یک استراتژی ارتباطی HR موفق ایجاد کنید

ارتباطات منابع انسانی برای مدیریت موفق هر سازمان حیاتی است. چه در حال به‌روزرسانی کارمندان در مورد خط‌مشی‌های جدید، جمع‌آوری بازخورد در مورد رضایت کارکنان، یا ارائه اطلاعات حیاتی در مورد نحوه آماده‌سازی برای یک رویداد شدید آب و هوایی، ارتباط مؤثر برای عملیات تجاری ضروری است.

توسعه یک استراتژی ارتباطی موثر HR شما را قادر می سازد تا با کارمندان و همه ذینفعان داخلی ارتباط موفقیت آمیزی داشته باشید و ارتباطات خود را به برنامه استراتژیک سازمان مرتبط کنید و برند آن را به عنوان یک کارفرما تقویت کنید.

مطالب
ارتباطات HR چیست؟
چرا ارتباطات منابع انسانی برای سازمان مهم است؟
4 نوع ارتباط
چگونه یک استراتژی ارتباطی موثر با بوم مدل ارتباطات منابع انسانی بسازیم
[دانلود رایگان] بوم مدل ارتباطات منابع انسانی

ارتباطات HR چیست؟

ارتباطات پایه و اساس همه روابط انسانی است. در محیط کار، تبادل اطلاعات و دانش را تسهیل می کند. برای موفقیت فردی و تیمی ضروری است و کارگران را قادر می سازد تا روابط قوی ایجاد کنند و خود را به عنوان اعضای تیم مشارکتی که می خواهند به سازمان در رسیدن به اهدافش کمک کنند، تثبیت کنند.

دپارتمان منابع انسانی نه تنها مسئول استخدام کارمندان مناسب است، بلکه از تجهیز آنها برای انجام وظایف خود به درستی نیز اطمینان حاصل می کند. ارتباطات منابع انسانی نقش کلیدی در درست کردن این موضوع دارد.

سازمان ها برای انتقال اطلاعات مهم و تغییرات خط مشی به کارکنان به متخصصان منابع انسانی متکی هستند. ارتباط موثر می تواند بهره وری را افزایش دهد و منجر به نیروی کار متعهدتر و مولدتر شود.

ارتباطات منابع انسانی یک فرآیند دو طرفه است که شامل ارسال اطلاعات از منابع انسانی به کارکنان و از کارکنان تا منابع انسانی است. کارمندانی که احساس می‌کنند صدایشان شنیده می‌شود، 4.6 برابر بیشتر احتمال دارد که برای انجام بهترین کار خود توانمند شوند. افزایش 5 درصدی در مشارکت کارکنان می تواند منجر به جهش 3 درصدی در درآمد شود.

چرا ارتباطات منابع انسانی برای سازمان مهم است؟

انتظارات مردم از کارفرمایان از زمان همه گیری تغییر کرده است. امروزه متخصصان منابع انسانی نقش اصلی را در تجربه کارکنان ایفا می کنند و ارتباطی حیاتی بین رهبری و کارکنان ایجاد می کنند. ارتباطات داخلی تأثیر قدرتمندی بر تعامل کارکنان، فرهنگ سازمانی و بهره وری دارد. به عبارت ساده، کارمندان می خواهند از شما بشنوند.

بیایید به برخی از مزایای کلیدی ارتباط موثر منابع انسانی نگاه کنیم:

تعامل بهبود یافته

فوربس مشارکت کارکنان را به عنوان تعهد عاطفی کارمند به سازمان و اهداف آن تعریف می کند. کارمندان متعهد به کار و شرکت خود اهمیت می دهند.

گزارش وضعیت محیط کار جهانی گالوپ نشان می‌دهد که کارگران غیرمتعهد برای اقتصاد جهانی ۷.۸ تریلیون دلار هزینه از دست دادن بهره‌وری دارند، در حالی که تیم‌های متعهد ۲۴ تا ۵۹ درصد جابجایی کارکنان کمتر، ۲۱ درصد سود بیشتر، ۱۷ درصد بهره‌وری بالاتر و ۴۱ درصد کمتر نشان می‌دهند. غیبت

افزایش بهره وری

یک مطالعه مک کینزی در مورد آینده کار از راه دور گزارش می دهد که کارکنانی که احساس می کنند بیشتر در ارتباطات محل کار مشارکت دارند، تقریباً پنج برابر بیشتر احتمال دارد که بهره وری را افزایش دهند.

افزایش ماندگاری

مطالعه دیگری از گالوپ ارتباطی بین مشارکت کم و عملکرد تیم ایجاد کرد و دریافت که وقتی نیازهای مشارکت برآورده نمی شود، جابجایی کارمندان بیشتر می شود. هزینه جایگزینی یک کارمند می تواند از نصف تا دو برابر حقوق سالانه آنها متغیر باشد. از دست دادن افراد خوب همچنین منجر به از دست دادن تخصص می شود و می تواند بر روحیه عمومی تأثیر منفی بگذارد.

اعتماد بهبود یافته

ارتباطات سنگ بنای توسعه اعتماد بین کارفرمایان و کارمندان است. 63 درصد از کارمندان و رهبران کسب و کار در سطح جهان می گویند که اعتماد باید جلب شود. اعتماد کلید جذب استعدادهای برتر است، به طوری که 74 درصد از کارمندان ترجیح می دهند در شرکتی کار کنند که قابل اعتماد است.

4 نوع ارتباط

اطلاعات در 4 جهت جریان می یابد: رو به پایین، بالا، افقی و مورب. جهت معمولاً با اندازه، ماهیت و ساختار سازمان تعیین می شود.

1. ارتباط رو به بالا

کارمندان برای ارائه بازخورد، شکایات یا پیشنهادات با مدیریت ارشد ارتباط برقرار می کنند. ارتباطات رو به بالا به طور فزاینده ای محبوب می شود زیرا محیط کاری مشارکتی را تشویق می کند.

از ارتباطات رو به بالا برای انجام نظرسنجی رضایت کارکنان با ابزارهای نظرسنجی آنلاین مانند Survey Monkey استفاده کنید. برای مثال، بررسی‌های مربوط به حفظ و گردش مالی، شامل سؤالاتی در مورد برنامه‌های ماندن در سازمان برای آینده نزدیک یا ترک آن است. بر اساس نتایج، می توانید از این اطلاعات برای ساختن محل کار بهتر استفاده کنید.

2. ارتباط رو به پایین

ارتباطات درونی، اطلاعات و پیام ها از طریق ساختار سلسله مراتبی سازمان از بالا به پایین جریان دارند.

به عنوان مثالی از ارتباطات رو به پایین، یک متخصص منابع انسانی ممکن است ایمیلی را ارسال کند که در آن یک خط مشی کاری جدید را توضیح دهد، یا یک برنامه آموزشی جدید توسط بخش منابع انسانی به تیم فروش ابلاغ شود.

3. ارتباط مورب

ارتباط مورب بین بخش ها با افراد در سطوح مختلف سازمان رخ می دهد. این گفتگو بین کارمندانی با رده‌ها و کارکردهای متفاوت است که در یک زنجیره فرماندهی نیستند.

اگر با رئیس تحقیق و توسعه در مورد استخدام یک کارمند جدید برای تیم او صحبت کنید، این ارتباط مورب در نظر گرفته می شود. از آنجا که یک کارمند جوان می تواند با یک کارمند ارشد از بخش دیگر تعامل داشته باشد، ارتباط مورب سریع و موثر است.

4. ارتباط افقی

این زمانی است که افراد هم سطح در یک سازمان با هم ارتباط برقرار می کنند، معمولاً برای هماهنگی کار بین بخش ها. این جریان ارتباطی برای اداره بخش ها زمانی که جمع آوری اطلاعات در بین اعضای یک گروه کاری یا همان سطح در سازمان ضروری است، استفاده می شود.

اگر مدیر منابع انسانی برای بررسی بودجه با مدیر حسابداری ملاقات کند، این ارتباط افقی است. هنگامی که افراد در همان سطح به طور مستقیم با هم ارتباط برقرار می کنند، این امر حل مسئله را تسهیل می کند و امکان اشتراک گذاری اطلاعات در بین گروه های کاری مختلف را فراهم می کند.

در بخش بعدی، روش‌ها و کانال‌های ارتباطی مختلفی را که می‌توانید برای ساختن مدل ارتباطی منابع انسانی استفاده کنید، باز می‌کنیم – ابزاری که به شما کمک می‌کند استراتژی و شیوه‌های ارتباط داخلی خود را اندازه‌گیری و ارزیابی کنید.

چگونه یک استراتژی ارتباطی موثر با CMC HR ایجاد کنیم

بوم مدل ارتباطی HR (HR CMC)، بر اساس بوم مدل کسب و کار الکس اوستروالدر، برای پاسخگویی به نیازهای کارشناسان ارتباطات داخلی تنظیم شده است. این برنامه به شما کمک می کند تا کارکنان را در مورد استراتژی ها و اهداف سازمانی، خط مشی ها و برنامه های کارکنان و دستاوردها آگاه کنید.

HR CMC یک ابزار ارتباطی استراتژیک است که به شما امکان می دهد ایده ها و مفاهیم خود را تجسم و ارزیابی کنید. از آنجایی که یک صفحه است، یک نمای کلی از مدل ارتباطی ارائه می دهد و جزئیات غیر ضروری را شامل نمی شود. رجوع و درک آن آسان است. همچنین ویرایش آن آسان تر است و به راحتی می توان آن را با کارمندان و سهامداران به اشتراک گذاشت.

هنگام تکمیل هر عنصر از بوم مدل ارتباطات منابع انسانی، شما و تیمتان با استفاده از نتایج مربوط به هر بخش از بوم، در مورد هر یک از اینها طوفان فکری و تحقیق انجام خواهید داد.

توسعه یک استراتژی جامع ارتباطات منابع انسانی

یک قالب PDF رایگان از بوم مدل ارتباطات منابع انسانی را در زیر دریافت کنید:

1. بخش های کارمند خود را تعریف کنید

تقسیم بندی کارکنان به شما امکان می دهد تا گروه های مختلف کارکنان را در سازمان شناسایی کنید – بر اساس شباهت هایی مانند نقش ها، منطقه جغرافیایی، جنسیت، سن، رفتارها و علایق – بنابراین می توانید رویه ها و سیاست های سفارشی را بر اساس ویژگی ها و نیازهای مشترک هر گروه طراحی کنید. برای افزایش ارتباط شما

بخش‌های کارمندان در شرکت‌های مختلف بسته به بخشی که در آن فعالیت می‌کنند، شایستگی‌هایی که نیاز دارند و چگونگی تعریف موفقیت کارکنان متفاوت است.

علاوه بر این، هر کارمند جاه‌طلبی‌ها و محرک‌های خاصی در سازمان دارد. تقسیم بندی به شما کمک می کند تا اهداف فردی را هدف قرار دهید و آنها را در استراتژی منابع انسانی خود ادغام کنید. این شامل تمام گروه های ذینفع مربوطه در سازمان می شود که منابع انسانی برای آنها ارزش ایجاد می کند (یا باید باشد).

2. ارزش پیشنهادی و اهداف ارتباطی

تعریف ارزش پیشنهادی و اهداف ارتباطی با تعیین ترکیب کاملی از مزایایی که وعده ارائه آن به تمام مشتریان داخلی شما را می دهد، شروع می شود. این امر مستلزم آن است که در مورد استراتژی سازمانی و نقش ارتباطات داخلی در کمک به دستیابی به آن فکر کنید.

برای هر بخش کارمند، باید ارزش و اهداف اصلی را ارائه دهید.

انواع گزاره های ارزش ارتباطات منابع انسانی

• عملکرد: بهبود ارتباطات HR به طوری که سریعتر و به راحتی در دسترس باشد
• سفارشی سازی: تطبیق خدمات ارتباطی با نیازهای خاص بخش های داخلی مشتریان
• انجام کار: ایجاد ارزش با توانمندسازی کارکنان برای انجام بهتر و کارآمدتر کار.
• راحتی: استفاده راحت‌تر یا آسان‌تر کردن کارها می‌تواند ارزش قابل توجهی برای کارمندان ایجاد کند.

3. کانال های ارتباطی HR خود را تعریف کنید

انتخاب کانال های ارتباطی مناسب برای سازمان شما کلیدی برای بهره وری، درگیر نگه داشتن کارکنان و همسو با اهداف تجاری است.

امروزه کانال‌های ارتباطی دیجیتال – ایمیل، پلتفرم‌های ارتباط داخلی، نرم‌افزار همکاری کارکنان، اینترانت‌ها، پادکست‌های داخلی، وبلاگ‌های داخلی شرکت – محبوب‌ترین در محل کار هستند.

برای تعیین اینکه کدام کانال‌ها برای بخش‌های مختلف کارمند شما مناسب‌تر هستند، به آنچه در حال برقراری ارتباط هستید و ارتباط در کدام جهت جریان دارد فکر کنید.

به عنوان مثال، ارتباط رو به بالا در مورد آگاه نگه داشتن مدیریت از احساس کارکنان در مورد شغل، سیاست ها و رویه ها و کسب و کار است. می‌توانید از نظرسنجی‌های آنلاین ناشناس رضایت کارکنان استفاده کنید یا نظرسنجی‌های نبض، مجموعه‌های مختصر و منظمی از سوالات ارسال شده به کارمندان را انجام دهید.

ارتباطات رو به پایین، مانند دستورالعمل‌ها، بیانیه‌های خط‌مشی، رویه‌ها، دستورالعمل‌ها و انتشارات شرکت را می‌توان از طریق ایمیل، خبرنامه، یادداشت‌ها، کتاب‌های راهنما و جلسات کارکنان منتشر کرد.

4. روابط داخلی خود با مشتری را تعیین کنید

هر یک از بخش های داخلی مشتریان شما چه نوع رابطه ای از منابع انسانی انتظار دارند؟ شما باید نوع رابطه ای که می خواهید با هر بخش کارمند داشته باشید را مشخص کنید.

روابط از طریق کانال های ارتباطی مختلف شما برقرار و پرورش می یابد.

انتظارات کارکنان از نظر ارتباطات چیست؟ ما می دانیم که کارمندان در مراحل مختلف زندگی کاری خود چیزهای مختلفی می خواهند. شما باید دیدگاه های کارکنان مختلف را درک کنید و بدانید که برای چه چیزی ارزش قائل هستند. ایجاد پیام های هدفمند، متمرکز و مرتبط برای هر بخش از مخاطبان بسیار مهم است.

5. فعالیت های ارتباطی HR خود را تعریف کنید

بهترین فعالیت ها را برای رساندن پیام های مهم به مشتری داخلی خود در نظر بگیرید. فعالیت‌های کلیدی باید بر تحقق ارزش پیشنهادی، دستیابی به بخش‌های داخلی مشتریان و حفظ روابط داخلی با مشتری متمرکز شوند.

اپل به دلیل پنهانکاری معرفی محصولات به صورت مخفیانه که باعث ایجاد دیوانگی در رسانه ها می شود، مشهور است. تبلیغات بدون شک موثر است. معرفی یک کمپین تبلیغاتی در برنامه ارتباطات داخلی شما می تواند در مورد خرید کارمندان بسیار جذاب و موثر باشد.

وقتی صحبت از بررسی آنلاین می شود، قدرت مردم را در نظر بگیرید. اگر در حال راه‌اندازی یک خط‌مشی جدید یا مجموعه‌ای از مزایا هستید، به کارمندان منتخب یک «پیش‌نمایش مخفیانه» پیشنهاد دهید و از آن‌ها بخواهید یک بررسی ایجاد کنند.

جنبه انسانی همیشه ارتباط را زنده می کند و آن را قابل ارتباط می کند. هر چیزی که در حال برقراری ارتباط هستید، سعی کنید روی تأثیری که بر مردم خواهد گذاشت و معنای آن برای آنها تمرکز کنید.

معرفی یک عنصر گیمیفیکیشن می تواند تعامل زیادی ایجاد کند. در شکار لاشخور Kobe 11 نایک، 20 جفت کفش ورزشی با امضای ستاره NBA، کوبی برایانت، در 20 شهر در سراسر جهان پنهان شده بود. وارد کردن این نوع مفهوم به برنامه ارتباط داخلی خود به عنوان تمرین تیم سازی می تواند کارمندان را در مورد حل سرنخ ها و برنده شدن جوایز هیجان زده کند.

6. منابع مورد نیاز را تعیین کنید

تعیین کنید که برای ارائه بهترین پیام خود به چه منابعی نیاز دارید. جذب مشتریان یک نقطه قوت بازاریابی است، بنابراین تیم بازاریابی شما ممکن است بتواند از شما در ایجاد برنامه های تعامل در محل کار حمایت کند.

هنگامی که صحبت از ارتباطات در محل کار می شود، فناوری می تواند ارتباطات بسیار کارآمد و واضح را که از طریق بهترین روش تحویل ممکن اتفاق می افتد، تسهیل کند. حالتی را در نظر بگیرید که در آن پیام شما واضح ترین و به احتمال زیاد به درستی تفسیر می شود.

فناوری ارتباطات در محل کار را تسهیل می کند، بنابراین در نظر بگیرید که ممکن است نیاز به سرمایه گذاری در چه ابزارهای ارتباط دیجیتال جدیدی داشته باشید، مانند مراکز داخلی یا ابزارهای تجربه کارمند.

7. تعیین هزینه های ارتباطی

تعیین هزینه های مرتبط با استراتژی ارتباطات منابع انسانی و ایجاد بودجه. بودجه ارتباطات داخلی به درستی تعریف شده کمک می کند تا ارتباطات در سراسر کسب و کار به دارایی های تجاری ارزشمند و قابل اندازه گیری تبدیل شود.

هزینه هایی که باید در نظر گرفته شوند شامل اشتراک نرم افزار و همچنین سرمایه انسانی و منابع داخلی مورد نیاز برای توسعه استراتژی ارتباطات داخلی است.

8. محرک های ارزش ارتباطی HR را تعریف کنید

سازمان ها برای انتقال اطلاعات مهم و تغییرات خط مشی به کارکنان، به متخصصان منابع انسانی متکی هستند. برقراری ارتباط موثر نه تنها تضمین می‌کند که همه در جریان هستند، بلکه می‌تواند به کسب‌وکار کمک کند تا سازگار بماند و از چالش‌های غیرضروری جلوگیری کند. شاید حتی مهمتر از آن، منجر به افزایش اعتماد، مشارکت و رضایت کارکنان شود.

ارتباطات خوب می تواند خلاقیت کارکنان را تا 93 درصد بهبود بخشد که به نوبه خود می تواند به افزایش سطح بهره وری کمک کند. کارمندانی که احساس می‌کنند شنیده می‌شوند، 4.6 برابر بیشتر احتمال دارد که برای انجام بهترین کار خود توانمند شوند و افزایش 5 درصدی در مشارکت کارکنان می‌تواند منجر به جهش 3 درصدی در درآمد شرکت شود.

همچنین مهم است که تلاش‌های ارتباطی HR خود را اندازه‌گیری کنید تا بتوانید درک کنید که چقدر موثر هستند و شما را قادر می‌سازد تا در صورت لزوم تنظیم کنید.

در اینجا 10 معیار پرکاربرد ارتباطات داخلی آورده شده است:

1. نرخ مشارکت کارکنان: اینترانت شرکت می‌تواند به اندازه‌گیری مشارکت کارکنان با شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) مانند میزان خوانندگان، مشارکت و معیارهای اجتماعی مانند تعداد لایک‌ها، اشتراک‌گذاری‌ها و نظراتی که یک قطعه محتوا ایجاد می‌کند، کمک کند.

2. نرخ باز یا رسیدهای خواندن اینترانت: رسیدهای خوانده شده در اینترانت شرکت اندازه گیری می کند که آیا کارمند واقعاً دریافت و خواندن به روز رسانی های مهم را تأیید کرده است.

3. بازدید و ورود به صفحه: بازدیدهای منحصر به فرد صفحه و سایر معیارهای قابل مشاهده را برای بهینه سازی روزانه ثبت کنید.

4. نرخ پذیرش برای برنامه های جدید: هنگام معرفی یک برنامه کارمند جدید، ردیابی نرخ پذیرش بسیار مهم است.

5. بازخورد کارکنان: کارکنان را تشویق کنید تا در مورد آنچه در شرکت اتفاق می افتد سؤال بپرسند و نظرات خود را بیان کنند.

6. نرخ جابجایی کارکنان: کارمندانی که احساس می کنند در محل کار مشغول هستند، احتمالاً شغل خود را ترک نمی کنند. به همین دلیل، یک KPI ارتباط داخلی مهم برای اندازه گیری، نرخ جابجایی کارکنان است.

خوراکی های کلیدی

• چرا ارتباطات منابع انسانی: ارتباطات موثر منابع انسانی بخش مهمی از مشارکت کارکنان است که به نوبه خود باعث ارتقای عملکرد بهتر، حفظ و رفاه کارکنان می شود.
• ضرورت اعتماد: ارتباطات داخلی تأثیر قدرتمندی بر اعتماد دارد. زمانی که یک فرهنگ سازمانی باز و مبتنی بر اعتماد وجود داشته باشد، احتمال مشارکت و مشارکت کارکنان بیشتر است.
• حفظ کارکنان با استعداد: هزینه جایگزینی یک کارمند می تواند از نصف تا دو برابر حقوق سالانه آنها باشد. از دست دادن افراد خوب همچنین منجر به از دست دادن تخصص می شود و می تواند بر روحیه عمومی تأثیر منفی بگذارد.
• ایجاد یک مدل ارتباطی: بوم مدل ارتباطات منابع انسانی برای کمک به شما در اطلاع رسانی کارکنان طراحی شده است. این به شما امکان می دهد ایده ها و مفاهیم خود را تجسم و ارزیابی کنید و به راحتی آنها را به اشتراک بگذارید.