌تر می‌کند. همچنین به دست آوردن بینش عملی و شناسایی زمینه های بهبود را آسان تر می کند.

راه های مختلفی وجود دارد که می توانید نتایج نظرسنجی کارکنان خود را تجسم کنید.

• نمودارهای دایره ای

اینها به شما کمک می‌کنند دسته‌های مختلفی را نشان دهید که با هم ترکیب می‌شوند و یک کل می‌سازند. به عنوان مثال، اگر در رابطه با این سوال، “آیا احساس می کنید فرصت های پیشرفت کافی در سازمان برای شما وجود دارد؟” امتیاز 1 تا 5 داشتید؟ ممکن است تصمیم بگیرید از نمودار دایره ای برای نشان دادن درصد کارمندانی که هر عدد را انتخاب کرده اند استفاده کنید.

• نمودارهای میله ای

یک نمودار میله ای به شما امکان می دهد پاسخ ها را بین گروه ها مقایسه کنید یا نشان دهید که چگونه یک روند در طول زمان تغییر کرده است. می توانید از نمودار میله ای برای نشان دادن تفاوت بین نتایج در بخش های مختلف سازمان خود استفاده کنید.

• نمودارهای خطی

نمودار خطی بهترین راه برای مقایسه دو مجموعه داده است. برای مثال، ممکن است نتایج تعامل امسال را با سال گذشته مقایسه کنید. نمودار خطی می تواند به ویژه در هنگام نمایش تغییرات کوچکی که در نمودار میله ای قابل مشاهده نیستند، مؤثر باشد.

• گرافیک فراخوانی

اگر واقعیت یا رقم خاصی وجود دارد که می‌خواهید برای کارمندان و سهامداران خود برجسته کنید، ایجاد یک گرافیک فراخوانی ممکن است بهترین رویکرد باشد. اگر این واقعیت یا رقم غافلگیر کننده باشد یا کارکنان به شدت روی آن سرمایه گذاری کنند، این کار به خوبی کار می کند.

10. نتایج را با مدیران مرور کنید و اقدام کنید

هدف نهایی از انجام تجزیه و تحلیل نظرسنجی مشارکت کارکنان این است که تعیین کنید برای بهبود مشارکت چه اقدامی باید انجام دهید. بنابراین، هنگامی که به اندازه کافی داده ها را تجزیه و تحلیل و هضم کردید، گام نهایی این است که یافته های خود را به مدیران گزارش دهید و یک برنامه اقدام ایجاد کنید.

حتی اگر از نتایج راضی نیستید، باز هم مهم است که آنها را گزارش دهید و شفافیت را در سراسر تجارت ارتقا دهید. به جای انجام بازی سرزنش کردن، به دلیل بروز مشکلات توجه کنید و روی تعیین راه حل تمرکز کنید. این فرصت شما برای انجام یک کار مثبت است که به نفع کارکنان شما باشد و عملکرد کلی سازمان را افزایش دهد.

یک جلسه با مدیران برنامه ریزی کنید و مطمئن شوید که دستور کار مشخص است. بر اهمیت تمرکز بر راه حل ها تاکید کنید، نظرات آنها را در تیم هایشان بخواهید و برنامه اقدام پیشنهادی خود را ارائه دهید.

همچنین ممکن است بخواهید ترکیب معیارهای تعامل را در بررسی عملکرد مدیران پیشنهاد دهید. این می تواند مدیران را تشویق کند تا مهارت های خود را بهبود بخشند، به توسعه تیم خود کمک کند و ارتباط با کارکنان خود را افزایش دهد.

تجزیه و تحلیل نظرسنجی تعامل کارکنان یک ابزار قدرتمند برای سازمان شما است

تجزیه و تحلیل نظرسنجی های تعامل به شما کمک می کند تا تعیین کنید که سازمان شما در حال حاضر کجا برتر است و باید برای افزایش عملکرد، انگیزه و تعهد کارکنان بهبود یابد. این داده‌های غنی می‌تواند به شما کمک کند الگوها و مضامین را متوجه شوید، که می‌توانید از آنها برای ایجاد یک استراتژی عملی استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد تعامل را افزایش دهید و به اهداف تجاری گسترده‌تر خود نزدیک‌تر شوید.