راهنمای همه‌کاره شما برای فرم‌های درخواست تعطیلات [+ الگوی رایگان]

فرم های درخواست مرخصی ساده ترین راه برای کارمندان برای درخواست مرخصی تحت خط مشی مرخصی و مرخصی سازمان است. منابع انسانی می‌تواند فرم‌های درخواست مرخصی را طراحی و پیاده‌سازی کند که منصفانه، شفاف هستند و از کارکنانی که روزهای تعطیل خود را می‌گذرانند حمایت می‌کنند – ثابت شده است که بهره‌وری، مشارکت کارکنان و اثربخشی عملیاتی کسب‌وکارها را افزایش می‌دهد.

ما یک فرم درخواست مرخصی کارمند رایگان و ساده برای استفاده (Word doc) برای دانلود طراحی کرده ایم:

مطالب
فرم درخواست مرخصی چیست؟
چرا منابع انسانی باید فرم های درخواست مرخصی را پیاده سازی کند؟
درخواست مرخصی و قانون
درخواست مرخصی چگونه کار می کند؟
چه چیزی باید در فرم درخواست مرخصی گنجانده شود؟
نمونه فرم درخواست مرخصی
12 نکته مهم برای مدیریت موثر درخواست های تعطیلات

فرم درخواست مرخصی چیست؟

فرم درخواست مرخصی یک سند رسمی است که کارکنان باید برای درخواست مرخصی رسمی از محل کار به دلیل تعطیلات یا دلایل شخصی پر کنند. اجرای فرم های درخواست مرخصی در سیاست مرخصی سازمان به چند دلیل ضروری است:

• استفاده از فرم درخواست مرخصی به کارمند و کارفرما این امکان را می دهد که به وضوح در مورد غیبت برنامه ریزی شده ارتباط برقرار کنند. انتظارات را تعیین می کند و اجازه می دهد تا هر گونه نگرانی یا مذاکره در مورد زمان یا مدت مرخصی از قبل مورد توجه قرار گیرد.
• یک فرم استاندارد یک رکورد رسمی از تمام درخواست‌ها، تأییدها و ردها ایجاد می‌کند. این برای ردیابی سابقه مرخصی یک فرد و اطمینان از اعمال منصفانه و مداوم سیاست های مرخصی بسیار مهم است.
• با اطلاع قبلی از زمان تعطیلات، مدیریت می تواند بهتر برای پوشش برنامه ریزی کند و اطمینان حاصل کند که جریان کار مختل نمی شود. این به سازمان اجازه می دهد تا سطح بهره وری و خدمات را حفظ کند.
• یک فرآیند رسمی سردرگمی و نابرابری در درخواست و اعطای مرخصی را کاهش می دهد. این تضمین می کند که همه کارمندان از یک رویه پیروی می کنند، که به جلوگیری از سوء تفاهم یا طرفداری کمک می کند.
• فرم درخواست مرخصی رسمی می تواند اختلافات بین کارکنان و مدیریت را با ارائه یک فرآیند واضح و مستند برای درخواست و تایید مرخصی به حداقل برساند.
• بسیاری از حوزه های قضایی قوانین خاصی در مورد مرخصی کارکنان دارند. فرم های درخواست مرخصی به سازمان ها کمک می کند تا با این قوانین مطابق با الزامات قانونی مرخصی ارائه دهند.

چرا منابع انسانی باید فرم های درخواست مرخصی را پیاده سازی کند؟

بر اساس نظرسنجی مرکز تحقیقات پیو در سال 2023، 62 درصد از کارگران می گویند که داشتن شغلی که مرخصی با حقوق (PTO) را برای تعطیلات، ویزیت های معمول پزشک یا مقابله با بیماری های جزئی ارائه می دهد، شخصاً برای آنها ضروری است. این میزان بسیار بزرگتر از کارگرانی است که خواهان بیمه درمانی با حقوق کارفرما (51%)، برنامه بازنشستگی یا 401(k) (44%) تحت حمایت کارفرما هستند یا مرخصی با حقوق خانوادگی، والدینی یا پزشکی بیش از سایر مرخصی های با حقوقشان. 43 درصد.

حتی اگر مرخصی با حقوق مهم است، کارگران اغلب اوقات کمتری نسبت به پیشنهاد کارفرمایانشان مرخصی می گیرند. دلایل این امر متفاوت است، از 52 درصد گفته اند که نیازی به استراحت ندارند تا 49 درصد نگران هستند که در صورت انجام این کار، عقب بمانند. برخی از کارمندان (43٪) نمی خواهند همکارانشان بار کاری خود را تحمل کنند و 19٪ نگران هستند که به شانس پیشرفت آنها آسیب برساند.

مشکل این است که اگرچه ممکن است به نظر برسد که کارمندان وقتی از روزهای تعطیل خود استفاده نمی کنند، بازیکنان تیم هستند، مرخصی ندادن می تواند بیشتر از اینکه مفید باشد – برای کارمندان و کارفرمایان آنها ضرر داشته باشد. در واقع، طبق گفته کلینیک مایو، کارمندان ممکن است از فرسودگی شغلی رنج ببرند زیرا زمانی را برای استراحت و بهبودی پس از کار نمی‌گذارند.

انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) همچنین نشان می‌دهد که تعطیلات کارکنان چقدر برای فرد، خانواده و سازمان مهم است و در نتیجه روزهای بیماری و فرار کارکنان کمتر می‌شود. بررسی های SHRM همچنین نشان می دهد که تعطیلات استرس را کاهش می دهد، به خواب کمک می کند و بهره وری را بهبود می بخشد.

نکته HR

برای منابع انسانی و مدیریت، امکان مشاهده تمام درخواست های مرخصی به صورت متمرکز به مدیریت موثرتر منابع انسانی کمک می کند. دانستن اینکه چه کسی و چه زمانی بیرون خواهد رفت به متعادل کردن حجم کاری تیم کمک می کند و می تواند تصمیمات استخدام یا زمان بندی را به شما اطلاع دهد.

شاون آکور در The Happiness Advantage نشان می‌دهد که چگونه تفکر مثبت مغز می‌تواند بهره‌وری را تا 31 درصد افزایش دهد و فروش را تا 37 درصد افزایش دهد. خلاقیت و درآمد نیز می تواند سه برابر شود. چه چیزی مغز را به تفکر مثبت تحریک می کند؟ درست حدس زدید — زمان تعطیلات با عزیزان و فعالیت های سرگرم کننده.

متخصصان منابع انسانی نمی توانند کارمندان را مجبور کنند (اما شما می توانید آنها را تشویق کنید!) روزهای مرخصی یا حقوقی خود را مرخصی بگیرند. با این حال، می‌توانید فرآیند و فرهنگ درخواست مرخصی کارمندان و فرم‌های درخواست روزهای تعطیل را ایجاد کنید که کل فرآیند را ساده‌تر کند.

این فرآیند درخواست مرخصی را ساده می‌کند و شفافیت ایجاد می‌کند تا کارمندان در درخواست زمان مرخصی احساس راحتی بیشتری داشته باشند و همکارانشان در زمانی که دور هستند تحت فشارهای ناخواسته قرار نگیرند. مقدار کمی از برنامه ریزی و فرآیند می تواند راه درازی را انجام دهد.

درخواست مرخصی و قانون

متخصصان منابع انسانی می توانند از انطباق قانونی اطمینان حاصل کنند و از کارایی کلی کسب و کار و مشارکت کارکنان از طریق سیاست های موثر مرخصی کاری و مرخصی حمایت کنند. دو قانون وجود دارد که مرخصی کار را در ایالات متحده پوشش می دهد:

• قانون آمریکایی های دارای معلولیت (ADA) برای کارفرمایان با 15 کارگر یا بیشتر اعمال می شود.
• قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) برای همه کارفرمایان دولتی (محلی، ایالتی و فدرال) و برای مشاغل خصوصی با 50 کارگر یا بیشتر در فاصله 75 مایلی (به استثنای برخی موارد) اعمال می شود.

1. قانون آمریکایی های دارای معلولیت (ADA)

ADA، که برای کارفرمایان با 15 کارمند یا بیشتر اعمال می شود، با هدف محافظت از کارگران دارای معلولیت در برابر تبعیض در محل کار و از کارفرمایان می خواهد که تسهیلات معقول، از جمله تغییر بالقوه برنامه کاری یا وظایف را فراهم کنند. در حالی که ADA به خودی خود یک قانون مرخصی نیست، ممکن است ADA به یک کارمند دارای معلولیت حق مرخصی را به عنوان نوعی تسهیلات معقول بدهد.

2. قانون مرخصی خانواده و پزشکی (FMLA)

از سوی دیگر، FMLA به کارمندان واجد شرایط تا 12 هفته مرخصی بدون حقوق در سال به دلایل مشخص خانوادگی و پزشکی، از جمله بیماری شخصی یا خانوادگی، بارداری، فرزندخواندگی یا نگهداری از یک کودک را ارائه می دهد. این قانون کلیه سازمان های دولتی و کارفرمایان بخش خصوصی را با 50 کارمند یا بیشتر در 75 مایلی محل کار کارمند تحت پوشش قرار می دهد.

FMLA تداوم مزایای بیمه درمانی را در طول دوره مرخصی تضمین می کند و شغل مشابه یا معادل آن را پس از بازگشت کارمند تضمین می کند. برای واجد شرایط بودن، کارمندان باید حداقل 12 ماه برای کارفرما کار کرده باشند و در 12 ماه قبل از شروع مرخصی حداقل 1250 ساعت کار کرده باشند.

FMLA یک قانون فدرال است که هدف آن کمک به کارگران برای ایجاد تعادل بین مسئولیت های شغلی و خانوادگی است. با این حال، هیچ قانون فدرال دیگری کارفرمایان را ملزم به ارائه مرخصی مرخصی با حقوق یا بدون حقوق به کارگران نمی کند. هم وزارت کار و هم قانون استانداردهای کار منصفانه (FLSA) موضوع مرخصی مرخصی را به ایالت های جداگانه واگذار کرده اند.

نکته HR

متخصصان منابع انسانی باید با دپارتمان‌های قانونی و انطباق خود کار کنند تا اطمینان حاصل کنند که همه قوانین فدرال و ایالتی در سیاست‌های تعطیلات رعایت می‌شوند.

نقش منابع انسانی در توسعه سیاست‌های مرخصی بهبودیافته

همانطور که قبلاً در این راهنما اشاره کردیم، استفاده از تعطیلات با حقوق یکی از راه‌های کارمندان برای حفظ تعادل کار و زندگی سالم است که مزایای قابل توجهی برای سازمان نیز دارد.

کارمندان مستقر در اروپا معمولاً بین 20 تا 30 روز مرخصی با حقوق در سال می گذرانند. در ایالات متحده، اگرچه 76٪ از کارگران آمریکایی به روزهای مرخصی با حقوق دسترسی دارند، بسیاری از آنها فقط بین 5 تا 10 روز در سال نیاز دارند. این دسترسی در صنایع مختلف نیز متفاوت است، به طوری که اوقات فراغت و مهمان‌نوازی از پایین‌ترین موارد در ایالات متحده است و تنها 43 درصد از کارگران به روزهای تعطیل با حقوق دسترسی دارند، در مقابل 90 درصد در بخش اطلاعات و 95 درصد در هر دو بخش تولید و مالی.

این یک فرصت ایده آل برای متخصصان منابع انسانی است تا:

• از سیاست‌های بهتر مرخصی تعطیلات و استراتژی‌های پاداش کلی حمایت کنید، زیرا مطالعات نشان می‌دهد که کارکنان به دنبال آن هستند
• فرهنگ استفاده از روزهای تعطیل را تشویق کنید
• با یک فرم درخواست مرخصی ساده، کارآمد و شفاف از فرآیند پشتیبانی کنید.

درخواست مرخصی چگونه کار می کند؟

فرآیند درخواست مرخصی در یک سازمان معمولاً مراحل زیر را دنبال می کند:

1. ارسال درخواست مرخصی: کارمندان فرم درخواست مرخصی را با تاریخ های مورد نظر خود برای مرخصی پر می کنند. این فرم همچنین ممکن است به دلیل درخواست و هرگونه نظر یا توضیح اضافی نیاز داشته باشد.
2. بررسی سرپرست: سرپرست مستقیم کارمند درخواست را بررسی می کند تا تأثیر آن بر حجم کاری تیم و پروژه های در حال انجام را در نظر بگیرد.
3. منابع انسانی موجودی مرخصی را تأیید می کند: بخش شما مانده مرخصی موجود کارمند را بررسی می کند تا مطمئن شود که آنها زمان کافی برای پوشش مرخصی درخواستی دارند.
4. گردش کار تایید: بسته به اندازه و ساختار سازمان شما، درخواست ممکن است نیاز به یک زنجیره تایید داشته باشد که می تواند شامل مدیران ارشد یا روسای بخش باشد.
5. به کارمند اطلاع داده می شود: پس از بررسی درخواست و تصمیم گیری، به کارمند اطلاع داده می شود که آیا درخواست مرخصی آنها تایید یا رد شده است.
6. به روز رسانی تقویم: در صورت تایید، زمان مرخصی کارمند در سیستم تقویم شرکت ثبت می شود تا دیگران از غیبت آنها مطلع شوند.
7. کارمند یک طرح پوشش کاری پیشنهاد می‌کند: ممکن است از کارمند خواسته شود که برنامه‌ای را برای نحوه پوشش مسئولیت‌هایش در غیاب او پیشنهاد کند.
8. تأیید رسمی جزئیات: کارمند تأییدیه رسمی با تاریخ تعطیلات و سایر جزئیات یا دستورالعمل های مربوطه دریافت می کند.
9. یادآوری قبل از تعطیلات: معمولاً یک یادآوری برای کارمند و تیم آنها کمی قبل از شروع تعطیلات ارسال می شود تا از انتقال و پوشش نرم اطمینان حاصل شود.

چه چیزی باید در فرم درخواست مرخصی گنجانده شود؟

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شما یک فرصت منحصر به فرد برای ایجاد یک فرم درخواست مرخصی تعطیلات دارید که از کل فرآیند برای کارمندان در روزهای تعطیل پشتیبانی می کند. این تاثیرات مثبت متعددی برای کسب و کار و کارمندان به طور یکسان خواهد داشت.

در اینجا مهمترین مؤلفه ها برای جمع آوری تمام اطلاعات لازم و ساده سازی فرآیند تأیید آمده است:

نمونه فرم درخواست مرخصی

12 نکته مهم برای مدیریت موثر درخواست های تعطیلات

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، هدف شما این است که اطمینان حاصل کنید که خط مشی و رویه درخواست مرخصی سازمان شما کارآمد، منصفانه و مطابق با قوانین کار است. در اینجا نحوه اطمینان از علامت زدن تمام جعبه های بهترین تمرین آورده شده است:

1. یک خط مشی مرخصی واضح و دقیق ایجاد کنید که مراحل درخواست مرخصی را مشخص کند. این باید شامل مهلت درخواست‌ها، حداقل نیاز کارکنان، زمان‌های اوج استفاده از محدودیت مرخصی و هرگونه تاریخ خاموشی باشد.
2. از چارچوب قانونی حاکم بر مرخصی کارمندان، از جمله مقررات فدرال، ایالتی و محلی آگاه باشید تا اطمینان حاصل کنید که انکار مرخصی منجر به تبعیض غیرقانونی یا نقض حقوق کارمندان نمی شود.
3. از یک فرم استاندارد برای تمام درخواست های مرخصی استفاده کنید تا فرآیند را ساده کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مربوطه ارائه شده است.
4. سیستمی را برای اولویت‌بندی نسبتاً درخواست‌های مرخصی، که می‌تواند بر اساس سنوات، اولویت اول، یا یک سیستم چرخشی، به‌ویژه برای دوره‌های اوج مرخصی باشد، ایجاد کنید.
5. دستورالعمل هایی را برای نحوه رسیدگی به موقعیت هایی که چندین کارمند درخواست تاریخ های یکسانی برای مرخصی می دهند، ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که تصمیمات شفاف و عادلانه اتخاذ می شوند.
6. اطمینان حاصل کنید که مدیران خط مشی مرخصی را درک می کنند و در رویکرد خود برای تأیید درخواست های مرخصی سازگار هستند. جلسات آموزشی منظمی را ارائه دهید و یک چک لیست برای هدایت آنها در طول فرآیند ارائه دهید.
7. به طور واضح به کارمندان اطلاع دهید که چه زمانی باید درخواست های مرخصی و زمان مورد انتظار را برای تایید ارسال کنند، به خصوص قبل از دوره های شلوغ یا فصول تعطیلات.
8. با تشویق کارکنان به استراحت و شارژ مجدد، یک فرهنگ سازمانی را ترویج دهید که تعادل بین کار و زندگی را ارج می نهد.
9. نیازهای پرسنل را پیش‌بینی کنید و راه‌حل‌های پوشش موقت یا توزیع مجدد بار کاری را برای تطبیق مرخصی کارکنان در نظر بگیرید.
10. از یک سیستم قابل اعتماد برای پیگیری درخواست‌ها و مانده‌های مرخصی استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که سوابق به‌روز هستند و به راحتی برای کارکنان و منابع انسانی قابل دسترسی هستند.
11. به طور منظم نحوه عملکرد خط مشی مرخصی فعلی را ارزیابی کنید و در صورت لزوم بر اساس بازخورد کارمندان و مدیران، تنظیمات لازم را انجام دهید.
12. برای احترام به حریم خصوصی کارکنان، تمام درخواست‌های مرخصی و اطلاعات شخصی را با نهایت محرمانه رسیدگی کنید.

با پیروی از این بهترین شیوه ها، متخصصان منابع انسانی می توانند محیطی حمایتی ایجاد کنند که ضمن حفظ نیازهای عملیاتی سازمان، به زمان مرخصی کارکنان احترام بگذارد.

از مزایای فرم درخواست مرخصی تعطیلات استفاده کنید

فرم درخواست مرخصی یک ابزار اثبات شده برای مدیریت مرخصی با حقوق کارکنان و روزهای مرخصی به روشی ساختاریافته و عادلانه است. با اجرای فرم های درخواست مرخصی مرخصی، متخصصان منابع انسانی می توانند شفافیت را در سازمان خود ارتقاء دهند، از سوابق واضحی از مرخصی گرفته شده اطمینان حاصل کنند و به حفظ کارایی عملیاتی کمک کنند.