آموزش موثر کارمندان جدید: همه آنچه که برای شروع باید بدانید

آموزش کارکنان جدید برای موفقیت نیروهای جدید در نقش خود بسیار مهم است. وجه مشترک استخدام‌کنندگان جدید و مدیران استخدامی آنها، هیجان آنها برای انجام کار است. با این حال، راه اندازی کارمندان جدید برای موفقیت به معنای آموزش صحیح آنهاست. پس چگونه در مورد آموزش کارکنان جدید اقدام می کنید؟ و چگونه یک برنامه آموزشی استخدامی جدید تهیه می کنید؟ بیایید دریابیم.

مطالب
آموزش حضور در مقابل استخدام جدید
هدف از آموزش کارکنان جدید چیست؟
مشارکت با منابع انسانی و یادگیری و توسعه
اجزای کلیدی آموزش استخدام جدید
چگونه کارمندان جدید را به طور موثر آموزش دهیم؟

آموزش حضور در مقابل استخدام جدید

در حالی که آموزش حضور کارکنان و استخدام جدید هر دو از ابتدای سفر یک کارمند در سازمان شروع می‌شود و در هفته‌ها و ماه‌های اول استخدام ادامه می‌یابد، این دو فرآیند جداگانه هستند.

به محض اینکه کارمند پیشنهاد را بپذیرد، ورود به هواپیما آغاز می شود. این شامل تمام اجزای اداری و انطباق – مراجع، بررسی پیشینه، آزمایش دارو، I-9s، و معرفی سازمان، ارزش‌های آن و فرهنگ شرکت است. حضور در سازمان اغلب یک فرصت بازاریابی برای تأیید استخدام های جدید است که انتخاب درستی برای پیوستن به سازمان انجام داده اند. برخی از دلایلی که استخدام‌های جدید سازمان را جذاب می‌دانند، برجسته می‌شود.

در مقابل، آموزش استخدام جدید بر آموزش کارمندان نحوه تکمیل وظایف و نحوه کار با تجهیزات و نرم افزار متمرکز است. به عبارت دیگر، به کارکنان آموزش می دهد که چگونه کار را واقعاً انجام دهند. آموزش را می توان بخشی از حضور کارکنان در نظر گرفت.

چنین آموزش‌هایی به برنامه‌ریزی هدفمندتر و مهارت‌های سازمانی قوی برای ایجاد یک چارچوب ساختاریافته و بستری نیاز دارد که از آن استخدام‌های جدید می‌توانند کارمندان مولد باشند. تا حد زیادی، آموزش باید به نقش و کارمند سفارشی شود. درک ماهیت نقش، درک وضعیت فعلی کارمند (بازتابی از تجربیات، عادات و دانش گذشته)، برقراری ارتباط با وضعیت آینده آنها (جایی که باید در 3 تا 12 ماه آینده باشند)، و نقاط عطف مهم در طول راه. .

هیچ یک از موارد فوق بدون برنامه ریزی و گفتگو امکان پذیر نیست. مدیران باید به اندازه کافی روی موفقیت افراد جدید سرمایه گذاری کنند تا آموزش خود را از قبل برنامه ریزی کنند تا آنها را برای موفقیت تجهیز کنند.

هدف از آموزش کارکنان جدید چیست؟

هدف اصلی از آموزش کارکنان جدید، اطمینان از موفقیت آنها و بازگشت سرمایه در سازمان برای استخدام آنها است. آموزش آنها را برای انجام کارشان آماده می کند. شما همچنین می خواهید به آنها کمک کنید تا در اسرع وقت به طور مؤثرتری کار کنند. این همان چیزی است که کارمندان جدید شما نیز می خواهند. 76 درصد از افرادی که تازه استخدام شده اند، آموزش در حین کار را مهمترین فعالیت در هفته اول خود می دانند.

علاوه بر این، آموزش به آن‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر بهره‌ور شوند، و احتمال بیشتری وجود دارد که با شما بمانند. در واقع، 40 درصد از کارکنانی که آموزش های شغلی ضعیفی دریافت می کنند، در سال اول سازمان را ترک می کنند. این بدان معناست که سرمایه‌گذاری در آموزش کارکنان جدید به شما کمک می‌کند تا از جابجایی استخدام‌های جدید جلوگیری کنید و حفظ کارمندان را افزایش دهید.

علاوه بر این، یک برنامه آموزش کارکنان جدید با کیفیت بالا تأثیر مثبتی بر مشارکت کارکنان دارد. تحقیقات نشان می دهد که کارمندانی که احساس می کنند به اندازه کافی آموزش دیده اند، 27 درصد بیشتر از کسانی که این کار را ندارند، درگیر هستند.

مشارکت با منابع انسانی و یادگیری و توسعه

یک برنامه آموزش استخدام جدید موثر که برای کارمند و نقش مورد نظر قرار می گیرد، نیازمند تلاش مشترک بین مدیر استخدام، منابع انسانی، و L&D است. افراد جدید می خواهند مسیرهای یادگیری و شغلی آینده خود را در سازمان درک کنند. آنها می خواهند بدانند که کارکنان چگونه در سازمان پیشرفت می کنند و چگونه پیشرفت می کنند. آنها می خواهند از دام ها و مین های سازمانی دوری کنند. مدیر استخدام، با همکاری با منابع انسانی و تحقیق و توسعه، می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات قابل توجه استخدام‌های جدید کمک کند.

نقش HR و L&D درک مسیرهای یادگیری مرتبط با نقش، خانواده شغلی و واحد تجاری است. آنها همچنین باید در نظر بگیرند که چگونه نقش و خانواده شغلی با سایر خانواده های شغلی تلاقی می کنند تا مسیر یادگیری مناسب را برای کارمند ایجاد کنند.

از یک طرف، آموزش عمومی شرکتی وجود دارد که ممکن است نیاز به اصلاح سالانه داشته باشد. از سوی دیگر، آموزش هدفمندی نیز برای کارکنان جدید وجود دارد که ممکن است با پیوستن کارکنان جدید و ظهور نقش ها و تغییر اهداف سازمان، نیاز به تجدید نظر داشته باشند. بنابراین، منابع انسانی و تحقیق و توسعه باید از جهت‌گیری سازمان آگاه و نسبت به آن حساس باشند، تأثیری که هر تغییری بر واحد تجاری می‌گذارد، و اینکه چگونه این تغییرات به نقش کارمند تبدیل می‌شود.

مسیر یادگیری طراحی شده برای استخدام جدید نه تنها باید آنها را برای شش ماه آینده بلکه برای سال بعد نیز آماده کند.

41 درصد از متخصصان منابع انسانی معتقدند که آموزش در حین کار مهم ترین جنبه ی ورود به سیستم برای به روز رسانی و بهبود است. ساختن آموزش استخدام جدید به یک تلاش مشترک به شما کمک می کند تا یک برنامه آموزشی ایجاد کنید که واقعاً کارمندان جدید را برای موفقیت آماده کند.

اجزای کلیدی آموزش استخدام جدید

از طریق یک رویکرد هدفمند، مدیران می‌توانند بهتر درک کنند که شکاف‌های مهارتی بالقوه چقدر گسترده است و برای پر کردن آن‌ها چه چیزی لازم است. در طول دوره آموزشی، کارمند باید درک عمیق‌تری از مسئولیت‌های شغلی، شایستگی‌های اصلی، معیارهای کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد، اهداف بخش و فردی و در نهایت اینکه موفقیت برای این نقش چگونه است، به دست آورد. اطمینان حاصل کنید که بین اهداف استخدام‌های جدید و اهداف بخش ارتباط مستقیم برقرار می‌کنید.

انتظارات شغلی

مدیران باید با توضیح اینکه چه کاری باید انجام شود، چگونه باید انجام شود (هنجارهای فرهنگی و ترجیحات مدیریتی)، چه زمانی باید انجام شود (نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌های کلیدی) و چرا این نقش را انجام می‌دهند، برای تشریح کارکردهای اساسی کار صرف کنند. برای بخش و استراتژی سازمان مهم است.

در مورد سطوح نظارت و زنجیره فرماندهی بالاتر و پایین تر از موقعیت کارمند و مدیر آنها بحث کنید. یک نمودار سازمانی به آنها ارائه دهید که به آنها کمک می کند تا بفهمند چگونه در سازمان بزرگتر قرار می گیرند. آنها همچنین خواهند دید که ذینفعان داخلی خود در کجای نمودار قرار دارند.

اهداف و مقاصد دپارتمان

مدیر باید به راحتی اهداف، مقاصد و نحوه پشتیبانی آن از تمرکز استراتژیک سازمانی گسترده تر را توضیح دهد و مستنداتی ارائه دهد. این به استخدام جدید کمک می کند تا بفهمند چگونه آنها و نقش آنها به موفقیت بخش و سازمان کمک می کند. این باعث ایجاد حس مالکیت، هدف و تعلق در استخدام‌های جدید می‌شود.

فرآیندها و گردش کار

کارمندان جدید همچنین باید بدانند که کار چگونه انجام می شود – فرآیندها و گردش کار. بنابراین، آموزش در مورد نحوه ارائه یک محصول جدید به بازار، نحوه رسیدگی به ادعای بیمه یا نحوه تأیید زمان استراحت در سیستم مدیریت زمان برای موفقیت کارکنان جدید در نقش های خود بسیار مهم است. آنها به آموزش اختصاصی در مورد این فرآیندها و گردش کار و همچنین فرصت هایی برای تمرین قبل از انجام کار به طور مستقل نیاز دارند.

سیاست ها

در حالت ایده آل، کارمند باید به کتابچه راهنمای کارمند دسترسی داشته باشد. با این حال، بدیهی است که کارمند تنها مقدار زیادی را در یک زمان جذب می کند. برای کمک به تمرکز استخدام جدید، مدیر استخدام باید سیاست های کلیدی را برجسته کند. اینها شامل آیین نامه رفتار، مدیریت زمان و هر سیاست دیگری است که بر نقش تأثیر می گذارد.

فناوری و سیستم ها

برخی از سازمان ها از مک و برخی از رایانه شخصی استفاده می کنند. استخدام جدید ممکن است با مهارت و ترجیح یکی بر دیگری باشد. بنابراین، کارمند ممکن است نیاز به آموزش داشته باشد و برای مهارت لازم باید برخی از رفتارها و عادات را فراموش کند.

اکثر سازمان ها از چندین سیستم برای عملکرد کارآمد استفاده می کنند. ضروری است که استخدام جدید را با سیستم هایی که بیشتر مربوط به بخش و نقش آنها هستند معرفی کنید و نحوه استفاده از آنها را آموزش دهید. به عنوان مثال، سیستم های بایگانی الکترونیکی و کاغذی، سیستم های مدیریت زمان، HRIS و اینترانت.

ممکن است سیستم ها یا راه حل های نرم افزاری خاصی برای مدیریت پروژه ها در سازمان وجود داشته باشد. آموزش نحوه استفاده مؤثر از اینها، استفاده بهتر از زمان نسبت به یادگیری با آزمون و خطا است. همچنین بهره وری را بهبود می بخشد. دستورالعمل‌های رویه‌ای یا دستورالعمل‌های آموزشی نیز باید همراه با آموزش باشند.

ذینفعان کلیدی

مشتریان و ذینفعان کلیدی را در مراحل اولیه استخدام جدید شناسایی و معرفی کنید. آنها باید از نحوه تلاقی نقش هایشان و انتظارات منحصر به فردشان آگاه شوند. مدیران باید پروتکل ارتباط با ذینفعان و کارکنان در داخل و خارج از زنجیره فرماندهی را به اشتراک بگذارند.

مدیریت عملکرد

استخدام‌های جدید هیجان‌زده هستند تا خود را به مدیر و همتایان خود ثابت کنند. بنابراین، تهیه یک برنامه مدیریت عملکرد قبل از شروع کار کارمند ضروری است. همچنین آنها را با سیستم مدیریت عملکرد سازمان معرفی کنید.

در حالت ایده‌آل، طرح را ظرف 30 روز از تاریخ شروع کار با کارمند ارائه کرده و درمیان بگذارید. این برنامه باید به 90 تا 180 یا 365 روز اول ادامه یابد. بستگی به پیچیدگی نقش و سازمان دارد. این طرح همچنین اهدافی را که باید به آن دست یابند، نحوه اندازه گیری آنها، زمان موعد آنها و اینکه چه کسی آنها را ارزیابی می کند، مشخص می کند. بخشی از برنامه مدیریت عملکرد نیز تدوین برنامه ای برای آموزش های مورد نیاز و ترجیحی است که به تجهیز کارمند به دانش و مهارت برای انجام بهترین وظایف محوله کمک می کند.

انواع روش های تربیتی

روش آموزش به منابع سازمانی، پیچیدگی نقش و روش های مختلف یادگیری افراد بستگی دارد. بنابراین، برای اطمینان از درک اطلاعات منتقل شده باید از روش های مختلفی استفاده شود. هر چه سازمان و فرآیندها پیچیده تر باشد، آموزش و تکرار اهمیت فزاینده ای پیدا می کند. روش های آموزشی متفاوتی که می تواند برای کارکنان جدید مفید باشد عبارتند از:

1. یادگیری به رهبری مربی – به صورت حضوری، مجازی، یادگیری همزمان
2. یادگیری الکترونیکی – خود گام، بر حسب تقاضا، یادگیری قطره ای یا یادگیری ناهمزمان
3. آموزش در حین کار – یادگیری از طریق انجام
4. سایه کاری – دنبال کردن فردی در حین انجام وظایفی که کارمند جدید به عهده خواهد گرفت
5. منتورینگ – به کسی اختصاص داده می شود که بتواند آنها را اصلاح کند و در مورد پیشرفت در زمینه مورد علاقه خود به یک نقش یا سطح خاص مشاوره دهد.

چگونه کارمندان جدید را به طور موثر آموزش دهیم؟

در اینجا چک لیست آموزش استخدام جدید شما است.

1. قبل از اولین روز استخدام جدید خود شروع کنید – این بدان معنا نیست که شما باید از آنها بخواهید قبل از شروع به کار برای شما یک دوره آموزشی را تکمیل کنند. اما اگر به آنها بگویید چه انتظاراتی می توانند داشته باشند و L&D در سازمان شما چگونه به نظر می رسد، قدردانی خواهند کرد.
2. یک دستور کار ایجاد کنید – یک دستور کار یا یک برنامه باید شامل جدول زمانی، مربیان (در صورت وجود)، مواد آموزشی، اهداف و غیره باشد.
3. آموزش را هدفمند و مرتبط کنید – مطمئن شوید که آموزش اولیه بر شایستگی ها و وظایف اصلی که کارمند جدید در شغل خود به آن نیاز دارد تمرکز دارد. یک آموزش نقش خاص به اعضای جدید تیم کمک می‌کند تا سریع‌تر بهره‌ور شوند و آنها را برای موفقیت بلندمدت آماده کنند.
4. با کارمندان موجود در مورد محتوای آموزشی مشورت کنید – آنها بینش منحصر به فردی در مورد آنچه که استخدام‌های جدید واقعاً باید بدانند، چه زمانی و چگونه می‌توان آن را آموزش داد، خواهند داشت.
5. آموزش همتایان را استخدام کنید – همکاران با تجربه تر شما می توانند به آموزش همتایان خود کمک کنند.
6. مربیان را منصوب کنید – این افراد با تجربه می توانند به هدایت کارمندان در فرآیند آموزش کمک کنند و به آنها کمک کنند تا شایستگی های لازم را توسعه دهند.
7. مسیرهای یادگیری ایجاد کنید – به کارمندان توضیح دهید که چگونه مهارت های خود را در طول زمان ایجاد می کنند.
8. روش های آموزشی مختلف را با هم ترکیب کنید – مانند سایه کاری، یادگیری در حین کار، دوره های آنلاین، آموزش گروهی و موارد دیگر. به این ترتیب، سبک های مختلف یادگیری را نیز در نظر می گیرید.
9. تمرکز بر تیم سازی – تبدیل کردن آموزش استخدام جدید به یک فعالیت تیمی به شما کمک می کند مطمئن شوید که کارمندان جدید از همان ابتدا احساس می کنند که بخشی از تیم هستند.
10. به طور مکرر بازخورد خود را تبادل کنید – کارمندان جدید شما می خواهند بدانند که چگونه کار می کنند. وقت خود را صرف ارائه بازخورد در مورد نحوه آموزش آنها کنید. با این حال، شما همچنین می خواهید بدانید که آنها چگونه آموزش را می بینند.
11. بر آموزش مداوم تمرکز کنید – آموزش کارکنان جدید نباید زمانی متوقف شود که فرض کنید کارمند اکنون می تواند اصول اولیه را انجام دهد. اگر پتانسیل بالایی دارند می توانید به آموزش متقابل آنها یا ایجاد یک برنامه توسعه رهبری ادامه دهید.
12. هم در سطح فردی و هم در سطح تیمی آموزش دهید – آموزش در سطح تیم به کارمند جدید کمک می کند تا درک کند که تیم چگونه کار می کند، جریان کاری آن، و چگونه آنها در تیم قرار می گیرند.
13. از فناوری یادگیری استفاده کنید – سیستم های مدیریت یادگیری برای ارائه و پیگیری آموزش های استاندارد مفید هستند.
14. دسترسی به منابع آموزشی را فراهم کنید – اطمینان حاصل کنید که کارکنان جدید می توانند مواد آموزشی را بیابند و به طور مستقل به یادگیری ادامه دهند.
15. نظارت بر پیشرفت – و بررسی کنید که آیا کارکنان درک درستی از آنچه شما به آنها آموزش می دهید دارند یا خیر.

آخرین حرف به HR

آموزش کارمندان جدیدتان به طور موثر و ساختارمند به معنای ایجاد نیروی کار مولد و متعهد است. به جمع آوری بازخورد آنها ادامه دهید تا آموزش شما در آینده تاثیرگذارتر شود. آموزش استخدام جدید را به عنوان یک فکر بعدی تلقی نکنید، بلکه به عنوان بخشی اصلی از فرآیند پذیرش خود تلقی کنید. به این ترتیب، اطمینان می‌دهید که استخدام‌های جدیدتان سازنده، متعهد بوده و در سازمان شما باقی خواهند ماند.