راهنمای منابع انسانی برای محاسبه دامنه کنترل

گستره کنترل در طراحی ساختار سازمانی یک ملاحظات حیاتی است. به عبارت ساده، تعداد گزارش های مستقیم یک مدیر است و می تواند بر بهره وری و کارایی تیم شما تأثیر بگذارد. این راهنما هر آنچه را که باید در مورد محاسبه دامنه کنترل و تجزیه و تحلیل تأثیر آن بر شرکت خود بدانید را به شما آموزش می دهد.

همچنین توضیح خواهیم داد که چرا مدیران باید نسبت دامنه کنترل خود را بدانند، این نسبت چگونه بر تصمیمات طراحی سازمانی تأثیر می گذارد، عوامل رایجی که بر دامنه نسبت های کنترل تأثیر می گذارد و موارد دیگر!

دامنه کنترل چیست؟

گستره کنترل (که به عنوان گستره مدیریت نیز گفته می شود) محاسبه ای است که به منابع انسانی در تعیین تعداد کارکنانی که مستقیماً به یک مدیر گزارش می دهند کمک می کند. این یک ابزار بهداشتی و ایمنی مهم برای منابع انسانی در یک سازمان است تا تعیین کند که یک مدیر چند گزارش دارد و آیا منابع انسانی باید فرآیند استخدام را شروع کند تا یا مدیران بیشتری یا کارمندان بیشتری برای تیم خود استخدام کند.

به عنوان مثال، اگر دامنه کنترل بیش از حد زیاد باشد، ممکن است کارکنان کافی برای تکمیل تمام وظایف لازم وجود نداشته باشد. برخی از کارمندان اگر خیلی کوچک باشد، بیش از حد کار می کنند و تحت استرس قرار می گیرند. منابع انسانی می‌تواند به مدیران کمک کند تا با بهینه‌سازی اندازه تیم، تعادلی بین گزارش‌های مستقیم بسیار زیاد و خیلی کم پیدا کنند. اگر دامنه کنترل به دلیل شرایط کسب و کار یا تغییرات در سطوح کارکنان به طور مداوم در حال تغییر باشد، می تواند دشوار باشد.

در حالی که تعداد گزارش‌های مستقیم ضروری است، این تنها عامل در تعیین اینکه یک مدیر چقدر می‌تواند بر تیم خود نظارت کند، نیست. کیفیت رابطه کارمند و مدیر نیز بسیار مهم است. اگر دامنه کنترل مدیر بهینه نباشد، این امر می‌تواند منجر به عدم تفویض اختیار، مدیریت خرد و عدم ارتباط شود. به نوبه خود، این مسائل می تواند منجر به عدم بهره وری و ناامیدی از سوی مدیران و اعضای تیم شود.

با تعیین دامنه کنترل بهینه برای یک تیم با مهارت‌ها و نیازهای کارکنان، منابع انسانی می‌تواند اطمینان حاصل کند که تیم به طور مؤثر با هم ارتباط برقرار می‌کند و می‌تواند برای تولید نتایج با یکدیگر همکاری کند.

اهمیت محاسبه دامنه کنترل

ساختار گزارشگری فعلی سازمان شما چگونه است؟ آیا مدیران شما گزارش های زیادی دارند، آیا تفویض اختیار کارآمد نیستند یا گزارش های مستقیم بسیار کمی دارند؟ کارمندان شما چطور؟ آیا آنها به خوبی توسط مدیران پشتیبانی می شوند، به طور مستقل کار می کنند یا نیاز به مدیریت عملی بیشتری دارند؟

تصمیماتی که منابع انسانی و رهبری در رابطه با سطوح مختلف گزارش می گیرند می تواند بر بهره وری، کارایی و رضایت شغلی در سراسر سازمان شما تأثیر بگذارد. با محاسبه دامنه کنترل می توانید تعیین کنید که آیا مدیران شما می توانند به طور مؤثر بر گزارش های مستقیم خود نظارت کنند و اینکه آیا تیم آنها برای مدیریت کارآمد بسیار بزرگ است یا کوچک.

کارمندان زیادی که به یک مدیر گزارش می دهند ممکن است نشان دهنده این باشد که زمان انتصاب مدیر دیگری فرا رسیده است. اگر تعداد کارمندان خیلی کم باشد، ممکن است لازم باشد به مدیران خود در سازماندهی مجدد تیم خود یا استخدام افراد بیشتری برای انجام کار کمک کنید. همچنین فاکتورهای دیگری نیز وجود دارد که باید در طراحی دامنه کنترل بهینه در سراسر سازمان خود در نظر بگیرید که در این مقاله به بررسی آنها خواهیم پرداخت.

چگونه می توانید نسبت دامنه کنترل را محاسبه کنید؟

روش های زیادی برای محاسبه دامنه کنترل وجود دارد. رایج ترین روش تقسیم تعداد گزارش های مستقیم بر تعداد مدیران است. دامنه کنترل یک محاسبه ساده است که حول اندازه یک تیم و مدیر آن متمرکز است.

فرمول دامنه کنترل:

دامنه کنترل = تعداد کارمندان / تعداد مدیران

این هنجار برای سازمان های ساده با سلسله مراتب عمیق در یک سطح است. به عنوان مثال، اگر در شرکتی با 50 کارگر و پنج مدیر کار می کنید، محاسبات شما به این صورت خواهد بود:

دامنه کنترل (50 / 5) = 10:1

فرمول دامنه کنترل برای تیم های فرعی:

این معادله جزئیات بیشتری را با فاکتورگیری در تیم‌های فرعی که توسط رهبران یا سرپرستان تیم کنترل می‌شوند، ارائه می‌کند:

دامنه کنترل = تعداد کارمندان / تعداد رهبران تیم + تعداد مدیران + تعداد سرپرستان

این معادلات دامنه کنترل را در یک سطح محاسبه می کنند. به عبارت دیگر، آنها محاسبه می کنند که هر مدیر چند تیم (یا کارمند) می تواند به طور مؤثر نظارت کند.

محاسبه فاصله در سطوح چندگانه در یک سلسله مراتب پیچیده تر می شود. شما باید دامنه کنترل همه مدیران زیر خود را به اضافه تعداد کارمندان در هر تیم یا بخش در نظر بگیرید. این به شما امکان می دهد محاسبه کنید که هر مدیر چند واحد (یا کارمند) می تواند به طور مؤثر در هر زمان معین نظارت کند.

توجه داشته باشید:

اگر کسب و کار شما کوچکتر است، ممکن است محاسبه میانگین دامنه کنترل در کل شرکت کافی باشد. برای سازمان‌های بزرگ‌تر، برای منابع انسانی سودمندتر خواهد بود که دامنه را در سطحی دقیق‌تر، مانند هر بخش (مثلاً فروش و بازاریابی) محاسبه کند.

دامنه تحلیل کنترل چیست؟

گستره ای از تجزیه و تحلیل کنترل به شرکت ها کمک می کند تا کارایی را بهبود بخشند. تجزیه و تحلیل شامل تعیین تعداد بهینه کارکنانی است که می توانند مستقیماً به یک مدیر گزارش دهند. این همچنین به عنوان “محدوده کنترل ایده آل” یا “حداکثر دامنه کارآمد کنترل” شناخته می شود. به عبارت دیگر، دامنه تحلیل کنترل به تعیین اینکه چه تعداد از افراد باید مستقیماً به یک مدیر گزارش دهند کمک می کند. این تعداد از کسب و کار به تجارت و صنعت به صنعت متفاوت خواهد بود.

به عنوان مثال، میانگین دامنه کنترل برای یک تیم فروش می تواند 10 فروشنده برای هر مدیر باشد. اما یک سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات که راه‌حل‌های پیچیده و سفارشی را به شرکت‌های بزرگ B2B می‌فروشد، ممکن است از هر مدیر فروش بخواهد بر ۶ تا ۸ مدیر حساب تجاری نظارت کند. یک سازمان خرده‌فروشی با چندین شعبه ممکن است از یک مدیر شعبه برای نظارت بر 6 تا 15 کارمند بخواهد.

هنگام تجزیه و تحلیل دامنه کنترل چه مواردی را باید در نظر گرفت

چندین عامل وجود دارد که باید هنگام انجام یک دامنه تجزیه و تحلیل کنترل در نظر گرفت، از جمله:

• داده های دقیق – برای محاسبه صحیح به داده های واقعی در مورد ساختارهای تیم و مدیران خود نیاز دارید. این شامل دانستن اینکه چه تعداد کارمند به طور مستقیم یا غیرمستقیم زیر نظر یک مدیر گزارش می دهند، چه سمت هایی دارند، آیا در یک مکان یا در چندین دفتر کار می کنند، و غیره است. اگر اطلاعاتی از دست رفته باشد، ممکن است محاسبه معتبر نباشد.
• اندازه کسب و کار شما – این تعداد کارمندانی را که به هر مدیر گزارش می دهند مشخص می کند. هرچه شرکت بزرگتر باشد، احتمال اینکه چندین لایه مدیریتی وجود داشته باشد و کارمندان زیادی به هر مدیر گزارش دهند، بیشتر می شود. تعداد کارمندانی که به مدیران شما گزارش می دهند بیشتر از یک شرکت با کارمندان کمتر خواهد بود.
• نوع کسب و کار – برخی از شرکت ها ساختار پیچیده تری نسبت به سایرین دارند. اطمینان حاصل کنید که می توانید به طور دقیق تعداد کارمندانی را که به طور مستقیم یا غیرمستقیم زیر نظر یک مدیر برای هر کسب و کاری گزارش می دهند محاسبه کنید.

هرچه کسب و کار شما تخصصی تر باشد، ساختار پیچیده تری وجود خواهد داشت. برای یک شرکت مثلاً در صنعت توسعه نرم افزار با تیم های مختلف توسعه دهندگان، محاسبه گزارش های مستقیم و غیرمستقیم پیچیده تر از یک شرکت لوله کشی با تنها یک تیم خواهد بود.

عوامل متداول موثر بر دامنه کنترل

عوامل متعددی بر تعداد افرادی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم به یک مدیر گزارش می دهند تأثیر می گذارد. این عوامل عبارتند از:

1. پیچیدگی ساختار سازمانی شما

اگر ساختاری صاف و افقی با سلسله مراتب کمی دارید، ممکن است نیازی نباشد که مدیران کار را به دیگران واگذار کنند. با این حال، اگر یک شرکت پیچیده‌تر با سطوح سلسله مراتبی چندگانه باشد، مدیران شما باید کار را محول کنند.

2. سطح مهارت در سراسر نیروی کار شما

یک نیروی کار با مشارکت کنندگان فردی باتجربه ممکن است قادر به انجام وظایف به طور مستقل و بدون نیاز به نظارت زیاد از سوی مدیر خود باشد.

3. موقعیت جغرافیایی

تیم‌هایی که در مکان‌های مختلف پراکنده شده‌اند، برقراری ارتباط همزمان با کارکنان خود را برای مدیران چالش برانگیز می‌سازد. بهترین راه حل به آنچه کار می کند و موقعیت های بهبود در محیط تیم و فرهنگ شرکت بستگی دارد. قبل از تصمیم گیری، مزایا و معایب هر گزینه را در نظر بگیرید تا بتوانید محدوده ایده آل کنترل را تعیین کنید.

4. فرهنگ شرکت

فرهنگ شرکت همچنین در تعیین دامنه کنترل نقش خواهد داشت. شرکتی که از سبک رهبری دموکراتیک استفاده می کند، برای دامنه وسیعی از کنترل که در آن کارکنان می توانند خلاقیت خود را ابراز کنند یا استقلال بیشتری داشته باشند، مناسب تر خواهد بود. در مقابل، یک سبک رهبری مستبد که مدیران را به نظارت دقیق بر کارکنان ترجیح می دهد، منجر به یک دامنه کنترل محدود می شود.

یک گزارش در محدوده معیارهای کنترل نشان داد که فرهنگ شرکتی که مدیران اجرایی گزارش‌های مستقیم زیادی دارند، منجر به افزایش گزارش‌های مستقیم در لایه‌های پایین‌تر سازمان نیز می‌شود. این نشان می دهد که چگونه فلسفه مدیریت می تواند به طور ضمنی بر کل سازمان تأثیر بگذارد.

5. همسویی با استراتژی کسب و کار

هنگام تعیین دامنه کنترل، منابع انسانی باید اهداف استراتژیک سازمان را نیز در نظر بگیرد. به عنوان مثال، تغییر دامنه کنترل مدیران از محدود به گسترده می تواند منجر به از دست دادن بهره وری یا مشارکت کارکنان شود. این می تواند عواقب منفی برای سودآوری کسب و کار داشته باشد. از سوی دیگر، دامنه کنترل بسیار محدود می تواند منجر به پیچیدگی سازمانی بیشتر شود. این می تواند بر تصمیم گیری تأثیر منفی بگذارد و منجر به از دست دادن کارایی شود.

طراحی دامنه های کنترل برای سازمان شما

برای طراحی دامنه های کنترلی که برای سازمان شما مناسب است، نحوه بهینه سازی دامنه های مدیریتی خاص سازمان خود را در نظر بگیرید. برای انجام موفقیت آمیز این کار، منابع انسانی ابتدا باید پیچیدگی کار انجام شده توسط مدیران و تیم های آنها را درک کند. پنج کهن الگوی مدیریتی برای کمک به شناسایی انواع رایج کارهای مدیریتی انجام شده ایجاد شد. این موارد عبارتند از:

• بازیکن/مربی
• مربی
• سرپرست
• تسهیل کننده، و؛
• هماهنگ کننده

استفاده و شناسایی این کهن الگوها در سراسر سازمان به شما کمک می‌کند تا دامنه‌های کنترل مناسب مدیران و گزارش‌های مستقیم آنها را شناسایی کنید. بعلاوه، تطبیق استراتژی تفویض اختیار با تیپ شخصیتی به شما در طراحی دامنه بهینه کنترل کمک می کند.

به عنوان مثال، مدیری که با گزارش‌های مستقیم راحت‌تر از گزارش‌های غیرمستقیم راحت‌تر است، وظایف را به صورت چهره به چهره محول می‌کند. همین امر در مورد مدیرانی که نیاز به مشارکت بیشتر در کار روزانه گزارش های مستقیم خود دارند صادق است.

محاسبه دامنه کنترل می تواند به شناسایی میزان تفویض اختیار در هر سطح در سازمان کمک کند. اگر دامنه کنترل مدیریتی شما بیش از شش است، ممکن است بخواهید وظایف بیشتری را به کارکنان در هر سطح تفویض کنید. اگر دامنه کنترل مدیریتی شما کمتر از سه باشد، ممکن است واگذاری وظایف به دیگران به نفع شما نباشد.

مهم است که به یاد داشته باشید که تفویض اختیار یک فرآیند مداوم است. اگر در تفویض موثر وظایف با مشکل مواجه هستید، ممکن است به دلیل کمبود آموزش یا دانش باشد. یا شاید کارمندان شما هنوز برای مسئولیت های اضافی آماده نیستند. ممکن است قبل از واگذاری وظایف دیگر، آموزش مجدد یا راهنمایی کارکنان خود را در نظر بگیرید. اگر بعد از آموزش همچنان مشکل دارید، مرور شرح وظایف و انتظارات شما ممکن است زمان زیادی باشد.

کلام پایانی

دستیابی به سطح بالایی از اثربخشی سازمانی برای شکوفایی توانایی هر سازمان ضروری است. یکی از راه‌هایی که سازمان‌ها می‌توانند به این هدف دست یابند، پیاده‌سازی یک دامنه مؤثر از سیستم کنترل است. یک سیستم کنترل به خوبی طراحی شده به سازمان ها کمک می کند تا به سطح بالایی از اثربخشی سازمانی دست یابند. این تضمین می کند که مدیران تعداد صحیح گزارش های مستقیم را دارند.

با این حال، یک شرکت ابتدا باید بفهمد که چه چیزی یک محدوده بهینه از ساختار کنترل را تشکیل می دهد و چگونه استراتژی تفویض اختیار را با تیپ شخصیتی مطابقت دهد. درک دامنه کنترل برای متخصصان منابع انسانی مفید است، زیرا به آنها کمک می کند ساختار سازمانی را شکل دهند، برنامه ریزی تعداد کار را انجام دهند و لایه های مدیریتی کافی ایجاد کنند. به این ترتیب، کارکنان و مدیران می توانند پیشرفت کنند و عملکرد سازمانی بهبود یابد.