نحوه انجام تجزیه و تحلیل SWOT HR

تجزیه و تحلیل SWOT HR به تیم منابع انسانی این امکان را می دهد که دید واضحی از عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر عملیات شما به دست آورند. تجزیه و تحلیل کامل نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها شما را برای ایجاد استراتژی های موثر منابع انسانی آماده می کند.

مطالب
تحلیل SWOT چیست؟
چرا منابع انسانی باید تحلیل SWOT را انجام دهد؟
چگونه منابع انسانی می تواند یک تحلیل SWOT انجام دهد
نکاتی برای انجام تحلیل SWOT
نمونه تحلیل HR SWOT

تحلیل SWOT چیست؟

SWOT مخفف:

• نقاط قوت S ،
• نقاط ضعف، 
• ای فرصت ها، و
• T تهدید می کند.

نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی سازمان هستند که می توان آنها را کنترل کرد. فرصت ها و تهدیدها عوامل خارجی خارج از سازمان هستند که خارج از کنترل منابع انسانی هستند.

به عنوان یک تیم منابع انسانی، برای شناسایی نقش خود در حمایت از ماموریت سازمان، این عوامل را تجزیه و تحلیل کنید.

چرا منابع انسانی باید تحلیل SWOT را انجام دهد؟

HR مسئول تمام فعالیت های مرتبط با نیروی کار در سازمان است. افرادی را استخدام می کند که در رسیدن به اهداف آن کمک می کنند.

برای اطمینان از همسویی بخش منابع انسانی با سازمان، رهبران منابع انسانی باید در بحث های سطح بالا با مدیریت ارشد شرکت شرکت کنند. این امر منابع انسانی را قادر می سازد تا جهت گیری استراتژیک شرکت را برای آماده سازی بهتر و تجهیز نیروی کار برای رفع نیازهای آن درک کند.

تجزیه و تحلیل SWOT برای بخش منابع انسانی امکان کشف عوامل داخلی و خارجی مؤثر بر منابع انسانی در سازمان شما را فراهم می کند، بنابراین تیم می تواند استراتژی های بلندمدت با تمرکز بر برنامه ریزی و توسعه نیروی کار ایجاد کند.

شما می توانید یک تحلیل SWOT برای اندازه گیری شایستگی های سازمان خود در سطوح فردی و بخش انجام دهید. کارمندان و تیم ها می توانند به عنوان مثال، مهارت هایی را که در حال حاضر دارند و توانایی هایی را که فاقد آن هستند، شناسایی کنند. هنگامی که تمام اطلاعات را جمع آوری کردید، نقاط قوت و ضعف موجود را می شناسید و برنامه هایی را برای به دست آوردن مهارت ها یا کارمندانی که در دسترس نیستند اما در دراز مدت مورد نیاز هستند، تدوین خواهید کرد.

مزایای تجزیه و تحلیل SWOT برای منابع انسانی

تجزیه و تحلیل SWOT به شما این امکان را می دهد که عوامل داخلی و خارجی را که نقش مهمی در عملکردها و اهداف منابع انسانی دارند، تجزیه و تحلیل کنید.

دانستن نقاط قوت خود به شما در ایجاد اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کمک می کند. یادگیری نقاط ضعف به شما این امکان را می دهد که کاستی ها را برطرف کنید یا بخش های خاصی را بهبود بخشید. فرصت ها نمایی اجمالی از مسیر بعدی بخش شما را ارائه می دهند. تهدیدها می توانند به شما در مورد مشکلات و خطرات احتمالی در آینده هشدار دهند.

تجزیه و تحلیل SWOT می تواند به بخش منابع انسانی کمک کند تا تصمیم بگیرد که چه حوزه هایی قوی و رو به افول هستند تا بتوان منابع را به طور مناسب تخصیص داد. توصیه می شود که رهبران منابع انسانی دو بار در سال یک تجزیه و تحلیل SWOT انجام دهند تا بررسی کنند که چگونه نیازهای نیروی کار در طول یک دوره تغییر کرده است و چگونه به این تغییرات واکنش نشان دهند.

چگونه منابع انسانی می تواند یک تحلیل SWOT انجام دهد

1. نقاط قوت خود را شناسایی کنید

نقاط قوت به دارایی هایی اشاره دارد که می توانند استراتژی و عملکرد منابع انسانی شما را پشتیبانی کنند. آنها عوامل داخلی در بخش منابع انسانی هستند که می توانند سازمان را به سمت اهدافش هدایت کنند.

برخی از سوالاتی که باید برای شناسایی نقاط قوت خود در نظر بگیرید:

• منابع انسانی چه دستاوردهایی داشته است؟
• چه چیزی HR را از بخش های منابع انسانی سایر سازمان ها متمایز می کند؟
• چه چیزی بخش منابع انسانی را عالی می کند؟ به عنوان مثال، دسترسی به ابزارهای منابع انسانی یا مهارت های تخصصی.

2. نقاط ضعف خود را بشناسید

نقاط ضعف عوامل داخلی هستند که به عنوان یک “مسئولیت” عمل می کنند و می توانند بر سازمان تأثیر منفی بگذارند.

چند سوال برای شناخت نقاط ضعف خود باید در نظر بگیرید:

• در حال حاضر در چه زمینه هایی در HR عملکرد ضعیفی دارید؟
• چه عوامل داخلی دستیابی به اهداف را برای منابع انسانی دشوار می کند؟
• چه منابعی در بخش منابع انسانی خود (مردم، فناوری، منابع) کم دارید؟

3. فرصت های خود را کشف کنید

فرصت ها عوامل خارجی هستند که می توانند بخش منابع انسانی را به سمت رشد سوق دهند. این می تواند به این معنی باشد که شرکت قصد دارد خطوط خدمات خود را گسترش دهد یا به مکان های جدید منشعب شود، که به معنای پشتیبانی اضافی از منابع انسانی است. اگر شرکت بخواهد در یک بازار جدید مزیتی به دست آورد، ممکن است به نیروی کار اضافی یا آموزش کارکنان فعلی نیاز داشته باشد تا مهارت های جدیدی برای راه اندازی خدمات جدید به دست آورند.

برخی از سوالاتی که باید هنگام کشف فرصت های خود در نظر داشته باشید:

• از چه منابع خارجی می توانید برای دستیابی به اهداف منابع انسانی خود استفاده کنید؟
• کدام فناوری منابع انسانی در آینده مورد تقاضا خواهد بود؟
• چه ابزارهای منابع انسانی یا فناوری هایی را که شرکت می تواند تهیه کند یا از آن استفاده کند تا منابع انسانی بتواند کار خود را کارآمدتر انجام دهد؟
• نظر ذینفعان به بخش منابع انسانی چگونه است؟

4. تهدیدات خود را شناسایی کنید

تهدیدات برای بخش منابع انسانی عوامل خارجی هستند که بر سازمان تأثیر منفی می گذارند.

برخی از سوالاتی که هنگام شناسایی تهدیدات باید به آنها فکر کنید:

• آیا اتوماسیون وظایفی را که تیم منابع انسانی قبلا انجام می داد انجام می دهد؟
• کاندیداهای مورد نظر شما یا صنعت منابع انسانی سازمان شما را چگونه می بینند؟
• آیا تیم های منابع انسانی سایر شرکت ها برتری خاصی نسبت به تیم شما دارند؟

انجام تجزیه و تحلیل SWOT منابع انسانی برای سازمان: یک مثال

این ملاحظات به شما کمک می کند تا مشخص کنید که چه نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها برای منابع انسانی سازمان شما وجود دارد:

1. نقاط قوت

برندسازی قوی کارفرما

اگر می خواهید در بازار کار برجسته شوید و نامزدهای درجه یک را جذب کنید، برندسازی قوی کارفرما ضروری است. به گوگل و اپل به عنوان نمونه سازمان هایی فکر کنید که روزانه هزاران برنامه را دریافت می کنند.

داشتن یک برند کارفرمای شناخته شده نه تنها برای شهرت شما مفید است، بلکه به کاهش هزینه های استخدام شما نیز کمک می کند. لازم نیست پول زیادی برای تبلیغات شغلی یا استخدام یک آژانس پرسنل خرج کنید زیرا طبیعتاً نامزدها را جذب می کنید.

بسته جبرانی رقابتی

گزارش ویلیس تاور واتسون نشان داد که 73 درصد از کارفرمایان معتقدند بازار کار رقابتی دلیل اصلی افزایش حقوق است. و 46 درصد از این کارفرمایان بودجه دستمزد خود را به عنوان راهی برای کمک به کارکنان خود برای مقابله با تورم افزایش می دهند.

بسته حقوقی رقابتی تأثیر بسزایی بر رضایت کارکنان دارد. کارمندانی که احساس می کنند برای کارشان به خوبی جبران می شود، به احتمال زیاد با انگیزه باقی می مانند و حتی در انجام کار خود برای کمک به دستیابی به اهداف شرکت تلاش بیشتری می کنند. اگر منابع انسانی بتواند پاداش سخاوتمندانه ای به کارمندان بدهد، می تواند روحیه آنها را تقویت کرده و گردش مالی را کاهش دهد.

2. نقاط ضعف

منابع محدود

وظیفه اصلی منابع انسانی پشتیبانی از نیروی کار شرکت است. از استخدام و استخدام تا مصاحبه خروج، وظیفه آنها این است که اطمینان حاصل کنند که از کارکنان در طول کارشان به خوبی مراقبت می شود: شرایط کاری خوب، دستمزد منصفانه، و فرصت هایی برای رشد و توسعه حرفه ای.

منابع ناکافی عملکرد آن را محدود خواهد کرد. به عنوان مثال، بودجه استخدام محدود می تواند روند استخدام را طولانی کند. اعضای تیم موجود به دلیل حجم کاری اضافی احساس خستگی و بی انگیزگی می کنند. یا عدم موفقیت به اهداف بهره وری به دلیل کمبود نیرو. در هر صورت، در نهایت عملکرد کسب و کار را محدود می کند.

گردش مالی بالای کارمندان

نرخ جابجایی کارکنان تعداد افرادی را که شرکت را برای یک دوره معین ترک می کنند محاسبه می کند. نرخ گردش مالی بالا به این معنی است که شرکت نمی تواند کارکنان خود را برای مدت طولانی حفظ کند. برای جلب رضایت و حفظ کارکنان نیاز به کار است. عوامل زیادی برای استعفای افراد وجود دارد: حقوق کم، سوء مدیریت، فرهنگ ضعیف شرکت و عدم رشد شغلی.

وقتی نرخ گردش مالی بالایی دارید، عملکردهای بالایی را به رقبای خود از دست می دهید و احتمالاً مزیت رقابتی خود را به خطر می اندازید. مشارکت کارکنان کاهش می یابد. عملیات تجاری متوقف می شود. تصمیمات تجاری مهم به دلیل نیاز به کارمندان بیشتر به تعویق می افتد.

3. فرصت ها

سرمایه گذاری در فناوری منابع انسانی

سرمایه‌گذاری در فناوری منابع انسانی می‌تواند با خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف تکراری مانند غربالگری نامزدها، ورود به سیستم، حقوق و دستمزد، زمان‌سنجی، و ایجاد و نگهداری سوابق کارمندان، عملیات منابع انسانی را تسریع بخشد. اتوماسیون منابع انسانی می تواند با آزاد کردن پرسنل شما برای تمرکز بر عملکردهای حیاتی یا پیچیده HR در زمان صرفه جویی کند. همچنین می‌تواند فرآیندهای منابع انسانی را شفاف‌تر، کارآمدتر و سازگارتر کند.

فناوری HR همچنین از هوش مصنوعی استفاده می کند، بنابراین می توانید از آن برای عملکردهای پیچیده تری مانند VR/AR نیز استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید از VR برای آموزش کارکنان در استفاده از تجهیزات جدید استفاده کنید. یا در طول استخدام، می‌توانید از VR برای راه‌اندازی افراد در دفترتان استفاده کنید و نگاهی اجمالی به فضای کاری یا فرهنگ شرکت خود به آن‌ها بدهید.

تغییر سیاست های منابع انسانی

تغییر شیوه های کاری منجر به سیاست های جدید منابع انسانی شده است که به کارکنان اجازه می دهد وظایف خود را به خوبی انجام دهند. فن آوری همیشه در حال تکامل و “عادی جدید” راه های جدیدی را برای به حداکثر رساندن بهره وری کارگران و در عین حال افزایش رضایت به ارمغان آورد.

به عنوان مثال، بسیاری از شرکت های فناوری، ترتیبات کار از راه دور/هیبرید را ارائه می دهند. Prodoscore، پیشرو در نرم افزار دید کارکنان، افزایش 47 درصدی در بهره وری کار از کارمندان از راه دور را گزارش کرده است. برای بسیاری از افراد، کار از راه دور جذاب است زیرا تعادل بین کار و زندگی را برای آنها فراهم می کند. آنها زمان بیشتری برای گذراندن با خانواده، مراقبت از خود یا دنبال کردن سرگرمی ها دارند. علاوه بر این، کارمندان کار از خانه به طور متوسط روزانه 40 دقیقه از رفت و آمد و پولی که برای خرید ناهار در زمان استراحت اداری صرف می کنند، صرفه جویی می کنند.

4. تهدید

بازار کار فشرده

اگر رقبا کارمندانی را برای نقش های خاص استخدام کنند، جنگ برای استعدادها بالا می گیرد. به خصوص در بازار کار که در آن فرصت های شغلی فراوان است و استعدادهای موجود کمیاب است. گزارش Korn Ferry نشان داد که تا سال 2030، بیش از 85 میلیون شغل ممکن است خالی بماند، زیرا ممکن است افراد ماهر کافی برای پر کردن آنها وجود نداشته باشد. در صورت عدم کنترل، کمبود استعداد می تواند منجر به درآمد سالانه 8.5 تریلیون دلاری تا سال 2030 شود.

منابع انسانی باید استراتژی هایی را برای جذب و حفظ استعدادهای برتر ایجاد کند. ارائه بسته‌های جبرانی جذاب یا کار انعطاف‌پذیر در میان متخصصان فناوری اطلاعات در صنعتی که دائماً رقابت تنگاتنگی را تجربه می‌کند، محبوب است. در غیر این صورت، شما در معرض خطر از دست دادن کارکنان خود به سازمان های دیگر هستید که حقوق یا شرایط کاری بهتری ارائه می دهند.

حریم خصوصی داده ها

با افزایش تعداد شرکت هایی که از محاسبات ابری برای ذخیره داده های تجاری استفاده می کنند، امنیت داده های منابع انسانی در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری حیاتی است.

تیم منابع انسانی باید بتواند به کارکنان خود اطمینان دهد که داده های شخصی آنها – شماره امنیت اجتماعی، اطلاعات بانکی – ایمن است. در غیر این صورت، کارفرما با عواقب ناتوانی در محافظت از جزئیات کارمند با جریمه ها، شکایت های حقوقی و لکه دار شدن شهرت مواجه خواهد شد.

انجام تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی

همانطور که گفته شد، تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی نیز قابل استفاده است. همچنین برای ارزیابی تقریباً هر چیزی، خواه ابتکارات بلندمدت یا کوتاه مدت، طراحی شده است.

پروژه‌های منابع انسانی می‌تواند از طراحی فرآیندهای استخدام برای کارآموزان و کارآموزان، اجرای فعالیت‌های پیوند تیمی تا اجرای برنامه ارجاع کارمند را شامل شود.

در اینجا نحوه انجام تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی آورده شده است:

توجه به این نکته مهم است که تجزیه و تحلیل SWOT برای پروژه های منابع انسانی باید سایر ذینفعان را نیز درگیر کند تا تیم منابع انسانی بتواند دید صادقانه ای از عملکرد خود و برداشتی که در داخل شرکت ایجاد می کند در مقابل آنچه که از بیرون می بیند داشته باشد.

نکاتی برای انجام تحلیل SWOT

یک تجزیه و تحلیل SWOT موثر مستلزم جمع آوری داده های مناسب و استفاده از آنها برای تصمیم گیری صحیح منابع انسانی است. در اینجا نکاتی برای انجام تحلیل SWOT در منابع انسانی وجود دارد:

1. ذینفعان کلیدی را شناسایی کنید: کارمندان، مدیریت، صنعت و جامعه همگی در شناسایی و تجزیه و تحلیل عوامل در هر دسته (نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها) نقش دارند، بنابراین دریافت نظرات هر بخش مهم است.

2. یک جلسه طوفان فکری با هر یک از ذینفعان برنامه ریزی کنید تا نقاط قوت و ضعفی را که بر یکدیگر و بر کل سازمان تأثیر می گذارد، کشف کنید. طوفان فکری دیدگاه‌ها و بینش‌های جدیدی را به ارمغان می‌آورد که وقتی جلسه فقط در تیم منابع انسانی باشد، احتمالاً اتفاق نخواهد افتاد. انجام تحقیق برای جمع آوری داده ها در مورد فرصت ها و تهدیدها. با پشتیبان‌گیری از تحقیقات خود با شکل‌ها، نمودارها یا تصاویر تا حد امکان از حدس و گمان خودداری کنید

3. از آنجایی که تجزیه و تحلیل SWOT مبنایی برای استراتژی های منابع انسانی شما خواهد بود، KPI های مهم باید تنظیم و اندازه گیری شوند تا از یافته های شما پشتیبانی کنند. نمونه هایی از KPI ها عبارتند از نرخ گردش مالی، زمان استخدام و غیره.

4. تجزیه و تحلیل SWOT خود را ایجاد کنید. تمام عوامل جمع آوری شده از ذینفعان را فهرست کنید و آنها را به ترتیب اهمیت مرتب کنید: از مهم ترین تا کم اهمیت ترین. عوامل اولویت بندی شده که بیشترین سود را برای کسب و کار به ارمغان می آورد، که در نتیجه به شما امکان می دهد از عوامل دیگر حمایت کنید.

5. برای تعیین اینکه کدام و اگر:

• شما می توانید از نقاط قوت خود برای ایجاد فرصت در بازار استفاده کنید
• شما می توانید از نقاط قوت و فرصت های خود برای رفع نقاط ضعف و تهدید استفاده کنید
• شما می توانید تهدیدات را در رابطه با نقاط ضعف کاهش دهید

6. فهرست را در مکانی نگهداری کنید که همه ذینفعان به آن دسترسی داشته باشند. هر از چند گاهی آن را مرور کنید تا ابتدا به اولویت ها توجه شود. ارزیابی کنید تا بررسی کنید که آیا چیزها و موقعیت‌های پیرامون عامل تغییر کرده‌اند، بنابراین برنامه‌های اقدام بر این اساس تنظیم می‌شوند.

نمونه تحلیل HR SWOT

در اینجا نمونه ای از سوالاتی است که باید در هنگام انجام تجزیه و تحلیل SWOT شکاف مهارت های کارکنان در نظر گرفت:

خوراکی های کلیدی

• تجزیه و تحلیل SWOT منابع انسانی، تیم منابع انسانی را قادر می سازد تا دید روشنی از عوامل داخلی و خارجی داشته باشند.
• نقاط قوت و ضعف عوامل داخلی سازمان هستند که می توان آنها را کنترل کرد.
• فرصت ها و تهدیدها عوامل خارجی خارج از سازمان هستند که خارج از کنترل منابع انسانی هستند.
• تجزیه و تحلیل کامل نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدها تیم منابع انسانی را برای ایجاد استراتژی های موثر آماده می کند.