منابع انسانی متمرکز: چه زمانی و چگونه (نه) آن را اجرا کنیم

منابع انسانی متمرکز اغلب به عنوان یک گلوله نقره ای برای ایجاد ثبات، کارایی و همسویی استراتژیک در یک سازمان دیده می شود. اما آیا همیشه بهترین انتخاب است؟ برای برخی از مشاغل، تمرکز می تواند فرآیندها را ساده کند و هزینه ها را کاهش دهد، در حالی که برای برخی دیگر، ممکن است انعطاف پذیری، نوآوری یا پاسخگویی محلی را خفه کند.

تصمیم برای متمرکز کردن منابع انسانی صرفاً اتخاذ یک مدل شناخته شده نیست. این در مورد ارزیابی این است که آیا با ساختار، فرهنگ و اهداف بلندمدت شرکت شما همخوانی دارد یا خیر. در این مقاله، نکات و زوایای HR متمرکز را بررسی می‌کنیم، زمانی که به خوبی کار می‌کند، مشخص می‌کنیم و سناریوهایی را برجسته می‌کنیم که در آن رویکردهای جایگزین ممکن است بهتر به نیازهای سازمان شما پاسخ دهند.

مطالب
منابع انسانی متمرکز چیست؟
منابع انسانی متمرکز در مقابل غیرمتمرکز
مزایای منابع انسانی متمرکز
چالش های منابع انسانی متمرکز
زمان اجرای HR متمرکز
چه زمانی منابع انسانی متمرکز را پیاده سازی نکنید
منابع انسانی متمرکز در عمل
13 روش متمرکز منابع انسانی

منابع انسانی متمرکز چیست؟

منابع انسانی متمرکز مدلی است که در آن تصمیم‌گیری، فرآیندها و مسئولیت‌ها در یک تیم مرکزی منابع انسانی در سطح شرکت یا دفتر مرکزی متمرکز می‌شوند. این تیم بر بیشتر، اگر نه همه، عملکردهای منابع انسانی در سراسر سازمان نظارت دارد.

ساختار متمرکز منابع انسانی برای دستیابی به ثبات در سیاست های منابع انسانی، کارایی هزینه و همسویی با اهداف استراتژیک شرکت طراحی شده است. با استانداردسازی فرآیندهای منابع انسانی، منابع انسانی متمرکز تضمین می‌کند که همه کارکنان، صرف نظر از مکان یا بخش، از سیاست‌ها و رویه‌های یکسانی پیروی می‌کنند و انصاف و رعایت مقررات را ارتقا می‌دهند.

با این حال، یک مدل متمرکز HR می تواند بر اساس نیازهای سازمان متفاوت باشد. برخی از شرکت ها ممکن است عملکردهای منابع انسانی خاصی را متمرکز کنند در حالی که برخی دیگر را برای انعطاف پذیری و پاسخگویی غیرمتمرکز می گذارند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است وظایف اداری مانند حقوق و دستمزد، انطباق، و مدیریت مزایا را برای یکنواختی و کارایی متمرکز کند در حالی که عملکردهایی مانند استخدام یا روابط کارکنان را برای سفارشی‌سازی محلی یا بخش خاص متمرکز کند. این رویکرد ترکیبی به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد کارایی و کنترل تمرکز را با چابکی و پاسخگویی مدل‌های غیرمتمرکز متعادل کنند.

اجرای یک مدل متمرکز منابع انسانی به عواملی مانند اندازه سازمان، گستردگی جغرافیایی، نیازهای صنعت و استقلال واحدهای تجاری یا مناطق بستگی دارد. یک شرکت چند ملیتی ممکن است برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی را در دفتر مرکزی خود متمرکز کند و در عین حال به دفاتر منطقه ای اجازه دهد تا شیوه های منابع انسانی محلی را مدیریت کنند. این انعطاف‌پذیری نشان می‌دهد که تمرکز یک رویکرد یک‌اندازه برای همه نیست، بلکه طیفی است که متناسب با نیازهای سازمان است.

ویژگی های کلیدی یک مدل متمرکز منابع انسانی

مدل متمرکز منابع انسانی بر ایجاد یکپارچگی، بهره‌گیری از تخصص و کارآیی در یک سازمان تمرکز دارد. ویژگی های کلیدی عبارتند از:

سیاست ها و شیوه های استاندارد شده

در مدل متمرکز منابع انسانی، سیاست‌ها، قوانین و رویه‌های منسجم در همه بخش‌ها و مکان‌ها اعمال می‌شود. این امر از انطباق پشتیبانی می کند، ابهام را کاهش می دهد و رویکردی واحد برای مدیریت کارکنان ایجاد می کند.

تخصص متمرکز

در مدل متمرکز منابع انسانی، متخصصان منابع انسانی متخصص در زمینه هایی مانند جذب استعداد، جبران خسارت، یا توسعه کارکنان اغلب از تیم مرکزی کار می کنند. با ادغام تخصص در یک مکان، سازمان از متخصصان منابع انسانی بسیار ماهر که می توانند پشتیبانی جامع و اجرای بهترین شیوه ها را در سراسر شرکت ارائه دهند، سود می برد. این تمرکز دانش همچنین از سازگاری سریعتر با روندهای تغییر صنعت و الزامات نظارتی پشتیبانی می کند.

تصمیم گیری متمرکز

تیم مرکزی منابع انسانی تصمیمات استراتژیک و عملیاتی منابع انسانی را اتخاذ می کند. این امر همسویی با اهداف شرکت را تضمین می کند و ناسازگاری های مدل های غیرمتمرکز را کاهش می دهد. تیم منابع انسانی با حفظ روابط نزدیک با رهبری عالی، اطمینان حاصل می کند که همه ابتکارات و برنامه ها از اهداف شرکت، خواه مربوط به رشد، مدیریت هزینه، یا تحول فرهنگی باشد. این همچنین تخصیص بهتر منابع و اولویت بندی ابتکار را تسهیل می کند.

تنها نقطه تماس برای پشتیبانی منابع انسانی

مدل متمرکز منابع انسانی اغلب دارای یک نقطه تماس واحد برای کارمندان یا مدیرانی است که به پشتیبانی منابع انسانی نیاز دارند، در درجه اول برای ارائه وضوح و سهولت دسترسی. بسیاری از مدل‌های متمرکز منابع انسانی دارای یک مرکز خدمات مشترک هستند که وظایف تراکنشی و اداری مانند حقوق و دستمزد، مزایا و مدیریت داده‌ها را انجام می‌دهد و تیم مرکزی منابع انسانی را برای تمرکز بر ابتکارات استراتژیک به جای عملیات معمول باز می‌گذارد.

تمرکز قوی روی کارایی

مدل متمرکز منابع انسانی با تمرکز قوی بر کارایی استوار است. با تلفیق عملکردها و استفاده از فناوری، سازمان ها می توانند از طریق صرفه جویی در مقیاس به صرفه جویی در هزینه دست یابند. برای مثال، برنامه‌های آموزشی متمرکز یا محرک‌های استخدام می‌توانند به جای تلاش‌های تکراری، به کل سازمان خدمت کنند. کارایی بیشتر با کاهش افزونگی ها و ساده کردن ارتباطات افزایش می یابد.

در حالی که منابع انسانی متمرکز مزایایی را ارائه می دهد، طراحی و اجرای آن نیازمند بررسی دقیق برای ایجاد تعادل بین کارایی و یکنواختی با پاسخگویی محلی و مشارکت کارکنان است.

منابع انسانی متمرکز در مقابل غیرمتمرکز

منابع انسانی متمرکز شامل ادغام تصمیم گیری، سیاست ها و تخصص در یک تیم یا مکان مرکزی است. هدف اطمینان از ثبات و کارایی در سراسر سازمان است. اغلب شامل فرآیندهای استاندارد، خدمات مشترک و همسویی استراتژیک با اهداف کل شرکت است.

از سوی دیگر، منابع انسانی غیرمتمرکز ، وظایف و تصمیم گیری های منابع انسانی را به بخش ها یا مکان های جداگانه واگذار می کند. این رویکرد به انعطاف پذیری و پاسخگویی بیشتر به نیازهای محلی اجازه می دهد، اما ممکن است منجر به تناقضات و تلاش های تکراری در سراسر سازمان شود.

مزایای منابع انسانی متمرکز

در اینجا مزایای اصلی پیاده سازی ساختار متمرکز منابع انسانی وجود دارد:

• کارایی هزینه: مراکز خدمات مشترک و پلتفرم های فناوری متمرکز به صرفه جویی در هزینه ها کمک می کنند. به عبارت دیگر، سازمان‌ها می‌توانند با تلفیق عملکردهای منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا و استخدام، تعدیل نیروها را کاهش دهند، هزینه‌های سربار را کاهش دهند و منابع را به طور مؤثرتری تخصیص دهند.
• همسویی استراتژیک قوی تر: برنامه ریزی نیروی کار، استخدام و آموزش می تواند با جهت گیری استراتژیک شرکت هماهنگ باشد و اطمینان حاصل شود که تلاش های منابع انسانی از موفقیت سازمان پشتیبانی می کند.
• تخصیص بهتر منابع: با متمرکز شدن وظایف اداری، مدیران و تیم‌های محلی می‌توانند به جای عملیات معمول، بر فعالیت‌های استراتژیک و متمرکز بر افراد، مانند مشارکت کارکنان، مدیریت عملکرد و توسعه رهبری تمرکز کنند.
• مقیاس‌پذیری: ساختارهای متمرکز منابع انسانی از رشد سازمانی پشتیبانی می‌کنند و به فرآیندها و سیستم‌ها اجازه می‌دهند تا با افزایش تعداد کارمندان یا گسترش به مناطق جدید بدون تیم‌های منابع انسانی بومی‌شده متعدد، سازگار شوند.
• بهره وری بهبود یافته از طریق فناوری: HR متمرکز از پلتفرم های فناوری منابع انسانی پیشرفته برای ساده کردن عملیات، بهبود ارتباطات و بهبود مدیریت داده ها استفاده می کند.
• مدیریت و تجزیه و تحلیل داده های پیشرفته: یک سیستم HR مرکزی داده های کارکنان را در یک پلت فرم واحد برای گزارش و بینش دقیق ادغام می کند. سازمان ها می توانند از این داده ها برای شناسایی روندهای نیروی کار، ارزیابی معیارهای عملکرد و تصمیم گیری های مبتنی بر داده استفاده کنند.
• برند کارفرمای قوی‌تر: شیوه‌های یکسان منابع انسانی در سراسر سازمان، فرهنگ شرکت و برند کارفرما را تقویت می‌کند، تجربه کارمندی یکپارچه ایجاد می‌کند و شهرت سازمان را تقویت می‌کند.
• مدیریت انطباق ساده: منابع انسانی متمرکز، کاربرد مداوم الزامات قانونی و نظارتی را در همه مکان‌ها تضمین می‌کند. این به کاهش خطر عدم رعایت و مجازات کمک می کند.
• ارتباطات کارآمد: یک مدل متمرکز یک نقطه تماس واحد برای کارکنان و مدیران فراهم می‌کند، دسترسی به خدمات منابع انسانی را ساده می‌کند، سردرگمی را کاهش می‌دهد و پیام‌های شفاف و منسجم را در سراسر سازمان ترویج می‌کند.

چالش های منابع انسانی متمرکز

هنگام انتخاب ساختار مناسب منابع انسانی، درک مزایای مدل به اندازه چالش های آن مهم است. منابع انسانی متمرکز نکات مثبت زیادی را ارائه می دهد، اما مخالفانی نیز وجود دارد.

• کاهش پاسخگویی به نیازهای محلی: منابع انسانی متمرکز ممکن است برای رسیدگی به الزامات فرهنگی، عملیاتی یا مقرراتی خاص مناطق یا بخش‌های مختلف با مشکل مواجه شود. استانداردسازی بیش از حد می تواند تیم های محلی را ناامید کند اگر چالش های منحصر به فرد آنها نادیده گرفته شود.
• خطر بوروکراسی: تصمیم گیری متمرکز می تواند زمان پاسخگویی را کند کند، زیرا همه درخواست ها باید از طریق یک زنجیره دستوری ساختاریافته عبور کنند. این می تواند تصمیمات فوری منابع انسانی را به تاخیر بیاندازد و چابکی در رسیدگی به مسائل نیروی کار را کاهش دهد.
• انعطاف کمتر: یک مدل متمرکز ممکن است توانایی انطباق سریع با قوانین کار خاص منطقه، هنجارهای فرهنگی یا پویایی بازار را نداشته باشد. این می تواند منجر به سیاست های ناکارآمد و عدم انطباق احتمالی با مقررات محلی شود.
• قطع ارتباط احتمالی با کارمندان و مدیران: کارمندان ممکن است منابع انسانی متمرکز را غیرشخصی و جدا بدانند، به خصوص در سازمان های بزرگ. اگر مدیران محلی استقلال کمی در استخدام، حل تعارض یا مشارکت کارکنان داشته باشند، ممکن است احساس ناتوانی کنند.
• تیم مرکزی پربار: یک تیم متمرکز HR که نیروی کار پراکنده و بزرگی را مدیریت می‌کند، ممکن است تحت فشار قرار بگیرد و منجر به تاخیر، ناکارآمدی و فرسودگی بالقوه کارکنان منابع انسانی شود.
• کاهش نوآوری و خلاقیت: فرآیندهای استاندارد ممکن است از نوآوری جلوگیری کرده و توانایی تیم های محلی را برای آزمایش شیوه های جدید منابع انسانی یا راه حل های متناسب با نیازهایشان محدود کند.
• افزایش چالش‌های ارتباطی: هماهنگی در چندین مکان یا منطقه زمانی می‌تواند منجر به عدم ارتباط یا تأخیر در ارائه به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی حیاتی منابع انسانی شود.
• خطر بالاتر نارضایتی کارکنان: اگر کارکنان احساس کنند به نگرانی های آنها به سرعت رسیدگی نمی شود یا اینکه منابع انسانی خیلی دور است، می تواند بر روحیه، تعامل و حفظ تأثیر منفی بگذارد.
• وابستگی به فناوری: منابع انسانی متمرکز به شدت به فناوری برای مدیریت فرآیندها و ارتباطات متکی است. اگر سیستم ها از کار بیفتند یا کاربر پسند نباشند، می تواند عملکرد را مختل کند و کارمندان و مدیران را ناامید کند.
• مشکلات مقیاس پذیری با رشد سریع: در حالی که منابع انسانی متمرکز مقیاس پذیر است، رشد ناگهانی در مکان های مختلف می تواند تیم مرکزی و زیرساخت را تحت فشار قرار دهد و منجر به تاخیر و ناکارآمدی شود.
• مشکل در ایجاد روابط محلی قوی: حفظ اعتماد و رابطه با کارکنان از راه دور برای یک تیم متمرکز سخت تر است، که می تواند بر تجربه کلی کارکنان و فرهنگ سازمانی تأثیر بگذارد.

زمان اجرای HR متمرکز

هنگام بررسی مزایا و چالش های HR متمرکز، باید به شرایط منحصر به فرد سازمان خود مانند اندازه، ساختار تجاری، نیازهای عملیاتی و اولویت های استراتژیک توجه کنید.

در اینجا زمانی است که یک مدل HR متمرکز ممکن است مناسب باشد:

شرکت ها یا سازمان های کوچک تا متوسط با نیروی کار یکسان

اگر نیروی کار سازمان نسبتاً کوچک باشد یا نیازها و وظایف شغلی مشابهی داشته باشد، سیاست‌ها و فرآیندهای استاندارد مؤثرتر و آسان‌تر اجرا می‌شوند. سادگی ترکیب نیروی کار به یک تیم مرکزی منابع انسانی اجازه می دهد تا بدون نیاز به سازگاری های محلی، عملیات را به طور موثر مدیریت کند.

سازگاری و انطباق در اولویت است

منابع انسانی متمرکز می‌تواند برای سازمان‌هایی که ثبات و انطباق را در اولویت قرار می‌دهند، به‌خوبی کار کند، به‌ویژه در صنایع تنظیم‌شده مانند مراقبت‌های بهداشتی، مالی، یا تولید، که در آن رعایت دقیق الزامات قانونی حیاتی است. شرکت‌هایی که در حوزه‌های قضایی متعدد فعالیت می‌کنند نیز سود می‌برند، زیرا یک تیم متمرکز می‌تواند از مطابقت خط‌مشی‌ها با استانداردهای قانونی محلی و در عین حال سازگاری کلی اطمینان حاصل کند. این امر خطرات نقض انطباق را کاهش می دهد و امکان یک رویکرد حاکمیتی واحد را فراهم می کند.

سازمان های آگاه به هزینه

متمرکز کردن کارکردهایی مانند حقوق و دستمزد، استخدام و آموزش به این سازمان ها اجازه می دهد تا منابع را یکپارچه کنند، فرآیندها را استاندارد کنند و از فناوری برای کاهش هزینه های اداری و در عین حال حفظ کارایی استفاده کنند.

شرکت هایی که می خواهند فرهنگ خود را تقویت کنند

در صنایعی مانند خرده‌فروشی یا مهمان‌نوازی، که ثبات در تجربه مشتری بسیار مهم است، منابع انسانی متمرکز می‌تواند پیام‌ها و شیوه‌هایی را که فرهنگ مورد نظر را تقویت می‌کند تضمین کند. این یک تجربه یکپارچه کارمند را در همه مکان‌ها ایجاد می‌کند و از احساس قوی‌تری از هویت و تعلق در سازمان پشتیبانی می‌کند.

سازمان هایی با هدف ایجاد تخصص متمرکز

کسب‌وکارها می‌توانند با تجمیع مهارت‌های تخصصی منابع انسانی در یک تیم مرکزی، از ارائه خدمات با کیفیت بالا در سراسر سازمان اطمینان حاصل کنند. این برای شرکت‌هایی که در بازارهای رقابتی یا در حال تغییر سریع هستند مفید است، جایی که دسترسی به تخصص سطح بالا مزیت قابل‌توجهی دارد.

چه زمانی منابع انسانی متمرکز را پیاده سازی نکنید

در حالی که مزایای زیادی برای ساختار متمرکز منابع انسانی وجود دارد، این مدلی نیست که برای هر سازمانی مناسب باشد، به خصوص زمانی که ساختار، نیازها یا اولویت های استراتژیک با تمرکز در تضاد باشد. بیایید نگاهی دقیق تر به این بیندازیم که چه زمانی مدل دیگری می تواند گزینه بهتری باشد.

سناریوی شماره 1: زمانی که سازمان به تخصص منابع انسانی محلی نیاز دارد

منابع انسانی متمرکز ممکن است زمانی مناسب نباشد که یک سازمان به تخصص منابع انسانی محلی نیاز دارد. دفاتر یا مکان های منطقه ای تحت قوانین مختلف کار، انتظارات فرهنگی یا شرایط بازار به راه حل های متناسب با منابع انسانی نیاز دارند. یک تیم متمرکز ممکن است درک لازم برای رسیدگی موثر به این چالش ها را نداشته باشد که منجر به خطرات انطباق یا نارضایتی در بین کارکنان محلی می شود.

سناریوی شماره 2: زمانی که چابکی و سرعت حیاتی است

مدل‌های متمرکز منابع انسانی می‌توانند لایه‌های بوروکراتیکی را معرفی کنند که تصمیم‌گیری و پاسخ‌ها را کند می‌کند، که برای شرکت‌هایی که نیاز به رسیدگی فوری به نیازهای کارکنان، حل سریع مسائل روابط کارکنان یا انطباق با شرایط پویای بازار دارند، مشکل‌ساز است. ساختار منابع انسانی غیرمتمرکز برای پاسخگویی سریع مجهزتر است.

سناریوی شماره 3: زمانی که سازمان دارای نیروی کار متنوع با نیازهای منحصر به فرد است

سازمان هایی با نیروی کار متنوع و نیازهای منحصر به فرد ممکن است تحت یک مدل متمرکز منابع انسانی با مشکل مواجه شوند. به عنوان مثال، یک شرکت با کارخانه‌های تولید، دفاتر شرکت و تیم‌های فناوری از راه دور ممکن است متوجه شود که یک رویکرد یک‌اندازه برای همه نمی‌تواند نیازهای متمایز هر گروه را برطرف کند. چنین تنوعی اغلب مستلزم اعمال محلی یا تخصصی منابع انسانی است که ممکن است یک سیستم متمرکز ارائه نکند.

سناریوی شماره 4: زمانی که فناوری منابع انسانی و سیستم های داده آماده نیستند

منابع انسانی متمرکز برای شرکت هایی با فناوری منابع انسانی و سیستم های داده توسعه نیافته ایده آل نیست. یک مدل متمرکز موفق به پلتفرم‌های قوی HRIS برای مدیریت داده‌های کارکنان، ساده‌سازی فرآیندها و ارائه بینش بستگی دارد. بدون این سیستم‌ها، تمرکز می‌تواند منجر به ناکارآمدی، سیلو داده‌ها و تنگناها شود و مزایای مدل را تضعیف کند.

سناریوی شماره 5: زمانی که فرآیندها و شیوه های منابع انسانی هنوز بالغ نشده اند

قبل از اتخاذ تمرکز، سازمان ها به فرآیندهای HR بالغ نیاز دارند. اگر عملکردهای منابع انسانی هنوز در حال تکامل هستند یا استانداردسازی ندارند، متمرکز کردن آنها می تواند ناکارآمدی را تشدید کند و سردرگمی ایجاد کند. یک رویکرد تدریجی، که با تمرکززدایی شروع می شود و با بلوغ فرآیندها به سمت تمرکز می رود، ممکن است موثرتر باشد.

سناریوی شماره 6: زمانی که مدل متمرکز منابع انسانی با مدل عملیاتی کسب و کار همخوانی ندارد

یک مدل متمرکز منابع انسانی باید با مدل عملیاتی کسب و کار کلی هماهنگ باشد. برای کسب‌وکارهای بسیار غیرمتمرکز یا فدرال، که در آن اختیارات تصمیم‌گیری در مناطق، بخش‌ها یا شرکت‌های تابعه توزیع می‌شود، یک ساختار متمرکز منابع انسانی ممکن است با شیوه‌های عملیاتی سازمان در تضاد باشد. در چنین مواردی، مدل های غیرمتمرکز یا ترکیبی HR ممکن است همسویی و اثربخشی بهتری را ارائه دهند.

منابع انسانی متمرکز در عمل

بسیاری از سازمان ها ساختارهای متمرکز منابع انسانی را با موفقیت پیاده سازی کرده اند. در اینجا سه شرکت بزرگ وجود دارد که کار متمرکز منابع انسانی را انجام می دهند.

مثال 1: Procter & Gamble

Procter & Gamble (P&G) از یک ساختار سازمانی نوع محصول استفاده می کند. در این ساختار، بخش‌های مبتنی بر محصول به رهبری مدیران عامل مستقل تصمیم‌گیری، استراتژی و مدیریت را تعیین می‌کنند. این ساختار با شش بخش جغرافیایی تکمیل می شود که هر کدام توسط یک رئیس شرکت و تیم مدیریتی خود هدایت می شوند تا عملیات جهانی آن را مدیریت کنند.

عملکرد منابع انسانی P&G به‌عنوان یک نهاد متمرکز عمل می‌کند و خط‌مشی‌ها و شیوه‌های منسجمی را در همه بخش‌ها و مناطق ارائه می‌کند. تیم متمرکز HR بر جذب استعداد، توسعه کارکنان، و پاداش و مزایا نظارت می کند و از همسویی با اهداف استراتژیک شرکت اطمینان می دهد. این تمرکز به P&G اجازه می‌دهد تا یکنواختی را در شیوه‌های منابع انسانی حفظ کند و انصاف و انطباق با مقررات را در سراسر عملیات جهانی خود ترویج کند.

مدل متمرکز منابع انسانی P&G به تخصیص کارآمد منابع و ساده‌سازی فرآیندها کمک می‌کند. تیم متمرکز منابع انسانی همچنین با رهبری بخش‌های مبتنی بر محصول و جغرافیایی برای رسیدگی به نیازها و چالش‌های خاص همکاری نزدیکی دارد و اطمینان حاصل می‌کند که استراتژی‌های منابع انسانی به طور موثر از عملیات متنوع شرکت پشتیبانی می‌کنند.

مثال 2: شرکت کوکاکولا

کوکاکولا یک مدل متمرکز منابع انسانی را با سیستم خدمات مشترک پیاده سازی کرد تا عملکرد روابط کارکنان خود را ساده کند. این سیستم که در سال 2009 راه اندازی شد، متکی به یک مرکز تماس متمرکز با مشاوران HR و مزایا با تجربه است. این راه‌اندازی یک نقطه تماس واحد برای رسیدگی به مسائل منابع انسانی، از نگرانی‌های حضور تا موارد پیچیده مانند آزار و اذیت یا تبعیض، فراهم می‌کند.

این مدل تغییر فرهنگی قابل توجهی را نشان می‌دهد و مشاوره‌های تلفنی را جایگزین تعاملات حضوری منابع انسانی می‌کند. علیرغم مقاومت اولیه، کوکاکولا روی ارتباطات سرمایه گذاری کرد تا به کارمندان و رهبران کمک کند تا با رویکرد جدید سازگار شوند.

سیستم متمرکز از یک ساختار چند لایه برای رسیدگی به حجم پرونده ها به طور موثر استفاده می کند. پرونده‌ها بر اساس پیچیدگی تعیین می‌شوند، با مشاوران جوانی که به امور معمول رسیدگی می‌کنند، مشاوران ارشد به مسائل پیچیده رسیدگی می‌کنند و رهبران تیم بر تحقیقات پیچیده نظارت می‌کنند. این ساختار متخصصان موضوعی را در زمینه‌هایی مانند ایمنی و حمل‌ونقل ادغام می‌کند و به کوکاکولا اجازه می‌دهد از دانش تخصصی استفاده کند و از تصمیم‌گیری ثابت اطمینان حاصل کند.

بزرگترین مزیت این سیستم، استانداردسازی، ادغام صدها سیاست بومی سازی شده در دستورالعمل های یکنواخت در سراسر شرکت و جایگزینی سوابق کاغذی با مدیریت پرونده الکترونیکی است. این امر رفتار عادلانه را برای همه کارکنان ترویج می‌کند و استراتژی‌های پیوسته پذیرش، استخدام و حفظ را تسهیل می‌کند.

برای رسیدگی به نگرانی‌های مربوط به اثربخشی سیستم در رسیدگی به مسائل منابع انسانی از راه دور، کوکاکولا با تیم‌های منابع انسانی میدانی، مشاوران حقوقی و مشاوران روابط کار برای مدیریت مؤثر پرونده‌ها همکاری می‌کند.

مثال 3: یارا

یارا، یکی از شرکت‌های پیشرو در زمینه تغذیه محصولات زراعی در جهان، در مدیریت عملیات منابع انسانی خود در مناطق مختلف جغرافیایی، با فرآیندهای تکه‌تکه‌شده و جداشده در کشورهای مختلف با چالش‌هایی مواجه شد. سیستم‌های متفاوت مانند ایمیل‌ها، سایت‌های شیرپوینت خاص کشور، و فرم‌های فیزیکی منجر به ارائه خدمات ناسازگار و جریان‌های کاری زمان‌بر می‌شود، به طوری که کارمندان راهی آسان برای ارائه درخواست‌های منابع انسانی نداشتند.

یارا با درک نیاز به تحول، با EY برای پیاده‌سازی یک پلتفرم دیجیتال متمرکز با استفاده از ServiceNow، استاندارد کردن عملیات منابع انسانی، ساده‌سازی گردش کار و بهبود انطباق با GDPR همکاری کرد. این پلتفرم فرآیندهای خودکار، یک پورتال سلف سرویس برای کارمندان و یک سیستم مدیریت پرونده متمرکز را معرفی کرد که همکاری بین عوامل منابع انسانی را در 18 کشور افزایش داد.

این تحول پیشرفت های قابل توجهی از جمله افزایش کارایی، افزایش تجربه کارکنان و توانایی تمرکز منابع انسانی بر ابتکارات استراتژیک را به همراه داشت. در عرض شش ماه، 88.5 درصد از بازدیدهای پورتال بدون ایجاد پرونده حل شد و تیم های منابع انسانی را برای رسیدگی به مسائل پیچیده آزاد کرد. این پلتفرم اکنون از 51 نماینده که به بیش از 3400 کارمند خدمت می کنند، پشتیبانی می کند و یک پایگاه دانش یکپارچه و تکالیف کارآمد را برای کاهش زمان حل و فصل و بهبود عملیات فراهم می کند. این راه حل مدرن HR چارچوبی مقیاس پذیر برای موفقیت بلندمدت به Yara ارائه می دهد.

13 روش متمرکز منابع انسانی

برای شروع سفر متمرکز HR خود آماده اید؟ قبل از شروع به این بهترین شیوه ها نگاهی بیندازید.

1. ارزیابی عملکردهای جاری منابع انسانی و شناسایی نیازها

یک ممیزی جامع عملکرد منابع انسانی برای شناسایی ناکارآمدی ها، افزونگی ها و شکاف ها در خدمات انجام دهید. هدف شما این است که یک خط پایه روشن ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که تمرکز به چالش‌های سازمانی خاص می‌پردازد، و از رویکرد یک‌اندازه برای همه اجتناب می‌کند.

← این کار را انجام دهید : ذینفعان کلیدی از بخش های مختلف را در طول ارزیابی درگیر کنید تا از بینش های متنوع اطمینان حاصل کنید و نقاط کور را کشف کنید.

2. به وضوح نقش ها و مسئولیت ها را تعیین کنید

درک کنید که کدام وظایف منابع انسانی به صورت متمرکز مدیریت می شوند و کدامیک غیرمتمرکز باقی می مانند، همراه با مسئولیت پذیری برای هر نقش. این امر سردرگمی و تداخل وظایف را به حداقل می رساند و کارایی و مسئولیت پذیری را ارتقا می دهد.

← این کار را انجام دهید: یک ماتریس دقیق RACI (مسئول، پاسخگو، مشورت شده، مطلع) ایجاد کنید تا مالکیت و مسئولیت هر عملکرد HR را روشن کنید.

3. روی فناوری منابع انسانی قوی سرمایه گذاری کنید

از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) و پلت‌فرم‌های تحلیلی برای خودکارسازی فرآیندها و ارائه دسترسی مرکزی برای ساده‌سازی گردش‌های کاری، بهبود دقت داده‌ها و اطمینان از یک منبع حقیقت واحد برای معیارها و اسناد منابع انسانی استفاده کنید.

← این کار را انجام دهید: راه حل های مقیاس پذیر و قابل تنظیم را انتخاب کنید که می توانند با رشد سازمانی تکامل یافته و با سیستم های موجود ادغام شوند.

4. کانال های ارتباطی قوی ایجاد کنید

سیستم هایی برای ارتباط شفاف و منظم بین تیم متمرکز منابع انسانی، واحدهای محلی و کارمندان ایجاد کنید. این امر همسویی با سیاست ها و ابتکارات منابع انسانی را تضمین می کند و در عین حال اعتماد و همکاری در سراسر سازمان ایجاد می کند.

← این کار را انجام دهید : از ترکیبی از فناوری (مثلاً پلتفرم های اینترانت، به روز رسانی ها) و نقاط تماس شخصی (مانند تالارهای شهر، جلسات بازخورد) استفاده کنید.

5. همکاری نزدیک با رهبری

با رهبران ارشد همکاری کنید تا استراتژی های منابع انسانی را با اهداف سازمانی هماهنگ کنید و خرید ایمن برای ابتکارات متمرکز و حمایت از تغییرات برای افزایش ارزش استراتژیک منابع انسانی.

← این کار را انجام دهید: یک شورای مشورتی منابع انسانی با نمایندگی رهبری برای گفتگو و همسویی مداوم ایجاد کنید.

6. توابع تخصصی را متمرکز کنید

کارکردهای پیچیده منابع انسانی مانند انطباق قانونی و مدیریت غرامت توسط کارشناسان مرکزی ادغام شود، که باعث افزایش ثبات، کاهش ریسک و تضمین تخصص بالا در زمینه‌های حیاتی می‌شود.

← این کار را انجام دهید: به طور منظم تیم متمرکز را در مورد مقررات در حال تحول و روندهای بازار برای حفظ تخصص آموزش دهید.

7. انعطاف پذیری را برای نیازهای محلی حفظ کنید

به دفاتر یا بخش‌های محلی اجازه دهید در مناطقی که نیاز به سفارشی‌سازی منطقه‌ای دارند، مانند تفاوت‌های فرهنگی یا قوانین کار، استقلال خود را حفظ کنند. این استانداردسازی را با سازگاری متعادل می کند و از ارتباط و پاسخگویی در محیط های متنوع اطمینان می دهد.

← این کار را انجام دهید: مرزهای واضحی را برای سفارشی سازی محلی تعیین کنید و منابعی را برای هدایت سازگاری ها فراهم کنید.

8. ایجاد فرآیندهای روشن برای تصمیم گیری

چارچوب‌های تصمیم‌گیری ساختاریافته را ایجاد کنید تا روشن شود که چگونه و توسط چه کسی تصمیم‌ها در مدل متمرکز گرفته می‌شوند تا تاخیرها را کاهش دهید، از تنگناها جلوگیری کنید و از شفافیت در عملیات منابع انسانی اطمینان حاصل کنید.

← این کار را انجام دهید: از ماتریس های تصمیم گیری و فلوچارت ها برای تجسم و برقراری ارتباط فرآیندها استفاده کنید.

9. بر تجربه کارکنان تمرکز کنید

اطمینان حاصل کنید که متمرکز کردن کارکردهای منابع انسانی به جای مانع شدن، تعامل کارکنان با خدمات منابع انسانی را افزایش می دهد. هدف ایجاد اعتماد و رضایت، حفظ نیروی کار و مشارکت است.

← این کار را انجام دهید: به طور منظم بازخورد کارمندان را از طریق نظرسنجی ها، گروه های متمرکز و برنامه های پیشنهادی جمع آوری کرده و به آن عمل کنید.

10. استانداردسازی سیاست ها و رویه ها

خط‌مشی‌ها و رویه‌های منابع انسانی منسجم را در همه مکان‌ها یا بخش‌ها برای ارتقای برابری، انطباق و وضوح در سراسر سازمان توسعه دهید.

← این کار را انجام دهید: یک مخزن خط مشی متمرکز ایجاد کنید که در دسترس همه کارکنان باشد و برای اطمینان از درک، آموزش ارائه دهید.

11. از تجزیه و تحلیل داده ها استفاده کنید

از داده های منابع انسانی برای تصمیم گیری آگاهانه در مورد برنامه ریزی نیروی کار، مشارکت و مدیریت عملکرد برای بهبود تصمیم گیری، اندازه گیری ابتکارات منابع انسانی و شناسایی روندها یا مشکلات استفاده کنید.

← این کار را انجام دهید: روی داشبوردهای تحلیلی بی‌درنگ سرمایه‌گذاری کنید و تیم‌های منابع انسانی را آموزش دهید تا داده‌ها را تفسیر و عمل کنند.

12. بهبود مستمر را در اولویت قرار دهید

به طور منظم فرآیندهای متمرکز منابع انسانی را برای انطباق با نیازهای سازمانی در حال تحول بررسی و اصلاح کنید. این مدل متمرکز را موثر، کارآمد و همسو با اهداف تجاری نگه می دارد.

← این کار را انجام دهید: بررسی های سه ماهه عملیات منابع انسانی را برنامه ریزی کنید و شاخص های کلیدی عملکرد را برای سنجش موفقیت متمرکزسازی تعیین کنید.

13. ترویج فرهنگ واحد

از منابع انسانی متمرکز برای تقویت ارزش‌های مشترک و هویت سازمانی منسجم برای تقویت همسویی کارکنان با مأموریت شرکت و ترویج همکاری در سراسر مناطق جغرافیایی استفاده کنید.

← این کار را انجام دهید: ابتکارات فرهنگی متقابل منظم را میزبانی کنید و موفقیت های مشترک را برای ایجاد رفاقت جشن بگیرید.

مراحل بعدی

تصمیم‌گیری در مورد پیاده‌سازی منابع انسانی متمرکز، انتخاب ساده‌ای نیست. این تصمیمی است که می تواند به طور قابل توجهی بر نحوه عملکرد و تعامل سازمان شما با افراد خود تأثیر بگذارد.

منابع انسانی متمرکز مزایای قابل توجهی مانند صرفه جویی در هزینه، همسویی استراتژیک و عملیات ساده ارائه می دهد. با این حال، این مزایا می تواند به قیمت انعطاف پذیری و پاسخگویی به نیازهای محلی تمام شود و اگر چالش های منحصر به فرد آنها نادیده گرفته شود، به طور بالقوه باعث بیگانگی کارکنان و مدیران می شود. قبل از اجرای یک مدل متمرکز، کسب و کارها باید به طور انتقادی ارزیابی کنند که آیا ساختار با اهداف سازمانی، فرهنگ و نیازهای متنوع نیروی کار آنها همخوانی دارد یا خیر.

در نهایت، منابع انسانی متمرکز نه ذاتا خوب است و نه بد. این مدلی است که اثربخشی آن به زمینه بستگی دارد. به عنوان یک رهبر منابع انسانی، در مورد فرآیندهای فعلی کسب و کار، تنوع نیروی کار و اهداف بلندمدت عمیقاً فکر کنید. اگر متمرکز شدن خطر سرکوب نوآوری یا پاسخگویی را به همراه دارد، مدل های جایگزین یا ترکیبی را در نظر بگیرید.

سوال واقعی این نیست که آیا منابع انسانی متمرکز انتخاب “درست” است، بلکه این است که آیا در حال حاضر برای سازمان شما انتخاب مناسبی است یا خیر. با ارزیابی کامل پویایی منحصر به فرد کسب و کار خود، می توانید ساختار منابع انسانی را تعیین کنید که از اهداف استراتژیک شما پشتیبانی می کند و در عین حال افراد خود را توانمند می کند.