یادداشت‌های مصاحبه: 9 دلیل برای اتخاذ و بهترین روش‌ها برای دنبال کردن (+قالب‌های رایگان)

یادداشت‌های مصاحبه برای فرآیند استخدام ضروری هستند – آنها به استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام‌کننده کمک می‌کنند تا جزئیات مصاحبه‌های کاندیدا را به‌طور دقیق به خاطر بیاورند. ضبط یادداشت های مصاحبه همچنین می تواند به کاهش تعصبات و حمایت از تصمیم گیری منصفانه در طول فرآیند استخدام کمک کند. به‌عنوان یک متخصص منابع انسانی، می‌توانید از یادداشت‌های مصاحبه برای محک زدن بهترین شیوه‌ها بر اساس استخدام‌های موفق استفاده کنید.

مطالب
یادداشت های مصاحبه چیست؟
9 دلیل برای یادداشت برداری از مصاحبه
زمان یادداشت مصاحبه
تکنیک هایی برای یادداشت برداری جامع مصاحبه
الگوهای یادداشت مصاحبه رایگان
یادداشت های پس از مصاحبه: بهترین شیوه ها

یادداشت های مصاحبه چیست؟

یادداشت های مصاحبه، سوابق مفصلی از تعاملات بین مصاحبه کنندگان و نامزدها هستند. آن‌ها می‌توانند به استخدام‌کنندگان و مدیران استخدام‌کننده کمک کنند تا قبل از اتخاذ تصمیم‌های مهم استخدامی، به جای تکیه بر غریزه درونی، حافظه خود را تازه کنند، که می‌تواند منجر به سوگیری شود.

این یادداشت‌ها معمولاً شامل مشاهدات، پاسخ‌ها و نکات کلیدی مورد بحث در طول مصاحبه می‌شوند و تضمین می‌کنند که ارزیابی منابع انسانی از نامزدها جامع و عینی است. این یادداشت‌ها صلاحیت‌ها، مهارت‌ها، تجربیات و تناسب کلی کاندیداها را برای نقش‌های آزاد نشان می‌دهد و ارجاعی برای کمک به فرآیند تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد.

یادداشت های مصاحبه همچنین یک سابقه رسمی برای ارجاع در صورت بروز هرگونه سوال یا اختلاف در مورد فرآیند استخدام ارائه می دهد. آنها شفافیت و پاسخگویی را در تعیین اینکه آیا فرآیند استخدام به طور روشمند انجام می شود و نامزدها به طور منصفانه ارزیابی می شوند، ارائه می دهند. این امر به ویژه در صورتی مهم است که یک نامزد نتیجه مصاحبه خود را زیر سوال ببرد یا اگر یک شرکت باید ملاحظات قانونی یا انطباق را مورد توجه قرار دهد.

9 دلیل برای یادداشت برداری از مصاحبه

1. آنها به مصاحبه‌گران کمک می‌کنند تا جزئیات مهم در مورد نامزدها را به خاطر بسپارند: یادداشت‌برداری نه تنها به شما کمک می‌کند در مسیر خود باقی بمانید و سؤالات بعدی را با جزئیات بیشتری بپرسید، بلکه سابقه مصاحبه‌هایی را نیز ارائه می‌کند که می‌توانید در صورت لزوم بعداً به آنها مراجعه کنید.
2. آنها یک مبنای واقعی برای ارزیابی نامزدها فراهم می کنند: این امر تأثیر سوگیری ها و برداشت های ذهنی را کاهش می دهد. مدیران استخدام و استخدام‌کنندگان همچنین می‌توانند یادداشت‌های خود را با هم مقایسه کنند تا تصویر کلی بهتری از هر نامزد در فرهنگ شرکت به دست آورند.
3. آنها عدالت در استخدام را ترویج می کنند: یادداشت های مداوم در طول فرآیند استخدام تضمین می کند که می توانید همه نامزدها را با استفاده از معیارهای یکسان ارزیابی کنید.
4. آنها فرآیند تصمیم گیری آگاهانه را تسهیل می کنند: این امر به ویژه در طول جلسات توجیهی مهم است، زیرا امکان مقایسه کامل کاندیداها را فراهم می کند.
5. آنها یک نقطه مرجع مشترک برای بحث فراهم می کنند: این امر از ارتباط دقیق و واضح بین اعضای تیم استخدام پشتیبانی می کند و به آنها اجازه می دهد تا تصمیمات استخدام آگاهانه تری بگیرند.
6. آنها یک رکورد واضح از فرآیند مصاحبه ایجاد می کنند: این نشان می دهد که آیا ارزیابی های داوطلب به صورت روشمند انجام می شود یا خیر. اگر یادداشت‌های مصاحبه یک فرآیند روشمند بر اساس سؤالات مشابه را برای کاندیداها نشان نمی‌دهد، باید کل فرآیند را بررسی کنید.
7. آنها می توانند از شما و سازمان شما محافظت کنند: مراجعه به اسناد و مدارک دقیقی که در طول فرآیند استخدام به دست آمده است می تواند به شما و شرکت شما در صورت مشکلات قانونی یا انطباق کمک کند.
8. آنها شما را قادر می سازند تا بازخورد سازنده پس از مصاحبه را با نامزدها به اشتراک بگذارید: این به شما امکان می دهد حتی با نامزدهایی که استخدام نمی کنید، اما برای موقعیت های آینده مناسب هستند، روابط طولانی مدت قوی تری ایجاد کنید. اجازه دادن به کاندیداها که بدانند شما برای زمان و تلاش آنها ارزش قائل هستید، به نوبه خود باعث می شود که در مورد کسب و کار شما صحبت مثبتی داشته باشند.
9. آنها مطالبی را برای آموزش مصاحبه کنندگان جدید ارائه می دهند: استخدام و استخدام پرسنل جدید می توانند یادداشت های گذشته شما را تجزیه و تحلیل کنند تا به آنها در بهبود فرآیند مصاحبه کمک کند.

زمان یادداشت مصاحبه

مدیران منابع انسانی و استخدام نقش های مهم اما متفاوتی را در طول فرآیند مصاحبه ایفا می کنند. متخصصان منابع انسانی معمولاً مراحل اولیه فرآیند را انجام می دهند، مانند پیش از غربالگری و غربالگری های اولیه، در حالی که مدیران استخدام در طول دورهای مصاحبه گسترده تر، مسئولیت را بر عهده می گیرند.

درک اینکه چه زمانی و چرا هر حزب یادداشت برداری می کند و این یادداشت ها باید شامل چه مواردی باشد، ارزیابی منسجم و جامع نامزدها را تضمین می کند.

چه زمانی یک متخصص منابع انسانی باید یادداشت های مصاحبه را یادداشت کند؟

مرحله پیش غربالگری

در مرحله پیش از غربالگری، یک متخصص منابع انسانی بر اساس بررسی رزومه، غربالگری تلفن، صلاحیت ها و تجربیات کلیدی و هرگونه پرچم قرمز بالقوه یادداشت برداری می کند. این یادداشت ها به فیلتر کردن نامزدهای فاقد صلاحیت کمک می کند و اطمینان حاصل می کند که فقط نامزدهای مناسب به مرحله بعدی می روند.

مصاحبه های غربالگری

در طول مصاحبه های غربالگری، منابع انسانی یادداشت های دقیقی را در مورد پاسخ های داوطلبان به سؤالات استاندارد، ارزیابی صلاحیت های اولیه، تناسب فرهنگی، افزودن فرهنگ و علاقه به موقعیت های باز ثبت می کند. سپس این یادداشت‌ها با مدیر استخدام به اشتراک گذاشته می‌شود و یک نمای کلی از هر نامزد در اختیار آنها قرار می‌دهد.

تست های ارزیابی اولیه

اگر فرآیند استخدام شامل ارزیابی اولیه یا ارزیابی مهارت ها باشد، HR مسئول مستندسازی نتایج و هرگونه مشاهدات دیگر در مورد عملکرد هر داوطلب است. این اطلاعات برای مدیر استخدام برای درک توانایی ها و مناسب بودن نامزدها برای نقش های مختلف بسیار مهم است.

بررسی های مرجع

یادداشت های دقیق در مورد بازخورد کارفرمایان و همکاران قبلی نامزدها یکی از حیاتی ترین مراحل در فرآیند استخدام است. این یادداشت ها برای تأیید پیشینه نامزد ضروری هستند و می توانند با سوگیری های احتمالی مقابله کنند. به عنوان مثال، اگر کارفرمایان یا مدیران قبلی یک نامزد نظرات بسیار متفاوتی را در مورد آنها بیان می کنند، باید قبل از برداشتن مراحل بعدی تحقیقات بیشتری انجام دهید.

بحث های سوار شدن

در طی مراحل نهایی فرآیند استخدام، منابع انسانی ممکن است در مورد انتظارات حقوق، در دسترس بودن و تدارکات حضوری هر نامزد بحث کند. یادداشت‌های این بحث‌ها برای اطمینان از انتقال آرام برای استخدام‌های جدید و همسو کردن انتظارات آنها با شرکت ضروری است.

مدیر استخدام چه زمانی یادداشت های مصاحبه را می گیرد؟

مصاحبه های فنی

یک مدیر استخدام در طول دوره های مصاحبه فنی در مورد مهارت ها، توانایی های حل مسئله و دانش فنی نامزدها یادداشت برداری می کند. اینها برای ارزیابی تناسب یک نامزد برای جنبه‌های فنی یک نقش و برای مقایسه مهارت‌ها و تجربه‌های سخت کاندیداهای مختلف بسیار مهم هستند.

علاوه بر این، مرور یادداشت‌ها پس از مصاحبه فنی می‌تواند شکاف‌هایی را آشکار کند که در ابتدا به دلیل توانایی نامزد برای به نظر رسیدن آگاه‌تر از قبل آشکار نبودند.

مصاحبه های رفتاری

در مصاحبه‌های رفتاری، یک مدیر استخدام، پاسخ‌های کاندیداها به سؤالات موقعیتی را مستند می‌کند و رفتار گذشته و تناسب بالقوه آنها را با فرهنگ شرکت ارزیابی می‌کند. این نشان می دهد که نامزدها چگونه ممکن است در سناریوهای دنیای واقعی عمل کنند.

مصاحبه های پنلی

هنگامی که چندین مصاحبه کننده درگیر هستند، مدیر استخدام اغلب پنل را رهبری می کند و از بازخوردها و مشاهدات جمعی یادداشت می کند. این امر در نظر گرفتن همه دیدگاه ها و دیدگاه متعادل هر نامزد را تضمین می کند.

ارزیابی های مطالعه موردی

مدیران استخدام ممکن است مصاحبه های موردی را برای نقش های حل مسئله و تفکر استراتژیک انجام دهند. در طول این مصاحبه‌ها، آنها یادداشت‌های دقیقی در مورد رویکرد، فرآیند فکری و راه‌حل‌های پیشنهادی هر کاندیدا می‌گیرند تا توانایی‌های تحلیلی و استراتژیک آن‌ها را ارزیابی کنند.

مصاحبه های نهایی

در طول آخرین دور مصاحبه، معمولاً با رهبری ارشد یا مدیر استخدام، یادداشت‌های جامعی گرفته می‌شود تا برداشت‌های نهایی و هرگونه سؤال یا نگرانی دیگری که مطرح می‌شود، ثبت شود. این یادداشت ها نقش کلیدی در فرآیند تصمیم گیری نهایی و در مذاکره پیشنهاد دارند.

نکته HR

جلسات منظم پس از مصاحبه را برای بحث و همسویی با تیم منابع انسانی خود در مورد معیارهای ارزیابی و ارزیابی نامزدها برنامه ریزی کنید. هدف این است که هر گونه اختلاف بین اعضای تیم را برطرف کنید و از یادداشت های مصاحبه فردی خود حداکثر استفاده را ببرید.

الگوهای یادداشت مصاحبه رایگان

یادداشت برداری سازمان یافته در طول مصاحبه به ارزیابی دقیق نامزدها و تصمیم گیری آگاهانه در مورد استخدام کمک می کند. برای کمک به شما برای ساده‌سازی این فرآیند، ما دو قالب با کاربری آسان ایجاد کرده‌ایم: یکی در Excel و دیگری در Word.

قالب یادداشت مصاحبه: اکسل

قالب یادداشت مصاحبه: Word

تکنیک هایی برای یادداشت برداری جامع مصاحبه

1. قبل از مصاحبه به خوبی آماده شوید

آمادگی برای یادداشت برداری موثر در طول مصاحبه کلیدی است. متخصصان منابع انسانی و استخدام‌کنندگان باید با مدیران استخدام ملاقات کنند تا مسئولیت‌های هر موقعیت باز را درک کنند و هر زمینه‌ای که تمرکز یا نگرانی است را روشن کنند.

همچنین باید سوالات ساختاریافته را از قبل آماده کنید تا مطمئن شوید که مصاحبه به طور سیستماتیک تمام موضوعات ضروری را پوشش می دهد. در نهایت، رزومه و مدارک درخواستی هر نامزد را قبل از مصاحبه بررسی کنید تا به شما کمک کند تا سوالات خود را مطابق با آن تنظیم کنید.

2. یک قالب مصاحبه ساختاریافته ایجاد کنید

چنین قالبی نه تنها به شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی کمک می کند، بلکه می تواند به استخدام مدیران نیز کمک کند. یک الگوی مصاحبه ساختاریافته برای سازماندهی کارآمد یادداشت ها ضروری است – باید شامل بخش هایی باشد که اطلاعات شخصی، شایستگی های کلیدی، نقاط قوت و ضعف، و پاسخ های رفتاری را پوشش می دهد. یک قالب ثابت، مقایسه نامزدها را آسان‌تر می‌کند و تضمین می‌کند که هیچ بخش مهمی نادیده گرفته نمی‌شود.

نکته HR

این الگو را با مدیر استخدام و سایر مصاحبه کنندگان به اشتراک بگذارید تا از هماهنگی بین همه افراد درگیر اطمینان حاصل شود. سپس می توانید از آن برای هدایت مصاحبه استفاده کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام زمینه های مهم را پوشش می دهید.

3. گوش دادن و تعامل فعال را تمرین کنید

هدف شما یادداشت برداری دقیق و جامع است که تنها در صورتی امکان پذیر است که فعالانه به سخنان هر نامزد گوش دهید. می توانید این کار را با برقراری تماس چشمی، نشان دادن علاقه به پاسخ های آنها و استفاده از نشانه های غیرکلامی (مانند سر تکان دادن) انجام دهید. این به شما امکان می دهد تا یادداشت های دقیقی را یادداشت کنید و تأثیر مثبتی بر نامزد می گذارد.

4. از اختصارات و علامت ها استفاده کنید

استفاده از اختصارات و نمادها می تواند به سرعت بخشیدن به یادداشت برداری کمک کند و اطمینان حاصل کند که تمام اطلاعات ضروری را بدون از دست دادن جریان مکالمه با نامزدها دریافت می کنید. فهرستی از اختصارات و نمادهای استاندارد برای اصطلاحات رایج (مثلاً “XP” برای تجربه یا “Qs” برای شرایط تحصیلی) ایجاد کنید و با آنها آشنا شوید. شما همچنین باید این لیست را با سایر مصاحبه کنندگان به اشتراک بگذارید تا آنها یادداشت های شما را بعد از هر مصاحبه درک کنند.

5. نکات کلیدی و نقل قول ها را برجسته کنید

هرچه با نامزدهای بیشتری مصاحبه کنید، یادداشت های بیشتری بعد از فرآیند مصاحبه خواهید داشت. تاکید بر نکات کلیدی و نقل قول های مستقیم از نامزد می تواند به شما کمک کند تا روی اطلاعات مهم تمرکز کنید. شما می توانید این کار را با استفاده از رنگ های مختلف برای برجسته کردن نکات و نقل قول های مهم و همچنین توجه به پاسخ های قوی یا ضعیف هر نامزد برای بحث بعدی با تیم خود انجام دهید.

6. یادداشت ها را پس از مصاحبه مرور و ویرایش کنید

بررسی و ویرایش یادداشت های خود بلافاصله بعد از هر مصاحبه می تواند به شما در پرکردن شکاف ها، روشن شدن ابهامات و سازماندهی بهتر آنها کمک کند. شما می توانید یادداشت های اضافی را در زمانی که مصاحبه در ذهن شما تازه است اضافه کنید و از یک الگوی ساختار یافته برای سازماندهی یادداشت های خود برای ارجاع آسان استفاده کنید.

7. با تیم استخدام خود همکاری کنید

به اشتراک گذاشتن یادداشت های مصاحبه با تیم استخدامی خود، همکاری را ارتقا می دهد و ارزیابی منظم و جامع هر نامزد را تضمین می کند. از یک سیستم متمرکز برای ذخیره و به اشتراک گذاری فایل ها استفاده کنید تا مطمئن شوید همه اعضای تیم شما می توانند به تمام یادداشت های مصاحبه مربوطه دسترسی داشته باشند و یادداشت های خود را اضافه کنند. بعد از هر مصاحبه، همچنین می توانید یک جلسه توجیهی برای بحث در مورد بازخوردها و برداشت های همه برنامه ریزی کنید.

یادداشت های پس از مصاحبه: بهترین شیوه ها

مرحله 1: یادداشت های خود را در فرم ارزیابی مصاحبه وارد کنید

بلافاصله پس از هر مصاحبه، یادداشت های خود را در فرم ارزیابی استاندارد مصاحبه وارد کنید. این فرم باید با الگوی مصاحبه ساختاریافته ای که در طول مصاحبه استفاده کرده اید مطابقت داشته باشد و می تواند شامل بخش هایی برای هر جنبه از مصاحبه باشد (به عنوان مثال، مهارت های فنی و تناسب فرهنگی). این باعث می شود تمام اطلاعات متمرکز شوند و بررسی و مقایسه آن در آینده آسان تر شود. همچنین باید مطمئن شوید که همه مصاحبه‌کنندگان از یک فرمت برای حفظ ثبات پیروی می‌کنند.

مرحله 2: یادداشت ها را بر اساس معیارهای خاص سازماندهی کنید

گام بعدی این است که یادداشت ها را بر اساس معیارهای خاص سازماندهی کنید، مانند مهارت های فنی، تناسب فرهنگی، ویژگی های رفتاری، و برداشت های کلی. این به تیم شما کمک می کند تا به طور سیستماتیک هر نامزد را در برابر شرایط شغلی ارزیابی کند.

برای تسهیل همکاری و ارجاع متقابل، دسته‌ها یا برچسب‌ها را در فرم ارزیابی برای مرتب‌سازی و فیلتر کردن آسان ایجاد کنید. مشاهدات مشابه را با هم گروه کنید تا الگوها را شناسایی کنید و اطمینان حاصل کنید که هر معیار به وضوح تعریف شده است تا از ابهام جلوگیری شود.

مرحله 3: شایستگی ها و مهارت های کلیدی را برجسته کنید

شایستگی‌ها و مهارت‌های کلیدی هر نامزد را شناسایی و برجسته کنید تا سریعاً مشخص شود که کدام یک از نامزدها الزامات اصلی یک نقش را برآورده می‌کنند. نقاط قوت و ضعف اصلی آنها را در یادداشت های خود خلاصه کنید و این شایستگی ها را با شرح شغل مورد اشاره قرار دهید تا مناسب بودن آنها را برای نقش تعیین کنید.

مرحله 4: از مقیاس های رتبه بندی استفاده کنید

برای تعیین کمیت عملکرد هر نامزد در زمینه های مختلف، مقیاس های رتبه بندی را در فرم ارزیابی بگنجانید. مقیاس های رتبه بندی می توانند به شما در مقایسه کاندیداها کمک کنند و فرآیند ارزیابی را شفاف تر و عینی تر کنند. از یک مقیاس ثابت (مثلاً 1-5 یا 1-10) برای همه معیارها استفاده کنید و دستورالعمل های واضحی برای هر رتبه بندی ارائه دهید تا از سازگاری بین همه مصاحبه کنندگان اطمینان حاصل کنید. همچنین می توانید فضایی برای نظرات برای توضیح هر رتبه داده شده در نظر بگیرید.

مرحله 5: تجزیه و تحلیل مقایسه ای از نامزدها انجام دهید

هنگامی که با همه نامزدهای یک نقش مصاحبه کردید و یادداشت های خود را مرتب کردید، تجزیه و تحلیل مقایسه ای از مصاحبه شوندگان انجام دهید. این شامل بررسی و مقایسه فرم های ارزیابی برای شناسایی قوی ترین نامزدها است.

یک ماتریس مقایسه برای تجسم نقاط قوت و ضعف هر نامزد ایجاد کنید. از معیارهای وزنی برای اولویت بندی حیاتی ترین مهارت ها و ویژگی ها استفاده کنید. همه مصاحبه‌کنندگان باید در این تحلیل شرکت کنند تا دیدگاه‌های مختلف را جمع‌آوری کنند.

مرحله 6: یک جلسه توجیهی با مدیر استخدام برگزار کنید

برای بحث در مورد یافته های همه افراد از مصاحبه ها، یک جلسه توجیهی با مدیر استخدام و سایر مصاحبه کنندگان برنامه ریزی کنید. این رویکرد مشارکتی به همه طرف ها اجازه می دهد تا قبل از تصمیم گیری نهایی، همه بینش ها را در نظر بگیرند.

یادداشت های سازماندهی شده و تجزیه و تحلیل مقایسه ای را از قبل با تیم استخدام کننده به اشتراک بگذارید، و ساختار جلسه را برای ارزیابی سیستماتیک هر نامزد انجام دهید. تشویق به بحث و مناظره آزاد برای رسیدگی به هرگونه اختلاف در ارزیابی ها شود.

مرحله 7: به مدیران استخدام کمک کنید تا عینیت و انصاف را حفظ کنند

به عنوان یک متخصص منابع انسانی، شما نقش مهمی در تضمین عینی و عادلانه ماندن فرآیند استخدام ایفا می کنید. این امر مستلزم یادآوری به مدیران استخدامی است تا تصمیمات خود را بر اساس شواهد مستند و معیارهای تعیین شده به جای تعصبات شخصی قرار دهند.

استفاده از فرم‌های ارزیابی ساختاریافته و مقیاس‌های رتبه‌بندی می‌تواند ذهنیت را به حداقل برساند، اما مدیران استخدام باید اهمیت فرصت‌های برابر و عدم تبعیض را هنگام استخدام به خاطر بسپارند. در صورت لزوم، می توانید آموزش هایی را در مورد سوگیری ناخودآگاه و تکنیک های ارزیابی عینی ارائه دهید.

مرحله 8: تصمیمات و بازخورد نهایی را مستند کنید

در نهایت، تصمیمات استخدام و هرگونه بازخورد مصاحبه ارائه شده به نامزدها را مستند کنید. این برای حفظ شفافیت و برای ارجاع در آینده مهم است. فرآیند تصمیم گیری نهایی، از جمله دلایل انتخاب یا رد هر نامزد را ثبت کنید. اطمینان حاصل کنید که بازخورد سازنده و مبتنی بر مشاهدات خاص از هر مصاحبه است، سپس تمام یادداشت‌ها و فرم‌های ارزیابی را در مکانی امن و قابل دسترس برای ممیزی یا بررسی‌های آینده ذخیره کنید.

تاثیر اجرای بهترین شیوه های یادداشت برداری

اجرای بهترین شیوه‌ها برای یادداشت‌برداری مصاحبه می‌تواند به شما کمک کند اطلاعات ظریفی را که ممکن است بعدا فراموش یا اشتباه به خاطر بسپارید، ثبت کنید. این عمل که به‌طور صحیح و مداوم انجام شود، شفافیت و انصاف را تضمین می‌کند و می‌تواند کل تیم منابع انسانی و مدیران استخدامی شما را در تصمیم‌گیری آگاهانه و عینی استخدامی هماهنگ کند. همچنین به شما امکان می دهد تا بازخورد مفیدی را به نامزدها ارائه دهید و در موارد جدی تر، از شما و سازمانتان در برابر ادعاهای بالقوه سوگیری یا تبعیض محافظت می کند.

یادداشت برداری در طول مصاحبه های شغلی همچنین مستلزم این است که مراقب مصاحبه شوندگان باشید، اطلاعات دقیقی در مورد آنها کسب کنید و به آنها بازخورد سازنده ارائه دهید. این به بهبود تجربه نامزد کمک زیادی می کند و به همین دلیل می تواند وجهه عمومی شرکت شما را در بین جویندگان کار تقویت کند.