اکثر شرکت‌ها سیاست‌ها و برنامه‌هایی برای رسیدگی به زمانی که کارکنان به زمان دوری از محل کار نیاز دارند، در نظر گرفته‌اند، و اغلب از آن به عنوان فرآیند مدیریت مرخصی شرکت یاد می‌شود.
کارمندان احساس می کنند که این روزها ساعات بیشتری کار می کنند و تعداد استفاده نشده از ساعات تعطیلات گویای این موضوع است. بر اساس تحقیقات انجمن مسافرتی ایالات متحده، در واقع، 768 میلیون روز تعطیلات بدون استفاده مانده است که در مجموع حدود 65.5 میلیارد دلار مزایا از دست رفته به کارمندان می رسد.
تعادل بین کار و زندگی شخصی به دلایل زیادی مهم است، از جمله کمک به کارکنان برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و حمایت از بهره وری. اینجاست که فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان یک شرکت می تواند به افزایش تجربه کارمند و ارتقای رفاه کمک کند.
مطالب
مدیریت مرخصی چیست؟
آیا مدیریت مرخصی همان مدیریت غیبت است؟
مزایا و چالش های مدیریت مرخصی کارکنان
5 فرآیند کلیدی مدیریت مرخصی
ارائه دهندگان نرم افزار مدیریت را ترک کنید
مدیریت مرخصی چیست؟
مدیریت مرخصی فرآیندی است که شرکت برای مدیریت درخواست‌های مرخصی کارکنان اجرا می‌کند. این شامل انواع مختلفی از مرخصی است، مانند مرخصی با حقوق (PTO)، روزهای بیماری یا مرخصی، سوگواری، شخصی، نظامی، آموزشی، والدین، FMLA و مرخصی برنامه ریزی نشده.
شرکت ها این فرآیند را با اجرای سیاست ها و رویه ها مدیریت می کنند. هدف نهایی فرآیند مدیریت مرخصی یک شرکت این است که برای نیازهای مرخصی در نظر گرفته شود و در عین حال اختلال در نیروی کار به حداقل برسد – در حالی که مطابق با قوانین و مقررات قابل اجرا باقی بماند.
اگرچه مدیریت مرخصی را می توان به صورت دستی انجام داد، اما الکترونیکی شدن در این فرآیند مستثنی نیست. بر اساس گزارش تحقیقات بازار Facts and Factors، بازار جهانی نرم افزار مدیریت مرخصی غیبت از سال 2020 تا 2026 9.3 درصد رشد خواهد کرد و به رقم خیره کننده 0.95 میلیارد دلار خواهد رسید!
آیا مدیریت مرخصی همان مدیریت غیبت است؟
اصطلاحات مدیریت مرخصی و مدیریت غیبت اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند زیرا شباهت های زیادی دارند. با این حال، همانطور که در جدول زیر ذکر شده است، چند تفاوت بین این دو وجود دارد.
برگها معمولاً بیشتر از 1 یا 2 روز هستند.
می‌تواند به زمان‌های مرخصی نادر یا غیرمتوالی، خواه برنامه‌ریزی‌شده یا برنامه‌ریزی نشده اشاره کند. این نوع غیبت ها معمولاً تحت قانون استخدامی، مانند FMLA، پوشش داده نمی شوند. غیبت بیش از حد، به ویژه غیبت غیر موجه، می تواند به مسائل مدیریت حضور و غیاب تبدیل شود.
زمان طولانی دوری از کار (بیش از 3 روز) ممکن است به اسناد پشتیبانی نیاز داشته باشد.
اگر غیبت فقط یک یا دو روز باشد ممکن است نیازی به مستندات (مانند یادداشت پزشک و غیره) نداشته باشد.
اغلب تاریخ شروع و پایان دارد.
ممکن است تاریخ شروع یا پایان مشخص یا از پیش تعیین شده ای نداشته باشد.
معمولا دارای یک درخواست رسمی و فرآیند تایید است.
ممکن است نیازی به درخواست رسمی یا گسترده و فرآیند تأیید نباشد.
مزایا و چالش های مدیریت مرخصی کارکنان
از جمله مزایای یک شرکت برای داشتن فرآیند مدیریت مرخصی عبارتند از:
- به اطمینان از رعایت قوانین و مقررات استخدامی مرتبط با مرخصی از کار کمک می کند
- فرآیند یکنواخت و منسجم را در سراسر سازمان ایجاد می کند
- رضایت و حفظ کلی کارکنان را افزایش می دهد. کارمندان می دانند که گزینه های مرخصی دارند
- بهره وری و کارایی را با اجازه دادن به برنامه ریزی نیروی کار و به حداقل رساندن اختلال در عملیات در محل کار افزایش می دهد.
- به شناخت الگوهای مرخصی یا غیبت و روندها برای کارکنان و سازمان ها کمک می کند.
از طرف دیگر، چالش ها می توانند خود را در این فرآیند نشان دهند، مانند:
- پیگیری نادرست مرخصی
- اشتباهات حقوق و دستمزد و تاخیر
- فقدان آموزش یا ارتباط شفاف با نیروی کار در مورد سیاست ها و فرآیندهای مرخصی شرکت
- اختلال در محل کار در صورتی که فرآیند مرخصی موثری وجود نداشته باشد یا به طور مداوم اعمال شود.
5 فرآیند کلیدی مدیریت مرخصی
مرحله 1. محدوده توسعه یک سیستم مدیریت مرخصی را تعریف کنید
به عنوان اولین گام، شرکت باید یک استراتژی و هدف برای فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان ایجاد کند. این در مورد سازمانی صدق می‌کند که می‌خواهد یک فرآیند اولیه را پیاده‌سازی کند یا فرآیند مدیریت مرخصی فعلی را ارتقا یا به‌روزرسانی کند.
- کمیته ای را برای کمک به توسعه یک چشم انداز استراتژیک و طرح پروژه در مورد اینکه می خواهند فرآیند مدیریت مرخصی شرکت چگونه باشد، سازماندهی کنید. این می تواند شامل توسعه سیاست ها و رویه های مرخصی، پیاده سازی نرم افزار مدیریت مرخصی الکترونیکی، برنامه های ارتباطی، و آموزش در مورد سیاست ها و سیستم ها باشد.
- برای ایجاد یک استراتژی اولیه یا طرح کلی، بازیگران کلیدی را در کمیته، مانند روسای بخش، مدیران اجرایی، و مشاور حقوقی وارد کنید.
- با در نظر گرفتن این اطلاعات، یک برنامه پروژه و جدول زمانی ایجاد کنید و فرآیند ایجاد یا بهبود فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان شرکت را هدایت کنید.
مرحله 2. قوانین و مقررات قابل اجرا را بشناسید
درک الزامات قانونی که برای سازمان اعمال می شود یک جزء حیاتی از فرآیند مدیریت مرخصی است. قوانین می توانند بر اساس مکان، اندازه شرکت و صنعت متفاوت باشند.
دانش روشن از قوانین قابل اجرا و الزامات آنها به شرکت کمک می کند تا از این قانون پیروی کند و خطرات قانونی مانند اختلافات یا شکایات کارکنان را به حداقل برساند.
- برای کمک به قوانین، تغییرات در قوانین و الزامات مربوط به انطباق، با مشاور حقوقی داخلی یا خارجی مشورت کنید. در حالی که به کارگیری مشاور حقوقی خارجی هزینه دارد، می‌تواند در درازمدت با به حداقل رساندن خطرات قانونی و پرداخت‌ها/هزینه‌های قانونی بعدی، در پول شرکت صرفه‌جویی کند.
- فرآیندی را برای اطلاع از قوانین و مقررات استخدامی به طور منظم تنظیم کنید.
مرحله 3. خط مشی های مرخصی را تدوین و ابلاغ کنید
سیاست های مرخصی به خوبی تعریف شده به تضمین روند یکنواخت کمک می کند. این سیاست ها و رویه ها باید به طور منظم بازنگری شوند. تغییرات در قوانین، اندازه نیروی کار، و سایر محرک‌های کسب‌وکار ممکن است تغییرات و به‌روزرسانی‌های خط‌مشی را تضمین کند.
- سیاست های شرکت مربوط به فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان را با تیم حقوقی تدوین کنید
- توسعه رویه‌های مرخصی مرتبط را در نظر بگیرید که یک فرآیند گام به گام در جنبه‌های مختلف مرخصی را مشخص می‌کند. این می تواند شامل انواع مرخصی های ارائه شده، نحوه درخواست انواع مختلف مرخصی، نحوه رسیدگی به مرخصی های برنامه ریزی نشده، نحوه تعلق PTO یا زمان مرخصی، فرآیند تجدید نظر در صورت رد شدن مرخصی ها، و با چه کسی تماس با هر گونه سوال یا نگرانی باشد.
- مهمتر از همه، سیاست های شرکت خود را به طور مداوم در سراسر سازمان دنبال کنید.
مرحله 4. نرم افزار مدیریت مرخصی را پیاده یا به روز کنید
اکنون اکثر شرکت ها از نوعی نرم افزار الکترونیکی مدیریت مرخصی استفاده می کنند. این به خودکارسازی فرآیند کلی کمک می‌کند، قابلیت‌های گزارش‌دهی را فراهم می‌کند، هزینه‌های نیروی کار و خطاهای مرتبط را که در فرآیند دستی یا کاغذی رخ می‌دهند کاهش می‌دهد، و کاربرد ثابتی را در سراسر شرکت ارائه می‌دهد. نرم افزار مدیریت مرخصی باید این توانایی را ارائه دهد:
- صلاحیت مرخصی را تعریف کنید
- درخواست های مرخصی و فرآیند تأیید/انکار را ساده کنید
- تعادل زمان استراحت را حفظ کنید
- موارد مرخصی کارکنان را مشاهده و مدیریت کنید
- ردیابی، نگهداری و ارائه توانایی ممیزی برای موارد مرخصی
- پیکربندی گردش کار مرخصی
- ارائه قابلیت های گزارش دهی
- پس از ایجاد یک “لیست کوتاه” از LMS های بالقوه، برنامه های نمایشی را با فروشندگان LMS برنامه ریزی کنید. این نیز یک مرحله حیاتی در فرآیند است، زیرا LMS باید عملکردی را بر اساس نیازهای شرکت ارائه دهد. درک روشنی از نوع و سطح پشتیبانی فنی که فروشنده LMS پس از اجرا ارائه می دهد، دریافت کنید.
- F درخواست برای فرآیند پیشنهاد از فروشندگان مختلف LMS را تسهیل کنید و در نهایت تصمیم بگیرید که کدام سیستم را پیاده سازی کنید. در صورت لزوم با سایر بخش های کلیدی در مورد بودجه و توسعه قرارداد مشورت کنید.
مرحله 5. تست و آموزش دهید
قبل از راه‌اندازی یک LMS، یک دوره آزمایشی، آموزش و ابتکار ارتباط برای کمک به اطمینان از اجرای روان و سازمان‌یافته ضروری است.
- با مشارکت فروشنده، تاریخ اجرای هدف را برای LMS تعیین کنید
- تست، آموزش و پیاده سازی LMS را با فروشنده هماهنگ کنید. یک دوره آزمایش توصیه می شود تا اطمینان حاصل شود که محصول همانطور که انتظار می رود کار می کند و به شناسایی هرگونه مشکل یا محدودیت فنی پیش بینی نشده کمک می کند.
- فروشندگان معمولاً آموزش های اولیه در LMS را به عنوان بخشی از قرارداد ارائه می دهند. مشخص کنید که چه کسانی به آموزش نیاز دارند و یک برنامه و برنامه آموزشی تهیه کنید.
- فرآیند ارتباطات را رهبری کنید و بازیکنان کلیدی را به روز نگه دارید.
ارائه دهندگان نرم افزار مدیریت را ترک کنید
بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار مدیریت مرخصی در دسترس هستند. بهترین سیستم ها تمام ابزارهای مورد نیاز برای پشتیبانی از اهداف شرکت و رسیدگی و مدیریت درخواست های مرخصی را در عین مقرون به صرفه بودن ارائه می دهند. به گزارش فوربس، در زیر لیستی از 5 مورد از بهترین محصولات نرم افزار مدیریت مرخصی در سال 2024 آورده شده است.
| نام | کسب و کارها را هدف قرار دهید | عملکرد کلیدی |
| کالاماری | به طور کلی بهترین برای مدیریت مرخصی چند ملیتی | نرم افزار بر اساس کشور قابل تنظیم است. |
| Timetastic | بهترین برای موسسات خیریه و شرکت های معتبر B (B-corps) | وقف برای کمک به زنان بیکار برای بازگشت به کار با ارائه مربیان مصاحبه و سایر ملزومات مصاحبه برای آنها. علاوه بر وقف خود به امور خیریه و شهروندی شرکتی، 50٪ تخفیف به همه موسسات خیریه و گروه B گواهی شده اختصاص داده شده به مسئولیت اجتماعی، شفافیت و پاسخگویی ارائه می دهد. |
| Absence.io | بهترین برای شرکت های متوسط و چند زبانه | چندین بسته مختلف با عملکردهای متفاوت ارائه می دهد. ابزارهای مدیریت مرخصی به هفت زبان هستند. |
| کیس فلو | بهترین برای مشاغل بزرگ | گزارش تعاملی بینش عمیقی در مورد روند مرخصی ارائه می دهد. اعتبارسنجی خودکار، محاسبات درجه سازمانی اقلام تعهدی و مانده مرخصی، به‌روزرسانی‌های موجودی، و گزارش‌گیری، ثبت، نظارت و مدیریت درخواست‌های مرخصی با حجم بالا را فوراً انجام می‌دهد. ادغام با سایر سیستم های تجاری |
| ردیاب تعطیلات | بهترین برای مدیریت مرخصی قابل تنظیم | به کاربران خود کمک می کند تا به اهداف سازگار با محیط زیست خود برسند. برای هر 100 درخواست مرخصی، Vacation Tracker یک درخت می کارد. |
نکته HR
گروه کوچکی از مدیران بخش‌های مختلف را در فرآیند جدید تست کاربر LMS بگنجانید. این به دریافت ورودی گسترده در فرآیند کمک می‌کند و همچنین به مدیران کمک می‌کند تا درک بهتر و تجربه عملی از نحوه عملکرد فرآیند مرخصی کسب کنند.
خوراکی های کلیدی
مدیریت مرخصی کارمندان در حفظ یکنواختی یک بخش بسیار مهم است. این امکان مدیریت صحیح سطوح کارکنان و انطباق قانونی را فراهم می کند. در حالی که مدیریت مرخصی را می توان به صورت دستی انجام داد، نرم افزار مدیریت مرخصی معمولاً استفاده می شود زیرا فرآیند را خودکار می کند و فرآیند را ثابت نگه می دارد.
توانایی صرف وقت از کار، بخش مهمی از رفاه یک کارمند است. این به نفع شرکت است که مدیریت مرخصی کارکنان را به یک تجربه مثبت تبدیل کند، زیرا در مواقعی که بیشتر به آن نیاز دارند به کارمندان کمک می کند.
دیدگاهتان را بنویسید