الگوی فرم درخواست زمان استراحت + راهنمای نحوه کار

فرم درخواست مرخصی که به خوبی طراحی شده است، کلید هماهنگی نحوه و زمان مرخصی کارکنان است. از آنجایی که زمان مرخصی بخش مهمی از بسته های پاداش و مزایا است، مدیریت موثر نحوه درخواست و دریافت آن توسط کارکنان بسیار مهم است.

در این مقاله، هدف و عناصر فرم درخواست مرخصی را بررسی خواهیم کرد. همچنین نحوه ایجاد یکی، برخی از بهترین روش‌ها برای استفاده از آن، و ارائه یک الگوی فرم درخواست زمان مرخصی قابل دانلود را به اشتراک خواهیم گذاشت.

مطالب
درخواست مرخصی چیست؟
چرا فرم درخواست مرخصی مورد نیاز است؟
چگونه یک فرم درخواست مرخصی ایجاد می کنید؟
6 مرخصی بهترین شیوه ها را درخواست کنید
قالب فرم درخواست زمان مرخصی
سوالات متداول

درخواست مرخصی چیست؟

درخواست مرخصی یک روش رسمی برای پیش بینی و برنامه ریزی برای غیبت کارکنان است. این فرآیند شامل ارسال یک سند کاغذی یا آنلاین توسط کارمندان است که تاریخ‌های مشخصی را که می‌خواهند از محل کار مرخصی بگیرند و سپس تأیید یا رد را از کارفرما دریافت می‌کند، بیان می‌کند.

اگرچه آنها باید به طور مداوم در سراسر یک سازمان رسیدگی شوند، الزامات درخواست مرخصی در انواع مختلف کسب و کار متفاوت است. برای سازمان هایی که با کارمندان خود هدایت می شوند، درخواست های مرخصی ممکن است بیشتر یک اعلان باشد تا درخواست تایید. کارمندی که برنامه خود را مدیریت می کند ممکن است آزاد باشد که به سادگی بگوید: “دو هفته اول جولای می روم.”

با این حال، برای طیف گسترده‌ای از سازمان‌ها، کارکنان باید از یک رویکرد ساختاریافته برای گرفتن مرخصی پیروی کنند تا کسب‌وکار بتواند فعالیت‌های خود را حفظ کند. به عنوان مثال، خواربارفروشی ها در هر شیفت به تعداد مشخصی صندوقدار نیاز دارند و کارخانه ها باید به اندازه کافی کارگر در زمین داشته باشند تا سطح تولید حفظ شود. در این موارد، کارکنان باید از قبل برای غیبت خود تأییدیه بگیرند.

چرا فرم درخواست مرخصی مورد نیاز است؟

یک قالب سازمان‌یافته به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سیاست‌های خروج را رعایت کنند. مستندسازی درخواست‌های مرخصی چندین هدف را دنبال می‌کند، مانند:

• ساده کردن فرآیند درخواست و تایید برای منابع انسانی، مدیران و کارکنان
• ردیابی غیبت کارکنان و حفظ ثبات خط مشی مرخصی
• دریافت اخطار قبلی در مورد غیبت برای دادن زمان برای برنامه ریزی نیازهای کارکنان
• حفظ سوابق برای انطباق با سیاست های شرکت و الزامات قانونی.

چگونه یک فرم درخواست مرخصی ایجاد می کنید؟

استفاده از فرم درخواست مرخصی کارمند باید ساده باشد و شامل تمام اطلاعات مهم باشد. تفکر دقیق در مورد چگونگی ایجاد یک فرم خاص برای سازمان خود به شما در انجام این امر کمک می کند.

چه از ابتدا شروع کنید و چه سفارشی کردن یک الگو (نمونه ما را در زیر ببینید)، 9 مرحله زیر عناصر اصلی را پوشش می دهد که یک درخواست مرخصی باید شامل شود:

• مشخص کنید که فرم باید شامل چه اطلاعاتی باشد : جمع آوری تمام اطلاعات مربوطه در یک فرم، فرآیند را ساده می کند و از تأخیر در تأیید جلوگیری می کند. به طور معمول، این شامل:
  • نام و امضای کارمند
  • شماره شناسنامه کارمند یا عنوان شغلی
  • بخش یا تیم
  • تاریخ درخواست
  • نوع مرخصی (به عنوان مثال، مرخصی، مرخصی استعلاجی، مرخصی سربازی، روز شخصی)
  • تاریخ های مرخصی
  • بازگشت به تاریخ کار
  • تاریخ تایید یا رد

    بسته به جزئیات خط مشی مرخصی خود، ممکن است لازم باشد گزینه های دیگری را اضافه کنید، مانند:

  • دلیل مرخصی
  • اطلاعات تماس در زمان مرخصی
  • بخش نظرات یا پیوست های اضافی (در صورت نیاز به توضیحات بیشتر یا اسناد پشتیبانی)

• یک قالب را انتخاب کنید: با توجه به منابع و نیازهای نیروی کار سازمان خود، فرمت مناسب را برای فرم درخواست مرخصی انتخاب کنید. گزینه‌ها شامل یک سند کاغذی، یک فرم دیجیتال از طریق ایمیل، یا ارسال سیستم اطلاعات منابع انسانی است. به شرطی که همه کارکنان شما بتوانند به آنها دسترسی داشته باشند، فرمت های دیجیتال راحت ترین و آسان ترین ردیابی هستند.

• طراحی فرم : یک سند تصویری برای فرم درخواست مرخصی ایجاد کنید. این کار را می‌توان از طریق Google Forms یا Word انجام داد. فرمی بسازید که چشم نواز، ساده و منطقی سازماندهی شده باشد.

• دستورالعمل ها را بیان کنید: دستورالعمل های واضح و مختصر را در بالای فرم ارائه دهید که نحوه پر کردن آن و فرآیند ارسال و تأیید را توضیح می دهد. مطمئن شوید که چقدر قبل از مرخصی کارمندان باید فرم را ارسال کنند. علاوه بر این، محل ارسال آن را مشخص کنید و توضیح دهید که چگونه کارمندان از تایید یا رد اطلاع می‌شوند.

• فیلدها را برای اطلاعات مورد نیاز اضافه کنید: برای تمام جزئیات ضروری که در مرحله 1 ایجاد کردید، فیلدهایی ایجاد کنید. مطمئن شوید که فیلدها به وضوح برچسب گذاری شده اند و به راحتی قابل درک هستند و هر کدام دارای فضای مناسب برای قرار دادن اطلاعات مربوطه هستند.

• یک بخش تأیید را بگنجانید: شخصی که درخواست مرخصی را تأیید یا رد می کند، به مکانی برای نشان دادن رسمی تصمیم نیاز دارد. همچنین باید فضایی برای نظرات و امضای فیزیکی یا دیجیتالی داشته باشد.

• از کاربرپسند بودن فرم اطمینان حاصل کنید: از چند نفر از همکاران منابع انسانی بخواهید که فرم را با نگاهی تازه بررسی کنند. علاوه بر این، مطمئن شوید که از هر بخش که نیاز به دسترسی به فرم دارد، و همچنین دیدگاه کارکنان، بازخورد دریافت کنید تا تأیید کنید که به خوبی جریان دارد، استفاده از آن آسان است و شامل همه چیزهایی است که لازم است.

• پیاده سازی و برقراری ارتباط: هنگامی که فرم نهایی شد و آماده اجرا شد، مطمئن شوید که همه از آن اطلاع دارند. اعلام کنید که روش درخواست مرخصی جدیدی وجود دارد و دستورالعمل‌های نحوه عملکرد فرآیند را با همه کارکنان در میان بگذارید. در صورت لزوم، آموزش هایی مانند فیلم آموزشی سریع ارائه دهید.

• مرتباً مرور و به‌روزرسانی کنید: اجازه ندهید فرم درخواست مرخصی ناکافی یا منسوخ شود. بررسی دوره ای آن و فرآیند می تواند نشان دهد که آیا آنها هنوز نیازهای سازمان را برآورده می کنند یا باید بازنگری شوند. انجام به‌روزرسانی‌های مورد نیاز، درخواست‌های زمان مرخصی را به آرامی اجرا می‌کند.

6 مرخصی بهترین شیوه ها را درخواست کنید

هنگامی که فرم درخواست مرخصی کارمند را در اختیار دارید، ملاحظاتی برای اجرای موفقیت آمیز آن وجود دارد. در اینجا شش روش برتر برای فرآیند درخواست مرخصی موثر وجود دارد:

1. درخواست های روزهای مرخصی را از درخواست های مرخصی پزشکی جدا کنید

اگرچه می توانید از همان فرم درخواست مرخصی بدون حقوق یا بدون حقوق برای همه انواع مرخصی استفاده کنید، مرخصی پزشکی باید در اولویت باشد.

این یک خط مشی رایج است و اغلب طبق قانون لازم است که کارفرمایان روزهای بیماری و زمانی را برای کارمندان در نظر بگیرند تا به پزشکان مراجعه کنند و درمان یا درمان دریافت کنند. بنابراین، هنگام متعادل کردن تعداد غیبت در نیروی کار، مرخصی به دلایل پزشکی باید قبل از اعطای روزهای تعطیل تایید شود. در صورت لزوم، می توانید یک فرم درخواست مرخصی جداگانه داشته باشید.

2. برای زمانی که چند نفر می خواهند یک روز مرخصی داشته باشند، یک خط مشی تعیین کنید

زمان های خاصی از سال برای مرخصی مطلوب تر است، مانند تعطیلات و تعطیلات مدرسه. این بدان معناست که شما مجبورید درخواست‌های مرخصی با هم همپوشانی داشته باشید و باید خط‌مشی داشته باشید که به این موقعیت‌ها رسیدگی کند.

آیا “اول می آید، اولین خدمت” است یا بر اساس ارشدیت تایید می کنید؟ آیا اختیارات مدیریتی باید نقشی داشته باشد؟ آیا دلیل مرخصی سنگین است؟ به عنوان مثال، آیا ازدواج یا گردهمایی خانوادگی در اولویت یک تعطیلات آخر هفته قرار می گیرد؟

هنگامی که یک خط مشی قوانین ارشدیت دارید، به خاطر داشته باشید که استخدام های جدید هرگز هفته بین کریسمس و سال نو را تعطیل نمی کنند. این می تواند باعث ایجاد مشکل حفظ شود. قبل از ایجاد خط مشی خود، تمام این سناریوها را در نظر بگیرید، زیرا هر کسب و کار شرایط و نیازهای متفاوتی دارد.

یک قرارداد اتحادیه همچنین ممکن است نحوه تأیید روزهای تعطیل را به شما دیکته کند، بنابراین مطمئن شوید که خط مشی شما با تعهدات قانونی شرکت مطابقت دارد.

3. قوانینی را برای زمانی که افراد می توانند درخواست مرخصی بدهند تنظیم کنید

مرزهای معقولی را در مورد زمان ارسال درخواست ها قرار دهید. اجازه دادن به مردم برای درخواست مرخصی از سال‌ها قبل می‌تواند به این معنا باشد که برخی از آنها مطلوب‌ترین روزها را در انحصار خود خواهند داشت. با این حال، شما همچنین می خواهید تأیید کنید که کارمندان زمان کافی برای برنامه ریزی سفر دارند.

در سوی دیگر طیف، اجازه دادن به افراد برای درخواست مرخصی لحظه آخری (غیر اضطراری) می تواند پوشش وظایف آنها را بسیار چالش برانگیزتر کند.

در اینجا یک نمونه از تنظیم پارامترها در مورد ارسال درخواست زمان استراحت وجود دارد:

• حداقل 14 روز کاری قبل
• بیش از یک سال قبل نیست
• درخواست ها برای ماه های تابستان باید تا 31 مارس ارسال شوند.

4. اطلاعات شخصی بیش از حد درخواست نکنید

هر مرخصی که کارکنان حق دارند، زمان آنهاست. آنها نباید دلیلی برای گذراندن اوقات فراغت خود داشته باشند زیرا کارفرمای آنها به دنبال دلایل آنها برای استفاده از آن است.

اگر درگیری دارید که در آن افراد زیادی یک روز تعطیل را می خواهند، ممکن است لازم باشد بر اساس فعالیت برنامه ریزی شده اولویت بندی کنید. با این حال، اگر شخصی زمان مرخصی در دسترس داشته باشد و کسب و کار تحت تأثیر منفی قرار نگیرد، درخواست او باید بدون پرس و جو پذیرفته شود.

5. برای بله گفتن تلاش کنید

طبق نظرسنجی مرکز تحقیقات پیو، 46 درصد از کارگران ایالات متحده که به مرخصی با حقوق دسترسی دارند، کمتر از آنچه که واجد شرایط هستند، دریافت می کنند.

اگر راهی برای تأیید یک روز تعطیل وجود دارد، آن را تأیید کنید. این بخشی از بسته پاداش کارکنان شما است. اجازه دهید استفاده کنند و از آن لذت ببرند.

6. مرخصی از قبل تایید شده را لغو نکنید

تأیید درخواست مرخصی کارمند و سپس لغو آن به روحیه کارمندان و برند کارفرمای شما آسیب می رساند.

هنگام پیش بینی زمان مرخصی از محل کار، افراد تعطیلات را با خانواده یا همراهان خود هماهنگ می کنند. این ممکن است شامل خرید بلیط هواپیما و رزرو هتل باشد. مجبور به لغو این برنامه ها یک ناامیدی و ناراحتی بزرگ است. همچنین می تواند باعث مشکلات مالی شود.

باید تا حد امکان از این موقعیت ها اجتناب کرد. یک فرآیند درخواست مرخصی به خوبی سازماندهی شده می تواند به محافظت در برابر اعطای روزهای مرخصی در زمانی که نباید باشد کمک کند.

قالب فرم درخواست زمان مرخصی

چه در حال ایجاد یک فرم کاغذی باشید و چه تأیید می‌کنید که یک فرمت دیجیتال حاوی تمام اطلاعاتی است که نیاز دارید، الگوی فرم زیر می‌تواند به شما در شروع کار کمک کند:

محتوای دقیق فرم درخواست مرخصی کارمند به شرایط خاص و مکان سازمان شما بستگی دارد، اما باید تا حد امکان مختصر باشد. اطلاعات دقیق تری لازم نیست مگر اینکه با افراد زیادی که خواهان همان روز مرخصی هستند درگیری وجود داشته باشد.

با این حال، شرایط خاص ممکن است به شکل گسترده‌تری نیاز داشته باشد. به عنوان مثال، هنگامی که کارمندان مسئول یافتن فردی برای جایگزینی در طول غیبت خود هستند، ممکن است انتخاب کنید که فضایی را برای نامگذاری این شخص در نظر بگیرید. همچنین، اگر سازمان شما به اسناد تکمیلی برای توجیه مرخصی پزشکی، نظامی یا هیئت منصفه نیاز دارد، ممکن است بخواهید جایی برای این کار اضافه کنید.

به تو

مدیریت درخواست های مرخصی باید بین خواسته های سازمان و نیروی کار شما تعادل ایجاد کند.

کارمندان برای تجدید قوا یا رسیدگی به امور شخصی به زمان مرخصی اختصاص داده شده خود نیاز دارند. وجود یک فرم درخواست مرخصی کامل و ساده کارمند، فرآیند مجوز را هماهنگ می کند تا به کارمندان دسترسی آسان و کاهش ارتباطات و خطاها را کاهش دهد. علاوه بر این، به شما این امکان را می‌دهد که برای غیبت‌ها برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید و سوابق خوبی را برای حفظ خط مشی مرخصی و رعایت حقوق خود تمرین کنید.

سوالات متداول