راهنمای نهایی 2024 شما برای ایجاد یک برنامه کاری ترکیبی

همه گیری تاکید بیشتری بر مدل کار از راه دور ایجاد کرد. اما، در سال‌های بعد، تعداد فزاینده‌ای از کارگران خواستار ترتیبات کاری انعطاف‌پذیر بودند. در حالی که تعداد کمی از شرکت ها به اتخاذ یک مدل کار کاملاً از راه دور ادامه می دهند، بسیاری از آنها رویکرد ترکیبی را ترجیح می دهند که بهترین ها را در هر دو جهان نوید می دهد.

مطالعه ای توسط گالوپ نشان داد که بیش از نیمی از کارمندان دارای توانایی از راه دور انتظار و ترجیح می دهند کار ترکیبی داشته باشند و از هر 10 نفر 5 نفر در حال حاضر به صورت ترکیبی کار می کنند. بیایید کار ترکیبی، مزایا و معایب آن و چگونگی ایجاد یک برنامه کاری ترکیبی برای سازمان خود را بررسی کنیم.

مطالب
برنامه کاری ترکیبی چیست؟
مزایا و معایب ریموت کار هیبریدی
چگونه یک برنامه کاری ترکیبی برای سازمان خود ایجاد کنید
وضعیت فعلی کار از راه دور هیبریدی
نکاتی در مورد مدیریت نیروی کار ترکیبی
آینده کار ترکیبی
سوالات متداول

برنامه کاری ترکیبی چیست؟

یک برنامه کاری ترکیبی مزایای کار از راه دور و کار در دفتر را ترکیب می کند. به کارمندان این فرصت داده می شود که برای تعداد معینی از روزها در هفته از خانه کار کنند و مابقی در دفتر مورد نیاز هستند. این به کارگران کمک می کند تا از انعطاف پذیری بیشتر و حواس پرتی کمتری هنگام کار در خانه، علاوه بر تماس رو در رو با همکاران و روحیه تیمی که محیط اداری فراهم می کند، بهره ببرند. انتخاب و تعداد روزها برای برنامه کاری ترکیبی بسته به سازمان و نقش کارمند متفاوت است.

مزایا و معایب برنامه های کار از راه دور هیبریدی

برنامه های کاری ترکیبی می تواند تأثیر مثبت و منفی بر یک سازمان داشته باشد. بیایید این موارد را در زیر بررسی کنیم.

مزایا

• کارکنان راضی تر و درگیرتر هستند: به کارمندان قدرت دهید تا بر اساس نیازهای فردی خود در مورد زمان و مکان کار خود تصمیم بگیرند، و خواهید دید که کارکنان در محل کار شادتر و درگیرتر هستند که می تواند بهره وری را بهبود بخشد.
• بهبود فرهنگ شرکت: با انعطاف‌پذیری برای انجام کارهای متمرکزتر و انفرادی در خانه بدون حواس‌پرتی، احتمال بیشتری وجود دارد که کارمندان متعهد و آماده پذیرش فرهنگ در محل کار به دفتر کار بیایند، که می‌تواند تأثیر مثبتی روی آن داشته باشد.
• محل های کار کارآمدتر : تعداد کارمندان کمتر در دفتر در هر زمان معین به این معنی است که شما به فضای کمتری نیاز دارید و آزادی بیشتری در کاری که با آن فضا انجام می دهید دارید.
• هزینه های عملیاتی کمتر : کار ترکیبی مبلمان، تجهیزات، ثابت و فضای اداری مورد نیاز را کاهش می دهد و هزینه های ماهانه سازمان را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.
• استفاده کارآمدتر از زمان: اگر کارمندان شما وقت خود را برای رفت و آمد تلف نمی کنند، ممکن است متوجه شوید که آنها کارآمدتر هستند و وظایف را سریعتر انجام می دهند.

معایب

• همکاری چالش برانگیزتر است : تکرار یک محیط در دفتر در محیطی از راه دور، جایی که برای ارتباط همه افراد و الهام بخشیدن به ایده های جدید به فناوری تکیه می کنید، دشوار است.
• روابط کاری ممکن است آسیب ببیند : این بحث وجود دارد که اگر کارمندان برای مدت قابل توجهی از دفتر خارج شوند، روابط قوی با همکاران یا مدیرشان ایجاد نخواهند کرد، که برای ایجاد تیم های قوی ضروری است.
• فرآیندهای مختل شده : رویکرد ترکیبی می تواند مخرب باشد، زیرا کارکنان را ملزم می کند که از کار از راه دور به کار در محل به عقب و جلو بروند. علاوه بر این، ممکن است به دلیل ساعات کاری متفاوت، ارتباط با تاخیر مواجه شود که می تواند باعث تاخیر شود.
• هماهنگ کردن زمان‌بندی‌ها دشوارتر است : اگر به کارمندان این آزادی داده شود که ساعات کاری خود را تعیین کنند و محل کار خود را انتخاب کنند، هماهنگ کردن برنامه‌های همه افراد در یک تیم هنگام سازمان‌دهی جلسه می‌تواند دشوار باشد.
• فرصت های کمتر برای بازخورد و مربیگری : بسیاری از رهبران از برنامه کاری ترکیبی یا کاملاً از راه دور می ترسند زیرا معتقدند فرصت های بازخورد و مربیگری با حذف مقدار زمان تماس حضوری کاهش می یابد. این می تواند تأثیر منفی بر پیشرفت و پیشرفت شغلی کارکنان داشته باشد.

چگونه یک برنامه کاری ترکیبی برای سازمان خود ایجاد کنید

اگر می‌خواهید یک برنامه کاری ترکیبی برای سازمان خود ایجاد کنید، در اینجا چند گام مهم برای اطمینان از اینکه مطابق با نیازهای شما و کارمندان شما باشد، وجود دارد.

1. دلیل اینکه سازمان شما می خواهد کار ترکیبی را معرفی کند را بدانید

هنگام معرفی کار ترکیبی در سازمان خود، داشتن یک چشم انداز روشن که شما را در مراحل برنامه ریزی و اجرا راهنمایی می کند، ضروری است.

به عنوان مثال، آیا می خواهید بتوانید از یک استخر استعداد بیشتری استخدام کنید؟ آیا می خواهید تعادل کار و زندگی کارمندان خود را بهبود بخشیده و خطر فرسودگی شغلی را کاهش دهید؟ آیا می خواهید هزینه های صرف شده برای فضای اداری را کاهش دهید تا بتوانید آن پول را در جای دیگری در تجارت سرمایه گذاری کنید؟

2. میزان آمادگی سازمان را مشخص کنید

قبل از حرکت به یک برنامه کاری ترکیبی، ضروری است که سازمان برای حرکت آماده باشد. این شامل جلب حمایت مدیران، انتقال واضح برنامه‌ها و انتظارات‌تان و اطمینان از وجود زیرساخت‌های لازم برای دیدن شما در طول حرکت بدون ایجاد اختلال در کار است.

تعیین کنید که چقدر برای حرکت به یک برنامه کاری ترکیبی آماده هستید. اگر واضح است که شرکت هنوز برای چنین تغییر بزرگی آماده نیست، فهرستی از اقداماتی که باید برای رسیدن به آن انجام دهید تهیه کنید.

3. نظرات کارمندان را جمع آوری کنید

کارمندان شما بیشتر تحت تأثیر حرکت به یک برنامه کاری ترکیبی قرار خواهند گرفت، بنابراین مهم است که نظر آنها را بخواهید. ارسال نظرسنجی از کارکنان یا انجام مصاحبه های گروهی روشنگر خواهد بود.

برخی از سوالاتی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

• اکثر کارمندان شما ترجیح می دهند چند روز در دفتر کار کنید؟
• آیا آنها دوست دارند همان ساعاتی را که اکنون انجام می دهند کار کنند یا این شانس را دارند که ساعاتی را که به بهترین وجه برای آنها و سطح خروجی آنها مناسب است کار کنند؟
• آنها برای انجام کارهای روزانه خود به چه تجهیزات و نرم افزاری در خانه نیاز دارند؟
• آیا آنها از حرکت به سمت یک برنامه ترکیبی حمایت می کنند و دلیل پشت نظرات آنها چیست؟

4. امکان سنجی یک برنامه کاری ترکیبی را تعیین کنید

همه نقش‌ها برای کارهای ترکیبی مناسب نیستند، به همین دلیل ضروری است که همه نقش‌ها را در سازمان خود ارزیابی کنید و ببینید آیا کار ترکیبی قابل دوام است یا خیر. به عنوان مثال، برای مشاغلی که مشتری رو به رو هستند، مانند خرده فروشی خدمات مشتری و نقش مهمان نوازی، کارکنان باید هر روز در محل حضور داشته باشند.

تحقیقات با این ارتباط مرتبط است و نشان داده است که برنامه های کاری ترکیبی با نرخ پایین تری در صنایعی که به تعامل حضوری و نیروی کار در محل بیشتری نیاز دارند (مانند خرده فروشی، مراقبت های بهداشتی، تولید و ساخت و ساز) اتخاذ شده است. با این حال، فقط به این دلیل که برخی نقش‌ها در شرکت شما برای کار ترکیبی مناسب نیستند، به این معنی نیست که باید برنامه کاری ترکیبی را برای سایر کارمندان خود کنار بگذارید.

5. در نظر بگیرید که چه کسی برنامه کاری ترکیبی را تعیین می کند

همانطور که در بالا توضیح دادیم، تعدادی از مدل های مختلف برنامه کاری ترکیبی وجود دارد که توسط افراد مختلف در تجارت تصمیم گیری می شود:

1. کارفرمای رهبری
2. مدیر مستقیم یا سرپرست
3. تیم
4. کارمند رهبری کرد.

برخی از شرکت‌ها تیم‌ها را ترک می‌کنند تا برنامه‌ای را که به بهترین وجه با نیازهایشان مطابقت دارد تعیین کنند، در حالی که برخی دیگر برنامه‌ای را ایجاد می‌کنند که در سطح شرکت ارائه می‌شود. گاهی اوقات، کارمندان انتخاب روزهایی را دارند که در محل کار می کنند، در حالی که به دیگران روزهای خاصی داده می شود که باید در دفتر باشند.

هر گزینه مزایا و معایبی دارد، بنابراین هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه چه کسی برنامه کاری ترکیبی را در سازمان شما تعیین می کند، آنها را به دقت بسنجید.

وضعیت فعلی کار از راه دور هیبریدی

چندین شرکت خواستار بازگشت به دفتر پس از همه گیری شده اند. به عنوان مثال، جی پی مورگان چیس، سیاست حضور و غیاب ترکیبی خود را کنار گذاشت و مدیران را ملزم به بازگشت به دفتر (RTO) کرد. در همین حال، گلدمن ساکس (GS) به جمعه های تابستانی خود پایان داد (که در آن کارمندان جمعه از خانه کار می کنند) و اعلام کرد که پنج روز در هفته کارمندان را در دفتر می خواهد.

بر اساس یک نظرسنجی توسط Resume Builder، 90٪ از شرکت های مورد بررسی قصد دارند تا پایان سال 2024 سیاست های RTO را اجرا کنند. بسیاری از رهبران معتقدند که کار از راه دور منجر به عدم ارتباط بین کارمندان و سازمان می شود، در حالی که کار از دفتر منجر به مشارکت و بهره وری بیشتر کارکنان با این حال، با توجه به اداره آمار کار، بهره وری کارکنان در طول همه گیری 4.4 درصد افزایش یافته است و همچنان سال به سال افزایش می یابد.

علیرغم تغییر سیاست های شرکت ها، کارکنان همچنان انتظار دارند در یک محیط دور یا ترکیبی کار کنند. در واقع، طبق یک مطالعه گالوپ، از هر 10 کارمند دارای توانایی از راه دور، 8 نفر انتظار دارند که بتوانند به صورت ترکیبی یا کاملاً از راه دور کار کنند. علاوه بر این، با افزایش هزینه های رفت و آمد و مراقبت از کودکان، برخی از کارمندان مشتاق نیستند که آزادی خود را برای دورکاری کامل یا ترکیبی کنار بگذارند.

یک مطالعه توسط آزمایشگاه جغد نشان داد که 29٪ از کارگران هیبریدی و از راه دور انتظار دارند افزایش دستمزد هزینه های اضافی ناشی از رفتن به دفتر را جبران کند. در همین حال، 25 درصد از کارگران حاضر به کاهش 15 درصدی دستمزد در صورت داشتن ساعات کاری انعطاف پذیر هستند.

واضح است که در مورد کار از راه دور و ترکیبی، فشار و کششی بین کارمندان و کارفرمایان وجود دارد. در پاسخ، برخی از شرکت‌ها مدل کاری ترکیبی را برای برآورده کردن نیازهای کارکنان و نیازهای کسب‌وکار انتخاب کرده‌اند. به گزارش رزومه ساز، تعریف بازگشت به کار در حال تغییر است. به عنوان مثال، شرکت ها ممکن است RTO را به عنوان کار دو روز در هفته یا یک هفته در ماه در دفتر تعریف کنند – در نهایت به یک مدل کاری ترکیبی تغییر می کنند.

نکاتی در مورد مدیریت نیروی کار ترکیبی

در حالی که کار ترکیبی فواید زیادی دارد، مشکلات و چالش‌های رایجی وجود دارد که اغلب از ارزش افزوده آن جلوگیری می‌کند. منابع انسانی نقش مهمی در حل این چالش ها دارد. در اینجا چند نکته و بهترین شیوه برای مدیریت منابع انسانی برای مدیریت نیروی کار ترکیبی آورده شده است.

نکته 1: با استفاده از فناوری و ایجاد ریتم های ارتباطی منظم، شکاف های ارتباطی را پر کنید

ایجاد تعادل در ارتباطات بین کارمندان در دفتر و کارمندان از راه دور می تواند چالش برانگیز باشد. اگر راهبردهای ارتباطی به خوبی تعریف نشده و به طور مداوم اجرا نشوند، ممکن است اشتباه، عدم وضوح، یا احساس انزوا ایجاد شود. استفاده از فناوری و ابزارهای همکاری برای حمایت از کار ترکیبی ضروری است.

سرمایه گذاری در بسترهای ارتباط مجازی و مدیریت پروژه، همکاری یکپارچه بین تیم های پراکنده را تسهیل می کند. ادغام و حفظ ابزارهای ارتباطی و همکاری موثر که هم برای کارکنان در دفتر و هم برای کارمندان از راه دور می تواند پیچیده باشد. اطمینان از دسترسی همه به فناوری و آموزش لازم برای گردش کار یکپارچه بسیار مهم است.

نکته 2: از شمول، انصاف و سازگاری از طریق خط مشی ها و دستورالعمل های رسمی در مورد ترتیب کار ترکیبی اطمینان حاصل کنید.

حصول اطمینان از اینکه همه کارکنان بدون توجه به محل کارشان احساس مشارکت دارند و از فرصت های برابر برخوردار هستند، نیازمند تلاش فعال است. کارمندان از راه دور ممکن است احساس کنند از بحث های غیررسمی یا فرآیندهای تصمیم گیری کنار گذاشته شده اند. این بدان معناست که سیاست‌ها و رویه‌های موجود ممکن است نیاز به انطباق یا توسعه روش‌های جدید داشته باشند تا بتوانند راه‌های کار برای نیروی کار ترکیبی را تعریف و رسمی کنند.

این شامل خط‌مشی‌های مربوط به کار از راه دور، برنامه‌های انعطاف‌پذیر، و ردیابی حضور و غیاب است. همچنین باید مدیران را راهنمایی کند که چگونه اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم از راه دور فرصت‌های برابر برای مشارکت در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها دارند.

نکته 3: فرهنگ را از طریق هدفمندی، شفافیت و با ارتقای رفاه کارکنان تقویت کنید

در محیط‌های کاری ترکیبی، فرهنگ عمدتاً تحت تأثیر شیوه‌های منصفانه، منصفانه و شفاف است، به‌ویژه وقتی صحبت از عملکرد، شناخت و رفاه باشد. تعریف و اندازه‌گیری مداوم عملکرد برای کارمندان در دفتر و کارمندان از راه دور بسیار مهم است و بر نیاز به معیارهای منصفانه و شفاف با در نظر گرفتن محیط‌های کاری متنوع تأکید می‌کند.

حفظ سطوح بالای مشارکت کارکنان و حصول اطمینان از اینکه کارکنان از راه دور برای مشارکت‌هایشان به رسمیت شناخته می‌شوند، می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما برای تقویت فرهنگ مثبت بسیار مهم است. در محیط‌های کاری ترکیبی، ارتقای رفاه شامل تأکید بر تعادل بین کار و زندگی، فراهم کردن منابع برای شناسایی نشانه‌های فرسودگی شغلی، و تشویق پرداختن به چنین نگرانی‌هایی در تیم‌ها است.

دستیابی به تعادل بین کار و زندگی شخصی برای رفاه کارکنان در محیط های ترکیبی ضروری است، جایی که قطع ارتباط از کار می تواند چالش برانگیز باشد.

نکته 4: با توانمندسازی و حمایت مدیران برای رهبری در محیط های ترکیبی بر چالش های مدیریتی غلبه کنید.

مدیریت عملکرد، ارائه بازخورد و حفظ انسجام تیم در یک محیط ترکیبی ممکن است قلمرو جدیدی برای برخی از مدیران باشد. با مدیران همکاری کنید تا معیارهای عملکرد واضح و قابل اندازه‌گیری را برای کار در دفتر و کار از راه دور تعریف کنید. این تضمین می‌کند که انتظارات شفاف هستند و کارکنان بدون در نظر گرفتن محل کارشان در قبال محصولاتشان پاسخگو هستند. به مدیران کمک کنید تا حلقه‌های بازخورد منظم را با تیم‌های ترکیبی خود ایجاد کنند.

آنها را تشویق کنید تا در مورد پویایی تیم، همکاری و رضایت کلی کارکنان بازخورد دریافت کنند. مدیران را توانمند کنید تا انعطاف پذیری در نحوه انجام کار را بپذیرند. آنها را تشویق کنید تا به جای مدیریت خرد بر روی نتایج و نتایج تمرکز کنند و به کارمندان این امکان را می دهد که بتوانند به طور موثر برنامه ها و وظایف خود را مدیریت کنند.

نکته 5: با قرار دادن این بخشی از سیاست های کاری ترکیبی، ریسک های مربوط به امنیت داده ها را به طور فعال مدیریت کنید

تضمین امنیت اطلاعات حساس و حفظ استانداردهای حریم خصوصی داده ها در یک محیط کاری ترکیبی پیچیده تر می شود. با تیم های IT خود برای اجرای اقدامات امنیتی سایبری قوی همکاری کنید. اطمینان حاصل کنید که خط‌مشی‌های امنیت داده‌ها به وضوح تعریف و ابلاغ شده‌اند، از جمله دستورالعمل‌هایی برای مدیریت اطلاعات حساس، استفاده ایمن از دستگاه، و شیوه‌های دسترسی از راه دور.

نکته HR

اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما از فناوری لازم برای برقراری ارتباط و همکاری موثر برخوردار هستند. این به معنای ابزارهای همکاری مانند Slack و Asana و نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند Teams یا Zoom است. تجهیزات، از جمله وب کم، میکروفون و هدفون را فراموش نکنید.

آینده کار ترکیبی

با مزایای مرتبط با کار ترکیبی و تغییر انتظارات از کارکنان، اکثر سازمان ها پیش بینی می کنند که کار ترکیبی در آینده به یک هنجار تبدیل شود. با این حال، کار هیبریدی در آینده بیش از بحث در مورد کار در دفتر در مقابل کار از راه دور و چگونگی پیمایش موارد عملی خواهد بود.

• کار ترکیبی به یکی از اجزای کلیدی استراتژی استعدادهای گسترده‌تر تبدیل خواهد شد : با اتخاذ ترتیبات کاری ترکیبی انعطاف‌پذیر، سازمان‌ها می‌خواهند به مجموعه‌های استعداد متنوع‌تری دسترسی پیدا کنند که در گذشته به آن‌ها دسترسی نداشتند. با در نظر گرفتن عمدی این جنبه از استراتژی استعداد، دسترسی به استخرهای استعداد جهانی که از نظر جغرافیایی پراکنده هستند آسان تر می شود. این نیاز به بینش نیروی کار در مناطق مختلف جغرافیایی برای درک تقاضا و عرضه استعداد در این استخرهای استعداد دارد.
• فناوری نزدیکتر و ادغام انسان در کار ترکیبی و ایجاد یک تجربه معنادار : تا همین اواخر، فناوری به عنوان یک توانمندسازی کار ترکیبی دیده می شد. در آینده، نقش فناوری به شکل دهنده تجربه کاری ترکیبی تغییر خواهد کرد. این امر مستلزم پلتفرم های فناوری یکپارچه ای است که گردش کار یکپارچه را ارائه می دهد، وظایف تکراری را تقویت می کند و همکاری و بهره وری بیشتر را تسهیل می کند. هوش مصنوعی و یادگیری ماشین نیز نقش کلیدی به عنوان همراهان کار و هضم دانش دارند.
• بازتعریف بهره‌وری و عملکرد : با تکامل فضاهای کاری و روش‌های کار، عملکرد و بهره‌وری باید دوباره تعریف شوند. این امر مستلزم تغییر در تاکید بر خروجی ها، تلاش های مشترک و تحویل کار مستقل، بر خلاف اندازه گیری های مبتنی بر زمان است.
• ایجاد عدالت و شمول از طریق کار ترکیبی : یکی از بزرگترین مزایای استفاده نشده کار ترکیبی، پتانسیل آن برای ایجاد فراگیر و برابری است. این شیوه کار به کارمندانی که دارای معلولیت هستند و کارمندان اعصاب واگرا اجازه می دهد تا به شغل دسترسی پیدا کنند، جایی که محیط های اداری سنتی از لحاظ تاریخی موانع قابل توجهی را برای ورود و مشارکت بهینه ایجاد می کردند. این امر دسترسی به نیروی کار پنهان و استعدادهای دست نخورده ای را که این کارمندان به ارمغان می آورند، در عین ایجاد تغییرات سیستماتیک در شیوه های عادلانه محل کار و دسترسی به کار شایسته، باز می کند.

سوالات متداول