چه چیزی را در خط‌مشی کار از خانه خود بگنجانید (به‌علاوه الگوی رایگان)

سیاست‌های کار از خانه هم حیاتی و هم ضروری هستند که ناشی از افزایش کار از راه دور است. سیاست کار از خانه (WFH) که به خوبی طراحی شده است، به این تغییرات می پردازد. از اولویت رو به رشد برای ترتیبات کاری منعطف که با خط مشی ها و رویه های موجود شرکت هماهنگ است و به طور خاص به کار از راه دور می پردازد، پشتیبانی می کند.

مطالب
سیاست کار از خانه چیست؟
چرا یک سیاست کار از خانه داشته باشیم؟
چه چیزی را در خط مشی کار از خانه خود بگنجانید
نمونه های سیاست کار از خانه
الگوی سیاست کار از خانه
14 بهترین شیوه های منابع انسانی هنگام تدوین خط مشی کار از خانه

الگوی رایگان کار از خانه را در Word دانلود کنید:

سیاست کار از خانه (WFH) چیست؟

به آینده دفتر (هیبرید) خوش آمدید. بر اساس گزارش گالوپ، از هر 10 کارمند دارای قابلیت کنترل از راه دور، 8 نفر انتظار دارند که به صورت ترکیبی یا کاملاً از راه دور کار کنند، 60 درصد مایلند بخشی از هفته را خارج از محل کار کنند و تقریبا 30 درصد تمایلی به بازگشت به دفتر ندارند.

آمار Deloitte الگوی مشابهی را نشان می دهد:

• 29 درصد از کارمندانی که توانایی کنترل از راه دور را دارند امروزه کاملاً از راه دور هستند
• 40 درصد از کارکنان دارای توانایی از راه دور از کار کاملاً در محل به یک ترتیب کاری ترکیبی یا منحصراً از راه دور تغییر مکان داده اند.

این تغییر تنها نتیجه دیجیتالی شدن و همه گیری نیست. بسیاری از کارمندان دریافته‌اند که انعطاف‌پذیری کار ترکیبی را دوست دارند و 46 درصد از پاسخ‌دهندگان در گزارش Workmonitor توسط Randstad گفتند که اگر شغل‌شان تعادل بین کار و زندگی را تامین نکند، کار را ترک می‌کنند.

چالش این است که کار از راه دور، یا حتی ترکیبی، با کار در دفتر یکسان نیست، و سیاست‌های سنتی ممکن است همیشه این تفاوت‌ها را برآورده نکنند. برای برآوردن نیازهای یک نیروی کار ترکیبی یا از راه دور و در عین حال حفظ ثبات، فرهنگ قوی شرکت و بهره‌وری، داشتن یک خط‌مشی کار از خانه ضروری است که نشان دهد چگونه شرکت به کارکنان خود اجازه می‌دهد از مکان‌هایی خارج از محیط اداری سنتی کار کنند. معمولاً خانه های آنها).

این نوع خط مشی مشخص می کند که چه کسانی واجد شرایط کار از خانه هستند، اغلب بر اساس ماهیت شغلشان یا به صورت موردی. انتظارات را برای ساعات کاری تعیین می کند و روشن می کند که آیا ترتیب کار از راه دور مطابق با ساعات کاری استاندارد است یا اینکه آیا انعطاف پذیری برای انطباق با برنامه های مختلف وجود دارد.

چرا باید یک سیاست کار از خانه داشته باشیم؟

مانند همه سیاست‌ها و رویه‌های شرکت، یک خط‌مشی WFH دستورالعمل‌ها و انتظارات روشنی را برای کارکنان ارائه می‌کند. در زمینه کار از راه دور، زمانی که محل کار فراتر از محیط اداری سنتی باشد، این برای حفظ ثبات، کارایی و بهره‌وری بسیار مهم است. این تضمین می‌کند که کارکنان مسئولیت‌ها، ساعات کاری و روش‌های ارتباطی را که باید استفاده کنند، درک می‌کنند. این به اتخاذ نظم و انضباط و احساس عادی بودن، حتی در هنگام کار از راه دور کمک می کند.

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، مهم است که به یاد داشته باشید که یک خط مشی WFH به خوبی تعریف شده می تواند منجر به بهبود رضایت کارکنان و تعادل بین کار و زندگی شود. اجازه دادن به کارمندان برای کار از خانه می‌تواند زمان رفت و آمد را کاهش دهد و برنامه‌ای انعطاف‌پذیرتر فراهم کند، تعهدات شخصی را رعایت کند و منجر به تعادل بهتر بین کار و زندگی شخصی شود.

از نظر بهره وری، بسیاری از شرکت ها متوجه می شوند که کارکنان زمانی بهره وری بیشتری دارند که بر محیط کاری خود کنترل داشته باشند. بدون حواس‌پرتی‌های معمول اداری و با توانایی ایجاد یک فضای کاری شخصی‌سازی‌شده، افراد متوجه می‌شوند که می‌توانند تمرکز بهتری داشته باشند و با وقت خود کارآمدتر باشند.

با این حال، مانند همه شیوه های تجاری، سیاست کار از خانه تنها زمانی مؤثر است که با توجه به نیازهای سازمان و کارکنان طراحی شده و مدیریت و اندازه گیری شود.

چه چیزی را باید در خط مشی کار از خانه خود لحاظ کنید

منابع انسانی باید عوامل مختلفی را برای اطمینان از یک خط مشی جامع و واضح در هنگام ایجاد دستورالعمل های خط مشی کار از خانه در نظر بگیرد.

برخی از ملاحظات کلیدی که باید شامل شوند:

• واجد شرایط بودن : تعریف روشنی از اینکه کدام کارمندان و حوزه های شغلی تحت پوشش این خط مشی قرار می گیرند و تحت چه شرایطی اعمال می شود. این شامل نقش هایی است که برای کار از راه دور واجد شرایط هستند و تا چه حد می توانند از خانه کار کنند.
• فرآیند درخواست: فرآیندی برای کارکنان برای درخواست ترتیبات کار از خانه، از جمله هر گونه تاییدیه لازم از مدیریت.
• ارتباطات و زمان‌بندی: کانال‌های ارتباطی، انعطاف‌پذیری ساعات کار، و مکان، زمان و نحوه همکاری و ارتباط کارکنان.
• ارزیابی عملکرد : چگونه عملکرد و خروجی ها اندازه گیری می شود.

نکته مهم این است که یک خط مشی ترکیبی کار از خانه شامل طیف وسیعی از سیاست ها در خط مشی فراگیر خواهد بود. طبق ماهیت خود، سیاست کار از خانه برای همه یکسان نیست، و در عین حال، پایه و اساس شفافیت و ثبات است. بنابراین، سیاست‌های فرعی مختلف در خط‌مشی کار از خانه شما، نیازهای مختلف کارکنان را برآورده می‌کند.

در اینجا چند خط مشی وجود دارد که می توانید شامل آنها شوید:

1. سیاست هیبریدی کار از خانه: نحوه عملکرد مدل هیبریدی را با جزئیات در مورد چند روز انتظار در دفتر در مقابل خانه توضیح دهید. برای دستورالعمل های دقیق تر، مقاله ما در مورد ایجاد یک برنامه کاری ترکیبی را بخوانید.

2. خط مشی قطع اینترنت کار از خانه: یک پروتکل برای کارهایی که کارمندان در صورت قطع اینترنت باید انجام دهند، از جمله هرگونه انتظار برای ارتباط و یک بازه زمانی برای حل مشکل ایجاد کنید.

3. سیاست امنیتی کار از خانه: بر اهمیت امنیت اطلاعات تاکید کنید و اقداماتی را که کارکنان باید برای محافظت از داده های شرکت انجام دهند، مشخص کنید. این شامل استفاده از اتصالات ایمن، دستگاه های مورد تایید شرکت و پایبندی به خط مشی های امنیتی فناوری اطلاعات است.

4. سیاست کمک هزینه کار از خانه: در صورت وجود، سیاست حقوقی را برای پوشش هزینه های راه اندازی دفتر خانه یا هزینه های جاری که ممکن است کارمندان هنگام کار از خانه متحمل شوند، تعریف کنید.

5. سیاست بازپرداخت کار از خانه: جزئیات مربوط به هزینه هایی که شرکت بازپرداخت می کند، روند ارسال هزینه ها و هرگونه محدودیت در مبالغ قابل بازپرداخت را ارائه دهید.

6. خط مشی تجهیزات کار از خانه: مشخص کنید که آیا شرکت تجهیزات لازم (کامپیوتر، تلفن، مبلمان ارگونومیک) را فراهم می کند و نحوه پشتیبانی و نگهداری تجهیزات چگونه انجام می شود.

7. ساعات کاری و انعطاف پذیری: ساعات کاری اصلی را تعریف کنید که در طی آن انتظار می رود همه کارکنان در دسترس باشند و در عین حال انعطاف پذیری را برای انطباق با تعهدات شخصی و مناطق زمانی متفاوت فراهم کنید.

8. مدیریت عملکرد و ردیابی بهره وری: نحوه ارزیابی عملکرد را مشخص کنید. به عنوان مثال، آیا بهره وری بر اساس خروجی و تکمیل اهداف است یا ساعات ثبت شده؟ از چه ابزارهای ردیابی بهره وری دیجیتالی معمولی استفاده می شود؟

9. پروتکل های ارتباطی: زمان پاسخگویی مورد انتظار را در طول ساعات کاری و استفاده از پلتفرم های مورد تایید شرکت برای همه بحث های مربوط به کار و به اشتراک گذاری فایل تعیین کنید.

10. توسعه حرفه ای: مشخص کنید که چگونه کارمندانی که از خانه کار می کنند به فرصت های توسعه حرفه ای و منابع آموزشی دسترسی برابر خواهند داشت، اطمینان حاصل کنید که کار از راه دور مانع رشد شغلی و پیشرفت مهارت نمی شود. همچنین، انتظارات کارکنان از راه دور را از نظر توسعه آنها مورد بحث قرار دهید.

نمونه های سیاست کار از خانه

مثال 1. Atlassian مسیری را در محل کار از خانه روشن می کند

Atlassian که ابتکار Atlassian ‘Team Anywhere’ نام دارد، از زمان افتتاح اولین دفتر خود در ایالات متحده در سال 2005، یک شرکت توزیع شده بوده است. این شرکت مفهوم نیروی کار توزیع شده را با ارائه انعطاف پذیری و استقلال در مکان های کاری، خواه از خانه یا در دفتر، بازتعریف کرده است. .

Team Anywhere بر ارتباطات ناهمزمان تاکید می کند و جلسات بلادرنگ را برای فعالیت های کلیدی مانند شروع پروژه و طوفان فکری رزرو می کند. آنها برای پیشرفت بیش از کمال تلاش می کنند و به طور مداوم رویکرد خود را بر اساس بازخورد و یادگیری تطبیق می دهند. هدف ادغام نقاط قوت کار از راه دور با مزایای تعامل حضوری برای یک راه حل متعادل است.

مثال 2. تفاوت کار از خانه EY

وظیفه EY از خانه این است که “کار کاری است که انجام می دهید، نه جایی که می روید.” طبق وب‌سایت EY، سیاست کار از راه دور این شرکت قبل از قرنطینه توسعه داده شده است و تا به امروز همچنان برقرار است.

خط مشی EY کار کردن از خانه را تشویق می کند، اگرچه دفاتر آن باز هستند، در درجه اول برای کمک به کارمندان خود در هنگام مواجهه با مشکلاتی مانند قطع برق یا اینترنت. EY همچنین اپلیکیشنی را برای کارمندان معرفی کرده است تا بازدیدهای خود را از دفتر یا مشتریان ثبت کنند و یک سرویس «کلیک کنید و جمع‌آوری کنید» را برای کسانی که نیاز به خرید لوازم جانبی فنی یا سایر موارد ضروری دارند، راه‌اندازی کرده است.

الگوی سیاست کار از خانه

14 بهترین شیوه های منابع انسانی هنگام تدوین خط مشی کار از خانه

برای استفاده حداکثری از خط مشی کار از خانه، این بهترین شیوه های آزمایش شده را دنبال کنید:

1. ارائه آموزش: آموزش جامعی در مورد ابزارها و پلتفرم های دیجیتالی ارائه دهید که کار از راه دور را تسهیل می کند و اطمینان حاصل می کند که همه کارکنان به راحتی و کارآمد از آنها استفاده می کنند.
2. تشویق به چک-این های منظم: تشویق به چک-in های منظم بین مدیران و تیم هایشان، احتمالاً از طریق جلسات مجازی روزانه یا هفتگی، برای همسو و مطلع نگه داشتن همه.
3. اولویت دادن به امنیت سایبری: برای حفاظت از اطلاعات حساس شرکت، آموزش های گسترده ای در مورد بهترین شیوه های امنیت سایبری به همه کارکنان ارائه دهید.
4. تشویق به تعادل بین کار و زندگی: کارکنان را تشویق کنید تا ساعات کاری منظمی داشته باشند و در طول روز استراحت کنند تا از فرسودگی شغلی جلوگیری کنند و تعادل بین کار و زندگی را حفظ کنند.
5. رویدادهای اجتماعی را سازماندهی کنید: رویدادهای اجتماعی مجازی، مانند استراحت قهوه آنلاین یا بازی های تیمی، ایجاد کنید تا روحیه و احساس اجتماعی را در بین کارگران از راه دور حفظ کنید.
6. پروتکل های ارتباطی شفاف ایجاد کنید : اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم در ارتباط و همکاری باقی می مانند.
7. پیاده سازی ابزارهای مدیریت پروژه مجازی: کمک به پیگیری پیشرفت کارها و پروژه ها.
8. معیارهای عملکرد واضح را ایجاد کنید : معیارها را با خروجی های کار از راه دور به جای زمان صرف شده در دفتر هماهنگ کنید.
9. راه اندازی یک دفتر کار خانگی خوب را فعال کنید: راهنمایی و پشتیبانی ارگونومیک را برای راه اندازی یک دفتر کار خانگی برای کمک به کاهش خطر فشار و آسیب ارائه دهید.
10. ارائه پشتیبانی: ارائه حمایت از سلامت روان، مانند دسترسی به منابع مشاوره یا تمرکز حواس، با اذعان به اینکه کار از راه دور گاهی اوقات می تواند منجر به احساس انزوا شود.
11. فرهنگ اعتماد و استقلال را تشویق کنید: مدیران را در مورد مدیریت کارکنان از راه دور آموزش دهید تا از مدیریت خرد جلوگیری کنند، که می تواند در یک محیط از راه دور نتیجه معکوس داشته باشد.
12. به مدیران کمک کنید تا با مثال رهبری کنند: اطمینان حاصل کنید که رهبران رفتارهای سالم کار از خانه را برای تعیین استاندارد در سازمان الگوبرداری می کنند.
13. پیشنهاد بازپرداخت یا یارانه: برای کاهش هر گونه بار مالی بر دوش کارکنان، هزینه های دفتر خانه را بازپرداخت یا یارانه بدهید.
14. بررسی و بازنگری: خط مشی کار از خانه را به طور منظم بررسی و تجدید نظر کنید تا با شرایط در حال تغییر و بازخورد کارمندان سازگار شوید.

اجرای این شیوه‌ها می‌تواند به اطمینان از انتقال آرام به کار از راه دور کمک کند و به پایداری و موفقیت برنامه‌های کار از خانه کمک کند.

برای جمع بندی

اجرای یک سیاست جامع کار از خانه برای سازمان های مدرنی که هدف آنها رقابتی ماندن است، بسیار مهم است. این سیاست پایه و اساس ارتباطات روشن، عملیات کارآمد، و مشارکت پایدار کارکنان، بدون توجه به مرزهای جغرافیایی است.

با در نظر گرفتن عواملی مانند واجد شرایط بودن، پروتکل‌های ارتباطی و ردیابی عملکرد، شرکت‌ها می‌توانند محیط کاری مولد و انعطاف‌پذیری را ایجاد کنند که با اهداف سازمان و کارکنان آن همسو باشد. در نهایت، یک سیاست WFH که به خوبی طراحی شده است، کارایی عملیاتی را افزایش می دهد و از یک رویکرد سالم تر و متعادل تر برای کار پشتیبانی می کند.