گزارش سالانه منابع انسانی: شامل 15 معیار HR

گزارش سالانه منابع انسانی راهی برای نشان دادن ارزشی است که منابع انسانی برای کسب و کار به ارمغان می آورد. هم دستاوردها و هم چالش های تجربه شده در سال را پوشش می دهد. علاوه بر این، نحوه کمک بخش منابع انسانی به عملکرد، OKR ها و اهداف استراتژیک شرکت شما را برجسته می کند.

بخش مهمی از تهیه گزارش سالانه تاثیرگذار منابع انسانی شامل معیارهای مناسب برای تعیین کمیت چگونگی تاثیر منابع انسانی بر اهداف استراتژیک و عملکرد سازمانی است.

مطالب
گزارش سالانه منابع انسانی چیست؟
معیارهایی که باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شوند
نحوه تهیه گزارش سالانه منابع انسانی

گزارش سالانه منابع انسانی چیست؟

هر ساله کمیته اجرایی در کنار تیم منابع انسانی باید عملکرد کسب و کار و عملکرد کارکنان را به دقت تجزیه و تحلیل کند. برای انجام این کار، آنها یک گزارش سالانه منابع انسانی تهیه کردند که نمایی اجمالی از دستاوردها و موانع مربوط به مسائل مردم ارائه می دهد.

گزارش سالانه منابع انسانی نه تنها نتایج تلاش‌های استراتژی افراد در سال گذشته را خلاصه می‌کند، بلکه مسیر پیش رو را نیز ترسیم می‌کند. با در نظر گرفتن این موضوع، دانستن اینکه چه چیزی باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شود، برای هر فردی در تیم منابع انسانی ضروری است. در نظر بگیرید که به چه کسانی ارائه خواهید کرد و چه نوع اطلاعاتی بیشترین تأثیر را برای آنها خواهد داشت.

هدف از گزارش منابع انسانی

هدف گزارش سالانه منابع انسانی این است که:

• یک نمای کلی از روند کارمندان و شرکت ارائه می دهد و تضمین می کند که شیوه های منابع انسانی با KPI یا OKR های مختلف همسو هستند. اگرچه متخصصان منابع انسانی معمولا گزارش‌های هفتگی یا ماهانه ارائه می‌دهند، گزارش سالانه یک نمای کلی ضروری برای تصمیم‌گیری استراتژیک بلندمدت ارائه می‌کند.
• به ذینفعان بینش دقیقی در مورد سازمان ارائه می دهد که چندان واضح نیست
• مروری بر ابتکارات و نتایج کلیدی سال گذشته ارائه می دهد
• شامل اطلاعات کمی و کیفی است
• به منابع انسانی اجازه می‌دهد معیارهای کلیدی نیروی کار و موفقیت‌ها یا شکست‌ها را اندازه‌گیری و پیگیری کند
• جهت تعیین اهداف دقیق و واقع بینانه برای سال بعد را فراهم می کند
• ارائه یک گذشته نگر کیفی که ذینفعان را قادر می سازد تا یک برنامه پیگیری ایجاد کنند.

معیارهایی که باید در گزارش سالانه منابع انسانی گنجانده شود

12 کارکرد کلیدی منابع انسانی وجود دارد، و گزارش سالانه منابع انسانی شما می‌تواند در صورت لزوم شامل معیارهایی از همه این عملکردها باشد. با این حال، روزهای یک گزارش 150 صفحه ای گذشته است. تصمیم گیرندگان به اطلاعات مناسب در زمان مناسب نیاز دارند، بنابراین شما باید معیارهای خود را بر اساس موارد زیر درج کنید:

• ذینفعان: گزارش سالانه HR خود را به عنوان یک مدل plug-and-play در نظر بگیرید، جایی که معیارهای مناسب را می توان بر اساس افرادی که به گزارش نگاه می کنند ارائه کرد. تیم منابع انسانی شما ممکن است برای ارزیابی عملکرد خود به کل گزارش نیاز داشته باشد، در حالی که مدیر عامل ممکن است فقط بخواهد مهمترین مسائل را یادداشت کند. به عنوان مثال، مدیران استخدام شما ممکن است بیشتر به معیارهای مربوط به معیارهای حفظ علاقه مند باشند، در حالی که تیم داخلی مسئول یادگیری و توسعه ممکن است به معیارهای L&D علاقه مند باشد.
• اهداف سازمان شما: بر اساس اهداف تجاری در آن سال، باید گزارش سالانه منابع انسانی خود را مطابق با آن تنظیم کنید. به عنوان مثال، اگر تصمیم کلیدی کسب و کار رشد کسب و کار از طریق تبلیغات داخلی بود، باید معیارهای مرتبط با آن را در نظر بگیرید.

در اینجا 15 معیار وجود دارد که باید در زیر مجموعه‌های استخدام، حفظ، آموزش، توسعه و مشارکت گنجانده شود:

معیارهای استخدام

مدیر عامل سابق جنرال الکتریک، لارنس بوسیدی، زمانی گفت: «هیچ کاری که ما انجام می دهیم مهمتر از استخدام و توسعه افراد نیست. در پایان روز، شما روی افراد شرط بندی می کنید، نه بر روی استراتژی ها.

معیارهای استخدام برای اندازه گیری موفقیت فرآیند استخدام شما و بهینه سازی فرآیند استخدام نامزدها برای کسب و کار شما استفاده می شود. آنها داده های لازم برای بهبود فرآیند استخدام شما را ارائه می دهند که مستقیماً بر روی نتیجه کسب و کار شما تأثیر می گذارد.

معیارهای استخدام زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

1. هزینه به ازای هر استخدام – این معیاری است از کارایی و مقرون به صرفه بودن کل فرآیند استخدام شما. این شامل هر دو هزینه داخلی (انطباق، ابزار، هزینه های اداری، و غیره) و هزینه های خارجی (بررسی سابقه، هزینه های منبع، سفر، بازاریابی، و غیره) است. این بینشی در مورد هزینه های استخدام شما و نحوه بهینه سازی پول خرج شده در مراحل مختلف استخدام ارائه می دهد.
2. زمان رسیدن به بهره‌وری/عملکرد – این اندازه‌گیری می‌کند که چقدر طول می‌کشد تا استخدام‌های جدید به سرعت بالا بروند و بهره‌ور باشند. این معیاری است از زمان بین اولین روز استخدام و نقطه ای که کارکنان به طور کامل به سازمان کمک می کنند.
3. نسبت مصاحبه به استخدام – این نشان دهنده تعداد مصاحبه هایی است که یک مدیر استخدام باید قبل از ارائه پیشنهاد انجام دهد. این یک معیار مفید برای گنجاندن است زیرا نشان می دهد که چند ساعت برای مصاحبه صرف شده است. همچنین نشان می‌دهد که آیا از روش‌های صحیح منبع‌یابی استفاده می‌شود یا نه، وضوح آگهی شغلی و همسویی بین استخدام‌کننده و مدیر استخدام‌کننده.
4. گردش مالی جدید – این درصدی از کارمندانی است که شرکت شما را در یک دوره معین، معمولاً در سال اول ترک می کنند. برای محاسبه گردش مالی جدید، تعداد استخدام‌های جدید را بر تعداد کل کارکنانی که در همان دوره ترک کرده‌اند تقسیم کنید. این کیفیت برنامه حضور شما و میزان هماهنگی شغل شما با استخدام جدید را می سنجد. همچنین نشان‌دهنده سالم بودن فرهنگ سازمانی شماست، زیرا اگر تعداد افراد زیادی در سال اول ترک کنند، می‌دانید که مشکلی وجود دارد.

معیارهای حفظ

استخدام افراد مناسب برای سازمان شما مهم است و حفظ آنها از اهمیت بیشتری برخوردار است. به همین دلیل است که معیارهای حفظ کارکنان شما بخش مهمی از گزارش سالانه منابع انسانی است. سنجه‌های حفظ، نمای کلی از چرایی ماندن کارکنان را ارائه می‌دهد و می‌تواند برای نظارت بر کارکنان در معرض خطر و همچنین کاهش فرسایش درازمدت استفاده شود.

معیارهای حفظ زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

5. تعداد نیروی کار – تعداد کارکنانی که در یک لحظه معین در شرکت شما کار می کنند. این شامل کارگران تمام وقت، کارگران قراردادی، مترجمان آزاد و غیره می شود. برای اینکه گزارش سالانه قابل درک باشد، نموداری را اضافه کنید که تعداد کارمندان را در مقاطع مختلف سال نشان می دهد، یا اگر تغییرات قابل توجهی در آن دوره وجود داشت، توضیحات اضافی ارائه دهید.
6. جمعیت و تنوع – این تعداد کارمندان شما را در هر دسته جمعیتی و تنوع نشان می دهد. بر اساس اهداف شرکت خود از نظر جمعیتی و تنوع، مطمئن شوید که در مواردی که سازمان قوی و ضعیف است، در مورد معیارهایی گزارش دهید. به هر روند مثبت یا منفی توجه کنید.
7. نرخ فرسایش – به عبارت ساده تر، فرسایش نرخی است که کارکنان ترک می کنند. برای رسیدن به این نرخ، تعداد کارمندانی را که ترک کرده‌اند بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره تقسیم کرده و آن را به صورت درصد بیان کنید. یک دیدگاه سالانه از نرخ فرسایش شما نشان می دهد که شرکت شما چقدر در حفظ استعدادها خوب یا بد است، برند شما چقدر جذاب است و برنامه های شما چقدر جذاب است.
8. میانگین هزینه جابجایی – همچنین با نرخ فرسایش مرتبط است، میانگین هزینه گردش مالی شما به شما نشان می دهد که از دست دادن یک کارمند چقدر پرهزینه است. این با به دست آوردن میانگین هزینه برای پر کردن یک موقعیت به اضافه هزینه های حضور در هواپیما و جهت گیری محاسبه می شود.
9. رانندگان خروج – پس از یک سال کار، جالب است بدانید که چه چیزی باعث شد افراد سازمان را ترک کنند. آیا به دلیل حقوق است؟ فرصت های شغلی؟ مدیریت ضعیف؟ محرک های خروج شما روشی موثر برای بررسی تلاش ها و اولویت های منابع انسانی برای سال آینده از نظر استراتژی منابع انسانی شما هستند. این اطلاعات را با آنچه مردم در نظرسنجی های خروج خود به عنوان دلیل ترک نشان می دهند جمع آوری کنید.

معیارهای آموزش و توسعه

هزینه های آموزش و توسعه یکی از اولین هزینه هایی است که در صورت فشار بر بودجه کاهش می یابد.

نقل قول معروف پیتر دراکر درست است، “اگر نتوانید آن را اندازه گیری کنید، نمی توانید آن را بهبود ببخشید.”

به همین دلیل است که گزارش سالانه منابع انسانی شما باید شامل معیارهای آموزش و توسعه باشد. توانایی کارمندان برای ارتقاء مهارت و یادگیری مجدد در چند سال اخیر اهمیت بیشتری پیدا کرده است، و بنابراین هر چه بیشتر بتوانید نشان دهید که چقدر هزینه شده و نتیجه آن چه بوده است، بهتر است.

معیارهای آموزشی و توسعه زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

10. هزینه آموزش به ازای هر کارمند – این یک معیار ساده است که هزینه کل آموزش را بر تعداد کارمندان تقسیم می کند. این می تواند برای یک برنامه خاص یا به عنوان مجموع تمام آموزش های انجام شده در یک سال خاص باشد. می توانید هزینه آموزش هر کارمند را با استانداردهای صنعت یا به عنوان مقایسه سال به سال مقایسه کنید.

11. ROI آموزش – ROI آموزش میزان سود یک شرکت از سرمایه گذاری در آموزش را اندازه می گیرد. این معیار مالی بر مزایا و نتایج تجاری نسبت به یک برنامه آموزشی گسترش می‌یابد. با این حال، این یک معیار رضایت از آموزش نیست که نشان دهد کارکنان چقدر از آموزش خوشحال هستند.

معیارهای تعامل 

معیارهای تعامل نشانگر میزان انگیزه و ارتباط کارکنان شما هستند. یک کارمند متعهد بهره وری بیشتری دارد و در سطح بالاتری مشارکت می کند.

معیارهای مشارکت زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود لحاظ کنید:

12. شاخص رضایت کارکنان (ESI) – ESI مجموعه ای از سه سوال است که میزان رضایت کارکنان از شغل خود را اندازه می گیرد. سه سوال عبارتند از:

• چقدر از محل کار خود راضی هستید؟
• محل کار شما چقدر انتظارات شما را برآورده می کند؟
• محل کار شما چقدر به شغل ایده آل شما نزدیک است؟

به هر سوال توسط کارمندان در مقیاس 1 تا 10 پاسخ داده می شود. برای گزارش سالانه HR خود، نمودارهایی را بر اساس نتایج تقسیم شده بر اساس بخش ها، جمعیت شناسی، مقایسه سال به سال و هر معیار مرتبط دیگر ایجاد کنید.

13. eNPS – احتمالاً یکی از محبوب‌ترین معیارهای HR، امتیاز خالص پروموتر کارکنان (eNPS) است. این معیاری است که با این سوال اندازه گیری می شود: “در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که این سازمان را به عنوان مکانی برای کار توصیه کنید؟” یا “بر اساس تجربه خود، چقدر احتمال دارد که سازمان ما را به یک دوست یا همکار توصیه کنید؟”

بیشتر سازمان‌ها این سوال را می‌پرسند، بنابراین مقایسه آن با میانگین‌های صنعتی ایده خوبی است.

معیارهای بهره وری و عملکرد

در نهایت، مهم است که در مورد معیارهای بهره وری و عملکرد گزارش داده شود، که نشان می دهد کارکنان تا چه حد وظایف خود را انجام می دهند.

معیارهای بهره وری و عملکرد زیر را در گزارش سالانه منابع انسانی خود در نظر بگیرید:

14. میزان غیبت – میزان غیبت معیار کلیدی سلامت و رفاه سازمانی است. دانستن میزان دقیق غیبت به شکل گیری مداخلات کمک می کند.
15. سرمایه انسانی ROI (HCROI) – این یک معیار استراتژیک HR است که ارزشی را که نیروی کار در نتیجه پول صرف شده برای آنها (به عنوان مثال، آموزش و توسعه، پاداش، مدیریت استعداد، استخدام و غیره) به آن اضافه می‌کند، از نظر مالی نشان می‌دهد. .).

نحوه تهیه گزارش سالانه منابع انسانی

یک گزارش منابع انسانی غیر تاثیرگذار به سادگی آماری است که در یک صفحه PDF یا Excel گردآوری شده است، بدون اینکه چیز دیگری به آن اضافه شود. با استفاده از داده ها و تجسم در ترکیب با داستان ها و دیدگاه ها، گزارش سالانه منابع انسانی خود را تأثیرگذار کنید. هنگام تهیه گزارش سالانه منابع انسانی، عناصر زیر را در نظر بگیرید:

1. OKR و KPI را شامل شود

• با تأمل در OKR ها، KPIها و اهداف تعیین شده توسط منابع انسانی و سازمان در ابتدای سال شروع کنید.
• یک خلاصه اجرایی از پیشرفت انجام شده در هر هدف ارائه دهید.
• شامل 4 یا 5 نتیجه گیری کلیدی که موضوعی در سراسر گزارش هستند. به عنوان مثال، این ممکن است تغییر قابل توجهی در تعداد افراد یا یک سال موفق به دلیل یک ابتکار رهبری باشد.

2. ذینفعان خود را در نظر داشته باشید

• در نظر بگیرید که گزارش سالانه منابع انسانی را به چه کسی ارائه خواهید کرد و اطلاعات را مطابق با نیازها و علاقه آنها تنظیم کنید. مثال: یک مدیر عامل در مقابل یک مدیر می خواهد معیارهای مختلفی را ببیند

3. با داده ها داستان بگویید

• هنگام گزارش دادن از داده های خود از تصاویر بصری استفاده کنید. استفاده از یک طراح را در نظر بگیرید تا تصاویر بصری داستان سرایی داده های خود را حتی هیجان انگیزتر کنید. به عنوان مثال، به‌جای گزارش eNPS به ازای هر کشور در جدول، می‌توانید امتیازات eNPS همه کشورها را روی نقشه ترسیم کنید و از سایه‌های مختلف برای نمایش کشورهای با عملکرد بالا یا پایین استفاده کنید.
• مدیریت و کارکنان احتمالا از گزارش های سنتی و آمارهای پیچیده خسته شده اند. در عوض، اعداد را به روایت‌های متقاعدکننده تبدیل کنید تا عمل کنید.
• اطمینان حاصل کنید که داستان‌ها، گزارش‌ها و آمار شما شفاف بوده و برای همه ذینفعان به راحتی قابل درک است.

به عنوان مثال:

به جای ارائه آماری در مورد چگونگی افزایش بهره وری کارکنان، داستان کارمندی را بگویید که از دورکاری استفاده کرده و بهره وری را X% افزایش داده است.

تاثیر را نیز لحاظ کنید. توضیح دهید که این کارمند سیستم‌ها و فرآیندهای بهبود یافته‌ای را پیاده‌سازی کرده است که تأثیر مثبتی بر سایر کارمندان تیمش گذاشته است.

با به تصویر کشیدن بسیاری از داستان های موفقیت دیگر درست مانند داستان این کارمند، تصویر بزرگ را به تصویر بکشید

4. اهداف سال آینده را مشخص کنید

• در پایان گزارش، اهداف تجاری برای سال بعد را بررسی کنید و تفکر خود را در مورد چگونگی تعیین اهداف منابع انسانی بر این اساس برجسته کنید.
• تعریف کنید که چه چیزی را اندازه گیری خواهید کرد. قبل از تعیین اهداف برای منابع انسانی، با سایر ذینفعان سازمان هماهنگ شوید

5. یک نمای کلی داشبورد ارائه دهید

• به ذینفعان کمک کنید تا با کمک داشبورد اولیه در گزارش خود، داده ها را تجزیه و تحلیل، تجسم و تصمیم گیری کنند.
• ترجیحاً در یک صفحه/صفحه ادغام شود – چیزی که می توانند برای ارجاع آسان به آن مراجعه کنند.

برای نتیجه گیری

هنگام انتخاب تأثیرگذارترین معیارها برای گزارش سالانه خود، در نظر بگیرید که سهامداران شما چه کسانی هستند و منابع انسانی چه ارزشی برای اهداف استراتژیک شرکت و رشد شرکت به ارمغان آورده است. گزارش سالانه منابع انسانی فرصتی را برای برجسته کردن مشارکت‌ها، ریسک‌هایی که کسب‌وکار ممکن است در منابع انسانی با آن مواجه باشد و تأثیر کل سرمایه‌گذاری‌های سرمایه انسانی فراهم می‌کند.