تجزیه و تحلیل و معیارهای بهره وری نگرانی زیادی برای تیم های منابع انسانی و رهبران کسب و کار در سراسر جهان دارند. ناکارآمدی محصول تأثیر قابل توجهی بر موفقیت یک سازمان دارد و می تواند به معنای تفاوت بین کسب و کاری باشد که شکوفا و سودآور است و کسب و کاری که در نهایت باید درهای خود را ببندد.

تحقیقات Opus Energy نشان داد که 86 درصد از شرکت‌های کوچک و متوسط بریتانیا (SMEs) معتقدند که بهره‌وری یک مسئله است. از آنجایی که شرکت های کوچک و متوسط 99 درصد از مشاغل بریتانیا را تشکیل می دهند، ناکارآمدی بهره وری می تواند بر اقتصاد کلی تأثیر منفی بگذارد. تحقیقات بیشتر انجام شده توسط Close Brothers از 1400 شرکت کوچک و متوسط در سراسر اروپای غربی نشان داد که از بین کسانی که در حال حاضر بهره وری را اندازه گیری نمی کنند، 28٪ آنها نمی دانند چگونه این کار را انجام دهند.

مطالب
چرا منابع انسانی باید بهره وری را اندازه گیری کند؟
انجام تجزیه و تحلیل بهره وری

چرا منابع انسانی باید بهره وری را اندازه گیری کند؟

بهره وری به خروجی یک کارمند منفرد در یک ورودی (هزینه) و مدت زمان مشخص اشاره دارد. این نشان می دهد که یک کارمند به عنوان یک فرد و یک تیم چقدر موثر، توانا و متعهد است.

هاروارد بیزینس ریویو دریافت که در طول همه گیری همه گیر، موثرترین شرکت ها بین 5 تا 8 درصد بازده بیشتری داشته اند. با این حال، اکثر سازمان‌ها به دلیل کاهش مشارکت، روش‌های بیهوده کار و همکاری ناکارآمد، از کاهش کلی در نرخ بهره‌وری بین 3 تا 6 درصد رنج می‌برند.

این نشان می‌دهد که اندازه‌گیری بهره‌وری و اتخاذ رویکردی پیشگیرانه و مبتنی بر داده‌ها برای بهبود آن، بیش از هر زمان دیگری برای منابع انسانی مهم است. چندی پیش تنها سازمان‌های جهانی به داده‌ها و معیارهای کلیدی دسترسی داشتند، اما اکنون که این به طور گسترده از طریق پیشرفت‌های نرم‌افزاری و فناوری در دسترس است، هر سازمانی می‌تواند شروع به اندازه‌گیری و نظارت دقیق بر نرخ بهره‌وری خود کند و بر اساس آن تنظیم کند.

اندازه گیری بهره وری مزایای زیادی دارد از جمله:

• استفاده بهتر از منابع (پول، زمان، تجهیزات)
• ایجاد گردش کار و سیستم های کارآمدتر
• کاهش هزینه ها
• چابکی بازار
• ارتقای مهارت های کارکنان
• تقویت انگیزه و انگیزه کارکنان

چه چیزی بر بهره وری کارکنان در سازمان تأثیر می گذارد؟

• مشارکت کارکنان: کارکنانی که درگیر هستند سریعتر و کارآمدتر کار خواهند کرد.
• محیط کار: یک محیط کاری مثبت و الهام بخش پر از افراد خوب منجر به بهره وری بالاتر می شود.
• فرصت‌های آموزشی و توسعه شغلی: کارکنانی که فرصت‌های آموزشی و پیشرفت شغلی بیشتری دارند، احتمالاً کارآمدتر و درگیر کار هستند و بنابراین بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.
• سیستم ها و فرآیندها: سیستم ها و فرآیندهای کارآمدتر منجر به کارآمدتر شدن کارکنان و اتلاف زمان کمتر می شود.
• فرهنگ سازمانی: فرهنگ سازمانی یک شرکت (باورها، ارزش ها و نگرش های آن) بر رفتار کارکنان آن تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، نگرش بیش از حد کار کردن به کارمندان و تشویق آنها به حضور در محل کار حتی زمانی که بیمار هستند، یک فرهنگ سازمانی سمی ایجاد می کند که در آن کارکنان احساس می کنند سلامت و رفاه آنها در اولویت نیست، که در نهایت منجر به از دست دادن آنها می شود. مشارکت و بهره وری
• ساختار پرداخت: ساختار پرداخت شفاف، منصفانه و برابر منجر به کارکنان شادتر می‌شود که احساس می‌کنند سازمانشان به خوبی با آنها رفتار می‌کند و به احتمال زیاد در کار مشارکت و بهره‌وری دارند.
• سلامتی کارکنان: کارکنانی که احساس می‌کنند سازمانشان سلامت و تندرستی آنها را در اولویت قرار می‌دهد، احتمالاً در محل کار شادتر و سالم‌تر خواهند بود که منجر به نرخ بهره‌وری بالاتر می‌شود.
• تنوع: یک سازمان متنوع که سیاست های متنوعی را برای اطمینان از برخورد عادلانه و برابر با همه کارکنان و همچنین عدم تبعیض و سوگیری در طول فرآیند استخدام دارد، منجر به افزایش روحیه، مشارکت و بهره وری می شود.
• فناوری و عوامل تولید: کارکنانی که به بهترین فناوری دسترسی دارند (و می دانند چگونه از آن استفاده کنند) احتمالاً در کار بهره وری بیشتری خواهند داشت.
• ابزارهای مناسب در دسترس: کارکنانی که ابزارهای لازم را برای تکمیل کارآمد و مؤثر کار خود دارند، بهره وری بیشتری خواهند داشت.
• ارگونومی محل کار: طراحی ضعیف محل کار منجر به خستگی، ناامیدی و آسیب احتمالی کارگران می شود.
• شیوه‌های مدیریت افراد قوی: مدیران و رهبرانی که می‌دانند چگونه به‌طور حرفه‌ای و شخصی با تیم خود درگیر شوند، آنها را راهنمایی و راهنمایی کنند و زمانی که آنها از کار جدا می‌شوند، کارمندان مولد بیشتری داشته باشند.

انجام تجزیه و تحلیل بهره وری: معیارهایی برای ردیابی

انواع مختلفی از معیارهای بهره وری برای ردیابی هنگام انجام تجزیه و تحلیل بهره وری وجود دارد:

1. نرخ بهره وری کارکنان (EPR)

EPR به شما کمک می کند تا متوجه شوید که کارکنان چقدر برای کار خود وقت می گذارند، و معیار خوبی برای مدیران است تا به آن نگاه کنند و بفهمند که آیا برای رسیدن به اهداف خود نیاز به استخدام بیشتر یا کمتر کارگر دارند. همچنین می تواند به عنوان معیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده شود.

برای محاسبه EPR کل، کل ساعات کار در یک هفته را بر تعداد کارمندان در یک دوره تعیین شده تقسیم کنید. شما همچنین می توانید EPR را برای یک کارمند محاسبه کنید.

مثال متریک نرخ بهره وری کارکنان (EPR).

فرض کنید 10000 ساعت در یک هفته کار می شود و شما 100 کارمند دارید. 10000 / 100 = 50

2. میزان غیبت کارکنان (EAR)

EAR به درصدی از کارمندانی که به دلیل بیماری یا دلایل شخصی از محل کار غیبت می کنند، اطلاق می شود. این می تواند برای یک کارمند، یک تیم یا کل سازمان اندازه گیری شود.

درصد مشخصی از غیبت ها طبیعی است زیرا افراد بیمار می شوند. در واقع، پایین بودن گوش غیرمعمول می‌تواند نشان‌دهنده این باشد که کارکنان احساس می‌کنند نمی‌توانند در هنگام بیماری تماس بگیرند، که نشان‌دهنده عدم توجه به سلامت و رفاه آنها است. از سوی دیگر، EAR بالا می‌تواند تأثیر عمده‌ای بر سطح بهره‌وری شما داشته باشد. گوش سالم حدود 1.5٪ است، در حالی که هر چیزی بالاتر از 4٪ بالا است.

برای محاسبه EAR، تعداد روزهای غیبت را در نظر بگیرید و آنها را بر تعداد روزهای کاری موجود در یک دوره تعیین شده تقسیم کنید، سپس آن را در 100 ضرب کنید تا یک درصد بدست آورید.

نمونه متریک میزان غیبت کارکنان (EAR).

فرض کنید یک کارمند در طول یک سال 5 روز غیبت دارد که در آن 260 روز کاری وجود دارد.

5 / 200 = 0.0192

0.0192 x 100 = 1.9٪

3. نرخ فرسودگی کارکنان

نرخ فرسایش به عنوان نرخ پایان یا نرخ خروج نیز شناخته می شود. این معیاری است که نشان می دهد چند کارمند در یک دوره معین سازمان را ترک کرده اند. این شامل خروج داوطلبانه و غیر ارادی است.

نرخ فرسایش معیار مهمی برای دانستن منابع انسانی است، زیرا به آنها کمک می کند تا بفهمند چند نفر شرکت را ترک می کنند. در حالی که از دست دادن تعداد معینی از افراد طبیعی است، نرخ فرسایش غیرعادی بالا نشان دهنده استراتژی افراد ضعیف یا فرهنگ سازمانی است. از دست دادن بیش از حد افراد خوب می تواند منجر به از دست دادن بهره وری و روحیه تیم شود. بعلاوه، جایگزینی کارمندان با افراد جدید گران است.

برای محاسبه نرخ فرسایش، تعداد افرادی را که در یک دوره معین ترک کرده‌اند، بر میانگین تعداد کارمندان در همان دوره تقسیم می‌کنید، سپس آن را در 100 ضرب می‌کنید تا یک درصد به دست آید.

مثال متریک نرخ فرسایش کارکنان

تصور کنید 25 کارمند دارید که در طول یک سال کسب و کار شما را ترک می کنند و میانگین تعداد کارمندان شما در این مدت 500 نفر است.
25 / 500 = 0.05
0.05 x 100 = 5٪

4. نرخ تکمیل وظایف کارکنان (ETCR)

ETCR به درصد کاری که یک کارمند در یک دوره تعیین شده انجام می دهد اشاره دارد. این به شما کمک می کند تا درک کنید که کارکنان چقدر در نقش های خود عمل می کنند و آیا آنها انتظارات را برآورده می کنند. تیم‌های با عملکرد بالا می‌توانند نشان دهند که کار کافی برای تکمیل کارمندان وجود ندارد. تیم‌هایی که عملکرد پایینی دارند می‌توانند نشان دهند که برخی از اعضای تیم وزن خود را بالا نمی‌برند و وظایف را به طور مداوم انجام نمی‌دهند. این معیار می تواند به شما کمک کند تا تصمیمات آگاهانه تری در مورد استخدام های جدید، ابتکارات آموزشی برای کارکنان فعلی و مدیریت بهره وری کلی بگیرید.

برای محاسبه ETCR، تعداد وظایف انجام شده برای همه کارکنان در یک زمان مشخص را بر تعداد کل وظایف محول شده برای همان کارمندان در همان زمان تقسیم کنید.

مثال متریک نرخ تکمیل کار کارکنان (ETCR).

تصور کنید 30 کار در یک ماه تکمیل می شود، در حالی که 40 کار در همان ماه تعیین شده است.

30/40 = 0.75

0.75 x 100 = 75٪

5. هزینه های منابع انسانی به ازای هر کارمند

هزینه های منابع انسانی به ازای هر کارمند به هزینه های متحمل شده توسط منابع انسانی به ازای هر کارمند اشاره دارد. این می تواند به منابع انسانی کمک کند تا هزینه های خود را پیگیری کنند. اگر هزینه‌های منابع انسانی به ازای هر کارمند همراه با کاهش رضایت مدیر استخدامی و اثربخشی منابع انسانی افزایش یابد، این نشان می‌دهد که کارایی منابع انسانی کاهش یافته است و منابع انسانی به خوبی از کارکنان خود مراقبت نمی‌کنند، که می‌تواند بر بهره‌وری کارکنان تأثیر منفی بگذارد.

برای محاسبه آن، کل حقوق و مزایای بخش منابع انسانی را بر تعداد کل کارکنان سازمان تقسیم کنید.

مثال متریک هزینه های منابع انسانی به ازای هر کارمند

فرض کنید مجموع هزینه های حقوق و مزایای بخش منابع انسانی 500000 دلار در سال است و شما 100 کارمند در سازمان دارید.

500000 / 100 = 5000 دلار

6. ساعت قابل پرداخت برای هر کارمند

ساعات صورت‌حساب به مدت زمانی که یک کارمند صرف کار روی یک پروژه می‌کند، اشاره دارد که می‌توان آن را شارژ کرد. این فقط در صورتی قابل اجرا است که یک کارمند برای مشتری کار می کند و در ازای آن کار برای شرکت پول دریافت می کند، مثلاً به ایمیل مشتری پاسخ دهد یا شخصاً با او ملاقات کند.

این یک معیار رایج است که توسط منابع انسانی در شرکت های مشاوره حقوقی و فناوری اطلاعات استفاده می شود. این به شما درک خوبی از میزان درآمدی که کارکنان شما می‌توانند به طور بالقوه برای شما به ارمغان بیاورند به شما می‌دهد، که می‌توان آن را با میزان درآمد واقعی آنها مقایسه کرد. این به شما نشان می‌دهد که کارمندان شما چقدر کارآمد و مؤثر هستند. همچنین یک راه خوب برای تعیین اینکه آیا یک کارمند می‌تواند درآمد بیشتری نسبت به حقوق و دستمزد خود برای شرکت ایجاد کند یا خیر.

این را می توان قبل از استخدام محاسبه کرد تا ببیند آیا منطقی از نظر مالی است یا خیر، و همچنین هر زمان که نیاز به تعیین میزان بهره وری یک کارمند در کار دارید.

برای محاسبه این باید:

• تعیین کنید که کارمندان شما در سال چند ساعت قابل پرداخت هستند
• برای هر کارمند یک نرخ ساعتی تعیین کنید
• دریابید که آیا یک کارمند می‌تواند بیش از هزینه‌ای که دارد برای شرکت درآمد کسب کند
• بفهمید که آیا آنها واقعاً به اندازه ای که باید پول تولید می کنند یا خیر

نمونه متریک ساعات قابل پرداخت برای هر کارمند

فرض کنید یک کارمند به طور متوسط 40 ساعت در هفته کار می کند. اما همه این ساعت‌ها قابل پرداخت نیستند زیرا استراحت‌های ناهار، مدیریت و سایر وظایفی وجود دارد که نمی‌توان برای آنها صورت‌حساب دریافت کرد. این منجر به 30 ساعت قابل پرداخت برای هر کارمند می شود.

52 هفته در سال وجود دارد، اما منهای هفته های تعطیلات و تعطیلات و یک کارمند متوسط احتمالا 49 هفته کار در سال دارد. شرکت آنها را 200 دلار در ساعت شارژ می کند.

49 x 30 = 1470 ساعت قابل پرداخت برای هر کارمند در سال.

1,470 x 200 دلار = 294,000 دلار

اگر این رقم بیشتر از بسته حقوق و مزایای سالانه کارمند باشد، آن کارمند برای شرکت پول در می آورد.

7. بازخورد 360 درجه

بازخورد 360 درجه (همچنین به عنوان بازخورد چند رتبه‌دهنده یا چند منبع شناخته می‌شود) ابزاری است که برای دریافت رتبه‌بندی عملکرد و بازخورد از کارمندان، مشتریان، تامین‌کنندگان و سرپرستان استفاده می‌شود. این معمولاً هر سال یک بار ارائه می شود و ابزار ارزشمندی برای به دست آوردن بازخورد از منابع مختلف و مشخص کردن مناطق برای بهبود است. اغلب برای ارائه بازخورد به رهبران و مدیران استفاده می شود.

بازخورد 360 درجه می تواند راهی برای ایجاد مزیت رقابتی باشد، همچنین می تواند از جمله به افزایش رضایت و تعامل و کاهش گردش مالی در تیم منجر شود.

نمونه متریک بازخورد 360 درجه

پس از هدایت یک تیم از طریق یک پروژه در محل کار، یک مدیر می تواند از تیم خود در مورد عملکرد آنها بازخورد بخواهد. مدیر می‌تواند شایستگی‌های خاصی را که می‌خواهد درباره آنها بازخورد بدهد، انتخاب کند، مانند رهبری، تصمیم‌گیری به موقع، خودآگاهی، و غیره. به افرادی که نظرسنجی را تکمیل می‌کنند، گزینه‌ای داده می‌شود تا نزدیک‌ترین رفتار را انتخاب کنند.

به عنوان مثال خودآگاهی:

1. حتی تحت فشار احساسات خود را کنترل می کند

پاسخ:

• کاملا موافقم
• موافقم
• نه موافق و نه مخالف
• مخالف
• به شدت مخالفم

همچنین باید گزینه ای در پایان برای ارائه یک پاسخ کیفی برای گسترش پاسخ های داده شده وجود داشته باشد.

خوراکی های کلیدی

• بهره‌وری در حال حاضر بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد: ناکارآمدی محصول تأثیر زیادی بر موفقیت یک سازمان دارد و می‌تواند به معنای تفاوت بین کسب‌وکاری که شکوفا و سودآور است و کسب‌وکاری که در حال فروپاشی است باشد.
• یک رویکرد مبتنی بر داده: برای منابع انسانی مهمتر از همیشه است که بهره وری را اندازه گیری کند و یک رویکرد پیشگیرانه و مبتنی بر داده برای بهبود آن اتخاذ کند.
• انتخاب روش مناسب برای اندازه گیری بهره وری: چهار نوع اصلی تحلیل بهره وری که می توان برای اندازه گیری بهره وری استفاده کرد عبارتند از: بهره وری سرمایه، بهره وری مواد، بهره وری نیروی کار و بهره وری کل عوامل. برای سازمان خود و آنچه که به طور خاص می خواهید اندازه گیری کنید، مناسب را انتخاب کنید.
• ردیابی معیارهای کلیدی: معیارهای کلیدی بسیاری وجود دارد که HR می تواند برای درک و بهبود بهره وری کارکنان در سازمان ردیابی کند.

سوالات متداول