اصطلاح تجزیه و تحلیل منابع می تواند حتی باتجربه ترین متخصصان منابع انسانی را از خود دور کند، اما واقعاً آنقدرها که به نظر می رسد پیچیده نیست.
فرض کنید شما وظیفه پروژه جدیدی را دارید که دارای مجموعه ای از موارد قابل تحویل است – مانند توسعه برنامه های آموزشی و توسعه، مدیریت عملیات محل کار یا بهینه سازی نصب مجازی برای تیم های پراکنده. از طریق فرآیند تجزیه و تحلیل منابع، شما قادر خواهید بود تمام منابعی را که برای رسیدن به هدف در دسترس شما هستند شناسایی و ارزیابی کنید.
مطالب
تحلیل منابع چیست؟
چرا تجزیه و تحلیل منابع در منابع انسانی مهم است؟
زمان استفاده از تجزیه و تحلیل منابع
نحوه انجام تجزیه و تحلیل منابع با استفاده از چارچوب VRIO
نمونه ای از تجزیه و تحلیل منابع با استفاده از چارچوب VRIO
تحلیل منابع چیست؟
سناریو را تصویر کنید شما بر توسعه استراتژی برندسازی کارفرما در سازمان خود نظارت می کنید. شما باید تحقیقات داخلی انجام دهید تا درک کنید که سازمان توسط کارکنان فعلی و تحقیقات خارجی چگونه درک می شود.
این به شما کمک می کند تا بیاموزید که سازمان در رابطه با رقبای خود چگونه قرار می گیرد، استراتژی بازاریابی کارکنان را توسعه دهید، برند کارفرما را با برند کلی شرکت هماهنگ کنید، مواد آموزشی تهیه کنید تا اطمینان حاصل کنید که شیوه های کارمند و مدیریت از برند کارفرما حمایت می کند، و ارزیابی کنید. و موفقیت استراتژی را دنبال کنید.
این خیلی کار است.
تجزیه و تحلیل منابع می تواند به شما در بهینه سازی منابع برای ارائه بهترین نتایج، شناسایی زمینه های بهبود، و استخدام افراد مناسب در صورت لزوم برای اطمینان از تحویل هر پروژه کمک کند. همچنین به عنوان تجزیه و تحلیل افراد شناخته می شود، جمع آوری و استفاده از داده های استعداد برای بهبود استعدادهای حیاتی و نتایج کسب و کار است. این متخصصان منابع انسانی را قادر می‌سازد تا بینش‌های مبتنی بر داده‌ها را برای آگاهی دادن به تصمیم‌گیری‌های استعداد، بهبود فرآیندهای نیروی کار و ارتقای تجربه مثبت کارکنان ایجاد کنند.
چرا تجزیه و تحلیل منابع در منابع انسانی مهم است؟
در اصطلاح مدیریت پروژه، تجزیه و تحلیل منابع یک ابزار ضروری برای استفاده برای تصمیم گیری بهتر است. این فرآیند برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص منابع سازمانی و پروژه ای به بهترین شکل ممکن است.
از مراحل ابتدایی پروژه منابع انسانی شما تا انتها، تجزیه و تحلیل منابع حداکثر کارایی استفاده از منابع را در طول مسیر تضمین می کند. این به شما کمک می کند پروژه خود را با دقت برنامه ریزی کنید، پیشرفت را اندازه گیری کنید و عملکرد را پیگیری کنید. همچنین می تواند به شما در برنامه ریزی از قبل و برنامه ریزی موثرتر فعالیت ها کمک کند.
تجزیه و تحلیل منابع به چند دلیل برای مدیریت اثربخش پروژه ضروری است:
- از بین بردن خطر رزرو بیش از حد و کم: برای برنامه ریزی پروژه منابع انسانی و دریافت بهترین نتایج، باید حجم کاری منابع را مدیریت کنید تا از استفاده ناکافی و رزرو بیش از حد کارمندان جلوگیری کنید. به حداکثر رساندن بهره وری منابع به جلوگیری از تاخیرهای غیر ضروری کمک می کند.
- پیش‌بینی در دسترس بودن منابع: پیش‌بینی‌ها به شما و تیمتان کمک می‌کند تا تعیین کنید که آیا فعالیت‌های پروژه را می‌توان بر اساس تعداد منابع موجود و بازه زمانی مورد نیاز تکمیل کرد یا خیر. همچنین به شما این امکان را می دهد که از منابع کمتری به طور موثرتر استفاده کنید.
- از ارتباطات نادرست خودداری کنید: تجزیه و تحلیل منابع، برنامه ریزی پروژه را شفاف تر نگه می دارد و به شما کمک می کند تا مشکلات را در مراحل اولیه تشخیص دهید، و به شما امکان می دهد با وقت صرف آنها را مرتب کنید.
- پیگیری عملکرد پروژه: با داشتن توانایی ردیابی ظرفیت و در دسترس بودن، می توانید پیشرفت را پیگیری کنید، مشکلات پروژه را در مراحل اولیه تشخیص دهید و در صورت نیاز به منابع پیش بینی نشده، تنظیمات را انجام دهید.
- بهره وری منابع را به حداکثر برسانید: دانستن در دسترس بودن تیم شما برای مدیریت حجم کاری آنها برای دستیابی به حداکثر بهره وری و بهره وری منابع کلیدی است.
زمان استفاده از تجزیه و تحلیل منابع
قبل از شروع یک پروژه، تجزیه و تحلیل منابع به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که منابع مورد نیاز را دارید و همچنین از آنها هوشمندانه و کارآمد استفاده کنید. انجام تجزیه و تحلیل منابع به شما کمک می کند تا مشخص کنید چه منابعی برای موفقیت پروژه شما حیاتی هستند و در کجا ممکن است به تمرکز، سرمایه گذاری و بهبود بیشتری نیاز داشته باشید. مهمتر از همه، این فرآیندی است که می تواند به رفع موانع برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه کمک کند – مانند کمبود مهارت، بودجه یا زمان.
تجزیه و تحلیل منابع می تواند تضمین کند که شما نه تنها منابع مناسب برای دستیابی به اهداف خود را در اختیار خواهید داشت، بلکه منابع مناسبی نیز در اختیار دارید که پروژه های شما را به سطح بعدی می برد. همه اینها در حالی که تضادهای احتمالی برنامه ریزی، تنگناهای پروژه و اثرات سوء استفاده بیش از حد و کم از منابع را به حداقل می رساند.
تجزیه و تحلیل دیدگاه مبتنی بر منابع به شما این فرصت را می دهد که قبل از شروع به آن چیزها نگاه کنید، که پروژه شما را از ابتدا بهتر می کند و از سردردهای زیادی جلوگیری می کند.
ایجاد نمای پروژه بر اساس تجزیه و تحلیل منابع در تعدادی از سناریوها مفید است.
- زمانی که باید منابع داخلی را بهینه کنید
اگر در حال برنامه‌ریزی یک پروژه جدید هستید، باید ببینید چه منابعی در دسترس دارید، چگونه می‌توانید از آنها استفاده کنید و چه کاری می‌توانید انجام دهید تا با آنچه در دسترس دارید به حداکثر کارایی دست یابید تا بتوانید از هزینه‌های استخدام غیر ضروری یا برون سپاری جلوگیری کنید. . - وقتی می خواهید چالش ها را از قبل شناسایی کنید
از ناراحتی‌های جزئی گرفته تا شکست پروژه می‌تواند به تعدادی از مشکلات رایج اشاره داشته باشد که از ناراحتی‌های جزئی تا فاجعه‌های تمام عیار را شامل می‌شود، هر تعداد مشکلی می‌تواند پروژه شما را از مسیر خارج کند اگر منابع در زمان نیاز در دسترس نباشند. برای مثال، اگر در حال برنامه‌ریزی یک استراتژی مجازی جدید هستید که شامل تعامل همتا به همتا برای به اشتراک گذاری دانش است و نیمی از «رفقای عضو» شما به پروژه دیگری متعهد هستند، باید قبل از تبدیل شدن به یک مشکل به آن رسیدگی شود. - زمانی که می خواهید حرکات استخدامی درستی انجام دهید
اگر در نظر دارید تیم خود را افزایش دهید، ابتدا باید یک تجزیه و تحلیل منابع انجام دهید تا تصمیماتی نگیرید که ممکن است پشیمان شوید. تجزیه و تحلیل شکاف منابع تضمین می کند که دقیقاً می دانید به چه منابع انسانی در کجا نیاز دارید.
نحوه انجام تجزیه و تحلیل منابع با استفاده از چارچوب VRIO
پروفسور مدیریت آمریکایی جی بی بارنی چارچوب VRIO را توسعه داد، ابزاری استراتژیک که به سازمان ها کمک می کند منابع داخلی شرکت را شناسایی و ارزیابی کنند و از آنها نهایت استفاده را ببرند.
VRIO مخفف عبارت زیر است:
- ارزشمند – یک منبع زمانی ارزشمند است که به شرکت شما اجازه دهد از فرصت‌ها استفاده کند یا تهدیدات را در بخش شما نفی کند.
- نادر – اگر منبعی به طور گسترده در اختیار رقبا نباشد نادر است.
- غیر قابل تقلید – یک منبع غیرقابل تقلید است و اگر برای شرکت دیگری آسان نباشد که آن را خریداری کند یا با چیز دیگری جایگزین کند.
- سازمان – شرکت باید توانایی بهره برداری از منبع را داشته باشد.
وقتی از آنها پرسیده می شود که چه چیزی باعث می شود شرکت آنها نسبت به رقبا بهتر عمل کند، پاسخ احتمالی بیشتر مدیران “مردم ما” خواهد بود. اما این به اندازه کافی در مورد آنچه که در مورد مردم آنها ارزشمند است عمیق نمی شود.
در فکر کردن به افراد خود، مهم است که سوالات تحلیلی بیشتری بپرسید. چرا رقبا افراد مشابهی ندارند؟ هنگام استخدام به دنبال چه چیزی هستید که شرکت را قادر می سازد بهترین استعدادها را به دست آورد. چرا رقبا از مردم شما شکار نکرده اند؟ چه چیزی در سازمان شما منحصر به فرد است که بهترین ها را در منابع انسانی شما به ارمغان می آورد؟
این عوامل اساس VRIO را تشکیل می دهند و به این موضوع می پردازند که چرا برخی از منابع داخلی ارزشمندتر از سایرین هستند.
نحوه استفاده از چارچوب VRIO
تجزیه و تحلیل VRIO به شما کمک می کند منابع داخلی را به عنوان بخشی از پروژه استراتژیک منابع انسانی خود شناسایی کرده و از آنها استفاده کنید.
اگرچه تجزیه و تحلیل منابع ممکن است دلهره آور به نظر برسد، اما زمانی که به طور سیستماتیک انجام شود، در طول زمان آسان تر می شود. در اینجا چیزی است که برای شروع استفاده از آن باید بدانید.
مرحله 1. مجموعه منابع خود را مرور کنید
تجزیه و تحلیل منابع به گونه ای طراحی شده است که به شما بینش عمیقی در مورد ظرفیت منابع پروژه شما بدهد. با شناسایی در دسترس بودن منابع و افرادی که می توانند روی پروژه آینده شما کار کنند، شروع کنید.
اطمینان حاصل کنید که افراد را بیش از حد رزرو نکنید و آنها را مجبور به انجام کارهای اضافی نکنید. به یاد داشته باشید که روزهای تعطیل و تعطیلات را در نظر بگیرید. این فرآیند به شما کمک می کند تا تشخیص دهید که آیا منابع خاصی با کمبود مواجه هستند یا خیر.
مرحله 2. حجم کار و ظرفیت منابع را تجزیه و تحلیل کنید
ظرفیت بار کاری بر اساس نیازهای پروژه و در دسترس بودن اعضای تیم است. · آیا شخصی بیش از حد رزرو می شود و ممکن است مجبور شود بیشتر کار کند (که می خواهید از آن اجتناب کنید)؟ به یاد داشته باشید که تعطیلات، روزهای تعطیل و شرایط غیرقابل پیش‌بینی را که ممکن است مانع از تکمیل کار خود در پروژه شود، در نظر بگیرید. به این فکر کنید که چگونه منابع موجود را بهینه سازی یا سازماندهی مجدد می کنید تا آنها را به حداکثر برسانید. استفاده از نمودار RACI به شما این امکان را می‌دهد که نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به منابع خود منتقل کنید و اطمینان حاصل کنید که همه می‌دانند چه کاری باید انجام دهند.
RACI مخفف:
- مسئول : هر کار باید حداقل یک عضو تیم مسئول داشته باشد که کار را برای تکمیل کار انجام دهد.
- پاسخگو : این عضو تیم مسئول واگذاری کار و تأیید موارد تحویلی قبل از اینکه کامل در نظر گرفته شود، است.
- مشاوره : این عضو تیم هر محصول تحویلی را بررسی می کند و آن را در زمینه کل پروژه قرار می دهد.
- آگاه : تمام منابع تیم باید به سرعت در مورد پیشرفت به دست آمده از طریق یک گزارش کلی که به طور مکرر به روز می شود نگه داشته شود.
به سادگی، مدل RACI به شما اجازه می دهد تا وظایف را به هر یک از افراد تیم اختصاص دهید.
مرحله 3: انجام تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVA)
تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVA) ابزاری برای بررسی پیشرفت کلی پروژه شما است. EVA را می توان به عنوان روشی تعریف کرد که به مدیر پروژه اجازه می دهد تا مقدار کار واقعی انجام شده روی یک پروژه را فراتر از بررسی اولیه گزارش های هزینه و زمان بندی اندازه گیری کند – این به شما امکان می دهد پروژه را با پیشرفت به دست آمده اندازه گیری کنید.
روش EVA همچنین تلاش و بودجه را در کل پروژه ردیابی می کند، اگرچه کمک های فردی را در نظر نمی گیرد. اگر روش EVA نشان داد که همه چیز در مسیر درست نیست، می‌توانید مکث کنید، مشکل را تجزیه و تحلیل کنید و قبل از اینکه پروژه از ریل خارج شود، برای اصلاح آن اقدام کنید.
مرحله 4: از متغیرهایی استفاده کنید
وقتی هنوز نمی‌دانید چه کسی وظیفه‌ای را انجام می‌دهد، مکان‌هایی ایجاد کنید که نقش‌ها و مسئولیت‌های منابع مورد نیازتان را مشخص کنند. Placeholders به شما امکان می دهد وظایف را برای نقش ها و رشته های خاص اختصاص دهید.
اگر این منابع باید از خارج به دست آیند، شامل هزینه ها یا هزینه ها می شوند، بنابراین می توانید ببینید که چگونه بر بودجه پروژه شما تأثیر می گذارد.
مرحله 5: برنامه ریزی سناریو را انجام دهید
برنامه ریزی سناریو می تواند به شما در اولویت بندی اهداف پروژه کمک کند تا بتوان بر چالش های پیش بینی نشده غلبه کرد. این در مورد شناسایی موقعیت‌های احتمالی است که ممکن است اتفاق بیفتد و در صورت وقوع، برنامه‌های اضطراری را اجرا کنید.
تشخیص اینکه همه چیز همیشه طبق برنامه ریزی پیش نمی رود، و دانستن اینکه چگونه با «چه می شود» به شما این امکان را می دهد که با توجه به اهداف پروژه، محدودیت های منابع و ملاحظات مالی بهترین مسیر اقدام را تعیین کنید.
نمونه ای از تجزیه و تحلیل منابع با استفاده از چارچوب VRIO
برند کارفرما به این معناست که همه از مشتریان گرفته تا کارمندان بالقوه و عموم مردم در مورد سازمان شما چگونه فکر می کنند.
برای اینکه ایده خوبی از نحوه استفاده از چارچوب VRIO در عمل به شما بدهیم، بیایید نگاهی به تجزیه و تحلیل VRIO برای یک پروژه برندسازی کارفرما بیندازیم.
- ارزش : گوگل رهبر بازار جهانی در سازماندهی اطلاعات جهان و دسترسی جهانی به آن است. افراد آن حلقه اصلی در زنجیره ارزش هستند و شرکت ابتدا به عنوان بخشی از برندسازی کارفرمای خود بر روی کارمندان تمرکز می کند. مطالعات نشان می دهد که 74 درصد از کارمندان به داشتن بخشی از برند گوگل افتخار می کنند در حالی که 84 درصد از کارمندان معتقدند که در یک محیط کاری مثبت کار می کنند.
- نادر بودن : هیچ شرکت دیگری به اندازه گوگل از مدیریت کارکنان مبتنی بر داده استفاده نمی کند، به همین دلیل است که بهترین استعدادهای جهان را جذب و حفظ می کند.
- تقلیدپذیری : مدیریت سرمایه انسانی مبتنی بر داده گوگل، حداقل برای آینده نزدیک، هم پرهزینه و هم دشوار است.
- سازمان : Google به گونه‌ای سازماندهی شده است که از این قابلیت ارزش کسب کند و منابع انسانی از داده‌ها برای استخدام، ارتقاء، مدیریت و بهبود عملکرد کارکنان استفاده می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که شهرت خود را به عنوان یک کارفرمای انتخابی حفظ می‌کند.
خوراکی های کلیدی
- چرا تجزیه و تحلیل منابع: تجزیه و تحلیل منابع به شما کمک می کند تا منابع را برای ارائه بهترین نتایج، شناسایی زمینه های بهبود، و استخدام افراد مناسب در صورت لزوم، بهینه سازی کنید تا اطمینان حاصل شود که هر پروژه می تواند تحویل داده شود.
- یک رویکرد کل نگر: از مراحل ابتدایی پروژه منابع انسانی شما تا پایان آن، تجزیه و تحلیل منابع حداکثر بهره وری از منابع را تضمین می کند که در تمام مسیر استفاده می شود.
- چارچوب VRIO : تجزیه و تحلیل VRIO به شما کمک می کند منابع داخلی را به عنوان بخشی از پروژه استراتژیک منابع انسانی خود شناسایی کرده و از آنها استفاده کنید.
- افراد مناسب را در اختیار داشته باشید : با تجزیه و تحلیل VRIO، سازمان شما می تواند منابع داخلی شرکت را شناسایی و ارزیابی کند و از آنها نهایت استفاده را ببرد.
دیدگاهتان را بنویسید