خدمات مشترک منابع انسانی: هر آنچه که باید بدانید

یک مدل خدمات مشترک منابع انسانی می تواند به بخش های منابع انسانی کمک کند تا خدمات خود را به روشی سریع تر و موثرتر به کارکنان ارائه دهند. این فرصتی را برای جداسازی عملیاتی از استراتژی ارائه می دهد تا هر بخش از بخش بتواند در ارائه یک تجربه مثبت کارمند مؤثرتر باشد. بیایید نگاهی دقیق‌تر به خدمات مشترک منابع انسانی، مزایا و چالش‌های آن، و همچنین بهترین شیوه‌های خدمات مشترک منابع انسانی داشته باشیم.

مطالب
خدمات مشترک منابع انسانی چیست؟
مزایای خدمات مشترک منابع انسانی
چالش های خدمات مشترک منابع انسانی
مدل بلوغ خدمات مشترک منابع انسانی
بهترین شیوه های خدمات مشترک منابع انسانی

خدمات مشترک منابع انسانی چیست؟

خدمات مشترک منابع انسانی یک مرکز متمرکز از وظایف اداری و عملیاتی منابع انسانی است که با سلف سرویس و اتوماسیون کارکنان از طریق استفاده از فناوری و سطوح چند لایه خدمات و پاسخ های خدمات مشخص می شود. این به سازمان ها اجازه می دهد تا خدمات استاندارد منابع انسانی را به کارآمدترین راه ارائه دهند . سطوح مختلف در خدمات مشترک HR خدمات مشترکی مانند:

1. حقوق و دستمزد
2. مدیریت داده های کارکنان
3. بهره مندی و ترک مدیریت
4. خدمات جابجایی (بین المللی و داخلی)
5. HRIS
6. عملیات استخدام
7. خدمات آموزشی
8. گزارش و تحلیل
9. و مرکز خدمات منابع انسانی

خدمات مشترک منابع انسانی بخشی از مدل ارائه خدمات منابع انسانی چند لایه است. بخش‌های دیگر بخش منابع انسانی را قادر می‌سازد تا بر ابتکارات استراتژیک تمرکز کنند.

مزایای خدمات مشترک منابع انسانی

پیاده سازی خدمات مشترک HR مزایای متعددی برای سازمان شما دارد، از جمله:

1. منابع انسانی استراتژیک تر می شود. تقسیم مسئولیت ها متخصصان با تجربه HR را آزاد می کند تا روی استراتژی تمرکز کنند. این فرصت های بیشتری را برای اندازه گیری عملکرد منابع انسانی از طریق معیارهای سرمایه انسانی فراهم می کند که موفقیت آن را با سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک خود هماهنگ می کند. این برای منابع انسانی ضروری است که با کمک به توسعه استراتژی کسب و کار، یک شریک تجاری واقعی باشد. این تضمین می کند که استراتژی کسب و کار سازمانی تمرکز قوی بر مدیریت افراد و تجربه مثبت کارکنان دارد.
2. سازگاری و انطباق. مسائل منابع انسانی همیشه به روشی یکسان و منسجم انجام می شود که به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که با قوانین و مقررات مطابقت دارید. این منجر به تجربه بهتر کارکنان و کاهش خطرات در سازمان می شود.
3. تعالی عملیاتی با تعیین مسئولیت های روشن برای فرآیندهای اداری، سازمان ها می توانند به تعالی عملیاتی دست یابند. این از طریق فرآیندهای ساده و گردش کار بهینه شده اتفاق می افتد. برتری عملیاتی علاوه بر ارائه خدمات منابع انسانی بهتر، منجر به بهبود تجربه و کارایی کارکنان می شود.
4. بهبود تجربه کارکنان کارمندان مشکلات خود را حل می کنند و اطلاعات مربوطه را به سرعت و به راحتی پیدا می کنند. این تأثیر مثبتی بر تجربه دیجیتالی آنها و همچنین تجربه کلی کارکنان آنها دارد. کارمندان به گونه‌ای رشد کرده‌اند که انتظار دارند همه سیستم‌ها درگیر باشند، به راحتی هدایت شوند و نیازها و انتظارات آنها را برآورده کنند. این شامل سیستم هایی می شود که آنها در شغل خود با آنها تعامل دارند. اگر بین انتظار و تجربه فاصله وجود داشته باشد، منجر به ناامیدی کارکنان می شود.
5. کاهش هزینه. خدمات مشترک منابع انسانی می تواند به سازمان ها در کاهش هزینه ها از طرق مختلف کمک کند. به عنوان مثال، شما به متخصصان منابع انسانی با تجربه کمتری نیاز دارید تا خدمات منابع انسانی تراکنشی را انجام دهند، که منجر به کاهش هزینه های نیروی کار می شود. علاوه بر این، کارایی به دست آمده از طریق ساده‌سازی و ساده‌سازی خدمات نیز به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.

چالش های خدمات مشترک منابع انسانی

در حالی که خدمات مشترک منابع انسانی می تواند به منابع انسانی کمک کند تا به برتری عملیاتی دست یابند و بخش را قادر می سازد تا استراتژیک تر شود، عملی کردن آن همیشه ساده نیست. سازمان ها با چالش های متعددی روبرو هستند.

1. فقدان نقشه راه دیجیتال برای اکثر سازمان ها . افزایش اتوماسیون مستلزم یک دستور کار دیجیتالی و نقشه راه روشن برای منابع انسانی برای پیاده سازی فناوری است که باعث ایجاد کارایی و ایجاد تجربه بهتر کارمندان می شود. فناوری‌های نمونه شامل ابزارهای ساده‌ای مانند چت زنده، عوامل مجازی مانند ServiceNow و چت زنده، اما همچنین برنامه‌های پیشرفته‌تر مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و ابزارهای تجزیه و تحلیل و گزارش منابع انسانی است. با این حال، بسیاری از سازمان‌ها ابزارهای دیجیتال را به‌جای طرح تحول دیجیتال منسجم منابع انسانی، به‌صورت موردی پیاده‌سازی می‌کنند.
2. ایجاد فوریت برای سرمایه گذاری در خدمات مشترک و/یا فناوری منابع انسانی. روشن کردن تأثیر تجاری خدمات مشترک منابع انسانی دشوار است. به همین دلیل است که رهبران سازمانی ممکن است فوراً مزایای آن را درک نکنند و چرا باید آن را اولویت بندی کنند. با در نظر گرفتن این موضوع، باید بر روی تعریف واضح ارزش خدمات اشتراکی که به کسب و کار اضافه می کند، کار کنید.
3. یک سایز برای همه مناسب نیست. متأسفانه خدمات مشترک منابع انسانی ممکن است راه حل مناسبی برای هر واحد تجاری نباشد. مواردی وجود دارد که خدمات مشترک منابع انسانی به نفع یک واحد تجاری است و مکمل آن است، اما برای واحد دیگری ممکن است مانعی باشد. بنابراین، انجام یک تحلیل هزینه و فایده برای تعیین ارزشی که برای واحدهای تجاری، سازمان کلی و هزینه به ارمغان می آورد، بسیار مهم است. به عنوان مثال، همکاری با یک شریک ارتقاء مهارت جهانی تعیین شده است که در ایجاد مهارت برای حوزه های مشترک کسب و کار بسیار مؤثر است، اما ممکن است فاقد قابلیت های ارتقاء مهارت در زمینه های بسیار تخصصی کسب و کار باشد.
4. انتقال دانش هنگام انتقال به مدل خدمات مشترک منابع انسانی، لازم است از مستندسازی مناسب فرآیندها و فعالیت‌ها از SMEها تا کارکنان جدید شاغل در مرکز خدمات مشترک منابع انسانی اطمینان حاصل شود. این یک پروژه است. نیاز به مدیریت زمان لازم برای مستندسازی و انتقال دانش و همچنین به کارگیری دانش وجود دارد تا خدمات مشترک منابع انسانی به سطح رضایت بخشی از کارایی دست یابد.
5. همکاری در تیم منابع انسانی و در سراسر سازمان ممکن است آسیب ببیند. ممکن است بین بخش‌های مختلف تیم منابع انسانی، یعنی بین سرویس‌های مشترک و سایر بخش‌های استراتژیک‌تر یا تخصصی‌تر تیم، گسست وجود داشته باشد. به همین دلیل است که مدیران باید برای تقویت ذهنیت تیم تلاش آگاهانه داشته باشند. به همین ترتیب، داشتن یک مرکز خدمات مشترک HR نیاز به تعامل و تعامل مستمر با کارکنان را نافی نمی کند. بنابراین، ایجاد روابط مستمر و تعامل با سهامداران کلیدی در واحد تجاری مهم است. سیستم‌های خوب از کسب‌وکارهای موفق پشتیبانی می‌کنند، اما از طریق روابط قوی، سیستم‌ها برای رفع نیازهای مشتریان داخلی کارآمد می‌شوند.

مدل بلوغ خدمات مشترک منابع انسانی

این مدل که از منحنی بلوغ خدمات مشترک اسکات مدن اقتباس شده است، نشان می‌دهد که چگونه خدمات مشترک منابع انسانی با گذشت زمان بالغ می‌شوند و چگونه از ایجاد بنیاد از طریق بهبود قابلیت‌های اتوماسیون و تجزیه و تحلیل به توسعه و بهبود مستمر پیشرفت می‌کنند.

بهترین شیوه های خدمات مشترک منابع انسانی

بر اساس مدل بلوغ خدمات مشترک منابع انسانی، چگونه بخش منابع انسانی شما می تواند یک مرکز خدمات مشترک منابع انسانی خلاقانه و ارزش افزوده را حفظ و رهبری کند؟

تبدیل کنید

Transform اولین بخش از بلوغ خدمات مشترک منابع انسانی است. این جایی است که اکثر سازمان های فعلی در آن قرار دارند. فعالیت ها عبارتند از:

• مشخص کنید کدام فعالیت‌ها تحت خدمات مشترک منابع انسانی قرار می‌گیرند. اگر شامل حجم بالایی از کار تراکنشی یا اداری باشد، این فعالیت ممکن است واجد شرایط مرکز خدمات مشترک منابع انسانی باشد. علاوه بر این، وظایف منابع انسانی را نیز در نظر بگیرید که دارای پتانسیل قوی برای استانداردسازی هستند، زیرا تکرارپذیر و ساده هستند. همانطور که در بالا ذکر کردیم، فعالیت‌های معمولی خدمات منابع انسانی شامل حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا، عملیات استخدام، و همچنین مدیریت داده‌های سازمانی و کارکنان، و برخی از فعالیت‌ها در یادگیری و توسعه است.
• نقش ها و مسئولیت ها را تعریف کنید. شما باید تعیین کنید که چه کسی در تیم خدمات مشترک منابع انسانی شما مسئول چه چیزی خواهد بود. به عنوان مثال، کدام کارمندان مسئول خدمات کدام کارکنان خواهند بود؟ اگر در حال راه‌اندازی خدمات مشترک HR در یک شرکت بین‌المللی هستید، که خدمات کارکنان را در چندین مکان متمرکز می‌کند، این امر به ویژه مهم است.
• فناوری مناسب را برای حمایت از شما و نیروی کارتان انتخاب کنید. ابزارهای خدمات مشترک منابع انسانی باید سازمان شما را قادر سازد تا خدمات را به طور موثر و کارآمد ارائه دهد. برخی از قابلیت هایی که هنگام انتخاب فروشنده فناوری HR باید به آنها توجه کنید عبارتند از:
  • بلیط فروشی
  • سیاست و مدیریت دانش
  • مسیریابی حادثه
  • نظارت بر SLA
  • سلف سرویس کارمند

علاوه بر این، در نظر بگیرید که این ابزارها معمولاً داده های حساس کارمندان را مدیریت می کنند، به عنوان مثال، اطلاعات پزشکی یا تماس. به همین دلیل است که باید به دنبال راه حل های منابع انسانی باشید که سطوح بالایی از امنیت داده ها را ارائه می دهند. در حالت ایده آل، شما از همان ابتدا یک راه حل مبتنی بر ابر و سازگار با موبایل را پیاده سازی می کنید. همچنین باید با HRIS اصلی شما یکپارچه شود.

قابلیت های آن را به حداکثر برسانید

در مرحله بعدی بلوغ، خدمات مشترک منابع انسانی باید بتواند:

• خدمات جدید یا توسعه یافته را ارائه دهید. دامنه خدمات ارائه شده در سازمان خدمات مشترک منابع انسانی در حال افزایش است. این ممکن است شامل گسترش خدمات به سایر مکان‌های جغرافیایی باشد. به گفته ScottMadden ، “ خدمات تجاری جهانی (GBS) یک گزینه محبوب برای سازمان های خدمات مشترک بالغ برای به دست آوردن مزایای اضافی از طریق مدیریت جهانی و یکپارچه سازی است. سازمان‌های GBS معمولاً شامل فعالیت‌های با ارزش بالاتر هستند و طبیعتاً به یک پایگاه مشتری جهانی تحویل داده می‌شوند. در این مورد، مشتریان شما البته کارمندان شما هستند.
• قابلیت های اتوماسیون را گسترش دهید . از آنجایی که فرآیندهایی که توسط خدمات مشترک HR انجام می شود، تکرارپذیر و استاندارد هستند، پتانسیل بالایی برای خودکار شدن دارند. به این فکر کنید که کدام فرآیندها نیازی به مشارکت انسانی کمی دارند و اتوماسیون را پیاده سازی کنید. نمونه هایی از اتوماسیون منابع انسانی عبارتند از:
  • ارزیابی های قبل از استخدام
  • جریان ایمیل خودکار
  • تولید خودکار اسناد PDF رسمی هنگام ورود به استخدام جدید
  • حذف دسترسی به برنامه‌ها هنگام خارج کردن کارمند
  • مطالبات هزینه
• استفاده از گزارش و تجزیه و تحلیل را به حداکثر برسانید. منابع انسانی به دلیل استفاده از معیارها برای اندازه گیری، گزارش و نظارت بر برنامه ها و ابتکارات منابع انسانی شهرت پیدا کرده است. این مفید است و همچنان خواهد بود. با این حال، در سال‌های اخیر، تاکید بیشتری بر تجزیه و تحلیل شده است که فراتر از اندازه‌گیری، نظارت و گزارش‌دهی به پیش‌بینی، تجویز و تشخیص است. به همین دلیل است که استفاده از انواع مختلف تجزیه و تحلیل منابع انسانی اهمیت فزاینده ای پیدا می کند:   
  • تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده از داده های منابع انسانی موجود و تاریخی برای پیش بینی نتایج آینده استفاده می کند. 
  • تجزیه و تحلیل تجویزی اقدامات ممکنی را ارائه می دهد که سازمان ها می توانند با توجه به داده ها و روندهایی که از تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده ظاهر می شوند انجام دهند.
  • تجزیه و تحلیل تشخیصی منبع مشکل را نشان می دهد، بنابراین می توان آن را مستقیماً هدف قرار داد و بر اساس آن به آن پرداخت.
• رسانه های اجتماعی را یکپارچه کنید. مترقی ترین سازمان ها می دانند که حضور آنها در رسانه های اجتماعی کلید تعامل با مشتریان و کارمندانشان است. استراتژیک ترین بخش های منابع انسانی نه تنها از لینکدین برای ارتقای سازمان خود و جذب استعدادها استفاده می کنند، بلکه از دیگر پلتفرم های رسانه های اجتماعی نیز استفاده می کنند. بر اساس نظرسنجی Jobvite’s Recruiter Nation، 87 درصد از استخدام کنندگان از لینکدین استفاده می کنند، اما تنها کمی بیش از نیمی از آنها از فیس بوک استفاده می کنند. برعکس، نامزدها به احتمال زیاد از فیس بوک برای بررسی فرصت های شغلی استفاده می کنند. در واقع، 67 درصد از جویندگان کار که از رسانه های اجتماعی برای یافتن آخرین موقعیت خود استفاده کردند، از فیس بوک استفاده کردند.

افزایش دهید

مراکز خدمات مشترک منابع انسانی بالغ به طور گسترده از اتوماسیون و تجزیه و تحلیل استفاده می کنند و به طور خستگی ناپذیری روی اصلاح جریان کاری خود کار می کنند.

• اتوماسیون فرآیند اتوماسیون فرآیند که به عنوان اتوماسیون فرآیند رباتیک رایج شده است به فرد اجازه می دهد تا خدمات مختلف منابع انسانی را به روشی کاملاً خودکار به هم متصل کند. به عنوان مثال می‌توان به برنامه‌ریزی یادآورهای خودکار در مواردی که شخصی حساب خود را فعال نکرده باشد، اشاره کرد. این از اسپم جلوگیری می کند و منجر به ارتباطات هدفمندتر می شود. مثال های دیگر شامل ایجاد جریان بین فرآیندهای منابع انسانی است. اگر مشخص شود که نامزدی فاقد مهارت حیاتی است، اما همچنان استخدام می شود، این می تواند سیستم آموزشی را وادار کند که این مهارت را برای آموزش به داوطلب توصیه کند. این ادغام بین سیستم ها نتیجه اتوماسیون قدرتمند و ارزش افزا است.
• بهبود مستمر. از کارمندان خود درباره مرکز خدمات مشترک منابع انسانی خود بازخورد جمع آوری کنید و به دنبال راه هایی باشید که چگونه می توانید گردش کار خود را بهبود بخشید. شما می توانید این کار را از طریق نظرسنجی های منظم انجام دهید. همچنین، نیازهای در حال تغییر سازمان را در نظر بگیرید، به عنوان مثال، زمانی که یک سازمان به سرعت در حال رشد است یا در حال تغییر سیاست های خود است. پاسخگو باشید و با انجام این کار، فرهنگ بهبود مستمر را توسعه خواهید داد.
• یک نقشه راه دیجیتال ایجاد کنید. یک چالش کلیدی در بخش‌های خدمات مشترک امروزی، فقدان یک استراتژی دیجیتالی منسجم است. با اجرای یک نقشه راه فناوری و یک هدف بلندپروازانه و روشن (به عنوان مثال، “هر فرآیند و فعالیتی که می تواند خودکار شود، خودکار خواهد شد”)، مرکز خدمات مشترک از یک مباشر اداری به یک مرکز فناوری ناب و پیشرفته تبدیل می شود.
• در توسعه مستمر کارکنانی که در خدمات مشترک منابع انسانی کار می کنند سرمایه گذاری کنید. یک مشکل رایج فقدان چشم انداز توسعه برای کارکنانی است که در خدمات مشترک کار می کنند. به عبارت دیگر، داشتن نقشه راه و چشم انداز دیجیتالی روشن، سازمان را قادر می سازد تا تصویر واضح تری از نقش های مورد نیاز در آینده ارائه دهد. این شامل اتوماسیون و سایر نقش های فناوری، اما همچنین مدیریت پروژه چابک، نقش های ورود داده ها می شود. ارائه آموزش مداوم به کارکنان خدمات مشترک منابع انسانی به سازمان شما کمک می کند تا با افزایش پیچیدگی، کارایی مستمر را تضمین کند.

به تو

سازمان‌ها و بخش‌های منابع انسانی باید همیشه تلاش کنند تا خدمات کارکنان را به شیوه‌ای کارآمد و مقرون‌به‌صرفه ارائه دهند. تبدیل منابع انسانی به خدمات مشترک منابع انسانی می تواند یک راه عالی نه تنها برای ارتقای تجربه کارمندان شما باشد، بلکه اجازه می دهد تمرکز بیشتری بر استراتژی منابع انسانی همسو با نیازها و اهداف کسب و کار داشته باشید.

با این حال، قبل از سرمایه گذاری در خدمات مشترک منابع انسانی، رهبران باید چالش ها را در نظر بگیرند و پیشگیرانه اقداماتی را برای غلبه بر آنها انجام دهند. سرمایه گذاری در خدمات مشترک منابع انسانی سرمایه گذاری بلندمدت است. بنابراین، برای بهره مندی مداوم از یک مدل خدمات مشترک منابع انسانی کارآمد، سازمان ها به رهبری رویایی نیاز دارند، باید مایل به ادامه سرمایه گذاری در استفاده از فناوری و توسعه شایستگی های کارکنان خدمات مشترک منابع انسانی باشند.