چگونه یک داشبورد استخدامی عملی ایجاد کنیم

داده ها ابزار ارزشمندی برای فرآیند استخدام هستند و سازمان های بیشتری نسبت به قبل از داده ها برای هدایت فعالیت های استخدام خود استفاده می کنند. اما تا زمانی که این داده ها دقیق و قابل درک نباشند، اضافی می شوند. اینجاست که داشبورد استخدام می تواند کمک کند.

آیا عالی نیست که همه داده های استخدام خود را در یک مکان سازماندهی کنید؟ مکانی که در آن تمام آن معیارهای جداگانه به هوش عملی تبدیل می شوند؟ انجمن متخصصان کسب استعداد (ATAP) دریافت که 50 درصد از تمرین‌کنندگان TA در حال حاضر یک داشبورد اختصاصی در سازمان خود دارند، در حالی که 38 درصد به طور فعال در حال برنامه‌ریزی و/یا ساختن آن هستند.

اگر به دنبال شروع کار با ایجاد داشبورد استخدام هستید یا می‌خواهید آن را بهبود ببخشید، ادامه مطلب را بخوانید.

داشبورد استخدام چیست؟

داشبورد استخدام مجموعه‌ای بصری از معیارهای داده‌محور، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و گزارش‌هایی است که به شما نشان می‌دهد عملکرد قیف استخدام شما چگونه است. این شامل داده‌های مربوط به متقاضیان، استخدام‌ها، کمپین‌ها و بودجه است.

این معیارها می تواند به سازمان شما کمک کند تا منبع بهترین نامزدها را برای نقش ها بهبود بخشد، هزینه های استخدام را کاهش دهد و استراتژی های جدید جذب استعداد را توسعه دهد که تأثیر مثبتی بر کل تجارت دارد.

چرا باید داشبورد استخدام داشته باشید؟

هنگام تجزیه و تحلیل تلاش های استخدام در سازمان، سؤالات متعددی وجود دارد که باید از خود بپرسید:

• چه مدت طول می کشد تا کارمندان را استخدام کنید؟
• چقدر برای فرآیند استخدام هزینه می کنید؟
• کاندیداها کجا به دنبال آگهی های شغلی شما هستند؟
• کارکنان جدید چقدر در نقش خود عمل می کنند؟

پاسخ به این سوالات به تنهایی چیز زیادی به ما نمی گوید. اما استفاده از معیارهای استخدام برای تجزیه و تحلیل همه این داده ها با هم می تواند بینش فراوانی را در کل فرآیند استخدام ایجاد کند.

در اینجا چهار دلیل وجود دارد که چرا باید در داشبورد معیارهای استخدام سرمایه گذاری کنید.

1. می توانید مشکلات را «ببینید».

یکی از بزرگترین مزایای داشبورد استخدام ماهیت بصری آن است. جستجوی داده ها و جستجوی الگوها ممکن است دشوار باشد، و ایجاد جداول و نمودارهای خود هر بار می تواند کار سختی باشد.

با داشبورد، می توانید به راحتی روندها، بینش ها و مشکلات احتمالی را مشاهده کنید .

2. قیف استخدام خود را تجزیه و تحلیل کنید

داشبورد KPI استخدام به شما تصویر واضحی از قیف استخدام شما می دهد. می‌توانید ببینید که چه تعداد متقاضی از یک مرحله به مرحله دیگر می‌روند و می‌دانید که برای بهبود اثربخشی و کارایی فرآیند خود باید روی کدام مرحله تمرکز کنید.

به عنوان مثال، اگر شما نرخ تبدیل پایینی از تعداد متقاضیان به افرادی که به مرحله مصاحبه می رسند، دارید، به این معنی است که تعداد زیادی از داوطلبان فاقد صلاحیت را جذب کرده اید. از طرف دیگر، ممکن است نموداری وجود داشته باشد که منبع کارمندانی را که بیشترین یا در کمترین زمان کار را ترک کرده اند را نشان می دهد.

3. استراتژی استخدام خود را اصلاح کنید

اگر قیف استخدام خود را تجزیه و تحلیل کنید و متوجه مشکلی مانند موارد فوق شوید، چه؟

سپس می توانید نگاه کنید که اکثر متقاضیان واجد شرایط شما از کجا آمده اند و تلاش های خود را دوباره متمرکز کنید.

به عنوان مثال، ممکن است در آینده در مورد مکان هایی که شغل های خالی را تبلیغ می کنید، انتخاب بیشتری داشته باشید یا کار با یک شرکت استخدام خاص را متوقف کنید. این امر باعث صرفه جویی در هزینه شما می شود و به شما کمک می کند تا نامزدهای واجد شرایط بیشتری پیدا کنید.

4. کارایی و اثربخشی استخدام خود را بهبود بخشید

داشتن همه این داده‌های ارزشمند در یک مکان به شما امکان می‌دهد تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرید تا به طور مستمر فرآیند استخدام خود را بهبود بخشید.

هر گونه مشکل هشدار دهنده را می توان تشخیص داد و بلافاصله حل کرد یا بیشتر بررسی کرد.

با گذشت زمان، شما قادر خواهید بود یک فرآیند استخدام کارآمد ایجاد کنید که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد.

چه معیارهایی را باید در داشبورد استخدام خود دنبال کنید؟

معیارهای زیادی وجود دارد که می توانید در داشبورد استخدام ردیابی کنید، از جمله:

• زمان استخدام
• زمان پر کردن
• کیفیت استخدام
• هزینه هر استخدام
• متقاضیان در هر افتتاحیه
• اثربخشی قیف استخدام
• رضایت کاندیدا
• منبع نامزد

در اینجا برخی از مهم ترین مواردی که باید در نظر گرفته شوند، آورده شده است، از جمله:

زمان استخدام (در روز)

زمان استخدام (همچنین به عنوان زمان پذیرش نیز شناخته می شود) به معنی تعداد روزهایی است که بین زمانی که ابتدا به یک نامزد نزدیک می شود و لحظه ای که کار را می پذیرد، می باشد. اساساً، زمانی است که یک نامزد پس از درخواست شغل، در مراحل استخدام قرار می گیرد.

هرچه زمان شما برای استخدام کمتر باشد، بهتر است، زیرا این نشان می دهد که فرآیند استخدام شما کارآمد است و تیم استخدام شما عملکرد خوبی دارد. این به شما امکان می‌دهد قوی‌ترین کاندیداها را استخدام کنید و از جذب آنها توسط یک شرکت دیگر با زمان کوتاه‌تری برای استخدام جلوگیری کنید. به علاوه، تجربه بهتری را برای نامزدهای شما فراهم می کند، زیرا هیچ کس از فرآیند استخدامی که طول می کشد لذت نمی برد.

با این حال، ممکن است مواردی وجود داشته باشد که شغل مورد نظر به زمان بیشتری برای استخدام نیاز دارد. اگر این فرآیند دارای چندین مرحله باشد – یک مصاحبه تلفنی، یک ارزیابی، و سپس چند دور مصاحبه با سهامداران مختلف – زمان شما برای استخدام طولانی تر خواهد بود. بنابراین مطمئن شوید که این را در هنگام تفسیر داده ها در نظر بگیرید.

زمان پر کردن (در روز)

زمان پر کردن به زمان لازم برای یافتن و استخدام یک نامزد جدید اشاره دارد. اغلب با روزهای بین انتشار یک فرصت شغلی و زمانی که نامزد بررسی های لازم را انجام داده است، اندازه گیری می شود.

این معیار به عرضه و تقاضا برای یک نقش خاص و همچنین سرعت عملکرد بخش استخدام شما بستگی دارد. برای برنامه ریزی تجاری ارزشمند است. به عنوان مثال، اگر جان امروز کار خود را ترک کند، مدیر جان می تواند ایده خوبی از مدت زمان لازم برای ایفای آن نقش داشته باشد. این برای ارتقای ثبات در هر سازمانی حیاتی است.

متقاضیان در هر افتتاحیه

این معیار تعداد متقاضیان در هر شغل (یا به ازای هر استخدام) است و برای قضاوت در مورد محبوبیت یک شغل عالی است. با این حال، بسیاری از متقاضیان می توانند نشان دهنده تقاضای بالا برای شغل یا شرح شغلی بسیار گسترده باشند.

اگر متوجه شدید که درخواست‌های زیادی برای یک نقش دریافت می‌کنید، اما در میان آنها متقاضیان نامناسب زیادی دریافت می‌کنید، ممکن است بخواهید شرح شغل را مشخص‌تر کنید و معیارهای دقیق‌تری را اضافه کنید. این می تواند تعداد متقاضیان را کاهش دهد، بنابراین در زمان صرف شده برای غربالگری، بدون کاهش تعداد نامزدهای مناسب، صرفه جویی می کند.

اثربخشی قیف استخدام

یکی از با ارزش ترین معیارها در داشبورد استخدام، اثربخشی کلی قیف استخدام است. این به معنای تعداد افراد در هر مرحله در قیف و همچنین میزان عبور بین مراحل است.

این نسبت بر اساس تعداد متقاضیانی است که هر مرحله از قیف را با موفقیت به پایان رسانده اند – یا تعداد نامزدهای استخدام شده – نسبت به تعداد کل متقاضیان آن مرحله.

وقتی این معیار را درک کردید، می توانید کشف کنید که کدام مرحله از قیف به بیشترین توجه نیاز دارد. هنگامی که تلاش های خود را اصلاح کردید، می توانید اثربخشی قیف استخدام خود را به حداکثر برسانید.

فرض کنید به طور مداوم متوجه می‌شوید که نسبت نامزدهایی که از مرحله مصاحبه تلفنی به مرحله مصاحبه حضوری (مجازی) در قیف شما حرکت می‌کنند، کم است. این می‌تواند نشان‌دهنده نیاز به شرح شغل دقیق‌تر برای کاهش تعداد اولیه متقاضیان، یا یک فرآیند مرتب‌سازی سخت‌گیرانه‌تر هنگام تصمیم‌گیری اینکه کدام کاندیدا واجد شرایط مرحله مصاحبه تلفنی هستند، باشد.

منبع نامزد

متریک منبع نامزد (یا منبع استخدام) به ردیابی منابعی اشاره دارد که استخدام‌های جدید شما از آنجا آمده‌اند. این به شما امکان می‌دهد اثربخشی کانال‌های مختلف استخدام، از جمله آژانس‌ها، هیئت‌های شغلی مختلف، صفحه مشاغل خود و رسانه‌های اجتماعی را بسنجید.

ممکن است متوجه الگوی تکرارشونده ای از استخدام مداوم کارمندانی شوید که پس از مشاهده آگهی در لینکدین برای شغل شما درخواست داده اند. در همین حال، شما همچنان به تبلیغات در تابلوهای کار ادامه می دهید، اما این منابع تبدیل نمی شوند.

داشبورد استخدام بهترین مکان را برای استخدام استعدادها برای سازمانتان به شما نشان می دهد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که به داده ها نگاه کنید و کارهایی را که کار نمی کند کمتر انجام دهید و آنچه را که هست دو برابر کنید. کاهش مخارج در کانال هایی که بهترین و واجد شرایط ترین نامزدها را برای شما به ارمغان نمی آورند، باعث صرفه جویی در هزینه شما می شود و به شما این امکان را می دهد که بیشتر در موثرترین منابع هزینه کنید.

بهترین روش ها برای داشبورد استخدام شما

در اینجا چیزی است که باید در مورد راه اندازی داشبورد استخدام خود و بهترین استفاده از آن بدانید.

1. ابزار مناسب را انتخاب کنید

سه دسته از ابزارهای داشبورد برای انتخاب وجود دارد.

برنامه های صفحه گسترده

برنامه هایی مانند Microsoft Excel، LibreOffice Calc، و Google Sheets همگی دارای قابلیت تجسم داده هستند. به علاوه، قالب‌های داشبورد استخدام رایگان و ممتاز برای شروع کار وجود دارد. هنگامی که برگه را با داده ها پر کردید، می توانید آن را به صورت بصری در داشبورد مشاهده کنید.

اگر تصمیم دارید داشبورد استخدام خود را در Google Sheets ایجاد کنید، این پست به شما در شروع کار کمک می کند.

نرم افزار منابع انسانی

این شامل ابزارهای منابع انسانی مبتنی بر ابر مانند ATS، ردیابی حضور و غیاب و پلتفرم‌های تعامل کارکنان است. این برنامه ها دارای ویژگی های تحلیلی داخلی هستند که به شما امکان تجزیه و تحلیل داده ها را می دهد.

امکان ادغام ابزارهای استخدام فعلی شما وجود دارد، بنابراین آنها با یکدیگر صحبت می کنند و داده ها را مبادله می کنند. اما این به یک نرم افزار یکپارچه سازی شخص ثالث یا توسعه سفارشی نیاز دارد. که هر دو می توانند گران باشند.

نرم افزار داشبورد کسب و کار

نرم افزارهایی مانند Smartsheet، Klipfolio، Zoho Analytics، Tableau و Datapine همگی شما را قادر به تجزیه و تحلیل داده ها می کنند و می توانند چندین منبع را با هم جمع کنند. با این حال، آنها می توانند مدتی طول بکشد تا راهی برای دور زدن پیدا کنند و به طور کلی بسیار گران هستند.

همیشه به یاد داشته باشید، اگر می خواهید منابع داده های مختلف را ترکیب کنید، مطمئن شوید که ابزاری که انتخاب می کنید به شما اجازه انجام این کار را می دهد.

2. آن را بصری کنید

نمودارها، نمودارها و فونت‌های ساده و پالت‌های رنگی داشبورد استخدام شما را آسان‌تر می‌کنند. برای الهام گرفتن از رنگ ها و قالب بندی، این مجموعه داشبورد Muzli را بررسی کنید.

خلاصه را در بالای صفحه نگه دارید. همانطور که در صفحه پیش می روید، هر نقطه باید بر روی نقطه آخر ایجاد شود و ارائه منطقی و بدون دردسر از داده ها ایجاد کند.

نکته کلیدی استفاده از نمودار مناسب برای داده های مورد نظر است. به عنوان مثال، نمودار دایره ای برای نشان دادن نسبت جنسیت یا قومیت عالی است. نمودار میله ای برای نشان دادن روندها عالی است. اگر می خواهید بدانید که نامزدهای شما چگونه آگهی های شغلی و/یا صفحه شغلی شما را مشاهده می کنند، یک نقشه حرارتی موثر خواهد بود. و یک نمودار قیف بهترین کار برای نشان دادن نحوه حرکت نامزدها از طریق قیف استخدام شما خواهد بود.

اگر برای طراحی نیاز به کمک دارید، از تیم طراحی داخلی خود کمک بخواهید، یا استخدام یک فریلنسر را در نظر بگیرید.

3. آن را ساده نگه دارید

در حالی که ممکن است وسوسه انگیز باشد که تا آنجایی که می توانید داده ها را در داشبورد خود قرار دهید، این ممکن است خلاف واقع باشد. تمرکز بر مهمترین معیارها؛ آنهایی که ارزش می آورند

اینجا کمتر بیشتر است. حتی اگر آن را درک می کنید، به یاد داشته باشید که باید برای سایر افراد خارج از بخش منابع انسانی واضح باشد.

4. آن را دقیق نگه دارید

داده های بلادرنگ می توانند بیش از حد آشفته و طاقت فرسا باشند، به خصوص اگر داده های زیادی داشته باشید. در عین حال، مهم است که داشبورد استخدام شما دقیق باشد. بنابراین به این فکر کنید که هر چند وقت یکبار می خواهید آن را به روز کنید. داده های مختلف در زمان های مختلف نیاز به به روز رسانی دارند.

معیارهایی مانند ترافیک صفحه مشاغل شما بسته به میزان ترافیکی که دریافت می کنید یا کمپین هایی که اجرا می کنید، می توانند یک بار در ماه یا یک بار در هفته به روز شوند. در حالی که معیارهای مربوط به موقعیت‌های باز و استخدام شده باید فقط در صورت تغییر و تغییر به‌روزرسانی شوند.

بسیاری از برنامه‌ها (مانند Google Analytics) را می‌توان در داده‌های شما ادغام کرد و بسته به ابزاری که استفاده می‌کنید، هر چند وقت یکبار که دوست دارید به‌روزرسانی شوند. اما اگر برخی از آنها نیاز به به روز رسانی دستی دارند، یک چک لیست برای آنها ایجاد کنید تا مطمئن شوید که به طور منظم به روز می شوند.

5. بر اساس یافته های خود عمل کنید

شما می توانید پیچیده ترین و با ارزش ترین داشبورد جهان را داشته باشید. اما این هیچ معنایی ندارد مگر اینکه زمانی را برای نگاه کردن به آن اختصاص دهید، بینش ها را درک کنید و بر اساس آنها عمل کنید.

این هدف از داشبورد استخدام است. این وجود دارد تا به شما کمک کند فرآیند استخدام کارآمدتری ایجاد کنید. به آنچه می یابید توجه کنید.

کلام پایانی

داشبورد استخدام موثر ابزاری ضروری برای هر کسی است که امروزه در استخدام کار می کند. ممکن است برای راه اندازی اولیه زمان و هزینه لازم باشد، اما این امر در دراز مدت سود سهام را به همراه خواهد داشت. و اگر می‌خواهید سریع‌تر و ارزان‌تر استخدام کنید، بدون به خطر انداختن استعدادها بسیار مهم است.

داشبورد استخدام شما محل رفت و آمد شما برای همه چیزهایی است که باید در مورد قیف استخدام خود بدانید، بنابراین می توانید فرآیندها و استراتژی های موثرتری برای آینده ایجاد کنید.

اگر می خواهید در مورد استخدام و تقویت مجموعه مهارت های منابع انسانی خود اطلاعات بیشتری کسب کنید، برنامه صدور گواهینامه استعدادیابی ما را بررسی کنید!