مطالعه موردی: چگونه ما سطوح بهینه کارکنان را تعیین کردیم

چالش

اخیراً با یک بازیکن بزرگ در زیمبابوه قرارداد بسته بودیم. این شرکت می‌خواست بداند که آیا هزینه‌های غیرضروری نیروی کار را در نتیجه پرکاری می‌پردازد یا خیر. این تمرین ما را ملزم می‌کرد که به هر بخش برویم و مشخص کنیم که آیا این بخش در نقش‌های فردی و خانواده‌های شغلی‌اش پرکار است یا خیر و فرصتی برای شناسایی بخش‌هایی بود که کمبود نیرو داشتند. در این پست خواهید خواند که چگونه هزینه ها را کاهش داده و بهره وری را با کاهش پرسنل مازاد و از بین بردن کمبود نیرو کاهش داده ایم.

چطور مداخله کردیم

اغلب گفته می شود که متخصصان منابع انسانی هنگام انتخاب زمان استخدام، حفظ یا کوچک کردن نیروی کار خود بر قضاوت ذهنی تکیه می کنند. این منجر به پرسنل بیش از حد یا کمبود کارکنان می شود که به نوبه خود منجر به هزینه های غیرضروری نیروی کار یا عدم تحقق اهداف و ضرب الاجل می شود. برای جلوگیری از این امر، ما روشی را توسعه دادیم که شامل ورودی کارشناسان موضوع (سران بخش – HODs) و تکنیک‌های آماری در تعیین اینکه آیا تعدیل تعداد کار باید در هر نقش انجام شود یا خیر.

به طور کلی، روش شناسی ما به صورت زیر تعریف می شود:

1. تعریف محرک‌های تعداد کار – هر نقش شامل مجموعه‌ای از وظایف است. اگر فعالیت تجاری مرتبط با این وظایف تغییر کند، تعداد متصدیان مورد نیاز در نقش تغییر می کند. این امر به ویژه برای نقش های عملیاتی و تاکتیکی صادق است. به عنوان مثال، تعداد مورد نیاز یک معدن به تعداد شیفت های معدن بستگی دارد. تعداد افسران منابع انسانی که یک شرکت نیاز دارد به کل کارکنان آن بستگی دارد. تعداد شیفت ها و کل کارکنان شرکت به ترتیب محرک های تعداد کارمندان برای نقش های نگهبان و افسر منابع انسانی هستند.
2. تعامل HOD ها برای ارائه داده – ما مشارکت هر HOD را در مرحله جمع آوری داده ها تشویق می کنیم. این امر باعث تشویق این سهامداران مهم به خرید می شود زیرا شانس اجرای توصیه های ما را از سوی آنها افزایش می دهد. ما به همه HOD ها در این شرکت اهمیت ارائه داده های دقیق و نحوه استفاده از آن را توضیح دادیم. ما اطلاعات زیر را از هر HOD درخواست کردیم:
   1. میانگین تعداد کارمندان در هر سه ماهه در هر نقش
   2. درایورهای تعداد کار – برای تجزیه و تحلیل تعداد کارکنان مورد نیاز برای انجام کار
   3. میانگین دوره تصدی و میانگین حقوق کارکنان در هر نقش. هزینه های تعدیل نیرو در زیمبابوه به تعداد سال هایی که یک فرد در یک سازمان کار کرده و میانگین حقوق آنها مرتبط است.
   4. هزینه تخمینی استخدام کارمند بر اساس نقش
3. تجزیه و تحلیل داده ها – در جایی که بیش از یک محرک تعداد کار ارائه می شود، ما محرک های تعداد کار را با استفاده از میانگین های وزنی در یک اندازه گیری کل فعالیت تجاری ترکیب می کنیم. سپس مجموع فعالیت‌های تجاری حاصل را برای دوره مورد مطالعه رتبه‌بندی می‌کنیم: برای این تمرین خاص، ما هفده فصل تجاری داشتیم. اگر یک سه ماهه دارای فعالیت تجاری صفر درصد (0%) باشد، به این معنی است که در مقایسه با سه ماهه دیگر، سه ماهه کمترین فعالیت را دارد. اگر یک چهارم صد در صد (100%) فعالیت تجاری داشته باشد، به این معنی است که سه ماهه دارای بالاترین فعالیت تجاری ثبت شده در دوره مورد مطالعه است.
   فعالیت‌های کسب‌وکار رتبه‌بندی شده به‌عنوان فعالیت تجاری نسبی برچسب‌گذاری می‌شوند، زیرا آنها مقایسه چندین دوره هستند. ما از رگرسیون حداقل مربعات معمولی (رگرسیون OLS) برای ایجاد رابطه بین فعالیت تجاری نسبی و تعداد کارکنان در هر نقش استفاده می کنیم. در جایی که ضریب تعیین (R مجذور) کمتر از 50٪ است، از محاسبات نسبت ساده برای تعیین تعداد مورد نیاز کارمندان در یک نقش استفاده می کنیم.

مطالب مرتبط: همیشه به یادگیری ادامه دهید: 5 دوره آنلاین تجزیه و تحلیل منابع انسانی

نمودار زیر (برای بزرگنمایی کلیک کنید) نمونه ای از رابطه بین فعالیت تجاری نسبی و تعداد کارمندان در سمت تکنسین را نشان می دهد.

در مثال بالا، افزایش 22.5 درصدی در فعالیت تجاری نسبی نیاز به یک تکنسین اضافی برای حفظ حجم کاری دارد. یک R مربع برابر با 70.4٪ نشان می دهد که رابطه بین فعالیت تجاری و تعداد کارکنان قوی است. معادله رگرسیون OLS بیان شده می تواند برای تعیین تعداد مورد نیاز کارمندان با توجه به فعالیت تجاری نسبی فعلی استفاده شود. نقطه داده ایزوله با برچسب 98% فعالیت تجاری نسبی فعلی تکنسین ها را نشان می دهد.

مطالب مرتبط: چگونه می توان حداکثر ارزش را از امتیاز خالص پروموتر کارکنان دریافت کرد

با توجه به رابطه ایجاد شده بین فعالیت تجاری نسبی و تعداد تکنسین ها، خط روند نشان می دهد که تعداد کارکنان بیش از آنچه مورد نیاز است است. یک تنظیم رو به پایین از دو تکنسین، نقطه داده را به سمت پایین به سمت خط روند که نشان دهنده تعداد بهینه کارکنان است، تغییر می دهد. اگر نقطه زیر خط روند بود، تعدیل رو به بالا به سمت خط روند مورد نیاز است.

برای تعیین اینکه آیا یک بخش دارای پرسنل مازاد یا کم کار است، ما تعداد کارمندانی را تعیین می کنیم که اگر فعالیت تجاری نسبی به ترتیب در سطح صدک 25 و در سطح صدک 75 باشد، مورد نیاز است. اگر فعالیت تجاری نسبی یک بخش بالاتر از سطح صدک 75 باشد، ما آن بخش را به‌عنوان بالقوه کم پرسنل علامت‌گذاری می‌کنیم. اگر یک بخش فعالیت تجاری نسبی داشته باشد که کمتر از سطح صدک 25 آن باشد، آن را به عنوان پرسنل بالقوه اضافه می کنیم.

بحث در اینجا این است که یک سطح فعالیت تجاری نسبی طبیعی وجود دارد که نه خیلی زیاد است و نه خیلی پایین. انحراف قابل توجهی که بالاتر از 75 یا کمتر از 25 صدک نسبی سطح فعالیت تجاری باشد، نشان دهنده انحراف قابل توجهی از تعداد بهینه کارکنان است. اگر فعالیت تجاری نسبی به ازای هر کارمند خیلی زیاد باشد، احتمالاً کارمند دچار فرسودگی می شود، در حالی که اگر فعالیت تجاری به ازای هر کارمند خیلی کم باشد، ممکن است تعداد زیادی کارمند کار کمی انجام دهند.

نتایج

ما 63 کارمند را به عنوان پرسنل اضافی احتمالی برای این شرکت معرفی کردیم. ما نتایج را در قالب زیر برای هر بخش در داشبورد پویا مبتنی بر Microsoft Excel ارائه کردیم.

مثال بالا تنظیم رو به پایین توصیه شده 2 کارمند در نقش تکنسین را از 8 کارمند به 6 کارمند نشان می دهد. هزینه های تعدیل مربوط به این کاهش به 2800 دلار می رسد. پس انداز حاصل از این تعدیل به 16800 دلار در سال می رسد. تعداد ماه‌ها تا سربه سر نشان‌دهنده زمانی است که شرکت برای بازیابی هزینه‌های تعدیل در صورت اجرای این توصیه، طول می‌کشد. در این مثال، شرکت تنها به دو ماه برای بازیابی هزینه های تعدیل نیاز دارد. تمام این اطلاعات در یک ماشین حساب پویا در مایکروسافت اکسل خلاصه شده است. جدول زیر را ببینید (برای بزرگنمایی کلیک کنید).

جابجایی کارمندان

گزینه هایی برای تنظیم تعداد کار وجود دارد. به جای فسخ قراردادهای کاری، سازمان شما می تواند کارکنان یک خانواده شغلی را از یک نقش به نقش دیگر، در صورتی که یک نقش پر و دیگری کم کار باشد، تغییر دهد. برای اینکه این کار قابل اجرا باشد، کارکنان باید پس از تعیین تکلیف مجدد، ظرفیت ارائه خدمات را داشته باشند. برای شرکت مورد نظر در اینجا، اکثر کارکنان در موقعیت‌های عملیاتی مهارت‌های اولیه یکسانی داشتند و می‌توانستند مجدداً منصوب شوند که تعداد اخراج‌ها را به حداقل می‌رساند.

نتیجه گیری

با شناسایی وظایف کلیدی که توسط کارکنان در هر نقش انجام می شود، متخصصان منابع انسانی می توانند تصمیمات بهتری در مورد اینکه آیا باید کارکنان خود را استخدام، حفظ یا کوچک کنند، اتخاذ کنند. استفاده از تکنیک های آماری در ایجاد ارتباط بین فعالیت های تجاری و سطوح کارکنان، عینیت را در فرآیند تصمیم گیری به ارمغان می آورد. علاوه بر این، روند نظارت بر تعداد کار شما یک تمرین یکباره نیست. شما باید به طور مداوم بر پرسنل خود نظارت داشته باشید زیرا فعالیت های تجاری در نوسان است تا مطمئن شوید که کارمندان خود را به دلیل کمبود پرسنل بیش از حد کار نمی کنید یا هزینه های غیرضروری نیروی کار را به دلیل پرسنل اضافی پرداخت نمی کنید.

اعضای تیم

1. Memory Nguwi – مشاور مدیریت، مشاوران روانشناسی صنعتی
2. لئوپولد راموتسامایا – مشاور فناوری اطلاعات، مشاوران روانشناسی صنعتی
3. Tapiwa Chipoyera – مشاور پژوهشی، مشاوران روانشناسی صنعتی

مقالات قبلی ما را در مورد عوامل کلیدی عملکرد فروش خرده فروشی و نحوه کاهش تصادفات محل کار با استفاده از تجزیه و تحلیل افراد بررسی کنید.