6 نکته کاربردی در مورد چگونگی بهبود (و محاسبه) کارایی محل کار

هر مدیر منابع انسانی می‌خواهد یک محل کار مثبت و کارآمد ایجاد کند، اما گاهی اوقات تلاش‌های آن‌ها به دلیل فناوری‌های قدیمی، گردش کار ناکارآمد و کارمندان غیرمولد مختل می‌شود.

بهره وری در محل کار برای موفقیت هر سازمانی ضروری است، و اندازه گیری بهره وری کارکنان و یافتن راه هایی برای بهبود آن کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که شرکت با پتانسیل کامل خود کار می کند. این مقاله وجه اشتراک همه محیط‌های کار کارآمد را به اشتراک می‌گذارد و در مورد اینکه چگونه مدیران منابع انسانی می‌توانند به طور موثر بهره‌وری و کارایی را اندازه‌گیری و بهبود بخشند، بحث می‌کند.

مطالب:
کارایی محل کار چیست؟
یک محل کار کارآمد چگونه به نظر می رسد؟
چگونه مدیران منابع انسانی می توانند کارایی را در محل کار اندازه گیری کنند
6 نکته برتر برای بهبود کارایی محل کار

کارایی محل کار چیست؟

گاهی اوقات کارایی با بهره وری اشتباه گرفته می شود. در حالی که هر دو ضروری هستند، بهره وری برای یک محل کار کارآمد ضروری است. یک محل کار کارآمد جایی است که کارمندان وظایف درست را بدون اتلاف وقت و تلاش به درستی انجام می دهند.

کارمندان کارآمد به طور مولد کار می کنند و فعالیت های خود را سازماندهی می کنند تا آنها را به موقع انجام دهند. اما کارایی توسط عواملی مانند محیط کار، آموزش، فرهنگ و سبک رهبری تعیین می شود.

• بهره وری در مورد میزان کار تکمیل شده است. نرخ بهره وری نشان می دهد که کارکنان در یک زمان معین چقدر به کار می رسند. می پرسد، “چند بسته ارسال کردیم؟”
• کارایی یعنی کار بهینه. وقتی کارایی را اندازه می‌گیرید، علاوه بر تعداد کل کارهای انجام شده، به عوامل دیگری مانند کیفیت و نحوه مطابقت محصولات با مشخصات نیز توجه می‌کنید. کارایی می‌پرسد: «آیا از زمان و منابع خود برای ارسال بسته‌های ممکن استفاده می‌کنیم؟»

چرا اندازه گیری کارایی محل کار مهم است؟

به حداکثر رساندن کارایی یکی از رایج ترین چالش ها در محیط کار است. حواس پرتی بسیار زیاد است، صرف نظر از اینکه مردم در خانه کار می کنند یا در دفتر. در اینجا دلایلی وجود دارد که اندازه گیری کارایی و بهره وری برای عملکرد کسب و کار ضروری است:

• ارزیابی کارآیی کارکنان به مدیران این امکان را می دهد که بفهمند عملکرد کارگران چگونه بر عملکرد کل شرکت تأثیر می گذارد.
• وقتی مدیران منابع انسانی کارایی کارکنان را درک کنند، می توانند تصمیمات آگاهانه ای در مورد نیاز به استخدام استعدادهای جدید یا اخراج افراد بگیرند.
• اندازه‌گیری کارایی زمینه‌هایی را نشان می‌دهد که در آن‌ها مشوق‌ها یا آموزش‌ها مورد نیاز است.
• ارزیابی عملکرد کارکنان ممکن است به تعادل بین انتظارات و قابلیت ها کمک کند.

اندازه گیری بهره وری

در حالی که آنها مفاهیم متفاوتی هستند، بهره وری و کارایی در هم تنیده شده اند. اکثر سازمان ها بهره وری را اندازه گیری می کنند تا ایده اولیه ای در مورد عملکرد و کارایی داشته باشند. در اینجا چند آمار شگفت انگیز در مورد بهره وری آورده شده است:

تاثیر بهره وری کارکنان بر درآمد شرکت:

• شرکت های مولد 30 تا 50 درصد حاشیه عملیاتی بالاتری نسبت به شرکت های با عملکرد پایین تر دارند.
• شرکت های برتر تا 40 درصد بیشتر از سایرین بهره وری دارند.

آمار بهره وری کارکنان خود گزارش شده:

• 66 درصد از کارمندان معتقدند که با کار در خانه بهره وری بیشتری خواهند داشت
• 46 درصد از کارکنان مورد بررسی احساس می کنند که ابزارهای دیجیتال آنها را بهره وری بیشتر می کند

یک محل کار کارآمد چگونه به نظر می رسد؟

محل کار کارآمد محیط کاری است که بهره وری را تشویق می کند، رضایت شغلی را افزایش می دهد و خطاها و تاخیرها را به حداقل می رساند. فرهنگ کاری مثبت و حمایتی می تواند کارکنان را تشویق کند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند و ایمنی، رشد و دستیابی به هدف را ارتقا دهند. در اینجا سه ویژگی یک محل کار مثبت و کارآمد وجود دارد:

• مدیریت مثبت زمان و تعادل بین کار و زندگی را تشویق می کند.
• همکاری را تقویت می کند و کارمندان را توانمند می کند تا یاد بگیرند که چگونه با یکدیگر کارآمدتر کار کنند.
• در اندازه گیری و مدیریت عملکرد فعال است. ارزیابی و ارتباط منظم می تواند به حل مسائل قبل از بحرانی شدن کمک کند.

اولویت‌بندی کار و اتخاذ یک رویکرد متمرکز، یکی دیگر از مؤلفه‌های حیاتی یک محل کار کارآمد است، همانطور که شناسایی و تکمیل حیاتی‌ترین و فوری‌ترین وظایف با حفظ کیفیت کار بالاست. علاوه بر این، انتظارات روشن، آموزش و پشتیبانی می تواند عملکرد کارکنان را افزایش دهد و اطمینان حاصل کند که آنها انتظارات مربوط به نقش خود را درک می کنند.

چگونه مدیران منابع انسانی می توانند کارایی را در محل کار اندازه گیری کنند

نسبت بهره وری امتیازی است که می تواند برای تعیین کمیت عوامل محسوس و نامشهود مانند وظایف تکمیل شده، اثرات آموزش، درآمد ساعتی و کارایی استفاده شود. این معیار کالاها و خدمات تولید شده (خروجی) در مقایسه با زمان یا تلاش صرف شده برای آن کار (ورودی) است.

1. محاسبه نسبت بهره وری

اولین قدم در محاسبه نسبت بهره وری این است که ورودی خود را شناسایی کنید، مانند ساعات کار کارکنان یا زمان آموزش. سپس، خروجی را تعیین کنید: درآمد، مشتریان جدید، واحدهای تولید شده.

خروجی / ورودی = بهره وری

مثال: یک کارمند 40 سفارش را در روز بسته بندی می کند. شیفت معمولی هشت ساعت است، بنابراین با توجه به فرمول نسبت بهره وری:

40 سفارش انجام شد / 8 ساعت = 5 سفارش در ساعت

اما آیا این کارمند کارآمد است؟ در بررسی، متوجه می‌شویم که دو ساعت صرف کارهای غیرمرتبط با خروجی مستقیم می‌شود.

2. محاسبه امتیاز کارایی

در اینجا نحوه محاسبه کارایی آورده شده است.

شیفت برنامه ریزی شده – ساعات غیرمولد = کارایی.

8 ساعت شیفت – 2 ساعت غیرمولد = 6 ساعت (75٪ کارآمد)

نسبت بهره وری، بهره وری را در طول ساعات تولید واقعی فاکتور می گیرد. بنابراین، حداکثر کارایی به این معنی است که کارمند روزانه 50 سفارش را پر می کند.

مراحل پیگیری کارایی کارکنان

برای به حداکثر رساندن کارایی در محل کار خود، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. تعیین یک استاندارد پایه: اولین گام، ایجاد استاندارد برای اندازه گیری بهره وری و کارایی است. اهداف مورد نظر را برای کارهای مختلف تعیین کنید، به عنوان مثال، مدت زمان لازم برای تکمیل هر کار، تعداد بازبینی هایی که برای هر پروژه خواهید پذیرفت، میزان غیبت کارکنان و غیره.

2. زمان و نتایج کارمندان را ردیابی کنید: در این زمان که کار انعطاف‌پذیرتر است، اندازه‌گیری بهره‌وری می‌تواند دشوار باشد اگر فقط به زمان در ساعت فکر کنید. در حالی که ردیابی زمان برای کارمندان ساعتی حیاتی است، باید نتایج را نیز پیگیری کنید. هنگام اندازه گیری بهره وری، یک چارچوب زمانی انعطاف پذیر را در نظر بگیرید.

3. اندازه گیری کیفیت کار: در حالی که بهره وری پایه را می توان به راحتی با یک فرمول اندازه گیری کرد، اندازه گیری کیفیت پیچیده تر است. با این حال، معیارهایی وجود دارد که می تواند به دریافت برخی بینش ها کمک کند. به عنوان مثال، تعداد محصولاتی که تست های کیفیت، سطح مشارکت کارکنان و میزان رضایت مشتری را پشت سر گذاشته اند.

4. نسبت کارایی را محاسبه کنید : تعیین کنید کدام کارمندان بیشترین ارزش را در کمترین زمان تولید می کنند. شاخص های عملکرد را با استفاده از فرمول های بالا نظارت کنید.

6 نکته برتر برای بهبود کارایی محل کار

نکته 1: وظایف را با مهارت ها و قابلیت های کارمند مطابقت دهید

دانستن مهارت ها و ویژگی های کارکنان برای تعیین نقش های مناسب به آنها ضروری است. به عنوان مثال، یک کارمند درونگرا ممکن است برای رهبری یک تیم بزرگ یا سخنران عمومی شرکت مناسب نباشد.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را برای ارزیابی و درک اینکه کدام مهارت ها فاقد هستند و نیاز به توسعه بیشتر دارند، انجام دهید. تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی نیز در شناسایی نیازهای ارتقاء مهارت یا مهارت مجدد بسیار سودمند است.

نکته 2: ارتباطات و فرآیندها را ساده کنید

ارتباط برای تکمیل وظایف، مسئولیت ها و کارهای مشترک ضروری است. راه های مختلفی برای برقراری ارتباط در محل کار وجود دارد، مانند تماس های تلفنی، پیام های متنی، ایمیل ها، برنامه های پیام رسانی و حتی رسانه های اجتماعی. ارتباطات باید دقیق، به موقع و قابل اعتماد باشد تا موثر باشد.

اطمینان حاصل کنید که انتظارات برای کارکنان روشن است و آنها نقش خود را در دستیابی به اهداف سازمان درک می کنند. اهداف SMART را تعیین کنید – خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و به موقع – و اطمینان حاصل کنید که هر کدام از آن الزامات را برآورده می کنند.

در نهایت، کارمندان خود را غرق در وظایف نکنید.

نکته 3: روی آموزش سرمایه گذاری کنید

آموزش اولیه ضروری است، اما توسعه مستمر کارکنان برای کارایی ضروری است. آموزش به کارکنان کمک می کند تا در شغل خود احساس اطمینان کنند و عملکرد و کارایی آنها را بهبود می بخشد. آموزش مداوم همچنین به کارکنان کمک می کند تا مجموعه مهارت های خود را گسترش دهند و در شرکت شما رشد کنند.

شما می توانید به روش های مختلفی آموزش ارائه دهید: مشاوره فردی، سایه کار، کارگاه های حرفه ای، دوره ها و سمینارها. همچنین می توانید برای دوره های ارتقای شغلی به کارمندان بازپرداخت کنید.

نکته 4: کار از راه دور و ترکیبی را بپذیرید

کار از راه دور و ترکیبی اینجاست. در حالی که ممکن است نگرانی هایی در مورد بهره وری کار از راه دور وجود داشته باشد، در واقعیت، کارمندان در کار از خانه احساس بهره وری بیشتری می کنند.

مواردی وجود دارد که کار را نمی توان به طور کامل از راه دور انجام داد. با این حال، این روزها، کارمندان ترجیح می دهند انعطاف پذیری در فضای کاری حداقل در یک چارچوب ترکیبی داشته باشند. این مدل های کاری برای کارمندان دارای فرزند یا کسانی که از اعضای بزرگتر خانواده مراقبت می کنند سودمند است. حمایت از کارهای ترکیبی و از راه دور نیز می تواند به سازمان شما کمک کند تا تداوم کسب و کار را حفظ کند.

نکته 5: بازخورد را تشویق کنید

بررسی عملکرد بخشی از زندگی هر کارمندی است. به همین دلیل است که اندازه گیری دقیق کارایی بسیار مهم است. درک کنید که کارایی کارمندان تحت تأثیر عوامل زیادی قرار می گیرد و برخی از مسئولیت ها بر عهده مدیر است.

در نظر بگیرید که کارمند چه کارهایی را می تواند بهبود بخشد و مدیر چه کارهایی می تواند برای کمک به آنها در جایی که کوتاهی می کند انجام دهد. درخواست بازخورد از گفتگوی باز پشتیبانی می کند و به رفع مشکلات قبل از تشدید آنها کمک می کند.

نکته 6: مشوق ها را ارائه دهید

تشخیص یک کار خوب انجام شده، روحیه و مشارکت کارکنان را تقویت می کند و بهره وری را بهبود می بخشد. با دادن پاداش هایی که برای گیرنده معنادار است، بهره وری را تشویق کنید. در حالی که برخی از کارمندان ممکن است به رسمیت شناخته شدن عمومی یا مرخصی با حقوق اضافی را ترجیح دهند، برخی دیگر ممکن است از یک کوپن برای یک رستوران یا سایر پاداش های پولی قدردانی کنند.

برای نتیجه گیری

بهره وری در محل کار برای موفقیت یک شرکت بسیار مهم است و می تواند به طور قابل توجهی نتیجه آن را بهبود بخشد. وقتی کسب‌وکارها بر به حداکثر رساندن بهره‌وری کارکنان خود تمرکز می‌کنند، می‌توانند به روزهای کاری بدون استرس، نتایج بهتر و حاشیه سود بهتر دست یابند.

اطمینان از اینکه هر کارمندی متعهد و متعهد به کار موثر است، کلید بهبود نتیجه شرکت است. در نتیجه، تمرکز بر کارایی محل کار می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه، نتایج بهتر و بهبود سود کسب و کار شود.