7 اشتباه در تجزیه و تحلیل تعداد کارکنان که منابع انسانی باید از آن اجتناب کنند

منابع انسانی اغلب برای تعیین اینکه آیا سازمان دارای تعداد مناسبی از کارکنان ماهر برای ارائه OKR های تجاری (اهداف و نتایج کلیدی) است یا خیر، فراخوانی می شود. برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل تعداد کارکنان به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا نیازهای فعلی و آتی را در چارچوب نیازهای بودجه ای سازمان ارزیابی کنند. اما همچنین فرصتی برای هماهنگ کردن برنامه‌ریزی مالی و تلاش‌های جذب استعداد برای توسعه استراتژی منابع انسانی متمرکز بر آینده است.

با این حال، برخی از اشتباهات رایج ممکن است هنگام انجام تجزیه و تحلیل تعداد کار رخ دهد. ما این اشتباهات و نکات قابل اجرا در مورد نحوه اجتناب از آنها را بیان خواهیم کرد.

مطالب
تحلیل تعداد کار چیست؟
اشتباه شماره 1: عدم توجه به رشد آینده شرکت شما
اشتباه شماره 2: عدم انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها
اشتباه شماره 3: شما برای کوتاه مدت استخدام می کنید
اشتباه شماره 4: فقط ردیابی تعداد کارمندان و بدون احتساب معیارهای اضافی
اشتباه شماره 5: عدم پیش بینی هزینه های آینده
اشتباه شماره 6: عدم خرید سهامداران
اشتباه شماره 7: ردیابی نکردن پیشرفت

تحلیل تعداد کار چیست؟

تعداد کارکنان به تعداد افرادی که در یک شرکت یا برای یک شرکت در هر زمان کار می کنند اشاره دارد. این معمولاً شامل کارگران تمام وقت، پاره وقت، موقت و قراردادی/آزاد می شود.

گزارش تعداد کارکنان معمولاً شامل اطلاعاتی مانند عنوان شغل، وضعیت، زمان در نقش، سن، مکان و سن بازنشستگی است. تجزیه و تحلیل Headcount به HR این امکان را می دهد تا از نزدیک این داده ها را نظارت کند و الگوها و روندهای کلیدی را در داده ها جستجو کند.

چرا تجزیه و تحلیل تعداد کار مهم است؟

تجزیه و تحلیل تعداد کار به مدیران منابع انسانی و کسب و کار کمک می کند تا در موارد زیر بمانند:

• در صدر باشید و برنامه ریزی نیروی کار و جانشین پروری را بهبود ببخشید
• با قوانین محلی و ملی مطابقت داشته باشید
• بهبود کارایی و بهره وری در سراسر کسب و کار
• از پرسنل بیش از حد خودداری کنید
• اطمینان حاصل کنید که منابع کافی و پشته فناوری مناسب برای تعداد کارمندان وجود دارد
• تصمیمات استخدام، استخدام و بودجه مبتنی بر داده بگیرید.

با رشد سازمان، اندازه گیری دقیق تعداد کارکنان اهمیت بیشتری پیدا می کند. رهبران منابع انسانی می توانند تعداد کارگران را به دقت درک کنند و نیروی کار چابک را حفظ کنند.

تنها راه قابل اندازه‌گیری برای دستیابی به اهداف نیروی کار، استفاده از گزارش‌ها و تحلیل‌های تعداد کارمندان است. این تجزیه و تحلیل به شما کمک می کند تا به اعداد بهینه تعداد کار دست یابید، از داشتن مهارت های مناسب در نیروی کار خود و دستیابی به حداکثر بهره وری در استراتژی منابع انسانی خود اطمینان حاصل کنید.

اشتباه شماره 1: عدم توجه به رشد آینده شرکت شما

همانطور که سازمان شما رشد می کند، سیاست ها و رویه های منابع انسانی تحت تأثیر قرار می گیرند و احتمالاً باید به روز شوند. اما اشتباه رایجی که شرکت‌ها مرتکب می‌شوند، تلاش برای مقیاس‌بندی سیاست‌های مورد استفاده در مرحله راه‌اندازی یا با کمتر از 50 کارمند است. زمانی که نیروی کار به صدها یا حتی هزاران کارمند افزایش یافته باشد، این سیاست‌ها مؤثر نخواهد بود. این استراتژی قرار است به فاجعه ختم شود.

شما یک شرکت 10 نفره هستید. شما سعی می کنید با بیشترین سرعت ممکن حرکت کنید. . . سپس کمی بزرگ‌تر می‌شوید و سازمان به ساختار بیشتری نیاز دارد، اما اینرسی شما فقط می‌تواند شما را به جلو ببرد و به همان روش عمل کنید. [شما باید بگویید]، “خوب، ما باید کمی سرعت خود را کاهش دهیم و روشمند باشیم زیرا همه چیز تغییر کرده است.” – دیو کاسلو، مدیر ارشد اجرایی DocSend.

این را امتحان کنید:

یک ساختار سازمانی واضح به منابع انسانی کمک می‌کند تا برنامه‌های قوی‌تری برای تعداد کارمندان ایجاد کند، شکاف‌های مهارتی را در اوایل تشخیص دهد و با رشد شرکت، دامنه کنترل ایده‌آلی را تعیین کند. ساختارهای رایج شامل ساختارهای عملکردی، مسطح، ماتریسی و تیمی است.

یک نمودار سازمانی با مدیریت ایجاد کنید. این ساختار سازمانی را به صورت بصری نمایش می دهد تا همه بتوانند روابط، فرآیندها و مسئولیت ها را ببینند و آنها را درک کنند. این همچنین به کل تیم منابع انسانی در مورد فوری ترین نیازهای استخدام، کمبود استعدادها و پیامدهای بودجه بالقوه شفافیت می دهد.

اشتباه شماره 2: عدم انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی فرآیندی است که اغلب هنگام اجرای برنامه ریزی تعداد کار نادیده گرفته می شود. تا زمانی که ندانید امروز کجا ایستاده اید، برنامه ریزی برای آینده دشوار است. این ابزار تفاوت بین وضعیت فعلی مهارت ها در سازمان و وضعیت آینده (مطلوب) مهارت ها را نشان می دهد.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی به منابع انسانی کمک می‌کند تا مهارت‌ها و دانش‌هایی را که کارکنان در سراسر سازمان از دست می‌دهند یا فاقد آن هستند، شناسایی کند. سپس می توانید برنامه ای برای ارتقاء مهارت، مهارت مجدد، سرمایه گذاری در L&D و اجرای برنامه ریزی جانشین پروری ایجاد کنید تا سازمان به اندازه کافی برای آینده آماده شود.

بدون انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها، شما درک روشنی از شکاف های مهارت در کسب و کار خود نخواهید داشت. همچنین نمی‌توانید استراتژی‌های استخدام هدفمند برای رسیدگی به این موارد ایجاد کنید.

این را امتحان کنید:

ما یک راهنمای عمیق در مورد نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها ایجاد کرده ایم تا به شما در این فرآیند کمک کند. همچنین توصیه می شود که تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی را با استفاده از روش های کمی و کیفی انجام دهید.

رویکرد کیفی مبتنی بر فرآیند توسعه سازمانی است. شما با شناسایی مهارت های مورد نیاز در سازمان و تصمیم گیری در مورد اهمیت آنها شروع می کنید. گام بعدی جمع آوری مجموعه های مختلف داده در مورد شایستگی های کارمند خود و نیازهای آتی سازمان است. گام آخر ایجاد استراتژی مناسب برای رفع شکاف های مهارتی است که پیدا کرده اید. این ممکن است شامل آموزش کارکنان فعلی، استخدام کارمندان جدید با مهارت های حیاتی یا انجام طراحی مجدد شغل باشد.

رویکرد کمی، پیشنهاد شده توسط آنتونوچی و اویدیو، شکاف در هر شایستگی را برای همه موضوعات می سنجد. پس از تعیین اندازه شکاف مهارتی، سازمان می تواند فعالیت های خودآموزی را توسعه و گسترش دهد یا به دنبال یک برنامه آموزشی مناسب باشد.

اشتباه شماره 3: شما برای کوتاه مدت استخدام می کنید

متخصصان منابع انسانی اغلب با فشار زیادی از سوی رهبران و مدیران کسب و کار مواجه می شوند تا به نگرانی های استخدام فوری و کوتاه مدت رسیدگی کنند. با این حال، این یک نیاز دائمی در همه سازمان‌ها است، و استخدام مجدد بلافاصله زمانی که یک موقعیت خالی می‌شود همیشه به نفع شرکت نیست.

هنگام انجام تجزیه و تحلیل تعداد کار، اهداف بلند مدت کسب و کار باید در نظر گرفته شود. چه کسی برای شرکت مناسب است؟ چه کسی مهارت‌ها، شایستگی‌ها و رفتارهای ضروری را دارد که احتمالاً آنها را به کاندیدای برتر سازمان تبدیل می‌کند؟ با پیشرفت فناوری و رشد کسب و کار به چه مهارت هایی نیاز داریم؟

گاهی اوقات، تغییر ساختار یک تیم یا توزیع مجدد کار در کوتاه مدت می تواند تصمیم بلند مدت بهتری باشد.

این را امتحان کنید :

با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده هایی مانند:

1. نرخ فرسایش طبیعی
2. بازنشستگی های آینده
3. سطوح مهارت مورد نیاز برای رشد آینده
4. مشارکت کارکنان
5. تصدی

اشتباه شماره 4: فقط ردیابی تعداد کارمندان و بدون احتساب معیارهای اضافی

یکی دیگر از اشتباهات متداول که در تجزیه و تحلیل تعداد کار انجام می شود، فقط در نظر گرفتن “شمار تعداد” است. این به شما درک بسیار محدودی از نیروی کار فعلی شما می دهد.

اندازه‌گیری معیارهای اضافی مانند نرخ‌های فرسایش، گردش مالی، تصدی و خطر ضرر به شما کمک می‌کند تحلیل دقیق‌تری از نیروی کار خود انجام دهید. با استفاده از این داده ها، می توانید یک برنامه دقیق تر از گام های بعدی برای هدایت استراتژیک شرکت در مسیر درست ایجاد کنید.

این را امتحان کنید:

این راهنمای دقیق را برای شناسایی سایر معیارهای کلیدی برای کمک به برنامه ریزی نیروی کار خود بررسی کنید.

برخی از معیارهایی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

1. میانگین درصد گردش کارکنان : درصد کارگرانی که سازمان را ترک می کنند (داوطلبانه یا غیرارادی). این عدد مستقیماً بر چالش های استخدام منابع انسانی تأثیر می گذارد.
2. توزیع تصدی : تعداد سالهای خدمت در یک گروه هدف. این عدد نشان دهنده ارشدیت و دانش سازمانی گروه خاصی از کارمندان یا بخش است.
3. نسبت گردش داوطلبانه در مقابل غیر ارادی : نسبت کارگرانی که به طور داوطلبانه و غیرارادی سازمان را ترک می کنند. گروهی از کارگران با نرخ گردش داوطلبانه بالا می توانند بر تداوم کسب و کار و برندسازی کارفرما تأثیر منفی بگذارند.
4. توزیع مقیاس حقوق : تعداد کارگران در مقیاس های حقوقی خاص در یک گروه. این همچنین می تواند بینشی در مورد سطح ارشدیت در یک گروه ارائه دهد.
5. توزیع ریسک ضرر : یک امتیاز یا امتیاز (توسط مدیران یا یک مدل تحلیل پیش‌بینی‌کننده) برای پیش‌بینی روند گردش مالی در گروهی از کارگران داده می‌شود. این می تواند به منابع انسانی کمک کند تا بهتر از گردش مالی آینده جلوگیری کند یا برای آن برنامه ریزی کند.
6. دامنه کنترل : محاسبه دامنه کنترل تعداد کارمندانی را که مستقیماً به یک مدیر گزارش می دهند به شما می دهد و اثربخشی کلی هر مدیر را می سنجد. این می تواند به منابع انسانی کمک کند تا تعیین کنند که آیا نیاز به استخدام مدیران یا کارمندان بیشتری برای هر تیمی دارند یا خیر.

People Analytics به متخصصان منابع انسانی توانایی تصمیم گیری مبتنی بر داده را ارائه می دهد که به نفع سازمان کمک می کند. با استفاده از برنامه گواهی تجزیه و تحلیل افراد AIHR، خود را ارتقا دهید تا بتوانید هنگام تجزیه و تحلیل نیروی کار سازمان خود تصمیمات مبتنی بر واقعیت بیشتری بگیرید.

اشتباه شماره 5: عدم پیش بینی هزینه های آینده

این بیماری همه گیر زنگ خطری برای مشاغل بود زیرا بازار به طور ناگهانی به شدت نوسان و غیرقابل پیش بینی رشد کرد. ارقام مالی که قبلا قابل پیش‌بینی بودند دائماً در حال تغییر هستند و شرکت‌ها باید در استراتژی خود چابک بمانند تا تحت تأثیر هزینه‌های غیرمنتظره (مانند افزایش مراقبت‌های بهداشتی، هزینه‌های کارکنان از راه دور و نرخ‌های مالیاتی) قرار نگیرند.

بیشترین هزینه (و دارایی) اکثر شرکت ها افراد هستند، بنابراین پیش بینی دقیق هزینه های آینده و ادغام آن در برنامه ریزی نیروی کار ضروری است. استخدام بیش از حد کارمندان و سپس رها کردن آنها به دلیل هزینه های پیش بینی نشده باعث ایجاد شهرت ناسالم “استخدام و اخراج” در تجارت شما می شود که می تواند روحیه تیم و فرهنگ شرکت شما را فلج کند.

به داده‌های مربوط به روندهای بازار کار نگاه کنید تا به شما کمک کند بودجه خود را برای نقش‌هایی که باید پر کنید و افراد مناسب با مهارت‌های مناسب را در زمان مناسب استخدام کنید، بهبود بخشید.

این را امتحان کنید:

قبل از استخدام، باید بدانید که بودجه شما در کجا هزینه می شود. استخدام یک کارمند برای یک نقش خاص چه هزینه ای برای کسب و کار دارد؟ کدام استخدام ها بیشترین احتمال را دارند که درآمد بیشتری برای شرکت به ارمغان بیاورند؟

برای اتخاذ این تصمیمات، باید از فناوری موجود استفاده کنید و از داده های آماری بلادرنگ برای نگاه کردن به آینده و اجرای برنامه ریزی نیروی کار خود استفاده کنید. یک پیش بینی مالی دقیق که به طور مداوم به روز می شود، به رهبران تجاری و مالی این امکان را می دهد تا رویکرد چابک تری داشته باشند و استراتژی خود را بر این اساس تطبیق دهند. منابع انسانی می تواند هزینه های یک کارمند جدید از جمله هزینه های جبران خسارت، سخت افزار و بیمه را بهتر تجسم کند.

نرم افزار پیش بینی مالی به تیم های منابع انسانی و مالی کمک می کند تا با همکاری یکدیگر استراتژی استخدام و توسعه نیروی کار مناسب را بر اساس داده های زمان واقعی توسعه دهند.

اشتباه شماره 6: عدم خرید سهامداران

یکی از اشتباهات رایج تیم های منابع انسانی این است که تجزیه و تحلیل تعداد کارمندان و برنامه ریزی تعداد کارکنان را به صورت مجزا و نه در همکاری با تیم رهبری انجام می دهند. اما دریافت حمایت کامل از ذینفعان و رهبران کسب و کار از همان ابتدا ضروری است تا به شما شانس موفقیت در هنگام اقدام بر اساس نتایج را بدهد.

علاوه بر این، برنامه ریزی نیروی کار هنگام توسعه یک استراتژی موثر منابع انسانی ضروری است، اما باید با استراتژی کلی و اهداف کسب و کار مرتبط باشد. به همین دلیل است که برنامه شمارش تعداد شما باید با تیم رهبری ایجاد شود و توسط آنها حمایت شود.

تغییرات فرآیند، خط‌مشی و پلت‌فرم هزینه دارد، بنابراین باید بودجه خود را نیز امضا کنید. اما بدون حمایت مشهود رهبران، ذینفعان و مدیران خط، اجرای موثر برنامه و همراهی همه کارکنان با خود آسان نخواهد بود.

این را امتحان کنید:

داده ها و تجزیه و تحلیل هایی را که جمع آوری می کنید با بینش سهامداران و تصمیم گیرندگان در سراسر کسب و کار ترکیب کنید. این چهره‌های معتبر کلیدی را از ابتدا درج کنید تا حمایت و پشتیبانی کامل را به دست آورید.

مزایای تجاری طرح تعداد کار خود و خطرات در صورت اجرا نشدن آن را در میان بگذارید. معیارهایی را که برای اطلاع رسانی استراتژی خود استفاده خواهید کرد، توضیح دهید. برنامه را به طور منظم در پاسخ به داده های بلادرنگ، چه از منابع داخلی و چه از منابع خارجی، بررسی و تنظیم کنید.

اشتباه شماره 7: ردیابی نکردن پیشرفت

تجزیه و تحلیل تعداد کارکنان شما نباید یک بار در سال انجام شود و سپس فراموش شود. این باید یک سند چابک و پویا باشد که همیشه به‌روز باشد و بتوان به آن برای اطلاع‌رسانی تصمیم‌گیری‌های کلیدی استخدام و سیاست‌گذاری اشاره کرد. اطمینان حاصل کنید که به ترکیب مدل‌های مالی، OKR و داده‌های معیارها ادامه می‌دهید.

با ردیابی مداوم و انجام تنظیمات بر اساس داده های زمان واقعی و OKR های سازمان، تجزیه و تحلیل تعداد کار خود را از تاکتیکی به استراتژیک تغییر دهید.

این را امتحان کنید:

هر هفته زمانی را برای بررسی تجزیه و تحلیل تعداد کار خود برنامه ریزی کنید تا بتوانید تعیین کنید که آیا این تجزیه و تحلیل به شما کمک می کند تا OKR ها و نیازهای استخدامی کسب و کار را برآورده کنید یا نیاز به تعدیل دارد.

اگر نیاز به اعمال تغییر بر اساس تجزیه و تحلیل خود دارید، اطمینان حاصل کنید که این تغییرات به همه افراد درگیر اطلاع داده می شود تا از انتقال نرم اطمینان حاصل شود. پرورش تلاش‌های مشترک با ذینفعان و رهبران کسب‌وکار به‌طور مداوم، به‌ویژه زمانی که تغییرات رخ می‌دهند و برنامه‌ها نیاز به تعدیل دارند، حیاتی است.

برای نتیجه گیری

تجزیه و تحلیل چابک تعداد کار به شما و سازمانتان این امکان را می دهد که با تغییرات تجاری و بازار سازگار شوید. اطمینان حاصل کنید که آنچه برای سازمان شما مهم است را اندازه گیری می کنید و با OKR های کسب و کار و ذینفعان همسو می شوید تا از تلاش های برنامه ریزی تعداد کار خود حداکثر بهره را ببرید.