مصاحبه ماندن ابزار بسیار موثری برای بهبود حفظ و تعامل کارکنان است. با کمال تعجب، بسیاری از سازمان ها هنوز از آنها استفاده ناکافی می کنند. بر اساس یک نظرسنجی گالوپ، 52 درصد از کارمندانی که به طور داوطلبانه شغل خود را ترک کردند، معتقد بودند که مدیر یا شرکت آنها می توانسته اقداماتی را برای جلوگیری از خروج آنها انجام دهد. مصاحبه های ماندن فرصتی برای شناسایی این اقدامات و اجرای راه حل ها فراهم می کند.
در این مقاله، هدف و بهترین شیوه های مصاحبه اقامت را بررسی خواهیم کرد. علاوه بر این، ما 10 سؤال ضروری مصاحبه اقامتی و سؤالات تکمیلی تکمیلی را برای پرسیدن ارائه خواهیم داد. بیایید شیرجه بزنیم!
مطالب
مصاحبه های ماندن چیست؟
هدف از مصاحبه های اقامت
تفاوت بین مصاحبه اقامت و بررسی عملکرد
بهترین شیوه های مصاحبه بمانید
نکاتی برای انجام مصاحبه های اقامتی
10 سوال مصاحبه ماندن (و بیشتر!)
مصاحبه های ماندن چیست؟
مصاحبه اقامت یک بحث ساختاریافته بین یک مدیر و اعضای تیم است. هدف آن درک این موضوع است که چرا کارمندان ماندن در سازمان را انتخاب می کنند و اقدامات خاص مورد نیاز برای افزایش مشارکت و حفظ آنها را تعیین می کنند.
در مقایسه با تعاملات رسمی مانند مصاحبه خروج یا بررسی عملکرد، قالب مصاحبه اقامت نسبتاً غیر رسمی است. این به عنوان یک روش پیشگیرانه برای ارزیابی آنچه که خوب پیش می رود و شناسایی زمینه های بهبود عمل می کند و گفتگوی باز بین مدیران و اعضای تیم آنها را تقویت می کند.
به آن به عنوان یک استراتژی حفظ مشتری فکر کنید، اما برای کارکنان اعمال می شود. مشابه نحوه ارائه برنامه‌های وفاداری و تخفیف‌هایی که شرکت‌ها برای راضی نگه داشتن مشتریان ارائه می‌کنند، سازمان‌ها نیز باید مصاحبه‌های ماندگاری را انجام دهند تا بفهمند چگونه یک محیط کاری مثبت ایجاد کنند که کارکنان را راضی نگه دارد.
هدف از مصاحبه های اقامت
1. تعامل و حفظ را تقویت کنید
مصاحبه های ماندن در درجه اول به منظور افزایش حفظ و تعامل است. این مصاحبه ها، یا به طور خاص، اطلاعات جمع آوری شده از آنها، می تواند برای مدیران و منابع انسانی در بهبود میزان تعامل و حفظ سازمان بسیار ارزشمند باشد.
برای نشان دادن، داده‌های مصاحبه اقامت از شرکت X را در نظر بگیرید، جایی که مشخص شد از هر 10 مصاحبه‌شونده 6 نفر احساس می‌کنند که شناخت کافی برای کار خود دریافت نمی‌کنند. داده های مصاحبه خروج از همان شرکت نشان داد که عدم شناخت نقش مهمی در جابجایی کارکنان ایفا می کند.
در این سناریو، یک راه‌حل ممکن می‌تواند شامل اجرای یک برنامه ساده کارمند و/یا شناسایی همتایان باشد. چنین ابتکاری دو مزیت کلیدی به همراه خواهد داشت: اول اینکه به کارمندان فعلی نشان می‌دهد که صدای آنها شنیده می‌شود و بازخورد مصاحبه ماندن آنها مورد توجه قرار می‌گیرد، و ثانیاً، ممکن است طرز فکر کسانی را که قصد ترک شرکت را داشتند تغییر دهد.
در نتیجه، هم میزان مشارکت و هم نرخ نگهداری شرکت شاهد بهبود خواهند بود.
2. اطلاعات موثق ارائه دهید
مصاحبه های ماندن اهداف متعددی را دنبال می کنند، از جمله جمع آوری اطلاعات ارزشمند به طور مستقیم از کارکنان. در حالی که متخصصان و مدیران منابع انسانی ممکن است بر این باور باشند که می دانند چرا مردم از کار کردن برای شرکتشان لذت می برند، مانند فرهنگ جذاب، حقوق رقابتی و انعطاف پذیری، واقعیت این است که کارمندان به دلایل مختلف می مانند. این دلایل می تواند شامل پروژه های جذاب، استقلال تصمیم گیری و مزایای برجسته کارکنان باشد.
در اصل، درک انگیزه های افراد برای ماندن با پرسش مستقیم از آنها بسیار مهم است. بنابراین، انجام منظم مصاحبه های اقامتی یک رویکرد عاقلانه برای جمع آوری این بازخورد ارزشمند است.
3. راه حل ها را کشف کنید
مصاحبه های اقامت به اندازه نظرسنجی های کارکنان یا مصاحبه های خروج معمولاً انجام نمی شود. بر اساس یک نظرسنجی توسط غیرانتفاعی HR، تنها 28٪ از سازمان ها مصاحبه های اقامت انجام دادند، در حالی که 72٪ مصاحبه های خروج را انجام دادند. رهبران ممکن است بر این باور باشند که در حال حاضر داده های کافی از نظرسنجی ها و مصاحبه های خروج را دارند.
با این حال، موسسه Finnegan، به نام مدیر عامل خود ریچارد P. Finnegan، نویسنده “قدرت مصاحبه های ماندن برای تعامل و حفظ” و “مصاحبه ماندن”، دیدگاه جالبی در مورد این موضوع ارائه می دهد.
آنها پیشنهاد می کنند که اگرچه رهبران داده هایی دارند، اما ممکن است راه حلی نداشته باشند. آنها نمونه ای از کارمندی را ارائه می دهند که راه حل خود را برای ماندن در طول مصاحبه اقامت به اشتراک گذاشته است. کارمند گفت: “من 3 بچه زیر 7 سال دارم. اگر بتوانم در روزهایی که یکی از بچه هایم فوتبال یا یک بازی لیگ کوچک دارد، چند دقیقه زودتر بیایم و سپس چند دقیقه زودتر بروم و بازی آنها را تماشا کنم، می توانم بازی را تماشا کنم. هرگز ترک نکن.»
این مثال نشان می‌دهد که چگونه مصاحبه‌های ماندن می‌توانند به کشف نیازها و راه‌حل‌هایی کمک کنند که ممکن است از طریق نظرسنجی‌های کارمندان یا مصاحبه‌های خروج کشف نشوند. به طور کلی، اطلاعات حاصل از مصاحبه‌های اقامتی می‌تواند بینش‌های ارزشمندی را ارائه دهد که سازمان‌ها می‌توانند از آن برای افزایش تعامل و حفظ استفاده کنند.
تفاوت بین مصاحبه اقامت و بررسی عملکرد
مصاحبه اقامت و بررسی عملکرد دو نوع متمایز ارزیابی کارکنان هستند که توسط سازمان‌ها برای درک و مدیریت مؤثر نیروی کارشان استفاده می‌شوند. در اینجا به تفکیک تفاوت های آنها می پردازیم:
| مصاحبه بمون | بررسی عملکرد |
| یک رویکرد پیشگیرانه توسط کارفرمایان برای تعامل با کارکنان فعلی و درک انگیزه ها، نیازها و نگرانی های آنها. | ارزیابی رسمی از عملکرد شغلی یک کارمند در یک دوره خاص. |
| این شامل گفتگوهای یک به یک بین کارمند و مدیر آنها یا نماینده منابع انسانی است. | معمولاً به صورت سالانه یا نیمه سالانه انجام می شود، دستاوردها، نقاط قوت، ضعف و زمینه های بهبود کارمند را ارزیابی می کند. |
| هدف اصلی مصاحبه اقامت شناسایی عوامل مؤثر در رضایت شغلی کارکنان و دلایل وفاداری مستمر آنها به شرکت است. | بازخورد ارائه شده در طول بررسی عملکرد برای توسعه کارکنان، تعیین ترفیعات، تعدیل حقوق و شناسایی نیازهای آموزشی بسیار مهم است. |
چرا باید بررسی عملکرد و مصاحبه اقامت جداگانه برگزار شود
به عنوان یک حرفه ای یا مدیر منابع انسانی، ممکن است در مورد زمان بندی مناسب برای انجام مصاحبه اقامت تعجب کنید. آیا انجام آن در کنار بررسی عملکرد کارمند مناسب است؟
در حالت ایده‌آل، ترکیب آنها توصیه نمی‌شود، و در اینجا دلیل این رویکرد وجود دارد.
- توجه متمرکز: انجام بررسی های عملکرد و مصاحبه های ماندن در زمان های جداگانه به سازمان این امکان را می دهد که به هر فرآیند توجه لازم را بدهد. در طول بررسی عملکرد، تمرکز صرفاً بر عملکرد مرتبط با شغل و زمینه های توسعه ای کارمند است. در مقابل، مصاحبه اقامت بر درک سطح مشارکت کارکنان، رضایت از نقش، محیط کار و فرصت های رشد متمرکز است.
- کاهش تعصب: با جدا نگه داشتن این ارزیابی‌ها، می‌توان از سوگیری‌های بالقوه‌ای که ممکن است زمانی که عملکرد کارکنان با عوامل حفظ ترکیب می‌شود به وجود بیاید اجتناب کرد. بررسی عملکرد باید عینی و بر اساس معیارهای قابل اندازه گیری باشد، در حالی که مصاحبه اقامت می تواند برای بررسی احساسات و نگرانی های کارمند بازتر و ذهنی تر باشد.
- بهبود آسایش کارکنان: انجام مصاحبه های اقامتی و بررسی عملکرد در زمان های مختلف به ایجاد محیط راحت تری برای کارکنان در طول هر دو فرآیند کمک می کند. بررسی عملکرد می تواند برای برخی از کارمندان استرس زا باشد و جدا کردن آنها از مصاحبه های اقامتی می تواند مقداری از این استرس را کاهش دهد.
بهترین شیوه های مصاحبه بمانید
بر اساس 10 آموخته برتر از مؤسسه Finnegan، در اینجا برخی از بهترین شیوه‌هایی که باید هنگام اجرای مصاحبه‌های اقامتی رعایت کنید آورده شده است:
- جلب مشارکت اجرایی: برای رهبری سازمان بسیار مهم است که از استراتژی افراد خود حمایت و اولویت بندی کند. مدیران باید الگوی خود باشند و مصاحبه‌های ماندگاری را خودشان انجام دهند و لحن را برای بقیه سازمان تنظیم کنند.
- تأثیر را کمی کنید: گردش مالی و مشارکت را به شرایط مالی ملموس تبدیل کنید. این رویکرد تأثیر مستقیم مصاحبه‌های ماندن را بر نتیجه سازمان نشان می‌دهد، که قانع‌کننده‌تر از تکیه صرف بر درصد گردش مالی است.
- نقش منابع انسانی را روشن کنید: اگرچه تیم مردمی می‌تواند توصیه‌هایی ارائه کند و پیشرفت مصاحبه ماندگار را نظارت کند، مسئولیت نهایی برای حفظ و تعامل با رهبران و مدیران خارج از بخش منابع انسانی است.
- اهداف روشنی را تعیین کنید: رهبران و مدیران را در قبال اهداف حفظ و مشارکت خود مسئول نگه دارید. این پیام واضحی را ارسال می کند که حفظ تعامل با کارکنان یک اولویت برای کل سازمان است.
- از سؤالات مصاحبه اقامت تحقیق شده استفاده کنید: برای بینش جامع، 5 سؤال مصاحبه اقامت تحقیق شده فینیگان را بپرسید. جزئیات بیشتر در مورد این سوالات را می توانید در بخش اختصاصی سوالات مصاحبه اقامت پیدا کنید.
- تجهیز رهبران به مهارت های ضروری: همانطور که توسط موسسه Finnegan شناسایی شده است، چهار مهارت کلیدی وجود دارد که رهبران برای انجام مؤثر مصاحبه های اقامتی به آنها نیاز دارند:
- گوش دادن فعال
- یادداشت برداری
- جستجو برای بینش های عمیق تر
- مسئولیت مراحل اقدام
رهبران می‌توانند این مهارت‌ها را از طریق برنامه‌های آموزشی اختصاصی مصاحبه مدیر مصاحبه، در میان منابع دیگر، کسب کنند.
نکاتی برای انجام مصاحبه های اقامتی
1. با گروه های کوچکتر شروع کنید: با انجام مصاحبه های اقامتی با افراد جدید استخدام شده، با عملکرد بالا و پتانسیل های بالا شروع کنید. این افراد بیشتر در معرض خطر ترک زودرس هستند.
2. آنها را دو بار در سال انجام دهید: توصیه های ریچارد فینگان را برای استخدام های جدید دنبال کنید – اولین مصاحبه اقامت را 90 روز و مصاحبه دوم را در 180 روز برنامه ریزی کنید. برای کارمندان فعلی، هر شش ماه یکبار مصاحبه اقامتی انجام دهید.
3. ساختار مصاحبه: مصاحبه های ماندن باید گفتگوهای ساختاری باشد. ایجاد یک الگوی مصاحبه اقامت برای اطمینان از سازگاری بین مدیران و پرسیدن مجموعه سوالات یکسان از هر کارمند را در نظر بگیرید.
4. متمرکز کردن اطلاعات: تمام پاسخ های جمع آوری شده در طول مصاحبه های اقامتی را در یک مکان مرکزی و به راحتی در دسترس مانند سیستم مدیریت استعداد خود ذخیره کنید.
5. اقدام کنید: هدف اصلی مصاحبه های ماندن، حفظ کارمندان است. بر اساس بازخورد ارائه شده توسط کارکنان عمل کنید و در صورت امکان راه حل های مناسب ارائه دهید.
10 سوال در مصاحبه ماندگار (و بیشتر!)
در این بخش، نمونه هایی از سوالات واقعی مصاحبه اقامت را بررسی خواهیم کرد. 5 سوال اصلی وجود دارد که به گفته ریچارد فینیگان، کارشناس مصاحبه ماندگار، رهبران باید هر بار از کارکنان خود بپرسند.
با این حال، به جای کار کردن با فهرستی از سؤالات، مهم است که پاسخ ها را بررسی کنید تا واقعاً درک بیشتری از آنچه در پشت هر پاسخ نهفته است به دست آورید.
برای کمک به شما در انجام هرچه مؤثرتر این کار، ما سؤالات را به 5 موضوع اصلی تقسیم کرده ایم که در زیر هر موضوع باید 1 سؤال اصلی و 1 سؤال بعدی مطرح شود.
| مبحث 1: برانگیختن تصاویر ذهنی مثبت | |
| سوال اصلی: | 1. وقتی هر روز به محل کار سفر می کنید، منتظر چه چیزهایی هستید؟ |
| چرا این را بپرسید: | خوب است که مصاحبه اقامت را با یک نکته مثبت شروع کنید. پرسیدن از کارمندان وقتی صبح از خواب بیدار می شوند – یا در طول رفت و آمدشان – مشتاقانه منتظر چه چیزی هستند، به آن ها کمک می کند تا نسبت به آنچه در مورد شغل خود دوست دارند آگاه شوند. |
| سوال بعدی: | 2. از چه چیزی هر روز از کار می ترسید؟ |
| مبحث 2: یادگیری و توسعه مهارت ها | |
| سوال اصلی: | 3. در اینجا چه چیزی یاد می گیرید؟ |
| چرا این را بپرسید: | وقتی «یادگیری» را تشویق می‌کنیم، پیام قانع‌کننده‌ای ارسال می‌کند که برای رشد شخصی و سازمانی ارزش قائل هستیم. کارمندان با پاسخ دادن به سوالات مربوط به توسعه مهارت خود از پیشرفت خود آگاه می شوند و درک می کنند که به طور مداوم در حال تکامل هستند. |
| سوال بعدی: | 4. از کدام یک از استعدادهای خود در نقش فعلی خود استفاده نمی کنید؟ |
| موضوع 3: بررسی دلیل واقعی ماندن یک کارمند | |
| سوال اصلی: | 5. چرا اینجا می مانی؟ |
| چرا این را بپرسید: | این سوالی است که ممکن است کارمندان نتوانند به این سرعت به آن پاسخ دهند. آنها ممکن است دلایل «سطحی» برای اقامت در ابتدا به شما بدهند، مانند «قبض‌ها را پرداخت می‌کند» یا «پرداخت هزینه‌های تعطیلاتم». با وجود اینکه قادر به پاسخگویی واقعی به این سوال هستید، مدیر باید کمی عمیق تر کند. همچنین مستلزم آن است که کارمند در مورد دلیل ماندن خود کاملاً با خود صادق باشد و ممکن است مدتی طول بکشد تا به این نتیجه برسند، بنابراین وقت خود را صرف سؤال کنید و به آنها فضایی برای پاسخ دادن بدهید. |
| سوال بعدی: | 6. چه چیزی شما را وسوسه می کند که شرکت را ترک کنید؟ |
| موضوع 4: مسائل مربوط به حفظ هسته | |
| سوال اصلی: | 7. آخرین باری که به ترک تیم ما فکر کردی کی بود؟ چه چیزی باعث شد؟ |
| چرا این را بپرسید: | طبیعی است که مردم در مقطعی به ترک فکر کنند. شنیدن مستقیم از سوی کارمندان به دو دلیل بسیار ارزشمند است: – ممکن است بتوانید از وقوع این وضعیت خاص در آینده جلوگیری کنید و – این فرصت را به شما می دهد که اگر کارمندان به فکر ترک در آینده هستند، به سراغ شما بیایند. |
| سوال بعدی: | 8. اولین کاری که می توانم برای بهبود آن انجام دهم چیست؟ |
| موضوع 5: بازخورد در مورد سبک مدیر | |
| سوال اصلی: | 9. چه کاری می توانم انجام دهم تا تجربه شما در محل کار برای شما بهتر شود؟ |
| چرا این را بپرسید: | ایجاد اعتماد برای یک رابطه مدیر و تیم سالم و موفق ضروری است. مصاحبه های ماندن فرصتی ارزشمند برای مدیران فراهم می کند تا با اعضای تیم خود اعتماد کنند. در طول این مصاحبه ها، کارکنان را تشویق کنید تا در مورد سبک مدیریتی مدیر خود بازخورد ارائه دهند و زمینه هایی را برای بهبود پیشنهاد دهند. نحوه پاسخ مدیر به این بازخورد در طول مصاحبه اقامت، و همچنین اقداماتی که متعاقباً بر اساس آن بازخورد انجام می‌دهند، می‌تواند به میزان زیادی بر میزان اعتماد کارکنان به آنها تأثیر بگذارد. |
| سوال بعدی: | 10. به عنوان یک مدیر، کم و بیش چه کارهایی می توانم انجام دهم؟ |
سوالات بعدی بسیاری وجود دارد که می توانید بپرسید تا بهترین پاسخ ها را از کارمندان خود دریافت کنید. می‌توانید سؤالات جامع‌تری را در مقاله 21 بهترین سؤالات مصاحبه اقامت برای پرسیدن ما پیدا کنید.
غذای کلیدی
مصاحبه های ماندن یک ابزار استثنایی برای افزایش حفظ و تعامل در سازمان ها هستند. آنها به مدیران این فرصت را می دهند تا با اعضای تیم خود اعتماد کنند و دلایل بالقوه فرسایش را شناسایی کنند.
با وجود مزایای بسیار زیاد، مصاحبه های اقامت اغلب در بسیاری از سازمان ها نادیده گرفته می شود. به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شناخت ارزش مصاحبه های اقامت و شروع اجرای آنها بسیار مهم است.
دیدگاهتان را بنویسید