استخدام چرخه کامل: همه آنچه که باید بدانید

رویکرد استخدام چرخه کامل می تواند به نفع نامزد، استخدام کننده و سازمان باشد. با بسیاری از قطعات متحرک و فرآیندهای درگیر در استخدام چرخه کامل، چگونه متخصصان منابع انسانی می توانند مطمئن شوند که به طور مداوم واجد شرایط ترین افراد را برای موقعیت های مناسب استخدام می کنند و آن کارمندان را به ماندن وادار می کنند؟

در این مقاله، چگونگی شکل‌گیری فرآیند استخدام چرخه کامل، مزایا و معایب آن و چگونگی شروع کار با چرخه کامل استخدام در سازمان خود را بررسی خواهیم کرد.

مطالب
استخدام چرخه کامل چیست؟
مزایا و معایب استخدام چرخه کامل
فرآیند استخدام چرخه کامل: 6 مرحله
– آماده سازی
– منبع یابی
– غربالگری
– انتخاب کردن
– استخدام
– سوار شدن
چگونه با استخدام چرخه کامل شروع کنیم
شرح شغل استخدام کننده چرخه کامل
سوالات متداول

استخدام چرخه کامل چیست؟

استخدام چرخه کامل – همچنین به عنوان استخدام چرخه عمر کامل یا استخدام پایان به پایان شناخته می شود – یک رویکرد جامع برای مدیریت کل فرآیند استخدام است. یک استخدام‌کننده دوره کامل، هر مرحله از چرخه را تکمیل می‌کند یا درگیر آن می‌شود، از جذب پست‌های خالی و یافتن منابع نامزدها تا استخدام جدید.

بسته به اندازه سازمان، مسئول استخدام چرخه عمر کامل ممکن است متفاوت باشد. در یک سازمان نوپا یا کوچکتر، HR Generalist اغلب به عنوان استخدام کننده چرخه کامل عمل می کند. در سازمان‌های بزرگ‌تر، تیم منابع انسانی متشکل از متخصصان مختلفی است که بر حوزه‌های تخصصی آن‌ها نظارت دارند، اما یک نفر کل فرآیند را مدیریت می‌کند.

استخدام کنندگان آزاد و آژانس اغلب به صورت چرخه کامل کار می کنند. آنها نقش را از ارائه توضیحات اولیه به مشتری از طریق منبع یابی، اطلاع رسانی و ارزیابی نامزدها، تا تسهیل پیشنهادات و اطمینان از ورود موفقیت آمیز بر عهده می گیرند. این رویکرد جامع به آن‌ها اجازه می‌دهد تا یک تجربه استخدام یکپارچه را هم برای مشتریان و هم برای نامزدها فراهم کنند. همچنین به استخدام کننده اجازه می دهد تا کنترل کل فرآیند استخدام را برای رفع نیازهای خاص مشتری حفظ کند.

استخدام چرخه کامل در مقابل استخدام منظم

در استخدام منظم، افراد مختلف حوزه های مختلف چرخه استخدام را مدیریت می کنند. به عنوان مثال، یک منبع استعداد، نامزدها را تامین می‌کند، یک استخدام‌کننده مصاحبه‌های غربالگری را انجام می‌دهد و بسته‌های پاداش و مزایا را ایجاد می‌کند، و یک مدیر منابع انسانی کارکنان جدید را استخدام می‌کند.

در مقابل، در استخدام چرخه کامل، یک نفر بر کل چرخه استخدام نظارت دارد.

مزایا و معایب استخدام چرخه کامل

بیایید نگاهی به برخی از مزایا و معایب بالقوه استخدام در چرخه کامل بیاندازیم.

جوانب مثبت

• تجربه بهتر کاندیدا : داشتن یک نقطه تماس واحد در کل چرخه استخدام برای تجربه نامزد مفید است. کاندیداها به جای اینکه همزمان با افراد مختلف صحبت کنند، بدون اینکه بدانند با چه کسی یا چه زمانی تماس بگیرند، دقیقاً می دانند چه کسی آنها را در هر مرحله از فرآیند راهنمایی می کند، که باعث اطمینان خاطر می شود.

  برای استخدام‌کنندگان، این یک فرصت عالی برای ایجاد یک رابطه معنادارتر با نامزدها است که باعث بهبود بیشتر تجربه نامزدها می‌شود. این مهم است، با توجه به اینکه 54 درصد از کاندیداها اعتراف کرده اند که فرآیند استخدام یک شرکت را به دلیل ارتباط ضعیف کنار گذاشته اند.

• زمان کوتاه‌تر برای استخدام: یک نفر که کل فرآیند را مدیریت می‌کند، می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی تنگناها را کاهش دهد، کارایی را افزایش دهد و تعداد روزهای بین متقاضی شغل و پذیرش یک پیشنهاد شغلی را کاهش دهد. با این حال، این تنها در صورتی می تواند کارساز باشد که فردی که فرآیند استخدام را مدیریت می کند بسیار خوب سازماندهی شده و دقیق باشد (از جمله موارد دیگر).

• جذب استعداد موثرتر: یک مطالعه BCG گزارش داد که دو سوم از کاندیداها بر این باورند که فرآیند استخدام به موقع و روان کارفرمایان را از رقبای خود متمایز می کند. با داشتن تجربه بهتر نامزد و زمان کوتاه‌تر برای استخدام، سازمان‌هایی که به طور موثر فرآیند استخدام چرخه کامل را مدیریت می‌کنند، بهتر می‌توانند برای استعدادهای برتر رقابت کنند.

• کاهش هزینه های استخدام: استخدام در چرخه کامل می تواند هزینه های اداری و عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد، اتکا به آژانس های خارجی پرهزینه را کاهش دهد و زیان های بهره وری را از موقعیت های پر نشده به حداقل برساند. علاوه بر این، فرآیند استخدام سریع‌تر به کاهش نرخ کاهش پیشنهادات کمک می‌کند و استفاده کارآمدتر از منابع استخدام را تضمین می‌کند.

• مسئولیت پذیری : زمانی که تنها یک فرد مسئول کل فرآیند باشد، آن شخص به تنهایی مسئول مدیریت همه افراد و فرآیندهای کوچکتر درگیر می شود. پس از آن راحت تر است که کسی را برای هر مشکلی که ممکن است پیش بیاید پاسخگو نگه دارید.

• خط لوله استعداد قوی تر: ارائه تجربه بهتر نامزد و سفر کارآمدتر استخدام به شما کمک می کند نامزدهای واجد شرایط بیشتری را به سازمان خود جذب کنید و خط لوله استعداد خود را تقویت کنید.

• بهبود حفظ استخدام جدید: نامزدهایی که تجربه مثبت تری در طول سفر استخدام دارند، اغلب درگیر، سازنده و با انگیزه تر در کار هستند. به همین دلیل، آنها همچنین به احتمال زیاد از مرز یک سال گذشته باقی می مانند.

منفی

علیرغم مزایای ذکر شده در بالا، استخدام انتها به انتها دارای چند جنبه منفی است که قابل ذکر است.

• برای هر نوع سازمانی مناسب نیست: زمانی که یک نفر در هر مرحله از فرآیند استخدام درگیر باشد، محدودیتی برای تعداد نامزدهایی وجود دارد که می توانند همزمان با آنها کار کنند.

  هنگامی که از این رقم بالاتر رفتید، مزایای یک تجربه بهبودیافته نامزد و زمان کوتاه‌تر برای استخدام چندان قابل توجه نخواهد بود. این بدان معنی است که استخدام چرخه کامل به ویژه برای نقش های بسیار تخصصی یا سازمان های کوچکتر مناسب است.

• نیاز به مهارت‌های زیادی دارد: سازمان‌های بزرگ‌تر اغلب افراد متخصص در بخش خاصی از فرآیند استخدام دارند، زیرا هر مرحله به مجموعه‌ای از مهارت‌ها و دانش نیاز دارد. یک شرکت بزرگ معمولاً دارای یک تیم استخدام است که بسته به اندازه سازمان متشکل از یک منبع استعداد، دستیار استخدام، چندین استخدام کننده و یک مدیر است. درخواست از یک نفر برای تسلط بر تمام مهارت های مورد نیاز برای استخدام در چرخه کامل می تواند چالش برانگیز باشد.

فرآیند استخدام چرخه کامل: 6 مرحله

بیایید نگاهی به شش مرحله فرآیند استخدام چرخه کامل و نقش استخدام کننده چرخه کامل در هر مرحله بیندازیم.

1. آماده سازی

این مرحله شامل جمع آوری اطلاعات از مدیر استخدام است. به محض اینکه درخواست شغل به صورت داخلی تایید شد، استخدام کننده و مدیر استخدام در مورد شرایط خاص برای موقعیت جدید بحث خواهند کرد. این شامل مهارت ها و تجربه مورد نیاز، نقش در تیم، شخصیت و قابلیت های یک نامزد مناسب است.

استخدام‌کننده از این اطلاعات جمع‌آوری‌شده برای نوشتن شرح شغلی واضح و فراگیر برای استفاده داخلی استفاده می‌کند. بر اساس شرح شغل، آنها سپس یک آگهی شغلی دقیق و قانع‌کننده می‌نویسند (یا از یک کپی‌نویس درخواست می‌کنند که این کار را انجام دهد)، که سپس در تابلوهای شغلی پست می‌شود تا نامزدهای مناسب را جذب کند و یک خط لوله قوی برای نامزد ایجاد کند.

نکته ابزار: می توانید از یک ابزار هوش مصنوعی مولد مانند ChatGPT برای ایجاد سریع شرح شغل بر اساس دستورالعمل های از پیش تعریف شده استفاده کنید.

2. منبع یابی

هنگامی که آگهی شغلی شما آماده شد، وقت آن است که منبع یابی را شروع کنید. این مرحله شامل مشخص کردن مکان هایی است که احتمالاً نامزد ایده آل خود را پیدا می کنید. برخی از رسانه های متداول منبع یابی که می توانید استفاده کنید عبارتند از: سایت های شغلی، صفحات رسانه های اجتماعی، آژانس های کارکنان، نمایشگاه های شغلی و ارجاع کارمندان.

استخدام‌کنندگان همچنین می‌توانند با جستجوی فعال و مشارکت دادن نامزدهای بالقوه‌ای که ممکن است برای این شغل درخواست نکرده‌اند، با استفاده از شبکه‌ها، رسانه‌های اجتماعی و سایر پلتفرم‌ها، رویکردی فعالانه داشته باشند. این تعامل استراتژیک به ایجاد روابط با استعدادهای برتر کمک می کند.

در طول مرحله منبع یابی، استخدام کننده به طور منظم با مدیر استخدام در تماس خواهد بود تا به روز رسانی های به موقع را به آنها ارائه دهد.

اگر استخدام کننده چرخه کامل فقط بر روی نقش های بسیار تخصصی تمرکز کند، منبع یابی آسان تر می شود. جستجوی نامزدها در یک رشته خاص تعداد کانال های منبع بالقوه ای را که باید استفاده کنید کاهش می دهد. این به نوبه خود به شما این امکان را می دهد که هر کانال را بهتر پیگیری کنید.

تمرکز بر نقش های تخصصی نیز ساخت و نگهداری استخر استعداد را آسان تر می کند. یک استخر استعداد نیز می‌تواند یک کانال منبع‌یابی عالی باشد – می‌تواند یک شبکه ایمنی در هنگام خروج ناگهانی ایجاد کند و به شما امکان دسترسی به سایر نامزدهای واجد شرایط و منفعل را بدهد که در غیر این صورت ارتباط با آنها دشوار است.

نکته ابزار: ابزارهای مختلفی برای منبع یابی وجود دارد که می توانید از آنها برای ساده سازی این بخش از فرآیند استخدام استفاده کنید، از جمله Recruit’em، OctoHR، و HireEZ.

3. غربالگری

غربالگری اولیه کاندیداها می تواند چندین شکل باشد:

• غربالگری رزومه : این رایج ترین تکنیک است. این به استخدام کننده کمک می کند ارزیابی کند که داوطلبان تا چه حد معیارهای شرح شغل را برآورده می کنند.

• غربالگری تلفن/ربات چت : این به همسو کردن انتظارات بین نامزد و کارفرما کمک می کند، که استخدام کننده می تواند برای آن از چک لیست استفاده کند. سوالات غربالگری ممکن است شامل موضوعاتی مانند مهارت ها و تجربه مربوطه، انتظارات غرامت و مزایا، سطح تعهد (به عنوان مثال، تمام وقت، پاره وقت یا آزاد)، تاریخ شروع، و سایر عوامل بالقوه معامله باشد.

  از آنجایی که این یک روش نسبتاً استاندارد است، می‌توان از چت بات نیز در برخی موارد استفاده کرد، مخصوصاً برای نقش‌های با حجم بالا.

• پیش انتخاب: این یک روش غربالگری قدرتمند است که به جلوگیری از عدم تطابق احتمالی کمک می کند. ابزارهای پیش انتخاب ارزیابی هایی را ارائه می دهند که می تواند شامل تست توانایی شناختی، آزمون های قضاوت موقعیتی، پرسشنامه های شخصیتی و سایر آزمون هایی باشد که به پیش بینی کیفیت استخدام جدید کمک می کند.

  ارزیابی‌های قبل از استخدام همچنین می‌تواند شامل یک پیش‌نمایش واقعی شغل باشد که به مدیریت انتظارات بین نامزد و کارفرما کمک می‌کند و منجر به استخدام بهتر می‌شود. آزمون های پیش انتخاب اغلب برای عملکردهایی با حجم بالایی از متقاضیان استفاده می شود.

هدف از مرحله غربالگری کاهش تعداد داوطلبان به یک گروه قابل مدیریت از سه تا 10 نفر است. سپس این داوطلبان می توانند فرآیند گزینش و مصاحبه را آغاز کنند.

نکته ابزار: ابزارهای ارزیابی قبل از استخدام مانند VidCruiter، TestGorilla، و Vervoe می‌توانند به شما کمک کنند تا فراتر از رزومه نگاه کنید و بهترین نامزدها را برای نقش‌های آزاد خود پیدا کنید.

4. انتخاب

فرآیند انتخاب در مورد شناسایی بهترین تطابق برای نقش از طریق تکالیف و مصاحبه است.

بخش بزرگی از این مرحله مدیریت زمان و وظیفه است. مصاحبه های کاندیدا باید برنامه ریزی و تایید شود، تکالیف ارسال و بررسی شوند، و پس از آن بازخورد سازنده ارائه شود.

بخش به همان اندازه مهم این مرحله، رابطه استخدام کننده با مدیر استخدام است. آنها باید مرتباً در تماس نزدیک باشند تا در مورد لیست کوتاه نامزد گفتگو کنند، بازخورد هر فرد را جمع آوری کنند و الزامات را تکرار کنند.

راهنمای مصاحبه می تواند به ایجاد یک فرآیند ساختاریافته کمک کند و اطمینان حاصل کند که همه کاندیداها تجربه یکسانی دارند – از دعوت اولیه و ارائه توضیحات تا ترتیب سؤالات پرسیده شده و پایان مصاحبه. همچنین به کاهش خطر سوگیری در فرآیند مصاحبه کمک می کند.

نکته ابزار: آیا می‌دانستید 62 درصد از داوطلبان می‌خواهند زمان‌بندی مصاحبه خودکار باشد؟ ابزارهای زمان‌بندی مصاحبه مانند Calendly، Paradox و Rooster می‌توانند به شما کمک کنند تا تقویم خود را همگام‌سازی کرده و فرآیند زمان‌بندی را ساده کنید تا بتوانید تجربه‌ای عالی برای نامزد ارائه دهید و نقش‌ها را سریع‌تر پر کنید. .

5. استخدام

هنگامی که استخدام کننده و مدیر استخدام لیست کوتاه خود را به بین یک تا سه نامزد کاهش دادند، زمان تصمیم گیری فرا رسیده است. در حالی که استخدام کننده چرخه کامل (به شدت) در هر مرحله از فرآیند درگیر است، تصمیم نهایی با مدیر استخدام است. البته، استخدام کننده می تواند ورودی برای تصمیم گیری ارائه دهد.

این تصمیم بهتر است با استفاده از رویکرد داده محور گرفته شود. به عبارت دیگر، از معیارهای از پیش تعریف شده (دانش، مهارت، رفتار، انگیزه ها و غیره) برای امتیاز دهی به هر داوطلب در طول فرآیند گزینش استفاده کنید.

هنگامی که بهترین نامزد را انتخاب کردید، می توانید شروع به کار بر روی ارائه یک پیشنهاد شغلی رسمی کنید. این باید شامل عنوان شغل، بسته غرامت و مزایا، ساعات کاری و مسئولیت های این نقش باشد.

هنگامی که تصمیم می گیرید با یک نامزد پیش بروید، ممکن است بخواهید یک بررسی مرجع انجام دهید، در برخی موارد، انجام بررسی پیشینه نیز ضروری است.

بررسی مرجع راهی برای تأیید برداشت شما از نامزد و جمع آوری اطلاعات اضافی از منابع متعدد است. این به ویژه اگر در طول فرآیند مصاحبه در مورد شایستگی یا مهارت خاصی شک داشته باشید مفید است.

استفاده از بررسی پیشینه نیز به نوع عملکرد و کشوری که در آن هستید بستگی دارد.

نکته ابزار: Checkmate، RefNow، و Zinc ابزارهای بررسی مرجع و بررسی پس‌زمینه هستند که انجام این بررسی‌ها را برای تیم‌های منابع انسانی و استخدام‌کنندگان آسان می‌کنند و در زمان صرفه‌جویی می‌کنند.

6. سوار شدن

زمانی که نامزد قرارداد کاری خود را امضا کرد، دوره پیش از پذیرش شروع می شود. این به فاصله زمانی بین نامزد امضای قرارداد و شروع واقعی کار جدید خود اشاره دارد.

بسیار مهم است که در این دوره با افراد جدید در تماس باشید تا آنها را درگیر و هیجان زده برای پیوستن به شرکت نگه دارید. انجام ندادن این کار می تواند منجر به پذیرش یک پیشنهاد شغلی متفاوت یا شروع کار با مشارکت و انگیزه کمی شود که می تواند نرخ گردش شغلی جدید را افزایش دهد.

کارمندان Preboarding می توانند شامل ارسال کتابچه راهنمای کارمند برای آنها، دعوت از آنها برای پیوستن به فعالیت های تیمی (غیررسمی)، به اشتراک گذاری اطلاعات در مورد اولین روز خود، جفت کردن آنها با یک دوست کاری، یا داشتن یک ملاقات مجازی و احوالپرسی با تیم خود باشند.

زمانی که کارمند اولین روز خود را شروع می کند، ورود به سیستم آغاز می شود. این معمولاً شامل یک گشت و گذار در محل کار، معرفی آنها به تیمشان و تنظیم تجهیزات مورد نیاز آنها است.

در حالی که این اغلب مبتنی بر منابع انسانی است – با دخالت زیاد مدیر استخدام – همچنین برای استخدام کننده مهم است که به طور منظم با کارمند جدید چک کند. پس از ایجاد یک رابطه کاری، کارمند ممکن است احساس راحتی بیشتری داشته باشد تا نگرانی های خود را حداقل در چند هفته اول با استخدام کننده در میان بگذارد.

نکته ابزار: استفاده از ابزارهای نرم افزاری Onboarder مانند Enboarder، Coassemble، Innform و Waybook می تواند فرآیند را برای مدیران جدید استخدام، منابع انسانی و استخدام ساده کند. هدف آن‌ها ارائه تجربه‌ای روان، حمایت‌کننده و درگیرکننده است که استخدام‌های جدید را برای موفقیت آماده می‌کند.

نحوه شروع استخدام چرخه کامل

اگر می‌خواهید استخدام سرتاسری را در سازمان خود اجرا کنید یا می‌خواهید فرآیند استخدام خود را به‌عنوان یک استخدام‌کننده چرخه کامل بهبود بخشید، در اینجا چند نکته برای شروع کار آورده شده است:

• چرخه کامل را درک کنید: برای آشنایی با تمام شش مرحله استخدام چرخه کامل و آنچه که مستلزم آن است، وقت بگذارید.
• با یک ایده روشن از نقش شروع کنید: باید نوع فردی را بشناسید که در نقشی که برای آن استخدام می کنید موفق می شود. ترکیب منحصربه‌فردی از دانش، مهارت‌ها و تجربه‌ای را که برای پیشرفت به آن‌ها نیاز دارند، درک کنید. شما می توانید این اطلاعات را از طریق مکالمه با مدیر استخدام، اعضای تیم یا حتی کارمندانی که در حال حاضر این نقش را به عهده دارند، در صورت وجود، به دست آورید.
• مهارت های منبع یابی خود را تقویت کنید: در مورد جستجوی Boolean در استخدام به منبع نامزدهای مربوطه برای نقش های سخت بیاموزید. از داده ها برای تعیین مؤثرترین کانال ها برای یافتن نامزدهای ایده آل خود استفاده کنید و تلاش های خود را در آنجا متمرکز کنید. معیارهایی مانند منبع استخدام و اثربخشی کانال منبع یابی را ردیابی کنید.
• یک مجموعه استعداد را حفظ کنید: مجموعه ای از نامزدهای واجد شرایط را که برای نقش های قبلی درخواست داده اند اما این کار به آنها پیشنهاد نشده است، نگه دارید، با آنها در تماس باشید و موقعیت های خالی جدید را با آنها در میان بگذارید.
• ایجاد فرآیندهای مصاحبه ساختاریافته: مصاحبه ساختاریافته را با سوالات از پیش تعریف شده آماده کنید که هر داوطلب باید به همان ترتیب پاسخ دهد. علاوه بر این، از فرم ارزیابی مصاحبه استفاده کنید تا به شما کمک کند به راحتی کاندیداها را با هم مقایسه کنید.
• از فناوری حداکثر استفاده را ببرید : مدیریت هر مرحله از فرآیند استخدام می تواند طاقت فرسا باشد. متأسفانه ، ابزارها و انواع نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد که می‌توانند فرآیند استخدام چرخه کامل شما را خودکار و ساده کنند و یک تجربه مثبت برای نامزد ارائه دهند.
• همکاری نزدیک با مدیران استخدام: در طول فرآیند استخدام با مدیران استخدام در تماس نزدیک باشید تا بتوانید از یکدیگر حمایت کرده و بهترین تصمیم را برای استخدام بگیرید.
• تمرکز بر تجربه کاندید: در هر مرحله از چرخه کامل فرآیند استخدام، به تجربه نامزد توجه کنید. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید آن را بهتر کنید – برای مثال، زمان انتظار کوتاه‌تر بین مراحل، و زمان پاسخ‌دهی سریع‌تر به برنامه‌ها و درخواست‌ها.
• از کاندیداها و مدیران استخدام بازخورد دریافت کنید: در پایان فرآیند بازخورد جمع آوری کنید تا بتوانید به بهبود تجربه استخدام خود برای همه افراد درگیر ادامه دهید.

شرح شغل استخدام کننده چرخه کامل

یک استخدام کننده چرخه کامل مسئول توسعه و مدیریت رویه ها و استراتژی های موثر برای هر مرحله از فرآیند استخدام است. این شامل برقراری ارتباط با مدیران استخدام برای ایجاد شرح شغلی دقیق، منبع یابی و بررسی کاندیداها، انجام مصاحبه های مجازی و حضوری، اطمینان از رعایت قوانین استخدامی، تهیه پیشنهادهای شغلی رسمی و استخدام کارکنان جدید است.

مهم است که یک استخدام کننده چرخه کامل:

• در استفاده از نرم افزارها و ابزارهای استخدام ماهر است
• قوانین استخدامی را می داند
• دارای مهارت های ارتباطی عالی (کلامی و نوشتاری)
• درک کاملی از کل فرآیند استخدام دارد
• با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها برای تصمیم گیری آگاهانه آشنا است
• مدیریت چند کار به طور همزمان راحت است.

بسته شدن

هنگامی که در شرایط مناسب اجرا می شود و به خوبی اجرا می شود، استخدام چرخه کامل می تواند به شما کمک کند تا تجربه بهتری برای نامزد ارائه دهید، هزینه های استخدام را کاهش دهید و یک مجموعه استعداد قوی ایجاد کنید. بهبود تلاش‌های استخدامی خود در هر شش مرحله فرآیند استخدام، شما را قادر می‌سازد تا بهترین افراد را برای سازمان خود استخدام کنید و از پیشرفت آن اطمینان حاصل کنید.

سوالات متداول