شاخص های کلیدی منابع انسانی: همه آنچه که باید بدانید [+ 17 مثال]

«بدون داده ها، شما فقط یک فرد دیگر هستید که نظر دارد»، مسلماً معروف ترین نقل قول دکتر ویلیام ادواردز دمینگ، آماردان و مشاور مدیریت آمریکایی با نفوذ است. مطمئناً، شاخص‌های کلیدی عملکرد در منابع انسانی – شاخص‌های کلیدی عملکرد – برای استفاده حداکثری از داده‌های مربوط به پرسنل و نیروی کار به‌عنوان یک کل بسیار مهم هستند.

اگر نتایج کار خود را نسنجید، بهبود در مدیریت افراد غیرممکن است. اگر “عملکرد خوب” را تعریف نکنید و چگونه می توانید آن را اندازه گیری کنید، چگونه متوجه خواهید شد که آیا عملکرد خوبی دارید؟

بنابراین در تجارت، اگر عملکرد منابع انسانی خود را اندازه نگیرید، چگونه متوجه خواهید شد که چقدر موفق هستید؟ برای اندازه گیری موفقیت، به شاخص های عملکرد نیاز دارید.

در این وبلاگ، به بررسی دقیق KPIها در HR می پردازیم، که می توانید در برنامه گواهینامه معیارهای منابع انسانی و داشبورد ما نیز به طور عمیق آن را بررسی کنید. ما در مورد چیستی آنها صحبت خواهیم کرد، چگونه می توانید از آنها استفاده کنید و چارچوبی برای ایجاد آنها ارائه می دهیم!

مطالب
KPIهای منابع انسانی چیست؟
فهرست شاخص های کلیدی منابع انسانی
ویژگی های KPI های HR خوب
KPIهای پیشرو در مقابل عقب ماندگی
ایجاد یک کارت امتیازی HR KPI: یک مورد واقعی تجاری
الگوی KPI منابع انسانی

KPIهای منابع انسانی چیست؟

برای پاسخ به این سوال، ابتدا باید به شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) نگاه کنیم. KPIها معیارهای استراتژیک هستند. KPI یک معیار قابل سنجش است که برای ارزیابی میزان اثربخشی یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی تجاری استفاده می شود. این بدان معنا نیست که هر چیزی که می توانید اندازه گیری کنید KPI در HR است. تنها معیارهایی که ارتباط مستقیمی با استراتژی سازمانی دارند را می توان KPI نامید.

شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی (HR KPIs) معیارهای HR هستند که برای مشاهده اینکه چگونه منابع انسانی به بقیه سازمان کمک می کند استفاده می شود. این بدان معناست که یک KPI در منابع انسانی میزان موفقیت منابع انسانی در تحقق استراتژی منابع انسانی سازمان را اندازه گیری می کند.

استراتژی منابع انسانی از استراتژی سازمانی پیروی می کند. به عبارت دیگر، شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی عملکرد سازمانی را برای منابع انسانی منعکس می کنند، زیرا بر اساس نتایج منابع انسانی مرتبط با دستیابی به اهداف تجاری تعریف می شوند. این اهداف تجاری اغلب در کارت امتیازی متوازن فرموله می شوند.

بیایید از یک مثال برای نشان دادن نحوه کارکرد آن استفاده کنیم.

Dodgers سازمانی است که تلاش می کند در یک چشم انداز بسیار رقابتی نوآوری کند. به همین دلیل، هیئت مدیره تصمیم گرفت که هزینه ها را در همه جا کاهش دهند، به جز در بخش نوآوری محصول. سوال این است که چگونه این هدف به شاخص های کلیدی منابع انسانی ترجمه می شود؟

کل سازمان نیاز به صرفه جویی در پول دارد، از جمله منابع انسانی. برای مثال، این کاهش می تواند در مورد هزینه های استخدام اعمال شود. هزینه در حال حاضر 500000 دلار است و باید به 400000 دلار کاهش یابد. در این مورد ” هزینه استخدام به دلار ” KPI است، امتیاز فعلی 500000 دلار و هدف برای این KPI 400000 دلار است.

دومین KPI HR می تواند «رفتار نوآورانه» باشد که در نظرسنجی مشارکت سالانه اندازه گیری می شود. امتیاز آن در مقیاس 10 امتیازی در حال حاضر 6.2 است. هدف روی 7.5 یا بالاتر تنظیم شده است. دستیابی به این امر مستلزم کمی کار است!

الگوی HR KPI می تواند به صورت زیر باشد.

منابع انسانی می تواند چندین KPI را برای رسیدن به یک هدف تجاری خاص اضافه کند. هر یک از این KPI ها را می توان به اهداف کوچکتر تقسیم کرد.

برای تحقق استراتژی منابع انسانی، بهترین کار این است که این KPI ها همسو باشند. با این حال، گاهی اوقات، آنها در تضاد هستند.

به عنوان مثال، اگر مجبور به کاهش هزینه ها در بودجه یادگیری و توسعه خود باشید و در عین حال سعی در تحریک نوآوری داشته باشید، با انتخاب دشواری روبرو هستید. چالش استراتژیک تحریک نوآوری و در عین حال کاهش بودجه آموزشی است. این مثال خوبی است از اینکه چگونه شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی به منابع انسانی کمک می کنند تا اهداف استراتژیک خود را محقق کند و به اهداف بقیه سازمان کمک کند.

فهرست شاخص های کلیدی منابع انسانی

بسیاری از مقالاتی که به صورت آنلاین پیدا می‌کنید، ده‌ها و گاهی نزدیک به صد KPI را فهرست می‌کنند. گول نخورید: بیشتر اینها معیارهای ساده منابع انسانی هستند که ردیابی آنها مهم نیست، زیرا معمولاً با استراتژی سازمانی همخوانی ندارند.

در زیر چند نمونه از آنچه KPI های منابع انسانی نیستند آورده شده است:

• میانگین هزینه مصاحبه
• میانگین طول قرار دادن
• میانگین طول خدمت
• حقوق متوسط
• میانگین تعداد ساعات آموزش به ازای هر کارمند
• میانگین تعداد روزهای مرخصی برای هر کارمند
• میانگین تعداد مرخصی بدون حقوق به ازای هر کارمند
• میانگین سن بازنشستگی
• هزینه جبران خسارت به عنوان درصدی از درآمد
• رضایت از آموزش کارکنان
• نسبت HR به FTE
• و غیره

چرا اینها KPI نیستند؟ زیرا آنها چیزی در مورد اثربخشی به ما نمی گویند. به عنوان مثال، آیا به ازای هر 100 کارمند به 1 کارمند HR نیاز داریم یا 1.5؟ صرفاً اندازه گیری نسبت HR به FTE پاسخی به این سؤال نمی دهد.

به طور خلاصه، هیچ یک از این معیارها به طور مستقیم به رسیدن به استراتژی سازمان کمک نمی کند.

KPIهای مورد استفاده در یک سازمان منحصر به فرد هستند. هر سازمانی متفاوت است – و KPIها باید این منحصر به فرد بودن را منعکس کنند.

در اینجا لیستی از 17 KPI نمونه وجود دارد که می توانید در داشبورد HR خود قرار دهید:

• میزان غیبت : میزان غیبت در سازمان معمولاً از تقسیم تعداد روزهای کاری که کارمند در آن غیبت داشته است بر تعداد کل روزهای کاری آنها محاسبه می شود.
• هزینه غیبت : کل هزینه غیبت با احتساب حقوق کارکنان، هزینه مدیریت غیبت و هزینه جایگزینی محاسبه می شود. این KPI به ویژه برای کشورهای اروپایی با اتحادیه های کارگری قوی و درجه بالایی از حمایت از کارمندان مرتبط است.
• رضایت از مزایا : رضایت از مزایای کارکنان معمولاً از طریق نظرسنجی مشارکت کارکنان اندازه گیری می شود. این موارد می تواند در کاهش جابجایی کارکنان بسیار مفید باشد.
• نرخ بهره وری کارکنان : اگرچه محاسبه این معیار دشوار است، اما چیزی در مورد ظرفیت رشد از نظر تولید سرمایه انسانی می گوید. اغلب به سرعت مربوط می شود یا می تواند دقت را منعکس کند.
• شاخص رضایت کارکنان : رضایت کارکنان از طریق نظرسنجی های نگرش و مشارکت کارکنان اندازه گیری می شود. نارضایتی یکی از دلایل رایج جابجایی کارکنان است.
• شاخص مشارکت کارکنان : مشارکت کارکنان نیز از طریق نظرسنجی های نگرش یا مشارکت اندازه گیری می شود. مشارکت بالای کارکنان، بهره وری بالاتر، خدمات بهتر به مشتریان، گردش مالی کمتر و بسیاری از نتایج مرتبط و مثبت دیگر را پیش بینی می کند.
• شاخص نوآوری کارکنان : نوآوری نیز از طریق نظرسنجی نگرش یا مشارکت اندازه گیری می شود. نوآوری بیشتر و بیشتر عامل اصلی موفقیت کسب و کار است. این نقش منابع انسانی است که این نوآوری را فعال کند.
• نرخ ارتقای داخلی : این KPI با تقسیم تعداد وظایف ارشدی که از طریق ارتقای داخلی تکمیل شده اند بر تعداد کل پست های ارشد پر شده اندازه گیری می شود. استخدام‌های داخلی اغلب سریع‌تر انجام می‌شوند، خطر استخدام بد را کاهش می‌دهند و مدت بیشتری در این نقش باقی می‌مانند.
• امتیاز خالص پروموتر : امتیاز خالص پروموتر (NPS) روشی عالی برای اندازه گیری درجه ای است که کسی یک سرویس یا کسب و کار را به شخص دیگری توصیه می کند. برای اینکه بدانید کارکنان چقدر از خدمات منابع انسانی راضی هستند، می توانید NPS منابع انسانی را اندازه گیری کنید. با استفاده از NPS، می توانید اندازه گیری کنید که افراد تا چه حد کار کردن در سازمان را توصیه می کنند. بسته به اهداف استراتژیک شما، NPS می تواند یک KPI قوی برای منابع انسانی باشد.
• درصد هزینه نیروی کار : این معیاری است که هزینه نیروی کار را می گیرد و آن را بر کل هزینه ای که سازمان با آن مواجه است تقسیم می کند. این KPI، اگرچه اغلب مورد استفاده قرار نمی گیرد، می تواند برای اهداف کاهش هزینه یا کمک به بهبود اتوماسیون/ربات سازی در یک سازمان استفاده شود.
• کیفیت استخدام : کیفیت استخدام درصدی از استخدام‌های جدید است که توسط مدیرشان در طول بررسی عملکردشان رتبه خوبی دریافت می‌کنند. کیفیت استخدام نشان می دهد که منابع انسانی چقدر در جذب و انتخاب نامزدها موثر است. حفظ کیفیت بالای رتبه استخدام سازمان را قادر می سازد تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد.
• نرخ گردش مالی : گردش مالی یک معیار بسیار رایج و همچنین یک KPI مهم است، زیرا گردش مالی بالا می تواند بسیار پرهزینه باشد.
• نرخ گردش غیر ارادی : همه گردش مالی داوطلبانه نیست. این تعداد استعفاهای کارفرما به عنوان درصدی از کل استعفاها است.
• نرخ جابجایی داوطلبانه : این تعداد استعفای کارکنان به عنوان درصدی از کل استعفاها است.
• نرخ گردش مالی ناخواسته : همه گردش مالی بد نیست. وقتی بازیگران بد می روند معمولا مثبت است. این تعداد مجریان خوب خروجی به عنوان درصدی از کل اجراکنندگان است.
• اثربخشی آموزش : آموزش باید برای رسیدن به هدف(های) خود مؤثر باشد.
• نرخ ترک 90 روزه : یا نرخ ترک 360 روزه. این تعداد استخدام هایی است که ظرف 3 ماه یا یک سال کار را ترک می کنند. یک درصد دو رقمی در حال حاضر بسیار بد است. این وظیفه منابع انسانی است که افراد مناسب را به خدمت بگیرد. عدم انجام این کار تأثیر قابل اندازه گیری منفی بر اثربخشی سازمانی خواهد داشت. این یک KPI کلیدی استخدام است.

ویژگی های KPI های HR خوب

اکنون تفاوت بین معیارها و KPIها را می دانید و می دانید که چگونه به شاخص های عملکرد کلیدی منابع انسانی دست پیدا کنید. سوالی که باقی می ماند این است که “ویژگی های KPI های منابع انسانی خوب چیست؟”

در مقاله ای در سال 2009، اکرسون تعدادی از ویژگی های KPIهای “خوب” را توصیف می کند.

• Sparse: شما باید فقط روی چند KPI HR تمرکز کنید. به دلایلی به آنها شاخص های کلیدی عملکرد گفته می شود. روی موارد ضروری تمرکز کنید و بقیه را کنار بگذارید. قانون کلی باقی می ماند: هر چه کمتر، بهتر.
• Drillable: شما باید بتوانید جزئیات را سوراخ کنید. چرا ما به هدف هزینه های استخدام خود نمی رسیم؟ چه گروه هایی پرهزینه ترین برای استخدام هستند؟ با حفاری کردن، می توانید به راحتی موفقیت آینده خود را پیش بینی کنید و ببینید در کجا پیشرفت وجود ندارد.
• ساده: کاربران باید KPI را درک کنند. اگر ساده نباشد، برقراری ارتباط و تمرکز روی آن سخت است.
• قابل اقدام: دلیل اینکه HR فقط بر KPIهای مرتبط با نتایج منابع انسانی تمرکز می کند این است که آنها می توانند بر آنها تأثیر بگذارند. منابع انسانی مسئول درآمد یا موفقیت فروش نیست. فقط روی شاخص های کلیدی عملکرد تمرکز کنید که می توانید بر چه نتایجی تأثیر بگذارید.
• Owned: مطابق با نکات قبلی، KPIها باید صاحب داشته باشند. این مالک در صورت موفقیت پاداش دریافت می کند و در صورت عدم اصابت به هدف مسئول خواهد بود. مالک KPI منابع انسانی احتمالاً یکی از اعضای ارشد تیم مدیریتی است – مانند یک رهبر بخش یا مدیر.
• همبسته: KPI باید با نتیجه مورد نظر مرتبط باشد. وقتی در مورد اهداف کسب و کار صحبت می کنیم، KPIهای منابع انسانی باید با این نتایج کسب و کار مرتبط باشند. با استخدام افراد با عملکرد بهتر مستقیماً به صرفه جویی در هزینه نخواهید رسید.
  استخدام مجریان خوب حیاتی است، اما زمانی که شرکت برای بقای خود نیاز به کاهش هزینه دارد، این نباید تمرکز اصلی شما باشد. شاید بتوانید هزینه استخدام را تا 30 درصد کاهش دهید بدون اینکه واقعاً کیفیت استخدام را کاهش دهید. این مهمتر است زیرا به تحقق استراتژی شرکت کمک می کند.
  گریفین (2004) بیان کرد که باید ارتباط مستقیمی از KPI به اهداف، از اهداف به اهداف و از اهداف به استراتژی وجود داشته باشد.
• تراز: همسویی KPIهای منابع انسانی چیزی است که قبلاً به طور خلاصه به آن اشاره کردیم. KPI ها نباید یکدیگر را تضعیف کنند.

چارچوب ساده‌تری وجود دارد که همه ما با آن آشنا هستیم که خلاصه‌ای از موارد بالا است. جایگزینی که توسط Hursman (2010) تعریف شده است، مخفف معروف SMART است. این مخفف است

• خاص
• قابل اندازه گیری
• قابل دستیابی
• مربوطه
• محدود به زمان

دانستن این معیارها باید به شما در ایجاد شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی مرتبط که برای موفقیت نیاز دارید کمک کند. میانگین طول خدمت یک KPI هوشمند نیست. در حالی که به راحتی قابل اندازه گیری و دستیابی است، هوشمند، مرتبط یا محدود به زمان نیست. مدت زمانی که یک کارمند در یک شرکت می ماند به خودی خود نشان دهنده میزان کارآمدی، بهره وری یا نوآوری آنها نیست. با نیازها و اهداف کلی کسب و کار ارتباطی ندارد.

در مقابل، نرخ ارتقای داخلی یک KPI هوشمند است. این هوشمند است زیرا نشان می دهد که چگونه کارکنان مهارت ها و پیشرفت خود را توسعه می دهند یا نه. قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان است. چنین KPI نشان می دهد که تعداد کارکنان از طریق شرکت افزایش می یابد. از منظر هزینه، برای یک سازمان سودمند است. اگر شرکتی مجبور به استخدام خارجی نباشد، در هزینه ها صرفه جویی می کند.

در دوران تحصیلات تکمیلی، یک سری مصاحبه با مدیران منابع انسانی مختلف انجام دادم. یکی از سوالاتی که از آنها پرسیدم این بود: عملکرد خوب برای منابع انسانی چگونه است؟

هنوز پاسخ اولین مدیر منابع انسانی را که این سوال را پرسیدم به یاد دارم. او رئیس HR در یک سازمان حسابداری برتر در هلند بود و پاسخ او این بود: “ما در منابع انسانی چنین چیزی نداریم”.

وقتی از او پرسیدم منظورش چیست، او توضیح داد که کارش را انجام داده و همه چیز را به خوبی اجرا کرده است. وقتی از او پرسیدم که عملکرد او به عنوان یک مدیر منابع انسانی چگونه اندازه گیری می شود، او گفت: “اینطور نیست”.

این من را شگفت زده کرد. چیزی که من را بیشتر متعجب کرد این بود که او اصلاً این موضوع را عجیب نمی دید. علاوه بر این، این یک سازمان حسابداری بود، اعداد محور باید در DNA آنها باشد!

KPIهای پیشرو در مقابل عقب ماندگی

تمایز نهایی که باید در آن غواصی کرد، تمایز بین KPIهای پیشرو و عقب مانده است. کاپلان و نورتون (2007)، محققانی که کارت امتیازی متوازن را ارائه کردند، تفاوت را در مقاله خود توضیح می دهند.

یک شاخص پیشرو به تحولات و علل آینده اشاره دارد. این شاخص ها مقدم بر یک رویداد هستند. به عنوان مثال، بهره وری یک KPI پیشرو برای هزینه نیروی کار است.

شاخص عقب ماندگی به تحولات و اثرات گذشته اشاره دارد. این نشان دهنده نتایج گذشته KPIها است. اگر بهره‌وری یک KPI پیشرو در HR برای هزینه نیروی کار باشد، نرخ بیماری یک KPI عقب مانده خواهد بود. یک KPI جایگزین جایگزین، هزینه نیروی کار برای هر کارمند است.

هنگامی که هدف کسب و کار حمایت از صلاحیت کارکنان باشد، شاخص پیشرو و عقب مانده مربوطه چه خواهد بود؟ برای مثال زمانی که صلاحیت (دوباره) ثابت برای ارائه خدمات واجد شرایط ضروری است، این موضوع مرتبط است.

در این مورد، شاخص پیشرو می تواند زمان رسیدن به مهارت باشد – هر چه کارکنان سریعتر آموزش را کامل کنند، دانش سریعتر اجرا می شود. این به بهره وری و نوآوری در سراسر یک سازمان کمک می کند. شاخص عقب ماندگی می تواند درصد کارکنانی باشد که صلاحیت را تکمیل کرده اند.

همانطور که در این مثال‌ها مشاهده می‌کنید، شاخص‌های اصلی اغلب کمتر دقیق هستند، اما بینش جالبی را در مورد عملکرد مداوم KPI ارائه می‌دهند. نشانگر عقب ماندگی دقیق تر است، اما فقط پس از این واقعیت.

گنجاندن این انواع مختلف KPI به ایجاد کارت امتیازی کمک می کند که هم آینده را پیش بینی کند و هم موفقیت تاریخی را دنبال کند.

ایجاد یک کارت امتیازی HR KPI: یک مورد تجاری واقعی

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، همه KPIها مرتبط نیستند. همه KPIها به درک عملکرد منابع انسانی کمک نمی کنند. در این بخش، مثالی از نحوه ایجاد یک الگوی HR KPI برای یک بخش استخدام ارائه خواهیم داد. این مثال بر اساس یک شرکت واقعی در بخش دریایی است.

بخش دریایی غرب در آب های دشواری قرار دارد. جایی که 50 سال پیش، بیشتر کشتی‌ها در خانه ساخته می‌شدند، این روزها ساخت کشتی‌های باری و تانکرهای بزرگ در شرق آسیا بسیار ارزان‌تر است.

رقابت با نیروی کار ارزان و فولاد چین برای این شرکت کشتی سازی مستقر در ایالات متحده دشوار بود. بنابراین یک استراتژی تمایز هزینه قابل اجرا نبود.

این شرکت خاص تصمیم گرفت سرمایه گذاری زیادی در فناوری و نوآوری انجام دهد، زیرا می دانست که بیشتر مشتریان فعلی آنها به مهارت های کشتی سازی با فناوری پیشرفته (عمدتا کشتی های کوچکتر) با قیمت بسیار بالاتر علاقه مند هستند.

اهداف استراتژیک هرگز به صورت مجزا اتفاق نمی‌افتند. این سازمان نمونه باید هزینه ها را کاهش دهد و در عین حال از طریق استخدام هوشمندتر نوآورتر شود.

• آنها باید هزینه های استخدام را کاهش دهند
• آنها می خواهند متخصصان واجد شرایط بیشتری را استخدام کنند

نقشه استراتژی استخدام در تصویر زیر نشان داده شده است.

فلش های آبی در الگو روابط داخلی بین اهداف مختلف را نشان می دهد. هیئت اجرایی اهداف استراتژیک را تعیین می کند. مدیر منابع انسانی اهداف منابع انسانی را تعیین می کند.

در مرحله بعد باید برای هر هدف یک یا چند KPI ایجاد کنیم. چگونه کاهش زمان تحویل را اندازه گیری می کنید؟ و در مورد جذابیت شما به عنوان یک کارفرما چطور؟

پس از تعریف KPI برای هر هدف، باید امتیاز فعلی و هدف خود را مشخص کنید. الگوی KPI حاصل می‌تواند به شکل زیر باشد.

الگوی KPI منابع انسانی

و در اینجا، الگوی تکمیل شده KPI منابع انسانی ما است. بر اساس استراتژی سازمان، ما تعدادی KPI را تعریف کرده‌ایم که به ما در رسیدن به اهداف استراتژیک منابع انسانی کمک می‌کند. ما آنها را با اندازه گیری امتیاز فعلی خود و با تعیین هدف مشخص کرده ایم.

ایجاد KPIهای منابع انسانی که سازگار هستند و به کسب و کار ارزش می‌افزایند، تمرینی چالش برانگیز است. زمانی که این کار به درستی انجام شود، منابع انسانی را قادر می‌سازد تا ارزش فوق‌العاده‌ای به کسب‌وکار به روشی اثبات‌شده و مبتنی بر داده‌ها اضافه کند. تعیین اهداف با استفاده از KPIهای منابع انسانی چارچوبی را در اختیار ما قرار می دهد که به تصمیم گیری بهتر و هدایت نتایج استراتژیک کسب و کار کمک می کند.

کلام پایانی

KPIها چیزهای زیادی دارند، زیرا تنظیم آنها مستلزم درک کامل استراتژی و اهداف سازمان است. شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی راهی هستند که در آن منابع انسانی می‌تواند به بهترین نحو به استراتژی کلی کمک کند، تا جایی که ممکن است.

برای یادگیری (بسیار) بیشتر در مورد نحوه ایجاد KPIهای همسو با سازمان، دوره آنلاین معیارهای منابع انسانی استراتژیک ما را بررسی کنید. در این دوره، ما عمق کامل معیارهای HR را بررسی می کنیم و مثال های زیادی ارائه می دهیم. این دوره توسط سه تمرین‌کننده به نام‌های رنه کلپ که مدیر منابع انسانی در فیلیپس بود و مدیریت منابع انسانی را تدریس می‌کند، دیوید کریلمن، که مسلماً یکی از با تجربه‌ترین متخصصان در این زمینه است، و مارک لارنس، رهبر تجزیه و تحلیل مردم در گلکسو اسمیت کلاین، تدریس می‌شود. یادگیری مبارک!