الگوی برنامه ریزی جانشینی رایگان و راهنمای عمیق 2025

فرموله کردن یک الگوی جانشین پروری به تعیین هدف و اجزای کلیدی برنامه جانشین پروری کمک می کند. این الگوی دقیق می تواند به شما کمک کند تا عملکردهای اولیه را ترسیم کنید و مسیر برنامه ریزی جانشینی سازمان خود را جهت دهید.

کارمندان ضروری به ناچار استعفا می دهند. اما اگر اقدامات پیشگیرانه ای برای آماده شدن برای این وضعیت انجام داده باشید، غافل نخواهید شد یا مجبور به کنترل آسیب زیادی نخواهید بود. در عوض، شما قادر خواهید بود با هدف پاسخ دهید و یک برنامه محکم برای عقب نشینی داشته باشید.

انواع مختلفی از الگوهای برنامه ریزی جانشین پروری وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید، بسته به سطح نقشی که برای آن طرح جانشین پروری ایجاد می کنید. این مقاله انواع مختلف را باز می کند و توضیح می دهد که چگونه یک طرح جانشین پروری برای سازمان خود ایجاد کنید.

مطالب
الگوی جانشین پروری چیست؟
انواع الگوهای جانشین پروری
1. الگوی جانشین پروری ساده
2. قالب برنامه ریزی جانشین پروری 9 جعبه
3. الگوی جانشین پروری مدیر عامل
4. الگوی طرح توسعه کارکنان
5. الگوی برنامه توسعه رهبری
نحوه استفاده موثر از الگوی جانشین پروری
بهترین شیوه های برنامه ریزی جانشین پروری

الگوی جانشین پروری چیست؟

الگوی برنامه ریزی جانشین پروری سندی است که با دقت طراحی شده است که فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری سازمان را مشخص و ساده می کند. این الگو فرآیندها و مراحل مورد نیاز برای شناسایی، توسعه، و آماده سازی نامزدهای داخلی برای پر کردن پست های کلیدی را مشخص می کند.

مواردی که باید در قالب برنامه ریزی جانشین پروری گنجانده شود

یک طرح جانشینی دقیق سازمان شما را برای آینده آماده می کند و فرصت های توسعه را برای کارمندان فراهم می کند تا در نقش های آینده رشد کنند. برای اطمینان از این امر، الگوی شما باید تمام عناصر ضروری فرآیند را پوشش دهد. یک الگوی طرح جانشین پروری باید شامل اجزای زیر باشد:

• نقش های حیاتی: از آنجایی که برنامه ریزی جانشین پروری در مورد جایگزینی رهبران سطح بالا و سایر کارمندان حیاتی است، باید مشخص کنید که برنامه بر روی کدام نقش ها تمرکز خواهد کرد.
• شایستگی های کلیدی: شایستگی های لازم برای ایفای نقش های حیاتی را تعریف کنید تا بتوانید طرحی برای مهارت هایی که سازمان از جانشینان می خواهد ارائه دهید.
• جدول زمانی برنامه ریزی جانشین پروری: یک جدول زمانی دقیق با نقاط عطف و مهلت های مشخص شده برای هر مرحله از فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری تعیین کنید. این باعث ایجاد مسئولیت و جلوگیری از رکود می شود.
• نامزدهای بالقوه جانشینی: افرادی را شناسایی کنید که توانایی ایفای نقش های کلیدی را دارند. این به شما کمک می کند تا تعیین کنید که آیا مجموعه استعدادهای شرکت می تواند از برنامه ریزی جانشین پروری پشتیبانی کند یا خیر.
• رتبه بندی آمادگی جانشینان بالقوه: توانایی و آمادگی جانشینان بالقوه برای بر عهده گرفتن مسئولیت های جدید را بر اساس تجربه، صلاحیت ها و عملکرد آنها ارزیابی کنید. بر این اساس، می‌توانید در مورد برنامه‌های توسعه لازم برای پر کردن شکاف‌های مهارتی تصمیم بگیرید.

استخر استعداد شما را می توان در سه دسته آمادگی قرار داد:

1. اکنون آماده است (با نصب و پشتیبانی مناسب می توانید بلافاصله وارد نقش شوید)
2. یک تا دو سال دیگر آماده می شود
3. سه تا پنج سال دیگر آماده می شود.

انواع الگوهای جانشین پروری

الگوهای مختلف برنامه ریزی جانشین پروری دارای درجات مختلفی از جزئیات و پیچیدگی هستند که متناسب با موقعیت و نیازهای سازمان شما باشد. در اینجا مروری بر پنج نوع متداول الگوهای برنامه ریزی جانشین پروری آورده شده است:

1. الگوی جانشین پروری ساده

می توانید از یک صفحه گسترده برای طرح یک نمودار برنامه ریزی جانشین پروری ساده استفاده کنید. باید حاوی فیلدهایی برای اطلاعات زیر باشد:

• موقعیت برای جانشینی
• نام دارنده موقعیت فعلی
• جدول زمانی برای جانشینی برای پر کردن نقش
• شایستگی های کلیدی نقش
• اسامی نامزدهای جانشینی
• رتبه آمادگی نامزدهای جانشینی
• شرح مختصری از طرح توسعه نامزد جانشین پروری
• معیارهای عملکرد و KPI برای طرح جانشینی و عملکرد نامزد در نقش
• فرکانس نظارت بر عملکرد (ماهانه، سه ماهه و غیره)
• اگر نقش به طور ناگهانی در دسترس قرار گرفت، با چه کسی (سرپرست) تماس بگیرید.

2. قالب برنامه ریزی جانشین پروری 9 جعبه

الگوی برنامه ریزی جانشین پروری 9 جعبه ای شبکه ای است که کارکنان را بر اساس عملکرد و معیارهای بالقوه به گروه هایی تقسیم می کند. این شبکه نمایشی بصری از افرادی ایجاد می کند که نشان داده اند می توانند در نقش های فعلی خود پیشرفت کنند و به طور بالقوه مسئولیت بیشتری را در آینده مدیریت کنند.

برای طراحی یک شبکه 9 جعبه ای برای سازمان خود می توانید از مراحل زیر استفاده کنید:

مرحله 1: ارزیابی عملکرد

این مرحله کارکنان را بر اساس اهداف سازمان و رتبه‌بندی‌های ارزیابی عملکرد در یک محور شبکه قرار می‌دهد. یک مقیاس معمولی شامل دسته‌های عملکرد کم، متوسط و زیاد (یا چیزی مشابه) خواهد بود.

مرحله 2: ارزیابی پتانسیل

ارزیابی پتانسیل شامل بررسی استعدادها با داده های عینی برای یافتن کارمندانی است که ذهنیت رشد دارند و تلاش بیشتری می کنند. رتبه بندی کارکنان زیر دیگر محور شبکه را تشکیل می دهد:

• پتانسیل پایین : این کارکنان در حال حاضر با پتانسیل کامل عمل می کنند. آنها یا ظرفیتی برای بیش از مسئولیت فعلی خود ندارند یا انگیزه پیشرفت ندارند.
• پتانسیل متوسط : این کارکنان در سطح مورد انتظار عمل می کنند و تخصص یا پتانسیل لازم برای توسعه بیشتر در نقش فعلی خود را دارند.
• پتانسیل بالا : این کارکنان فراتر از سطح مورد انتظار نقش فعلی خود عمل می کنند و آماده هستند تا به موقعیتی با مسئولیت های پیچیده تر حرکت کنند.

مرحله 3: عملکرد و پتانسیل را ادغام کنید

در این مرحله عملکرد و پتانسیل بر روی یک شبکه 3×3 رسم می شود. این کارمندان را برای تشکیل شبکه 9 جعبه به صورت زیر دسته بندی می کند:

• عملکرد ضعیف (پتانسیل و عملکرد کم)
• عملکرد ناسازگار (بالقوه متوسط، عملکرد پایین)
• استعداد استفاده نشده (پتانسیل بالا، عملکرد پایین)
• مجری موثر (پتانسیل پایین، عملکرد متوسط)
• بازیکن تیم قابل اعتماد (پتانسیل متوسط، عملکرد متوسط)
• پتانسیل بالا (پتانسیل بالا، عملکرد متوسط)
• حرفه ای مورد اعتماد (پتانسیل کم، عملکرد بالا)
• مشارکت کننده قوی (پتانسیل متوسط، عملکرد بالا)
• استعداد استثنایی (پتانسیل بالا، عملکرد بالا).

این چارچوب مرجع، کارکنان با عملکرد بالا، کارکنان میان رده که ممکن است از پشتیبانی و توسعه بهره مند شوند، و کارکنان ضعیفی که به یک برنامه بهبود عملکرد فوری (PIP) نیاز دارند، شناسایی می کند.

3. الگوی جانشین پروری مدیر عامل

الگوی برنامه ریزی جانشینی مدیرعامل، نقشه راهی است که هیئت مدیره می تواند قبل از استخدام یک مدیر عامل دنبال کند. این یک طرح تداوم رهبری است که ملاحظات لازم را فاکتور می‌کند و فرآیند کلی را سازمان‌دهی می‌کند.

یک الگوی برنامه ریزی جانشینی مدیرعامل باید با تعریف معیارهای انتخاب نامزد شروع شود. این شامل ترسیم اولویت‌های سازمان، چالش‌های فعلی و آینده و استراتژی‌های دستیابی به اهداف است. این به شناسایی مهارت ها و تجربه های مورد نیاز برای رهبری شرکت کمک می کند. معیارها ممکن است شامل تجربه صنعت، پیشینه عملکردی/آموزشی، زمینه های تخصص رهبری و ویژگی های شخصیتی باشد.

یک الگوی طرح جانشینی مدیریت، نامزدهای جانشین بالقوه را با رتبه بندی آمادگی و تناسب آنها بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده، سازماندهی می کند. همچنین می تواند نحوه پرورش نامزدهای آینده را بیان کند. قالب‌های قالب برنامه‌ریزی جانشینی مدیرعامل متفاوت است زیرا باید نیازها، اهداف، فرهنگ، اندازه و مزیت رقابتی هر شرکت را در نظر بگیرند. با این حال، بخش‌های قالب معمولاً شامل این عناوین هستند:

• بررسی اجمالی عملیات برای سه تا پنج سال آینده
• ویژگی های ایده آل مدیر عامل بعدی
• مشخصات مدیر عامل بعدی
• نامزدهای جانشینی داخلی
• نامزدهای جانشینی خارجی
• جذب نامزد یا طرح توسعه.

4. الگوی طرح توسعه کارکنان

سرمایه گذاری مداوم در رشد حرفه ای کارکنان، انتخاب گسترده تری از جانشینان واجد شرایط را برای نقش های کلیدی تضمین می کند. این امر به ویژه زمانی صادق است که هم اهداف سازمانی و هم نیازهای کارکنان باید برنامه توسعه را مشخص کنند.

الگوی برنامه توسعه کارمند سندی واضح است که بیان می کند که یک فرد باید چه کاری انجام دهد تا دانش و مهارت های خود را گسترش دهد و به فرصت های شغلی بیشتری دسترسی پیدا کند. این پیشرفت را ردیابی می کند و مکالمات مربیگری معنادار بین مدیران و کارکنان را تسهیل می کند.

این الگو حاوی اطلاعاتی در مورد اهداف توسعه و توسعه مهارت ها و برنامه اقدام مورد نیاز برای هر هدف است.

5. الگوی برنامه توسعه رهبری

یک برنامه توسعه رهبری به کارکنان یک استراتژی بلندمدت و فردی برای کسب شایستگی هایی که یک سازمان برای رهبران آینده خود می خواهد ارائه می دهد.

یک الگوی برنامه توسعه رهبری چارچوب ثابتی را ارائه می دهد که مدیران می توانند برای تقویت رشد حرفه ای در تیم های خود که با اهداف سازمانی هماهنگ است، پیاده سازی کنند. این الگو توسعه و مسئولیت پذیری کارکنان را با بخش های زیر تشریح می کند:

• مشخصات شخصی کارمند
• اهداف
• توسعه مهارت های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف
• برنامه عمل برای دستیابی به اهداف
• نتایج مورد انتظار
• بازه زمانی
• بازخورد و ارزیابی سرپرست.

نحوه استفاده موثر از الگوی جانشین پروری

چه نمودار برنامه ریزی جانشین پروری را از ابتدا طراحی کنید یا از یک نسخه نمونه استفاده کنید، باید از آن نهایت استفاده را ببرید. در اینجا چند نکته در مورد نحوه ساخت و استفاده مؤثر از الگوهای برنامه ریزی جانشین پروری آورده شده است:

مرحله 1: هر بخش را به وضوح تعریف کنید

شما باید بتوانید قالب را به راحتی بخوانید و تکمیل کنید. الگو را در صورت نیاز با افزودن یا حذف بخش‌ها تنظیم کنید تا تا حد امکان مرتبط باشد. از عبارات آشنا برای دستورالعمل ها، سرفصل ها و بخش ها استفاده کنید و در مورد اینکه دقیقاً کدام اطلاعات باید پر شود، مشخص کنید.

مرحله 2: معیارهای سازگار را اعمال کنید

با استفاده از معیارهای یکسان در سراسر الگو برای ارزیابی نقش ها و جانشینان بالقوه آنها، اطمینان حاصل کنید که ارزیابی های درون الگو عینی و قابل مقایسه هستند. این شامل تعاریف روشن و مقیاس های رتبه بندی استاندارد شده برای تشخیص درجه اهمیت، کمبود، مهارت ها، شایستگی ها و سطوح آمادگی است.

مرحله 3: آن را قابل اجرا کنید

الگو باید کاتالیزوری برای توسعه جانشین باشد. این باید شامل گام‌های واضح و عملی باشد که جانشینان بالقوه باید برای آماده شدن برای نقش‌های آینده بردارند. اینها می تواند شامل آموزش هدفمند، پروژه های کششی، سایه کاری، راهنمایی یا کارگاه های رهبری باشد.

مرحله 4: به طور منظم اطلاعات را به روز کنید

برنامه ریزی جانشین پروری یک فرآیند مداوم است، بنابراین الگو باید طوری تکامل یابد که این موضوع را منعکس کند. بررسی و به‌روزرسانی‌های قالب را به‌طور منظم برنامه‌ریزی کنید تا آن را به‌روز نگه دارید و اولویت‌های تجاری در حال تغییر را برطرف کنید. این ممکن است مستلزم افزودن جانشینان بالقوه جدید، بازتعریف نقش های حیاتی، به روز رسانی پیشرفت و نیازهای توسعه و انعکاس هرگونه تغییر در موقعیت های کلیدی باشد.

بهترین شیوه های برنامه ریزی جانشین پروری

در حالی که یک الگوی برنامه ریزی جانشین پروری جامع و به خوبی نوشته شده یک جنبه اساسی از فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری شما است، شما باید بهترین شیوه های زیر را نیز رعایت کنید تا فرآیند برنامه ریزی جانشین پروری شرکت شما تا حد امکان موثر باشد:

چشم انداز طولانی مدت و مستمر را در آغوش بگیرید

منتظر نمانید تا نیاز شدیدی به یک طرح جانشین پروری برای اجرای آن وجود داشته باشد. فرآیند را هر چه زودتر شروع کنید و بدانید که چگونه می تواند از تداوم کسب و کار پشتیبانی کند و خواسته های آتی سازمان را برآورده کند.

به خاطر داشته باشید که برنامه ریزی جانشین پروری باید یک تلاش مداوم باشد. ماندن در بالای نقش های حیاتی یک شایستگی حیاتی و ضروری است و فرصت های توسعه پایدار را برای کارکنان تضمین می کند.

تقویت همکاری با رهبری ارشد

برنامه ریزی جانشینی باید یک تلاش گروهی باشد. رهبری باید نیروی محرکه باشد و منابع انسانی نقش تسهیل کننده را ایفا کند. اگرچه رهبران ارشد ممکن است تمایل داشته باشند بر روی موقعیت‌های سطح بالایی که برایشان ارزش بیشتری دارند، تمرکز کنند، اما جذب آنها در طول فرآیند، فعالیت‌های برنامه‌ریزی جانشین پروری را معتبرتر می‌کند.

منابع انسانی باید مدیران را تشویق کند تا با ارائه بینش های تخصصی خود، مشارکت فعالانه در تصمیم گیری ها و حتی مربیگری جانشینان بالقوه، تعهد خود را نشان دهند.

توسعه حرفه ای را در اولویت قرار دهید

سرمایه گذاری در توسعه حرفه ای، تجربه کارمند را غنی می کند و خط لوله استعداد شما را با از بین بردن شکاف مهارت ها تقویت می کند. تقویت فرهنگ یادگیری با فرصت‌های توسعه کافی که کارکنان را با ویژگی‌های رهبری که برای پیشبرد حرفه‌شان نیاز دارند تجهیز کند.

شما می توانید با ارائه تجربیات یادگیری مانند آموزش های تخصصی، کنفرانس ها، سمینارها و کارگاه ها، بسترهای صدور گواهینامه حرفه ای، برنامه های مربیگری و مربیگری و آموزش متقابل، کارمندان را برای رهبران آینده آماده کنید.

روند برنامه ریزی جانشین پروری را آشکارا در میان بگذارید

کارکنان را در مورد طرح جانشین پروری سازمان و چگونگی تأثیر آن بر آنها آگاه کنید. رویه‌های طرح را برای نام‌گذاری، توسعه، و انتخاب جانشینان بالقوه آشکارا به اشتراک بگذارید. این باعث ایجاد اعتماد و تعامل بین کارمندان می شود.

شما همچنین باید با جانشینان بالقوه شفاف باشید و انتظارات آنها را مدیریت کنید (مثلاً انتخاب شدن در لیست کوتاه برای یک موقعیت مدیریتی تضمین نمی کند که آنها آن را دریافت کنند). به آنها یادآوری کنید که جزئیات طرح آزمایشی است، زیرا نیازها و شرایط تجاری می توانند بدون اطلاع قبلی تغییر کنند.

عامل در موقعیت های جانشینی اضطراری

در صورت خروج ناگهانی کارکنان، سازمان ممکن است نتواند هر جای خالی را از قبل اعلام کند. به این ترتیب، شما به یک برنامه جانشینی جامع برای رسیدگی به موقعیت های خالی غیرمنتظره در موقعیت های ضروری، حفظ ثبات و به حداقل رساندن خطرات نیاز دارید.

خروج ناگهانی اغلب باعث اختلال می شود. شما می توانید با توزیع موقت مسئولیت ها یا نام بردن از رهبران موقت که می توانند در هر نقش حیاتی قدم بگذارند، برای این موارد آماده شوید. حتما طرح جانشین پروری را به طور مرتب مرور کنید و در صورت لزوم آن را به روز کنید.

برای جمع بندی

برنامه ریزی جانشین پروری یک مکانیسم پیشگیرانه است که انعطاف پذیری را ایجاد می کند و از آینده یک سازمان محافظت می کند. با یک الگوی برنامه ریزی جانشین پروری، می توانید استراتژی جانشین پروری سازمان خود را اجرا کنید و در عین حال آماده رسیدگی به هر گونه اتفاق غیرمنتظره در طول مسیر هستید.