استفاده از کارکنان: راهنمای منابع انسانی

هر کسب و کاری برای بهبود سودآوری خود باید درک محکمی از استفاده کارکنان در سازمان خود داشته باشد. با این حال، درک این معیار تجاری برای بهبود فرآیند استخدام، ایجاد فرهنگ کاری سالم و افزایش بهره‌وری برای متخصصان منابع انسانی بسیار مهم است.

به خواندن همه چیزهایی که در مورد استفاده از کارکنان به عنوان بخشی از منابع انسانی برای حمایت و پرورش کارکنان خود در محل کار نیاز دارید، ادامه دهید.

مطالب
نرخ بهره برداری کارکنان چقدر است؟
نحوه محاسبه میزان استفاده کارکنان
چگونه استفاده از کارمندان را ردیابی کنیم؟
منابع انسانی چه چیزی می تواند از میزان استفاده کارکنان بیاموزد و چگونه به بهینه سازی آن کمک کند؟

نرخ بهره برداری کارکنان چقدر است؟

استفاده از کارمندان به مقدار زمان کاری یک کارمند اشاره دارد که برای کارهای قابل پرداخت استفاده می شود.

نرخ بهره برداری کارمند درصدی از کل ساعات کاری یک کارمند است که صرف انجام کاری می شود که می تواند در مقابل وظایف اداری صورتحساب شود.

نرخ استفاده از کارکنان اغلب در خدمات حرفه ای و سازمان های مبتنی بر خدمات استفاده می شود. با این حال، سازمان‌های دیگر نیز می‌توانند از آن به عنوان یک معیار کلیدی برای اندازه‌گیری بهره‌وری فعلی تیم خود استفاده کنند.

برای محاسبه میزان استفاده یک کارمند برای یک دوره خاص (به عنوان مثال، یک هفته، ماه یا سال)، باید تعداد کل ساعات کار آنها و تعداد ساعاتی که قابل پرداخت بوده است را بدانید.

در بیشتر نقش‌های شغلی، یک کارمند 100٪ از زمان خود را در طول یک پروژه صرف کارهای قابل پرداخت نمی‌کند. این به این دلیل است که اغلب پروژه ها معمولاً به وظایف اداری از جمله ارسال ایمیل، تماس تلفنی و شرکت در جلسات نیاز دارند.

چرا استفاده از کارمندان را دنبال کنید؟

نرخ بهره برداری کارکنان ممکن است به عنوان یک اندازه گیری ساده ظاهر شود. با این حال، اندازه‌گیری و ردیابی آن می‌تواند تأثیر مثبتی بر سطح تعامل و بهره‌وری کارمند شما در کار داشته باشد. دانستن میزان استفاده از کارکنان شما همچنین سازمان را قادر می‌سازد تا نرخ سودآوری را برای خدمات تعیین کند، به کارکنان شما به طور منصفانه جبران خسارت کند، تصمیمات آگاهانه‌تری برای استخدام اتخاذ کند، و تعیین کند که آیا کارمندان بیش از حد کار می‌کنند یا کم استفاده می‌شوند و تغییرات را به عنوان بخش منابع انسانی اعمال کنند.

این نشان می دهد که کارکنان شما چقدر کارآمد هستند و سازمان شما چقدر منابع خود را مدیریت می کند. هر کارمند باید شرح وظایف خود را انجام دهد و به سازمان کمک کند تا شاهد افزایش مستمر درآمد باشد. چند ساعت از هفته کاری یک کارمند باید قابل پرداخت باشد تا کسب و کار شما سودآور بماند؟

هنگامی که ایده روشنی از نرخ مورد نظر در بخش های مختلف داشتید، سپس می توانید ببینید که آیا این نرخ برآورده شده است یا خیر. اندازه گیری استفاده از کارکنان هم نقاط قوت و هم ضعف عملکرد را برجسته می کند. این به سازمان کمک می کند شکاف ها را ببندد و آنچه را که کار می کند دو برابر کند.

نحوه محاسبه میزان استفاده کارکنان

یک فرمول ساده برای محاسبه میزان استفاده کارکنان وجود دارد:

نرخ بهره برداری = ساعت قابل پرداخت / ساعت کاری واجد شرایط

بیایید به یک مثال از این در عمل نگاه کنیم.

شارلوت یک طراح گرافیک در یک آژانس بازاریابی است.

او قراردادی دارد که هر هفته 40 ساعت کار می کند که 2080 ساعت در سال کار می کند. بیایید فرض کنیم که او هر سال چهار هفته مرخصی دارد، همراه با چند روز که در آن مریض است یا به دلیل تمرین غایب است. این باعث می شود که کل ساعات در دسترس او در هر سال به 1880 کاهش یابد.

در مرحله بعد، بیایید فرض کنیم که 1500 ساعت از آن ساعت صرف کار قابل پرداخت است. سپس می‌توانیم نرخ استفاده شارلوت را با جمع زیر محاسبه کنیم:

1500 / 1880 = 0.79

این بدان معناست که میانگین میزان استفاده از کارمندان شارلوت 79٪ است زیرا او 79٪ قابل پرداخت بود.

توجه به این نکته مهم است که به دلیل نیاز به کار داخلی (مثلاً جلسات، آموزش و وظایف مدیریت) نرخ استفاده از اکثر کارکنان هرگز به 100٪ نمی رسد.

بیشتر سازمان‌ها برای پاسخگویی به این وظایف و تعهدات دیگر، حدود 80 درصد استفاده را هدف قرار می‌دهند. با این حال، در برخی موارد نادر، استثناهایی در این مورد وجود خواهد داشت. به عنوان مثال، در شرکت‌های حقوقی و بانک‌های سرمایه‌گذاری مطالبه‌گر، ممکن است از کارمندان خواسته شود تا اواخر شب و آخر هفته‌ها کار کنند تا به نرخ بهره‌برداری بالاتری برسند. اما به عنوان یک قاعده کلی، این به عنوان یک استراتژی بلندمدت مطلوب نیست و بیشتر کسب و کارها 80 درصد را هدف قرار می دهند.

بیشتر سازمان‌ها نرخ‌های استفاده هدفمند را برای کارکنان خود تعیین می‌کنند و در عین حال تعداد ساعاتی را که برای انجام کارهای غیرقابل پرداخت هزینه صرف می‌کنند و تعداد ساعات قابل پرداخت مورد نیاز برای حفظ سودآوری را در نظر می‌گیرند.

نرخ های هدف بین بخش ها و نقش های شغلی متفاوت خواهد بود. کارکنان خط مقدم به طور کلی نرخ های بالاتری خواهند داشت. مدیران تمایل دارند نرخ های پایین تری داشته باشند زیرا زمان بیشتری را برای مدیریت سایر افراد و شرکت در جلسات صرف می کنند.

چگونه استفاده از کارمندان را ردیابی کنیم؟

اکنون که می دانید میزان استفاده از کارکنان شما چقدر حیاتی است، بیایید ببینیم چگونه می توانید از مدیران و تیم ها در اندازه گیری موثر آن برای ادامه سود و بهره وری در سازمان حمایت کنید.

ردیابی بهره وری و استفاده

چگونه می توانید آنچه را که اندازه گیری نمی کنید مدیریت کنید؟

پاسخ این است که شما نمی توانید!

در ظاهر، کارمندی که زود می آید و شب دیر وقت را ترک می کند، ممکن است به نظر برسد که سخت تر کار می کند و بیشتر کار می کند تا کارمندی که فقط بین ساعات قراردادی خود کار می کند. با این حال، این معیار دقیقی نیست که نشان دهد یک کارمند چقدر کارآمد است یا چقدر زمان و انرژی خود را به طور موثر صرف می کند.

بسیاری از کارمندان ساعات کمتری کار می کنند و به اهداف خود دست می یابند زیرا سازماندهی بیشتری دارند و کارآمدتر کار می کنند. تعداد ساعت ها به تنهایی لزوماً با نتیجه برابری نمی کند یا باعث سود نمی شود. این در مورد این است که آن ساعت ها چقدر سازنده هستند و چگونه مستقیماً به نتایج بهتر کمک می کنند.

اولین قدم برای ردیابی میزان استفاده کارکنان، داشتن یک نرم افزار اختصاصی ردیابی زمان یا برنامه ریزی در محل است. این به سازمان شما امکان می دهد ساعات کار کارکنان را در برابر پروژه ها و فعالیت های مختلف ردیابی کند. با گذشت زمان، این داده ها به شما درک بهتری از نحوه سپری کردن زمان کارمندان و میزان بهره وری آن زمان می دهد.

ردیابی ممکن است به سادگی پروژه های قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت، کار مولد یا غیرمولد باشد. همچنین ممکن است پیچیده‌تر باشد و شامل دسته‌های مختلفی مانند تحقیق و توسعه یا ورود به بازارهای جدید باشد که هر دو در درازمدت باعث سود می‌شوند.

بخش منابع انسانی می تواند به سازمان در تحقیق و اجرای ابزارهای ردیابی کمک کند. راه حل های نرم افزاری محبوب عبارتند از QuickBooks Time، Toggl و Harvest.

تجزیه و تحلیل داده ها

ردیابی این داده‌ها سازمان شما را قادر می‌سازد تا گزارش استفاده از کارمندان را تهیه کند که سپس می‌تواند تجزیه و تحلیل شود.

این به شرکت درک کاملی از کیفیت کار کارکنان و نتایجی که از نظر پیشنهادات شما به مشتریان و تعداد کلی شما ایجاد می کند، می دهد.

بسته به اینکه یک سازمان چقدر بزرگ است، تجزیه و تحلیل داده ها در نقش ها، مجموعه مهارت ها و بخش های مختلف ممکن است سودمند باشد. این می تواند به شما کمک کند تا دید کلی تری از ساختار کسب و کار به طور کلی داشته باشید.

صرف نظر از اینکه سازمان شما چه معیارهایی را برای اندازه گیری و تجزیه و تحلیل انتخاب می کند، مهم است که به خاطر داشته باشید که عوامل دیگری ممکن است بر نتایج تأثیر بگذارند. به عنوان مثال برنامه ریزی شما و عملکرد مدیران چقدر موثر است.

منابع انسانی چه چیزی می تواند از میزان استفاده کارکنان بیاموزد و چگونه می توانید به بهینه سازی آن کمک کنید؟

اگرچه استفاده از کارکنان اغلب به عنوان معیاری برای اندازه گیری و بهبود سود استفاده می شود، تمرکز اصلی آن بر کارکنان است. این بدان معناست که درس‌ها و فرصت‌های ارزشمندی برای بخش‌های منابع انسانی وجود دارد که از میزان استفاده از کارکنان یاد بگیرند و از مردم و فرهنگ سازمان در کل حمایت کنند.

در اینجا آنچه منابع انسانی می توانند از میزان استفاده کارکنان بیاموزند و چگونه می توانند به بهینه سازی آن کمک کنند آورده شده است:

تصمیمات استخدامی بهتری بگیرید

بخش ها و کارمندان با بالاترین میزان استفاده، تقاضای بیشتری دارند و بیشترین ارزش را ارائه می دهند. به همین ترتیب، کارمندانی که کمترین میزان استفاده را دارند، کمترین بهره وری را به شما نشان می دهند. آنها به احتمال زیاد برای نقش خود مناسب نیستند یا هدایت یا آموزش کافی را دریافت نمی کنند.

هنگامی که بدانید کدام مهارت‌ها برای مشتریانتان ارزشمندتر هستند و کدام کارمندان نرخ استفاده خوبی دارند، تصویر واضحی از مهارت‌هایی که بیشتر نیاز دارید خواهید داشت.

به عنوان یک بخش منابع انسانی، می توانید افراد بیشتری را با مهارت هایی که خواسته های مشتری شما را برآورده می کند جستجو کنید و افراد کمتری را استخدام کنید که این مهارت ها را ندارند. این احتمالاً منجر به افزایش رضایت شغلی، کاهش نرخ جابجایی کارکنان در سراسر تجارت و افزایش سود می شود.

یک محیط کار مشترک ایجاد کنید.

یک استراتژی کلیدی برای افزایش بهره وری و استفاده، توانمندسازی کارکنان و تشویق آنها به اشتراک گذاری ایده ها و دانش و همکاری در پروژه ها برای دستیابی به اهداف مشترک است.

برای دستیابی به این هدف، اطمینان حاصل کنید که اهداف سازمان و چشم انداز گسترده تر توسط مدیران مشخص شده و به طور منظم به روز شده و به همه کارکنان منتقل می شود. تشويق بحث و همكاري را مي‌توان بوسيله مناطق مختلف و فضاهاي مشترك الهام بخش كه در آن كاركنان مي‌توانند به تبادل نظر بپردازند، تسهيل شود. جفت کردن کارمندان از تیم های مختلف در پروژه های خاص می تواند راه دیگری برای افزایش حل مسئله و کارایی در انجام وظایف باشد.

یکی دیگر از نقش های حیاتی برای منابع انسانی این است که اطمینان حاصل شود که هر کارمند معتقد است سهم آنها به رسمیت شناخته شده و ارزش گذاری شده است.

بهبود سلامت کلی سازمان.

وقتی کارکنان شما شاد و موفق باشند، فرهنگ محل کار شما شاد و سالم خواهد بود.

نظارت بر میزان استفاده می تواند به اطمینان حاصل شود که کارکنان شما روزانه خوشحال هستند و احساس می کنند دانش، پشتیبانی و ابزار مناسب برای انجام موفقیت آمیز نقش خود را دارند.

نرخ پایین استفاده از کارکنان ممکن است نشان دهنده این باشد که یک کارمند برای نقش خود مناسب نیست یا به آموزش یا حمایت مدیریتی بیشتری نیاز دارد.

جلوگیری از فرسودگی کارگران

همچنین باید میزان استفاده بیش از حد بالا را کنترل کنید. این می تواند نشانه ای قوی از اینکه هر فردی بیش از حد کار می کند و در معرض خطر فرسودگی شغلی یا استرس شدید است به شما بدهد.

در حالی که هر کسب و کاری به طور طبیعی می خواهد نرخ بهره وری خود را افزایش دهد و سود ایجاد کند، این نباید به قیمت رفاه کارکنان شما باشد. این ممکن است به دستیابی به نتایج در کوتاه مدت کمک کند، اما یک استراتژی بلند مدت موفق نیست.

اطمینان حاصل کنید که مدیران تیم‌های خود را برای افزایش نرخ استفاده تحت فشار قرار نمی‌دهند. اگر نشانه‌ای از خطر فرسودگی شغلی کارکنان وجود دارد، در اسرع وقت به مدیران مربوطه اطلاع دهید و برای یافتن تعادل سالم‌تر با یکدیگر همکاری کنید.

به کارکنان فرصتی برای برتری دادن بدهید.

طرف دیگر طیف فرسودگی شغلی این است که آیا کارکنان شما به اندازه کافی به چالش کشیده می شوند؟

آیا آنها در نقش خود تنوع و چالش های کافی برای احساس هیجان و درگیر شدن در کار دارند؟

آیا آنها از استعدادها و قوت های طبیعی خود استفاده کامل می کنند؟

ما می دانیم که تشویق و توانمندسازی کارکنان برای استفاده از نقاط قوت طبیعی خود در محل کار منطقی است، اما چه تعداد از سازمان ها به طور فعال خارج از استارت آپ های سیلیکون ولی این کار را تشویق می کنند؟

تجزیه و تحلیل گالوپ نشان داده است که کارمندانی که از نقاط قوت خود در محل کار استفاده می کنند به طور مداوم از کارکنانی که این کار را نمی کنند بهتر عمل می کنند.

کارکنانی که هر روز از نقاط قوت خود استفاده می کنند عبارتند از:

• 3 برابر بیشتر احتمال دارد که کیفیت زندگی عالی را گزارش کنند
• 6 برابر بیشتر احتمال دارد در محل کار مشغول شوید
• 8 درصد بازدهی بیشتر
• 15 درصد کمتر احتمال دارد شغل خود را ترک کنند

ترویج پرداخت منصفانه

پرداخت تشویقی زمانی است که کارمندان پاداش هایی مانند پاداش یا سایر اشکال غرامت دریافت می کنند تا در شغل خود فراتر رفته و به نتایج عالی دست یابند. به عنوان مثال، بسیاری از افرادی که در بخش فروش کار می کنند به دلیل فراتر رفتن از سهمیه فروش خود در ماه یا سال پاداش دریافت می کنند.

پرداخت تشویقی می تواند به کارمندان کمک کند تا راه بیشتری را طی کنند و در محل کار بهره وری بیشتری داشته باشند.

آیا سازمان شما در حال حاضر هیچ گونه پرداخت تشویقی ارائه می دهد؟ و آیا به کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند با نرخ بهره‌برداری پایین بیش از حد حقوق می‌پردازید؟

همچنین ضروری است که به طور مداوم یک سیستم پرداخت منصفانه را در سراسر تجارت ترویج کنید. تجزیه و تحلیل پاداش می تواند به تعیین اینکه آیا سازمان شما در حال حاضر به کارمندان برای کاری که انجام می دهند پاداش می دهد و چگونه یک سیستم پرداخت منصفانه را در حین بررسی استفاده از آنها تنظیم می کند، کمک کند.

اندازه گیری میزان استفاده از کارکنان به بهبود استراتژی کارکنان شما کمک می کند.

ردیابی و تجزیه و تحلیل میزان استفاده از کارکنان در سازمان شما را قادر می سازد تا استراتژی کارکنان خود را بهبود بخشیده و محیط کاری سالم تری ایجاد کنید که در آن کارکنان شما شاد، درگیر و سازنده باشند.

بهبود نرخ بهره برداری مستلزم زمان و برنامه ریزی دقیق و اجرای استراتژی ها است. در ازای آن، در دراز مدت منجر به افزایش سود خواهد شد. به یاد داشته باشید که انتظارات را مدیریت کنید، اهداف معقولی تعیین کنید و تیم خود را تشویق کنید تا کارایی خود را افزایش دهند.

اگر می‌خواهید مجموعه مهارت‌های منابع انسانی خود را در آینده اثبات کنید و شایستگی‌های جدید منابع انسانی را توسعه دهید، برنامه گواهینامه همه شما می‌توانید بیاموزید را بررسی کنید!